Auditoría a la Gestión 2011 ILC by LA PATRIA

AUDITORÍA A LA GESTION

INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS

VIGENCIA 2011

Junio 28 de 2012

AUDITORIA A LA GESTION

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS VIGENCIA 2011

JORGE EBER WHEELER ARCILA Contralor General de Caldas

MARIA CRISTINA ZULETA CEBALLOS Profesional Especializado División Control Fiscal

LINA CARMENZA SALAZAR TORO Profesional Universitario Grado 01 Líder de Auditoría

LUISA FERNANDA RIOS GIRALDO DIANA MILENA ACEVEDO MONTOYA LINA CARMENZA SALAZAR TORO CARLOS MARIO ARBOLEDA RAMIREZ Auditores

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TABLA DE CONTENIDO

PÁGINA

1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2. 2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.2.4 3. 4. 5. 5.1

CONCEPTOS CONCEPTO SOBRE LA GESTION Y LOS RESULTADOS DE LOS PROCESOS AUDITADOS. PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA RENDICION DE LA CUENTA EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO LEGALIDAD Y CUMPLIMIENTO CONSOLIDACION DE HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS PLAN DE MEJORAMIENTO RESULTADOS DE LA AUDITORIA PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA RENDICION DE LA CUENTA EVALUACION DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO EVALUACION PROCESOS DE AUDITORÍA Gestión y Resultados Legalidad y Cumplimiento Gestión Ambiental Gestión Tecnológica HALLAZGOS EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO. ANEXOS MATRIZ DE CALIFICACIÓN DE HALLAZGOS

5 6 6 6 7 8 9 9 9 10 10 10 11 11 12 115 116 116

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Manizales, 19 de junio de 2012

Doctor FRANCISCO EDUARDO QUINTERO DELGADO Gerente General INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS Ciudad

La Contraloría General de Caldas, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó una Auditoría a la Gestión de la Industria Licorera de Caldas, con el fin de analizar y valorar integralmente los sistemas de control de: gestión, resultados, legalidad y control interno. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de Caldas. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría (NIAS), y con políticas y procedimientos de Auditoría prescritos por la Contraloría General de la República, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de esta Contraloría Departamental.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA Para emitir el concepto sobre la gestión desarrollada por la administración de la ILC durante la vigencia 2011, la Contraloría General de Caldas, realizará auditoria a la gestión, empleando los sistemas de control interno en los procesos de gestión y resultados, control interno, legalidad y cumplimiento, gestión ambiental y gestión tecnológica. 4

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LIMITACIONES EN EL PROCESO AUDITOR Iniciando la Auditoria de campo, se presentaron dificultades en la fluidez de la información, toda vez que la ILC, en algunos procesos no entregó la documentación en el tiempo requerido.

1.1 CONCEPTO SOBRE LA GESTION Y LOS RESULTADOS DE LOS PROCESOS AUDITADOS. La Contraloría General de Caldas, como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión en los procesos y actividades auditadas: Gestión y Resultados, Control Interno, legalidad y cumplimiento, gestión ambiental y tecnológica, es Desfavorable toda vez que, no existe un seguimiento efectivo a las degustaciones otorgadas por la Industria Licorera de Caldas, no existe un macro proceso de planeación que coordine los esfuerzos adelantados por cada área en la entidad al cumplimiento de la plataforma estratégica y existen falencias, en los procesos y procedimientos atinentes a la gestión de la entidad como son al Balance Score Card o Cuadro de Mando Integral - CMI y los indicadores de la destilera. Con respecto a la gestión correspondiente al licor de degustación, de acuerdo a esto la gestión es Desfavorable ya que no existen controles efectivos al seguimiento de la utilización de este tipo de producto y considera que se debe hacer una auditoria dirigida sólo a la parte de ventas. Con respecto a la gestión ambiental, es Desfavorable toda vez que los recursos invertidos por parte La I.L.C son mínimos, además por la evidente falta de apoyo de la alta dirección al proceso ambiental.

1.2 PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA RENDICION DE LA CUENTA

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La Industria Licorera de Caldas, rindió la cuenta anual consolidada de la vigencia 2011, dentro de los plazos previstos en la Resolución No. 011 del 19 de enero de 2010. Una vez evaluada la cuenta anual consolidada de la vigencia 2011, se concluye que los formatos y documentos exigidos en la Resolución No. 011 de 19 enero de 2010, la cual adopta el “Sistema Integrado de Auditoría” SIA, fueron allegados en su totalidad, es decir la cuenta se rindió en forma completa y en el tiempo oportuno, de igual manera la ILC rindió la cuenta ambiental solicitada por la Contraloría General de Caldas en el aplicativo “SERCA”, cumpliendo con los términos establecidos para dicho proceso y relacionando el total de la información requerida en sus diferentes módulos. 1.3 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO La Industria Licorera de Caldas para la vigencia 2011, no tuvo un sistema de control interno efectivo, ya que no cumplió con los elementos y características que lo debieron configurar, tal y como lo señala la Ley 87 de 1993, al igual que no otorgó confiabilidad a la destilería para el control al manejo de los recursos y al cumplimiento de los objetivos y metas.

1.4 LEGALIDAD Y CUMPLIMIENTO Con base en el proceso de Auditoría a la Gestión adelantado a la Industria Licorera de Caldas, se concluye que durante la vigencia 2011, no cumplió con los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal contenidos en el Artículo 209 y 267 de la Constitución Política, por cuanto se presenta irregularidades en contratación y supervisión de los contratos. De igual forma dio cumplimento parcial a la siguiente normatividad: •

Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”,

•

Decreto 115 del 15 de Enero de 1996, “Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economía Mixta sujetas al régimen de aquellas, dedicadas a actividades no financieras”. 6

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•

La Ley 789 del 27 de Diciembre de 2002, “Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo”.

•

Acuerdo de Consejo Directivo No. 07 de febrero 18 de 2008, “Por medio del cual se fijan políticas de contratación aplicables a la destilería”

•

Resolución interna No. 2045 del 15 de noviembre de 2004 “Por la cual se adopta el Manual de Interventoría en la Industria Licorera de Caldas”.

•

Ley 9 de 1979 “Por la cual se dictan Medidas Sanitarias”

•

Resolución interna No. 610 del 5 de noviembre de 2010 “Por la cual se establece un plan de manejo ambiental para la fabricación de alcoholes”.

•

1.5 CONSOLIDACION DE HALLAZGO ADMINISTRATIVOS En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron veinte ocho (28) Hallazgos Administrativos Administrativos, de los cuales Tres (3) son con presunto alcance fiscal, en cuantía por determinar, los cuales serán trasladados a la División de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría General de Caldas, Dos (2) son con presunto alcance Disciplinario, los cuales serán trasladados a la autoridad competente.

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1.6 PLAN DE MEJORAMIENTO

Independientemente de los Hallazgo Administrativos que a continuación se detallarán, la entidad deberá suscribir un plan de mejoramiento para subsanar las deficiencias comunicadas, el cual deberá ser monitoreado por la Oficina de Control Interno de la Industria Licorera de Caldas. Dicho Plan de Mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas por esta Contraloría, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo. Así mismo la entidad deberá enviar dentro de los diez (10) días siguientes a la comunicación del Informe, oficio mediante el cual manifiesten la adopción del plan de mejoramiento.

Cordialmente,

JORGE EBER WHEELER ARCILA Contralor Departamental

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2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

2.1 PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA RENDICION DE LA CUENTA Una vez evaluada la cuenta anual consolidada de la vigencia 2011, rendida por la Industria Licorera de Caldas, se concluye que los formatos y documentos exigidos en la Resolución No. 011 de 19 enero de 2010, la cual establece los métodos y forma de rendir la cuenta a través del aplicativo SIA “Sistema Integrado de Auditoría”, fueron allegados en su totalidad, es decir la cuenta se rindió en forma completa y en el tiempo oportuno, de igual manera la ILC rindió la cuenta ambiental solicitada por la Contraloría General de Caldas en el aplicativo “SERCA”, cumpliendo con los términos establecidos para dicho proceso y relacionando el total de la información requerida en sus diferentes módulos.

2.2 EVALUACION DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO El control interno en una entidad pública, es aquel “…sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”1, con el ánimo de ser una herramienta administrativa que facilite el mejoramiento de la gestión de las entidades, definir los parámetros para medir y evaluar los planes y programas, brindar la posibilidad del mejoramiento continuo de la entidad pública, generar información que permita la retroalimentación constante en la organización, promover los principios estatales, entre otros. En este sentido, la auditoría se enfocó hacia la medición de los elementos y características que conforman el sistema de control interno de la Industria Licorera de Caldas, la efectividad del sistema de control interno para el manejo de los 1

Ley 87 de 1993

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recursos colocados a disposición del a entidad y el apoyo hacia el logro de los objetivos organizacionales. Lo anterior, observado desde la perspectiva de las actuaciones y efectividad del Comité de Control Interno de la Industria Licorera de Caldas, la operatividad y funcionalidad del mapa de riesgos de la destilera, los planes de acción que hacen parte de la oficina de control interno, y las efectividad y oportunidad de las auditorías internas realizadas.

2.3 EVALUACION PROCESOS DE AUDITORÍA 2.3.1 Gestión y Resultados La gestión son todas aquellas actuaciones que realiza una organización o entidad pública, con el ánimo de lograr los objetivos propuestos para un determinado período, bajo los principios de la administración pública. Desde esta perspectiva, la gestión y los resultados de la Industria licorera de Caldas, es medida y evaluada de acuerdo con las actuaciones referentes a la planeación de la destilera y las herramientas administrativas que coadyuvaron a su logro, la racionalización de los recursos bajo principios de economía y eficiencia y la optimización de los esfuerzos administrativos bajo los parámetros de la efectividad. 2.3.2 Legalidad y Cumplimiento La gestión contractual son todas aquellas actuaciones que realiza la entidad pública con el ánimo de cumplir con la normatividad vigente en este aspecto bajo principios de la administración pública, obrando siempre en pro de la optimización de los recursos. En este sentido, la evaluación se orientó con el ánimo de que la contratación efectuada por la entidad se realizó con los términos y condiciones establecidos en la normatividad que le aplica conforme al cual deben desarrollar sus actividades contractuales en sus diferentes etapas con énfasis en la etapa precontractual, asi mismo se orientó a la determinación en la etapa de ejecución del cumplimiento del objetivo contractual y de las obligaciones de las partes, de igual manera, la gestión de la supervisión y/o interventoría y la correcta y oportuna liquidación de los contratos. 10

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También se observó los requisitos establecidos en el manual de funciones para la asignación de los encargos en la Industria Licorera de Caldas realizados en el vigencia 2011. 2.3.3 Gestión Ambiental Siendo la gestión ambiental un proceso orientado a resolver, mitigar y/o prevenir los impactos ambientales, con el propósito de lograr un desarrollo sostenible, y que el objetivo del proceso de Gestión Ambiental es identificar, evaluar y controlar los aspectos e impactos ambientales significativos generados por los procesos de la I.L.C y asegurar el cumplimiento de la legislación ambiental aplicable, apuntando continuamente a la prevención de la contaminación, velando por la salud y seguridad de los trabajadores, se realiza auditoría para la verificación de la Estrategia de Gestión Medioambiental y el cumplimiento los objetivos propuestos, con respecto al manejo y tratamiento dado a las aguas residuales y la verificación del cumplimiento del Plan de Manejo de la Cuenca, mediante las acciones emprendidas en labores de Establecimiento, mantenimiento, enriquecimiento, conservación de suelos y complementarias. 2.2.4 Gestión Tecnológica Uno de los procesos fundamentales en la ILC, es el soporte tecnológico a los procesos y procedimientos que allí se desarrollan utilizando las herramientas administrativas en cuanto al del Sistema Integrado de Gestión, y programas de los recursos informáticos que conlleven al buen funcionamiento y/o mejoramiento de los diferentes TI Y SI de la empresa, de esta manera se evaluó la confiabilidad de los controles implementados en el sistema de información del proceso productivo y las ventas.

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3. HALLAZGOS

Hallazgo Administrativo No. 1 Inefectividad del sistema de control interno de la Industria Licorera de Caldas •

Criterio

Ley 87 de 1993 referente al Sistema de Control Interno, Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, pronunciamientos dados por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP •

Descripción de la situación

La Industria Licorera de Caldas para la vigencia 2011, no tuvo un sistema de control interno efectivo, ya que no cumplió con los elementos y características que lo debieron configurar, tal y como lo señala la Ley 87 de 1993, al igual que no otorgó confiabilidad a la destilería para el control al manejo de los recursos y al cumplimiento de los objetivos y metas. Lo anterior, está sustentado en el hecho que existen falencias en: •

•

El Comité de Control Interno no realizó seguimiento, evaluación y control a los objetivos propios de la entidad, esto es, a las proyecciones establecidas en la plataforma estratégica de la misma De esta manera, la destilería contraría lo expresado en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993 y el literal “D” del artículo 5 del Decreto 2145 de 1999. El mapa de riesgos de la Industria Licorera de Caldas. no contiene la totalidad de los procesos y procedimientos adelantados por la Industria Licorera de Caldas, al igual que no se le hace seguimiento al cumplimiento de las acciones proyectadas para la mitigación de los riesgos, lo que hace relevante el hecho de la desactualización del mencionado mapa, falencias en cuanto la administración de los riesgos y ausencia de efectividad para la mitigación de los mismos. Lo anterior, contraria lo postulado por el Departamento Administrativo de la Función Pública en cuanto el manejo de los riesgos. El plan de acción carece de metas claramente establecidas que permitan medir su cumplimiento, al igual que la calificación de los indicadores de eficiencia, eficiencia y efectividad, se dan de manera subjetiva, sustentado únicamente en el argumento de su realización. 12

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•

Causa

Falencias en los elementos que señala la Ley 87 de 1993 para el logro del Sistema de Control Interno en las entidades. •

Efecto

Inefectividad del Sistema de Control Interno de la Industria Licorera de Caldas. •

Respuesta de la Entidad

El Gerente General de la Industria Licorera de Caldas, expidió la Resolución número 0263 del 25 de marzo de 2011, por medio de la cual se reglamenta el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno de la Industria Licorera de Caldas y deroga las normas que le sean contrarias. En el artículo segundo de la resolución se definió claramente los siguientes aspectos: Funciones, integrantes, reuniones, quórum y decisiones, funciones del presidente, vigencia y derogatoria, entre otros aspectos. Es de anotar que esta resolución fue socializada con los integrantes del comité coordinador de control interno en reunión efectuada el día 12 de Abril de 2011, en la cual se hizo especial énfasis en los aspectos consignados en la resolución 0263, como consta en el acta de dicha reunión: Las directrices de los macroprocesos radican en las Gerencias, Oficinas Asesoras, Comité de Gerencia y en el Comité Coordinador de Control Interno; en cuanto a los procesos y procedimientos, en su mayoría son desarrollados, vigilados, revisados, y apoyados por todos los funcionarios de la Industria Licorera de Caldas de acuerdo a sus competencias. Se aclara que las decisiones que toman cada uno de los integrantes, lo hacen en cumplimiento de las funciones propias del cargo que desempeñan en la organización de forma ecuánime y en cumplimiento de los principios de la Constitución Política con el propósito de dar cumplimiento a los planes estratégico y las políticas fijadas por la alta dirección para el fortalecimiento del sistema de control institucional. En todo caso siempre que se dan este tipo de reuniones la Oficina Asesora de Control Interno da a conocer como se ha dado el comportamiento de sus cinco principales roles, como son: Valoración del Riesgo, 13

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Asesoría y Acompañamiento, Evaluación y seguimiento, Fomento de la Cultura del Autocontrol y relación con los entes externos. Es evidente que la oficina asesora de control interno cumplió con el rol de administración del riesgo: Como consta en acta del 3 de febrero de 2011, la oficina de mejoramiento institucional realizo seguimiento a los puntos de mejora consignados en las auditorias practicadas por la oficina de control interno al proceso de Administración del riesgo. Igualmente como consta en acta de reunión del equipo MECI del 13 de mayo/2011 la matriz de riesgos de la ILC fue depurada, eliminando la caracterización de riesgos por subprocesos e identificando, analizando y valorando los riesgos por procesos, La matriz de riesgos paso de 200 riesgos identificados por subprocesos a 64 riegos identificados por procesos, atendiendo sugerencias de la oficina de control interno. Consta en acta de reunión del comité coordinador de control interno la presentación de la nueva matriz de riesgos por parte de la oficina de mejoramiento institucional al equipo directivo de la Industria licorera de Caldas. Como parte integral del equipo MECI, esta oficina participo en reuniones del 12 de mayo y 24 de agosto de 2011, en las cuales se socializó con todos los integrantes la depuración y cambios realizados a la matriz de riesgos. De la misma manera consta en actas de auditorías realizadas por la oficina de control interno que se evalúa lo relacionado con la Administración del Riesgo en cada uno de los procesos auditados. En informe del 12 de octubre de 2011 se realizo por parte de la oficina asesora de Control Interno, una evaluación a los planes de seguridad industrial y salud ocupacional cuyo alcance era la verificación de planes de contingencia y de planes propios del área de seguridad industrial y salud ocupacional. De otra parte la ILC, implementó en su habilitador informático un módulo de riesgos el cual está diseñado para que cada líder de proceso, revise permanentemente sus riesgos y anexe las evidencias de dicha revisión. Se analizarán los procesos que no tienen identificado sus riesgos y se incluirán en el mapa de riesgos de la organización. 14

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En cuanto al plan de acción cada líder de proceso en armonía con la Oficina de mejoramiento institucional, define los indicadores y su frecuencia de medición. La oficina Asesora de Control Interno, mantiene atenta al cumplimiento de esta directriz. Por lo anterior solicitamos comedidamente sea levantada esta observación. •

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas

En cuanto a la primera parte de la observación, atinente al Comité de Control Interno, se evidenció que la cronología de los eventos en este aspecto advierten que La Industria Licorera de Caldas mediante la Resolución No.589 de mayo de 2004, “por la cual se modifica el Comité de Coordinación del Sistema de Control”, crea, integra y regula las actuaciones referentes al comité de control interno de la empresa. De manera relevante, se observa que el acto administrativo señala que la conformación del comité estará dada por los subgerentes y los jefes de áreas de la empresa, la presidencia del mismo será ejercida por el Gerente General, las reuniones se harán con una regularidad cuatrimestral y las actas serán firmadas por el Secretario y el Presidente del comité, para efectos de configurarlas de legalidad y oficialidad. Luego, mediante la Resolución No. 263 del 25 de marzo de 2011, la Industria Licorera de Caldas “… reglamenta el comité coordinador del sistema de control interno de la ILC”, generada en concordancia con la nueva estructura organizacional y denominación de cargos de la entidad. Los cambios más representativos observados en la presente resolución, señalan la disminución de los integrantes del comité, circunscribiéndose solo a los gerentes de áreas y el asesor jurídico de la destilera; se incrementó la proyección del número de reuniones del comité a cuatro (4) durante la anualidad; fue eliminada la potestad de crear subcomités para temas específicos y de manera temporal y el aval para su legalidad la dan la totalidad de los integrantes con su firma. De acuerdo con lo anterior, se genera la Resolución No. 997 del 30 de septiembre de 2011, donde “se aclara la Resolución No. 263 del 25 de marzo de 20011” referente al comité de control interno, donde básicamente se modifica la vocería de los invitados al comité, la cual estaba negada en el acto administrativo anterior; se proyecta la periodicidad de las reuniones de manera trimestral, se advierte que la presidencia del comité estará en cabeza del Gerente General y el aval de las 15

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actas se dará mediante las firmas del presidente y el secretario del mencionado comité y no de la totalidad de los integrantes como se realizaba anteriormente. Desde esta perspectiva, se evidenció que para la vigencia 2011, la Industria Licorera de Caldas tuvo un total de siete reuniones sustentadas mediante actas del Comité de Control Interno, las cuales advierten el dialogo en diferentes temas a saber:

Seguimientos al plan de mejoramiento de la entidad. Informe de gestión de la oficina de control interno de la entidad. Programa de trabajo de la oficina de control interno (plan de acción y plan anual de auditorías). Informes sobre la rendición a los entes de control (informe a través del aplicativo SIA a la Contraloría General de Caldas, informe ejecutivo anual, control interno contable, informe de derechos de autor) Socialización del acto administrativo que reglamenta el comité de control interno. Seguimiento a los compromisos adquiridos por el comité. Lectura del Informe preliminar de auditoría por parte de la Contraloría General de Caldas. Ajuste del plan de auditorías para la vigencia 2011. Presentación de la matriz de riesgos de la entidad. Informes sobre las recomendaciones para el mejoramiento del control interno. Informe del CICIC - Comité Interinstitucional de Control Interno de Caldas. Informe de gestión de la oficina de control interno. Informes sobre la asistencia a los comités internos de la entidad. Seguimiento a las acciones correctivas contenidas en el plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de Caldas. Informe de ejecución Plan de Auditorias. Informe del CICIC- Comité Interinstitucional de Control Interno de Caldas.

De acuerdo con lo anteriormente señalado y, no obstante el hecho de observarse operatividad del Comité de Control Interno en cuanto a las reuniones ejecutadas en la vigencia 2011, -sustentado en el hecho que el número de reuniones ejecutadas supero a las programadas en el acto administrativo-, se evidencia que el mencionado comité, no realizó seguimiento, evaluación y control a los objetivos propios de la entidad, esto es, a las proyecciones establecidas en la plataforma estratégica de la misma, lo que impidió que se proyectaran políticas de alto nivel 16

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para el ajuste de las actuaciones en este sentido y la efectiva gestión de lo proyectado. De esta manera, lo pronunciado en ejercicio del derecho de contradicción no tiene sustento y no se desvirtúa. En cuanto al mapa de riesgos, para el periodo 2011 La Industria Licorera de Caldas, tuvo dos matrices de riesgos las cuales operaron la primera para el periodo enero – abril y la segunda desde el mes de abril en adelante. La modificación y actualización a la mencionada matriz, obedeció principalmente al ajuste de los riesgos desde la perspectiva de los procesos, toda vez que la matriz inicial estaba diseñada por subprocesos. En este sentido, la matriz diseñada por subprocesos identifica 200 riesgos con sus respectivas acciones preventivas para mitigar su materialización. El mapa de riesgos actualizado, señala 70 riesgos identificados e igual número de acciones preventivas para su mitigación. De acuerdo con lo anterior, se tomo como referencia los procesos de gestión informática, gestión comercial, gestión contractual, gestión estratégica y gestión ambiental, para determinar la efectividad de los controles preventivos señalados en la matriz de riesgos, observándose que para los procedimientos evaluados las acciones proyectadas en el Mapa de Riesgos, no fueron efectivas para su mitigación. Tal es el caso de la gestión contractual en las interventorias, la gestión ambiental y la gestión informática. De igual manera, el mapa de riesgos no contiene la totalidad de los procesos y procedimientos adelantados por la Industria Licorera de Caldas, al igual que no se le hace seguimiento al cumplimiento de las acciones proyectadas para la mitigación de los mismos, lo que hace relevante el hecho de la desactualización del mencionado mapa, falencias en cuanto la administración de los riesgos y ausencia de efectividad para la mitigación del riesgo. No obstante, en ejercicio del derecho de contradicción, la entidad señala que “De otra parte la ILC, implementó en su habilitador informático un módulo de riesgos el cual está diseñado para que cada líder de proceso, revise permanentemente sus riesgos y anexe las evidencias de dicha revisión. Se analizarán los procesos que no tienen identificado sus riesgos y se incluirán en el mapa de riesgos de la organización”, hecho que hace evidente que el mapa de riesgos no esta 17

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actualizado como lo advierte este organismo de control. Por lo anteriormente señalado, el derecho de contradicción no prospera y se sostiene el pronunciamiento realizado en este aspecto. En cuanto al Plan de acción de la Oficina de Control Interno, La oficina de control interno durante la vigencia 2011, tuvo un plan de acción donde se proyectan actividades en cuanto a la administración del riesgo, fomento de la cultura del autocontrol, seguimiento a los planes de mejoramiento, asesoría a la entidad, relación con entes externos, y el plan de auditorías. Desde esta perspectiva, se observan seis (6) actividades programadas, las cuales se describen así: • • • • • •

Revisión del manejo de los riesgos Fomentar e impulsar la cultura del autocontrol para mejorar el cumplimiento de los objetivos, a través del MECI y sensibilización sobre la cultura de la autoevaluación. .hacer seguimiento trimestral a los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de Caldas Asesorar a los diferentes líderes de procesos de la entidad para apoyar el logro de la gestión y darle valor agregado a la misma. Prepara los informes de ley ante los organismos de control y el DAFP y los que se requieran para las autoridades internas y externas. Ejecución del Programa de auditorías internas para la vigencia 2011. En este sentido y para lo anteriormente descrito, se observan actuaciones por parte del a oficina de control interno, como es el caso de capacitaciones promoviendo el autocontrol de la entidad, cartillas de comunicación y plegables sobre el sistema de Control Interno, cumplimiento en cuanto a los informes requeridos por organismos externos a la destilera, seguimiento a planes de mejoramiento adscritos con la Contraloría General de Caldas y acompañamiento a los líderes de los procesos para el mejoramiento de su labor. No obstante, el plan de acción carece de metas claramente establecidas que permitan medir su cumplimiento, al igual que la calificación de los indicadores de eficiencia, eficiencia y efectividad, se dan de manera subjetiva, sustentado únicamente en el argumento de su realización. Es decir, y a manera de ejemplo, no se programa un número de reuniones para la capacitación sobre el sistema de control interno que permita medir su cumplimiento y ejecución, infiriendo por el hecho de realizarlas, una calificación del 100%. 18

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Por lo anteriormente señalado, se sostiene la observación en lo atinente a la efectividad del sistema de control interno.

Hallazgo Administrativo No. 2 Deficiencias en la medición de la plataforma estratégica •

Criterio

Resolución interna No.706 de junio de 2008 por medio de la cual se adopta el Plan Estratégico para La Industria Licorera De Caldas 2008 – 2011. •

Descripción de la situación

La plataforma estratégica de la Industria Licorera de Caldas carece de metas e indicadores que faciliten la medición, seguimiento y control en cuanto a su cumplimiento. •

Causa

Ausencia de metas en la planeación estratégica de la entidad. •

Efecto

Falta de seguimiento, evaluación y control a la plataforma estratégica de la entidad que permita medir su cumplimiento y/o ajustes sobre la marcha. •

Respuesta de la Entidad

El plan estratégico de la ILC, se alcanza, por medio de los diferentes planes de acción que ejecuta cada proceso y que se miden y controlan teniendo en cuenta el formato que para tal efecto estableció la contraloría General de Caldas. En dicho formato no se contemplan metas, pero si se realiza control por medio de indicadores de efectividad, eficiencia y cumplimiento para cada plan de acción. Desde el segundo semestre del año 2011, se contrató con la Universidad de Caldas, la revisión del plan estratégico de la organización, el cual está en la etapa final de su entrega y aprobación por parte de la gerencia general. Desde el mes de marzo de 2012 se está utilizando la herramienta del BSC que contiene nuestro 19

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operador informático y se viene desarrollando con cada una de las gerencias de la empresa los indicadores estratégicos frente a las 4 perspectivas que plantea dicha herramienta (financiera, mercado y cliente, procesos internos y aprendizaje); estos indicadores se validarán nuevamente cuando se redefina el plan estratégico de nuestra organización, así mismo para cada indicador se define una meta a alcanzar. Por lo anterior le solicitamos reconsiderar dicha observación. •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas

La Plataforma Estratégica de la Industria Licorera de Caldas, para el periodo 2008 – 2011, es adoptada mediante la Resolución No. 706 de Junio de 2008, donde se establece la visión, misión, objetivos y estrategias de la entidad. en este sentido, la visión señala que “ser en el año 2020 una empresa de clase mundial comprometida con el posicionamiento de nuestras marcas de licores y con el desarrollo de nuevos productos que se adapten a los gustos nacientes de nuestros clientes, consumidores y distribuidores nacionales e internacionales. Estamos comprometidos con la calidad total, apoyados en un eficiente y eficaz sistema integrado de gestión que nos permitirá tomar ventaja de nuestros competidores, e incrementar el valor agregado de nuestros productos y servicios, para generar más recursos al Departamento de Caldas”. Así mismo, se advierte como misión, la de “somos una empresa industrial y comercial del estado, altamente competitiva y rentable, que genera progreso y bienestar a los habitantes del departamento de caldas. buscamos con nuestro propósito de mejoramiento continuo, elaborar licores y alcoholes de la mejor calidad que satisfagan y superen las expectativas de nuestros clientes, distribuidores y consumidores de Colombia y el mundo”. En este sentido, la Industria Licorera de Caldas desagrega lo anteriormente expuesto, a través de los siguientes objetivos estratégicos:

Desarrollar un sistema de planeación a corto, mediano y largo plazo Atraer, desarrollar y mantener un equipo humano proactivo y comprometido con el éxito de la organización. Adecuar la infraestructura tecnológica para que responda a las necesidades del mercado. 20

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

Obtener rentabilidad económica y social a través de una estructura financiera sólida. Establecer un sistema de información confiable y veraz. Mejorar permanentemente la productividad con calidad asegurada. Implementar un plan de mercadeo estratégico enfocado a la satisfacción integral del cliente. Aprovechar efectivamente las oportunidades que se presenten en los mercados internacionales en la categoría de licores. Ser una empresa con vocación hacia la investigación, innovación y desarrollo de productos. Implementar soluciones ambientales acordes con las exigencias legales y sociales.

A su vez, proyecta el cumplimiento de los mencionados objetivos, a través de proyectos estratégicos adscritos a los diferentes procesos (13 en total) que tiene la organización. Sin embargo, se observa que la plataforma estratégica, carece de metas e indicadores que permitan medir, evaluar y realizar seguimiento al logro y alcance de lo señalado, lo que impide y obstaculiza la proyección de las acciones correcciones a las desviaciones de las proyecciones allí establecidas. Es decir, no existe una cifra o un valor que determine una meta en cuanto a los objetivos primordiales de la entidad, y a su vez, indicadores que permitan su seguimiento, evaluación, control y ajustes de cumplimiento a los mismos. Por lo anteriormente descrito, se sostiene la observación.

Hallazgo Administrativo No. 3 Inexistencia del macro proceso de Planeación •

Criterio

Decreto 1599 del 2005, referente al Modelo Estándar de Control Interno – MECI, Ley 872 de 2003 sobre las Norma de calidad NTCGP 1000. Decreto1599 de 2005. Ley 152 de 1994 •

Descripción de la situación

La Industria Licorera de Caldas no posee o no tiene documentado el proceso que soporte la Planeación macro de la entidad, el cual coordine y oriente los esfuerzos de las diferentes áreas y/o procesos a los objetivos y metas de la destilera y su 21

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

plataforma estratégica, y a su vez, efectúe seguimiento y evaluación al logro de lo inicialmente propuesto. •

Causa

Ausencia del macroproceso de planeación en la estructura de la Industria Licorera de Caldas •

Efecto

Falta de coordinación en los diferentes procesos a los objetivos macro de la entidad, y a su vez, falta de seguimiento, evaluación y control a la planeación macro de la destilera. •

Respuesta de la Entidad

La Industria Licorera de Caldas, dentro del macroproceso de gestión estratégica, tiene el subproceso de planeación el cual tiene como procedimientos 1. Sostenimiento y mantenimiento del MECI, 2. Indicadores de Gestión, 3. Administración de Riesgos, 4 Consolidación y seguimiento a los planes de acción, 5. Adecuación de la estructura organizacional. Si bien es cierto planeación no está clasificada como un macro proceso, no indica que no se realicen seguimientos a las metas y propuestas de cada área o proceso, ni se participe activamente en el diseño de estrategias de planeación. No obstante en consonancia con lo observado por la Contraloría se revisará el subproceso y se analizará la posibilidad de subir su nivel a proceso, dándole mayor revelancia e importancia, hacia la consecución de las metas estratégicas de la organización. Se anexa copia del proceso de gestión estratégica, subproceso de planeación y de los procedimientos en mención. Anexo: 12 folios útiles Por lo anterior solicitamos comedidamente sea levantada esta observación.

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

•

Pronunciamiento por parte de la Contraloría general de Caldas

La entidad acepta lo enunciado por este organismo de control, por lo tanto se sostiene la observación.

Hallazgo Administrativo No. 4 Falencias en el Manual de Operaciones por Procesos •

Criterio

Resolución interna No. 1098 de octubre de 2008, “Por la cual se adopta el Manual de Procesos y Procedimientos y/o de Operaciones de la Industria licorera de Caldas”. (Artículos 3, 4 y 6). •

Descripción de la situación

El Manual de Operaciones por Procesos – MOP de la Industria Licorera de Caldas, no contiene la totalidad de los procesos y procedimientos de la entidad, hecho que permite establecer que a los mismos, no se les hace seguimiento, evaluación y medición de la efectividad de los mencionados procedimientos al logro de las proyecciones organizacionales, al igual que impide el control a los resultados y actuaciones de allí desarrollados. •

Causa

Desactualización del Manual de Operación por Procesos – MOP de la Industria Licorera de Caldas •

Efecto

Impedimentos en cuanto la medicion de la efectividad de los procesos y procedimientos desarrollados en la destilera. •

Respuesta de la Entidad:

Se revisará con la oficina de Gestión Humana y con cada Líder de Proceso, la planta de cargos y con ella las labores que ejecutan los diferentes funcionarios, 23

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

para identificar cuáles son los procesos que no están incluidos en el MOP y así subirlos a este aplicativo, caracterizarlos y definir sus indicadores y riesgos. •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas

En la Industria Licorera de Caldas, existen 64 procesos que están inmersos en el Manual de Operación por Procesos - MOP, los cuales recogen las acciones y actuaciones de los diferentes procesos y procedimientos adelantados en la entidad; a través de los procesos allí establecidos, la plataforma tecnológica de acuerdo con el artículo 6, proyecta realizar seguimiento y evaluación de los mismos, con ocasión de unos lineamientos señalados. Desde esta perspectiva, se pudo evidenciar que algunos de los procesos tomados como muestra para la ejecución de la Auditoría Gubernamental Con Enfoque Integral a la Gestión de la Industria Licorera de Caldas, no estaba inmersos en el manual de operación por Procesos, como es el caso de las degustaciones otorgadas por el cupo de gerencia, la desactualización de los manuales de interventoria de acuerdo con la Ley 1150 de 2007 y 1474 de 2011, y en la gestión ambiental en lo referente a la planta de tratamiento de aguas residuales, lo que obstaculiza el correcto seguimiento de las actuaciones adelantadas en la destilera, la evaluación de resultados de acuerdo con los objetivos propuestos, y el control transversal de los mismos, a través del mapa de riesgos de la empresa. Con lo anterior, la empresa transgredí las orientaciones dadas en este aspecto por el Departamento Administrativo de la Función Pública en cuanto a la administración de los riesgos, al igual que contraviene lo señalado en la Resolución Interna No. 1098 de octubre de 2008, en lo atinente a la actualización permanente de los procesos y procedimientos y el seguimiento y evaluación de los mismos. No obstante, en uso del derecho de contradicción, la entidad acepta lo enunciado por este organismo de control, por lo que la observación continúa en firme.

Hallazgo Administrativo No. 5 Debilidades en la herramienta administrativa “Balance Score Card o Cuadro de Mando Integral – CMI” •

Criterio

Decreto 1599 del 2005, referente al Modelo Estándar de Control Interno – MECI, Ley 872 de 2003 sobre las Norma de calidad NTCGP 1000. 24

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

•

Descripción de la situación

La Industria Licorera de Caldas tiene establecido en su interior, la herramienta administrativa denominada “Balance Score Card”, la cual presenta falencias que impiden el logro de su objetivo fundamental en cuanto al apoyo a la labor gerencial y toma de decisiones, toda vez que se logro evidenciar que la mencionada herramienta administrativa tiene establecidos los indicadores para la medición de los procesos y procedimientos adscritos en el Manual de Operación por Procesos – MOP; no obstante, los mismos no tienen metas fijadas y definidas, hecho que impide que dicha herramienta arroje las alarmas sobre el incumplimiento de los mismos, y a su vez las acciones correctivas alrededor de este. •

Causa

Ausencia de metas en el Balance Score Card •

Efecto

Falta de seguimiento y control de acuerdo con los lineamientos del cuadro de mando integral •

Respuesta de la Entidad

Desde el mes de marzo de 2012, la oficina de mejoramiento viene diseñando, elaborando e implementando con los diferentes gerencias, los indicadores estratégicos vistos desde las 4 perspectivas sugerida por norton y kaplan, este trabajo por la importancia que representa se ha venido realizando en acompañamiento de la firma Almera y la Universidad de Caldas, y se espera este concluido una vez sea aprobado el Plan estratégico de la compañía y la socialización con el staff directivo. Por lo anterior solicitamos comedidamente sea levantada esta observación. •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas

La entidad sustenta su argumento en las actuaciones que viene desarrollando durante la vigencia 2012 para el mejoramiento del Balance Score Card de la destilera, hecho que fortalece la observación realizada por este organismo de control en este aspecto, toda vez que la evaluación se realizó a la vigencia 2011, 25

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

anualidad en la cual era relevante la falencia; por tal motivo, la observación se sostiene.

Hallazgo Administrativo No. 6 Ausencia de seguimiento a los indicadores del MOP •

Criterio

Artículo 3 de la Resolución interna No. 1098 de Octubre de 2008. •

Descripción de la situación

La Industria Licorera de Caldas en el Manual de Operación por Procesos - MOP, tiene definidos unos indicadores, diseñados para medir el comportamiento de los procesos y procedimientos allí establecidos. No obstante, cada indicador es diligenciado, medido y evaluado por el líder de cada proceso, hecho que permite establecer que el seguimiento y control del mismo, no es realizado por un agente diferente a quien lo elabora, lo cual hace relevante la incertidumbre en cuanto a la veracidad de los datos allí plasmados. Es decir, al no existir una confrontación verídica de la certeza de las variables y los resultados del indicador, se facilita que las decisiones tomadas con base en ellos, sean equivocadas o no sean las óptimas para el proceso desarrollado. •

Causa

Los indicadores son diligenciados, medidos, controlados dueños de los procesos •

y evaluados por los

Efecto

Los indicadores generan incertidumbre al no ser evaluados por agentes diferentes, que den certeza de su veracidad. •

Respuesta de la Entidad

La Industria licorera de caldas, dentro del proceso de gestión estratégica, cuenta con un subproceso de planeación el cual a su vez cuenta con un procedimiento “indicadores de gestión”, en el cual el área de mejoramiento apoya a cada líder de 26

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

subproceso a identificar un índice que mida su gestión, dichos lideres bajo la cultura del autocontrol, son los encargados de alimentar los indicadores y analizarlos. A su vez cada líder de proceso revisa y verifica el diligenciamiento de dichos indicadores y tiene en cuenta si se cumple o no con las metas. Con la implementación del BSC los gerentes definen los indicadores estratégicos los cuales en su gran mayoría están alimentados por los indicadores operativos y tácticos a los que se refiere esta observación. Igualmente la Industria Licorera a través de la Oficina Asesora de Control Interno y un grupo de 31 auditores internos de Calidad en cada una de las auditorias que realizan se enfocan a evaluar las diferentes mediciones en los diferentes subprocesos, teniendo en cuenta que los indicadores se realicen con la periodicidad establecida y que se cumplan las metas propuestas en estos. Se anexa procedimiento de indicadores de gestión. Se solicita al ente de control eliminar dicha observación por lo anteriormente expuesto. Anexo: 3 folios útiles •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas

La entidad acepta lo enunciado en el hallazgo, por tal motivo este se sostiene.

Hallazgo Administrativo No. 7 Carencia de regulación efectiva a las Degustaciones otorgadas a Distribuidores •

Criterio

Acuerdo del Consejo Directo No. 02 de 2011, el cual establece el porcentaje de degustación por compras de los distribuidores; las Resoluciones internas No. 2097 de 1983 y No. 11 de 1995 las cuales establecen la cantidad de licor disponible para las relaciones públicas de la Gerencia General; Resolución No. 0129 de 2011, que reglamenta el funcionamiento del Comité de mercadeo. •

Descripción de la situación: 27

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

El Acuerdo del Concejo Directivo No. 011 de 2008, “Por el cual se autoriza al Gerente General y al Gerente Comercial para implementar política promocional y publicitaria mediante licor de degustación, para impulso de ventas y la defensa y/o incremento de la participación de mercados nacionales e internacionales”, señala en el artículo primero los topes máximos de degustación autorizados y porcentajes con base en la proyección de ventas así: PRODUCTO

% MÁXIMO DE DEGUSTACIÓN ANTERIOR NUEVO Cristal Hasta un 5% Hasta un 20%

Aguardiente Tradicional Aguardiente Cristal sin Hasta un 10% Azúcar Ron Viejo de Caldas Hasta un 3% Otros Productos Hasta un 10% Productos Nuevos Hasta un 10%

Hasta un 30% Hasta un 8% Hasta un 30% Hasta un 30%

Luego, mediante Acuerdo No. 02 de 2011 expedido por la misma la Junta directiva de la Industria Licorera de Caldas, se modificó el artículo primero del acuerdo No. 011 de 2008, estableciendo los parámetros de aprobación de licor de degustación en función con las ventas de la siguiente manera: PRODUCTO Aguardiente Tradicional Aguardiente sin Azúcar Aguardiente Tapa Azul Ron Viejo de Caldas - 3 años Rones Especiales – 5 y 8 años Otros Productos

% DE DEGUSTACIÓN 2% 2% 20% 3% 20% 20%

Para tales efectos, la Industria Licorera de Caldas expide la Resolución No. 0422 de mayo de 2011, fijando el procedimiento para dar aplicación a los Acuerdos No. 011 de 2008 y No. 02 de 2011, donde básicamente y de manera relevante, advierte que los comercializadores deben presentar un plan de degustación, el cual será aprobado por la Gerencia de Mercadeo; señala que funcionarios de la Gerencia Comercial y de Mercadeo deben verificar el cumplimiento de dicho plan, al igual que el porcentaje de degustación a ser otorgado, se aplicará sobre el licor 28

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 VERSION: 1.0

INFORME AUDITORIA

FECHA: MAYO 9 DE 2012

comercial facturado y cancelado por el distribuidor en su totalidad. Así mismo establece algunas regulaciones en cuanto al pedido, transporte, y pago de impuestos de las mismas. De acuerdo con lo anterior, el comportamiento observado para la vigencia 2011 describe que se orientaron 449.093 unidades reducidas de 750 ml, para efecto de las degustaciones. De manera específica, y desagregado por distribuidores se evidencia el siguiente comportamiento:

INFORME DEGUSTACION DISCRIMINADA POR DEPARTAMENTO Y CLIENTE AÑO 2011 EN UNIDADES REDUCIDAS A 750 ML DPTO

CLIENTE

VALLE

TOTAL

DIST.LA SULTANA DEL VALLEVALL x

104.102

23,18%

CALDAS

INDUSTRIA CALDAS

30.196

6,72%

CALDAS

CUPO DE GERENCIA

20.750

4,62%

CAUCA

U.T.LIDER CAUCA

20.027

4,46%

NARIÑO

DEPARTAMENTO DE NARINO

19.440

4,33%

CAQUETA

DISTRIB.

LICORERA

ESCOB

OSOR-

HERRERA & ASOCIADOS LTDA

17.879

3,98%

SANTANDER

POPULARES LIMITADA

15.258

3,40%

CHOCO

LICOCHOCO S.A.

15.138

3,37%

HUILA

GOMEZ CRUZ RAUL

14.762

3,29%

CUNDINAMARCA

REPRES.CONTINENTAL CUNDINA

14.759

3,29%

LICOCHOCO S.A.-CHOCO

13.366

2,98%

CONSORCIO CASA CRISTAL Z3

12.463

2,78%

CALDAS

CONSORC. CASA CRISTAL ZONA 3 x

11.172

2,49%

META

COMORIENTE VILLAVICENCIO

11.039

2,46%

SANTANDER

POPULARES LTDA

10.956

2,44%

CHOCO CALDAS

SA-

S.A.

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 VERSION: 1.0

INFORME AUDITORIA

FECHA: MAYO 9 DE 2012

CONSORCIO LICORES CALDAS GOMEZ CRUZ RAUL

CALDAS

DE x

10.430

2,32%

7.614

1,70%

7.511

1,67%

7.388

1,65%

6.900

1,54%

6.756

1,50%

6.531

1,45%

DIST RON SABOR Y SON SASx PUTUM

5.592

1,25%

ESCOBAR Y ARIAS SAS

5.387

1,20%

QUINDIO

LICORES DEL QUINDIO S.A.

5.194

1,16%

CHILE

SURTI VENTAS LIMITADA

4.827

1,07%

SAN ANDRES

CONS.DISSANTAMARIA MONTECARLO

4.156

0,93%

HERRERA ASOCIADOS LTDACAQUET x

4.008

0,89%

CAQUETA NORTE SANTANDER CALDAS PUTUMAYO META NORTE SANTANDER PUTUMAYO TOLIMA

CAQUETA CALDAS

DE COMORIENTE S.A. CONSORCIO OCCIDENTE II

CRISTAL

DIST RON SABOR Y SON SAS COMORIENTE S.A. DE COMORIENTE S.A. SANTANDER

NTE

CONS. CRISTAL ORIENTE II

3.716

0,83%

CASANARE

COMORIENTE S.A.

3.630

0,81%

CASANARE

COMORIENTE CASANARE

3.534

0,79%

AMAZONAS

CONSORCIO LIDER UNO

3.412

0,76%

CAQUETA

S.A.

YOPAL

GOMEZ CRUZ RAUL - CAQUETA x

3.143

0,70%

GUAVIARE

COMORIENTE S.A.

3.106

0,69%

GUAVIARE

COMORIEN GUAVIA

2.725

0,61%

RISARALDA

TM S.A. – RISARALDA

2.165

0,48%

ITALIA

BRIGMAN & CO ITALIA

1.926

0,43%

TOLIMA

ESCOBAR (TOLIMA)

1.872

0,42%

S.A.

SAN

ARIAS

JOSE

S.A.

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 VERSION: 1.0

INFORME AUDITORIA

FECHA: MAYO 9 DE 2012

ITALIA

CONS. ANTILLANA LICORESx BARRAN BRIGMAN & CO ITALIA x

SUCRE

LICORES SUCRE

PANAMA

SPIRITS WINE GROUP INC

BOLIVAR

DIAGEO COLOMBIA CARTAGENA

VAUPES CORDOBA

ATLANTICO

HUILA

GUAINIA ARAUCA ARAUCA VICHADA VICHADA

1.038

0,23%

974

0,22%

814

0,18%

600

0,13%

498

0,11%

ALDAZ C. GUSTAVO – VAUPES

405

0,09%

DIAGEO CORDOBA

372

0,08%

GOMEZ C. RAUL – HUILA

360

0,08%

COMORIENTE S.A. GUAINIA

347

0,08%

COMORIENTE S.A.

330

0,07%

COMORIENTE S.A. ARAUCA

113

0,03%

COMORIENTE S.A.

110

0,02%

COMORIENTE S.A (VICHADA)

0,02%

DEL

GOLFO

S.A.-

S.A-

COLOMBIA

S.A-

CALDAS

GALEANO ELIECER

CALDAS

JIMENEZ CESPEDES AMANDA BIBIAN

0,01%

UNIVERSIDAD CATOLICA

0,01%

AGUDELO HOYOS JUAN PABLO

0,01%

CALDAS

MARIN CARDONA CRISTINA

0,01%

CALDAS

CHICA LOAIZA ERNESTO

CALDAS CALDAS

PINEDA

JORGE

DIANA NICOLAS

TOTAL

0,00%

449.093

100,00%

Desde esta perspectiva, se evidencia que los beneficiarios con mayor peso porcentual de participación en cuanto a las degustaciones, son la Distribuidora La Sultana del Valle con el 23.18% (104.102 unidades), seguido de la Industria 31

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

Licorera de Caldas con el 6.72% (30.196 unidades) y el cupo de la Gerencia General con el 4.62% (20.750 unidades).

De igual manera, se observa que el 50.69% de las degustaciones (227.652 unidades), se concentraron en siete beneficiarios –incluyendo la Industria Licorera de Caldas y el Cupo de Gerencia-, lo que permite establecer que la política comercial en este aspecto, no ha sido del todo pertinente tal y como lo señaló el acápite de los considerandos del Acuerdo No. 011 de 2008 en el literal c, donde se argumenta que el Gerente General y el Gerente Comercial “… presentaron propuesta para implementar política comercial encaminada a reglamentar el licor de degustación destinado a actividades promocionales y publicitarias mediante prueba de producto que permita afianzar el posicionamiento de marca y la defensa y/o incremento de la participación de mercado en las diferentes regiones del país y del exterior”. (Subrayado propio)

Es decir, si bien es cierto las degustaciones se orientaron de acuerdo a las compras de los comercializadores, un gran porcentaje de las mismas fueron orientadas a beneficiarios del Departamento de Caldas, mercado que de alguna manera, esta protegido por el cierre de las fronteras. En cuanto a la relación por vigencias del comportamiento de las degustaciones en función con las ventas por unidades reducidas de 750 ml, se observan las siguientes cifras:

Cuadro Comparativo Ventas y Degustaciones periodo 2002 – 2011 en Unidades Reducidas de 750 ML CONCEPTO

VENTAS

DEGUSTACIONES

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

26.196.767 21.506.501 26.303.906 27.590.010 25.145.774 24.633.538 20.310.123 21.168.852 17.453.428 16.280.530

285.295

185.370

209.502

228.859

315.971

427.143

622.934

619.627

719.050

449.093

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 VERSION: 1.0

INFORME AUDITORIA

FECHA: MAYO 9 DE 2012

En este sentido, se observa una tendencia decreciente de las ventas de la Industria licorera de Caldas, pasando en el año 2005 -cifra más alta del rango- de 27.590.010 Unidades reducidas de 750 ml, a 16.280.530 en el año 2011; es decir, se observa una disminución de 11.309.480 UR de 750 ml entre las cifras anteriormente señaladas, lo que se traduce en una disminución del 69.46% de las ventas.

VENTAS ILC UR DE 750 ML 30000000

UNIDADES

25000000 20000000 15000000

VENTAS

10000000 5000000 0 1

AÑOS

En cuanto a las degustaciones, se evidencia una tendencia creciente de las mismas, siendo los valores más críticos los observados en el año 2003 con 185.370 UR de 750 ml, y el año 2010 con 719.050 Unidades. No obstante, para el año 2011, se observa una disminución en cuanto a la degustación a 449.093 UR.

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 VERSION: 1.0

INFORME AUDITORIA

FECHA: MAYO 9 DE 2012

COMPORTAMIENTO DE LAS DEGUSTACIONES POR EL PERIODO 2002 - 2011

UNIDADES

800.000 700.000 600.000 500.000 400.000 300.000

DEGUSTACIONES

200.000 100.000 1

9 10

AÑOS

Al hacer una evaluación sobre la correlación de las variables ventas y degustaciones se evidencia que el resultado es -0.6909 lo que señala, -bajo un esquema de ceteris paribus2- que existe una relación inversamente proporcional entre ambas variables, es decir, a medida que se observa un crecimiento de las degustaciones, se evidencia un decrecimiento de las ventas, lo que permite inferir que las degustaciones no han logrado su cometido en cuanto al impulso y promoción de las mismas. Asimismo, se evidencia una ausencia total de controles en el procedimiento de las degustaciones, específicamente en el aspecto relacionado con el seguimiento de las mismas, toda vez que de acuerdo al literal a del artículo primero de la Resolución No. 0422 de mayo de 2011, señala que los funcionarios de las 2

este concepto se usa en el contexto de la Economía y las finanzas públicas. Ceteris Paribus: Expresión latina que significa "todo lo demás constante". En economía, Ceteris Paribus es un Recurso metodológico al que se recurre para aislar la influencia que alguna variable en particular ejerce sobre un fenómeno que esté condicionado por muchos factores. En este caso, se abstrae el fenómeno de las ventas, y se correlaciona solo a la variable degustación.

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

gerencias de Mercadeo y Comercial son los encargados de realizarlo; el mencionado artículo a la letra reza que “El comercializador deberá presentar plan de Degustación como mínimo trimestral y hasta por la vigencia fiscal que se vaya a ejecutar, el cual será aprobado por la Gerencia de Mercadeo y los Jefes de Marca. Los funcionarios designados por la Gerencia de Mercadeo y gerencia Comercial, verificarán que se cumpla con el plan previamente aprobado”3 (subrayado propio). Es decir, el seguimiento realizado por la Gerencia de Mercadeo, se hace de manera documental, toda vez que los comercializadores envían informes escritos sustentados con fotografías de los eventos, a los cuales no se les hace seguimiento presencial, permitiendo de esta manera, que los procesos sean altamente vulnerables por la ausencia de controles efectivos. •

Causa

Falta de seguimiento a las degustaciones otorgadas por la Industria Licorera de Caladas •

Efecto

Incertidumbre en los productos de degustación. •

Respuesta de la Entidad

Las unidades de Degustación entregadas a cada uno de los Distribuidores están demarcadas por: A) Los lineamientos establecidos en el Acuerdo 11 de 2011 emanado del concejo directivo de la Destilería B) La degustación es directamente proporcional a las compras de licor comercial realizadas por cada uno de Distribuidores, por ende la participación 3

Resolución No. 0422 del 4 de mayo de 2011

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

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porcentual de licor de degustación es directamente proporcional a la participación porcentual de las compras de licor Comercial C) Previo al despacho de licor de degustación son recibidos en la Gerencia de Mercadeo sin excepción alguna los planes de Degustación que son aprobados por la Gerencia de mercadeo y por los respectivos jefes de marca. D) En relación al seguimiento de ejecución, y de acuerdo con la práctica de la política de austeridad no se hace presencia en el 100% actividades que atañen a la Gerencia de Mercadeo, y en su defecto la carga de la prueba se traslada a los responsables de su ejecución, partiendo del principio de buena fé establecido en el artículo 83 de CP de 1991 , Titulo 2 “ DE LOS DERECHOS , LAS GARANTIAS, Y LOS DEBERES capitulo 4 “ DE LA PROTECCION Y APLICACIÓN DE LOS DERECHOS .

Por lo anterior solicitamos comedidamente sea levantada esta observación. •

Pronunciamiento por Parte de la Contraloría General de Caldas

La evaluación realizada por este organismo de control, con ocasión de la auditoría de gestión aplicada a la ILC, advierte que la misma se circunscribe a la vigencia 2011, hecho que en uso del derecho de contradicción, la Industria Licorera de Caldas desconoce, toda vez que argumenta en el literal ¨D¨ de este punto, que ”En relación al seguimiento de ejecución, y de acuerdo con la práctica de la política de austeridad no se hace presencia en el 100% actividades que atañen a la Gerencia de Mercadeo…”, sucesos que fueron iniciados a partir de la función de advertencia proferida por la Contraloría General de la República, emitida en el mes de febrero de 2012, por lo que las actuaciones aquí enmarcadas no fueron ejecutadas en la vigencia 2011, lo que hace relevante que para la mencionada vigencia no existió un control efectivo y pertinente a las degustaciones otorgadas por la destilera. Así mismo, se evidenció en auditoria de campo el memorando IDM-1081 del 8 de marzo de 2012, donde se adelantan las averiguaciones sobre las degustaciones para establecer los controles necesarios en este aspecto, y así dar cumplimiento a la función de advertencia anteriormente señalada. Por lo anterior, la observación continúa.

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Hallazgo Administrativo No. 8 Ausencia de seguimiento efectivo Degustaciones autorizadas por el Comité de Mercadeo •

a las

Criterio

Resolución interna No. 0129 de 2011, que reglamenta el funcionamiento del Comité de Mercadeo. •

Descripción de la situación

Mediante la Resolución interna No. 0129 de Febrero de 2011, “Por la cual se crea y estructura el Comité de Mercadeo de la Industria Licorera de Caldas”, señala la creación, objetivo, integrantes, funciones, y regulaciones de las reuniones del Comité de Mercadeo de la entidad; específicamente para las degustaciones, el acto administrativo señala en el artículo tercero, que el mencionado comité, debe “Recomendar la participación de la empresa e inversión de cualquier tipo de recursos en eventos y actividades que sirvan para promover publicitariamente el portafolio de productos y la imagen institucional”. Así mismo, en lo referente a la periodicidad de las reuniones, se proyecta que las mismas se realizarán semanalmente, y las mismas serán sustentadas mediante actas.

En este sentido, se evidenció que para el año 2011, el Comité de Mercadeo sustenta mediante acta un total de 48 reuniones donde se analizó y evaluó entre otras, los aspectos atinentes a la aprobación de degustaciones para impulsar los productos y las marcas de la Industria Licorera de Caladas. En cifras, para el año 2011 la destilera otorgó un total de 30.196 Unidades Reducidas de 750 ML. mediante Comité de Mercadeo, que corresponde al 6.72% del total de las degustaciones de la vigencia. No obstante, se logró evidenciar que un alto porcentaje de las mismas, fueron orientadas al mercado caldense, señalando así, la ausencia en cuanto a la participación de este tipo de degustación en otras partes del país y de mercados, lo que contraria el objetivo fundamental de la función de mercadeo, como es el de “Diseñar estrategias, planes, programas y proyectos comerciales de mercadeo y ventas para el lograr posicionamiento de los productos de la Industria Licorera de Caldas en los mercados nacionales e internacionales4” así mismo, no se logra evidenciar, el seguimiento, evaluación y 4

Resolución 706 de junio de 2008 por medio de la cual se adopta el plan estratégico 37

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control a las degustaciones otorgadas por este concepto, lo que hace relevante el hecho de generar vulnerabilidad a estas degustaciones.

En cuanto a los impuestos asumidos por la Industria Licorera de Caldas, en lo referente a las degustaciones otorgadas por este aspecto, se evidencia el siguiente comportamiento:

Cuadro Concepto de Degustaciones donde la ILC Asume los Impuestos

AÑO VALOR

2009

2010

2011

$112.243

$135.149

$149.387

2012 (a la fecha) $40.572

Comportamiento pago de impuestos por Degustaciones $ 160.000 $ 140.000

Valor

$ 120.000 $ 100.000 Serie1

$ 80.000 $ 60.000 $ 40.000 $ 20.000 $0 1

Año

Asimismo, se evidencia un comportamiento creciente, del pago de impuestos, al igual que un porcentaje de aumento del 33.1% entre las vigencias 2009 y 2011, sustentado básicamente en la Ordenanza No. 674 de 2011, “Por medio de la cual se actualiza el Estatuto de Rentas del Departamento de Caldas”, donde, para la industria licorera de caldas 2008 – 2011. 38

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específicamente en el parágrafo 2 del artículo 19 el cual señala que “los productos destinados directamente por la Industria Licorera de Caldas para degustación, promoción, donación, comisión, publicidad o los destine para el autoconsumo, no causaran impuesto al consumo y/o participación porcentual del 65% correspondiente al Departamento, estando obligados a pagar solo el 35% del IVA cedido”. No obstante no existe una regulación clara y puntual al interior de la destilera, que permita señalar los beneficiarios de la asunción de este impuesto por la ILC, toda vez que se observaron pago de particulares del mencionado impuesto. •

Causa

Ausencia de seguimiento a los productos de degustación de la Industria Licorera de Caldas •

Efecto

Incertidumbre en los productos de degustación. •

Respuesta de la Entidad

Las decisiones de aprobación de licor de degustación por parte del comité de Mercadeo, se hace como una vinculación a eventos en donde las contraprestaciones a favor de la ILC y de las marcas se expresan en visibilidad y pruebas de producto que permiten hacer conocer las bondades de los productos, logrando con ello el posicionamiento de las marcas. Es preciso aclarar que la ILC (Comité de Mercadeo) al analizar y aceptar las propuestas y al vincularse con licor de degustación en los diferentes eventos, permiten que los distribuidores del Departamento de Caldas se sumen a estas iniciativas ubicando material logístico y publicitario. Es de anotar que esta misma mecánica de vinculación a eventos con licor de degustación es un recurso que se aprovecha a favor de la ILC, para hacer presencia con elementos de visibilidad como pendones, dummies, en eventos donde sea pertinente y conveniente publicitariamente. El factor que contribuye al aumento de los impuestos generados por licor degustación se debe a las nuevas políticas Comerciales expresadas en el acuerdo 02 de 2011 de la Junta Directiva, con la cual las compras de productos de la ILC le 39

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otorgan derechos al Distribuidor de llevar automáticamente licor de degustación en porcentajes preestablecidos por cada pedido realizado; la política fue creada con el fin de tener un sostenimiento en el mercado con nuestras marcas, es decir, se encuentra debidamente regulado. El seguimiento a dichas degustaciones queda plasmado en los Informes de los interventores y a través de los reportes que nos envían los diferentes distribuidores. Por lo anterior solicitamos comedidamente sea levantada esta observación. •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas

La observación realizada por este organismo de control apunta al hecho que las degustaciones otorgadas por este concepto, no fortalecen el cumplimiento del objetivo fundamental de mercadeo en cuanto el posicionamiento de la ILC y sus productos en los mercados nacionales e internacionales, toda vez que en un alto porcentaje las degustaciones otorgadas mediante comité de mercadeo, son orientadas al escenario caldense; así mismo, no existe un procedimiento claro y preciso para el seguimiento a estas degustaciones, toda vez que la entidad señala la actuación de interventores en este aspecto, cuando en realidad, muchos de estos eventos no tienen el mencionado seguimiento, por lo anterior, se sostiene el hallazgo.

Hallazgo Administrativo No. 9 Falencias en las entrega de Degustaciones por Cupo Gerencial •

Criterio

Resoluciones internas No. 2097 de 1983 y No. 11 de 1995 las cuales establecen la cantidad de licor disponible para las relaciones públicas de la Gerencia General. •

Descripción de la situación

La Industria Licorera de Caldas tiene regulado el procedimiento de entrega de licor para degustación mediante la Resolución interna No. 111 de 1995, por medio de la cual se actualiza el fondo de relaciones públicas de la entidad, donde como hecho relevante, se establece en el artículo primero que se incrementará “…el 40

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aforo presupuestal del Fondo de Relaciones Públicas de la empresa, para cada vigencia a la cantidad de $22.5 millones y en el artículo segundo, que sobre el fondo anteriormente descrito, “girará el señor gerente autónomamente hasta 15 cajas de licor de 750 ml por evento y el señor subgerente hasta diez (10) cajas de licor de 750 ml”. En este sentido, para el año 2011 las degustaciones solicitadas por la gerencia ascienden a 20.371 UR de 750 ml, las cuales al ser comparadas con las asignadas a los demás distribuidores, tienen un alto porcentaje de participación en el total de las degustaciones asignadas, esto es, un 4.62% del total concedido, ocupando el tercer lugar en volumen de asignación. Desde la perspectiva de los productos, se evidencia que los que presentan mayor peso porcentual, son el Aguardiente, el Ron Gran Reserva, el Ron extra Viejo y el Cheers, con el 30.19%, 19.64%, 19.22% y 17.06% respectivamente.

ASIGNACIÓN DE DEGUSTACIONES POR EL CUPO DE GERENCIA DE ACUERDO AL PRODUCTO R. R. Gran Ron 4 TOTAL Aguardiente Ron Extra Cheers Vodka Kaldí Reserva AÑOS Viejo 6149,33 2615,59 4001,56 3914,76 3475,5 73,8 93 48 20371,54 30,19% 12,84% 19,64% 19,22% 17,06% 0,36% 0,46% 0,24% 100,00%

De esta manera, se evidencia que los productos que mas alta valoración obtuvieron al momento de asignar las degustaciones, son aquellos que presentan un costo mayor para la empresa, caso específico los rones de mas alto añejamiento y la crema de ron.

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PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN POR PRODUCTO DEL CUPO DE GERENCIA - 2011 Kaldí; 0,46% Cheers; 17,06%

Ron 4 AÑOS; 0,24%

Vodka; 0,36% Aguardiente Ron R.Gran Reserv Aguardiente; 30,19%

R.Extra Viejo Cheers Vodka Kaldí

R.Extra Viejo; 19,22%

Ron 4 AÑOS R.Gran Reserv; 19,64%

Ron; 12,84%

Así mismo, al observarse los formatos de petición de degustación por cupo de gerencia, no se logra evidenciar el beneficiario del mismo, el objeto o el sustento por el cual se otorga la degustación, y el recibido del producto por el beneficiario; es decir, se observa un gran riesgo de perdida del producto o mala utilización de la degustación, toda vez que no existe un procedimiento claro y pertinente en este aspecto. Lo anterior se sustenta, que este tipo de degustación no esta inmerso dentro del Manual de operación por Procesos – MOP de la entidad, lo que impide su seguimiento y control. •

Causa

Falta de seguimiento a las degustaciones otorgadas por la Industria Licorera de Caladas •

Efecto

Incertidumbre en los productos de degustación. •

Respuesta de la Entidad:

En el sistema de información de la ILC se habilitó una opción (Campo Vendedor) y se creó un código que permite identificar la degustación solicitada por cada una de 42

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las Gerencias de la I.L.C. Esta acción correctiva fue puesta en marcha inmediatamente se detectó la dificultad en la separación de la información para la entrega de los informes solicitados en la visita de campo que hizo la Contraloría y servirá como instrumento de control del licor entregado como Degustación. Por lo anterior solicitamos comedidamente sea levantada esta observación. •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas

La Industria licorera de Caldas acepta lo enunciado por este organismo de control, por lo tanto la observación continúa.

Hallazgo Administrativo No. 10 Degustación •

Debilidades en la marcación de licor de

Criterio

Ley 872 de 2003 “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios". •

Descripción de la situación:

En cuanto a la marcación de etiquetas del producto de degustación, la Industria Licorera de Caldas las realiza mediante sticker de color rojo, de forma rectangular y con una medida aproximada de 7.5 cm x 2.5 cm, donde se observa la leyenda en letras blancas “LICOR DE DEGUSTACIÓN PROHIBIDA SU VENTA”, y/o la marca mediante video jet o marcado láser. No obstante, se pudo establecer que los sticker no ofrecen la confiabilidad para la marcación de este producto, toda vez que su retiro puede realizarse fácilmente, y en ocasiones no se ubica sobre la etiqueta sino por un costado de la botella. Así mismo, la marcación láser o video jet, es de un tamaño muy reducido, lo que impide a los ojos del consumidor identificar el producto que está consumiendo, generando riesgos del proceso y una utilización diferente del producto de degustación. •

Causa

Ausencia de standarización en la marcación del producto de degustación. 43

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

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•

Efecto

Alta vulnerabilidad del producto de degustación •

Respuesta de la Entidad:

Con referencia a la confiabilidad del sticker, me permito informarle que el sticker fue desarrollado en materiales diseñados para que una vez se intente realizar el despegado del mismo, se produzca el rasgado del sticker. Así mismo, la imposición del sticker se ha surtido sobre la etiqueta, de tal forma que al intentar despegar el sticker, también se rasgaría la etiqueta. Sobre la ubicación del sticker al costado de la botella, podemos concluir que se trata de una condición por debajo de estándar para este tipo de marcaciones y obedece a eventos, que aunque poco probables, que podrían ocurrir. Sin embargo, la aplicación controlada del sticker siempre se ha realizado incluyendo la etiqueta del producto a fin de garantizar el rasgado de la misma. Sobre la marcación de productos con videojet de Degustación, me permito informarle que hemos realizado varias consultas con otras empresas líderes del mercado, las cuales, por tratarse de prácticas industriales enmarcadas en el secreto industrial, se nos ha comunicado solo verbalmente, así: •

Fábrica de Licores de Cundinamarca: El actual distribuidor de la empresa de Licores de Cundinamarca, Representaciones continental, verbalmente nos ha informado que la identificación del producto en degustación se realiza con videojet o con sticker y que a la fecha, no cuentan con registro de producto identificado con Degustación por medio de etiquetas.

•

Industria de Licores del Valle e Industria Licorera del Cauca: Consultado nuestro proveedor de etiquetas, se nos ha informado, verbalmente también, que en la actualidad NO producen etiquetas para estas empresas con la identificación: Degustación. De esta forma, se establece que la marcación del producto “Degustación” con videojet o tecnologías videojet, es una práctica generalmente aplicada y adoptada por las industrias licoreras del país. Sobre la pertinencia del tamaño y las dimensiones del texto, es necesario aclarar que actualmente se realiza la aplicación del videojet con el máximo tamaño 44

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permitido por los equipos disponibles en la Industria Licorera de Caldas, sin sacrificar, otros elementos de marcación como lo son la trazabilidad, el destino, la fecha y horas de producción, datos que deben llevar todas y cada una de las unidades envasadas por la ILC. Por lo anterior solicitamos comedidamente sea levantada esta observación. •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas

Si bien es cierto la contradicción expuesta por parte de la Industria Licorera de Caldas goza de toda certeza y peso argumentativo, la idea con la observación aquí expuesta, es que el proceso de marcación del licor de degustación sea estandarizado de tal manera, que no sea “discrecional” al evento y/o producto, o que se utilice indistintamente el sticker o el video jet. Por tal motivo la observación continúa.

Hallazgo Administrativo No. 11 Ausencia de control a los recursos invertidos en Publicidad •

Criterio

Ley 872 de 2003 “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios". •

Descripción de la situación

La Industria Licorera de Caldas, no realiza mediciones del impacto del recurso orientado a la publicidad de los productos de la destilera, lo que permite establecer que las actuaciones en este sentido no tienen un sustento histórico y analítico de las variaciones y efectividad de la publicidad. •

Causa

Recursos orientados a publicidad sin un procedimiento que permita medir su impacto •

Efecto 45

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

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Falta de medición, evaluación e impacto de los recursos de publicidad. •

Respuesta de la Entidad:

Las tendencias de consumo de licor a nivel nacional han ido cayendo años tras año, esta situación debe advertirse ajena a que haya una efectiva estrategia de publicidad, al contrario gracias al apoyo que se brinda desde la Gerencia de Mercadeo, nos hemos sostenido en el mercado frente a amenazas que impone el medio como son la incursión de licores de muy buena calidad y a bajos costos como WHISKY, VODKA, APERITIVOS Y CREMAS. Esto ha conllevado que en armonía con una política de disminución de costos y gastos de la empresa, apuntando siempre a lograr mejores resultados financieros al cierre de cada vigencia en aras de trasladar mayores transferencias al Departamento, se opte por ser austeros en el gasto, pues de otra manera habría que hacer grandes erogaciones que implican Estudios de Mercado y desplazamientos de personal. Por lo anterior nos hemos sujetados a los informes de la Interventoria a quienes de alguna manera se les descarga la responsabilidad en el logro de los impactos y efectividad de la publicidad. Es importante resaltar que una de las exigencias y como soporte al momento de presentar la cuenta de cobro por la vinculación publicitaria es un informe donde se contempla asistencia, rotacion e impacto; a manera de ejemplo anexamos un informe de Populares LTDA, de Cristal Occidente de fiestas del SAMAN y Ecoturismo, Informe Concierto Montería presentado por Olímpica. No obstante podríamos afirmar que el retorno de la inversión es difícil de cuantificar pero se maneja un intangible como son el Top of mind de las marcas, además del impacto publicitario que se tiene a diario en los consumidores a través del free press de los medios de comunicación tanto nacionales como internacionales , los impactos por degustaciones, por visibilidad de las marca, por patrocinio de eventos y demás actividades que son apoyadas desde la Industria Licorera de Caldas y sus comercializadores. Es importante darle el gran valor al top of mind ya que solo se consigue gracias a las actividades realizadas por las marcas en el mercado, se anexan publicaciones del periódico la patria donde se habla del posicionamiento de las mismas en el consumidor. Las inversiones se hacen teniendo en cuenta los datos históricos de vinculaciones de la ILC y las mediciones que se realizan en los diferentes medios de 46

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comunicación donde nos muestra las mejores opciones para nuestras marcas. Se anexa ejemplo de medios de comunicación como lo es el ECAR. Las vinculaciones publicitarias son analizadas por el comité de mercadeo y publicidad y son recomendadas de acuerdo al plan de mercadeo de la ILC, Anexo: 44 folios útiles Por lo anterior solicitamos comedidamente sea levantada esta observación. •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas

Los argumentos señalados por la industria Licorera de Caldas, tienen un peso argumentativo fuerte que permite establecer unos criterios claros en este aspecto, no obstante, no se logra evidenciar una coherencia en el recurso orientado en este aspecto, ya que se evidencian valores muy disimiles entre las diferentes vigencias, hecho que permite establecer la ausencia de procedimientos claros en este aspecto, por lo anteriormente expuesto, la observación queda en firme.

Hallazgo Administrativo No. 12 con Presunto Alcance Fiscal. Irregularidades en contratación. •

Criterio

Constitución Política de Colombia Artículos 209 y 267 principios de la función administrativa y gestión fiscal; Acuerdo del Consejo Directivo No. 007 del 18 de febrero de 2008 “Manual de Contratación de la ILC”, Artículo 4. •

Descripción de la situación

La industria Licorera de Caldas, celebró el Contrato de Suministro No. 122-2011 el 10 de octubre de 2011, con Guala Closures de Colombia, para el suministro de cápsulas de seguridad, por valor de $1.268 millones y con plazo de ejecución de 3 meses. Posteriormente celebró el contrato de Suministro No. 128-2011 del 03 de Noviembre de 2011, con el mismo contratista y el mismo objeto, por valor de $ 1.933 millones y una duración de 4 meses, los estudios previos fueron realizados el 06 de octubre de 2011, fecha en la cual no se había suscrito el 47

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

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primer Contrato, seguidamente fue adicionado el 16 de diciembre de 2011 en la suma de $305 millones y el 22 de febrero de 2012 por $661 millones. De lo anterior se colige la ausencia de planeación por parte de la entidad en la elaboración de los estudios de conveniencia y oportunidad de los contratos mencionados, al igual que en las adiciones realizadas al segundo acuerdo; situación que compromete no solo los recursos invertidos y calculados aproximadamente en $4.167 millones, sino también una presunta ejecución irregular en los plazos sucesivos y reducidos para la celebración de los mismos, incumpliendo notablemente los tiempos pactados para cada contrato en particular; de donde se desprende el siguiente interrogante: ¿cuál era la necesidad real en cifras concretas para la adquisición de estas cápsulas de seguridad en estas fechas determinadas, además de comprometerse vigencias futuras al celebrar el segundo contrato en el mes de noviembre y pactar un plazo de cuatro meses?. •

Causa

Celebración de contratos y adiciones, durante términos cortos y continuos, sin tener en cuenta las proyecciones comerciales y de abastecimiento inicialmente diseñados por la entidad. •

Efecto

Inobservancia de principios de la función administrativa y gestión fiscal en la suscripción de los acuerdos. •

Respuesta de la Entidad

“Frente a la afirmación de la falta de planeación en la generación de los estudios de conveniencia y oportunidad de los contratos, me permito informarle que desde Septiembre de 2010 (para el caso de la vigencia 2011) se mencionaron por parte del Profesional Especializado en Logística los diferentes requerimientos de recursos para la contratación durante la vigencia del 2011. Para el 5 de Enero de 2011, se realizó reunión con el objetivo de revisar los saldos disponibles para la compra de insumos para la vigencia 2011, producto de esa reunión la Oficina logística manifestó la necesidad de los requerimientos anuales de compra de insumos, teniendo en cuenta, el desarrollo de los planes y programas del área implementados en el plan anual de compras, sin embargo, la 48

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

VERSION: 1.0 FECHA: MAYO 9 DE 2012

Gerencia Financiera informó en su oportunidad que el presupuesto disponible, de acuerdo a la planeación contractual de dicha área, debía ajustarse para las compras del primer semestre; así mismo informó, que posteriormente se analizaría la liberación de presupuesto para el cumplimiento de las compras anuales requeridas, de acuerdo a la planeación contractual. Por restricciones presupuestales, se dio la instrucción a la Oficina Logística de suscribir Estudios de necesidad sólo para el primer semestre. Así mismo se informó, por parte de la Gerencia Financiera, que se estaban realizando todas las gestiones para procurar una adecuada ejecución del gasto y un equilibrio presupuestal. En virtud de lo anterior, fueron la planeación, la generación de proyecciones comerciales y las proyecciones de abastecimiento, las que permitieron de una forma controlada administrar eficientemente el presupuesto disponible para aquella época. Ya, en marzo de 2011, se informó a la Gerencia Técnica que podía realizar un segundo grupo de estudios previos, teniendo en cuenta el presupuesto disponible, conforme al principio de homeóstasis presupuestal. En tal sentido, se suscriben los estudios en función del presupuesto parcial disponible, a la espera de traslados y ajustes presupuestales para dichas compras. Finalmente y teniendo en cuenta que existía la necesidad planteada desde principio de año de un número definido de cápsulas, se surtieron los terceros estudios previos, a fin de completar el proyecto de abastecimiento inicialmente planteado, en cumplimiento del plan estratégico de la empresa. Analizando los diferentes movimientos presupuestales que ha tenido el rubro a que hacen relación los citados contratos, es decir el de “Capsulas, tapas, dosificadores”, vemos que tuvo el siguiente comportamiento para la vigencia fiscal 2011: MES ENERO FEBRERO MARZO

APROPIACIÓN INICIAL 6.000.000.000 3.097.414.954 5.983.414.954

ACCIÓN SE EXPIDIÓ CDP SE CANCELO CDP SE EXPIDIÓ CDP 49

APROPIACIÓN FINAL 3.097.414.954 5.983.414.954 3.108.357.954

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ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE

3.108.357.954 3.108.357.954 3.052.508.954 2.748.868.954 1.326.377.337 1.326.377.337

OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

3.836.000.000 1.976.599.328 1.976.599.328

SE EXPIDIÓ CDP SE EXPIDIÓ CDP SE EXPIDIÓ CDP SE ADICIONARON RECURSOS SE EXPIDIÓ CDP SE EXPIDIÓ CDP

3.108.357.954 3.052.508.954 2.748.868.954 1.326.377.337 1.326.377.337 3.836.000.000 1.976.599.328 1.976.599.328 1.749.945.021

Como se aprecia, desde los albores de la vigencia fiscal 2011 el rubro ha contado con recursos amplios y suficientes para atención de las necesidades que sobre el particular podría incurrir la ILC. Se discrepa del planteamiento referente a comprometerse vigencias futuras, pues vale la pena recordar que éstas, de conformidad con la ley, están prohibidas para el último año de gobierno, como en efecto lo fue el 2011, concluyendo entonces que no se aprobaron vigencias futuras. Finalmente un aspecto que vale la pena mencionar es que para el mes de septiembre de 2011, dicho rubro recibió una adición de recursos por valor de $3.850.951.663 y finalizó la vigencia con recursos cercanos a los $1.750 millones que no fueron ejecutados. Anexo: 8 folios útiles. Por lo anterior solicitamos comedidamente sea levantada esta Hallazgo”. •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas

Este ente de control, encuentra que la respuesta dada por la entidad, no es contundente para desvirtuar nuestros argumentos, en vista de la duda que se genera se hace necesario dar traslado a la División de Responsabilidad Fiscal. Este Hallazgo se confirma.

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Hallazgo Administrativo No. 13 Desactualización del Manual de interventoría •

Criterio

Descripción de la situación

La Industria Licorera de Caldas, mediante la Resolución interna No. 2045 del 15 de noviembre de 2004 estableció su Manual de Interventoría, sin embargo a la fecha de la ejecución de esta auditoría, se evidencio que dicha herramienta no se encuentra actualizada, toda vez que posterior a su expedición se han proferido normas que introducen nuevas obligaciones como la Ley 1474 del 12 de julio de 2011 en materia de interventoría. •

Causa

Si bien la entidad cuenta con herramientas internas, que sirven como derrotero para el desempeño de funciones de seguimiento y control ejercidas por sus funcionarios, la misma no acopia toda la información relacionada con el asunto en particular. •

Efecto

Pluralidad de fuentes de consulta, generando en los designados por la entidad, oscilación en la aplicación de las normas, durante la ejecución de sus funciones. •

Respuesta de la Entidad

“La Industria Licorera de Caldas estableció dentro de la política contractual artículo segundo del Acuerdo 07-2008 la obligatoriedad de los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, dejando claridad en el sometimiento del régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, la Ley 128 de 1976 y las normas que las modifiquen o complementen. Subrayas fuera de texto. 51

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Sobre el anterior aspecto, la Industria Licorera de Caldas, cuenta con un Modelo Operación por Procesos (MOP) en el cual se desarrolla los macroprocesos, procesos, subprocesos y procedimientos de la empresa destilera, tendientes al mejoramiento institucional. En dicho modelo está implementado el procedimiento denominado NORMOGRAMA, con las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables, verificando a través del desarrollo del MECI, el cumplimiento de todas y cada una de dichas normas aplicables a la empresa destilera. Subrayas fuera de texto. El procedimiento denominado NORMOGRAMA se encuentra a cargo de la Asesoría Jurídica, cuyo propósito es permitir a la Industria Licorera de Caldas delimitar su ámbito de responsabilidad, estar actualizado sobre la vigencia de las normas que regulan sus actuaciones, evidenciar las relaciones con otras entidades en el desarrollo de su objeto social, y apoyar todos los procesos que conforman la estructura documental. El procedimiento de normograma, es una herramienta que nos permite consolidar una gestión pública eficiente, eficaz, transparente, efectiva y optimizadora de recursos y procesos de acuerdo con las normas aplicables a la empresa destilera, razón por la cual, el manual de interventoría optimiza la sumatoria de funciones de los servidores en los controles administrativo, financiero, contable, técnico, entre otros. La Resolución interna número 2045 del 15 de noviembre de 2004 por medio de la cual se establece el Manual de Interventoría es una directriz para los funcionarios que ejercen las funciones de Interventoría. De acuerdo con lo anterior, la empresa en apoyo del equipo interdisciplinario, da a conocer y las normas a los servidores que modifiquen, adicionen, complementen sus funciones, en desarrollo del TITULO I - DE LOS PRINCIPIOS FUNDAMENTALES de la CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA, en especial el ARTICULO 6. “Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.” Resaltado nuestro. Es por esto que se presenta y anexan las siguientes evidencias: 52

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Impresiรณn de la pantalla del desarrollo del procedimiento normograma donde se evidencia la actualizaciรณn normativa al interior de la empresa, en especial al tema sobre la Ley 1474 de 2011.

Inclusiรณn y aplicaciรณn de la Ley 1474 de 2011.

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Memorando GA- 5450 del 1° de septiembre de 2011, por medio del cual el Gerente Administrativo de la Industria Licorera de caldas, solicita la revisión, análisis y ajustes de la información contenida en los subprocesos.

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Memorando OAJ-938 del 29 de febrero de 2012 expedido por la Asesoría Jurídica y dirigido a los dueños de los procesos, relacionado con la actualización del Normograma 4. Memorando OAJ-1808 del 25 de abril de 2012 expedido por la Asesoría Jurídica y dirigido a los dueños de los procesos, relacionado con la actualización del Normograma 5. Formato o control de asistencia de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011. Con todo respeto, solicito sea excluida esta Hallazgo, por cuanto la empresa tiene incluido dentro de su normograma Ley 1474 del 12 de julio de 2011, aplicable a TODOS los servidores de la empresa, por el solo hecho del ejercicio propio de sus funciones como servidores de la Industria Licorera de Caldas. Anexo: 6 folios útiles” •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas

Para este órgano de control es significativo que la ILC, disponga de una herramienta útil y moderna como lo es el Normograma, que tiene entre otras bondades permitir a la entidad, estar actualizada en la vigencia de las normas; no obstante el manual de interventoría es igual de importante, como un instrumento que contiene las pautas para el buen desempeño de las funciones de seguimiento y control; de igual manera en revisión de algunos contratos, se observó que en la clausulas referente a “INTERVENTORIA”, son establecidas unas funciones de supervisión y además hacen mención de la Resolución No. 2045 del 15 de noviembre de 2004, a la cual hacen remitir los designados para el cumplimiento de sus funciones y no se evidencia que referencien la consulta de las normas en el procedimiento de normograma. Por todo lo anteriormente expuesto, este Hallazgo continúa.

Hallazgo Administrativo No. 14 Deficiencias en la expedición de registros presupuestales •

Criterio

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•

Descripción de la situación

Los registros presupuestales de los siguientes contratos, fueron expedidos en fechas anteriores a la suscripción de los mismos o de las respectivas modificaciones: • • • • • • • • • • • • • • • •

Contrato de publicidad No. 029-2011 del 27 de abril de 2011 RP No. 578 del 26 de abril-2011 por $ 80 millones. Contrato de publicidad No. 044 -2011 del 17 de junio de 2011 RP No. 785 del 08 de jun-2011 por $136 millones, correspondiente al valor del impuesto al consumo. Contrato de Suministro No. 120-2011 del 28 de septiembre de 2011 RP No. 1217 del 27 de sep-2011 por $952 millones Minuta de adición del 24 de octubre de 2011 RP No. 1292 del 21 de octubre de 2011 por $475 millones Contrato de Suministro No. 128-2011 del 03 de Noviembre de 2011 Minuta de adición No. 02 del 22 de febrero de 2012 RP No. 315 del 21 de febrero de 2012 por $661 millones Contrato de Suministro No. 019-2011 del 31 de marzo de 2011 Minuta de adición del 26 de julio de 2011 RP No. 1040 del 25 de julio-11 por $353 millones Contrato de Suministro No. 110-2011 del 09 de septiembre de 2011 RP No. 1164 del 06 de sep-2011 por $1.679 millones

•

Causa

Expedición de los registros presupuestales, sin contar con el soporte para los mismos, en esta caso los contratos o adiciones contractuales. •

Efecto

Inadecuada ejecución del presupuesto . • Respuesta de la Entidad “Refiere el ente de control que algunos registros presupuestales fueron expedidos en fechas anteriores a la suscripción o modificación de los contratos. 56

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Se hace alusión al termino “suscripción”, como la fecha impuesta manualmente a los diferentes contratos celebrados por la ILC, dentro del desarrollo de su objeto social. Al respecto bien vale la pena mencionar que en efecto la expedición del respectivo registro presupuestal está enmarcado dentro del ordenamiento presupuestal, pues se expide de conformidad con el acuerdo de las partes, tanto en precio como en objeto y elevado a escrito, al momento de la elaboración o posterior del contrato, cumpliendo cabalmente con los requisitos de perfeccionamiento. Adicionalmente en el plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría Departamental de Caldas, correspondiente a la vigencia fiscal 2009, en el hallazgo numero 9 fue aceptada como acción correctiva a desarrollar la siguiente: “Expedir registro presupuestal en la misma fecha de celebración del contrato.” Situación que se ha cumplido a cabalidad por parte de la ILC. Por lo anterior, no vemos la razón de estar incumpliendo ni transgrediendo el artículo 21 del Decreto 115 de 1996, como lo señala la Contraloría Departamental de Caldas en la presente Hallazgo. Por lo anterior solicitamos comedidamente sea levantada esta Hallazgo”. •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas

Los argumentos de la entidad no desvirtúan esta Hallazgo, toda vez que durante la ejecución de la auditoria, se tomo como referencia la fecha que se encuentra en la parte final de los contratos, si bien es impuesta de forma manual, se entiende que en esa fecha se firma el acuerdo de voluntades. Por esta razón esta Hallazgo se mantiene.

Hallazgo Administrativo No. 15 con Presunto Alcance Fiscal. Deficiencias en la contratación de etiquetas. •

Criterio

Resolución interna No. 2045 del 15 de noviembre de 2004 “Por la cual se adopta el Manual de Interventoría en la Industria Licorera de Caldas”, Artículo 13. Acuerdo de Consejo Directivo No. 007 del 18 de febrero de 2008 “Manual de Contratación de la ILC”, Artículo 5. 57

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•

Descripción de la situación

La Industria Licorera de Caldas celebró durante la vigencia 2008 el contrato de Suministro No. 074-2008 el 29 de julio de 2008 con la Sociedad Litocencoa Ltda, cuyo objeto es el “Suministro de etiquetas y contra etiquetas para la elaboración de licores en marcas propias y de terceros, producidos por la Licorera, conforme a las solicitudes o pedidos realizados por la licorera”, con un plazo de ejecución de 1 año y por valor de $515 millones. Dentro del expediente se observa dos modificaciones, es así como mediante escrito de fecha 27 de agosto de 2008, los supervisores del contrato presentan solicitud de modificación del contrato, relacionando código, descripción, cantidades y valor de la adición, se expide el AD (ajuste disponibilidad presupuestal) del 16 de septiembre de 2008 por valor $203 millones y el AP (ajuste registro presupuestal) por el mismo valor y con la misma fecha, y posteriormente reposa la minuta de la modificación No. 01 el día 18 de septiembre de 2008, en donde se adicionan varias cantidades, que fueron cotejadas con el informe del 26 de abril de 2012, del sistema de inventarios de existencias de la bodega 81 -materia prima para dar de baja-, encontrándose que las siguientes referencias se encuentran en esta bodega para ser dadas de baja:

Cifras en millones

CODIGO

CANTIDADES ADICIONADAS

DESCRIPCION

3018452 0

ETIQ RVC 750ML

TRADIC.

3018452 6

ETIQ RVC 750ML HUI

TRADIC.

3018453 2

ETIQ RVC TRADIC. 750ML SAN 8

3018475 0

ETIQ CRISTAL AZUCAR 750 ML

3018452 8

ETIQ RVC 1750ML HUI

CANTIDADE S EN BODEGA

VALOR CONTRATO

TOTAL

2.378.800 u

4.115.893 u

$ 39

74.500 u

32.240 u

$ 2.5

41.000 u

48.727 u

104.500 u

137.500 u

$ 4.7

5.000 u

4.900 u

$ 1.5

$ 2.4

SIN

TRADIC.

TOTAL

$ 50.6

Fuente: Minuta Modificación 1 al Contrato de suministro No. 074-2008 e Informe de Existencias Bodega 81”

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Llama la atención la Etiqueta RCV Tradicional 750 ml, la cual fue incluida en la adición del contrato con 2.378.800 unidades y al comparar con el inventario aparece para dar de baja 4.115.893 unidades, reportado con un costo unitario de $18 pesos y un costo total de $74.5 millones. Es de anotar que el equipo auditor realizó visita a la bodega 81, confirmado la existencia y permanencia de las etiquetas en el lugar. •

Causa

Ausencia de un efectivo seguimiento y control a la ejecución del contrato por parte de los supervisores designados y debilidades en la planeación de la adición efectuada. •

Efecto

Esta situación genera un posible detrimento, por cuanto las materias primas para dar de baja ascienden a un valor de $74.5 millones. •

Respuesta de la Entidad

“Para el año 2008 se remitió por parte de la Gerencia Comercial las proyecciones comerciales para el mismo año, especificando las diferentes referencias. Para el caso del Ron Viejo de Caldas 750mL, específicamente se detallaron las siguientes cantidades:

DEPARTAMENTO AMAZONAS ATLANTICO BOLIVAR BOYACA ZONA 1 ZONA 2 ZONA 3 ZONA 4 INBOND LA NUBIA CAQUETA CAUCA

RON VIEJO DE CALDAS 3 AÑOS 750mL 5,961 186,751 221,788 284,023 114,827 118,460 62,878 5,490 94,364 476,701 59

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CESAR CHOCO 179,412 CORDOBA 149,540 CUNDINAMARCA 1,463,904 GUAJIRA HUILA 125,608 MAGDALENA 135,487 NARI¥O 631,827 NORTE DE SANTANDER 122,276 PUTUMAYO 41,198 QUINDIO 392,673 RISARALDA 409,801 SAN ANDRES 126,979 SANTANDER 225,396 SUCRE 113,757 TERRITORIOS NALES 379,707 TOLIMA 332,220 VALLE 2,437,714 VAUPES 13,679 SUBTOTAL 8,852,422 Revisado el sistema de información de ventas nacionales, las salidas por ventas para la misma referencia ascienden a: Nom Sucursal

Nacional

AÑO

2,008

Suma REDUCIDAS GRUPO RONES

de Grupo PT

Familia PT Ron Tradicional

Ron

Total 6,092,260.00

Total RONES

6,092,260.00

Total general

6,092,260.00 60

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El diferencial entre lo presupuestado y lo efectivamente vendido, corresponde a 2,760,162 unidades de Ron Viejo de Caldas 750mL menos de las presupuestadas. Teniendo en cuenta la planeación de compra de insumos, la concentración de retiros en los últimos dos meses de cada año, como una práctica razonable se surtió el abastecimiento de dichas etiquetas en virtud de garantizar la disponibilidad de insumos. Cabe anotar, que una vez se realizara la producción de las unidades proyectadas, se esperaba contar con un stock de seguridad de solo 1.200.000 etiquetas, para finalizar el año 2008; Stock de seguridad razonable para dicha operación. No obstante el desequilibrio comercial, producto del comportamiento del mercado, la expectativa de retiros no fue la considerada a principios de 2008. Consecuentemente, se generó un exceso de etiquetas producto del desequilibrio en el mercado. Adicionalmente, se surtió el proyecto de conmemoración de los 80 años de la fórmula del Ron Viejo de Caldas, para lo cual se determinó una edición especial y conmemorativa de 3.000.000 de unidades, lo cual consta en el acta de informe al Gerente técnico y al Jefe de ingeniería y Mantenimiento. (Ver Anexo). Para el 30 de marzo de 2009, se informa a la Gerencia Técnica, la Gerencia Comercial y la Gerencia Financiera, por parte de la Gerencia General y de la Gerencia de Mercadeo, que en vista del la aceptación por parte de los consumidores y el comportamiento en las ventas, la decisión de “sustituir en forma definitiva la producción de Botella para Ron Viejo de Caldas 750mL de la “tradicional botella” por el nuevo envase desarrollado de RON VIEJO DE CALDAS”. En tal sentido, claramente se evidencia que la decisión de cambiar una presentación por la otra, obedece a una preferencia del mercado y del consumidor final, lo que se encuentra enmarcado dentro de las estrategias y tácticas empresariales que deben implementar todas las empresas para anticiparse y satisfacer las necesidades de un mercado competitivo y globalizado, como es el mercado de los licores, el cual, a pesar de contar con un monopolio estatal, compite de frente con marcas de talla internacional, que cambian sus presentaciones, envases, cajas y etiquetas constantemente. Por lo anterior solicitamos comedidamente sea levantada esta Hallazgo. 61

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Anexo: 9 Folios útiles”. •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas

Los argumentos presentados por la entidad, no logran desvirtuar la observciòn, toda vez que si se presentaron debilidades en la adición del contrato de etiquetas, referencias que se encuentran en la actualidad en inventario de materias primas para dar de baja, por este motivo continúa este Hallazgo.

Hallazgo Administrativo No. 16 con Presunto Alcance Fiscal. Irregularidades en la ejecución del Convenio Interadministrativo celebrado con el Departamento del Choco. •

Criterio

Descripción de la situación

La Industria Licorera de Caldas y la Gobernación del Choco, celebraron el Convenio interadministrativo No. 001 del 11 de noviembre de 2009, para la producción y comercialización del producto “Aguardiente Platino Deluxe”, de parte de la Industria Licorera de Caldas así como el portafolio de licores del departamento de Choco en todas sus presentaciones; por un valor de $12.714’ millones y un plazo de ejecución de 10 años. Del análisis realizado, se pude determinar que dentro de la ejecución del contrato se han presentado varias incidencias a saber: •

La ILC a través de escrito fechado 31 de mayo de 2010 dirigido al supervisor del convenio, Secretario de Hacienda del Choco, solicitó la entrega de las formulas y procedimientos de fabricación del producto, toda vez que a la fecha no se había iniciado la producción licor por no contar con este información. 62

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

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•

En acta de mutuo acuerdo del 23 de diciembre de 2010, las partes de este convenio, concertaron unas bases para la producción y comercialización, considerando algunas situaciones técnicas como “el solo trámite del registro en el Invima del nuevo producto y la etiqueta, que duró alrededor de tres meses” y además “en el proceso de elaboración de la nueva botella de 375 c.c., se diseñó con curvas lo que implicó volver a rediseñar la etiqueta y enviarla nuevamente al Invima para que cumpla con todas las especificaciones de un producto de exportación”.

•

Por último, el día 28 de septiembre de 2011 el Gerente comercial de la ILC, solicitó a la gerencia del comercializador Licochoco S.A., retirar 188.324 unidades comerciales de 375 ml, que la licorera produjo basada en el plan de compras y retiros presentado por la sociedad y que aún no han sido retiradas de sus bodegas. Asimismo reiteradamente le solicitó presentar el nuevo plan de compras de acuerdo al nuevo proceso de producción con la formula presentada por el Departamento del Choco, circunstancia que genera posibles retrasos en la producción e incumplimientos de las obligaciones por parte del comercializador. Ahora bien, mediante informe de interventoría del 23 de enero de 2012, suscrito por el Gerente Comercial Mauricio Vélez y Samuel Gómez Mejía, manifiestan que “Las compras al cierre de la vigencia 2011 ascendieron a 240.000 unidades, para una ejecución del 100%”. Con esta declaración, se puede concluir que las 188.324 unidades en bodega, fueron retiradas por Licochocó para su comercialización; sin embargo en listado de existencias del sistema de inventarios de la bodega No. 5 de la ILC, se observa allí registrado los siguientes códigos: CANTIDADES BODEGA

CODIGO

DESCRIPCION

2319-Cho

AG Platino Sin Azu 375 ml

184.460 u

2317-Cho

AG Platino Sin Azu 375 ml

4.307 u

TOTAL

188.767 u

Fuente: “Listado existencias Bodega No.5 sistema inventarios”

Referencias de licor y cantidades que guardan correlación con las mencionadas anteriormente dentro del convenio y contrato de comercialización, información que fue verificada en campo y que no coincide con lo manifestado en el informe de 63

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

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interventoría, generando incertidumbre en el cumplimiento parcial o no del objeto contractual. •

Causa

No existe un efectivo seguimiento y control a la ejecución del contrato por parte de los supervisores de este. •

Efecto

Esta situación genera un posible detrimento, toda vez que no se ha cumplido en su totalidad, las obligaciones del contrato. •

Respuesta de la Entidad

“Sobre la referencia 2319-CHO AGUARDIENTE PLATINO SIN AZUCAR 375ML 29%, le permito informamos, que el producto se envasó de acuerdo con los requerimientos comerciales del cliente. La existencia se encuentra almacenada en el Almacén de Productos Terminados identificada como producto conforme. El área de control de calidad de Insumos y Productos terminados realizó la verificación del producto y constató la conformidad del mismo, por lo cual no se ha generado detrimento patrimonial a la luz de la Ley 610 de 2000. Adicionalmente, el área comercial informa que existe el compromiso, por parte del comercializador, para que se produzca el retiro de dichas mercancías conformes. Por lo anterior solicitamos comedidamente sea levantada esta Hallazgo”. •

Posición de la Contraloría General de Caldas

La respuesta dada por la Industria Licorera de Caldas, en su derecho de contradicción no es suficiente para desvirtuar la observación descrita, por lo tanto esta se confirma.

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Hallazgo Administrativo No. 17 con Presunto Alcance Disciplinario. Ausencia de verificación en el pago de los aportes realizados al Sistema de Seguridad Social Integral •

Criterio

La Ley 789 del 27 de Diciembre de 2002, “Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo”, Artículo 50. •

Descripción de la situación

La industria Licorera de Caldas, celebró el contrato de publicidad No. 044 -2011 del 17 de junio de 2011 con el señor Raúl Gómez Cruz, con el objeto de realizar actividades promocionales y compra de material publicitario en el departamento de Huila, por valor de $350 millones y una duración hasta el 31 de diciembre de 2011; dentro del expediente reposa certificado de matrícula de establecimiento expedido por la cámara de comercio de Neiva del 02 de junio de 2011, donde aparece el contratista como propietario del establecimiento de comercio de nombre Distribuidora de Licores San Agustín, asimismo reposa el acta de interventoría final del 24 de febrero de 2012 y certificación de la gerencia de mercadeo y eventos del 27 de febrero de 2012 de cumplimiento del contrato. Dentro del análisis de la contratación, se realizó consulta a través de los sistemas de información públicos, para verificar el tipo de afiliación al Sistema General de Salud, evidenciándose que el contratista se encuentra reportado como beneficiario y no realiza aportes en el Régimen contributivo, contrariando lo establecido en la norma; sin embargo se informó al supervisor del contrato, con el fin de obtener las planillas de pago y confrontar la información registrada con el Fondo de Solidaridad y Garantía Fosyga, trámite que se hace necesario con el fin de corroborar o desvirtuar lo evidenciado en campo. •

Causa

Ausencia de un efectivo seguimiento y control a la ejecución del contrato. •

Efecto

Incumplimiento de la destilería, en cuanto al “Control a la evasión de recursos parafiscales”. 65

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•

Respuesta de la Entidad

“Una vez revisados los soportes del contrato 044-2011 suscrito con el señor Raúl Gómez Cruz y/o Distribuciones de Licores San Agustín identificado con Nit 5.347.912, se pudo constatar que la Industria Licorera de Caldas realizó la respectiva revisión al momento de la causación de las facturas 2730 a la 2733 y la 2744, según consta en comprobante 20-308 del 28 de febrero de 2012. Dentro de sus anexos se encuentra certificación expedida por el Contador Público de dicha distribuidora Señor Armando Javier Imbacuan Jativa con TP 65025-T, donde certifica que el señor en mención se encuentra a paz y salvo con el pago de Parafiscales y seguridad social dando cumplimiento al artículo 50 de la Ley 789 de 2.002. Conforme a la Ley 43 del 90 “Código Ética Contador”, los contadores públicos dan fe pública de los actos o hechos comerciales conforme al artículo 10, convirtiéndose esta certificación en un documento idóneo e incontrovertible. Anexamos copia de la certificación del contador y comprobante de causación. Por lo anterior solicitamos comedidamente sea levantada esta Hallazgo” •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas

Se pudo evidenciar en auditoria de campo, que en la Clausula tercera del Contrato No. 044-2011, correspondiente a VALOR Y FORMA DE PAGO, la entidad y el contratista acordaron lo siguiente: “”3.2.4. FORMA DE PAGO EXHIBICIONES Y PUNTOS DE GONDOLA…3.2.4.6. Certificado del revisor fiscal del pago de parafiscales y seguridad social integral – anexando planillas de pago. (subraya y negrilla fuera de texto); es así como estos documentos no fueron evidenciados durante la ejecución de la auditoria y los aportados por la entidad auditada en ejercicio del derecho de contradicción, no contribuyen a desvirtuar este hallazgo, por lo tanto este continua.

Hallazgo Administrativo No. 18 con Presunto Alcance Disciplinario Irregularidad en los Encargos Y Asignación De Funciones. •

Criterio

La Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, Artículo 12. 66

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•

• •

Descripción de la situación

En documento de fecha 16 de abril, la Industria Licorera de Caldas relacionó los encargos y asignaciones transitorias de funciones durante la vigencia auditada a la fecha, para un total de 51 novedades que en su gran mayoría se presentaron por el disfrute de vacaciones del personal y seguidamente por renuncia al cargo. No obstante se evidenció que mediante acuerdo del Consejo directivo suscrito por el señor Gobernador y el secretario y los actos administrativos que relaciono a continuación, suscritos por la Gerente General o su delegado y la Líder de Proceso Gestión Humana, se realizaron encargos o se asignaron transitoriamente unas funciones: En Resolución No. 0643 del 29 de junio de 2011, se encarga a la contadora Olga Ligia López Muñoz como TESORERO GENERAL, toda vez que mediante Resolución No. 0619 del 28 de junio de 201, se aceptó la renuncia al cargo al señor Carlos Alberto Aristizabal Ospina. A través de la Resolución No. 806 del 08 de Agosto de 2011, se encarga al contador Carlos Alberto Aristizábal Ospina como GERENTE FINANCIERO desde el 08 al 12 de agosto de 2011, mientras dura los días de vacaciones y el permiso del titular. Mediante Resolución No. 807 del 08 de agosto de 2011, como consecuencia del anterior acto administrativo, se encarga a la contadora Nelly Sánchez de Ocampo en el cargo de ASESOR DE CONTROL INTERNO, mientras dura el encargo del titular del cargo el doctor Aristizábal Ospina. Mediante Acuerdo No. 02 del 19 de enero de 2012, se encarga al contador Carlos Alberto Aristizábal Ospina, quien es actual Asesor Control Interno del cargo de Gerente Administrativo, por renuncia del titular. Por medio de la Resolución No. 0087 del 26 de enero de 2012, igualmente como consecuencia del anterior acuerdo, se asignan transitoriamente las funciones de ASESOR CONTROL INTERNO, mientras dura el encargo del titular. Las funciones que detenta un asesor de control interno son evaluativas, no administrativas, evidenciándose una incompatibilidad en las funciones que se encargan o asignan respecto del personal delegado.

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•

Causa

Encargo de funciones al asesor de control interno en cargo directivo y a su vez encargos o asignaciones transitorias de funciones de control interno a empleados de la entidad. •

Efecto

No existe continuidad en los procesos de esta oficina asesora, por la frecuencia de los encargos, demostrándose la inefectividad del control interno de la ILC. •

Respuesta de la Entidad

“Si revisamos las normas relacionadas con la Hallazgo, encontramos lo siguiente: •

•

DECRETO 0019 DE 2012: ARTÍCULO 230. FUNCIONES DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO. Las funciones, competencias o responsabilidades de las Oficinas de Control Interno y de los Jefes de Control Interno o quienes hagan sus veces son las definidas en la Ley 87 de 1993, o las leyes que las sustituyan o modifiquen. Los Jefes de Control Interno solo estarán obligados a presentar los informes y realizar los seguimientos previstos en la Ley, normas con fuerza de Ley y las que le asigne el Presidente de la República para los Jefes de Control Interno de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, y los solicitados por los organismos de control, la Contaduría General de la Nación y el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno. ARTICULO 231 .REPORTES. Modifíquese el segundo inciso del artículo 9 de la Ley 1474 el cual quedará así: "Este servidor público, sin perjuicio de las demás obligaciones legales, deberá reportar a los organismos de control los posibles actos de corrupción e irregularidades que haya encontrado en ejercicio de sus funciones." Ley 1474 de 2011. ARTÍCULO 8o. DESIGNACIÓN DE RESPONSABLE DEL CONTROL INTERNO. Modifíquese el artículo 11 de la Ley 87 de 1993, que quedará así: Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control, el Presidente de la República designará en las entidades estatales de la rama ejecutiva del orden nacional al jefe de la Unidad de la oficina de control interno o quien haga sus veces, quien será de libre nombramiento y remoción. 68

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Cuando se trate de entidades de la rama ejecutiva del orden territorial, la designación se hará por la máxima autoridad administrativa de la respectiva entidad territorial. Este funcionario será designado por un período fijo de cuatro años, en la mitad del respectivo período del alcalde o gobernador. PARÁGRAFO 1o. Para desempeñar el cargo de asesor, coordinador o de auditor interno se deberá acreditar formación profesional y experiencia mínima de tres (3) años en asuntos del control interno. PARÁGRAFO 2o. El auditor interno, o quien haga sus veces, contará con el personal multidisciplinario que le asigne el jefe del organismo o entidad, de acuerdo con la naturaleza de las funciones del mismo. La selección de dicho personal no implicará necesariamente aumento en la planta de cargos existente. ARTÍCULO 9o. REPORTES DEL RESPONSABLE DE CONTROL INTERNO. Modifíquese el artículo11de la Ley 87 de 1993, que quedará así: El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en una entidad de la rama ejecutiva del orden nacional será un servidor público de libre nombramiento y remoción, designado por el Presidente de la República. Este servidor público, sin perjuicio de las demás obligaciones legales, deberá reportar al Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, así como a los Organismos de Control, los posibles actos de corrupción e irregularidades que haya encontrado en el ejercicio de sus funciones. El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave. Los informes de los funcionarios del control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten. PARÁGRAFO TRANSITORIO. Para ajustar el periodo de que trata el presente artículo, los responsables del Control Interno que estuvieren ocupando el cargo al 31 de diciembre del 2011, permanecerán en el mismo hasta que el Gobernador o Alcalde haga la designación del nuevo funcionario, conforme a la fecha prevista en el presente artículo. 69

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Ley 87 de 1993.Artículo 12º.-Funciones de los auditores internos. Serán funciones del asesor, coordinador, auditor interno o similar las siguientes:

a. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno; b. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando; c. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función; d. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad; e. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios; f.

Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados;

g. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios; h. Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional; i. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente; 70

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j. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento; k. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas; l. Las demás que le asigne el jefe del organismo o entidad, de acuerdo con el carácter de sus funciones. Reglamentado Decreto 1826 de 1994. Parágrafo.- En ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones y refrendaciones. •

DECRETO 1826 DE 1994 (AGOSTO 3) Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993en los artículos 9 a 13. Artículo 3º. En los Ministerios y Departamentos Administrativos en los cuales la oficina de Coordinación del Control Interno tenga a su cargo funciones disciplinarias, tales funciones pasarán a ser ejercidas por la Secretaría General de la respectiva entidad u organismo o por la dependencia a la cual el representante de la entidad asigne tales funciones. En ningún caso corresponderá a la Oficina de Coordinación del Control Interno ejercer el control previo mediante refrendaciones a los actos de la administración.

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DECRETO 1537 DE 2001 (JULIO 26) Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado. CONSIDERANDO: ………” Que de conformidad con el artículo 13, numerales 1 y 4, del Decreto 1677 de 2000, corresponde al Departamento Administrativo de la Función Pública, a través de la Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites, diseñar las políticas generales de control interno en busca de la eficiencia, la eficacia y la transparencia de la gestión pública, así como diseñar y proponer metodologías e instrumentos que fortalezcan y faciliten el desarrollo y evaluación de los sistemas de control interno de las entidades del Estado del Orden nacional y territorial.

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……. “ARTÍCULO 5. POLITICAS DE CONTROL INTERNO DISEÑADAS POR EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Las guías, circulares, instructivos y demás documentos técnicos elaborados por el Departamento Administrativo de la Función Pública, constituirán directrices generales a través de las cuales se diseñan las políticas en materia de control interno, las cuales deberán ser implementadas al interior de cada organismo y entidad del Estado.” El Departamento Administrativo de la Función Pública elaborara prioritariamente guías e instructivos sobre elaboración de manuales de procedimientos, y sobre diseño de indicadores para evaluar la gestión institucional, los cuales se constituirán en herramientas básicas de eficiencia y transparencia de las organizaciones.” •

Departamento Administrativo de la Función Pública. Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial. “Compilación actualizada y complementada de conceptos sobre control interno a Junio de 2002.” Pág. 107 ENCARGO JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO COMO GERENTE. “¿Es posible encargar al Jefe de la Oficina de Control Interno de una entidad como Gerente de la misma mientras el titular se encuentra en vacaciones? Sí es procedente que el Jefe de la Oficina de Control Interno sea encargado transitoriamente de la gerencia de la entidad, toda vez que por el hecho de ejercer funciones administrativas cumpliendo con las normas previstas para tal efecto, no sería incompatible con la condición de independencia requerida para cumplir con su función evaluadora antes o después del encargo. Como el responsable por el desarrollo del Sistema de Control Interno es el Gerente (artículo 6, Ley 87 de 1993), en el efecto de encargarse el Jefe de Control Interno éste podría ser el artífice para dinamizar durante el tiempo de su encargo el mejoramiento del Sistema de Control Interno y fomento de la cultura de autocontrol, encaminados al cumplimiento de la misión de la entidad, mediante acciones de coordinación e integración efectiva de los directivos que conformen el Comité de Coordinación. 72

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La condición sine qua non es que al Jefe de la Oficina de Control Interno no se le podrían asignar funciones de Gerente informalmente, lo que debe hacerse es separarlo transitoriamente de las funciones de Jefe de la Oficina de Control Interno, mediante el acto administrativo correspondiente y a su vez encargar a un funcionario idóneo para las funciones de Jefe de la Oficina de Control Interno. En este caso se sugiere efectuar una asignación de funciones mediante acto administrativo del jefe del organismo en el cual se asignen algunas de las funciones del respectivo cargo (no todas) a otro funcionario que desempeñe un empleo equivalente (de jefatura de una oficina asesora) en la misma entidad, lo cual no implica provisión de empleo. En consecuencia, como esta asignación de funciones no implica el ejercicio de la facultad nominadora, no es necesario agotar el procedimiento señalado para el nombramiento.” JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO ENCARGADO DE OTRO EMPLEO DENTRO DE LA MISMA ENTIDAD. “¿El Jefe de la Oficina de control interno puede ser encargado de otro empleo dentro de la misma entidad? Cualquier funcionario de la Oficina de Control Interno, incluido el jefe de la misma, podrá ser encargado de un empleo de la misma entidad, independientemente del cargo que se trate, siempre y cuando el empleado se desprenda de las funciones del cargo en la Oficina de Control Interno mientras dure el encargo, de tal manera que no resulte constituido en juez y parte.” •

Decreto 1950 de 1973 art. 58. Encargo “El encargo es una figura que se encuentra contenida en el como situación administrativa (y como una forma de provisión de empleos en caso de vacancia temporal o definitiva de éstos (art.23). La misma norma, en sus artículos 34 a 36 ponen que “Hay encargo cuando se designa temporalmente a un empleado para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo”

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Jurisprudencia de la Corte Constitucional, sentencia C-428 de 1997:

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“... El encargo temporal, es entonces una situación administrativa de creación legal que le permite al Estado sortear las dificultades que puedan presentarse en los casos de ausencia temporal o definitiva de un empleado cuya labores indispensable para la atención de los servicios a su cargo. Se trata realmente, de una medida de carácter excepcional que igualmente enfrenta situaciones excepcionales o de urgencia y que se cumple en lapsos cortos. Ella encuentra fundamento en el inciso 2o. del artículo 123 de la Carta Política, que dice: “los servidores públicos están al servicio del Estado y de la comunidad; ejercerán sus funciones en la forma prevista por la Constitución, al vencimiento del encargo, quien lo venía ejerciendo cesará automáticamente en el desempeño de las funciones de éste y recuperará la plenitud de las del empleo del cual es titular, si no lo estaba desempeñando simultáneamente.” •

Concepto jurídico fechado Enero 17 de 2012 emitido por el asesor Jurídico de la Industria Licorera de Caldas en el que emite concepto favorable sobre el encargo del Jefe de control Interno como Gerente Financiero desprendiéndolo de las funciones propias de asesor de control Interno mientras dura la situación administrativa de interinidad del empleo. En Resolución No. 0643 del 29 de junio de 2011, se encarga a la contadora Olga Ligia López Muñoz como TESORERO GENERAL, toda vez que mediante Resolución No. 0619 del 28 de junio de 201, se aceptó la renuncia al cargo al señor Carlos Alberto Aristizabal Ospina. A través de la Resolución No. 806 del 08 de Agosto de 2011, se encarga al contador Carlos Alberto Aristizábal Ospina como GERENTE FINANCIERO desde el 08 al 12 de agosto de 2011, mientras dura los días de vacaciones y el permiso del titular. Mediante Resolución No. 807 del 08 de agosto de 2011, como consecuencia del anterior acto administrativo, se encarga a la contadora Nelly Sánchez de Ocampo en el cargo de ASESOR DE CONTROL INTERNO, mientras dura el encargo del titular del cargo el doctor Aristizábal Ospina. Mediante Acuerdo No. 02 del 19 de enero de 2012, se encarga al Contador Carlos Alberto Aristizábal Ospina, quien es actual Asesor Control Interno del cargo de Gerente Administrativo, por renuncia del titular.

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Por medio de la Resolución No. 0087 del 26 de enero de 2012, igualmente como consecuencia del anterior acuerdo, se asignan transitoriamente las funciones de ASESOR CONTROL INTERNO, mientras dura el encargo del titular. La contraloría General de Caldas de acuerdo a la Hallazgo No. 18 Irregularidad en los Encargos Y Asignación De Funciones, en la que se tomó como criterio, La Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, Artículo 12. La Ley 1474 del 12 de julio de 2011, “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, Artículo 8.y en la Hallazgo emitida en la que dice: “Que las funciones que detenta un asesor de control interno son evaluativas, no administrativas, evidenciándose una incompatibilidad en las funciones que se encargan o asignan respecto del personal delegado.”nos permitimos hacer las siguientes precisiones: De conformidad con las anteriores transcripciones y en relación con la asignación del encargo de Gerente Financiero al Dr. Carlos Alberto Aristizabal Ospina le manifestamos, que esta destilera antes de proceder a definir esta situación se asesoró y documentó al respecto y realizó las consultas pertinentes sobre el asunto, para así tomar una decisión que no estuviera en contra de la norma y que permitiera el normal desarrollo de los procesos y así mismo evitar un traumatismo en el funcionamiento de esta empresa. Como se puede analizar después de revisar las anteriores normas, conceptos e instructivos es clara la pertinencia del encargo en cuestión, si se parte del concepto sobre encargo cuando se refiere a una situación administrativa de creación legal que le permite al Estado “sortear las dificultades que puedan presentarse en los casos de ausencia temporal o definitiva de un empleado cuya labor es indispensable para la atención de los servicios a su cargo. Se trata realmente, de una medida de carácter excepcional que igualmente enfrenta situaciones excepcionales o de urgencia y que se cumple en lapsos cortos. Ella encuentra fundamento en el inciso 2o. del artículo 123 de la Carta Política, que dice: "los servidores públicos están al servicio del Estado y de la comunidad; ejercerán sus funciones en la forma prevista por la Constitución, la ley y el reglamento". Es una situación administrativa permitida y definida en la norma.

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Cuando se revisa la normatividad y jurisprudencia relacionada con el tema concreto de la incompatibilidad de los encargos en cabeza de los responsables de Control Interno tenemos lo siguiente: El Decreto Ley Antitrámites 0019 de 10-01-2012 Art. 230, ratifica que las funciones de las Oficinas de Control Interno, lo mismo que las competencias o responsabilidades de las mismas y de los Jefes de Control Interno o quienes hagan sus veces son las definidas en la Ley 87 de 1993, o las leyes que las sustituyan o modifiquen. En la ley 87 de 1993, Ley por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones, en el Art. 12. sobre funciones de los jefes de control interno, en el Parágrafo de este Art. dice: Parágrafo.- “En ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones y refrendaciones.” Artículo Reglamentado por el Art. 3º. del Decreto 1826 de 1994, que dice: “En ningún caso corresponderá a la Oficina de Coordinación del Control Interno ejercer el control previo mediante refrendaciones a los actos de la administración de la Empresa actuando como control previo”, En este caso el funcionario Asesor de Control Interno fue encargado de las funciones de la Gerencia Financiera, desvinculándolo de las funciones propias del cargo de Asesor de Control Interno, mediante las resoluciones No. 806 del 08 de Agosto de 2011 y Acuerdo No. 02 del 19 de enero de 2012 e igualmente de las funciones del Asesor de Control Interno se produjo un encargo a otro funcionario mediante la Resoluciones No. 807 del 08 de agosto de 2011y la Resolución No. 0087 del 26 de enero de 2012, en consideración al Art. 58 de Decreto 1950 de 1973, o sea que cualquier actuación propia de su encargo como Gerente Financiero, estaba completamente desligada de las funciones de Asesor de Control interno. En la Ley 1474 de 2011, que modifico el art. 8º. De la ley 87 de 1993 que trata de la forma de ingreso y presentación de informes no hay ninguna disposición nueva que contraríe el tema de encargo para los responsables del control interno en las entidades. El caso que nos ocupa lo podemos puntualizar revisando el Decreto1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos 76

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técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado que faculta al Departamento Administrativo de la función Pública para que Las guías, circulares, instructivos y demás documentos técnicos elaborados por el constituirán directrices generales a través de las cuales se diseñan las políticas en materia de control interno, las cuales deberán ser implementadas al interior de cada organismo y entidad del Estado.” Por lo anterior, fue así como en Junio de 2002 el Departamento Administrativo de la Función Pública, emitió un instructivo “La compilación actualizada y complementada de conceptos sobre control interno”. En la que dan directrices sobre los encargos de los responsables de control interno en la gerencia de una Entidad Pública o de otro empleo de la administración, considerando procedente este encargo transitorio, toda vez que por el hecho de ejercer funciones administrativas cumpliendo con las normas previstas para tal efecto, no sería incompatible con la condición de independencia requerida para cumplir con su función evaluadora antes o después del encargo definiendo la importancia que resulta este encargo puesto que éste podría ser el artífice para dinamizar durante el tiempo de su encargo el mejoramiento del Sistema de Control Interno y fomento de la cultura de autocontrol, encaminados al cumplimiento de la misión de la entidad, mediante acciones de coordinación e integración efectiva de los directivos que conformen el Comité de Coordinación. Así mismo el concepto anteriormente enunciado y sobre la condición sine qua non, es que al Jefe de la Oficina de Control Interno no se le podrían asignar funciones de Gerente informalmente, lo que debe hacerse es separarlo transitoriamente de las funciones de Jefe de la Oficina de Control Interno, mediante el acto administrativo correspondiente y a su vez encargar a un funcionario idóneo para las funciones de Jefe de la Oficina de Control Interno. El Parágrafo del Artículo 12 de la Ley 87 dice que.-En ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones y refrendaciones. Los Artículos del 9 al 13 de esta Ley fueron reglamentados por el decreto 1826 de 1994 y en el segundo parágrafo del Art. 3º de este Decreto dice: “En ningún caso corresponderá a la Oficina de Coordinación del Control Interno ejercer el control previo mediante refrendaciones a los actos de la administración. 77

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El funcionario asesor de control interno en ejercicio de las funciones propias del cargo, no emitió autorizaciones o ejerció control previo mediante refrendaciones a los actos de la administración. El encargo hecho al Asesor de control interno como Gerente financiero de esta destilera, se produjo como lo establece la norma partiendo de su perfil como financiero y la experiencia adquirida durante una larga trayectoria en el sector público en el tema, demostrada desde el mismo ejercicio del control, separándolo de las funciones de control interno y encargando a otro funcionario idóneo de las mismas, mientras duraba esta situación administrativa. Así mismo para esta Empresa es muy importante y definitivo el concepto emitido por el asesor Jurídico al respecto, concepto concordante con las normas anteriormente enunciadas en especial con el concepto emitido por el departamento Administrativo de la Función pública, órgano idóneo y facultado para conceptuar sobre el tema, con facultades expresas del Art. 5º. Del Decreto 1537 de 2001. Con la exposición anterior esperamos dar claridad a la actuación de la Gerencia General cuando tomó la decisión de realizar un encargo a un empleado de la misma Empresa, como fue el caso del asesor de Control Interno separándolo de las funciones de las cuales es titular. Nuestro objetivo siempre es el crecimiento y mejoramiento de la destilera evitando traumatismos que pueden entorpecer la gestión de la misma. NOTA: Se anexa “Compilación Actualizada y complementada de conceptos sobre control interno a junio de 2002” Ver páginas 107 y 108; Decreto 1537 de 2001, ver artículo 5º, Concepto Asesor Jurídico de la ILC, suscrito en enero 17 de 2012 y Oficio ILC-509 de 6 de marzo de 2012, suscrito por el Gerente General y enviado al Sr. Contralor General de Caldas, en donde se aporta documentación relacionada con el asunto. Anexo: 132 Folios útiles Por lo anterior solicitamos comedidamente sea levantada esta Hallazgo”.

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Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas

Este órgano de control considera que los argumentos enunciados por la entidad no desvirtúan este hallazgo; toda vez que no se pudo apreciar evidencia que soportara que funciones detentara el doctor Aristizabal Ospina desde el día 28 de junio al 08 de agosto de 2011. De igual forma se apreció que a la fecha de la auditoria, no se ha dado cumplimiento a la ley 1474 en cuanto a l nombramiento de asesor control interno, por lo tanto este hallazgo se mantiene.

Hallazgo Administrativo No. 19 Incumplimiento de la Ley 9 de 1979 en lo relacionado con el tratamiento de las Aguas Residuales Domesticas. •

Criterio

Ley 9 de 1979 “Por la cual se dictan Medidas Sanitarias”, Artículo 12. •

Descripción de la situación

Las aguas residuales domesticas del edificio administrativo de la Industria Licorera de Caldas, no presentan ningún tipo de tratamiento antes de ser vertidas a la quebrada Manizales, la ILC alude que serán vertidas al interceptor paralelo a dicha quebrada, construido por CORPOCALDAS y que a la fecha no es operativo; situación que es importante atender de manera inmediata, dado que su inobservancia genera una alta contaminación, contrariándose de esta forma lo dispuesto en la norma. •

Causa

Constante contaminación de las quebradas Manizales, ya que estas no son tratadas antes de ser vertidas a dicho cuerpo de agua. La falta de mecanismos de gestión frente a CORPOCALDAS para la puesta en marcha del interceptor paralelo construido para la captación de los vertimientos industriales y domésticos de las industrias asentadas en dicha zona. •

Efecto 79

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Ineficacia causada por el incumplimiento de las metas planteadas. •

Comentario de la Entidad

“La Ley 9 de 1979, por la cual se dictan medidas sanitarias, fue reglamentada por el Decreto 1594 de 1984 el cual en el artículo 138 estipula “Teniendo en cuenta que las normas de vertimiento y criterios de calidad señalados en el presente Decreto únicamente constituyen las disposiciones básicas iniciales, el Ministerio de Salud y las EMAR con fundamento en el artículo 7° de la Ley 09 de 1979 podrán modificar, restringir, incluir o ampliar las normas de vertimiento y criterios de calidad siguiendo los procedimientos señalados en el presente capitulo” basados en este artículo y considerando que el artículo 31 de la Ley 99 de 1993, numerales 9 y 12, asigna a las Corporaciones Autónomas Regionales la función de otorgar permisos concesiones y autorizaciones para el uso o afectación de los recursos naturales renovables, la Corporación Autónoma Regional de Caldas – CORPOCALDAS, otorga a la Industria Licorera de Caldas mediante resolución No. 690 de Diciembre 14 de 2009, permiso para verter sobre las quebradas Manizales y Guayabales las aguas residuales domésticas e industriales (Se anexa Resolución). Está en marcha un proyecto del Departamento, el Municipio, CORPOCALDAS, ANDI y todos los usuarios pertenecientes a la cuenca de la quebrada Manizales del plan de saneamiento de la quebrada Manizales. El primer paso de este proyecto es el vertimiento de las aguas residuales al interceptor construido por CORPOCALDAS, paralelo a la quebrada en mención. Para realizar vertimiento a dicho interceptor, se deben cumplir con las siguientes condiciones básicas, entre otras: 1. El agua residual doméstica puede ser vertida sin previo tratamiento. 2. Para verter aguas residuales industriales se debe cumplir con el decreto 1594 de 1984 o el que esté vigente. 3. El cobro de la tarifa será por metro cúbico vertido. Al ser permitido el vertimiento de aguas residuales domésticas al interceptor sin previo tratamiento, la ILC considera que no se justifica realizar una inversión millonaria en una planta de tratamiento de aguas residuales domésticas que luego serán mezcladas en el interceptor con aguas residuales industriales de mayor 80

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carga contaminante, para luego la mezcla ser tratada nuevamente en una planta que se construirá a mediano plazo como lo exige el Plan de Saneamiento de Manizales, siendo así, la ILC estaría pagando dos (2) veces el tratamiento, además del pago por verter al interceptor. Esta inquietud se presentó ante CORPOCALDAS, quien evaluando el impacto tan pequeño que tenían estos vertimientos sobre la quebrada Manizales tomando datos de las últimas caracterizaciones (las cuales se anexan) consideró pertinente y prudente, como lo permite inferir el permiso de vertimientos, esperar la definición del proceso del interceptor para definir el tratamiento de las dichas aguas residuales domésticas y lo manifestó por escrito a la administración de la ILC (Se anexa oficio). Cabe anotar que CORPOCALDAS ratifica que las aguas residuales domésticas pueden ser vertidas al interceptor sin previo tratamiento. Es importante resaltar que el vertimiento de aguas residuales domésticas del edificio administrativo no tiene impacto significativo en la quebrada Manizales, debido a su poco caudal y su baja carga, como se muestra en las caracterizaciones anexas. Esto se puede concluir evaluando el estado de la quebrada en el punto del vertimiento, para lo cual se anexan datos el informe sobre Ordenación del Recurso Hídrico en Función de la Calidad del Agua de la Quebrada Manizales, realizado por SANEAR Y CORPOCALDAS. La Industria Licorera de Caldas presenta cargas promedio de DBO5 comprendidas entre 5,6 kg/día - 49,56 kg/día de DQO 19,97 kg/día – 126,99 kg/día provenientes de la descarga de aguas residuales domésticas del edificio administrativo, mientras la quebrada Manizales presenta las siguientes cargas promedio antes de este vertimiento DBO5 comprendida entre 10.109 kg/día – 28.810 kg/día y de DQO comprendidas entre 14.658 kg/día – 35.886 kg/día, lo que demuestra que el impacto sobre dicho cuerpo de agua es insignificante. Cálculos realizados con los resultados de las caracterizaciones y el informe de SANEAR Y CORPOCALDAS que se anexan. Por lo sustentado anteriormente se solicita excluir dicha observación del informe final. Anexo: 11 folios útiles”

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Pronunciamiento por parte de la Contraloría

La resolución No. 690 de Diciembre 14 de 2009, POR MEDIO DE LA CUAL SE OTORGA PERMISO DE VERTIMIENTOS Y SE APRUEBA EL TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES DOMÉSTICAS, a la Industria Licorera de Caldas, en su artículo primero establece, “otorgar el permiso para verter sobre la Quebrada Manizales, las vinazas y las aguas residuales domésticas provenientes del sector de la báscula y de la portería” las cuales tienen tratamiento mediante sistema séptico, dicha resolución no menciona las aguas residuales del edificio administrativo la cual es el objeto de esta observación. Teniendo en cuenta que el oficio 254352 con fecha de 6 de abril de 2010, fue el presentado por la ILC en la ejecución de la auditoría y se allega nuevamente como prueba de contradicción, se considera que la ILC, ha sido pasivo en la realización de las gestiones necesarias, para la puesta en marcha de dicho colector durante los 2 últimos años, razón por la cual esta observación queda en firme.

Hallazgo Administrativo No. 20 Debilidades en el Plan de Manejo Ambiental de La Industria Licorera de Caldas. •

Criterio

Resolución interna No. 610 del 5 de noviembre de 2010 “Por la cual se establece un plan de manejo ambiental para la fabricación de alcoholes”. Artículo 3, literal d. •

Descripción de la situación

El plan de manejo ambiental presentado no incluye el componente silvicultural de las plantaciones de roble (Quercus humboldtii) y árboles de enriquecimiento establecidos en el año 2011, el cual debe ser medible y proyectado mínimo para los años críticos de adaptación del cultivo. La Industria Licorera de Caldas allega documento de Plan de Manejo Forestal, el cual reposa en la dependencia de gestión ambiental y aún no se incluye de manera oficial al Plan de Manejo Ambiental aprobado por CORPOCALDAS. •

Causa 82

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

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La falta de planeación y de conocimiento de los requisitos de la normatividad interna que los rige. •

Efecto

Control inadecuado de las actividades requeridas para el óptimo desarrollo de esta plantación, lo que puede generar el incremento de costos de producción y disminución o pérdida de los potenciales ingresos. •

Comentario de la Entidad

“Conociendo la importancia del proceso forestal, el Departamento de Gestión Ambiental diseñó el Plan de Manejo Forestal con el fin de garantizar el optimo desarrollo de las áreas de conservación establecidas (se adjunta PMF – ILC) en la Microcuenca. Al no ser una exigencia por normatividad ambiental ambos planes se trabajan por separado y el PMF es el derrotero en el manejo forestal de la microcuenca. Al existir y ser ejecutado dicho plan se solicita la exclusión de dicha observación. Anexo: 13 folios útiles” •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría

Al revisar los documentos que allega la ILC, con respecto a la observación Debilidades en el Plan de Manejo Ambiental, se puede evidenciar la inclusión de las tablas de proyección de actividades y gastos en tiempos, las cuales el documento original no contenía. El plan de manejo forestal de la entidad no se ha adoptado de manera oficial, siendo esta una de las obligaciones mencionadas en el Artículo Tercero, “Tramitar la modificación del plan de manejo ambiental cuando pretenda introducir variaciones que generen impactos adicionales a los ya identificados”

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Hallazgo Administrativo No. 21 Debilidades en el MOP con relación al procedimiento que se debe surtir en la Planta de Tratamiento de Aguas Residuales (PTAR) de la Industria Licorera de Caldas. •

Criterio

Resolución interna No. 1098 de 6 de octubre de 2008 “Por la cual se adopta el manual de proceso y procedimientos y/o de operación de INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS”, Artículo 3. •

Descripción de la situación

No se detalla con claridad los procesos y procedimientos de la Planta de Tratamiento de Aguas Residuales, encontrándose una descripción de los elementos que la conforman y un programa de seguimiento, sin embargo, no se contemplan las actividades requeridas para el óptimo funcionamiento del mismo. •

Causa

Falta de planeación en la descripción del procedimiento de la planta de tratamiento de vinaza •

Efecto

Inefectividad en el desarrollo de las actividades ya que no este no permite hacer seguimiento de manera adecuada. •

Comentario de la Entidad

“En el MOP, Proceso Gestión Ambiental- Subproceso Tratamiento de Aguas Residuales, existe un procedimiento denominado Programación, Análisis, Seguimiento y Control de Vinazas GAM-AR-PD-01, en el cual se describen todas las tareas con su descripción y responsables y los respectivos registros.

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Tarea

Descripción

Responsable

Revisar diariamente las notas de la 1. Revisar las notas de bitácora hecha por el operario en el la bitácora turno de la noche

Profesional Especializado (Gestión Ambiental)

Documentos y Registros

Bitácora de Laboratorio

2. Realizar un recorrido Realizar diariamente un recorrido Operario Planta de por la planta y por la planta y reconocer su estado reconocer su estado Vinazas físico y funcional físico y funcional 3. Establecer Establecer y programar actividades actividades preventivas preventivas y correctivas según el y correctivas según el estado encontrado de la planta estado encontrado

Profesional Especializado (Gestión Ambiental)

Bitácora de Laboratorio

4. Realizar actividades rutinarias y las Realizar las actividades rutinarias y Operario (Vinazas) determinadas en la las determinadas en la bitácora bitácora 5. Supervisar y controlar la ejecución Supervisar y controla la ejecución de las actividades de las actividades realizadas por los realizadas por los operarios operarios

Profesional Especializado (Gestión Ambiental)

6. Tomar las muestras Tomar diariamente las muestras en Operario Planta de en los puntos de control los puntos de control Vinazas Realizar diariamente pruebas de temperatura, pH, alcalinidad, Operario Planta de 7. Realizar pruebas de acidez a las muestras tomadas. El Vinazas o pH, alcalinidad, acidez pH efluente debe estar Registro de análisis Practicante o a las muestras tomadas comprendido ente 5 y 9 unidades. Contratista La temperatura del efluente no debe ser mayor de 40°C 8. Evaluar y realizar un análisis crítico de los resultados de las muestras en laboratorio

Evaluar y realizar un análisis critico de los resultados arrojados por el análisis de laboratorio sobre las muestras.

Profesional Especializado (Gestión Ambiental)

9. Establecer acciones preventivas y correctivas en caso de inconformidades en el funcionamiento de la planta

Establecer acciones a ejecutar en caso de inconformidades en el funcionamiento de la planta o para mantener un normal funcionamiento

Profesional Especializado (Gestión Ambiental)

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10. Tomar muestras adicionales para análisis y verificación de los indicadores de la planta

Tomar semanalmente muestras adicionales para análisis y Operario Planta de verificación de los indicadores de la Vinazas planta

Hacer las pruebas de laboratorio de 11. Hacer las pruebas de las muestras, analizarlas para laboratorio de las verificar los indicadores. Los muestras, analizarlas porcentajes de remoción de DBO y para verificar SST deben ser mayores al 80%. Se indicadores realizan adicionalmente análisis de DQO y ácidos grasos volátiles

Laboratorio externo o Practicante o Contratista

Registro de análisis

12. Evaluar arrojados por y comparar indicadores determinar aceptables

Profesional Especializado (Gestión Ambiental)

Registro de análisis. Formato de vinaza producida, tratada, recirculada y/o utilizada en riego

resultaos el análisis Evaluar los resultados arrojados por con los el análisis y realizar el cálculo de para los indicadores respectivos si son

13. Establecer acciones necesarias e implementarlas para lograr que el funcionamiento de la planta sea aceptable según los indicadores

Establecer acciones necesarias a ser implementadas para lograr que el funcionamiento de la planta sea aceptable teniendo en cuenta los indicadores

Profesional Especializado (Gestión Ambiental)

14. Realizar las acciones definidas para corregir el funcionamiento de la planta

Realizar las acciones definidas para corregir el funcionamiento de la planta

Profesional Especializado (Gestión Ambiental), Operario Planta de Vinazas

15. Supervisar y auditar Supervisar y auditar la ejecución de la ejecución de las las acciones acciones

Profesional Especializado (Gestión Ambiental)

En este procedimiento se tiene suficiente claridad de que se hace, cómo se hace, quien lo hace y que evidencias deben existir de las tareas realizadas. En los documentos específicos pertenecientes al MOP se tienen los métodos de análisis de aguas en Manual de Métodos Normalizados para el Análisis de Aguas Potables y Residuales. APHA-AWWA-WPCF, con sus respectivas actualizaciones. Además se tiene un programa establecido para el mantenimiento de la PTAR el cual se anexa. 86

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Al anexarse todos los soportes del proceso de la PTAR incluidos en el MOP, se solicita la exclusión de dicha observación. Anexo: 24 folios útiles” •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría

La respuesta y los documentos allegados a la entidad por parte de la ILC, no corresponden a los requeridos no logran desvirtuar esta observación por tanto se confirma.

Hallazgo Administrativo No. 22 Irregularidades frente a la ejecución del Convenio de Asociación N° 139 celebrado entre CORP OCALDAS y la ILC. •

Criterio

Ley 99 de 1993 “Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se reordena el Sector Público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA, y se dictan otras disposiciones”, Artículo 1 Principios Generales Ambientales. Acuerdo de Consejo Directivo No. 07 de febrero 18 de 2008, “Por medio del cual se fijan políticas de contratación aplicables a la destilería”, Artículo 4 - Planeación Precontractual, Artículo 29 - Interventoría y/o Supervisión. •

Descripción de la situación

En recorrido realizado por las zonas con el fin de evidenciar las obras de estabilización realizadas en cumplimiento del objeto del Convenio Interinstitucional N° 139 firmado entre CORPOCALDAS y la ILC en junio de 2011. Se logra evidenciar el desarrollo de las actividades descritas para cada uno de los frestes así:

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Frente 1, entorno Quebrada Pinera y Cristalina: Se observan las intervenciones realizadas para la estabilización de la cabecera con trinchos en guadua, captación y conducción de aguas de escorrentía por filtros y conductos construidos en Geotextil dirigidos a canales de conducción, los cuales presentan una revegetalización acorde al tiempo de intervención, sin embargo en el recorrido se puede percibir que dichos canales presentan una leve obstrucción a pesar del poco tiempo del montaje de las obras, como se evidencia en las imágenes.

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Taponamiento de canales de conducción cabecera frente 1

Con respecto a la conducción de las aguas captadas en la cabecera, dirigida desde la parte media por trinchos y canales de conducción hasta el lecho de 89

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quebrada La Pinera, en el recorrido se revelan averías, las cuales se describen a continuación. Con respecto a este canal que contiene 5 peldaños se evidenció que los paramentos en la parte final del mismo, no cuentan con buenos acabados, como se aprecia en las fotografias, en las cuales se observa recubrimientos de concreto que estan siendo facilmente removidos y fracturados sobre su malla de refuerzo, esto con el fin de que la supervisión de estas obras se tengan en cuenta estos detalles.

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Si bien los trinchos han sido concebidos para orientar el agua y rebajar el flujo de turbulento a laminar, discipando a la vez la energía de la misma, se puede apreciar por las imágenes, que quien supervisa la entrega de estas obras debe tener en cuenta la calidad de las mismas exigiendo en este caso el buen anclaje de los elementos de guadua en cada trincho.

En cuanto a la calidad del canal de concreto, las imágenes demuestran un tramo con fracturas transversales en el fondo del canal, revelando desde ya, que en cualqueir momento el agua al infiltrarse, seguira socavando en la parte inferior del mismo, haciendo que este pierda su función.

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Situación que es importante atender de manera inmediata dado que su inobservancia genera deterioro en las obras adelantadas lo que evidencia falta de mantenimiento, la cual genera la pérdida de funcionalidad de estas lo que conlleva a gastos adicionales de reparación. •

Causa

Falta de contundencia en el control, lo que no posibilita la prevención del problema de manera oportuna. •

Efecto

La falta de seguimiento y control sobre estas obras de estabilización generan daños estructurales, los cuales a futuro no cumplirán con el objeto de dicha construcción, que es la Gestión Integral del Riesgo en las Microcuencas. •

Comentario de la Entidad

“El convenio Interinstitucional 139 entre CORPOCALDAS y la ILC se firma el 29 de Junio de 2011, pero las obras de mitigación a los diferentes frentes no comienzan sino hasta Noviembre 29 de 2011, como se manifiesta en el Acta de Inicio del contrato 185-2011 (que se anexa) entre Corpocaldas y el Ingeniero Germán Salazar Mejía, para las obras del Frente # 1.

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Para el Frente # 2, el contrato comienza el 12 de Diciembre de 2011, mediante contrato 194-2011, firmado entre Corpocaldas y el contratista Ingeniero Cesar Bravo Patiño, como se evidencia en el Acta de Inicio que se anexa. Ambos contratos, debieron ser ampliados en tiempo por parte de la Corporación, ya que por la fuerte ola invernal que atravesó la zona a finales del año 2011 y comienzos de 2012, los procesos de acarreos de materiales fueron más dispendiosos y complicados. Todas las obras que se desarrollan en los diferentes frentes erosionados, deben cumplir un tiempo para su estabilización, es por esto que las grietas, fracturas y demás deterioros que se pueden observar en las obras del frente # 1, están sufriendo procesos de asentamientos, luego que transcurra un tiempo, todas las obras ejecutadas deberán ser acondicionadas nuevamente, para evitar que procesos de infiltración deterioren la obra realizada. Es importante anotar, que este es un proceso normal en todas las obras de estabilización de taludes. Claro está, que el objetivo principal de estas obras de estabilización, es la reducción de la velocidad del flujo de agua y poder ser conducida hasta el lecho de la quebrada para minimizar los problemas de erosión, dicho objetivo se está cumpliendo y prueba de esto es que no se han presentado nuevos deslizamientos en las zonas aledañas a los Frentes 1 y 2. Por otro lado, las obras suscritas en el convenio no han culminado, puesto que todavía no se ha presentado un recibido de las obras por parte de los interventores de la Industria Licorera de Caldas, ya que el convenio fue suscrito el 29 de Junio de 2011, y tiene como plazo de ejecución de un año a partir de la firma del contrato. Solo hasta el momento del recibo de las obras, la ILC realizará los programas de mantenimiento de las cunetas, transversales, canales de infiltración, trinchos y demás aspectos que conlleven al correcto funcionamiento de las obras realizadas para la estabilización de los frentes erosionados. Por las razones anteriormente expuestas se solicita excluir dicha observación. Anexo: 4 folios útiles”

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•

Pronunciamiento por parte de la Contraloría

Sobre las obras de estabilización de laderas empleadas para solucionar los problemas de inestabilidad de las áreas en cuestión, sobre las obras de Bioingenieria, especialmente las realizadas con trinchos en las que se utilizan barreras realizadas con elementos de guadua, donde estas pantallas son hincadas al terreno con elementos verticales del mismo material, a cierta distancia, dependiendo de las especificaciones del diseñador; a estos elementos de naturaleza vegetal, que están en contacto directo con el suelo en la profundidad establecida, se ocasiona deterioro en ellos y por tanto, pérdida de estabilidad y de rigidez en su conjunto, provocando con ello un reacomodo mínimo, lo que da lugar a que este tipo de obras deban tener un mantenimiento periódico que permita el normal funcionamiento de la obra y el cumplimiento de estándares de calidad Pero, con respecto a las obras civiles realizadas para estas condiciones en materiales característicos de esta tipología constructiva, entre ellos el hierro y el concreto, son empleados para garantizar rigidez en las obras y por tanto su estabilidad y su funcionalidad. Por los motivos expuestos anteriormente queda en firme la observación.

Hallazgo Administrativo No. 23 La Industria Licorera de Caldas no realizó muestreos para determinar pérdidas de individuos ni el número de mantenimientos requeridos para el óptimo desarrollo tanto en la plantación de roble como en la de enriquecimiento. •

Criterio

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•

Descripción de la situación

Se toma como muestra los contratos N° 131 y 270 de 2011, l os cuales hacen referencia al mantenimiento de 18.750 árboles de Quercus Humboldtii y 8.800 árboles de enriquecimiento forestal. Para la verificación del cumplimiento de las actividades propuestas en mencionados contratos se efectúa el recorrido en 17 de los 18 lotes establecidos, lo cuales presentan diferentes distancias de siembra teniendo en cuenta condiciones de topografía, temperatura, humedad, luz, cobertura vegetal, entre otras y se constata la existencia de los individuos indicados, como se especifica en la siguiente tabla, asimismo, se puede evidenciar que se han realizado las intervenciones descritas en las especificaciones técnicas como rocería, resiembra, plateo, fertilización, podas de formación, cicatrización, no obstante, no se cumple con los 3 mantenimientos propuestos por la ILC para este cultivo en el Plan de Manejo Forestal.

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03 INFORME AUDITORIA

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De acuerdo a las disposiciones frente al tema, es imortante destacar que los mantenimientos continuos deben realizarce teniendo en cuenta las exigencias de los cultivos y la necesidad de crear condiciones favorables para la supervivencia de las plantas después del establecimiento y para estimular el crecimiento sano y vigoroso hasta que la plantación sea cosechada, para este caso se puede evidenciar que los cuidados culturales que pretenden evitar que las plantas sean dominadas o suprimidas por la competencia de la vegetación de malezas se han dado de manera deficiente dando como resultado poco desarrollo de los árboles en diferentes lotes, pudrición y posterior muerte de individuos por causa de inundación de los sitios, defoliación, lo que refleja un débil control de plagas y enfermedades.

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Con respecto a los 8.800 árboles plantados para enriquecimiento, se ejecutó un solo mantenimiento durante la vigencia 2011, evidenciándose en el recorrido que se realizó por el cauce de la microcuenca la pérdida de individuos. En el momento de iniciar la contratación para el mantenimiento de estos árboles, la ILC no realizó un censo de las plántulas muertas sin tener en cuenta que no todas las plántulas sembradas sobreviven, después de algunas semanas o meses de la plantación debido a diversos factores como las condiciones de las plántulas utilizadas: raíz descubierta, stress durante el transporte, la rotura de las plántulas, condiciones desfavorables de los suelos, principalmente exceso de agua y erosión, presencia de insectos, presencia de arvenses y daños producidos por pastoreo u otros animales.

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No se evidencia la realización de muestreos que determinen las posibles pérdidas causadas por factores adversos que logran deteriorar los arboles después del establecimiento.

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En los recorridos de campo se evidenció que el cultivo de Roble (Quercus humboldtii ) presenta resiembras, las cuales son valoradas por parte del contratista en un 10% y los árboles sembrados para el enriquecimiento de la microcuenca, presentan deterioro debido a la falta de mantenimiento oportuno, además pérdidas no valoradas antes de la contratación. Conforme a lo anterior, es evidente el incumplimiento al objeto pactado dentro del contrato No 131 y 270 de 2011, dado que no fue posible evidenciar las condiciones técnicas y necesarias requeridas para el óptimo desarrollo de la plantación comercial y la de enriquecimiento forestal, situación que se soporta en el trabajo de campo desarrollado y con las certificaciones suministradas al equipo auditor. •

Causa

Debilidades en el seguimiento y monitoreo control que no permiten prevenir de manera oportuna la pérdida de individuos en los lotes. •

Efecto

Incremento de costos de producción y gastos indebidos. •

Comentario de la Entidad

“El Departamento de Gestión Ambiental tiene establecida una metodología de evaluación la cual es denominada Monitoreo y Muestreo en las Plantaciones Forestales en la Microcuenca de la Industria Licorera de Caldas (se adjunta metodología), esta metodología es empleada para el seguimiento de los individuos establecidos. Adicionalmente antes de iniciar cualquier contratación de mantenimiento de estas nuevas plantaciones, esta herramienta es la base para la elaboración de los estudios de necesidad ya que indica el estado actual de la plantación. Las evaluaciones realizadas con base en esta metodología reposan como libros de campo del subproceso Microcuenca y Aguas con una frecuencia de monitoreo no mayor a la semestral. (Se adjuntan las evaluaciones de campo del año 2011). Estos libros de campo no son ingresados a las carpetas de los contratos debido a que son muy técnicos, pero hacen parte de las actividades de seguimiento a las plantaciones establecidas en la parte baja de la Microcuenca y están a disposición de cualquier ente de control que lo requiera. Teniendo el 99

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soporte de la metodología y los informes de aplicación de la misma, se solicita la exclusión de dicha observación. Anexo: 3 folios útiles Por lo anterior solicitamos comedidamente sea levantada esta observación.” •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría

Con respecto a lo expresado en el derecho de contradicción, los soportes presentados del muestreo en el cual se determinaron las perdidas con respecto al No. de árboles, lo que corrobora el hecho de seguir contratando basado en un número de individuos inexistentes, además, no sustentan la no realización de los mantenimientos requeridos, por lo tanto esta observación se confirma.

Hallazgo Administrativo No. 24 Con presunto alcance disciplinario. Incumplimiento del Contrato No. 074-2011, pago de la totalidad del valor del contrato sin culminación del objeto contractual. • Criterio La Ley 1474 del 12 de julio de 2011, “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, Artículo 82 y ss. Resolución interna No. 2045 del 15 de noviembre de 2004 “Por la cual se adopta el Manual de Interventoría en la Industria Licorera de Caldas”, Artículo 13, numeral 13.9. Contrato No. 074-2011, Cláusula Octava INTERVENTORIA, ítem 8.3. •

Descripción de la situación

Pago de la totalidad del valor del contrato sin culminación del objeto contractual: De acuerdo a la Certificación de fecha 5 de Diciembre de 2011, expedida por la supervisora del contrato No. 074-2011, en la cual manifiesta que la firma Heinsohn Software House, cumplió con el contrato mencionado, cuyo objeto es la adquisición e instalación de licencias Aurora versión 16000, desarrollo de un programa especial para la unificación de terceros y servicio de soporte por 100 100

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horas según especificaciones técnicas, certificación que se encontraba adjunta a la copia de la factura emitida por el contratista con fecha de vencimiento 28 de Diciembre de 2011; sin embargo mediante Certificación expedida el 18 de abril de 2012 (1 folio) por la interventora se evidencian actividades realizadas en la vigencia 2012, actividades críticas para el desarrollo del objeto contractual ejecutadas en el mes de marzo de la mencionada vigencia. Posteriormente se verificó los pagos realizados a la firma mencionada, evidenciándose los siguientes soportes: 1) Listado del Libro Auxiliar con corte del 01 de Enero de 2011 al 31 de Diciembre de 2011 en proceso Diciembre de 2011 (1 folio) 2). Comprobante de cuentas por pagar vigencia 2011 Numero 2638 del 28 de Diciembre de 2011 (causación) (1 folio) 3). Comprobante de Transferencia electrónica Número 0200000121 del 21 de Febrero de 2012 (1 folio) 4) Registro de pago No. 0000003122 de Diciembre 29 de 2011 (1 folio) 5) Registro presupuestal Obligatorio No. 0000003122 de Diciembre 27 de 2011 (1 folio). •

Causa:

No se efectuaron pagos parciales que obedecieran al cumplimiento de las actividades realizadas de acuerdo a los avances del contrato; sólo se realizó un pago único sin cumplirse con la totalidad de las actividades. •

Efecto:

Teniendo en cuenta que el contrato establece la duración de un (1) año (28 de junio del 2011 al 28 de julio de 2012), y teniendo en claro que en la FORMA DE PAGO se define que: “LA LICORERA cancelará parcialmente el valor del contrato conforme a la entrega del objeto contratado y a las condiciones técnicas establecidas, dentro de los 30 días calendario después de la emisión de la factura, con soporte consistente en certificación expedida por la interventoría del contrato sobre cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista”. Se identifica que 101

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el efecto es de un nivel alto para la Industria Licorera, pues se genera un riesgo asociado al posible incumplimiento del contratista. •

Pronunciamiento de la entidad:

En la cláusula séptima del contrato no. 074-2011, suscrito con la firma Heinsohn SA, consta que la duración del mismo es de un año contado a partir de la aprobación de la garantía única, 29 de junio de 2011, por lo tanto el mismo se encuentra vigente hasta el próximo 28 de junio de 2012. Según la observación vale la pena aclarar, que contrario a lo que se dice, todas las actividades se han realizado dentro de la vigencia del contrato y así mismo, estas se han cancelado. El pago mencionado se refiere a la factura 51401 donde el contratista facturó la actualización de las licencias de aurora, el desarrollo especial de la unificación de terceros y 69 horas de las visitas que se adjuntaron como soporte de la cuenta, actividades que se certificaron porque se habían cumplido según consta en las hojas de servicio que se adjuntan. Aclarando la duda que se pudo haber presentado sobre haber pagado una actividad no realizada, se aclara que la instalación si se realizó en un servidor para iniciar las pruebas para su liberación en producción en la vigencia del 2012. Consideramos en consecuencia que todas las actividades se han cumplido dentro de la vigencia del contrato, así como se han cancelado sólo las actividades realizadas por el contratista. Por lo anterior solicitamos comedidamente sea levantada esta observación. •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría:

La respuesta dada por la Industria Licorera de Caldas, en ejercicio de su derecho de contradicción, no logra desvirtuar la observación planteada inicialmente, ya que en su respuesta hacen referencia a un pago parcial por las actividades generadas y a la vigencia del contrato definido desde 29 de junio de 2011 hasta el 28 de junio de 2012. Es necesario anotar que es claro para la Contraloría General de Caldas la vigencia del contrato, también es claro que las actividades son realizadas acorde a la vigencia, pero se presenta pago generado el 21 de Febrero 102

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de 2012 (transferencia electrónica) por la totalidad del contrato teniendo actividades críticas por realizar y con 4 meses pendientes de ejecución del contrato. Hallazgo Administrativo No. 25 Incumplimiento del contrato 074-2011, No se evidencia cronograma de actividades, falta de planeación para la ejecución de actividades criticas del mismo. •

Criterio

La Ley 1474 del 12 de julio de 2011, “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, Artículo 82 y ss. Resolución interna No. 2045 del 15 de noviembre de 2004 “Por la cual se adopta el Manual de Interventoría en la Industria Licorera de Caldas”, Artículo 13, numeral 13.9. Contrato No. 074-2011, Cláusula Tercera. OBLIGACIONES A CARGO DEL CONTRATISTA, ítem 3.7. • Descripción de la situación No se evidencia Cronograma de Actividades; se determina incumplimiento de la cláusula tercera numeral 3.7 “Elaborar un cronograma de prestación de servicios y puesta en marcha por escrito, de acuerdo a la invitación”. Se establece el riesgo que corre la entidad al no tener planeación, control y supervisión de las actividades con métricas establecidas del cumplimiento del mismo dado por periodos determinados, ya que el contrato no solo obedece a mantenimientos correctivos y preventivos sino también a cambio de versión y desarrollo de un programa especial para la unificación de terceros, al cual se le deben realizar pruebas efectivas que determinen el cumplimiento y aceptación de los usuarios finales (operarios de los siete (7) módulos), implementación y puesta en marcha, cumpliendo con las etapas normales para cualquier desarrollo de software; es importante tener en cuenta que en la Certificación expedida el 18 de abril de 2012 (1 folio) por la interventora “De acuerdo a las recomendaciones dadas por la firma contratista, Heinsohn, para cumplir con la instalación de la versión objeto del contrato, la misma debía realizarse en el cambio de vigencia para no separar las bases de datos en la mitad de un año, por lo tanto se programó para el mes de enero, sin embargo, sólo se realizó hasta el mes de marzo porque se debió esperar el cierre de inventario físico y adicionalmente el módulo de nómina 103

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obligaba que la nómina estuviera cerrada y la primera liquidación del mes en prueba para aplicar la versión 16, escenario que sólo estuvo hasta esa fecha por las vacaciones colectivas extemporáneas”. Se evidencian actividades que obligan a realizar acciones preventivas y planeación asociada al riesgo que contribuya a evitar inconsistencias o perjuicios para el sistema integrado y por ende a su información; de igual forma teniendo claro un cronograma de actividades y el alcance en tiempo de cada una de ellas, permite establecer los pagos parciales; situación que impidió el seguimiento y control oportuno y efectivo. •

Causa:

Falta de planeación, control y supervisión de las actividades criticas del contrato. •

Efecto:

Falta de planeación que permita efectuar un control eficaz a las actividades del contrato, toda vez que mediante una planeación inicial con el contratista se minimizan los riesgos que se puedan presentar y se describe claramente la interacción con las demás unidades y personal que debe estar presente en las etapas de prueba cuando se habla de desarrollos especiales y nuevas versiones; de igual forma es de ayuda inmediata para el interventor de manera que se puedan realizar los pagos parciales definidos en el contrato con la certeza del cumplimiento de las actividades en los periodos definidos mediante éste instrumento. •

Pronunciamiento de la entidad:

En el contrato no. 074-2011, suscrito con la firma Heinsohn SA, consta que la duración del mismo es de un año contado a partir de la aprobación de la garantía única, 29 de junio de 2011, por lo tanto el mismo se encuentra vigente hasta el próximo 28 de junio de 2012. Según consta en las hojas de servicio que se adjuntan, se inició la instalación de la versión 16 el día 22 de diciembre de 2011 y dicha versión, como se remitió en la constancia suscrita a la Contraloría no se liberaría hasta el 2012, por recomendaciones del contratista, los inconvenientes que se tuvieron con la fecha de instalación, causados por las vacaciones colectivas extemporáneas, no son previsibles en ningún cronograma, así como tampoco las fechas exactas de 104

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utilización de las horas de servicio de soporte contratadas, ya que estas son parar utilizar de acuerdo a la necesidad. De acuerdo a lo anterior si existía un cronograma dado que las fechas para la instalación estaban acordadas por la recomendación de las buenas prácticas realizadas por el contratista y la utilización de las horas de soporte se haría por demanda. Anexo: 4 folios útiles Por lo anterior solicitamos comedidamente sea levantada esta observación. • Pronunciamiento por parte de la Contraloría: La respuesta dada por la Industria Licorera de Caldas, en ejercicio de su derecho de contradicción, no logra desvirtuar la observación planteada inicialmente, ya que en su escrito hacen referencia a la vigencia del contrato definido desde 29 de junio de 2011 hasta el 28 de junio de 2012; teniendo claro que la Contraloría General de Caldas conoce la vigencia del contrato, y según certificación expedida el 18 de abril de 2012 (1 folio) por la interventora “De acuerdo a las recomendaciones dadas por la firma contratista, Heinsohn, para cumplir con la instalación de la versión objeto del contrato, la misma debía realizarse en el cambio de vigencia para no separar las bases de datos en la mitad de un año, por lo tanto se programó para el mes de enero, sin embargo, sólo se realizó hasta el mes de marzo porque se debió esperar el cierre de inventario físico y adicionalmente el módulo de nómina obligaba que la nómina estuviera cerrada y la primera liquidación del mes en prueba para aplicar la versión 16, escenario que sólo estuvo hasta esa fecha por las vacaciones colectivas extemporáneas”, no se tiene cronograma de actividades del contrato, ya que los registros de Informes de Visita son solo documentos que reportan las actividades realizadas; no existe documento formal en el cual se proyecten las actividades a desarrollar en la vigencia del contrato para efectos de planeación, control y supervisión.

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Hallazgo Administrativo No. 26 Incumplimiento Plan de Contingencia y Restauración – Falta de controles aplicados al riesgo definido por la Unidad de Informática: Pérdida de información y continuidad en el servicio de TI. •

Criterio

Procedimiento definido en el MOP – Plan de Contingencia y Restauración GINDE-REV.1 en el ítem 6 PLAN DE EMERGENCIA Y RECUPERACIÓN, ítem 7 CONSIDERACIONES ADICIONALES y 7.1 Plan debe ser probado una vez al año. • Descripción de la situación Incumplimiento del Plan de Emergencia y Recuperación en la Industria Licorera de Caldas. En la Matriz de riesgos de Gestión Informática se identifica el siguiente riesgo: Pérdida de información y continuidad en el servicio de TI, teniendo claro que el procedimiento Plan de Contingencia y Restauración GIN-DE-REV.1 atiende específicamente al riesgo y establece controles determinados para eventos de emergencia y su respectiva recuperación, se verifica el numeral 7 Consideraciones Adicionales numeral 7.1 “Plan debe ser probado una vez al año”, y se determina en entrevista y Certificación por parte de la líder del proceso, expedida el 20 de abril de 2012 ( 1 folio), que en la vigencia 2011 no se realizaron pruebas al Plan de Continuidad, y como se instaura en el numeral 8 del mismo procedimiento: “Las limitaciones y problemas observados durante las pruebas deben analizarse planteando alternativas y soluciones, las cuales serán actualizadas en el Plan de Contingencias” Teniendo claro que en la vigencia 2011 se presentó un siniestro de repercusiones importantes para la entidad, se pudo observar que solamente se realizó una sola restauración a las copias de respaldo el día 12 de Octubre de 2011, lo que atenta a las buenas prácticas de Gobierno de TI y al riesgo identificado (Pérdida de información y continuidad en el servicio de TI) por Gestión Informática; se denota riesgo para a la entidad al no incluir en su procedimiento periodicidad a la actividad, dada por la importancia del riesgo en el instante que alguna copia de respaldo falle desde el momento de paso de datos a la cinta o por fallas físicas del medio mencionado o por diferentes causas que se pueden presentar desde que se genera hasta que se custodia. 106

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•

Causa

Falta de gestión por las personas con responsabilidades dadas para la activación del Plan identificadas en el numeral 6: Plan de Emergencia y Recuperación GINDE-REV.1. •

Efecto:

Falta de pruebas al Plan de Emergencia y Recuperación, que establezcan claramente que la estrategia planteada por parte de la Industria Licorera de Caldas para eliminar o mitigar los riesgos y amenazas y reducir la severidad del impacto en el nivel del servicio ocasionado por un desastre, de manera que se pueda recuperar el nivel de operatividad mínimo de los servicios informáticos, pueda definir si es efectiva y cumpla con los parámetros establecidos en el procedimiento, de manera que si se llegara a presentar el riesgo se pueda manejar con las mejores prácticas. •

Pronunciamiento de la entidad:

Solicitamos sea reconsiderada esta observación porque en el Plan de Contingencias 2011, que se encontraba en desarrollo, se determinaron pruebas y que se haya realizado una sola no significa que no se hayan hecho. Por lo tanto a nuestro criterio no se ha incumplido. • Pronunciamiento por parte de la Contraloría: La respuesta dada por la Industria Licorera de Caldas, en ejercicio de su derecho de contradicción, no logra desvirtuar la observación planteada inicialmente, ya que contando con la certificación dada por la Líder de la Unidad de Sistemas fechada el 20 de abril de 2012, en la cual expresa que: “Durante la vigencia 2011 las pruebas del plan de continuidad no se llevaron a cabo de la manera formal debido a que éste plan fue rediseñado y no se programó la actividad en dicha vigencia”, se tiene claro que no existe prueba documental de algún plan realizado como se expresa en la respuesta dada por la destilera; de igual forma considerando que Plan de Emergencia y Recuperación es un documento adoptado en el MOP con código GIN-DE-REV.1, y la Resolución 1098 de 06 de Octubre de 2008 establece en su artículo 3 que “La información contenida en el habilitador MOP, será responsabilidad de todos los líderes de los procesos y líderes de los subprocesos de la empresa, la permanente revisión y actualización de los procesos y 107

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procedimientos y garantizar la implementación, la divulgación, la aplicación y el seguimiento de los mismos de conformidad con los parámetros establecidos por la Oficina de mejoramiento institucional.”, por lo anteriormente expuesto la observación se confirma.

Hallazgo Administrativo No. 27 Incumplimiento al procedimiento de Control y Seguimiento de los Bienes – Inadecuado manejo de los bienes intangibles. •

Criterio

Constitución Política de Colombia Artículo 61. Ley 599 de 2005 Articulo 270. Decisión Andina 351 de 1993. Procedimiento definido en el MOP Control y seguimiento de los Bienes- GBS-AM-PD-02 cuyo propósito es Asegurar el seguimiento y control de los bienes de la empresa para conservar y proteger el patrimonio de los bienes (propiedad, planta y equipo). • Descripción de la situación Inicialmente se evidencia que la codificación definida para los activos intangibles (licencias) se realiza por cantidades globales, de acuerdo a la compra (cantidad definida en la factura) y no se identifica el activo como un bien individual, prueba de ello, se observa en el Módulo de Activos Fijos, del Sistema Integrado AURORA el informe del 1 de marzo de 2012, como muestra especifica se toma el activo A000799 LICENCIAS DE OFFICE BASIC 2007, cantidad de 18 unidades cargadas globalmente a las misma cuentadante, de igual forma se evidencian todas las licencias del mismo modo. Seguidamente, se observa que todos los activos intangibles (licencias de todo tipo) se encuentran asignados al mismo cuentadante, por ser el líder de Gestión Informática sin control definido e identificación individual del bien asociado al cuentadante que lo está utilizando. Como se define en la Norma Internacional de Contabilidad, NIC38 Definiciones, un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados y un activo intangible es un activo identificable, de carácter monetario y sin apariencia física; es necesario que cada licencia o software se identifique como un activo intangible único, de igual forma como se reconoce en la mencionada norma, ítem Identificabilidad “La definición de un activo intangible exige que el mismo sea 108

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perfectamente identificable, con el fin de poderlo distinguir claramente del fondo de comercio.” Art. 12. “Un activo satisface el criterio de identificabilidad incluido en la definición de activo intangible cuando: (a) es separable, esto es, es susceptible de ser separado o escindido de la entidad y vendido, cedido, dado en explotación, arrendado o intercambiado, ya sea individualmente o junto con el contrato, activo o pasivo con los que guarde relación; o (b) surge de derechos contractuales o de otros derechos legales, con independencia de que esos derechos sean transferibles o separables de la entidad o de otros derechos u obligaciones. “ De igual forma con respecto al cumplimiento de derechos de autor “En materia de utilización de programas de computador (software), las sociedades deben contar con las respectivas licencias de uso para el número de equipos de computador permitidos por la licencia. Los usos o explotación de los programas deben ser no más que los autorizados expresamente en el contrato de licencia de uso y la licencia debe estar vigente al momento de la utilización de los programas”, es determinante para que se propicie el cumplimiento, el control de los activos intangibles determinados por cuentadante y por equipo de cómputo que permita controlar y respetar el CLUF dado para cada licencia y su utilización evitando inconsistencias en su uso. •

Causa

Manejo inadecuado de los bienes intangibles de la entidad, falta de control, identificabilidad y responsabilidad dada por la utilización de los mismos por cuentadante (custodia), de manera que claramente se identifique la finalidad de cada uno de ellos con respecto al funcionario que los usa. •

Efecto

Definido notablemente en la falta de control para cada bien intangible, teniendo claro que son de alto costo y las cantidades adquiridas por la entidad se inclinan a cifras importantes; sumado a lo anterior y teniendo claro que las licencias van totalmente relacionadas a la maquina (equipo de cómputo) donde se encuentra instalada, se tiene en cuenta también, el hecho de que algunas licencias no son intercambiables, dependiendo del tipo están sujetas al equipo de cómputo desde la compra y otros son plenamente intercambiables pero su uso e instalación no puede estar en dos máquinas (equipos de cómputo) al mismo tiempo; por ello deben estar controladas y asignadas al cuentadante por ser quien las utiliza, 109

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asignadas desde inventarios y custodiadas en un lugar definido para ello (soportes relacionados). •

Pronunciamiento de la entidad

Solicitamos respetuosamente sea reconsiderada esta observación ya que en el sistema de activos fijos se registran las licencias tal y como son adquiridas y según las especificaciones del contrato de licencia con las compañías, como Microsoft, que son por volumen. Se adjunta constancia de ejemplo del mismo. Con respecto al control individual de la instalación y asignación a cada usuario responsable, esto se hace a través del sistema Aranda Asset Management, software que permite tener un control individualizado de cada licencia instalada, ya que realiza un inventario del software que tiene cada equipo. Dicha herramienta fue elegida por ser considerada un control más efectivo que cualquiera realizado manualmente, ya que este realiza el inventario en línea. •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría

La respuesta dada por la Industria Licorera de Caldas, en ejercicio de su derecho de contradicción, no logra desvirtuar la observación planteada inicialmente, ya que como se expresa en la misma, el control de los activos intangibles debe obedecer a lo establecido en la norma, el sistema Aranda Asset Management es un software que realiza el escaneo de la máquina (equipo de cómputo) permitiendo tener información actualizada y a modo de detalle sobre la infraestructura tecnológica de forma automatizada como apoyo a las labores administrativas de la Unidad de Sistemas, cuando las licencias son compradas por volumen o lote el sistema mencionado arroja siempre el mismo serial identificado, de igual forma es un aplicativo que no cuenta con interfaz al Sistema Integrado AURORA y al no realizar interfaz con contabilidad no se podría generar depreciación de los activos y otras actividades que se generan con éste tipo de bienes; de esta manera se identifica que es necesario que la Unidad de Bienes por medio de su módulo tenga el control total de los activos intangibles, codificación, asignación, custodia, traslados y todo lo referente al bien; por lo anteriormente expuesto la observación se confirma.

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Hallazgo Administrativo No. 28 Incumplimiento al procedimiento Control y Seguimiento de bienes, Inadecuado manejo de los bienes tangibles (barriles). •

Criterio

Procedimiento definido en el MOP Control y seguimiento de los Bienes- GBS-AMPD-02 cuyo propósito es Asegurar el seguimiento y control de los bienes de la empresa para conservar y proteger el patrimonio de los bienes (propiedad, planta y equipo). • Descripción de la situación De acuerdo a verificación en campo del proceso de producción y ventas realizada con los líderes de las líneas de legalidad y gestión, se identificó como se observa en el registro fotográfico los bienes tangibles (barriles) sin ninguna codificación que permita su identificación como bien individual, de igual forma se observa marcado con tiza, susceptible a cambios y con planilla como se describe (en hoja pegada en el lote) los datos específicos de su contenido como son consecutivo de lote, fecha de tafia y números de usos del mismo.

Se identificó de igual forma en entrevista con el líder de las bodegas de Rones Añejos, que la ubicación de los barriles, su contenido, y proceso de añejamiento se maneja en hojas de excell (manualmente), no se encuentra almacenado en 111

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ningún sistema, que permita que exista identificación precisa que delimite por bodegas claramente el bien independiente (barril) y su contenido. Para identificar el movimiento en el Módulo de Activos Fijos, del Sistema Integrado AURORA, se verifica la factura No. 1174 de 3 de enero de 2011 (1 folio), por medio de la cual se realiza la compra de 360 barriles de roble con capacidad para 220 litros (contratista: COLOMBIANA DE BARRILES - Colbarriles LTDA) por un valor de $139 millones, se procede a comprobar el registro en el módulo encontrando que el lote completo de barriles definidos en la compra fue inventariado con el siguiente código: A001102, determinando con ello que los bienes (barriles) no son identificables individualmente, y siendo de un costo importante debe ser totalmente controlables tanto por medio del Sistema Integrado como físicamente. Dado que el procedimiento es tomado como elemento de control “el cual se conforma por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad pública. Y Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las tareas”, en este sentido después de realizar la verificación en la Unidad de Bienes de la Industria Licorera para determinar el inventario de los barriles se encuentra definido para ello un Instructivo para la toma de inventarios (2 folios) entregado por el líder de Bienes, instructivo que no se encuentra adoptado por el sistema de calidad, sin manejo de versiones “La razón por la cual este elemento se encuentra en el Subsistema de Control de Gestión tiene que ver con la necesidad de velar constantemente por su aplicación dentro del ciclo PHVA sugerido también por la NTCGP 1000:2004. En este sentido no es suficiente definir los procedimientos, sino también que se cumplan. En todo caso, lo que se haga en este elemento debe integrarse con el Modelo de Operación por Procesos” De acuerdo entonces a esta definición y al procedimiento GBS-AM-PD02 cuyo propósito es Asegurar el seguimiento y control de los bienes de la empresa para conservar y proteger el patrimonio de los bienes (propiedad, planta y equipo), se pudo determinar que en el asunto de los barriles los inventarios son realizados directamente por los responsables en este caso la Bodega 07 por el líder, no se cuenta con un inventario del sistema que identifique cada bien con un código independiente o de la mejor manera con códigos de barras que clasifique el bien y que por medio de la pistola de lectura a cada uno, identificando plenamente el bien teniendo de manera certera los inventarios de estos tipos de bienes; de igual forma contando que en el mapa de riesgos de la Unidad de Bienes se 112

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encuentra identificado el riesgo: Robo y o Pérdida de Activos, y su causa “Falta de Control y seguimiento de las actividades propias para una adecuada custodia, registro, asignación y administración de los bienes muebles de propiedad de la ILC” en este caso con respecto a los bienes tangibles (barriles) no se observa control, registro en el Sistema de Información y administración adecuada. •

Causa

Manejo inadecuado de los bienes tangibles (barriles) de la entidad, falta de control e identificabilidad sistematizada que permita tener claro su ciclo con respecto a los usos y de esta manera se establezca controles, seguimientos, bajas y todo lo relacionado con el bien. •

Efecto

El efecto es notable en la falta de controles para manejar el riesgo definido en la matriz de riesgos de la Unidad de Bienes con respecto a la causa: “Falta de Control y seguimiento de las actividades propias para una adecuada custodia, registro, asignación y administración de los bienes muebles de propiedad de la ILC” teniendo en cuenta que son activos de alto costo y que tienen como todo activo un ciclo que debe cumplir. •

Pronunciamiento de la entidad

La marcación con tiza en ningún momento pretende identificar un barril en particular, esta marcación se utiliza como mecanismo temporal de control del proceso de embarrilado y es un paso anterior a la identificación definitiva del lote de tafias, esta identificación en ningún momento pretende identificar los barriles como bien de la empresa, pues este proceso no está a cargo del área de elaboración de licores. Esta identificación está orientada básicamente al control de las especies en añejamiento, no solo desde el punto de vista de inventarios sino como fuente de información que permite la adecuada formulación y preparación de rones. Aunque al barril se podría clasificar como una materia prima en la elaboración del ron (partes del barril tales como taninos y lignina se extraen de él y se incorporan en el alcohol con que se prepara el ron y son esta sustancias las que en buena medida le dan la identidad al Ron Viejo de Caldas), la empresa lo ha clasificado como un bien y como tal debe asimilarse a un equipo de proceso, que podría ser un simple deposito (tanque) o lo que es más correcto un reactor. Bajo estas 113

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condiciones es más conveniente identificar individualmente los barriles, esto es beneficioso para el control de ingreso y baja de los mismos pero de poca utilidad para realizar inventario físico de barriles pues el sistema de almacenamiento impide realizar verificación individual de cada uno, para esto sería necesario realizar el movimiento de grandes cantidades de barriles, lo que desde luego es totalmente improcedente. En la observación realizada por la contraloría se pretende que se realice control unificado de los barriles y su contenido lo cual con el sistema de información que posee la empresa (Aurora) y las necesidades del proceso productivo no es viable. No obstante se están realizando algunos ajustes a la forma de ingresar la información en los módulos de inventarios y producción que posiblemente permitirán tener datos más completos y similares a lo que se puede observar físicamente. Se podrán tener entre otros, datos de cantidad de barriles que están en cada bodega y el número de usos y los demás datos que se manejan actualmente mediante archivos de Excel, el proceso se encuentra en la etapa de validación con las áreas que se verán afectadas con este tipo de modificación. Por lo anterior solicitamos comedidamente sea levantada esta observación. •

Pronunciamiento por parte de la Contraloría:

La respuesta dada por la Industria Licorera de Caldas, en ejercicio de su derecho de contradicción, refuerza totalmente lo señalado por la Contraloría General de Caldas en su observación, ya que es preciso como se plasma en la respuesta de la destilera la necesidad de replantear la forma de ingreso de la información de los activos en mención a los módulos de inventarios y producción, de manera que se puedan obtener datos completos y de igual forma permitir que éstos activos tengan de acuerdo a la norma la posibilidad de ser individualizados, identificados, controlados y de esta manera mejorar las actividades dadas actualmente como manuales por actividades sistematizadas confiables que ayuden a la Licorera al control de éste tipo de activos.

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4. EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO.

En desarrollo de la auditoria a la gestión, de la ILC vigencia 2011se realizó seguimiento a las acciones correctivas señaladas en el plan de mejoramiento suscrito el 9 de junio de 2010, con base en los hallazgos detectados en la auditoría realizada 2010, la evaluación tuvo un desempeño de 8 puntos, por tal motivo se determino con un “Cumplimiento Parcial”, con una valoración del 80%. De los cuales 3 accione s obtuvieron 2 puntos y 2 acciones 1 punto.

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5. ANEXOS. 5.1 MATRIZ CALIFICACIÓN DE HALLAZGO ADMINISTRATIVOS AUDITORIA A LA GESTION INDUSTRIA LICORERA DE CLADAS VIGENCIA 2011 ADTIVO: Administrativo DISC: Disciplinario FISCAL: Fiscal PENAL: Penal No

DESCRIPCIÓN ADTVO DISCP Hallazgo No. 1 Inefectividad del 1. sistema de control interno de la Industria X Licorera de Caldas Hallazgo No. 2 Deficiencias en la 2. X medición de la plataforma estratégica. Observación No. 3 Inexistencia del 3. macro proceso de Planeación X 4.

6. 7.

8. 9. 10. 11.

Hallazgo No. 4 Falencias en el Manual de Operaciones por Procesos. Hallazgo No. 5 Debilidades en la herramienta administrativa “Balance Score Card o Cuadro de Mando Integral – CMI” Hallazgo No. 6 Ausencia de seguimiento a los indicadores del MOP. Hallazgo No. 7 Carencia de regulación efectiva a las Degustaciones otorgadas a Distribuidores. Hallazgo No. 8 Ausencia de seguimiento efectivo a las Degustaciones autorizadas por el Comité de Mercadeo. Hallazgo No. 9 Falencias en las entrega de Degustaciones por Cupo Gerencial. Hallazgo No. 10 Debilidades en la marcación de licor de Degustación. Hallazgo No. 11 Ausencia de control a los recursos invertidos en Publicidad. 116

X X

X X X X

FISCAL

PENAL

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12.

Hallazgo No. 12 Irregularidades en contratación

Hallazgo No. 13 Desactualización del 13. Manual de interventoría

Hallazgo No. 14 Deficiencias en la 14. expedición de registros presupuestales.

Hallazgo No. 15 Deficiencias en la 15. contratación de etiquetas.

Hallazgo No. 16 Irregularidades en la ejecución del Convenio 16. Interadministrativo celebrado con el Departamento del Choco. Hallazgo No. 17 Ausencia de verificación en el pago de los aportes 17. realizados al Sistema de Seguridad Social Integral.

18.

Hallazgo No. 18 Irregularidad en los Encargos Y Asignación De Funciones

Hallazgo No. 19 Incumplimiento de la Ley 9 de 1979 en lo relacionado con el 19. tratamiento de las Aguas Residuales Domesticas.

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Hallazgo No. 20 Debilidades en el Plan 20. de Manejo Ambiental de La Industria Licorera de Caldas

Hallazgo No. 21 Debilidades en el MOP con relación al procedimiento que se 21. debe surtir en la Planta de Tratamiento de Aguas Residuales (PTAR) de la Industria Licorera de Caldas.

Hallazgo No. 22 Irregularidades frente a la ejecución del Convenio de Asociación 22. N° 139 celebrado entre CORPOCALDAS y la ILC.

Hallazgo No. 23 La Industria Licorera de Caldas no realizó muestreos para determinar pérdidas de individuos ni el 23. número de mantenimientos requeridos para el óptimo desarrollo tanto en la plantación de roble como en la de enriquecimiento.

Hallazgo No. 24 Incumplimiento del Contrato No. 074-2011, pago de la 24. totalidad del valor del contrato sin culminación del objeto contractual.

Hallazgo No. 25 Incumplimiento del contrato 074-2011, No se evidencia 25. cronograma de actividades, falta de planeación para la ejecución de actividades criticas del mismo. Hallazgo No. 26 Incumplimiento Plan de Contingencia y Restauración – Falta de controles aplicados al riesgo definido 26. por la Unidad de Informática: Pérdida de información y continuidad en el servicio de TI. 118

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Hallazgo No. 27 Incumplimiento al procedimiento de Control y Seguimiento 27. de los Bienes – Inadecuado manejo de los bienes intangibles.

Hallazgo No. 28 Incumplimiento al procedimiento Control y Seguimiento de 28. bienes, Inadecuado manejo de los bienes tangibles (barriles).

HALLAZGOS Administrativos Fiscales Disciplinarios Penales

CANTIDAD 28 3 2 0

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CUANTÍA