Strategisk kompetenceudvikling Evaluering af roller, december 2012
Evaluering af roller, International linje
Side 1 af 15
Indhold Indhold ........................................................................................................ 1 Indhold ........................................................................................................ 2 Evaluering af roller - Indledning ...................................................................... 3 Evalueringsformen ......................................................................................... 4 Evalueringens resultater ................................................................................. 5 Opgaveperspektivet: de tre roller ................................................................. 5 Strukturperspektivet ................................................................................ 6 Teknologiperspektivet............................................................................... 7 Kompetenceperspektivet........................................................................... 8 Forslag til justeringer ..................................................................................... 9 Bilag – spørgeramme ....................................................................................11
Evaluering af roller, International linje
Side 2 af 15
Evaluering af roller - Indledning Den 1.7.2012 trådte ny arbejdstidsaftale for undervisere ved KEA i kraft. Ifølge arbejdstidsaftalen defineres underviserrollen i form af hovedopgaverne: •
undervisningsopgaven
•
udviklingsopgaven
•
relationsopgaven.
For bygningskonstruktøruddannelsens danske og internationale linjer er der, samtidig med arbejdstidsaftalen, introduceret tre roller, som på skift varetages af undervisere og som tilsammen bidrager til at kvalitetssikre undervisningen og at koordinere undervisningsplanlægningen i relationen mellem underviser, underviserteam og de studerende: •
facilitatorrollen
•
administratorrollen
•
mentorrollen.
International linje påbegyndte august 2012 implementeringen af de tre roller som et pilotforløb på 1. og 2. semester, mens dansk linje først påbegynder implementeringen med start den 1.1.2013 samtidig med den fulde implementering på international linje. Som led i projekt Strategisk kompetenceudvikling for undervisere ved bygningskonstruktøruddannelsens danske og internationale linjer, Københavns Erhvervsakademi, er der den 19.12.2012 gennemført en evaluering af international linjes erfaringer med de tre roller, facilitator, administrator og mentor i pilotforløbet. Evalueringen havde et bagudrettet fokus på erfaringerne samt et mål om at opsamle og herudfra at videregive de vigtigste erfaringer til underviserne på dansk henholdsvis international linje.
Evaluering af roller, International linje
Side 3 af 15
Evalueringsformen Evalueringen blev gennemført i en dialog mellem underviserne, de to studieledere for international og dansk linje samt TR for underviserne: Birgitte Petersen, Søren Lundgaard, Damon Jarrett, Morten Petersen, Morten Juel Hansen, Finn Arne Pedersen, Harald Falkentoft, TR, Charlotte Møller, Claudio Spaziani Testa Evalueringen var tilrettelagt og gennemført af Bodil Lomholt Husted, Chefkonsulent, Konsulentfirmaet ARGO. Evalueringen tog afsæt i en semistruktureret spørgeramme1 og en evalueringsoptik med fire indbyggede perspektiver:
1) Opgaveperspektivet Opgaven for hver af de tre roller er defineret ud fra dens betydning for, at underviseropgaven kan varetages i overensstemmelse med de angivne kvalitetskrav for uddannelserne (KEA’s mission). 2) Strukturperspektivet Opgaven udføres inden for de strukturer, som er defineret ud fra andre primære hensyn, herunder den samlede varetagelse af uddannelsen (det organisatoriske niveau), uddannelsens struktur (semesterstruktur, undervisning, projekter og eksamen), arbejdstidsaftalen. 3) Teknologiperspektivet Der er i funktionsbeskrivelserne til rollerne angivet – direkte eller indirekte – hvilke metoder og redskaber, der skal / kan anvendes / er til rådighed for rolleindehaveren. 4) Kompetenceperspektivet Rollens opgaver i forhold til funktionsbeskrivelser, struktur og teknologiperspektiverne skal afspejle sig i mulighederne for at tilegne sig de nødvendige kompetencer, når der er behov for det (og har dermed også en sammenhæng til MUS).
Evalueringen blev gennemført med de fire perspektiver, enkeltvis, i den angivne rækkefølge.
1
Bilag – spørgeramme.
Evaluering af roller, International linje
Side 4 af 15
Evalueringens resultater Opgaveperspektivet: de tre roller Der er enighed om, at Facilitatorrollens vigtigste funktion er at kvalitetssikre semestrets forløb, bl.a. ved at sikre overblikket hele vejen igennem semestret, afsluttende med eksamen. Det betyder, at der er en væsentlig koordinerende funktion i rollen. Det diskuteres, om der er faglige krav til rollen, som udelukker undervisningsprofiler. Holdningerne er delte ift om facilitator nødvendigvis skal have et bredt byggefagligt indblik – særligt i forhold til semesteropgaven, eller om en mangeårig opbygget erfaring som underviser på uddannelsen kan kompensere for det mere specifikke byggefaglige indblik. Der argumenteres for, at alle i princippet skal kunne udfylde alle tre roller, og at lysten til at varetage en rolle også kan generere den fornødne indsigt. Der anlægges dermed også det perspektiv, at varetagelse af rollerne på længere sigt er kvalificerende og med til at udvikle rollen og dens varetagelse. Og det er netop holdningen, at det forløbne halvår har været præget af, at der måske ikke har været en helt igennem afstemt forestilling om, hvad facilitatorrollen indeholder. Det kommer konkret til udtryk i evalueringen, hvor en underviser erkender på egne og teamets vegne, at facilitator ikke fik den fornødne opbakning til at udfylde rollen, som den positivt samlende person, som facilitator kunne have været på det faglige område. Det betones, at dette ikke er en kritik af facilitator, men en beklagelse af, at der ikke var en parathed i teamet til at give rum for rollens udfoldelse. Det bakkes op af studieledelsen, med en erkendelse af, at teamfordelingen og den overordnede skemalægning med introduktionsforløb og kurser, ikke har været tilstrækkeligt understøttede til, at facilitatorerne kom intensivt på banen fra starten.
Administratorrollens vigtigste funktion defineres af underviserne som koordinerende og det at holde overblikket på alt, hvad der skal laves i forbindelse med semesterstart og masterplan, mødeafholdelse, inkl. referater. Der er stor tilfredshed med den måde, administratorrollen har fungeret på og er varetaget på. Der er stor anerkendelse af – fra både undervisere og studieledelse – at administratorfunktionen virker sådan, at ting sker relativt hurtigt, homogent og med en professionalisme. Det opleves, at både indkaldelser og referater er præcise, og at de kommer ud hurtigt. Der sker en kvalitetssikring af møderne, sådan at den nødvendige viden genereres og videreformidles i kort og præcis form. Den
Evaluering af roller, International linje
Side 5 af 15
effektivisering, som ses af møderne har fået studielederen til at overveje, om hun fremadrettet skal deltage i møderne, sådan at flere sager kan afklares direkte på møderne og ikke som opfølgning på mødereferater. Og det er særligt mødereferaterne, der påskønnes som et vigtigt udbytte af rollen, idet disse udgør et kvalificeret beslutningsgrundlag. Det vil sige, at rollen kommer til at skubbe på en yderligere positiv udvikling, der bidrager til at gøre møder og output effektive Det diskuteres, om rollen er attraktiv nok – om den opfattes som en lidt kedelig sekretærfunktion, som mange ikke er interesseret i at have. På den anden side viser værdsættelsen af mødernes større kvalitet og effektivitet, at administratorrollen anerkendes som vigtig. Mentorrollens vigtigste funktion et at sørge for, at de studerende lever op til uddannelsens og undervisningens krav og dermed sikre fastholdelse. Det gøres bl.a. ved at mentor har en opmærksomhed på dette og at problemer, som ikke kan løses inden for rollens rammer og funktionsbeskrivelse, hurtigt gives videre til rette instans, fx studievejleder. Derfor kræver rollen både evne til nærhed og en organisatorisk kompetence - en viden om grænseflader for herudfra at kunne vurdere, hvornår en opgave overdrages. Nærhed contra de specialiserede funktioner for fastholdelse drøftes, idet det er en generel holdning, at den bedste støtte til studerende gives af dem, der er tæt på de studerende. Jo længere væk fra de studerende – opad i systemet - jo mindre nærværende og opbakkende støtte gives der, siges det af nogen. En anden holdning er, at der med mentorrollen skal lægges ’et skarpt snit’ som betyder, at problemer, der identificeres som alvorlige, fx psykiske problemer, ikke skal håndteres i mentorrollen. Det diskuteres, om opgaven for mentor kan opleves om tyngende, når trivsel og fastholdelse præciseres som den vigtige funktion; om mentor kan opleve at have et større ansvar som mentor, hvis en klasse har et stort frafald. Det er dog konkret oplevelsen, at de to teams, som i det forløbne halvår har afprøvet rollen, har været gode til at hjælpe hinanden, sådan at mentor ikke har skullet løfte opgaven alene. Der er en enig forståelse af, at mentorrollen kan blive meget omfattende, hvorfor netop grænsedragningen til andre funktioner i organisationen er vigtig. Men det betones også, at mentorrollen – lige som de øvrige roller – ikke skal kræve specialviden. Kvalitetssikringen af lærerteams beror på, at der er en bred kompetence i teamet til – på skift – at varetage de tre roller.
Strukturperspektivet Det gælder særligt for mentorrollen, at arbejdsbelastningen er skiftende henover uddannelsesforløbet, idet samtalerne på 1. og 2. semester har været ressourcekrævende. Det kan derfor overvejes fremover at gennemføre samtalerne Evaluering af roller, International linje
Side 6 af 15
på 2. semester som gruppesamtaler. På dansk linje gennemføres mentorsamtalerne kun på 1. semester, men forventes dog i kraft af den større volumen at være en væsentlig mentoropgave. Set hen over uddannelsesforløbet ændrer arbejdsbelastningen i mentorrollen sig, i takt med at fokus flytter sig fra den individuelle studerende til holdet. Alligevel ses 7. semester som en opgave, der har sin særlige opmærksomhed fra mentor, idet frafaldet her vurderes at være en risiko, hvis de studerende fravælger at komme på skolen for at skrive speciale og udarbejde bacheloropgave. Det er derfor en vigtig udfordring for mentor at få de studerende til at møde på skolen i 7. semester. I det hele taget lægges der med diskussionen om varierende arbejdsbelastning for rollerne op til overvejelser om forskellige løsninger, idet det her nævnes, at der planlægges med, at facilitatorrollen på 7. semester deles ud på flere undervisere. Dette gælder især for dansk linje med flere parallelklasser, men kan i princippet også ske på international linje, hvor der for øjeblikket kun er én facilitator. Facilitatorrollen, som den overordnede koordinerende funktion, har samme arbejdsbelastning henover semestrene, fordi udbudsform og opgavetype ændrer sig, ligesom krav til projektaflevering. Det formuleres sådan, at rollen på den ene side er ens for hvert semester, men på den anden side også forskellig, afhængigt af opgavetype, udbudsform og projektafleveringskrav. Med betydning for administratorrollen nævnes det som en overvejelse at ændre på strukturen for teammøderne, fra nuværende praksis med deltagelse af alle, til dels at gøre møderne kortere, dels at afprøve en mere fleksibel deltagelse af undervisere, afhængigt af dagsorden / placering af emner på dagsorden. Denne mulige ændring gælder ikke for planlægningsmøderne. Det betones, at der med rollerne ikke må ske en monopolisering af funktionerne. Fx gælder det for facilitatorrollen, at de andre undervisere stadigvæk er forpligtede på at være facilitatorer inden for eget område. Det er vigtigt, at de studerende kan gå til teamet som en helhed og få problemer løst. Eller som det formuleres: ”Alle har en hovedrolle, hvor de er særligt skarpe, men alle skal også kunne sparke bolden, uanset hvor på banen de står”. Det formuleres sådan af studieleder, at arbejdet med rollerne er et skridt på vejen til at bevæge sig væk fra at én person har det fulde ansvar til at brede det ud på flere. Der vil være flere step på vejen frem mod at involvere flere og at oplære flere til at kunne påtage sig rollerne
Teknologiperspektivet I forhold til dette perspektiv diskuteres kort MS Project, idet det fremhæves fra flere, at der er behov for kvalificering i brugen af redskabet. I forhold til administratorrollen har der været tale om at lægge lektionsplaner og templates ud i MS Project, ud fra en forventning om at det kan effektivisere processen med tilretning, og der er talt om at studieadministrationen skal tilrette
Evaluering af roller, International linje
Side 7 af 15
lektionsplaner og opdatering af templates semester for semester, så at udarbejdelse heraf kun delvis kommer til at ligge ude i underviserteams.
Kompetenceperspektivet Rolleindehaverne fra 1. og 2. semester har oplevet forskellige grader af kompetencebehov. Særligt mentorrollen stiller krav til kompetencer som det kunne være ønskeligt at få dækket, fx coaching og vejledning, når denne nærmer sig studievejledning. Her drejer behovet sig særligt om en præcisering af, hvor grænsen skal trækkes. Det foreslås af deltagere i evalueringen, at mentorer evt. mødes med studievejledningen forud for semestret, for at skabe klarhed omkring funktionernes respektive ansvarsområder. Der peges endvidere på et behov for at tilpasse skemaplanlægningen, sådan at facilitator og mentoraktiviteter med klasserne ikke kommer til at fylde for meget i samme uger. Det er et spørgsmål om at balancere mellem for megen opmærksomhed i starten og for lidt, hvor det sidste giver problemer i forhold til ikke at få formidlet nødvendige informationer til de studerende.
Evaluering af roller, International linje
Side 8 af 15
Forslag til justeringer Der gives udtryk for et stort ønske om at kunne videregive erfaringer til kolleger og at kunne udbygge de foreliggende funktionsbeskrivelser. Der er brug for mere detaljeret beskrivelse og vejledning, sådan at kolleger ikke skal starte forfra. Der er ønske om et egentligt introduktionsforløb til nye rolleindehavere. Der er brug for at opnå en konsensus om, hvordan rollerne skal praktiseres for så derudfra at sikre en udvikling af rollerne hen over semestrene – i takt med at behov og fokus i rollen ændrer sig. Det understreges, at alle i teamet har et ansvar og at henvendelser fra studerende ikke sendes videre til den pågældende rolleindehaver, hvis man selv kan svare på dem. Det diskuteres, hvorvidt 7. semester har brug for mentor eller ej; og også om facilitator og mentor bliver blandet sammen på 7. semester. Der er tanker om, at der kan etableres læsegrupper, som kan fungere støttende for studerende som aflastning for mentor og også for at styrke de studerende ”i at stå mere på egne ben”.
Som afrunding på punktet vurderes det, om de tre roller tilsammen er fuldt dækkende for proceslærerrollen, ligesom det også vurderes, hvad ændringen fra proceslærer til de tre roller har givet af erfaringer.
Det giver anledning til udsagn som: •
”Jeg har været her i tre år, jeg har aldrig oplevet, at en proceslærer har givet mig andet end den viden, som alle andre også har givet mig”.
•
”Hierarkiet er blevet skubbet; vi har fået en mere flad struktur.”
•
”Den nye teamstruktur med de tre roller, afspejler en tilsvarende struktur i byggebranchen med de partnere, der her indgår ift. at få et byggeprojekt op at stå”.
Til spørgsmålet om, hvorvidt de tre roller tilfører noget ekstra, er det vurderingen, at det er for tidligt at sige noget mere håndfast om det. Alligevel er der udsagn om, at det kan resultere i et bedre teamsamarbejde, når man i højere grad er fælles om at løfte opgaven. Og det siges også, at der spores en anden holdning i teamet, som det forventes vil have en positiv betydning i de perioder, hvor arbejdspresset er stort. Forventningen går på, at teamsamarbejdet også vil komme til udtryk i en højere grad af fællesskab om at løse opgaverne.
Evaluering af roller, International linje
Side 9 af 15
Der opfordres til at komme med ønsker til kompetenceløft, som kan tænkes ind i SCKK projektet. Det kunne være et fokus på, hvordan tingene fungerer i teamet, nye metoder til teammøder og i det hele taget ideer til det inspirationskatalog for intern kompetenceudvikling, som det indgår i projektet at udarbejde. Ideer kan handle om, hvordan rollerne kommer til at fungere bedst muligt sammen med de studerende og teamet.
Evaluering af roller, International linje
Side 10 af 15
Bilag – spørgeramme
Tema
Spørgsmål
Motivation
I. Rolleindehavernes erfaringer med rollen /rollerne Facilitator rollen
a) Faktuelt
Hvem har haft denne rolle på 1. og 2. semester?
Administratorrollen
Knytte roller til hvilke undervisere?
Er der undervisere, der har haft flere roller /samlet set på 1. og 2. semester?
Hvem har haft denne rolle på 1. og 2. semester?
Mentorrollen Hvem har haft denne rolle på 1. og 2. semester?
b) Rollens opgave
Hvad vil I hver især fremhæve som rollens vigtigste funktion?
Er der enighed om den vigtigste funktion mellem flere indehavere af rollen?
Er der forskel, afhængigt af teamet, på den måde rollen bliver udført?
c) Rollens struktur
Konkret tal på, hvor mange undervisere, der på nuværende tidspunkt har erfaringer med at være rolleindehaver.
Erfaringer med rollerne evalueres rolle for rolle (1. facilitator; 2. administrator og 3. mentor) og ift. punkterne b) – e)
Er funktionsbeskrivelsen for rollen i overensstemmelse med den kontekst, rollen skal udføres i?
-
teamets arbejdsform og struktur, mødeform og kultur (handler også om, hvordan teamet anvender møderessourcerne, drift og udvikling etc.)
Evaluering af roller, International linje
Side 11 af 15
-
semesterstrukturen og teamets undervisningsplanlĂŚgning
-
de studerendes semesterforløb mht. samtaler, undervisning,
projekt og eksamen?
Evaluering af roller, International linje
Side 12 af 15
d) Rollens teknologi (metoder og redskaber)
Hvad er jeres erfaringer med de metoder til udførelse af rollen, som direkte eller indirekte fremgår af rollens funktionsbeskrivelse?
Er der behov for metoder? (det kommer vi mere ind på i undertema e).
Er der behov for flere redskaber til udførelse af rollens opgaver?
e) Rollens kompetencer
Giver jeres erfaringer – og kompetencebeskrivelsen i jobprofilen - anledning til at efterspørge kompetenceudvikling i relation til rollerne?
II. Behov for justeringer
f) Rollernes samspil og Sammenhæng i forhold til den oprindelige proceslærerrolle
Hvordan oplever I rolleindehavere – at de tre roller fungerer sammen ift. Teamets opgaver?
Fokus på rollerne i et samspil og vurdering af om roller samlet set erstatter? Supplerer den tidligere proceslærerrolle?
Er rollernes afgrænsning overfor hinanden hensigtsmæssig?
Er rollerne defineret på en måde, som gør det muligt at identificere og opfange behov, som evt. også skal dækkes af opgaverne?
Med andre ord – er funktionsbeskrivelserne dækkende og hensigtsmæssige?
Udgør rollerne tilsammen en helhed, som gør det muligt målrettet at løse opgaverne (som er beskrevet i funktionsbeskrivelserne)?
Evaluering af roller, International linje
Side 13 af 15
Er proceslærerrollens funktioner dækket ind med de tre roller?
Supplerer de tre roller tilsammen den tidligere proceslærerrolle – tilfører noget nyt / mere?
g) Behov for justeringer
Er der behov for at justere i funktionsbeskrivelserne? (på baggrund af de erfaringer, der er belyst med de foregående spørgsmål
På baggrund af en nærmere indkredsning af erfaringerne med de tre rollers samspil skal det vurderes, om funktionsbeskrivelserne er dækkende? Om de er tilstrækkeligt operationelle i deres beskrivelser? Om de tilsammen er dækkende? Hvor der konkret kan være behov for justeringer?
III. Behov for understøttende indsats i implementeringen
Opsummerende fra I. d) og e)
Kunne det være behov for en mere sammenhængende indsats ift implementering af rollerne? Hvilken?
IV. Anknytning til øvrige indsatser – bl.a. SCK projektet Har I forslag til, hvordan SCK projektet kan støtte op om en implementering af roller? Jf. ovenstående.
At bidrage til en forståelse af SCK’s projektets sammenhæng med øvrige aktuelle indsatser.
Hvilke aktiviteter?
V. Videndeling med dansk linje – hvilke erfaringer / resultater er vigtige at videregive? Formulering af vigtige resultater i forhold til:
Hvilke er de vigtige erfaringer og foreløbige resultater, som kan
Evaluering af roller, International linje
Opsummering af erfaringer og resultater, formuleret i
Side 14 af 15
Optikken: -
Opgaven Struktur Metoder og redskaber kompetencer
videregives til dansk linje, n책r de starter implementering af de tre roller fra og med 2013?
Evaluering af roller, International linje
rammen for den anvendte optik i evalueringen.
Side 15 af 15