GUIDE D’UTILISATION DU
CAHIER DES CHARGES SITE WEB
Préface
Ce guide d’utilisation est conçu pour vous aider à remplir le cahier des charges pour la réalisation d’un site web. Pour vous aider à réfléchir sur votre cahier des charges, vous pouvez vous appuyer sur vos notes et analyses préalables, et également sur : Une ou plusieurs personnes identifiées dans votre structure ayant un niveau de connaissance suffisant par rapport à l’enjeu. Faire appel à un professionnel pour vous aider à définir votre besoin et vous accompagner tout au long de la réalisation de votre projet. Cahier des charges disponible en ligne sur www.juratic.com
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Prendre conseil auprès de Jur@TIC.
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Sommaire
Contexte ........................................................................ p4 Enjeux .......................................................................... p4 Objectifs et public visé ......................................................p5 Spécifications techniques du site....................................... p6 Ressources documentaires fournies ............................... p6 Composants Multimédia................................................ P7 Données ........................................................................p7 Charte graphique .......................................................... p8 Principes de navigation ( arborescence) ......................... p9 Fonction à développer sur le site ...................................p10 Renseignements techniques .........................................p10 Promotion et suivi du site ................................................ p12 Pilotage du projet ........................................................... p15
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Contexte
Enjeux Il ne faut pas confondre les enjeux et les objectifs d’un site web. Par enjeu, on entend le degré d’implication du site par rapport à l’activité de l’entreprise.
Les questions que vous devez vous poser pour répondre à cette rubrique sont les suivantes : Quelle est l’importance stratégique du site web dans l’entreprise ? Est-ce que le site web conditionne le fonctionnement de l’entreprise ? Quel est le niveau de risque de cet investissement ? Quel retour et quel succès espérez-vous ? En cas de perspective commerciale, quel est le chiffre d’affaire escompté par rapport aux autres canaux de distribution ?
Quelles conséquences a ce projet sur votre entreprise ? Pour une société de e-commerce, le site
Sur le système d’information de l’entreprise ?
web est central dans l’activité de l’entreprise,
Sur le système de communication ?
alors que pour une société industrielle, un site
Sur les habitudes de fonctionnement de votre structure ?
vitrine n’impacte que faiblement son activité.
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Objectifs et public visé
Objectifs
Public visé
On entend par « objectifs » les résultats à atteindre.
Il existe différents types d’utilisateurs de site web. Il est indis-
Vous pouvez avoir plusieurs objectifs dans votre projet de site
pensable de préciser ceux auxquels s’adresse votre site, afin
web et un public visé par objectif.
d’adapter au mieux :
Exemples d’objectifs :
La charte graphique;
Améliorer l’image de l’entreprise;
L’ergonomie;
Faire connaître un produit ou une gamme de produits;
Le contenu;
Vendre en ligne;
Le style général.
Améliorer la communication interne; Améliorer la relation avec les partenaires (clients / fournisseurs)… Un site web multilingue se prévoit dès le départ car il nécessite un développement et des compétences spécifiques.
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Spécifications techniques du site Dans cette rubrique, vous énumérez les ressources dont vous disposez, leur état ainsi que celles que vous souhaitez voir réalisées lors de la prestation.
Ressources documentaires fournies Textes Si vous disposez de documents (plaquettes commerciales, fiches
Images Assurez-vous que vous possédez le droit des images qui apparaitront sur votre site. Vérifiez auprès du photographe, de l’agence de communication que vous pouvez réutiliser les images de vos autres supports. Vous ne pouvez réutiliser des images prises sur l’internet que si elles sont libres de droit (la plupart du temps, ce n’est pas le cas).
techniques…), il faut vérifier que leur contenu soit applicable au web.
Indiquez si les images sont numérisées ou sur un support matériel
Ce travail peut être réalisé en collaboration avec le prestataire qui
(papier, diapos…), précisez le type (JPG, Tiff, GIF, PDF…) et les
sera retenu.
dimensions (en pixels). En général, donnez toutes les informations
Disposez-vous des traductions de vos textes ?
qui permettront d’estimer le temps de travail pour les adapter aux
Allez-vous sous-traiter la traduction au prestataire retenu ?
contraintes du web.
Allez-vous le faire en interne ? Précisez si le prestataire doit réaliser des photos ou se fournir dans Le style du web n’est pas le style d’une plaquette. Le web a son propre mode de fonctionnement qui impose d’adapter les documents de l’entreprise au vocabulaire des moteurs de
une photothèque. Dans ce cas, donnez des indications sur le style de photos attendues afin que le prestataire puisse établir un devis pour cette prestation supplémentaire.
recherche.
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Composants Multimédia Vidéos
Animations Flash et 3D
Indiquez le nombre de vidéos à mettre en ligne et leurs durées
Des animations Flash existent-elles ? Faut-il les modifier ?
estimées. Si elles n’existent pas, le prestataire doit-il les réaliser ?
Dans ce cas, possédez-vous les sources ? Sinon, décrire les anima-
Si elles existent, précisez le format (certains nécessiteront une
tions envisagées sous forme de scénario et les ressources néces-
adaptation aux contraintes du web). Vérifiez aussi la qualité des
saires (logos, photos, sons, textes…), en précisant celles à produire
supports.
et en vérifiant leurs droits d’utilisations.
Son
Données
Souhaitez-vous sonoriser votre site ? Précisez s’il s’agit d’am-
Doit-on créer une base de données ? Si la base de données existe,
biance ou la mise en ligne de ressources sonores (vérifiez les
précisez-en le format (Excel, Access, SQL, Dbase, Oracle…).
droits). Tous les ordinateurs n’ont pas le son activé, les informations
La base de données sur le site web doit-elle être synchronisée
importantes doivent être reprise sous forme de texte. Précisez si
avec celle de l’entreprise ? Si oui, précisez-en le type et la périodi-
vous possédez ces ressources ainsi que leurs formats, ou s’il faut les
cité (manuel / automatique).
enregistrer ou les acheter.
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Spécifications techniques du site Graphiques
tous les différents intervenants du développement du site web.
On entend par « graphiques » des statistiques rendues sous forme
Elle s’inspire d’un ensemble de ressources existantes (logos,
visuelles (créés en temps réel). Précisez la source à partir de
couleurs dominantes, documents papier…) voire, au mieux, de la
laquelle ils seront générés et la forme souhaitée (camembert, histo-
charte graphique globale de l’entreprise.
gramme…).
Précisez les ressources qui existent dans votre entreprise (ex : logos, papier à entête, plaquette, carte de visite…). Possédez-vous
Cartographie
ces ressources sous forme numérique ? La création ou l’amélio-
Donnez la source, la forme et l’interactivité des données à projeter
ration d’un site est l’occasion d’une affirmation, d’une évolution
sur une carte (points avec bulles interactives, itinéraires, sur-
ou d’une remise à plat de l’identité graphique d’une entreprise.
faces…). Précisez si vous avez des exigences sur le fond de carte à
Précisez si vous êtes intéressé par une telle démarche.
utiliser (carte IGN, googlemaps, yahoomaps…). Déclinaison thématique
Charte graphique
Page accueil spécifique : Il est possible d’introduire son site web
La charte graphique d’un site web est le document de travail qui
grâce à une page d’accueil spécifique différente de l’architecture
contient l’ensemble des règles fondamentales d’utilisation des
principale du site. Informez, le plus clairement possible, votre
signes graphiques qui constituent et respectent l’identité d’un
prestataire sur vos attentes, car cela implique des développe-
produit, d’un service ou d’une entreprise. Elle est la base pour
ments supplémentaires.
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Nombre de thématiques : Une thématique est, par exemple, une déclinaison du site suivant les saisons (été / hiver), suivant le public visé (professionnel / particulier), suivant la fonction du site
orientations du texte et d’autres encodages.
Principes de navigation (arborescence)
(forum, communication institutionnelle…). Chaque thématique
L’arborescence représente l’organisation hiérarchique des contenus.
nécessite un développement spécifique suivant la variation entre
C’est une étape nécessaire pour identifier et quantifier les conte-
les thèmes. Précisez les éléments qui varient. Si vous n’avez aucune
nus, et prévoir le parcours d’un visiteur sur le site.
idée précise, exprimez vos souhaits.
Accueil
Exemple schéma :
Exigences spécifiques : Précisez la forme et l’usage des ressources graphiques thématiques. Rubrique 1
Rubrique 2
Rubrique 3
Déclinaison linguistique L’ajout de langues supplémentaires modifie les éléments graphiques et la structure du site. L’utilisation d’alphabets différents
Rubrique 4 (Formulaire, devis…)
Sousrubrique 1
Sousrubrique 2
Catalogue
Base de données
du latin implique que la charte graphique doit tenir compte d’autres
Prévoyez le respect des normes d’accessibilité (malvoyants, mobilité réduite…).
Fournissez les informations qui doivent figurer sur le site. L’arborescence sera revue et modifiée selon les recommandations techniques du prestataire.
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Spécifications techniques du site Fonctions à développer sur le site Il s’agit de décrire les fonctionnalités attendues sur le site, leurs vocations, les données à traiter et les résultats attendus.
à des utilisateurs identifiés (clients, fournisseurs, personnel de l’entreprise…).
Renseignements techniques Nom de domaine
Modules d’ergonomie Précisez les fonctions que vous souhaitez proposer pour faciliter la navigation des visiteurs sur votre site. Gestion et administration du site Précisez les éléments et fonctions du site que vous souhaitez gérer vous-même (gestion des utilisateurs, création et mise à jour des contenus…). Communiquer
C’est l’adresse de votre site Internet (exemple : www.votresociete.com) Choisir votre nom de domaine Le choix du nom de domaine est essentiel car il véhicule l’identité de votre entreprise sur l’internet. Simple à mémoriser, il doit être court et significatif. Avant toute validation, s’assurer que le nom voulu est disponible. Quelle(s) extensions(s) choisir pour votre nom de domaine ?
Précisez les modules que vous souhaitez utiliser, par exemple, pour
.fr : personne morale dont le siège doit être en France. Les per-
la gestion des contacts, l’échange ou la fidélisation…
sonnes physiques majeures peuvent choisir cette extension, mais ils doivent justifier d’une adresse en France de plus de 3 mois.
Gérer un intranet / extranet Précisez les fonctions et les données que vous souhaitez restreindre
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.com : indispensable pour un site à vocation commerciale. www.juratic.com
.net : correspondait aux organismes liés à la gestion de l’internet.
Comptes de messagerie
Aujourd’hui l’acquisition de cette extension est ouverte à tous.
Boite e-mail : implique un espace d’hébergement accessible par un
.org : correspond aux organismes à but non lucratif.
nom de type : contact@votresociete.com
.eu : réservé aux organisations, administrations, particuliers et
Alias : donne l’apparence de plusieurs adresses e-mail qui conver-
entreprises ayant leur siège social, succursale ou domiciliation dans
gent vers une seule boite e-mail.
l’un des pays de l’Union Européenne. Hébergement du site
Nom de la boite e-mail
Alias
contact@votresociete.com
info@votresociete.com nom.prenom@votresociete.com service@votresociete.com
Indiquez les renseignements concernant les fonctions logicielles (courriel, base de données…), les languages informatiques (php…) et l’espace de stockage nécessaire (sites,documents annexes…).
Redirection / renvoi
Si vous ne disposez pas d’hébergement, le prestataire vous préco-
Adresse e-mail associée à votre nom de domaine qui redirige les
nisera une solution adaptée à votre projet.
messages vers une boite e-mail existante n’appartenant pas à
Si vous disposez un hébergement, indiquez toutes les informations
votre nom de domaine.
techniques à votre prestataire, qui vérifiera qu’il convient aux besoins techniques de votre site web. En effet, certains développement (ex : base de données) nécessitent des options d’herbergement adaptées.
Nom de votre boite e-mail
Redirection
contact@votresociete.com
votresociete@votrefournisseuracces.fr
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Promotion et suivi du site Indicateurs et objectifs d’audience, de vente et de visibilité
En définissant clairement les attentes de performance du site, vous
mise en place. Elle se traduit ensuite, au niveau opérationnel, en plans d’actions par domaines , permanents ou ponctuels.
serez capable d’en évaluer la pertinence et le retour sur investissement, après coup. Exemples : « J’aimerais avoir 100 contacts. »; « Je projette 1 000 visites par mois. »; « J’espère 20 000€ de chiffre d’affaire par mois. »; Nombre de pages vues; Nombre de téléchargement…
Stratégie Il s’agit de définir les techniques et les outils de l’internet utili-
Référencement C’est l’art d’améliorer la position d’un site dans les réponses fournies par les moteurs de recherche. Il s’articule autour de plusieurs stratégies distinctes et complémentaires, dont : Le référencement naturel (structure du site, stastistique de passage, liens…); Le référencement volontaire (payant ou non)
Référencement naturel
sés pour faire connaitre votre site sur le web. Ils varient selon les
Il s’appuie sur un ensemble d’éléments contenus dans le site, ana-
domaines et les périodes d’activités. Ils nécessitent des budgets
lysés par les moteurs de recherche qui indexent en conséquence
cohérents par rapport à vos objectifs. Dans certains cas, il faudra
les pages selon leur pertinence.
avoir recours à des outils payants. Une véritable stratégie doit être
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Achat de Mots Clés (ou Référencement payant ou liens commerciaux)
Campagne publicitaire en ligne Ensemble d’actions publicitaires sur l’internet réalisées dans une
Offre initiée par Google puis proposée depuis par les principaux
période limitée dans le temps, pour promouvoir un produit, un
outils de recherche (Google Adwords, Yahoo Search Marketing,
service ou une marque. La facturation s’effectue généralement au
MSN Adcenter, MIVA…). Elle permet à un annonceur d’acheter un
coût par millier de pages vues (CPM) de sa publicité, au coût par
emplacement dans une page de résultats relative à une recherche
clic (CPC) ou au coût par acte (CPA).
par mot clé. Le contenu de l’emplacement publicitaire peut être
CPM : Les annonceurs rémunèrent les sites pour y afficher de
graphique ou textuel. La facturation s’effectue selon des enchères
la publicité. Il est utile à une marque qui veut augmenter sa visibi-
et le nombre de clic.
lité, sa notoriété.
Référencement sur les annuaires
CPC : si un internaute clique sur un lien ou une bannière, il bascule sur un site tiers qui rémunère le site hébergeant la publi-
Action de référencer un site web sur les annuaires web spécia-
cité en fonction du nombre de visites générées par ces clics. Il est
lisés (thématiques, comparateurs de prix, etc.). Cette action de
intéressant pour un annonceur qui veut acquérir un trafic qualifié.
promotion n’est pas automatique et doit être effectuée manuelle-
CPA : L’annonceur ne rémunère le site média que si le visiteur
ment auprès de ces sites. Fastidieuse, rarement gratuite, souvent
ayant cliqué sur le lien publicitaire transforme effectivement sa
coûteuse, elle doit être faite de manière rigoureuse et ciblée. Elle
visite en achat ou en quelconque action monétisable. Il est adapté à
permet une qualification plus précises de son public cible.
ceux qui souhaitent limiter leurs investissements publicitaires.
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Promotion et suivi du site Suivi des statistiques de fréquentation Il est impératif d’avoir un suivi du site : fréquentation, comportement des usagers… Il permet d’évaluer les performances et d’adapter la stratégie pour répondre aux objectifs fixés.
Budget promotion du site La promotion du site est essentielle et ne doit pas être négligée en amont de sa création ou en cas de refonte.
Il est important d’appuyer également la promotion de votre site à d’autres modes de communication plus classiques (plaquette commerciale, publicité dans un magazine…).
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Pilotage du projet
Interlocuteurs
Indiquez le nom et la fonction des interlocuteurs du projet. Ce sont des collaborateurs internes ou des spécialistes extérieurs. Ils doivent avoir une bonne connaissance des enjeux et du fonctionnement de l’entreprise, ainsi que certains pouvoirs d’arbitrage et de décision et quelques notions à propos de l’internet et de l’informatique. Il est indispensable de procéder à plusieurs validations au cours du projet afin d’éviter de le remettre en cause à chaque étape.
Calendrier prévisionnel / Planning Indiquez les échéances et les évolutions que vous prévoyez. Informez le prestataire de l’importance des dates afin qu’il gère au mieux les priorités.
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Absolute Création, www.absolutecreation.fr Alexis Montpeyroux graphiste, www.montpeyroux.net Aricia, www.aricia.fr Atelier Internet, www.atelierinternet.com Baps, www.baps.fr Studio Morgan Valcke, www.valcke.fr Optimic, www.optimic.com Jordel Médias, www.jordel-medias.com Juracom, www.juracom.com Weelbi.net, www.weelbi.net Partenaire Audiovisuel :
JuraWebtv, www.jurawebtv.com Retrouvez les vidéos des Ateliers Jur@TIC « Objectifs Web » sur www.juratic.com.
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Partenaires financiers :
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par l’intermédiaire de l’Association Jur@TIC et grâce à l’expertise des sociétés :
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Les outils pour la réalisation du cahier des charges ont été réalisés