Consejos para mejorar sus presentaciones Si tiene poca experiencia creando presentaciones o sus conocimientos de diseño son limitados, a continuación encontrará una serie de consejos que le ayudarán a llevar a cabo presentaciones más efectivas y elegantes. La tipografía es la mitad del diseño Casi siempre, la clave de un buen diseño se encuentra en la elección de las tipografías. Procure que las de su presentación reflejen el carácter de la compañía y apoyen su mensaje. No es lo mismo una presentación para ejecutivos que para un grupo de alumnos de doce años. Evite mezclar muchos tipos de letra (si no tiene mucha experiencia en diseño, más de tres fuentes ya son demasiadas) y busque armonías tipográficas efectivas. Las plantillas de PowerPoint están basadas en fuentes de Windows (Times, Helvetica, Arial, etc.) y no son precisamente una lección de originalidad o armonía tipográfica. En las presentaciones que vayan a proyectarse, evite los tamaños de fuente muy pequeños (inferiores a 20 puntos), no todos los asistentes estarán en primera fila ni tienen vista de lince. Evite recargar las diapositivas Una diapositiva no es la interfaz de un interactivo ni una página web ni una portada de una publicación. Permita una buena lectura de los textos utilizando colores suaves para los fondos si los textos van en color oscuro y viceversa. Si recarga la diapositiva, los asistentes se fijarán más en el impresionante aspecto de los gráficos que en el mensaje que se intenta comunicar. Evite el exceso de transiciones (utilice a ser posible siempre el mismo tipo de transición) y animaciones que no tengan sentido o que no apoyen la presentación. Evite las texturas llamativas y mucho más algunas de las que incluye PowerPoint (si pone fondos de madera de nogal no se extrañe de que sus presentaciones sean un fracaso). Evite los efectos de sonido si no quiere que su mensaje parezca una tomadura de pelo. Las diapositivas no son el contenido Sea escueto en sus diapositivas y no pretenda incluir todo lo que desea contar (para eso esta usted allí y para eso están sus notas) ni que el auditorio lea una veintena de diapositivas plagadas de texto. Antes de renunciar a las herramientas de PowerPoint, investíguelas. Antes de renunciar a las herramientas de PowerPoint, investíguelas Si va a crear gráficos estadísticos, tras ver las opciones de Microsoft Graph (el módulo común que emplean las aplicaciones de Office) es fácil sentirse tentado a crearlos con aplicaciones como Adobe Illustrator o FreeHand y añadirles efectos en Photoshop. El problema se encuentra en que si su cliente desea actualizar los datos a última hora deberá crear el gráfico casi desde el principio. Exprimiendo un poco la imaginación y evitando atrocidades como algunas texturas y degradados, se pueden conseguir gráficos elegantes con la ventaja de que, una vez conseguido el estilo deseado, éste puede aplicarse a las siguientes gráficas o actualizar datos sin perder los atributos de aspecto. Ofrezca la información como las pizzas: en porciones. Si desea mostrar una gráfica con muchos datos, una buena técnica consiste en desglosarla en partes e ir mostrándolas a su conveniencia. Otra técnica que se puede combinar consiste en ir resaltando partes cambiando colores o añadiendo marcadores (como círculos alrededor de una zona o flechas). Busque imágenes coherentes con el estilo de la presentación Si utiliza imágenes, juzgue su calidad y su conveniencia antes de insertarlas. Las imágenes prediseñadas de Office que se instalan con el paquete no son siempre la respuesta. Eche un vistazo a las imágenes que pueden descargarse de la web de Microsoft a través de la Galería de imágenes de Office (pueden realizarse búsquedas por estilos) y trate de mantener un estilo homogéneo. Este mismo consejo sirve si utiliza catálogos de imágenes o dibujos de otros fabricantes.
Trabajar antes para trabajar menos La mejor forma de comenzar es crear lo que PowerPoint denomina diapositiva patrón y que podría definirse como la diapositiva maestra de la presentación. En esta diapositiva podrá asignar las tipografías que va a utilizar, el fondo de las diapositivas, la gama de colores, etc. No se asuste ya que, como si de un programa de maquetación se tratase, siempre puede cambiar después la diapositiva maestra o patrón si hay algún elemento que no le convence y PowerPoint adaptará automáticamente todas las diapositivas de la presentación a los cambios. Crear un diseño base para las diapositivas Para editar la diapositiva patrón, en el menú Ver elija la opción Patrón/Patrón de diapositivas. Una vez esté en la diapositiva patrón o diapositiva maestra, mediante las herramientas de la paleta de formato, proceda a realizar los cambios en los tipos de fuente, tamaños, situación de los
bloques de texto, etc. que desee y estos se mantendrán a lo largo de todas las diapositivas que vaya insertando en su presentación. Asimismo, en el bloque central de texto, podrá definir el aspecto de los marcadores de los apartados (los niveles). Por omisión, PowerPoint introduce boliches y guiones para los distintos niveles, pero si desea cambiarlos por otros (incluyendo símbolos de tipo Zapf Dingbats o una imagen) puede hacerlo desde la paleta de formato en el apartado Numeración y viñetas. En la diapositiva patrón también puede añadir un fondo creado con las herramientas de PowerPoint o incorporando una imagen creada en cualquier otra aplicación gráfica como Photoshop. Una vez que haya definido el patrón, ya puede ir añadiendo diapositivas a su presentación volviendo a la vista normal (en el menú Ver). Cada vez que elige Nueva diapositiva en el menú Insertar, PowerPoint le mostrará las configuraciones tipo de las diapositivas. Si no encuentra ninguna que se adapte a lo que desea no se preocupe, ya que puede modificar a su gusto la configuración de partida para añadir más gráficos, tablas, imágenes o bloques de texto.
Cuidado con las fuentes Si es usted diseñador gráfico seguro que sabe que la elección de las tipografías es una de las claves principales del aspecto de cualquier documento (ver cuadro Consejos para mejorar sus presentaciones). Si está creando una presentación que se va a exponer desde su propia máquina (la situación ideal) no hay problema en elegir cualquiera de las fuentes instaladas en su Mac, pero si se trata de una presentación que va a reproducirse en otra máquina deberá tomar algunas precauciones. Si la presentación va a realizarse en otro ordenador, cerciórese de que dispone de las fuentes utilizadas en su presentación o se verá sorprendido con una Helvetica o una Times donde usted había asignado una Futura o una Bodoni. Otro punto a tener en cuenta es la posibilidad de que las tipografías, aun estando instaladas en el ordenador que vaya a realizar la presentación, tengan pequeñas diferencias, por lo que es conveniente activar la casilla “Ajustar línea de texto de la Autoforma” en la paleta Formato. Por último, revise la presentación en el ordenador que se va a realizar para tratar de corregir cualquier inconsistencia. Imágenes, vídeo y sonido PowerPoint admite la mayoría de los formatos comunes de imagen ya que, además de los formatos típicos de Windows, puede utilizar cualquiera de los tipos imagen o vídeo que pueda manejar QuickTime. Para insertar una imagen, tan sólo hay que seleccionar esta opción en el menú Insertar y elegir si se desea utilizar una imagen de la galería de Office o una imagen almacenada en su ordenador. Al igual que en otras aplicaciones de Office, también puede adquirir las imágenes desde su escáner o cámara digital y tratarlas directamente en PowerPoint, aunque dado lo limitado de las opciones no es lo más recomendable. Sonido Con el sonido sucede algo similar. PowerPoint permite añadir sonido desde distintos tipos de archivo o directamente reproducir un CD de audio a modo de “banda sonora”. Al acceder a sus opciones con el menú contextual podrá definir la pista de inicio (incluso el momento de inicio), la pista final y si desea que el CD se continúe reproduciendo hasta acabar la presentación
Animaciones PowerPoint permite asociar animaciones a todos los textos y elementos de la presentación. Se trata de un recurso muy útil para el orador ya que puede ir introduciendo, eliminando o remarcando elementos de la diapositiva a medida que va comentándolos. Así, si va a presentar una gráfica de tarta, es posible ir añadiendo partes de ésta a medida que se comenta el significado de cada una o, si va a comentar tres apartados de un argumento puede ir dándoles paso a medida que los desglosa. Para añadir animación a un elemento, tan sólo debe seleccionarlo y hacer clic en el botón Personalizar del apartado Animación de la paleta de formato. La aplicación le mostrará una pantalla con tres apartados en la que podrá definir los efectos de entrada y de salida, el orden de las animaciones (si hay varios elementos animados en la misma diapositiva) y si desea que un bloque de texto se desplace o aparezca completo o vaya desplazándose por apartados. En esta ventana también podrá añadir un sonido a la entrada o salida de los elementos, aunque es poco recomendable para presentaciones mínimamente serias. Transiciones entre diapositivas Además de animar elementos, puede asignar distintos tipos de transición entre cada diapositiva y la siguiente (aunque lo ideal es usar siempre la misma en cada presentación). Para añadir una transición, en el apartado Presentación de la paleta formato encontrará un menú desde el que podrá elegir entre distintos tipos de transición. Conclusión PowerPoint puede ayudarle a comunicar sus ideas con gran efectividad o puede ser su perdición si se deja llevar por el
gran número de opciones de que dispone (y lo aquí visto es sólo una parte), pero si une un poco de trabajo en el diseño con sus dotes de presentador, el éxito está casi garantizado.