MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS EN CENTROS DE DISTRIBUCION
Fecha
Versión 1 Pagina
•
Octubre 8 de 2010
6
de
7
GRUPOS DE CONTEO Las personas seleccionadas para realizar la toma física de los inventarios deben estar presentes durante la inducción que debe realizar el director o jefe administrativo antes de iniciar las actividades. Como el conteo se debe realizar por grupos de pareja, uno de los integrantes se encarga de dictar las cantidades y el otro de registrar en los listados (con anterioridad la mesa de control debe definir las diferentes funciones en la pareja). La persona que se encarga de registrar los datos en el listado debe inmediatamente colocar una etiqueta adherible de color al arrume contado como señal de inventariado. Realizar los conteos por casa comercial de acuerdo al listado entregado por la mesa de control teniendo en cuenta que debe dar cubrimiento a toda la bodega en forma de barrido y verificando todos y cada uno de los arrumes (planchas) de mercancía. Una vez finalizado el conteo de los listados asignados, los deben firmar y entregar a la mesa de control. Realizar segundos y terceros conteos de ser necesario.
•
MESA DE CONTROL Se encarga de entregar a los grupos de conteos el material necesario para el normal desarrollo del conteo físico de inventarios (hojas de inventario, tablas, bolígrafos, calculadoras, etiquetas adheribles de colores) Debe designar los roles a los integrantes de la pareja (persona que cuenta y persona que registra en el listado) Designa y entrega los listados de las casas comerciales a las parejas que deben realizar la toma física del inventario. Como a cada casa comercial le deben realizar conteo dos parejas, es necesario que se le indique a cada una de ellas por donde deben iniciar el conteo para que no se presenten traumatismos por posibles encuentros en la misma zona donde se encuentra almacenada la mercancía. Efectuar recomendaciones y sugerencias para el normal desarrollo de la toma física del inventario. Recibir a los grupos de conteo los listados una vez que ellos termine el conteo de la mercancía. Se debe revisar que el listado este completamente diligenciado y firmado por la personas encargadas de realizar el conteo.
Elaboro: Jorge E. Pacheco Andrade
Reviso:
Autorizo: