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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS EN CENTROS DE DISTRIBUCION

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS EN CENTROS DE DISTRIBUCION

SENA REGIONAL DISTRITO CAPITAL CENTRO DE GESTION DE MERCADOS, LOGISTICA Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION JORGE EMIRO PACHECO ANDRADE INSTRUCTOR - VIRTUALIZACION

Elaboro: Jorge E. Pacheco Andrade

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CONSIDERACIONES GENERALES De acuerdo a las políticas establecidas por la gerencia general del centro distribución y con el objetivo de tener completa relación de las existencias físicas de productos almacenados en las bodegas y verificar que las mismas correspondan a registros que figuran en el sistema, se hace necesario establecer un manual procedimientos para la toma física de los inventarios.

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Igualmente, es importante tener en cuenta que al estar finalizando el año contable (cierre contable), los administradores de las compañías deben realizar un conteo de inventario físico a la totalidad de los productos existentes con corte al último día del año y en el mismo debe participar activamente el revisor fiscal.

Es responsabilidad del administrador de la compañía establecer y divulgar los procedimientos para realizar el inventario físico y reconocer el conteo de los productos almacenados en el centro de distribución.

El revisor fiscal tiene como responsabilidad observar y evaluar los procedimientos establecidos y concluir sobre la efectividad del inventario físico realizado. Igualmente, puede realizar consultas y pruebas para determinar la confiabilidad del método utilizado para realizar el inventario, ya que los estados financieros serán ajustados de acuerdo a ese inventario.

ALCANCE Este manual de procedimientos aplica desde el momento que se programa al personal encargado de realizar la toma física del inventario de los productos almacenados y se extiende hasta el momento en que se aplican los ajustes de las diferencias encontradas entre el conteo físico y los datos registrados en el sistema.

RESPONSABLE El director o jefe administrativo de la compañía, es el responsable de velar por el estricto cumplimiento del presente manual de procedimientos para la toma física de inventarios.

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POLITICAS GENERALES 1. Se debe realizar un inventario de todas las existencias de mercancía cada trimestre de acuerdo al calendario previamente establecido por las directivas de la organización.

2. La persona encargada del almacén (jefe de bodega) deberá informar con anticipación de la toma física del inventario al área comercial para que ellos programen sus ventas y a la vez comuniquen a los clientes sobre esta situación. Igualmente, debe avisar a los proveedores que durante el día o los días del inventario no se recibirá mercancía.

3. Para los días de la toma física de los inventarios la bodega debe estar completamente organizada. No deben encontrarse cajas abiertas y la mercancía debe estar debidamente seleccionada y organizada en el puesto destinado. Igualmente, la mercancía que se despacha por unidades debe estar organizada en sitio destinado (tienda de unidades o bodeguita).

4. No puede haber mercancía en tránsito o por legalizar. Es decir, no debe encontrarse mercancía por facturar, entregar, notas crédito por devoluciones por elaborar.

5. El encargado del almacén junto con la persona encargada del área de sistemas deben garantizar que no hay transacciones por efectuar, tales como: entradas por compras, devoluciones de ventas, ajustes, reclasificaciones, traslados, etc.

6. Los productos obsoletos y las averías que posiblemente se encuentren en la bodega deben estar clasificadas y separadas para legalizar en el momento de la toma física de los inventarios.

7. Durante el día o los días de la toma de física de los inventarios se permitirá el acceso al almacén solo al personal involucrado en el mismo.

8. El gerente o jefe administrativo debe programar con anterioridad el personal que es necesario y que deben participar en la toma física de los inventarios.

9. Se debe realizar una inducción al personal seleccionado para la toma física del inventario.

10. Para la toma física de los inventarios se deben conformar grupos de conteo, asignando mínimo a 2 personas por grupo. Una que se encarga de registrar en las hojas de inventario los resultados que la otra persona le dicta de acuerdo al conteo realizado.

11. Se debe realizar el conteo de las mercancías por casas comerciales. Dos grupos de conteo por cada casa comercial. Cada grupo debe tener definido un color en las etiquetas adheribles para la señalización de la mercancía inventariada.

12. Se debe conformar la mesa de control y debe ser integrada por el encargado del almacén y el jefe administrativo.

13. Es necesario designar a una persona del área de sistema para que se encargue de realizar las transacciones necesarias para el normal desarrollo del inventario.

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14. Se debe garantizar que las personas que tienen la opción de aplicar en el modulo de inventarios del sistema no puedan tener acceso al mismo durante el tiempo que se está realizando la toma física de inventarios.

15. Se deben generar los listados (imprimir) con la existencias que se reflejan en el sistema.

16. Se deben imprimir los formatos de los conteos por cada casa comercial. Allí solo deben aparecer los códigos y la descripción de los productos.

17. La mesa de control debe recibir solo los datos registrados en los formatos establecidos para tal fin. No se pueden utilizar otro tipo de listados.

18. En los listados del conteo deben quedar registrados los nombres y las firmas de las personas que realizaron el conteo físico.

19. La mesa de control debe realizar las funciones para lo cual está conformada.

20. Al encontrar diferencias entre los grupos de conteo de una misma casa comercial se debe realizar un nuevo conteo con otro listado (formato de diferencias).

21. Al terminar la toma física de los inventarios y luego de ingresar los datos al sistema se deben revisar los listados para confrontar que los datos que se grabaron en el sistema efectivamente concuerden con los registrados en la toma física de los inventarios.

22. Se debe investigar las diferencias presentadas entre el conteo físico ya constatado y los datos arrojados por el sistema.

23. Realizar el ajuste de inventario autorizado por un funcionario con facultades (Gerente financiero, contralor, etc.)

24. Se debe realizar y firmar el acta final del inventario por parte de las personas que realizaron los conteos, el encargado de la bodega, la persona que se encargo de registrar los datos en el sistema y el jefe administrativo.

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RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES DE LOS PARTICIPANTES EN LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS •

DIRECTOR O JEFE ADMINISTRATIVO  Programar el personal que se va a encargar de realizar la toma de física de los inventarios.  Encargado de realizar una inducción al personal seleccionado para la toma física del inventario.  Solicitar que el personal que tiene la opción de ingresar al modulo de inventarios en el sistema no lo realice hasta que no haya terminado el inventario.  Hacer parte de la mesa de control.  Velar porque se cumplan con los procedimientos establecidos en este manual de procedimientos.

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ENCARGADO DE REGISTRAR DATOS EN EL SISTEMA  Actualizar los diferentes movimientos antes de iniciar la toma física de los inventarios.  Realizar el debido corte de documentos. (facturas, ingresos, notas crédito, notas debito, ajustes, traslados, etc.)  Generar los listados sobre el cual se va a realizar la toma física del inventario.  Una vez la mesa de control haya verificado los conteos 1 y 2 de determinada casa comercial, debe ingresar los datos al sistema.  Generar e imprimir el listado para el conteo 3 en el caso que se encuentren diferencias según los anteriores conteos.  Generar e imprimir los listados con las diferencias en inventarios para que la mesa de control determine nuevos conteos en las referencias que se presentan diferencias.  Una vez realizados todos los conteos y de acuerdo a la instrucción recibida por parte de la mesa de control debe ingresar los datos definitivos y esperar para realizar el ajuste de inventario.  Correr o generar el proceso de ajuste a inventarios autorizado por la persona competente (Gerente financiero, Contralor, etc.)

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GRUPOS DE CONTEO  Las personas seleccionadas para realizar la toma física de los inventarios deben estar presentes durante la inducción que debe realizar el director o jefe administrativo antes de iniciar las actividades.  Como el conteo se debe realizar por grupos de pareja, uno de los integrantes se encarga de dictar las cantidades y el otro de registrar en los listados (con anterioridad la mesa de control debe definir las diferentes funciones en la pareja).  La persona que se encarga de registrar los datos en el listado debe inmediatamente colocar una etiqueta adherible de color al arrume contado como señal de inventariado.  Realizar los conteos por casa comercial de acuerdo al listado entregado por la mesa de control teniendo en cuenta que debe dar cubrimiento a toda la bodega en forma de barrido y verificando todos y cada uno de los arrumes (planchas) de mercancía.  Una vez finalizado el conteo de los listados asignados, los deben firmar y entregar a la mesa de control.  Realizar segundos y terceros conteos de ser necesario.

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MESA DE CONTROL  Se encarga de entregar a los grupos de conteos el material necesario para el normal desarrollo del conteo físico de inventarios (hojas de inventario, tablas, bolígrafos, calculadoras, etiquetas adheribles de colores)  Debe designar los roles a los integrantes de la pareja (persona que cuenta y persona que registra en el listado)  Designa y entrega los listados de las casas comerciales a las parejas que deben realizar la toma física del inventario.  Como a cada casa comercial le deben realizar conteo dos parejas, es necesario que se le indique a cada una de ellas por donde deben iniciar el conteo para que no se presenten traumatismos por posibles encuentros en la misma zona donde se encuentra almacenada la mercancía.  Efectuar recomendaciones y sugerencias para el normal desarrollo de la toma física del inventario.  Recibir a los grupos de conteo los listados una vez que ellos termine el conteo de la mercancía. Se debe revisar que el listado este completamente diligenciado y firmado por la personas encargadas de realizar el conteo.

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 Verificar y confrontar el conteo de las dos parejas que se encargaron de la toma física del inventario de la casa comercial.  En caso de encontrasen diferencias en los datos entregados por las dos parejas.

Debe solicitar un segundo conteo en las referencias que presentan diferencia.  Recibir y confrontar los listados con los segundos conteos.  Entregar a el encargado del sistema uno de los listados ya confrontados para que los ingrese al sistema, genere el listado de diferencias y entregue el listado del conteo 3.  Una vez recibido el listado del conteo 3, debe conformar nuevas parejas que realicen la toma física del inventario de las referencias que presentan diferencias.  Terminado el conteo 3 debe analizar las diferencias encontradas y tomar la decisión de efectuar un nuevo conteo o entregar al encargado del sistema los datos definitivos para que se realicen los ajustes al inventario.  La mesa de control debe diligenciar el acta final del inventario la cual debe estar firmada por el director o jefe administrativo, el encargado de la bodega y la persona que se encargo de ingresar los datos al sistema.  Los documentos del inventario deben ser archivados como evidencia de la compañía durante el tiempo establecido por la misma.

FINALIZACION DE LAS ACTIVIDADES.

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