INVENTARIOS - Administración y Control
Por: Jorge E. Pacheco Andrade Ing. Logístico
La logística tiene dentro de sus campos de acción más importantes la gestión de inventarios, que a la vez es un área básica en las empresas del sector industrial o del sector comercial. Si nos remontamos a la época de los egipcios podemos encontrar que ellos con el fin de contrarrestar los inconvenientes de sequias o calamidades, almacenaban grandes cantidades de alimentos que les permitiera subsistir y poder realizar sus actividades normales. Este “sistema” de almacenamiento de productos y alimentos originó la existencia de los inventarios.
Figura 1 Inventarios http://www.inventario.us
Concepto de Inventarios
Podemos definir Inventarios como un conjunto de mercancías o productos que tienen las empresas para comercializar en el curso normal de los negocios. Igualmente, aquellos bienes que se encuentran en proceso de producción o que se utilizaran en la producción de otros que posteriormente se venderán.
Los inventarios tienen como propósito primordial
proveer a las empresas de
materiales necesarios, para su permanente y normal desenvolvimiento, es decir, tiene un papel trascendental para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma enfrentar la demanda.
Para las personas encargadas de las finanzas y que tienen relación con los costos, los inventarios son dinero, un activo o efectivo en forma de material.
Los
inventarios tienen un valor y su valor siempre se muestra en el balance general como un activo.
Para los financieros entre menos cantidades mucho mejor,
mientras que los de producción piensan que mientras más mejor.
Tipos de inventarios
Los inventarios varían considerablemente entre los diferentes grupos de industrias y la composición de esta parte del activo es de gran variedad de artículos y por lo tanto se han clasificado de acuerdo a su manejo en los siguientes tipos:
Inventarios de materia prima
En este tipo de inventario encontramos los elementos básicos o principales que participan en la elaboración de los productos. Se les considera materia prima a
todos los materiales que intervienen en mayor grado en la producción de un artículo. La materia prima son los artículos que se someten a un proceso de fabricación que posteriormente se convierten o se convertirán en un producto terminado.
Figura 2 Inventario Materia Prima http://espanol.ntake.com
Inventarios de producción en proceso
En el proceso de producción que se esté llevando a cabo todos los artículos o elementos que se utilizan se consideran inventario de productos en proceso. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en determinado momento.
Los inventarios de producción en proceso se caracterizan porque a medida que se está transformando de materia prima a producto terminado va aumentando su valor
Figura 4 Inventario de Producción en Proceso http://alvacelis.blogspot.com
Inventarios de productos terminados
Incluimos en este tipo de inventarios a todos los artículos que debido a que ya alcanzaron su grado de terminación total en el departamento de producción, son transferidos al almacén de productos terminados y que en el momento de efectuar una toma física de inventarios aun se encuentran en el almacén. El nivel de inventarios de productos terminados depende directamente de las ventas. Es decir, su nivel está determinado por la demanda.
Figura 3 Inventario Producto Terminado http://valencia.olx.com.ve
Inventarios de materiales y suministros
En este tipo de inventarios incluimos materia primas secundarias, cuyas especificaciones varían de acuerdo al tipo de industria, un ejemplo de la industria de la cerveza son las sales para el tratamiento del agua. Igualmente, se incluyen los artículos de consumo que están destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los que se destinan a las operaciones y se encuentran con gran relevancia los combustibles y lubricantes. Se incluyen también, los artículos y materiales que son necesarios para la reparación y mantenimiento de las maquinas o los aparatos operativos.
Cabe resaltar que los artículos para reparación por su gran volumen deben ser controlados rigurosamente y su existencia está directamente relacionada a sus necesidades.
Figura 5 Inventario de Materiales y Suministros http://www.abrebrecha.com
Administración de inventarios
La administración de inventarios no es otra cosa que la eficiencia en el manejo adecuado del registro, del movimiento (rotación) y la valoración del mismo de acuerdo al tipo de inventario que tenga la empresa. Debemos tener en cuenta que a través de estos procesos se determinan los resultados financieros de las empresas y por ende se puede establecer su situación financiera y las posibles acciones que se pudiesen aplicar para mantener y/o mejorar de acuerdo a los resultados reflejados.
Figura 6 Administración de Inventarios http://uncafezito.blogspot.com
El propósito de la administración de inventarios implica determinar la cantidad de inventario que la empresa debe mantener, las fechas en las que se deben entregar los pedidos y las cantidades que deben ordenarse.
Para conocer lo que implica la administración de inventarios se conocen dos factores importantes:
1. Minimizar la inversión en inventarios Las empresas procuran minimizar el inventario
porque su mantenimiento es
costoso. No es posible tener el inventario mínimo en cero. Es decir, la empresa podrá no tener ningún inventario y producir de acuerdo a los pedidos (sobre pedido), esto resulta imposible para la gran mayoría e empresas, ya que deben satisfacer las necesidades inmediatas de los clientes competencia será la que se encargara de hacerlo.
o simplemente la
2. Afrontar la demanda Las empresas deben determinar el nivel adecuado de inventarios que se deben tener de acuerdo a los beneficios que se esperan, sin incurrir en faltantes y teniendo en cuenta el costo del mantenimiento del inventario requerido. Resulta extremadamente costoso tener inventarios quietos (estáticos) paralizando un gran capital que se podría aprovechar en otro sector o en otra inversión de la empresa.
La administración de inventarios se concentra en cuatros aspectos básicos e importantes:
La cantidad de de unidades por ordenarse o producirse en determinado momento. En qué momento se deben ordenar o producirse el inventario Que artículos del inventario requieren una mayor atención Poderse proteger contra los cambio en los costos de los artículos del inventario.
Técnicas de Administración de Inventarios
En el manejo de inventarios encontramos comúnmente dos métodos:
El sistema ABC Las empresas que utilizan este sistema dividen su inventario en tres grupos: Grupo A: artículos en los que se concentra la máxima inversión Grupo B: está conformado por los artículos que siguen a los A en inversión Grupo C: la inversión que requiere la gran cantidad de artículos que conforman este grupo es pequeña. Las empresas que utilizan o que dividen su inventario en el sistema ABC pueden determinar el nivel y tipo de controles que deben implementar en su inventario, donde el control de los artículos que pertenecen al grupo A debe ser más riguroso y cuidadoso con respecto a los artículos que quedan en los grupos B y C.
El sistema o modelo básico de cantidad económico de pedido CEP. Es uno de los instrumentos más utilizados para determinar la cantidad de pedido óptimo de un artículo del inventario. Este modelo puede ser utilizado para controlar los artículos de las empresas, ya que considera diversos costos operacionales y financieros, y definen la cantidad de pedido que minimiza los costos del inventario total.
Se debe tener en cuenta que el estudio de este modelo abarca los costos básico, un método grafico y un método analítico.
Control sobre Inventarios
Figura 7 Control de Inventarios http://www.constantinichanell.cl
En una empresa comercial los inventarios son sus pulmones y por lo tanto requieren un control exigente que le brinde la seguridad del manejo óptimo del mismo. Las grandes compañías exitosas tienen un especial y gran cuidado de proteger sus inventarios.
Algunos elementos que un buen control sobre los inventarios incluyen:
Conteo físico de las existencias en los inventarios al menos una vez por año sin importar el método o sistema utilizado. Eficiente mantenimiento de compras, recepción y procedimientos de embarque. Excelente sistema de almacenamiento del inventario para protegerlo contra robos, daños o descomposición. Permitir el acceso al inventario solamente a personal que no puede ingresar a los registros contables. Para las mercancías de alto costo unitario mantener registros de inventarios perpetuos. Comprar el inventario en cantidades económicas. Para no tener perdidas en las ventas, mantener suficiente inventario disponible. Evitar gastar dinero restringido en artículos innecesarios teniendo un inventario almacenado demasiado tiempo.
El avance tecnológico y las diferentes exigencias empresariales en los procesos y técnicas contables han evolucionado con el transcurrir del tiempo. Por lo tanto podemos afirmar que el proceso de conteo y registrar los datos se desarrolla de una forma más simple y sencilla con el apoyo del contador.
Pero es preciso
aclarar que se siguen manejando por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.