MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA PARA LA INSTITUCION EDUCATIVA COINSPETROL by Jonathan Barrios

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA PARA LA INSTITUCION EDUCATIVA COINSPETROL

DIANA GICELA HERNÁNDEZ MAYORGA YADIRA HERNÁNDEZ MAYORGA

CORPORACIÓN INTERNACIONAL DEL PETROLEO ESCUELA DE ADMINISTRACION ASISTENTE TECNICO PARA LA INDUSTRIA DEL PETROLEO VILLAVICENCIO 2010

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA PARA LA INSTITUCION EDUCATIVA COINSPETROL

DIANA GICELA HERNÁNDEZ MAYORGA YADIRA HERNÁNDEZ MAYORGA

Director De Investigación Y Proyectos De Grado Johanna Paola Silva Rodríguez

Trabajo Para Optar Al Título De Técnico Asistente Administrativo Para La Industria Del Petróleo

CORPORACIÓN INTERNACIONAL DEL PETROLEO ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN ASISTENTE TECNICO PARA LA INDUSTRIA DEL PETROLEO VILLAVICENCIO 2010

NOTA DE ACEPTACION

___________________________________

___________________________________ DIRECTOR DE PROYECTO DE GRADO ___________________________________ JURADO ___________________________________ JURADO

Villavicencio, Diciembre de 2010

DEDICATORIA

Agradecemos a Dios por la esperanza que nos mueve y el amor que nos da. A mis padres Hugo Hernández y Hilda Mayorga por su amor, comprensión y paciencia. A nuestras tías por su apoyo. A nuestro hermano por su ánimo. A nuestros amigos por sus sueños y buenos deseos.

Diana Gicela Hernández Mayorga Yadira Hernández Mayorga

AGRADECIMIENTO

Deseamos agradecer a las siguientes personas que colaboraron durante el proceso de elaboración, revisión y culminación de este proyecto o trabajo: A Dios y a nuestras familias que nos apoyaron incondicionalmente durante nuestro proceso de formación y en los momentos más difíciles de nuestras vidas, además de acompañarnos también en los mejores momentos. A nuestro asesor Luis Fernando Hernández Pérez por el apoyo, colaboración y dedicación durante el desarrollo de este proyecto. A nuestra directora de escuela Yolanda Arenas por brindarnos tiempo y aportes importantes en este proceso. A la institución de COISNPETROL por su compromiso y buena formación académica. A los jurados por sus valiosos aportes con los cuales contribuyeron a mejorar el presente trabajo.

CONTENIDO

Pag. INTRODUCCIÓN PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1. ARCHIVO 1.1 ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS 1.2 DOCUMENTOS EMPRESARIALES 1.2.1 Clasificación de los documentos administrativos 1.2.2 Tipos de documentos 1.3 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS 1.3.1 Fines de los archivos 1.3.2 Importancia de los archivos 1.3.3 Responsabilidad 1.3.4 Función de los archivos 1.3.5 Objetivos de los archivos 1.4 CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU USO Y ORGANIZACIÓN 1.4.1 Archivos de gestión o activo 1.4.2 Archivos centrales o semiactivo 1.4.3 Archivos históricos o permanentes 1.4.4 Archivos centralizados 1.4.5 Archivos descentralizados con control central 1.4.6 Archivos satélite 1.5 SISTEMA DE ORDENACIÓN 1.5.1 Sistema de ordenación alfabética 1.5.1.1 Alfabético nominativo 1.5.1.2 Alfabeto por asuntos 1.5.1.3 Alfabeto geográfico 1.5.2 Sistema de ordenación numérica 1.5.2.1 Sistema numérico consecutivo 1.5.2.2 Sistema numérico decimal 1.5.3 Sistema de ordenación cronológica 1.6 RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN 1.7 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 1.7.1 Clases de documentos 1.7.1.1 Documentos facilitativos o comunes 1.7.1.2 Documentos específicos o sustantivos 1.8 VALOR PRIMARIO Y SECUNDARIO DEL DOCUMENTO 1.8.1 Valor primario

16 17 19 19 20 20 22 22 23 23 23 24 24 24 25 25 26 26 26 26 27 27 28 30 30 30 30 31 33 33 34 35 35 36 36 36

1.8.2 Valor secundario 1.9 EL INVENTARIO DE DOCUMENTOS 1.9.1 Clases de inventarios 1.9.1.1 Inventario esquemático 1.9.1.2 Inventario de registro 1.9.1.3 Inventario analítico 1.9.1.4 Inventario para control de tramite 1.9.1.5 Inventario para remisión 1.9.1.6 Inventario para eliminación 1.9.1.7 Inventario para un archivo ya formado 1.9.1.8 Inventario para estudio 1.9.1.9 Topográfico 1.9.2 Formatos de inventarios 1.10 CONCEPTOS Y OBJETIVOS DE LA EVALUCIÓN DOCUMENTAL 1.11 EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 1.11.1 Primera fase 1.11.2 Segunda fase 1.11.3 Tercera fase 1.12 TRAMITE, VIGENCIA Y PLAZO PRECAUCIONAL 1.12.1 Tramite del documento 1.12.2 Vigencia documental 1.12.3 Plazo Precaucional 1.13 CONCEPTOS Y OBJETIVOS DE LA SELECCIÓN DOCUMENTAL 1.14 TABLA DE RETENCIÓN Y SUS OBJETIVOS 1.15 TRASFERENCIA DE DOCUMENTOS 1.15.1 Interna 1.15.2 Externa 1.15.3 Sistema de traspaso 1.15.3.1 Traspaso permanente 1.15.3.2 Traspaso por periodo fijo 1.16 EL ARCHIVO COMO UN SISTEMA DE INFORMACIÓN 1.17 EL FLUJO DE INFORMACIÓN 1.18 ARCHIVOS AUTOMATICOS 1.18.1 Correo electrónico 1.18.2 Redes 1.19 TECNOLOGIAS PARA LA PERSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN 1.19.1 Microfilmación 1.19.2 Disco óptico 1.19.3 CD ROM 1.19.4 Estructura para un sistema de almacenamiento de información en tecnología CD- disco óptico 1.19.5 Infoimage 2. LA CORRESPONDENCIA 2.1 LA CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA 2.1.1 División de la correspondencia

37 37 38 39 40 41 42 43 44 44 45 45 45 46 47 48 48 48 49 49 49 49 50 51 53 54 54 54 54 54 57 60 62 63 66 66 66 70 71 72 73 78 78 80

2.2 AREA DE CORRESPONDENCIA DENTRO DE LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.2.1 Definiciones y usos 2.2.2 Las funciones del área de correspondencia 2.2.3 servicio del área de correspondencia 2.2.4 Criterios para el registro y la radicación de comunicación oficiales 2.2.4.1 Registro de las comunicaciones oficiales 2.2.4.2 Radicación de las comunicaciones oficiales 2.2.5 Horario de atención al público 2.2.6 Precauciones para el manejo de las comunicaciones 2.2.6.1 Identificación de sobres o de la paquetes sospechosos 2.3 EQUIPOS Y MOBILIARIOS 2.3.1 Equipo 2.3.2 Sellos 2.3.3 Carpetas 2.3.4 Casilleros 2.3.5 Conservación documental 2.4 GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA 2.4.1 Normalización de la producción documental 2.4.2 Control de correspondencia 2.4.2.1 Libros de control de correspondencia 2.5 MEDIOS DE COMUNICACIÓN EN LA CORRESPONDENCIA 2.5.1 Medios propios de la empresa 2.5.1.1 Fax 2.5.1.2 E-mail 2.5.1.3 Internet 2.5.1.4 El telex 2.5.2 Medios externos de la empresa 2.5.2.1 Privados 2.5.2.2 Públicos 2.5.2.3 Postal express sobre prepagado 2.5.2.4 Carta certificada urgente 2.5.2.5 La valija 2.5.2.6 Servicio telegráficos 3. PRINCIPIOS DE LA ORTOGRAFIA EN LA LENGUA ESPAÑOLA 3.1 LA SINTAXIS 3.2 LAS REGLAS GENERALES DE ACENTUACIÓN 3.2.1 Agudas 3.2.2 Llanas 3.2.3 Esdrújulas y sobre esdrújulas 3.2.4 Casos especiales de acentuación 3.2.5 El acento diacrítico 3.2.6 El acento enfático 3.2.7 Tilde diacrítica en aún/aun 3.2.8 Tilde diacrítica en demostrativo

80 81 82 82 83 83 83 84 84 85 85 85 86 86 86 86 86 86 87 87 88 88 88 89 89 89 89 89 90 90 90 90 90 93 93 95 95 95 95 96 96 97 100 100

3.2.9 Tilde diacrítica en sólo/solo 3.2.10Tilde diacrítica en ó/o 3.3 ORTOGRAFIA 3.3.1 Uso de la B y V 3.3.2 Uso de la H 3.3.3 Uso de la G y J 3.3.4 Uso de la C y Z 3.3.5 Uso de la X y S 3.3.6 Uso de la LL y Y 3.3.7 Uso de la M y N 3.4 LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN 3.4.1 La coma (,) 3.4.2 Punto y coma (;) 3.4.3 Dos puntos (: ) 3.4.4 Puntos suspensivos (…) 3.4.5 Interrogación y admiración (¿? ¡!) 3.4.6 El paréntesis ( ) 3.4.7 La raya 3.4.8 Las comillas (”) 3.5 USO DE LAS LETRAS MAYÚSCULA Y LAS LETRAS MINÚSCULAS 3.6 EL PÁRRAFO 3.6.1 Características 3.6.2 Tipos de párrafos 3.6.3 Separación de los párrafos 3.6.4 Párrafos en HTM 3.7 REDACCIÓN 3.7.1 Características de una buena redacción 3.7.2 El estilo de redacción 3.8 VICIOS EN EL USO IDEOMATICO HABLADO Y ESCRITO 3.8.1 Cacofonía 3.8.2 Monotonía 3.8.3 Solecismos 3.8.4 Barbarismo 3.8.5 Repetición de idea 3.9 RECOMENDACIÓN PARA TENER UN BUEN ESTILO DE REDACCIÓN 3.9.1 Pautas para la presentación del documento 3.9.2 Presentación del documento 3.9.3 Títulos y subtítulos 3.10 COMUNCACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA 3.10.1 La carta 3.10.1.1 Partes de la carta 3.10.2 El informe 3.10.2.1 Estructura del informe 3.10.3 El acta 3.10.3.1 Aspectos generales

100 101 101 101 102 103 104 105 106 106 107 107 108 109 110 111 111 112 112 113 114 114 115 115 116 116 117 118 118 118 119 119 119 120 120 121 121 121 122 122 122 124 125 126 127

3.10.4 Avisos 3.10.4.1 Principales elementos 3.10.5 Memorando 3.10.6 Circular 3.10.6.1 Elementos de una circular 3.11 ASUNTOS DE ORTOGRAFIA GENERAL 3.12 NORMAS ICONTEC PARA TRABAJOS ESCRITOS 3.12.1 Divisiones y subdivisiones en documentos escritos 3.12.2 Citas y notas de pie de pagina 3.12.2.1 Cita directa o textual breve 3.12.2.2 Cita directa o textual extensa 3.12.2.3 Cita indirecta 3.12.2.4 Cita de cita 3.12.3 Referencia del libro o folleto 3.12.4 Referencia de revista 3.12.5 Referencia de periódico 3.12.6 Referencia de suplemento de periódico 3.13 USO DE IBID Y OP. CID 3.13.1 IBID 3.13.2 OP. CIT 3.14 PRESENTACIÓN DE LAS NOTAS DE PIE DE PAGINA 3.14.1 Comunicaciones personales 3.15 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS PARA LIBROS, FOLLETOS E INFORMES 3.15.1 Esquema de la referencia bibliográfica para libros y folletos 3.15.1.1 Autor personal 3.15.1.2 Autor corporativo 3.15.1.3 Descripción del material acompañante 3.15.1.4 Serie o colección 3.16 La carta 3.16.1 Partes de la carta 3.16.2 Tipos de carta 3.16.3 Estilos de carta 3.16.4 Normas de puntuación de la carta 3.16.5 Tamaño de los sobres 4 CONDICIONES PARA EL LOCAL DE ARCHIVO 4.16 CONDICIONES FISICAS 4.17 CONDICIONES AMBIENTALES 4.18 CONDICIONES DE SEGURIDAD 4.19 LA CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS 4.20 DISTRIBUCIÓN DE LAS ÁREAS DE ARCHIVO 4.20.5 Recepción o ingresos de documentos 4.20.6 Sala de despurgo y clasificación 4.20.7 Eliminación 4.20.8 Sitio para consulta

128 128 128 129 129 130 130 130 131 132 132 133 133 134 135 135 136 136 136 137 137 138 138 139 140 140 142 142 142 142 143 144 144 145 148 149 150 153 158 158 159 159 159 159

4.20.9 Recibo y despacho de correspondencia 4.21 MOBILIARIO Y ELEMENTOS PARA LOS ARCHIVOS 4.6.1 Muebles y elementos para los archivos de gestión 4.6.2 Estanterías 4.6.1 Ubicación de la estantería 5 ESTRUCTURA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 5.1 SECRETARIA GENERAL 5.2 COMITÉ DE ARCHIVO 5.2.1 Las funciones del Comité de archivo 5.2.2 Conformación del Comité de archivo 5.3 GRUPO DE TRABAJO 5.4 FUNCIONES DEL ÁREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 5.5 MISIÓN Y ETICA DEL RESPONSABLE DEL ÁREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 5.6 COMUNICACIÓN OFICIALES 5.6.1 Presentación y aspectos generales de los escritos administrativos 5.6.1.1 Aspectos formales 5.6.1.2 Aspectos de fondo 5.6.1.3 Escritos administrativos 5.6.2 Actos administrativos 5.6.2.1 Resoluciones 5.6.2.2 Autos 5.6.2.3 Circular 5.6.2.4 Acta 5.6.3 Comunicaciones internas y externas 5.6.3.1 Oficio 5.6.3.2 Memorando 5.6.3.3 Nota interna 5.6.3.4 Carta personal 5.7 Legislación de archivos ANEXOS GLOSARIO CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA

159 159 160 162 164 172 172 172 173 174 174 174 176 177 178 178 179 179 179 180 180 181 181 181 182 182 182 183 183 190 224 228 229

LISTA DE CUADROS

Pág. Cuadro 01. Inventario esquemático

Cuadro 02. Inventario de registro

Cuadro 03. Inventario analítico

Cuadro 04. Inventario para estudio de selección

Cuadro 05. Inventario para remisión a archivo intermedio

Cuadro 06. Inventario de remisión a archivo intermedio a archivo general.

Cuadro 07. Formato de tabla de retención documental

Cuadro 08. Clases de cajas para la conservación y transferencia de los

documentos Cuadro 09. Control de correspondencia

Cuadro 10. Ordenamiento de la oración

Cuadro 11. Con acento diacrítico, sin acento diacrítico

Cuadro 12. Con acento enfático, sin acento enfático

Cuadro 13. Diacrítico en por que

Cuadro 14. Tilde diacrítica en aún/aun

100

Cuadro 15. Subdivisión de números

131

Cuadro 16. Tipo de deterioramiento en material de archivo

151

Cuadro 17. Instrumentos de medición

155

Cuadro 18. Instrumentos de conservación

157

LISTA DE FIGURAS

Figura 01. Clasificación de documentos Figura 02. La descripción documental es un proceso de análisis consignado en un inventario Figura 03. Clasificación de inventarios Figura 04. El ciclo vital de los documentos de archivo Figura 05. Carpeta de aletas Figura 06. Caja libre de acido Figura 07. Caja para archivo de documentos inactivos Figura 08. Caja de archivo vertical Figura 09. Caja para archivos de forma Figura 10. Las características de un sistema son los insumos de entra Figura 11. La cohesión funcional busca unir todas las áreas alrededor de procesos comunes. Figura 12. Microfilm Figura 13. Cámara planetaria Figura 14. Disco óptico Figura 15. CD ROM Figura 16. Ubicación estructural Figura 17. Termómetro Figura 18. Higrómetro o higroscopio Figura 19. Termo – hidrómetro digital Figura 20. Luxómetro Figura 21. Termo – hidrómetro análogo Figura 22. Psicrómetro Figura 23. Extintor Figura 24. Estereoscopio Figura 25. Autoclave Figura 26. Archivador horizontal Figura 27. Archivador vertical – tamaño carta 4 Figura 28. Archivador vertical – tamaño oficio Figura 29. Archivador lateral Figura 30. Archivador de fuelle Figura 31. Archivador rotatorio Figura 32. Archivador de CD Figura 33. Caja archivador, revistero Figura 34. Carpetas alfabéticas Figura 35. Archivador A- Z

Pág. 35 38 38 47 55 56 56 57 57 58 60 67 70 70 71 148 155 155 155 155 156 156 157 158 158 160 160 161 161 161 161 162 162 162 162

Figura 36. Condiciones para estantería Figura 37. Estantería de archivo Figura 38. Archivo rodante Figura 39. De la distribución y organización de las estanterías Figura 40. Estantería metálica móvil Figura 41. Estantería metálica para archivo de oficina Figura 42. Estantería metálica móvil Figura 43. Estantería sin tornillos diferentes anchos frente y altura Figura 44. Estantería de capacidad para 50 cajas Figura 45. Estantería móvil para carpetas Figura 46. Archivo suspendido a pared Figura 47. Archivero con puertas Figura 48. Estantería sin tornillos, fácil de armar.

163 164 165 166 166 166 167 167 167 168 168 168 169

INTRODUCCIÓN

El mundo en el que vivimos está enmarcado por las constancias sustentadas en todo tipo de documentos. Esa producción, organización y conservación corresponden al ámbito conocido como los archivos institucionales, que hasta hace pocos años estuvieran relegados a los sótanos oscuros u perdidos de las empresas que los producían. Cada día se observa la necesidad de contar a tiempo con los soportes documentales necesarios para el ejercicio de actividades, el manejo de los archivos es una herramienta administrativa fundamental en la toma de decisiones. Esta actividad profesional ha generado el incremento de programas de estudio y la creación de escuelas y centros de enseñanza que buscan darle una nueva dinámica a todo lo relacionado con el estudio y la organización técnica de los documentos. El Manual De Archivo Y Correspondencia, presenta las técnicas más apropiadas para eficiente organización de la documentación empresarial y va más allá del simple enunciado de los principios básicos de clasificación de los documentos. Abarca los antecedentes históricos de la creación de documentos, el sentido de su existencia, la necesidad de su organización y la depuración de los mismos. Es un texto dirigido a todas las personas involucradas en el proceso organizativo de los archivos que son “memoria y patrimonio” de las organizaciones. Está basado en las mas actualizadas corrientes de la administración documental escrito en n lenguaje sencillo y comprensible tanto para el estudiante de la ciencia archivística como para el personal secretarial que tiene una función primordial en este campo, dentro de sus actividades cotidianas.

PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA

La creciente y continua demanda de información en el mundo de las empresas comerciales, educativas, técnicas, culturales y de las entidades oficiales ha generado una seria problemática de organización documental. Ninguna actividad del hombre por sencilla que sea, es ajena a la producción de documentos que sustentan y dan testimonio del quehacer socio-económico, político y administrativo en todas sus fases. Los archivos se constituyen en un elemento legítimo, necesario y útil de la gestión administrativa y deben cumplir una función esencialmente informadora. Desafortunadamente, con pocas excepciones, no se les da la importancia que merecen y se les considera como almacenes de papeles inútiles. Vemos entonces cómo en algunas organizaciones no existe la oficina de archivo como tal; en otras están integradas sus funciones a los departamentos de Servicios Generales, con un agravante adicional; no son considerados rentables y enfrentan serios problemas presupuestales. La depresión y la debilidad que hasta ahora ha tenido la escritura archivística en las organizaciones, nos lleva a concientizar a la alta dirección de la importancia de una estructura sólida que permita no solo racionalizar la producción de la información si no identificar con claridad los canales, su flujo y el control mismo, adaptada y ajustada a la realidad actual en lo que se refiere a medios de producción, conservación, recuperación y prestación de servicios. Es muy claro que la información y su manejo constituye aspectos esenciales en la gestión de la organización. Los problemas de los archivos obedecen a problemas de tipo administrativo de la organización que a fallas técnicas. De este modo se observa la importancia de que las empresas u organizaciones manejen adecuadamente los documentos administrativos para evitar perdida de información valiosa que ayuda en los procesos, tomas de decisiones, y futuros proyectos. Para este propósito se crea el Manual De Archivo Y Correspondencia.

OBJETIVOS Definir e identificar las funciones del archivo. Reconocer la importancia de la informaci贸n en los archivos administrativos. Identificar los documentos empresariales y su clasificaci贸n seg煤n el soporte, el ente productor, la finalidad que persigue y su funci贸n en el tiempo. Diferenciar los tipos de documentos y sus usos.

INTRODUCCIÓN

Dentro de las empresas la mayoría de las actividades deben estar soportadas por una serie de documentos que forman parte esencial en sus procesos; de ahí la importancia de dar a conocer una manual de archivo y correspondencia que fortalezca a todo el personal administrativo para evitar pérdidas de información o desorden en esta área.

1. ARCHIVO

Un Archivo es un conjunto de elementos de información relacionados entre si y que fueron definidos por su creador. Por lo general, los archivos representan datos y programas. Un archivo de datos puede ser numérico, alfabético o binario. Los archivos pueden ser de formato libre, como los archivos de texto, o pueden estar rigurosamente formateados. En general, un archivo es una secuencia de bits, bytes, líneas o registros cuyo significado es definido por el creador del archivo y por el usuario. Un archivo se puede manipular como una unidad mediante operaciones tales como abrir, cerrar, crear, destruir, copiar, renombrar y listar. Los elementos de información individuales que conforman un archivo se pueden manipular con acciones tales como leer, escribir, modificar y eliminar. De acuerdo a las características y tipo de trabajo que se realicen sobre los archivos, estos pueden caracterizarse por su: Volatilidad, Actividad y Tamaño.

1.1 ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

Las empresas son entes productores de documentos. Cualquiera que sea la actividad que realiza un funcionario dentro de la organización requiere, además de dejar una constancia, de un orden en esa información. La articulación de esa información “individual” será la que va a conformar los archivos administrativos, en

principio, y posteriormente la que servirá para reconstruir en un archivo permanente la memoria de la institución. En ese sentido, es necesario tener conciencia de la importancia que tiene la información a nivel institucional en su conjunto, para no incurrir en el riesgo de que estos archivos administrativos se vuelvan personales y sean utilizados para actividades particulares, olvidando que esa información hace parte de todo un proceso integrado de la gestión.

1.2 LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES

Los documentos son todo objeto o mueble de producto de actividad humana, que suministra información independiente de su composición física y de los fines para los cuales fue creado. Estos no solo son escritos sino los impresos, planos, fotografías, cintas magnetofónicas, sello, pinturas, etc; que contienen información registrada; ayudan a coordinar y conducir las actividades cotidianas de las organizaciones, sustentan la toma de decisiones en todos los niveles y se constituyen en el testimonio objetivo y concreto de la gestión institucional.

1.2.1 Clasificación de los documentos empresariales

Estos se pueden clasificar de varios puntos de vista: Según el soporte o forma de trasmisión de la información Papel -

Documentos textuales: Son todos los manuscritos impresos, escritos, contraseñas, etiquetas. Este tipo de documento son los que predominan en las actividades empresariales.

Documentos gráficos: es la información representada en formas y colores tales como mapas, planos y dibujos en general.

Documentos de imagen: son las fotografías, cuadros, pinturas, radiografías y diapositivas

Cinta: Conforman esta clase de documentos los conocidos normalmente como audiovisuales, cintas magnéticas, microfilm y microfichas

Otros soportes: Disquetes, disco óptico, disco compacto (CD ROM, USB) Sellos, clise, monedas, etc. Según el ente productor o su autor -

Documento público: es el expedido por funcionario público en ejercicio de sus funciones como representantes del gobierno. Cuando el documento público se realiza ante notario o con su intervención se denomina Escritura Pública.

Documento privado: es e expedido por particulares como producto de sus actividades o por funcionarios públicos cuando no están ejerciendo su función.

Según la finalidad que persiga -

Documentos dispositivos: son aquellos que imparten normas de obligatorio cumplimiento. En el sector público son documentos dispositivos; las leyes, los decretos, las ordenanzas, resoluciones, sentencias, etc. En el sector privado son los manuales de procedimiento, los reglamentos de trabajo, las instrucciones administrativas.

Documentos testimoniales: son aquellos documentos que sirven de prueba o testimonio. Tanto a nivel público o animado se consideran de este grupo las actas, los documentos contables (libros y balances con todos sus soportes), escrituras públicas, convenios, contratos, inventarios, actas de constitución, planos de obras, etc.

Documentos informativos: estos conforman la generalidad de los documentos dentro de una gestión administrativa. Pueden incluirse en este grupo las cartas, memorandos, informes, circulares, cotizaciones, etc., siempre y cuando no reúna condiciones que les permita agruparse en las condiciones anteriores.

Según su función en el tiempo -

Vitales: los documentos que son indispensables para reanudar las operaciones en un momento dado, rehacer el estado legal y financiero o para el funcionamiento y crecimiento de la entidad. Ejemplo: las escrituras de constitución, las patentes de funcionamiento, los registros o suscripciones ante el ente que al rige, los reportes de accionistas, prueba

de activos y pasivos, planos, la escritura de propiedad, formulas, diseños, etc. -

Importantes: aquellos documentos que contienen información de valor para la gestión por periodos de cinco o seis años. Ejemplo: cuentas por cobrar, facturas, cuentas por pagar, registros de ventas, estados financieros con sus soportes, entre otros.

Útiles: los documentos que ayudan a la gestión, generalmente por el año de la vigencia. Ejemplo: la correspondencia general tanto interna como externa.

No esenciales: aquellos documentos que ya no tienen ningún valor después de seis meses. Ejemplo: anuncios, acuse de recibo, comunicaciones internas, circulares informáticas.

1.2.2 Tipos de documentos

Las empresas producen un común de documentos a fines a todas sus actividades, entre ellos se destacan los siguientes: -

Correspondencia comercial: cartas, memorandos, circulares, telegramas, correos electrónicos, informes administrativos.

Documentos especiales: actas, informes, escrituras, certificados.

Documentos contables: cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, notas de salida, cheques, letras, pagares.

Documentos legales: decretos, leyes, resoluciones, hojas de vida, solicitudes de empleo.

1.3 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO Y DOCUMENTOS

Administración documental: ciencia que se ocupa de todo lo relacionado con el manejo documental, proyectándose en las funciones básicas de la consulta y la conservación de la prueba testimonial.

Unidad documental: corresponde a un documento o conjunto de documentos con un valor intrínseco porque se revelan una actividad o una acción. Unidad archivística: unidad de instalación física de archivo, normalmente se trata de cajas de cualquier otro tipo de contenedor. Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y el soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona, entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.

1.3.1 Fines de los archivos. Es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la documentación institucional sea recuperable para uso de la administración y como fuente de la historia.

1.3.2 Importancia de los archivos (Ley 594 del 2000, Artículo 4°, numeral b) “Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional”. Registran las obligaciones y compromisos de los gobiernos y constituyen una prueba de los derechos y prerrogativas de los ciudadanos. Su importancia es a partir del valor que tienen para: - La administración. - La investigación. - La comunidad y el Estado. - El desarrollo económico y social. - El desarrollo científico y tecnológico. - El fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad nacional.

1.3.3 Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la gestión de documentos y de la administración de los archivos.

1.3.4 Función de los archivos “Los archivos cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora”. -

Ser la memoria corporativa.

Soportar la toma de las decisiones: las organizaciones dependen de los documentos del pasado para aceptar en el planeamiento del desarrollo del futuro y tomar ventaja del pasado.

Proveer soporte para posibles reclamaciones.

Contribuir a la eficiencia de la empresa.

Cumplimiento de los requisitos legales y normativos.

Preservar la historia de la empresa.

1.3.5 Objetivos del archivo -

Reunir ordenadamente los documentos del archivo.

Asegurar una perfecta conservación de la información.

Brindar un servicio de consulta oportuna y eficiente.

1.4 CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU USO Y ORGANIZACIÓN

Es muy importante saber cómo y dónde se va aguardar la información para obtener un buen control en el archivo para beneficio de la organización:

1.4.1 Archivos de gestión o activo: Archivo de gestión o de oficina es aquél donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución de los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las solicitan. Importancia de los archivos de gestión.

- Facilitan el control y seguimiento de la documentación. - Fuente de consulta para la toma de decisiones. - Iniciador del proceso de normalización archivística (archivo total).

1.4.2 Archivos centrales o semiactivo: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Importancia del archivo central. - Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios que informan las actuaciones de la administración: los de eficacia y eficiencia. - Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios de legalidad y transparencia de la administración.

1.4.3 Archivos históricos o permanentes: Aquél al que se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que por la decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Importancia del archivo histórico. - Permiten la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración. - Proporcionan un servicio eficaz y eficiente en la consulta de la información. - Son fuente primaria para la historia y son testimonio de la memoria colectiva de una nación. La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición; cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión, adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copia o fotocopia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la constitución y la ley. Los responsables de los

archivos garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes. Otra clasificación de los archivos según la empresa puede ser:

1.4.4 Archivo centralizado: cuando toda la información del empresa se haya en una sola oficina. Esta organización necesariamente supone una centralización de recibo y despacho de la correspondencia. Ventajas -

Cuenta con personal especializado.

Puede controlar la duplicidad de documentos.

Economiza tiempo y espacio.

Racionaliza la adquisición de materiales y equipos.

La responsabilidad se encuentra igualmente centralizada.

Facilita la unificación del sistema de archivo.

1.4.5 Archivo descentralizado: es cuando cada una de las dependencias es responsable de recibir, despachar, archivar y conservar la documentación que a ella le compete, bien sea producida o recibida.

1.4.6 Archivo descentralizado con control central: es una combinación de los dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación esta centralizado. Allí reposa la totalidad de la información; la diferencia radica en que cada dependencia conserva únicamente las copias de las correspondencias despachadas, las cuales se pueden destruir anualmente en su mayoría por encontrarse en el archivo central.

1.4.7 Archivos satélites: conservan información técnica muy centralizada y consulta permanentemente que necesariamente deben estar descentralizados.

1.5 SISTEMAS DE ORDENAMIENTO

Los sistemas de ordenación conocidos universalmente son: alfabético, numérico y cronológico. Para elegir el sistema de clasificación y ordenación es necesario conocer muy bien la institución, su estructura orgánica, el origen y procedencia de los documentos. No es posible definir en términos absolutos y desde el punto de vista general, cual es el mejor sistema, cada sistema de valor es válido dependiendo de la necesidad de la empresa. Para organizar un sistema de archivo se debe considerar entre otros los siguientes aspectos: -

Definir como es más lógica la consulta de la información.

Organizar un sistema sencillo claro y técnico de manera que no dependan de la persona que lo administra y que no de lugar a suposiciones o interpretaciones de los encargados.

Sentar por escrito los acuerdos a los que se llegue con el fin de que puedan ser consultados de manera ágil y práctica por todos los funcionarios y usuarios del archivo para garantizar la unidad del sistema.

Considerar las necesidades actuales y prever necesidades futuras de las dependencias.

Prever controles habilidades que garanticen el mantenimiento del sistema.

Asegurara calidad en los equipos.

Vincular al sistema personal capacitado.

1.5.1 Sistema de ordenación alfabética. Es una ordenación que se realiza a partir de las letras del alfabeto y que dependiendo de la actividad a la cual se dedique la entidad puede ser nominal por asuntos o geográfica.

Nominal. Cuando los caracteres que distinguen la ordenación hacen referencia a nombres de personas naturales, jurídicas o razón social de la institución con que se tiene relación. Kevin Alejandro Hernández Distribuciones Unidas

Por asuntos. Cuando los caracteres de ordenación son los asuntos o las materias de que trata los de documentos.

Licitaciones Contratos

Geográfico. Cuando el carácter de ordenación es una región geográfica: país, estados, ciudades, zonas, etc. Banco Colpatria, Villavicencio Banco AV villas, Bogotá

1.5.1.1 Alfabético nominativo. Para los nombres de personas se procede de la siguiente manera: Las partículas (preposiciones y prefijos) que anteceden a los nombres o apellidos se consideran como si se escribieran unidades. Ejemplo: Mc Graw, La Torre, De Los Ríos; para su ordenación se analizan como Mcgraw, Latorre y Delosrios. Para el caso de mujeres casadas y en países inspanos en donde a un se conserva la partícula de, la palabra o unidad de ordenación es el apellido paterno o de soltera. Cuando este no se conoce se ordenara por el apellido de casada y al partícula de irá al final, así: Mayorga De Hernández Hilda Pérez De Flores Camila

Cuando solo se conoce un apellido el nombre de esa persona ira primero que el de otra que tiene los dos.

González Alexander González Bermúdez Luisa González Cortes Catalina

Los grados académicos nobiliarios y militares no se consideración unidad ordenación.

Padre Damián Cifuentes Sargento Emerson

Solo en caso homonimia, el titulo se escribe al final y se considera comunidad de ordenación.

Quevedo, Andrés Quevedo, Andrés

Ingeniero Licenciado

Para las personas jurídicas o razones sociales se procede de la siguiente manera: Se reordenaran tal cual como aparecen registradas por que su nombre es legalmente reconocido y no hay dos entidades con la misma razón social. Cuando la razón social incluye números se considera como si estuvieran escritos en letras. Ejemplo: emisora 89.7 (se ordena en O), almacén 1000 (se ordena en la M). Se exceptúan las razones sociales cuyo número obedece a una numeración consecutiva como en el caso de las notarias e inspecciones de policías, las cuales conservan en el orden numérico así:

Notaria 8 Notaria 14 Notaria 25

Para las personas jurídicas que incluyen en sus razones sociales nombres de personas, se sigue la regla general, así para Accesorias María G. Hernández, la unidad de ordenación será Accesorias. Este es un sistema simple, pues no tiene subdivisiones y el alfabeto es conocido por las personas; permite intercalar nuevas personas en el lugar correcto y facilita la consulta porque es directa.

1.5.1.2 Alfabeto por asuntos. Este sistema supone una definición exacta y clara de los asuntos que se tramitan en las oficinas y la difusión de los mismos. Se debe evitar incurrir en el error de definir un asunto demasiado amplio por que dificulta la consulta; ni tan concreto que deban abrirse varias carpetas con un documento que se refiera al mismo asusto. Los asuntos pueden ordenarse numéricamente o alfabéticamente.

1.5.1.3 Alfabeto geográfico Se utiliza cuando se tiene sucursales o se realizan transacciones permanentes a nivel nacional e internacional. Su base de ordenación es la división geográfica, partiendo de la división superior, país o Estado; la siguiente división será; Departamentos, Ciudades, Distritos, Zonas o Barrios y por último los nombres de las empresas, clientes o proveedores según sea el caso. Este sistema de ordenación es indirecto, porque es necesario elaborar simultáneamente un tarjetero para facilitar la consulta. Estas tarjetas se preparan con el nombre, dirección y región de los clientes o proveedores y se les ordena alfabéticamente.

1.5.2 Sistema de ordenación numérico.

1.5.2.1 Numérico consecutivo. En este sistema a todo el material que se va archivar se le asigna un número. Su ubicación dentro del archivo es por secuencia numérica. Es muy utilizado en los documentos que tengan numeración impresa como facturas, pedidos, cheques, etc.

Se emplea también en instituciones que presentan algún servicio a un volumen de usuarios considerable ejemplo: compañía de seguros, centros hospitalarios, entidades financias y bancarias. Este sistema es indirecto puesto que se asigna un número o código a cada individuo, asunto o institución y los documentos se archivan con este número. Por lo tanto para ubicar un documento archivado, es necesario recurrir a un tarjetero ordenado alfabéticamente con el fin de consultar el número asignado y llevar adicionalmente un control o registro de la numeración consecutiva para evitar una doble asignación de número. Presenta cierto grado de reserva, por lo cuanto solo figura números en el archivador, facilita la ubicación visual no solo para consultas sino que permite detectar fácilmente la falta de una carpeta.

1.5.2.2 Numérico decimal. Una de las subdivisiones de la ordenación numérica es la aplicación del sistema decimal, basado en la división de áreas de diez en diez y que muchas entidades han asumido para trabajar sus asuntos codificados. Se establece en primer lugar, una codificación para las dependencias establecidas en los organigramas, que puede ser numérica o alfanumérica, para lo cual se utilizan los primeros diez dígitos así: 1. 2. 3. 4.

Gerencia General Secretaria General Dirección Administrativa Dirección Recursos Humanos. 5. Dirección Jurídica Para las oficinas que dependen de estas principales se sigue el mismo procedimiento; se les asigna un digito de uno a diez pero conservaran como primer digito el de la oficina de la cual dependen así:

2 Secretaria General 21 Administración de documentos 22 xxxxx 23 mmmmm

Aun cuando se trabajen elementos de diez en diez no es aconsejable utilizar el punto para la división decimal.

4. Dirección de Recursos Humanos 4 1 Personal 4 2 Selección 4 3 Vivienda 4.4 Bienestar

En este orden de ideas al asunto le corresponderá la siguiente codificación (como la diversidad de asuntos es superior a diez, se trabajo con dos o tres dígitos), así:

01 Actas incineración y traslado de documentos 02 Administración de edificio 25 Cedulas de capitalización 38 Conceptos jurídicos

Con base en lo anterior, los asuntos para ser archivados tendrá dos dígitos: uno para la dependencia origen y el otro que le corresponde el asunto, separados por guion. Así, si se está hablando de conceptos jurídicos, que para el ejemplo su código es 38, emanados de la dirección jurídica, cuyo código es 5, la carpeta se marcara como 5-38 y todo lo relacionado con conceptos jurídicos se archivara en este expediente, independientemente de la dependencia que los pueda producir, por ejemplo si la secretaria general emite un concepto jurídico, ese concepto ira en el 38 pero su codificación será para el ejemplo, 2-38. Como los casos anteriores requieren de un tarjeteo auxiliar o un instructivo especial donde se definan los códigos para cada caso. A un cuando el proceso de codificación de asuntos normalmente lo trabaja la oficina de administración de

documentos, es necesario obtener a disposición de funcionarios y usuarios estos listados por facilidad de elaboración y consulta de los documentos.

1.5.3 sistema de ordenación cronológica. Como su nombre lo indica este sistema se basa en la fecha del documento, siguiendo las subdivisiones del tiempo: año, mes y día. Se utiliza para casos de vencimientos de cualquier tipo de transacción comercial y es por esto que también se le domina auxiliar de vencimientos. Hoy en día, en la mayoría de los casos se trabaja con un programa de computador que lista los vencimientos del día. Con esta información se recorre a la carpeta del cliente para recuperar la información y documentos necesarios y realizar las gestiones del caso.

1.6 RECUPERACION DE LA INFORMACION

A lo largo de este tema siempre se ha estado hablando de que la importancia de tener un archivo organizado radica en la facilidad de recuperar la información en el momento que es requerida por el usuario. Para que sea memoria institucional, no se puede quedar en la organización; hay que llegar a la recuperación, puesto que una de las finalidades del archivo es el servicio. La información de los archivos, especialmente de las entidades estatales, puede ser consultada no solo por los funcionarios que a dichas entidades pertenecen sino por cualquier ciudadano, con fines de interés o particular. Entre estos fines tenemos: apoyo a la administración, control de los actos de los funcionarios del Estado, la libre información, establecidos en los Derechos Humanos, la cultura y la educación. De todas maneras existen limitantes a cierto tipo de información estatal a la que, por la Constitución o por normas previamente definidas por el Estado, no se puede tener acceso. Igual sucede con la documentación de las entidades. Sus restricciones debe fijarse previamente en instructivos, manuales o reglamentos y difundirse entre los funcionarios responsables del préstamo de documentos. Cualquier que sea el fin que persiga el usuario, cuando se deben prestar los documentos es necesario llevar un control de ellos. El usuario puede hacer su solicitud personalmente, por teléfonos o por escritos. Independientemente del medio utilizado, debe diligenciarse una ficha de solicitud de préstamo, la cual debe contener como mínimo la descripción del documento (fecha, destinatario y asuntos) o del legajo (fecha, dependencia y asunto), la fecha de solicitud del

préstamo, nombre del solicitante y la fecha de devolución. Estas fichas se archivan provisionalmente en un sistema cronológico (por fecha de devolución) para llevar con mayor facilidad el seguimiento a los prestamos. Una vez devuelto el documento o el legajo, se puede destruir. Cuando el legajo es retirado de la carpeta, debe ser reemplazado por una guía de afuera, que tiene también la opción de registrar los datos del usuario. Una vez devuelto del legajo, se guarda en su carpeta respectiva y se anula el registro en la guía de afuera. En lo posible, no se deben prestar documentos sueltos porque se puede deteriorar fácilmente y aun perder. En algunos casos es preferible entregar fotocopia de los documentos al interesado. El emplear uno y otro sistema dependerá del análisis de costos de las fotocopias frente al tiempo que los auxiliares del archivo invierten en retirar los documentos, volverlos a archivar, efectuar los controles periódicos de la documentación prestada y reclamar la documentación no devuelta a tiempo. Cuando se trabaja con correo eléctrico o comunicación en red, la consulta interinstitucional se hace directamente a través del computador.

1.7 EVALUCION Y SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Documentos De Archivos Aun cuando muchos autores tienen una definición, general o particular sobre el tema, vamos a citar algunas que recogen interesantes elementos de ayuda para lograr un claro concepto sobre estos aspectos. Elio Lodolini, lo define como “el producido involuntariamente en el curso del desarrollo de una actividad administrativa, jurídica, practica del ente productor y tiene por consiguiente un preciso contenido jurídico administrativo”. Los documentos de archivo son el insumo o matera prima de los archivos en cualquier institución, ya que conforman lo que se denomina patrimonio documental o más comúnmente la memoria institucional. Por lo tanto, su importancia radica en su conservación, ya sea con fines testimoniales o meramente informativos de la actividad cumplida. Sin embargo, debido al incontrolable y desmesurado crecimiento todos los documentos producidos por las organizaciones, se hace necesario establecer todo un programa de recuperación (eliminación) con el objeto

de que los archivos solo conserven lo realmente importante, evitando el almacenamiento de información irrelevante. La depuración de archivos implica, por tanto, un conocimiento claro de la importancia de la información que contienen los documentos. Además, incluye procesos técnicos de registros, evaluación y selección documental, a fin de determinar la valoración de los documentos frente a la actividad que los origino. La valoración del documento implica sobre su conservación su destino final y conocer de antemano la clase de documentos que se está analizando.

1.7.1 Clases de documentos. Los documentos se clasifican en dos categorías: “documentos públicos” y “documentos privados”. Graficando esta primera clasificación de documentos tendríamos una tipología de los documentos archivísticos que pueden ser representados así:

Categorías

Documentos

Producto

Textuales DOCUMENTOS PUBLICOS

PRODUCEN

Gráficos En imagen

DOCUMENTOS PRIVADOS

DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS

Audiovisuales Legibles por maquina

Figura.01.Clasificación de los documentos

Los documentos archivísticos desde punto de vista de la funcionalidad se clasifican en: 1.7.1.1 Documentos facílitativos o comunes. Son aquellos que la entidad produce como apoyo a la gestión que realiza ejemplo: documentos contables, las hojas de vida, alguna correspondencia, los documentos dispositivos (resoluciones, decretos, actas).

1.7.1.2 Documentos específicos o sustantivos: son documentos que la entidad produce para las actividades específicas del área de su gestión. Ejemplo: en un laboratorio bacteriológico, los exámenes de la laboratorio; en una iglesia los certificados de bautizo o matrimonio; en una universidad o institución docente, los planes de estudio y los registros de calificación de los alumnos. Todo documento de archivo, por lo tanto reúne determinados aspectos que lo hacen pertenecer a diferentes categorías. El análisis de su importancia se establece con el estudio de valor documental que determina su conservación o destrucción.

1.8 VALOR PRIMARIO Y SECUNDARIO DEL DOCUMENTO

El valor de un documento se determina por la utilidad que presta a través del tiempo ya sea en forma inmediata o futura. Clasificación de los valores del documento:

1.8.1 Valor primario, llamado también valor inmediato, es el valor que representan los documentos para entidad productora desde el punto de vista administrativo, legal, contable o fiscal y técnico, en las etapas de tramitación (esto es mientras responde o da solución al asunto que lo origino), de vigencia (cuando aun es consultado o sirve de antecedente a otra gestión) y de plazo precaucionar (que como su nombre lo indica se da por precaución). Para determinar mas acertadamente el valor primario de los documentos es necesario analizar los aspectos de interés desde los diferentes puntos de vista que para la entidad representan: -

Documentos de aspectos administrativos: son documentos de interés tanto como para el productor como para el usuario. Ejemplo: contrato de servicios.

Documentos de aspectos contables o fiscal: se presentan en los documentos que expresan movimientos de carácter monetario. Ejemplo: las conciliaciones bancarias, las nominas.

Documento aspecto legal: todos los documentos los tienen implícito. El aspecto legal en un documento representan los marcos que determina la ley para respaldar derechos u obligaciones. Ejemplo: decretos, leyes. Ordenanzas, resoluciones, contratos de trabajo y arrendamiento entre otros.

Documento de aspecto técnico: son documentos específicos de las actividades de una institución. Ejemplo: planos, las historias clínicas, los informes técnicos y las investigaciones científicas.

1.8.2 Valor secundario. Denominado igualmente valor mediato o futuro, es el valor que presenta la información del documento desde el punto de vista de la investigación del pasado o de la historia. Este valor, se subdivide en dos categorías: predecible o evidencial, o sea, cuando la importancia de la información puede ser detecta fácilmente, asegurando con ello su conservación permanente. No predecible; es el valor que debe ser determinado con la ayuda de un investigador o especialista. El valor secundario de los documentos de juzga para determinar su destrucción o conservación permanente.

1.9 INVENTARIO DE DOCUMENTOS

Estos mecanismos denominados auxiliares descriptivos conforman todo un proceso de descripción documental cuyos objetivos tienen que ver con el análisis que efectúa el archivista sobre los fondos y los documentos de archivo, con el fin de condensar la información que ellos contienen y ofrecerla a los interesados para facilitar su consulta. En términos generales, describir significa singularidades de una persona o un objeto.

enumerar

las

cualidades

En el campo de la archivística, la descripción consiste en el análisis de las características propias de los documentos, las cuales son de dos naturalezas: externas e internas. Las Externas hacen relación a la materialidad del soporte que contiene la información, es decir la parte física, mientras que las Internas se identifican con la parte intelectual del mismo, como se explica en la siguiente figura.

DESCRIPCIÓN Proceso analítico del documento en cuanto a: Características internas o intelectuales Hacen relación a:

Soporte Forma Clase y tipo de documental Cantidad Tamaño Forma de presentación: Original Copias

Características externas o físicas Hacen relación a:

Entidad productora Contenido Destinatario Idioma Función Lugar de producción Trámites

Figura 02. La descripción documental es un proceso básico de análisis consignado en un inventario.

La descripción archivística se convierte, en el medio que comunica al usuario con la información, mediante la tarea de análisis elaborada por el archivista. Concepto de inventario El inventario es una herramienta auxiliar de la descripción que puede definirse como el instrumento que permite tener una relación detallada de todos los documentos que conforman un archivo.

1.9.1 Clases de inventario. Los inventarios son formatos que recogen información en mayor o menor grado sobre la existencia documental de un archivo. Figura 03. Clasificación de inventarios Por la unidad de archivo que asientan

Esquemático Registro Analítico

Por la finalidad que se les asigne

Control de tramite Remisión Eliminación Archivo ya formado Estudio Topográfico

CLASES DE INVENTARIO

De acuerdo con el anterior clasificación los inventarios guardan una relación estrecha y directa entre su uso y los objetivos que persiga el levantamiento de la información. Así vemos que los inventarios por la unidad de archivo que asientan pueden ser de las siguientes clases:

1.9.1.1 Inventario esquemático: es el que describe una serie documental completa. Ejemplo; La Serie “contratos”, donde se ubica el número de documentos que conforman de serie, las fechas en que está contenida la información y su unidad de conservación.

Cuadro 01. Inventario Esquemático

ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO: OFICINA PRODUCTORA O MESA DE ENTRADA: LUGAR DE LA OFICINA PRODUCTORA: Nombre de la Tipo Fechas Cantidad Unidad de serie documental Extremas Conservación

N° del Grupo Documental N° de Asiento

Signatura Topográfica

Observaciones

LUGAR Y FECHA DE CONFECCION DEL INVENTARIO SELLO DEL ARCHIVO FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA REDACCION DEL INVENTARIO ACLARACION DE FIRMA Y CARGO

1.9.1.2 Inventario registro: es el que describe una unidad de conservación en cada asiento (caja, volumen, atado, legajo, carpeta).

Cuadro 02. Inventario Registro

N° de la Serie

N° de Asiento

ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO: CANTIDAD DE TODA LA SERIE EN METROS OFICINA PRODUCTORA O MESA DE ENTRADA: LUGAR DE LA OFICINA PRODUCTORA: UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y NUMERO TOTAL NOMBRE DE LA SERIE : TIPO DOCUMENTAL: OBSERVACIONES A TODA LA SERIE Numeración interna dentro de Fechas Signatura Cantidad Observaciones la Serie Extremas Topográfica N° de hojas o piezas documentales

DOTACIÓN. LUGAR Y FECHA DE CONFECCIÓN DEL INVENTARIO SELLO DEL ARCHIVO FRIMA DEL RESPONSABLE DE AL REDACCIÓN DEL INVENTARIO ACLARACION DE FIRMA Y CARGO

1.9.1.3 Inventario analítico: es el que describe una pieza documental en cada asiento ya sea mediante un resumen del contenido o un extracto tomado textualmente, donde se da una valiosa información del contenido y en algunas casos, se obvia la consulta directa.

Cuadro 03. Inventario Analítico

N° de la Serie

ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA LUGAR DE LA OFICINA PRODUCTORA: NOMBRE DE LA SERIE : TIPO DOCUMENTAL:

CONTENIDO N° de SUSTANTIVO EXACTO Asiento (Puede ser epígrafes, resúmenes, extracto)

Fechas de Documento

CANTIDAD DE LA UNIDADDE CONSERVACION (N° de piezas) NUMERACIÓN INTERNA DE LA UNIDAD SIGNATURA TOPOGRAFICA DE LA UNIDAD DE CONSERVACION OBSERVACIONES AL VOLUMEN Cantidad de Localización Observaciones Hojas

DOTACIÓN: LUGAR Y FECHA SELLO DEL ARCHIVO FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA REDACCIÓN ACLARACIONES DE FIRMA Y CARGO

Los inventarios según su finalidad pueden ser: 1.9.1.4 Inventario para control de trámite: Cuando su objetivo es establecer los movimientos o rutas de los documentos en trámite. Es el inventario más completo por la cantidad de actos que requiere, ya que detalla todos los pasos que sigue un documento a través de las dependencias de la entidad hasta finalizar su trámite y ser archivado. Cuadro 04. Inventario Para Estudio De Selección (Inventario Esquemático) N° del Grupo Docume ntal

ENTIDAD PRODUCTORA:

OBSERVACIONES GENERALES:

DEPARTAMENTO: OFICINA PRODUCTORA O MESA DE ENTRADA: LUGAR DE OFICINA PRODUCTORA:

N° de Asiento

N° Interno de la serie dentro del Grupo Doc.

Nomb re de la Serie

Tipo Fechas Descripci Docu Extrema ón del M ment s Trámite al

LUGAR Y FECHA DE CONFECCION SELLO DEL ARCHIVO FIRMA DEL REDACTOR RESPONSABLE ACLARACION DE FIRMA Y CARGO

Cantidad Unidad de Conservación

Series Delica das

Series Frecuen Tipo Auxiliare Plazo conservación Paralel cia de s Reglamentos que los as mensua Consu descripti años disponen l de lta vos que consult tiene a

Observa ción

(Si el que hace el estudio es otra persona) LUGAR Y FECHA DEL ESTUDIO SELLO DEL ARCHIVO FIRMA DEL RESPONSABLE DEL ESTUDIO ACLARICIÓN DE FRIMA Y CARGO

1.9.1.5 Inventario para remisión: Es el que se elabora como prueba del envío de documentación que realiza un remitente a su receptor o destinario. Ejemplo: la relación de los documentos que pasan del archivo activo al semiactivo, con la discriminación de tipos de documentos, cantidad, estado y periodos que cubre la información.

Cuadro 05. Inventario Para Remisión A Archivo Intermedio

N° de Hoja

ENTIDAD PRODUCTORA: UNIDADES DE CONSERVACION DEPARTAMENTO: Cantidad en metros OFICINA PRODUCTORA: Cantidad en unidades N° de Serie NOMBRE DE LA SERIE: TIPO DOCUMENTAL: OBSERVACIONES DE LA SERIE CANTIDAD DE LA SERIE: TRÁMITE AL QUE SE REFIERE: CONFIDENCIALIDAD DE LA DOCUMENTACION: N° de N° Interno Signat Fec Cantidad de Tipo de Salidas temporales Salida observaci Asient dentro de ura has piezas Recepció Definitiva ones os la Serie Topográf Extrem documentale n Salió Volvió Salió Volvió Fech Desti ica as so a no centímetros Fecha Destino Fecha Destino fecha destino

LUGAR Y FECHA DE CONFECCIÓN

FECHA DE RECEPCIÓN

SELLO DEL REMITENTE

SELLO DE ARCHIVO INTERMEDIO

FIRMA DEL REDACTOR DEL INVENTARIO

FIRMA DEL QUE TILDÓ Y CONTROLÓ LA RECEPCIÓN

ACLARACIÓN DE FIRMA Y CARGO

Cuadro 06. Inventario De Remisión De Archivo Intermedio A Archivo General

N° Definitivo De Hoja Y Serie

N° Definitivo

N° De Envió N° De Original

N° Original

ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO: OFICINA PRODUCTORA: NOMBRE DE LA SERIE TIPO DOCUMENTAL: ACLARACIÓN DEL TIPO O DEL TRÁMITE: Fechas Extremas

Signatura Topográfica

Cantidad de piezas documentales o cm.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cantidad en metros Cantidad en unidades OBSERVACIONES DE LA SERIE Tilde de Observación Recuperación

LUGAR Y FECHA DE CONFECCIÓN

FECHA DE RECEPCIÓN

SELLO DEL REMITENTE

SELLO DE ARCHIVO INTERMEDIO

FIRMA DEL REDACTOR DEL INVENTARIO

FIRMA DEL QUE TILDÓ Y CONTROLÓ LA RECEPCIÓN

ACLARACIÓN DE FIRMA Y CARGO

1.9.1.6 Inventario para eliminación: Es elaborado como constancia de los documentos que se irán a destruir.

1.9.1.7 Inventario para un archivo ya formado: da constancia de la documentación existente en el archivo y su elaboración dependerá del grado de orden y organización que tenga el propio archivo. Este tipo de inventario es el más utilizado a nivel administrativo. Para su elaboración es fundamental conocer aspectos muy precisos de la entidad productora, como el organigrama, su actividad y su desarrollo histórico.

Estos archivos son desordenado y no responden a parámetros de conservación y consulta, por tal motivo requiere de una ficha o formato para cada unidad de conservación (carpeta, caja, atado de documentos, etc.) y de un orden que refleje finalmente la organización de la entidad productora. De esta manera se establecen grupos, subgrupos y series de documentos similares, que sirven de parámetro para su ubicación y organización física en los estantes.

1.9.1.8 Inventario para estudio: es elaborado con el fin de conocer datos muy peculiares del archivo, ejemplo: el uso y frecuencia de los préstamos, las series más consultadas, etc.

1.9.1.9 Topográfico: es aquel que describe toda la colección a partir de la signatura topográfica, es decir, el código que indica su localización en los anaqueles y estanques.

1.9.2 Formatos de inventario: El inventario es un formato o planilla que reúne los datos que se recogen en el proceso de levantamiento de la información y que facilitan la actividad de descripción. El formato de inventario se compone de tres sectores básico: El encabezamiento, el encolumnado, y la datación, además de la identificación del tipo de inventario que se está realizando. El encabezamiento: recoge la información de identificación de la entidad y la oficina productora o generadora de los documentos que se van a analizar, así como la numeración consecutiva y correlativa de cada una de las hojas del inventario. Encolumnado: Es la definición en forma de los datos que compondrán cada asiento o registro de información. La datación: Indica la fecha de levantamiento de la información y la identificación del responsable de la elaboración del inventario. Estos aspectos se determinan con el nombre del cargo y firma de quien ejecuta dicha labor.

1.10 CONCEPTOS Y OBJETIVOS DE LA EVALUACIÓN DOCUMENTAL

En términos generales, evaluación significa establecer una medición sobre cantidad y calidad de acuerdo con una escala de valores predeterminada. Aplicando este concepto al plano de los documentos de archivo, la evaluación es un proceso que busca el estudio valorativo de las características internas del documento con el objeto de determinar su nivel de impacto. Esto quiere decir el tiempo que los documentos de archivo sirven frente a las actividades administrativas, legales, contables, fiscales o técnicas de la organización y por consiguiente la importancia o no de su conservación. En un programa de evaluación de documentos contempla dos aspectos importantes: -

El análisis de los documentos que produce la entidad como insumos del archivo. El planteamiento de información futura, sus soportes, tamaño, copias, etc.

El trabajo de evaluación parte en gran medida de la información recogida en los inventarios y en muchos casos, su calidad analítica sobre la valoración definida de cada documento complementa esta actividad. Podría decirse que la evaluación y la toma de información existente a través de los inventarios son simultáneas y complementarias. Sin embargo, la evaluación va más allá del aspecto meramente cuantitativo, dado que su objetivo es el análisis interno del documento y la valoración de su información, lo cual lo convierte en una acción cualitativa. Así mismo, la segunda parte de la evaluación busca el planeamiento y control definido en la producción de documentos de la entidad desde el momento mismo de su gestión administrativa hasta su destino final. Este planeamiento se realiza sobre la base de la toma de información en la fuente misma de cada oficina productora y es un trabajo que no puede ser realizado por el archivista, sino que exige la directa participación del funcionario productor. La información para este fin se recoge en unas encuestas que buscan obtener la precisión sobre los tipos documentales que genera cada oficina que se analiza, la frecuencia de producción, la cantidad de uso, los documentos o tramites correlativos que afecta o involucra, la forma de producción, el número de copias, los formatos utilizados y la importancia o valor para la actividad de la oficina que lo

produjo, la aplicación de la tecnologías en los procesos, la preparación y gestión de la correspondencia. El análisis de la información recogida facilitara entonces, el planteamiento en aspectos tales como: *Creación *Distribución *Uso *Retención *Almacenamiento

* Recuperación * protección * Preservación * Disposición final

Por lo tanto, un programa de evaluación a partir del análisis y el planeamiento, organiza y valora los documentos desde la fase misma de producción u origen, siguiendo con el trámite, vigencia y plazo precaucionar, buscando dar un manejo eficiente del flujo de información, hasta llegar a la determinación del tiempo de conservación, a través de la definición de sus valores. De esta manera se evita la acumulación de documentos innecesarios en los archivos, es decir, valora los documentos a través de su ciclo vital.

1.11 EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

PRE-ARCHIVO

GESTACIÓN

TRÁMITE

ARCHIVO ADMINISTRATIV O

VIGENCIA

PLAZO PRECAUCION AL

ARCHIVO HISTÓRIC O

INVESTIGACI ON

IDENTIDAD

SELECCIÓN – EXPURGO (ELIMINACIÓN) Figura 04. El ciclo vital de los documentos de archivo.

La teoría archivística de ciclo vital del documento establece tres fases, edades o etapas que están directamente relacionadas con la actividad del documento y que son:

1.11.1 Primera fase: denominada también etapa prearchivística o fase de creación de los documentos, gestión de informes, elaboración de correspondencia. Esta primera fase corresponde a lo que se conoce como archivo de oficina, archivos de gestión o archivos administrativos. Así mismo, dentro del concepto global del uso de los archivos, esta fase se relaciona con los archivos activos. En esta etapa, el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo originó.

1.11.2 Segunda fase: llamada igualmente etapa archivística, es aquella donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos a través de un sistema organizado de archivos, donde se realizan los procesos de descripción (inventario), evaluación y selección, así como la ordenación y conservación de los documentos, esta actividad en particular injerencia de los archivos semiactivos o intermedios. Esta fase cubre desde la remisión o envío de los documentos ya tramitados, hasta la terminación de su vigencia legal o administrativa u obligaciones jurídicas que ameriten su conservación por un tiempo determinado o su paso a la fase siguiente.

1.11.3 Tercera fase: Es la edad o época de la conservación permanente de la documentación con fines históricos de carácter administrativo, político, económico, investigativo o cultural que impide su destrucción. Esta es la fase de control de los archivos inactivos o permanentes de la entidad productora, porque definen la memoria institucional mediante la selección de los documentos vitales que se deben conservar para siempre en un sitio privilegiado, independiente de otras series documentales de la misma institución Se habla así mismo de una cuarta fase que es la etapa en la que los documentos, por su trascendencia histórica más allá del ámbito institucional, son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservación del patrimonio histórico.

1.12 TRÁMITE, VIGENCIA Y PLAZO PRECAUCIONAL

1.12.1 Trámite del documento El concepto está referido a la acción administrativa, legal o informativa que un documento debe realizar en el cumplimiento del objetivo que lo generó. En ese recorrido la tramitación del documento acumula los antecedentes necesarios que se pretenden con la expedición del documento, ya sea para que la autoridad productora otorgue o niegue un derecho o una obligación, testimonio o informe sobre un hecho particular.

1.12.2 Vigencia Documental Es aquella fuerza interna que tiene un documento de archivo para dar testimonio, obligar o informar. El término proviene del latín vigere que significa vigor. Se dice que es la fuerza por cuanto ordena el cumplimiento de lo estipulado en el documento. La vigencia de un documento se inicia con la firma de la autoridad competente o con la promulgación del acto. Ejemplo: una resolución, una ley. La vigencia se termina de cinco maneras: 1. Por vencimiento del plazo establecido en el documento. 2. Por disposición legal. 3. Porque se produce un documento que modifica al anterior. 4. Por desaparecer el objeto físico que dio razón de ser al documento. Ejemplo: los planos de una obra que fue demolida. 5. Por enterarse del contenido del documento, como en el caso de los documentos de carácter informativo.

1.12.3 Plazo Precaucional. Terminada la vigencia del documento, por cualquier de las razones ya conocidas, se debe dar un lapso al documento antes de decidir sobre su destino final. Este lapso es el que se denomina plazo Precaucional, es

decir, el tiempo que s conserva el documento una vez terminada su vigencia para prevenir posibles reclamaciones o para servir de antecedente o soporte administrativo y legal en la producción de nuevos documentos. El plazo Precaucional se inicia al final de la vigencia y termina de dos maneras: -

Por prescripción del derecho, o sea, un tiempo determinado en una norma jurídica.

Por la tabla de retención, o sea, el tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final.

1.13 CONCEPTO Y OBJETIVOS DE LA SELECCIÓN DOCUMENTAL

La selección documental es un proceso que se inicia con la evaluación propiamente dicha y continua con la elección de los documentos que se han de conservar, determinando el tiempo y lugar de conservación. Se complementan con el expurgo y descarte, que consiste en la depuración de los archivos y la eliminación de los documentos sin trascendencia, para finalizar en la destrucción, el acto físico de la eliminación de los documentos descargados ya sea por métodos manuales, mecanismos o químicos. Vale la pena anotar que, de acuerdo con las legislaciones vigentes en materia de preservación del ambiente, los documentos nunca deben ser incinerarse por cuanto este tipo de destrucción afecta notablemente el ambiente, mientras que otros métodos como el picado, el despulpamiento o la trituración permite se reutilización (reciclaje). La selección de documentos persigue fundamentalmente la descongestión de los archivos, evitando la conservación indiscriminada y sin criterios de los documentos de archivo y busca alcanzar los objetivos siguientes. -

Obtener una corriente fluida de documentos, es decir, fijar los parámetros de conservación documental a partir de la definición de sus valores primarios o secundarios, con lo cual se establecerán plazos y lugares predeterminas de conservación para todos los documentos de similares o idénticas características.

Lograr ahorros sustancias de tiempo de búsqueda de la información.

Dejar paquetes de información completa y coherente para que reflejen claramente la actividad de la institución productora, evitando conservar documentos inútiles que ocultan lo verdaderamente importante, ocasionado además el hacinamiento de la información.

La selección documental, por lo tanto, no puede ni debe realizarse sobre la base única de la antigüedad del documento o la cantidad del uso, y menos aún por el criterio personal de los funcionarios, sino que debe obedecer a un programa de gestión documental cuyo propósito sea la valoración de los documentos frentes al presente y al futuro.

1.14 TABLA DE RETENCIÓN Y SUS OBJETIVOS

Determinado su valor, se definirá entonces el tiempo necesario para la conservación del documento y el lugar adecuado para hacerlo. Estas determinaciones se realizan en un formato que se conoce como la tabla de retención. La tabla de retención de documentos es una lista de registro por el tipo de documento, la serie, etc., que indica y determina a través del ciclo vital del tiempo que los documentos deben permanecer en cada una de sus etapas y el momento en que deben ser trasladados a la siguiente. Es decir señala la permanencia de los documentos en sus etapas activas, semiactivas, inactivas y permanentes. La tabla de retención es el resultado de un trabajo técnico que se inicia con el proceso descriptivo de la documentación existencia (que se reflejan en los inventarios) se complementa con la evaluación documental y las necesidades de la administración frente a los documentos que produce y que finalmente se convierten un producto de la selección. Los objetivos de una tabla de retención son: -

Determinar los documentos que han perdido interés o utilidad para la administración.

Retener los documentos que representan un valor legal, administrativo o histórico.

Estos objetivos se lograrán siempre y cuando la institución productora y el personal técnico del archivo conformen una comisión evaluadora que permita establecer con claridad sus bases para una política de selección, retención y descarte. Esta política debe incluir los siguientes parámetros: -

Análisis de los duplicados de los documentos.

Identificación del valor administrativo e informativo del documento.

Definición del valor legal del documento y los requisitos que lo acrediten como testimonio o prueba.

Definición del valor fiscal.

Definición del valor histórico y la forma adecuada de su conservación para reservar la información que contiene.

Así mismo, debe reflejar las decisiones que en esta materia haya tomado la entidad y su publicación deber ser implantada por la más alta autoridad institucional para que se constituya en una norma de cumplimiento obligado para todos aquellos involucrados en la producción y manejo de documentos. Los datos básicos de una tabla de retención son: la identificación de la entidad y la dependencia generadora de los documentos, el encolumnado, que registrara el nombre del documento, su tipo o serie documental, el tiempo en mese o en años que el documento ha de retenerse, los traslados de una etapa a otra y por ultimo su destino final. Como dato complementario, la tabla de retención debe llevar el nombre y la firma de los responsables de su elaboración, así como la fecha en que se redacta. Como se encuentra en el siguiente cuadro.

Cuadro 07. Formato De Tabla De Retención Documental

ENTIDAD PRODUCTORA: _________________________

HOJA:

DE:

OFICINA PRODUCTORA: __________________________________ CÓDIGO

SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN Archivo de Gestión

Archivo Central

Disposición Final CT E M S

PROCEDIMIENTOS

Fuente: Archivo General de la Nación CONVENCIONES:

Firma responsables: _______________________

CT: Conservación Total

Jefe de Archivo

E: Eliminación M: Microfilmación

Fecha:

S: Selección

1.15 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

Transferir significa pasar una responsabilidad a otro. En archivística, el paso de los documentos de una fase a otra, se considera en términos generales como una transferencia documental.

Los documentos se transfieren para separar, en primera instancia, aquellos de fechas recientes y consultas permanentes de los que han pedido relevancia frente a la actividad de la oficina productora. Ejemplo: la correspondencia de años anteriores. La transferencia puede darse de manera interna o externa.

1.15.1 Interna: Es cuando se realiza dentro del sistema de archivo de la entidad: de la fase etapa Activa a la Semiactiva y de ésta a la Inactiva, en cuyo caso otros autores la denominan traslado.

1.15.2 Externa: Es cuando los documentos de una entidad se traspasan a otra para su cuidado, conservación y responsabilidad. Tal es el caso de los documentos históricos que se pasan a los archivos nacionales de un país. Las transferencias internas son de mayor interés desde el punto de vista de los archivos administrativos.

1.15.3 Sistemas de traspaso

1.15.3.1 Traspaso permanente: Ocurre cuando los documentos se trasfieren del archivo activo al semiactivo o inactivo, a intervalos regulares de tiempo. Por grupos de documentos que van cumpliendo su tramite al concluir el asunto o negociación que los generó, por considerarse asuntos cerrados o terminados. Ejemplo: una investigación disciplinaria, un contrato de obra, un proceso judicial.

1.15.3.2 Traspaso por periodos fijos: Se realiza a intervalos de tiempo predeterminados, como cada año a cada seis meses. Este traspaso documental puede realizarse de dos maneras.

- Plan de un periodo: Cuando todo el material previamente seleccionado se traspasa directamente de la fase activa al archivo inactivo, en fechas prefijadas, ya sea al comenzar un nuevo año fiscal, o cada seis meses.

- Plan de dos periodos: Esta situación se presenta cuando en el sistema de archivos se ha definido cada una de las etapas que lo componen, de manera que los documentos de los archivos de gestión (activos) aun vigentes perro de poca consulta, se traspasan únicamente al archivo semiactivo por un periodo que oscila entre seis meses y un año. Luego se trasfieren nuevamente al archivo inactivo, por otro periodo de tiempo. En ambas situaciones la transferencia se realiza únicamente con aquellos documentos que ameriten conservarse; de manera que, previa a la transferencia, se debe realizar una labor de expurgo y descarte. Es aconsejable que la transferencia se cumpla en los periodos de menor actividad de la entidad para que no se afecten la buena marcha y organización de la empresa. Así mismo, la conservación de los documentos por periodos más o menos considerables, se debe hacer en cajas de cartón especialmente diseñadas para este fin y que se consiguen en el mercado, preservando los documentos del deterioro natural ocasionado por el polvo, la luz, los insectos, etc. Ahora el archivo reglamentario, tiene una gran alternativa que cumple con todos los requisitos y expectativas de conservación de los documentos.

Cuadro 08. Clases de cajas para la conservación y transferencia de los documentos

CARPETA DE ALETAS Proporciona el registro de actividades y novedades que sucedan en la portería o recepción de la oficina, edificio o conjunto cerrado

Figura 05. Carpeta de aletas.

Especialmente diseñada para archivo de documentos sin necesidad de perforación Las aletas evitan el daño del documento, ya que no necesitan perforación Se encuentran en tamaño oficio , libres de ácido Se recomienda para documentos de altos tiempos de retención.

CAJA LIBRE DE ACIDO Facilita el registro ordenado de toda la información concerniente a la entrada y salida de personas y equipos de la empresa, edificio o unidad residencial.

Figura 06. Caja libre de acido.

Con tapa lateral , que permite accesar su contenido sin necesidad de retirarlas de la estantería Paredes de cartón reforzado para una mayor resistencia Fácil armado sin necesidad de pegantes o grapas Adecuada para archivar fólderes y carpetas tamaño oficio Posee etiqueta autoadhesiva para rotulación del contenido

CAJA PARA ARCHIVO DE DOCUMENTOS INACTIVOS Estos libros auxiliares son de gran ayuda para necesidades de registro , control y verificación de la función contable El bisel plástico impide el deslizamiento de los fólderes al hacer una consulta Su diseño es ideal para archivar fólder colgante No requiere pegantes y grapas para armar la Figura 07. Caja para archivo de documentos inactivo. caja Fácil identificación del contenido de la caja Soporta hasta cuatro cajas apiladas verticalmente El producto contiene instrucciones impresas para armado

CAJA DE ARCHIVO VERTICAL

Figura 08. Caja de archivo vertical.

Carpeta de aletas y legajadores tipo yute desacificado Su tapa lateral permite accesar al contenido sin necesidad de retirarla de la estantería Fácil armado sin necesidad de pegantes ni grapas Con impresión en tres posiciones diferentes que permite apilar u organizar de acuerdo con la necesidad o espacio asignado Con recubrimiento interno para protección de los documentos.

CAJA PARA ARCHIVOS DE FORMA

Figura 09. Caja para archivos de forma.

Posee borde superior reforzado para el archivo colgante de pasta Norma data 14AP o 10 ALP Tapa horizontal telescópica que se adapta al cuerpo de la caja Perfecta para el archivo de formas continuas por su capacidad y tamaño Posee paredes de cartón reforzado que resisten apilar verticalmente cuatro cajas llenas de documentos Etiqueta autoadhesiva para ser rotulada según sistema de la entidad Capacidad interior de cuatro pasta con 700 formas cada una

1.16 EL ARCHIVO COMO UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

El tema de la teoría general de sistemas es un punto determinante para comprender como lograr la inclusión y coordinación de las necesidades de información. El asunto están común que se corre el riesgo de asumirse de manera superficial. Para comprender la importancia del archivo como un sistema, es

necesario recordar que se entiende por sistema, en su concepción general, definición que integra tres elementos básicos.

1. Grupo de partes o elementos que bien puede tratarse de entidades, unidades o actividades. Para nuestro caso, son cada una de las dependencias que conforman la organización, además de los procesos inherentes al ciclo de vida de los documentos, desde su producción hasta el destino final. 2. Las relaciones que cada uno de estos elementos tiene y la influencia con los elementos de las otras áreas. 3. Un fin especifico o metas comunes que se pretenden alcanzar con este conjunto de actividades y sus interrelaciones. ¿Por qué un sistema de información? Porque el elemento más importante del sistema del archivo es la información y ninguna unidad de información es autosuficiente; debe apoyar o apoyarse en otras unidades del sistema.

ENTRADA Documentos producidos al interior. Documentos recibidos del exterior.

PROCESO Seguimiento y control de documentos en trámite dentro de la gestión administrativa.

SALIDA Respuesta al usuario interno y externo. Archivo de documentos activos.

Reacción a la salida Retroalimentación

Figura 10. Las características de un sistema son los insumos de entrada, el proceso y la salida de información procesada.

Si se utilizan estos componentes, de por sí, reúnen las características de un sistema: ENTRADA – PROCESO – SALIDA. Cuando se habla de ciclo de vida, dentro del proceso, va inmersa otra serie de actividades las cuales a su vez se constituyen en subsistemas, como son: -

Traslados al archivo intermedio.

Recibo y despacho de correspondencia.

Almacenamiento y conservación de información.

Evaluación y selección de la información.

Descarte y eliminación de documentos.

Microfilmación

Consulta y préstamo de documentos.

Igualmente, estos subsistemas tienen los tres componentes. Lo que en definitiva constituye el archivo como un sistema de información es la conjugación e interrelación de los procesos descritos, con todas y cada una de las dependencias de la organización y la influencia que el flujo de información ejerce dentro del proceso de gestión. A esto se le denomina cohesión funcional. Lo que busaca la cohesión es unir todas las áreas. Con base en lo anterior se puede hablar entonces de un macro sistema, que estaría representado por el archivo Central de la organización, por unos sistemas componentes que lo constituyen y por unos subsistemas o archivos de Gestión de oficina cuyos objetivos y procesos necesariamente deben estar encaminados a lograr la finalidad del macrosistema. De ahí la importancia de una interacción eficiente. Lógicamente todos estos procesos que se desarrollan al interior de las organizaciones, están en función de un entorno con el cual también se está interactuando y que se denomina el supra sistema (Véase siguiente figura).

Figura 11. comunes.

La cohesión funcional busca unir todas las áreas alrededor de procesos

1.17 EL FLUJO DE INFORMACIÓN

Otro elemento de gran importancia dentro de un sistema de información, es el flujo de información, es decir, la manera como fluye la información jerárquicamente por el sistema. Es aquí donde radica la importancia de tener controlados los flujos de entrada y los flujos de salida de la información, de manera que no se de acumulación de información innecesaria. Aquí es donde cobran mayor importancia los procesos de selección y descarte documental, con el fin de no almacenar lo innecesario. El análisis del flujo de la información nos permite igualmente controlar las redundancias, esto es, el envió de la misma información a dependencia donde no

se utiliza. En algunos casos es indispensable, pero es necesario controlarla. Lo ideal es enviarla a través de un solo canal previendo siempre el recorrido en ambas direcciones; hacia arriba y hacia abajo. Para definir el flujo de la información es necesario que la oficina de administración realice, en coordinación con la oficina de organización y método y la participación de quienes manejan la información, los diagramas de flujo de los documentos de los procesos de gestión que adelantan las dependencias. Es un trabajo un poco dispendioso, pero que una vez elaborado garantizará el control de la producción y reproducción de documentos, definición de números de copias, oportunidad en la respuesta, facilidad de la recuperación de información y la no perdida de información. Así mismo se tendrá que entrar a rescatar y actuar las normas y funciones de la institución para que, reunidos todos estos elementos, se pueda hablar de una excelente administración de documentos, en términos de oportunidad y confiabilidad de la información. Este análisis debe considerar los siguientes aspectos: -

Cuál información se va a circular.

Cuál será su destino (a dónde se va a enviar).

A quién se va a enviar (destinatario).

Qué formato utilizar para su envío.

Cómo se va a distribuir (canales).

Qué soporte utilizar.

Número de copias.

Se debe conservarse en el archivo permanente.

Cuánto tiempo debe conservarse en la oficina de origen la copia, esto es, definir términos.

Crear relaciones organizacionales adecuadas.

La importancia de la participación de los responsables de la producción de los documentos y de quienes manejan esa información radica en la unificación de criterios para que cuando se efectúen los traslados de documentos de los archivos

de gestión, guarden relación directa con la organización que se tiene en el archivo central. Adicionalmente, se van definiendo pautas de eliminación o conservación, lo que facilita el trabajo posterior de elaboración de Tablas de Retención.

1.18 LOS ARCHIVOS AUTOMÁTICOS

Los avances tecnológicos que se han dado en los últimos años en los campos de la informática y las telecomunicaciones, constituyen un factor de gran importancia para el desarrollo de casi todas las actividades en que se desempeña el ser humano. Estos enlaces han venido produciendo cambios en las formas de trabajo, lo que hacen necesario que se identifique los problemas de comunicación, el procesamiento y rescate de información y se evalúen alternativas para dar solución, pues el crecimiento de las organizaciones y la enorme cantidad de documentos lo exige. Esta automatización de archivos lógicamente se dará a nivel de los archivos centrales o permanentes donde se conserva la información de los archivos de gestión y debe darse de manera tal que satisface las necesidades del usuario en todos los niveles de la organización. Un primer programa automatizado que se está utilizando con mucha frecuencias es el del recibo y despacho de correspondencia. Este nos permite visualizar en pantalla en qué estado y dónde se encuentra un documento cuando está en su primera fase. Igualmente, facilita listados de correspondencia recibida y despachada. A través de esta base de datos se puede administrar el proceso de préstamos de documentos: deudores, prorrogas, transferencias, consultas e informes en general. Otro programa que facilita la ubicación de la información lo constituye una base de datos que suministra la información sobre la ubicación física de un documento. Esto supone un trabajo preliminar de organización e indicialización de las cajas, lejados, estantes, archivadores o muebles donde se conservan los documentos y de una buena distribución física de local. Así al digitarse el número de la comunicación o cualquier otra variable definida, el programa debe sacar en la pantalla el sitio físico (local a, b y c), número de estante, número de la caja y el lugar que le corresponde dentro de la caja (o número del legajo). Este es un ejemplo para un archivo organizado de esta forma. Las variables que se consideran en la base de datos se elegirán con basé en la organización que tengan los documentos en los archivos.

Igualmente puede existir la información automatizada de los documentos que van perdiendo su vigencia y que pueden ser destruidos, de manera que al digitar una fecha, el sistema imprima la relación de documentos a destruir y su ubicación física en el archivo. Estos listados servirán a su vez de base para la elaboración de las actas de destrucción de documentos. Existen otros medios de almacenamiento de información: - El almacenamiento magnético: Como en el caso de la información generada a través del correo electrónico y en general la información que se puede conservar en los discos de los computadores. No se consideran como medios ideales porque en cierta medida su capacidad es tramitada. Cuando se trata de manejar imágenes, el sistema es costoso y lento para grabar y producir información. Además, se corre el riesgo de que la información grabada pueda borrarse a un cuando hoy día es posible rescatarla, en su mayoría. - El almacenamiento óptico: Almacenamiento de información mediante la conservación en principios, a seña eléctrica y posteriormente esta señal debe ser digitalizada.

1.18.1 CORREO ELECTRÓNICO

El correo electrónico tiene relación directa con el recibo de información o producción de un documento cuando sea necesario conservarse. En la medida que las redes se popularicen y cubran muchos lugares, la información seguramente será intercambiada, en gran parte, electrónica. Permite la transferencia, en cuestión de segundos, de mensajes, documentos, memorandos, oficios y preliminares, almacenándolos en un lugar y permitiendo su extracción y reproducción en forma de copia a distancia. Los mensajes enviados a un abonado se almacenan en un computador central que sirve de apartado. El programa permite comprobar si realmente llego el mensaje, la hora o incluso verificar si el destinatario se dio cuenta que en su apartado existe el mensaje. Al finalizar un día se le puede solicitar al programa un registro de los mensajes enviados y recibidos. Incluso se pueden guardar en un disquete o en un papel para ser archivados. Este proceso supone necesariamente que las secretarias que

manejan estos sistemas estén lo suficientemente capacitadas y conozcan completamente la organización para decidir que información deben reproducir para ser archivada y cuál deben desechar. Ventajas del correo electrónico. Sus ventajas sobre los sistemas de correo tradicional son indiscutibles. Su funcionalidad nos ha permitido incrementar la productividad y eficiencia laboral, agilizando actividades y mejorando todos los tipos de procesos que involucran información clave para las funciones. Disponibilidad. Es un recurso disponible las 24 horas del día y los 365 días del año, lo que nos permite estar conectados con el mundo todo el tiempo, para informar o estar informados. Sólo necesitamos una computadora y una cuenta de acceso a Internet, bien sea propia o de otra persona. Accesibilidad. Gracias a la naturaleza virtual de nuestra dirección de correo electrónico, podemos enviar y recibir mensajes en diferentes lugares: En el trabajo, en la oficina del cliente, en un aeropuerto, un hotel, un restaurante, un centro comercial, en un instituto educativo, en nuestra casa o la de nuestros familiares. Rapidez. La información a través del e-mail viaja más rápido que a través del fax o un sistema expreso de encomiendas, como el de FedEx o UPS. Los destinatarios pueden recibir nuestros mensajes casi de manera instantánea, y a su vez podemos recibir sus respuestas con la misma inmediatez. Tú decides. Cada quién decide cuándo y dónde leer los mensajes que recibe, de a cuerdo a la importancia y la prioridad que establece, de manera personal. De igual manera, cada quién tiene el poder de decidir si responde o no cada mensaje recibido, y cuándo lo hace. En otras palabras el e-mail le da más tiempo para formular responder, ventaja que la comunicación cara-a-cara o el teléfono no permite. En este mismo sentido se dice que el e-mail es un medio "asincrónico": Las personas involucradas no necesitan coincidir en el tiempo para comunicarse. Multi-destinatarios. Uno de los beneficios que más ha fascinado al mundo es el poder transmitir el mismo mensaje a más de una persona al mismo tiempo, sin tener que re-trabajar o hacer copias del mismo. No sólo es algo sumamente fácil de hacer, sino que no implica para nosotros ningún costo adicional. Multi-documentos. En cada correo electrónico podemos incluir diferentes tipos de documentos digitales (imágenes, sonido, video, hojas de cálculo, gráficos, textos, etc.), sin que haya mayores implicaciones para el remitente que el tiempo

que podría requerirse para su transmisión, de acuerdo al peso de cada documento. Ahorros significativos. Además del tiempo que ganamos en los beneficios antes mencionados, horramos papel, sobres, estampillas, y el resto de la logística operativa del correo tradicional. Pero también ahorramos espacio y tiempo porque el sistema de e-mail nos brinda la posibilidad de ordenar, clasificar, almacenar y gerencial los mensajes que recibimos, de acuerdo a los criterios de cada quien. Documentación. Para los procesos de intercambio de información en las empresas, resulta muy beneficioso que el correo electrónico deje un respaldo formal y detallado del contenido específico del mismo, lo que nos facilita el seguimiento de datos o instrucciones en un momento determinado, y nos proporciona una evidencia escrita de lo que se ha dicho y quiénes han participado. Cada mensaje puede releerse tantas veces como se desee. Retransmisión fidedigna. Podemos retransmitir una información o un mensaje de manera fiel a la fuente original, sin cambiar su contenido, y evitando la distorsión que casi siempre se da de manera implícita en la comunicación verbal, cuando ponemos los mensajes de otros en nuestras propias palabras o reinterpretamos información. Efectividad comunicacional. Cuando los correos electrónicos están debidamente personalizados, son oportunos para el destinatario, están bien escritos, y toman en cuenta las buenas prácticas de la comunicación escrita, llegan a ser poderosamente efectivos, en cuanto a los objetivos del remitente. Como un beneficio adicional en las empresas, el e-mail ha contribuido a allanar sus estructuras jerárquicas, hasta el punto de que hoy en día es común ver al Presidente de una gran corporación manteniendo comunicación escrita con todos los niveles de empleados, y con más frecuencia de la que había antes del correo electrónico ya sea que se trate de documentos físicos, registros o archivos electrónicos, sucede en muchos casos que por previsión se guarde información que no necesite. En la realidad es tan importante conservar información como destruirla. Con el uso del correo electrónico y otros sistemas de conservación de información (que se verán en el capítulo siguiente) se tiene una variedad de opciones para captar, administrar y distribuir información. Sin embargo. Lo que se intente hacer con esa información debe determinar si la misma debe permanecer en forma física o digitada. Ambas fuentes de información funcionan. Ello depende de sus objetivos. De allí la importancia de determinar su uso actual y su uso potencial realizado el análisis y evaluación de la información, determinando el propósito de los documentos en

forma individual y cómo fluyen en forma continúa. La forma como se crea, almacena y recupera un documento en una y la forma como se manipula, distribuye y elimina, es otra forma de determinar el uso actual y potencial. Este proceso es simple, pero es indispensable hacerlo para evitar acumulación de información innecesaria. Características de la nueva tecnología de la información: -

Gran aumento del volumen del flujo de información por la rapidez de la misma a través de los medios electrónicos.

Reducción en los tiempos de respuesta.

1.18.2 Redes. Las grandes instituciones que funcionan con varias redes o sucursales podrán pensar en la instalación de redes, de manera que puedan compartir sus recursos de información. Algo así como desconcentrar la función del archivo y la correspondencia mediante una interconexión del archivo Central y de las demás sedes, las cuales deberán agruparse por zonas, cada una de las cuales ejercerá las funciones de recibo, despacho y archivo de los documentos, todas interconectadas entre sí. El archivo Central será el encargado de normalizar, con el fin de conservar unidad de criterio en los procesos de archivo. Esta nueva solución debe asegurar la modificación en el tramite y la consulta desde cualquier punto de acceso o de red de usuarios, de manera que refleje el verdadero trámite físico del documento, sin la necesidad de pasar por una oficina central que esté canalizando el flujo.

1.19 TECNOLOGIAS PARA LA PRESERVACION DE LA INFORMACION

1.19.1 Microfilmación. La conservación de la información contenida en los documentos es uno de los aspectos que más preocupa a las personas y entidades involucradas en su almacenamiento, uso y control. Esta preocupación ha llevado al desarrollo de tecnología que, con el paso de la microfilmación, han contribuido a perpetuar la historia y trascendencia del hombre, al permitir la preservación y conservación de información dentro de parámetros inigualables de seguridad y confiabilidad. ¿Qué es la microfilmación?

Es la técnica de registrar documentos de toda clase en reducidas imágenes sobre un material llamado microfilm La microfilmación es el resultado de la aplicación de las técnicas fotográficas mediante la reducción de imágenes que se fijan en una película sensible, logrando con ello la solución práctica a los problemas derivados a la acumulación de documentos y al desmesurado crecimiento de archivos que genera la producción diaria de la actividad de las instituciones.

Figura 12. MICROFILM. Es un material flexible y transparente, utilizado para registro de imágenes de proyección óptica y no cinematográfica. Va una imagen

Antecedentes: La historia de la aplicación fotográfica, que comenzó con la cámara oscura en 1544, con la cual se observo un eclipse de sol. Pero hasta 1986 cuando Joseph Niepce , litógrafo de profesión, produjo la primera imagen fija utilizando betún de india con emulsión . Paralelamente a los inventos de Niepce , el francés Jacques M. Daguerre trabajaba el mismo objetivo. Dagurre profundizo los desarrollos y alcances logrados por Niepce y en 1839 introdujo comercialmente el proceso práctico de la fotografía. En ese mismo año, el ingles John Benjamin Dancer produjo en Inglaterra la primera microfotografía que reducia 160 veces el tamaño del documento original. Años más tarde, 21 de junio de 1859 se le otorgo en Francia la primera patente de microfilmación comercial René Prudent Dragón quien le aplico su técnica y las bondades de su situación y momentos de particular situación política. Prudent, durante la guerra franco-prusiana, en 1870, logro burlar el cerco hecho a parís por el ejercito prusiano elevándose en un globo aerostático y llegando hasta el lugar donde se hallaban las tropas prusianas para microfilmar documentos y mensajes de interés para los mandos militares inmovilizados por el cerco. Les hizo llegar la información microfilmada amarrada a las patas de palomas mensajeras, con lo cual se apoyo el triunfo de Francia y la divulgación comercial de esta nueva técnica de gran utilidad en todos los campos administrativos. Sin embargo, el desarrollo comercial propiamente dicho se realizo gracias al impulso de George Mc Carthy quien convenció a la firma norteamericana

Eastman Kodak de entrar al negocio de la microfilmación. Con ello se origino el Rekodak Co. Que se dedico a convencer a los hombres de negocios de los estados unidos, particularmente a los bancos, de las ventajas ofrecidas por este El microfilm es un material flexible y transparente que se utiliza para el registro de imágenes de proyección óptica, que involucra todos los elementos de la fotografía como el objeto, la luz, cámara, película, emulsión sensible a la luz, imagen con contraste y revelado. Las películas de microfilm son pancromáticas, es decir sensibles al azul,rojo y verde. ¿Que es la microfilmación? Es la técnica de registrar documentos de toda clase en reducidas imágenes sobre un material llamado microfilm nuevo sistema de conservación y de preservación de posibles falsificaciones de los documentos y firmas de sus ahorradores El apoyo de la Rekodak Co. Ha sido decisivo para la divulgación y utilización de la microfilmación en el mundo entero. Puede verse desde los puntos de vista: el administrativo y el técnico. En el sentido administrativo podemos definir a la microfilmación como una forma de hacer mas rápida , útil, accesible e íntegra la información que requiere el usuario, dadas las características de seguridad e inviolabilidad que ofrece. Desde el punto de vista técnico la microfilmación se define como la técnica fotográfica de registrar sobre una película sensible, imágenes de documentos de cualquier clase o forma con reducciones considerables de su tamaño original, en un material denominado microfilm. Objetivos: Siendo la microfilmación un medio fotográfico que permite manejar grandes volúmenes de información tanto en rollos de película como en laminas de película (denominados microfichas) los objetivos de esta técnica abarcan desde la conservación, seguridad y preservación de los documentos, hasta la muy significativa economía y reducción de espacios físicos de almacenamiento. De estos objetivos, podemos entonces concluir algunas de las ventajas que ofrece la microfilmación: -

Un medio rápido y práctico para la localización de información.

Reduce espacios ya que de acuerdo con investigaciones realizadas, esta demostrado que el microfilm reduce las áreas de conservación al 2% del volumen real ocupado por el papel.

Genera procesos obligados de selección y eliminación de documentos innecesarios y contribuye a la disminución de peso en las estructuras y locales de archivo.

La seguridad del microfilm es muy grande, ya que como medio de archivo imposibilita las alteraciones fraudulentas de información y ayuda a

preservar la información en casos de destrucción parcial o total ocasionada por siniestros naturales o provocados. -

La durabilidad de la información microfilmada, conservada en condiciones adecuadas, de acuerdo con la Reglamentación Internacional (Norma ANSI PH5 4/70) es de más de 100 años.

Su duplicación es muy fácil, con lo cual se asegura su durabilidad y consulta sin dañar el documento fuente.

El hecho de remitir documentos en microfilm a través de los servicios de correo facilita su transporte y aminora los costos.

Equipos de microfilmación Los principales equipos que componen el sistema de microfilmación son los denominados unidades de entrada de proceso y salida Unidades de entrada: los equipos de entrada se relacionan con los aparatos involucrados en el propio proceso fotográfico para reducción de imágenes llamados cámaras microfilmadoras Estas cámaras son instrumentos muy precisos para registrar imágenes reducidas y son de dos clases: Las cámaras planetarias: donde la película y el documento que se esta microfilmando permanecen quietos en el momento de la exposición y, por tanto, reproducen con mayor precisión detalles muy finos del original. Las cámaras rotativas: donde la película y el documento, al momento de la microfilmación, se mueven en forma sincronizada durante la exposición. Estas cámaras son de gran aceptación y utilidad en las empresas con alto volumen de documentos diarios de gestión, donde no se requiere una imagen tan detallada, sino la preservación de grandes masas de información. Unidades de procesos y revelado: son unidades automáticas donde se produce el procesamiento de las películas e incluir los pasos de revelado, fijado, lavado y secado de la película. Unidades de salida: son las unidades que permiten la proyección óptica fija y ampliada de la imagen de un microfilm. Se conocen como lectores, ya que permiten al usuario la consulta y la lectura del microfilm en una pantalla operada en forma sencilla por quien consulta la información.

Equipos auxiliares: además de las unidades básicas, en microfilmación se utilizan otra serie de equipos auxiliares, ya sea para evaluar la cantidad de los microfilmes como el densitómetro que es un aparato para medir la densidad fotográfica, es decir, el ennegrecimiento de la película; o para duplicar rollos de películas o microfichas, como los duplicadores. También se incluyen dentro de estos equipos el inspectometro, microscopio, sensitómetro, lupas e insertadores de Jackets.EQUI

CABEZOTE, CABEZAL O UNIDADES DE PELÍCULA

COLUMNA

LAMPARA

MESA DE TRABAJO

PANEL DE CONTROL

Figura 13. Cámara planetaria.

1.19.2 El disco óptico El disco óptico es uno de los medios de almacenamiento de información, resultado de la combinación de dos líneas de desarrollo tecnológico aparentemente no relacionadas: el almacenamiento de información mediante una tecnología de alta densidad de grabación de carácter óptico con la utilización de rayos láser y la tecnología de los videos (discos que permiten al usuario observar y disfrutar en sus televisores la trasmisión de películas y programas pregrabados). Figura 14. Disco óptico. Permite almacenar el equivalente 100.000 documentos tamaño carta.

Por ello con alguna frecuencia los términos: disco óptico – numérico y video –disco son usados en forma discriminada para referirse a las tecnologías derivadas de la aplicación del rayo láser para grabación de la información digitalizada o de imagen. El disco óptico es un producto de desarrollo tecnológico de los años 80, como aporte a la industria de los computadores al mundo de los negocios para un manejo más eficiente y racional de la información. Su característica fundamental consiste en el empleo de energía lumínica para grabar información en una señal eléctrica para reconvertirla luego en digitalizada. Los discos ópticos disponibles en el mercado son de tres clases:

1.19.3 El CD-ROM (compac disk – read only memory), que significa “disco compacto únicamente de lectura”, es un disco óptico en el cual la información se ha grabado a partir de un máster y luego copiado infinitas veces; como consecuencia de este proceso, las copias solo permiten leer la información, pero no la escritura ni la modificación de la información. Del género CD-ROM son la inmensa cantidad de video – juegos, video- discos, canciones, enciclopedias, etc., que se consiguen en el mercado, ya sea para utilizarlos en equipos de audio, T.V. o computador. Una segunda variedad son los discos ópticos WORM (Write Once, Read Many), de escritura única y lectura múltiple, mas conocida como Discos Ópticos Numéricos. Donde la información es grabada en el disco una sola vez para ser leída cuantas veces sea necesario, pero sin permitir la reescritura. Este tipo de disco es el que puede actuar como soporte legal para el almacenamiento de la información, dado que los datos en el contenido no pueden alterase de ninguna manera.

Figura 15. CD ROM. Para almacenamiento de información.

Un tercer tipo de disco óptico es el de características similares al disco magnético (disquetes de computador,) donde el usuario copia, modifica y borra la información de acuerdo con sus necesidades y en forma permanente y son los denominados W.M.R.A. (Write Many Read Always)

1.19.3.1 CARACTERISTICAS

Permiten una mayor cantidad de información grabada en un mínimo de espacio. Un disco óptico puede llegar a almacenar hasta 80.000 documentos, es decir, el equivalente a almacenamiento de 500 disquetes magnéticos de 5 ¼ de pulgada.

La información grabada en un disco óptico numérico - Worm solo podrá ser borrada por destrucción física del disco, ya que una vez grabada en él, el proceso es irreversible.

La consulta de información es más rápida ya que su almacenamiento se realiza en unas direcciones específicas, es decir, que la consulta se realiza en forma aleatoria.

La vida útil de un disco óptico se calcula entre 30 y 50 años, con la posibilidad de que próximo al término de su vencimiento puede regrabarse en otro nuevo disco, con lo cual su vida útil puede prolongarse por más tiempo.

Un disco óptico puede copiarse en otros nuevos discos.

El disco óptico numérico – Worm al poseer almacenamiento y procesamiento digital, puede homologarse con los sistemas digitales de trasmisión y procesamiento, por lo tanto, puede utilizarse para trasmisiones por satélite de telecomunicación moderna.

Tiene acceso de consulta simultáneo y múltiple ya que la información puede ser observada en una o más pantallas de un sistema de red

1.19.4 Estructura de un sistema para almacenamiento de información en tecnología Cd –disco óptico

SCANNER. Unidad de captura de información a través de una función lumínica de rayos láser que genera una réplica digital del documento fuente.

Unidad de control. Compuesta por un microprocesador, un teclado de funciones y una pantalla, a través del cual se cumple el proceso de grabación, lectura y reproducción de la información y la interconexión con los demás componentes del sistema. Unidades de disco óptico. Donde se almacena físicamente la información. Unidad de recuperación. Conformado por pantalla de alta resolución, de características similares a los monitores de video empleados en los computadores, pero con altos niveles de resolución y las impresoras láser para reproducción de los documentos sobre papel.

1.19.5 Infoimage Mas conocida como información por imagen, es una tecnología desarrollada en la década de los 90 como una solución de almacenamiento de información a través de las imágenes de lo documentos, que se reproducen y almacenan en la memoria de un computador para ser reproducidas fielmente sobre papel, acetato u otro medio. Con esta tecnología la imagen del documento pasa a través de un scanner directamente a la estación de trabajo (computador). Puede ser consultada por cualquiera que lo desee sin necesidad de tener a mano el documento original y permitiendo la creación de archivos electrónicos dentro del computador que funcionan con las imágenes fidedignas de los documentos. Los sistemas de imágenes están concebidos para captar y digitar documentos en papel, desde cheque y recibos hasta planos arquitectónicos y diseños de ingeniería para poder recuperarlos cuando se quiera. Los sistemas de almacenamiento y preservación de la información en imágenes buscan alcanzar los siguientes objetivos: Disminuir los costos de papeleo en su almacenamiento en el archivo. Optimizar los servicios de archivo de documentos con la utilización de discos ópticos. Facilitar la consulta multiactiva de los documentos a través de sistemas en red, evitando la duplicación en papel del documento archivado. Evitar el deterioro por la manipulación de los documentos.

EJERCICIO APLICATIVO

HORIZONTAL

1. Es un conjunto de elementos de información relacionados entre sí y que fueron definidos por su creador y por lo general, los archivos representan datos y programas. 2. Es e expedido por particulares como producto de sus actividades o por funcionarios públicos cuando no están ejerciendo su función. 3. Estos conforman la generalidad de los documentos dentro de una gestión administrativa. Pueden incluirse en este grupo las cartas, memorandos, informes, circulares, cotizaciones, etc., 4. Es aquél Archivo donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución de los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las solicitan. 5. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. 6. Aquél al que se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que por la decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. 7. Es una ordenación que se realiza a partir de las letras del alfabeto y que dependiendo de la actividad a la cual se dedique la entidad puede ser nominal por asuntos o geográfica. 8. es una herramienta auxiliar de la descripción que puede definirse como el instrumento que permite tener una relación detallada de todos los documentos que conforman un archivo. 9. Inventario que describe una unidad de conservación en cada asiento (caja, volumen, atado, legajo, carpeta).

10. es una lista de registro por el tipo de documento, la serie, etc., que indica y determina a través del ciclo vital del tiempo que los documentos deben permanecer en cada una de sus etapas y el momento en que deben ser trasladados a la siguiente

VERTICAL

1. En archivística, el paso de los documentos de una fase a otra, se considera en términos generales como. 2. Se realiza a intervalos de tiempo predeterminados, como cada año a cada seis meses. Este traspaso documental puede realizarse de dos maneras. 3. Proporciona el registro de actividades y novedades que sucedan en la portería o recepción de la oficina, edificio o conjunto cerrado. 4. Almacenamiento de información mediante la conservación en principios, a seña eléctrica y posteriormente esta señal debe ser digitalizada. 5. Permite la transferencia, en cuestión de segundos, de mensajes, documentos, memorandos, oficios y preliminares, almacenándolos en un lugar y permitiendo su extracción y reproducción en forma de copia a distancia. 6. Es la técnica de registrar documentos de toda clase en reducidas imágenes sobre un material llamado microfilm. 7. permite almacenar el equivalente 100.000 documentos tamaño carta. Donde se almacena físicamente la información. 8. Unidad de captura de información a través de una función lumínica de rayos láser que genera una réplica digital del documento fuente. 9. Es un archivo. Cuando cada una de las dependencias es responsable de recibir, despachar, archivar y conservar la documentación que a ella le compete, bien sea producida o recibida. 10. conservan información técnica muy centralizada y consulta permanentemente que necesariamente deben estar descentralizados.

CRUCIGRAMA

1 7 1 0 1

4 4

32 8

6 3 6 1 0 5

OBJETIVOS -

Identificar la correspondencia como un medio importante en la comunicaci贸n de las organizaciones.

Reconocer la clasificaci贸n y divisi贸n de la correspondencia.

Analizar los medios internos y externos de la correspondencia.

INTRODUCCIÓN

La correspondencia es un medio de comunicación utilizado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse con personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y sus estilos hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario. A continuación se mencionara la clasificación, división, manejo, medios de comunicación e importancia del área de correspondencia en las organizaciones o empresas.

2. LA CORRESPONDENCIA

Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria. Es un medio de comunicación utilizado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse con personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y sus estilos hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.

2.1 CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

La correspondencia tiene muy variadas formas, con características especiales que las distinguen según la fuente de emisión, la intención de sus contenidos, estilos de mecanografiados y tramitación de su envió o despacho; de acuerdo a su clasificación se mencionan las siguientes: Por su Destino:

 Públicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, carteles, pancartas).  Privadas: tratan de información de interés y carácter particular, comercial y oficial. Por su Contenido:  De primera clase: su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.  De segunda clase: esta correspondencia esta relacionada con paquetes, bultos, muestras, valijas, etc. Por su Tramitación:  Postal: cuando se envían a través de servicios de correos, pueden ser ordinarias o certificadas.  Telegráficas: cuando se envía a través del servicio telegráfico. Pueden ser tele radiograma y cablegramas. Por su puntuación  Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.  Cerrada: lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o componentes.  Mixta o corriente: combina los dos estilos Por su extensión  Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.  Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.  Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegos.

Por su forma  Se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redacción y presentación. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas, memorandos, planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc.

2.1.1 División De La Correspondencia. -

Correspondencia Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales. Esta correspondencia se subdivide en dos clases:  Las Ordinarias o Normales: son las que se efectúan por medio de cartas, memorandum y tarjetas postales.  Las Urgentes o Rápidas: Son las que se efectúan por medio de telegramas, Cablegramas, Radiogramas y telefonemas.

Correspondencia Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada, cualquier asunto particular entra en ella.

Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.

2.2 EL ÁREA DE CORRESPONDENCIA DENTRO DE LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El Área de Correspondencia dentro de la estructura orgánico-funcional está definida como: la unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales. La Unidad de Correspondencia cumplirá con el desarrollo de las fases de producción y recepción, trámite, distribución y consulta del programa de gestión documental. El Área de Correspondencia deberá contar con el personal debidamente capacitado, lo mismo que con los medios físicos y tecnológicos necesarios que

permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, de modo que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los usuarios y garanticen el cumplimiento de los objetivos de las entidades. La labor del Área de Correspondencia deberá reflejar su misión, sin llegar a confundirse con las labores propias del Archivo Central, aunque las actividades se desarrollen dentro de la misma dependencia. La misión del Área de Correspondencia se fundamenta en atender con diligencia la administración de las comunicaciones oficiales y el servicio de información a los usuarios.

2.2.1 Definiciones y usos -

Carta comercial: es un documento que registra en forma escrita un mensaje para un destinatario. Es la más utilizada por las empresas para comunicarse por el medio externo.

Memorando: es una comunicación de carácter interno, generalmente breve, que se utiliza para transmitir información que dentro de la gestión administrativa hace parte importante de este proceso y va dirigido a un destinatario.

Circular: es un tipo de comunicación informativa. Por ser el mensaje de carácter general, va dirigida a varios destinatarios.

Comunicación interna: es una comunicación breve, se utiliza cuando el mensaje que trata no tiene mayor incidencia en la gestión administrativa y por tanto al igual que las circulares su vida es corta.

Mensaje telegráfico: es una comunicación abreviada que por su carácter de urgente, puede ser transmitido en forma rápida, a través de una central de comunicación entre ciudades o países. Fax: es un medio que se utiliza para transmitir información urgente tanto interna como externa, no es una forma de correspondencia pero es muy utilizado a nivel empresarial.

Documentos especiales, contables y legales: son otro tipos de documentos que se generan al interior de la entidad, como consecuencia de la gestión que no hace parte de la correspondencia propiamente dicha, pero forman parte del archivo.

2.2.2 Las funciones del área de correspondencia -

Adoptar programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales.

Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.

Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.

Proponer métodos, procedimientos y propender por la incorporación y uso de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos del Área de Correspondencia.

Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo requieran.

Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad e imparcialidad.

2.2.3 Servicios del Área de Correspondencia El Área de Correspondencia presta los siguientes servicios: -

Atención al usuario: estás áreas son el primer lugar adonde acuden los usuarios y ciudadanos en general con el propósito de obtener información sobre la misión, funciones y servicios que presta la entidad, sobre los trámites administrativos o requisitos necesarios para la obtención de un servicio o la atención de un requerimiento y el tiempo y el lugar donde se puede dar respuesta a la solicitud presentada.

Atención de consultas sobre el estado del trámite solicitado.

Servicio alerta: es uno de los más importantes y consiste en el recordatorio de comunicaciones recibidas para dar respuesta oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno.

Préstamo de documentos: se refiere a la disposición y consulta para el usuario de la serie documental Consecutivo de Correspondencia; se

pueden utilizar controles para registrar los préstamos y para dejar constancia de los mismos en la respectiva serie.

2.2.4 Criterios para el registro y la radicación de comunicaciones oficiales. El Área de Correspondencia deberá adoptar sistemas de organización y control que permitan la adecuada administración de las comunicaciones oficiales; elaborará las planillas, formatos y controles que permitan certificar la recepción y envío de los documentos por parte de los funcionarios competentes.

2.2.4.1 Registro de las comunicaciones oficiales: es el procedimiento por medio del cual se ingresan en los sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: -

Nombre de la persona o entidad remitente o destinataria.

Nombre o código de la dependencia competente.

Numero de radicación.

Nombre del funcionario responsable del trámite.

Anexos.

2.2.4.2 Radicación de las comunicaciones oficiales. Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Para el registro y radicación de las comunicaciones oficiales se deben seguir los siguientes criterios: - El Área de Correspondencia deberá recibir únicamente las comunicaciones que conciernan a la entidad, y verificar su competencia; en caso de que no sean para la entidad, deberán ser devueltas al respectivo destinatario.

- Las comunicaciones que recibe la entidad se someterán a un proceso de selección antes de legalizar su recibimiento con fecha, hora, firma o sello, para determinar si son de carácter oficial o personal, o si amerita su registro y radicación; igualmente, se tendrá especial cuidado de confrontar si la información que se recibe está completa, tiene anexos y se encuentra en buen estado de conservación. - Las comunicaciones de carácter privado, o también llamadas correspondencia, no deberán abrirse y estarán plenamente identificadas con mensajes como confidencial, estrictamente personal y otras similares. El Instituto establecerá los mecanismos de recibo, entrega y control de la correspondencia personal; las demás comunicaciones se abrirán y, luego de ser seleccionadas, se registrarán y radicarán. - Las publicaciones, libros, revistas, folletos y demás documentos de carácter informativo como plegables y publicidad no deberán radicarse. - El registró y radicación de las comunicaciones oficiales debe hacerse en forma permanente, estableciendo horarios de reparto y distribución. Sin embargo, se debe atender el carácter de prioridad y urgencia que tenga la comunicación; en tal caso, deberá entregarse de inmediato. Posterior al registro y radicación, se realizará el reparto y distribución de las comunicaciones para lo cual se diseñarán controles que identifiquen claramente la comunicación: número de radicación, nombre del remitente, asunto, fecha y hora de recibo, dependencia a la cual se remite el documento y espacio para la firma del funcionario que recibe. - Para el envío de comunicaciones oficiales, además de registrarlas y radicarlas, se deberán tener en cuenta los procedimientos establecidos por el instituto para la producción documental y la imagen corporativa; además, las formas de distribución como correo tradicional, mensajería, fax y correo electrónico, entre otros.

2.2.5 Horario de atención al público. El Área de Correspondencia informará el horario de atención al público que será flexible, en jornada continua; los horarios de servicio se pondrán en un lugar visible y de fácil y rápido acceso.

2.2.6 Precauciones para el manejo de las comunicaciones. Es importante que los funcionarios que laboran en el área de correspondencia conozcan algunas recomendaciones para prevenir atentados y para que no se ponga en riesgo la integridad personal, ya que las unidades de correspondencia son uno de los

medios elegidos por individuos que quieren hacer daño a distancia a otras personas.

2.2.6.1 Identificación de sobres o paquetes sospechosos Estos son: -

Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo;

Sobres o paquetes sin remitente;

Paquetes sucios, manchados o con olores extraños;

Exceso de avisos o de sellos postales;

Palabras restrictivas

Paquetes amarrados con cables o presencia de cables.

En caso de encontrarse éstos u otros indicios que adviertan la posibilidad de que existan artefactos explosivos o sustancias extrañas, se deben tomar las precauciones necesarias como, por ejemplo; aislar el paquete extraño, averiguar y verificar su procedencia, no abrirlos y llamar a los expertos en explosivos a los organismos de seguridad competentes.

2.3 EQUIPO Y MOBILIARIO

El Área de Correspondencia determinará los implementos necesarios para la realización de las diferentes actividades, teniendo en cuenta el volumen documental y la clase de documentos que se manejan en el instituto.

2.3.1 Equipos. De acuerdo con las funciones, la producción documental y los recursos técnicos y financieros, el Instituto podrá contemplar el uso de recursos informáticos como computadores y redes que faciliten los procedimientos de registro, radicación y distribución de las comunicaciones. De igual forma, para

facilitar el trámite y distribución, podrá contar con equipos de fax, correo electrónico y digitalización, entre otros.

2.3.2 Sellos. Con el fin de dejar constancia de la recepción de los documentos, el Área de Correspondencia deberá contar con sellos, como: recibido, devuelto, urgente y demás que requiera el instituto de acuerdo con las funciones.

2.3.3 Carpetas. Para darle un tratamiento adecuado a los documentos y facilitar la clasificación de los mismos, cada unidad administrativa o dependencia deberá contar mínimo con una carpeta que permita transportar desde el Área de Correspondencia a la respectiva dependencia los documentos que recibe y que envía.

2.3.4 Casilleros. En virtud de que el Área de Correspondencia centraliza la recepción y el envío de las comunicaciones, deben contar con muebles dotados con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporal de las mismas y, por tanto, su rápida ubicación.

2.3.5 Conservación documental. El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en el Procedimiento Operativo Estándar No. 001, en cuanto al formato y firmas responsables. De igual forma, los programas de gestión documental deben incluir pautas que aseguren la integridad del documento desde el momento de su producción, mediante la aplicación de métodos para su manipulación y utilización evitando el deterioro físico.

2.4 GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA

2.4.1 Normalización de la producción documental. Dado que todos los actos de la administración dan lugar a la producción de documentos, es necesario que el responsable del Archivo Central con el Comité de Archivo presente propuestas sobre la normalización de los tipos documentales, estructura y diseño de los

mismos, número de copias, identificación de trámites o copias innecesarias en la gestión, para efectos de normalizar y unificar criterios en la producción documental, permitiendo optimizar los recursos y agilizar la gestión administrativa.

2.4.2 Control de correspondencia. Existe la tendencia de confundir las funciones del Área de Correspondencia con las del Archivo Central y, por tanto, es necesario entender que las actividades que se desarrollan en cada una son totalmente distintas, aunque se realicen en el mismo lugar y dependan de la misma unidad administrativa. El Área de Correspondencia se encarga de controlar la emisión, recibo y distribución de las comunicaciones oficiales, mediante la radicación de las mismas asignando un número consecutivo de acuerdo con el orden de recibo y envío, iniciando el primer día hábil de cada año con el número 001. El responsable del Área de Correspondencia vigilará el cumplimiento de tales disposiciones, tramitando solamente la documentación que cumpla las normas que para tales fines estén definidas. Todas las comunicaciones internas y externas se deberán distribuir a través del área de correspondencia y se buscará que la primera copia de las comunicaciones emitidas en las que aparezca el registro de recibo, sea devuelta a la respectiva dependencia para su incorporación en el expediente correspondiente en los archivos de gestión. Por ejemplo, el original de la notificación de aceptación de un contrato va para el destinatario; la primera copia, con el registro de recibido, va para el expediente y la segunda copia va al consecutivo de correspondencia. Para facilitar el control de los números de radicación, el Área de Correspondencia podrá mantener por separado consecutivos de oficios y memorandos por un tiempo mínimo de dos años o los que de acuerdo con los análisis del Comité de Archivo, con el fin de facilitar el control en la recepción y distribución de las comunicaciones oficiales.

2.4.2.1 Libro de control de correspondencia. El libro de control de correspondencia debe contar con los siguientes siete campos -

Ítem: Donde se establece la numeración correlativa por orden de llegada de la documentación. Esta numeración se reinicia cada año, ya que el libro se maneja por gestiones.

Fecha: Figura la fecha en la cual se está recibiendo la correspondencia.

Documento: Se establece el código de procedencia del documento o bien el tipo de documento de que se trate como ser un fax o una nota, que en algunos casos no cuenta con código.

Procedencia: Se establece el lugar de donde procede la correspondencia.

Referencia: Debe reflejar el asunto o tema al cual está referida la comunicación externa o interna.

Dirigido a: Se establece el nombre o iniciales del destinatario.

Archivado en: Se establece en que file o carpeta debe archivarse la documentación.

Cuadro 09. Control De Correspondencia

ITEM

FECHA

DOCUMENTO

PROCEDENCIA

REFERENCIA

DIRIDO A

ARCHIVADO EN

2.5 MEDIOS DE COMUNICACIÓN EN LA CORRESPONDENCIA

2.5.1 Medios propios de la empresa.

2.5.1.1 El Fax. Se utiliza para enviar y recibir documentos a través de impulsos eléctricos, se utiliza una línea telefónica. En la empresa es conveniente tener una línea específica para el fax.

Las funciones del fax son: Envío de documentos. Memoria para un determinado número de página. Proclamación de la transmisión a una hora fijada lo que supone una disminución de coste si se hace en horas con tarifas reducida, también hay que tener en cuenta la diferencia horaria de los países de destino. Llamada a distancia, que se utiliza cuando quiere utilizar el mismo documento a varios destinatarios, y en lugar de pagar la empresa, cada destinatario paga lo suyo. Marcación automática que permite memorizar marcaciones abreviadas en grupo codificadas. La función anticurveo cuando el papel va pasando a través de una cinta circular. Permite confirmación de la llegada, que es justificante emitido por el propio fax informando de que la transmisión se ha efectuado adecuadamente. Recibir e enviar información. 2.5.1.2 El E-mail. Ventaja: económico, rapidez y claro, más calidad en la nitidez, enviar información a varios destinatario a la vez, se puede enviar a cualquier hora, la gama de información de enviada y recibida es mayor que los demás medio, no necesita soporte físico como el papel, el fácil manejo.

2.5.1.3 El internet. Permite enviar y recibir información entre las mismas empresas en diferentes localidades a través de la red.

2.5.1.4 El télex: Se realiza a través de correos, y para ello la empresa tiene que estar abonada a este sistema y necesita la instalación de un Terminal.

2.5.2 Medios externos de la empresa.

2.5.2.1 Privados: Son las empresas de mensajería o paquetería que efectúan sus entregas en función del ámbito geográfico, pueden prestar servicios nacionales o internacionales. Nacionales; la entrega se efectúa el mismo día, no tiene limite de

horas en las entregas y permite además trasporte térmicos. Internacionales; se pueden utilizar aéreos o terrestre, el aéreo se utiliza para todos los países y el terrestre para países europeos. Para éste último hay que tener en cuenta las normas fiscales del país y las formalidades de aduanas y la composición permitida de los productos en los diferentes países del destino.

2.5.2.2 Públicos: Se utiliza para enviar doc. Correspondencia o mercancías si una empresa efectúa envíos periódicamente puede tener la posibilidad de que la recogida se haga en el domicilio y la facturación sea mensual. La tarifa aplicada estará en función del destino y del tamaño o peso.

2.5.2.3 Postal express sobre prepagado: Con éste tipo de comunicación solamente se puede enviar documentos. Se entrega a domicilio y con la firma del destinatario.

2.5.2.4 Carta certificada o urgente: Permite enviar tanto documentos. Como mercancías con un máximo de 2 kg. En la carta urgente no es necesaria la firma del destinatario, en la certificada sí, ambas pueden ser Nacionales o Internacionales.

2.5.2.5 La Valija: Permite enviar documentos y mercancías con entrega urgentes en horarios fijos, Para ello es necesario contratar este servicio. Una empresa adaptará la forma de enviar y recibir correspondencia que valla más acorde con sus necesidades. Este servicio permite el transporte de hasta 20 kg con un servicio diario de ida y vuelta. El cliente puede aportar la bolsa o valija para el transporte siempre que tenga cremallera facilitando correos precinto de seguridad y dando su aprobación.

2.5.2.6 Servicios telegráficos:

- El telegrama: Comunicación breve que se encarece cuanto más palabras tengan, es de ámbito Nacional e Internacional y se puede contratar personalmente o por tlf. No se saluda ni se despide. Enviar documentación. - Buro fax: Supone la entrega del documento en mano, previa firma del destinatario, es de ámbito nacional e internacional. Este servicio tiene varias prestaciones: acuse de recibo, copia certificada, aviso del servicio.

EJERCICIO PRÁCTICO

 Conteste según sea falso (F) o verdadero (V)

1. La correspondencia se clasifica por su destino, contenido, tramitación puntación y su forma ( ) 2. El área de correspondencia es encargado de dar documentos que llegan a la organización o empresa. ( )

repuesta a los

3. La correspondencia se divide en comercial, amistosa y oficial ( ) 4. El libro de control de correspondencia tiene siete campos; ítem, fecha, documento, procedencia, referencia, dirigido a, archivado en. ( ) 5. Radicaciones oficiales: es el procedimiento por medio del cual se ingresan en los sistemas manuales o automatizados de correspondencia ( ) 6. La correspondencia tiene medios de comunicación interno y externo. ( )

OBJETIVOS -

Determinar la importancia del buen uso de los signos de puntuaci贸n y la correcta escritura de las palabras. Lograr el manejo efectivo de lenguaje en la comunicaci贸n escrita a trav茅s de una redacci贸n clara. Reconocer el uso y estructura de los diferentes documentos administrativos. Conocer las normas icontec establecidas para documentos admirativos.

INTRODUCCIÓN

Se debe tener en cuenta que para el funcionamiento de la correspondencia comercial se destaca todo el potencial que puede generar la adecuada utilización de la palabra escrita en cartas, memorandos, presentaciones, actas, informes, y de mas documentos administrativos; a través de una acertada combinación de conocimientos lingüístico y de destrezas técnicas para la producción y el manejo de los documentos que requieren las organizaciones actuales.

3. PRINCIPIOS DE LA ORTOGRÁFIA EN LA LENGUA ESPAÑOLA

3.1 LA SINTAXIS

Es el estudio de la construcción gramatical y de la relación que tienen las palabras entre sí, dentro de una unidad de expresión, con base en la cual se desarrolla un texto. Por ello, el idioma español establece el siguiente orden:

Cuadro 10. Ordenamiento de la oración

SUJETO

VERBO

PREDICADO Complementos. Directos- Indirectos

Los informes

Presentan

Errores financieros muy graves.

Este ordenamiento es el ideal, pero la comunicación requiere de matices que enfaticen determinados aspectos. Para lograrlo es necesario, en algunos casos, invertir el orden de las palabras en las oraciones, según el aspecto que se desee priorizar. Así en la oración: “La organización empresarial requiere de la gestión secretarial permanente para lograr éxito Entonces se invertiría: “El logro del éxito de la organización empresarial requiere de la gestión secretarial permanente”. Si por el contrario, se requiere dar énfasis a la gestión secretarial, se invertirá así: “La gestión secretarial permanente, se requiere para el éxito de la organización empresarial”. Cuando se quiere dar a los textos diferentes matices, acordes con lo que se desea expresar, puede recurrirse a las figuras gramaticales aceptadas para estos casos.

Alteración del orden sintáctico de la oración (hipérbaton) -

La carta se envió por correo certificado.

Por correo certificado, se envió la carta

Omisión de palabras que no indispensables para la compresión de frase (elipsis). “El gerente habló sobre organización; el subgerente, sobre capacitación del personal”. (Se omitió el verbo hablar) Redundancias a veces innecesarias. “Ayer le envíe a usted…” La expresión a usted debe suprimirse, pues el pronombre reflexivo le se refiere al pronombre usted. Sacrificar la concordancia gramatical en bien de la concordancia (silepsia). Así las palabras santidad, eminencia y excelencia, sustantivos femeninos, s hacen concordar con adjetivos masculinos con base en la realidad, por cuanto generalmente son ejercidos por hombres. “Su santidad se muestra deseoso de visitarnos nuevamente”. “Su eminencia está informado del caso”

“su excelencia, el embajador, está disgustado”.

3.2 LAS REGLAS GENERALES DE ACENTUACIÓN

El acento es la mayor intensidad con que se pronuncia la sílaba de una palabra. Todas las palabras tienen acento fonético. En algunos casos, por normas ortográficas, es necesario representarlo gráficamente y es lo que se denomina acento ortográfico o tildé.

3.2.1 Agudas. En la pronunciación, las palabras agudas son aquellas que tienen la mayor intensidad de voz (sílaba tónica o acento prosódico) en la última sílaba. Ejemplo: descargó, desayunar, volvió, Panamá En la escritura, las palabras agudas llevan tilde (acento ortográfico) cuando terminan en vocal, n o s. Ejemplo: atrás, redacción.

3.2.2 Llanas. En la pronunciación, las palabras llanas son aquellas que tienen la mayor intensidad de voz (sílaba tónica) en la penúltima sílaba. Ejemplo: fantasma, mármol. En la escritura, las palabras llanas llevan tilde cuando terminan en una consonante que no sea n ni s. Ejemplo: inmóvil, mártir.

3.2.3 Esdrújulas y sobreesdrújula. En la pronunciación, las palabras esdrújulas son aquellas que tienen la mayor intensidad de voz en la antepenúltima sílaba; y las sobresdrújulas, en la anterior a la antepenúltima. En la escritura, todas las palabras esdrújulas y sobresdrújulas llevan tilde. Ejemplo: metálico, fósforo, pálida. Fíjate, también, en estos ejemplos de palabras sobresdrújulas: cómpraselo, págaselo.

3.2.4 Casos Especiales De La Acentuación Cuando, según las reglas generales de la acentuación ortográfica, el diptongo y el triptongo deben llevar tilde, ésta se coloca sobre la vocal abierta. Observa estos ejemplos: traición, equivocáis, haréis. Dos vocales abiertas juntas (a, e, o) están en hiato, es decir, no forman diptongo, y siguen las reglas generales de la acentuación ortográfica. Por ejemplo: caótico, aéreo. También existe el hiato y no diptongo cuando las vocales cerradas (i, u) que acompañan a otra abierta son tónicas y llevan tilde. Observa éstos ejemplos de la lectura: había, batería, rendíos. El grupo ui lleva tilde en la segunda vocal cuando lo exigen las reglas generales de la acentuación ortográfica. Ejemplos: jesuítico (pero jesuita). Cuando dos palabras se unen para formar otra compuesta, la primera, si lleva tilde, la pierde y la segunda la mantiene si ya la tenía. Fíjate en estos ejemplos: decimoséptimo, santabárbara. Los compuestos formados por palabras separadas por un guión conservan la tilde si la llevaban cuando eran palabras simples. Por ejemplo: físico-químico. Los adverbios acabados en -mente conservan la tilde si los adjetivos de los cuales proceden la llevan. Observa estos ejemplos de la lectura: inútilmente, seguidamente. Las formas verbales con pronombres enclíticos llevan tilde o no de acuerdo con las normas generales de acentuación. Ejemplos: levantose, empujándose, obsérvalo.

3.2.5 El Acento Diacrítico. Hay monosílabos que se escriben con tilde o acento diacrítico para diferenciarlos de otros que se escriben igual, pero que tienen diferente valor gramatical. Fíjate bien en el cuadro siguiente:

Cuadro 11. Con acento diacrítico Sin acento diacrítico

CON ACENTO DIACRÍTICO Pronombre personal él

Él es muy alto. Me lo dijo él

SIN ACENTO DIACRÍTICO Artículo definido singular masculino. el

más

El perro es marrón. Es el mejor jamón que probado nunca. El médico vendrá pronto conjunción adversativa

dé

Quiero más café. Forma del verbo dar.

Le invité mas no vino. Preposición.

mí

Dé este libro a Juan Pronombre personal

Me acuerdo de ti Adjetivo posesivo

sí

Lo compró para mí. Adverbio de afirmación

Mi perro es leal Conjunción

más

Adverbio de cantidad:

Que iré, sí voy Tú sí que sabes sé

Pronombre personal de se acusativo o dativo reflexivo y recíproco

Si mañana hace buen tiempo, me voy a la playa. Dime si lo hiciste Primera persona singular del presente de indicativo de saber o segunda persona singular del imperativo de ser

té

El chico se fue. Se ruega no fumar. Se lo di ayer Sustantivo.

No lo sé. Sé bueno Pronombre personal

tú

Se bebió un té Pronombre personal

Te espero en la esquina Adjetivo posesivo

¿Tú vendrás al cine?

Tu padre me lo dijo.

3.2.6 Acento enfático (Tilde Diacrítica En Los Interrogativos Y Exclamativos). Los pronombres interrogativos y exclamativos qué, quién, cómo, cuál, cuándo, cuánto,

cuán, dónde y adónde llevan tilde diacrítica para diferenciarlos de los pronombres relativos o conjunciones que, quien, como, cual, cuando, cuanto, cuan, donde y adonde. Las formas acentuadas introducen, de forma directa o indirecta, enunciados interrogativos o exclamativos: así, se tiene ¿Qué haces?, No sé cuál es mi coche, ¡Qué calor que hace hoy!. En los pronombres interrogativos y exclamativos que tengan formas propias en femenino y en plural, estas formas también se deben acentuar (¿Quiénes son?, ¿Cuánta gente había?). Las formas acentuadas pueden funcionar como sustantivos (Se propuso averiguar el cómo, el cuándo y el dónde de aquellos sucesos). En la tabla siguiente se indican algunos ejemplos de utilización de las formas acentuadas y no acentuadas.

Cuadro 12. Con acento enfático Sin acento enfático

Qué

Quién Cómo

Cuál

Forma Acentuada ¿Qué puedo hacer? ¡Qué bien! No sé qué hacer. No sabes qué alegría me diste ayer cuando te vi. No tienes por qué hablar si no quieres. ¿Quién fue a la fiesta? Dime con quién hablabas. ¡Quién lo hubiera dicho! ¿Cómo estás? Falta determinar cómo pudieron acceder al interior. ¡Cómo no! ¿Cuál es la respuesta correcta? Le expliqué cuáles eran

Que

Quien

Como

Cual

Forma No Acentuada Quiero que vengan todos. Vine antes que tú. El hombre que vino ayer es francés. ¡Lástima que no llegara a tiempo! Sé lo que hicisteis el último verano. Este el hombre de quien te hablé. Vete con quien quieras. Ágil como una gacela Como dijimos ayer, esto puede dar lugar a confusión. Como no vengas habrá problemas. La casa de la cual me hablaste. Suave cual la lana.

los problemas que habían surgido. Cuándo ¿Cuándo vendrás? Mañana te diré cuándo voy. Cuánto ¿Cuánta gente hay? Le pregunté cuántas veces había ido al cine desde entonces. ¡Cuánto tiempo sin verte! Cuán ¡Cuán gritan esos malditos! Dónde ¿Dónde estás? Me gustaría saber dónde está Jaime. Independientemente de dónde vivas, sabré cómo encontrarte. Adónde ¿Adónde fuiste?

Cuando Vente cuando quieras. El lunes es cuando hizo más frío. Cuanto Cuantos más libros leas, más fácil te resultará escribir bien. Quería que se fuese cuanto antes. Vinieron algunos cuantos. Cuan Cayó cuan largo era. Donde

El piso donde vivía era enorme. Ponlo donde quieras. = Ponlo en donde quieras. Llegaron hasta donde desembocaba el río.

Adonde

Voy a donde me digas. Voy al lugar adonde me digas.

Un caso que, da lugar a confusiones es la grafía correcta de porque, por que, por qué y porqué debido a la existencia de acentos (diacrítico en por qué y debido a las reglas generales de acentuación en porqué) y a la escritura en una o en dos palabras.

Cuadro 13. Diacrítico en por qué

Forma Escrito separado

Escrito junto

Acentuada por qué interrogativo o exclamativo ¿Por qué no te callas? / ¡Por qué te haré caso! porqué sustantivo que significa 'motivo' o 'causa' No sabemos el porqué de algunas cosas.

No acentuada por que cuando el que es relativo Las calles por que [=por las que] vienes son peligrosas. porque conjunción causal, responde a la pregunta ¿por qué? Vine porque estaba preocupado.

3.2.7 Tilde diacrítica en aún/aun. Cuando puede sustituirse por "todavía", se escribe con tilde ("aún"). En todos los demás casos (esto es, siempre que no se pueda sustituir por "todavía"), se escribe sin tilde ("aun"). Las dos palabras derivan del latín adhūc ("hasta ahora").

Cuadro 14. Tilde diacrítica en aún/aun

aun Adverbio de modo, conjunción concesiva o preposición Aun así no se quedó satisfecho. Lucharemos cada día y aun cada hora. Aun conociendo la dificultad del problema, lo intentó. Vinieron todos, aun Javier.

aún Adverbio de modo o temporal, equivale a todavía Aún no lo he visto. Tras releer la noticia, me parece aún menos creíble.

3.2.8 Tilde diacrítica en demostrativos. En caso de ambigüedad, los pronombres demostrativos deben llevar tilde para diferenciarlos de los adjetivos demostrativos: «quiero este libro» y «quiero este, no ese» → no hay ambigüedad «¿Por qué compraron aquellos libros usados?» y «¿Por qué compraron aquéllos libros usados» → hay ambigüedad: en lo primero aquellos es atributo de libros; en lo segundo, aquéllos es el sujeto («ellos allí»), por lo que el segundo debe llevar tilde. También se puede evitar la ambigüedad utilizando la puntuación: «¿Por qué compraron, aquellos, libros usados?».

3.2.9 Tilde diacrítica en sólo/solo. En caso de ambigüedad, se utiliza la tilde en el término «solo» cuando tiene valor de adverbio. El adjetivo «solo» significa 'sin compañía' (del latín SŌLUS) mientras que su homónimo tiene función adverbial cuando equivale a 'solamente' (del latín SŌLUM); este último «solo» adverbial se acentúa gráficamente cuando incurra en ambigüedad. Ejemplo: «se quedará solo un mes» («solo» significa aquí 'en soledad', 'sin compañía'), frente a «se quedará sólo un mes» (por un mes y no más), con el significado de 'solamente se quedará un mes'.

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3.2.10 Tilde diacrítica en ó/o. La conjunción o entre números puede llevar acento para no confundirla con el 0: 1 ó 2. Sin embargo la tilde en este caso desde 2005 no es obligatoria, puesto que en la tipografía moderna se puede diferenciar muy bien la o del 0.4. Éste, ése, aquél, con sus femeninos y plurales. Pronombres demostrativos: Éste es el mejor. Adjetivos demostrativos: Esta moto es estupenda. • Porqué sustantivo (le precede un determinante): • Porque conjunción causal: Hoy no ha salido porEl porqué nunca lo sabrás. que está cansado. • Por qué preposición + pronombre interrogativo: • Por que preposición + pronombre relativo: Ésta. Ejemplo: No sabe por qué está enfadada. Es la razón por que lo dijo.

3.3 ORTOGRAFÍA

3.3.1 Uso de la B y la V

Detrás de m se escribe siempre b. Observa estas palabras: sombrío, temblando, asombroso. Detrás de n se escribe v. Por ejemplo: enviar, invento. Detrás de d y de b también se escribe v. Por ejemplo: advertencia, subvención. Se escriben con b las palabras que empiezan con las sílabas bu-, bur- y bus-. Por ejemplo: bujía, burbuja, busqué. Se escribe b a continuación de la sílaba al- de inicio de palabra. Por ejemplo: albanés, albergar. Excepciones: Álvaro, alvéolo. Las palabras que empiezan por dise escriben con v. Por ejemplo: divertir, división. Excepciones: dibujo y sus derivados.

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Las palabras que terminan en -bundo o -bunda y -bilidad se escriben con b. Por ejemplo: vagabundo, nauseabundo, amabilidad, sociabilidad. Excepciones: movilidad y civilidad. Se escriben con v los adjetivos que terminan en -ava, -ave, -avo, -eva, -eve, -evo, -iva, -ivo. Por ejemplo: octava, grave, bravo, nueva, leve, longevo, cautiva, primitivo. Se escriben con b las terminaciones del pretérito imperfecto de indicativo de los verbos de la primera conjugación y también el pretérito imperfecto de indicativo del verbo ir. Observa estas formas verbales de la lectura: desplazaban, iba, faltaba, estaba, llegaba, miraba, observaban, levantaba, etc. Se escribe con b los verbos acabados en -buir y en -bir. Por ejemplo: contribuir, imbuir, subir, recibir, etc. Excepciones: hervir, servir y vivir, y sus derivados. Se escriben con b, en todos sus tiempos, los verbos deber, beber, caber, haber y saber. Se escriben con v el presente de indicativo, subjuntivo e imperativo del verbo ir, así como el pretérito perfecto simple y el pretérito imperfecto de subjuntivo de los verbos tener, estar, andar y sus derivados. Por ejemplo: estuviera o estuviese. Se escriben con b o con v los compuestos y derivados de las palabras que llevan estas letras. Por ejemplo: altibajo (proviene de alto+bajo), navegación (proviene de nave).

3.3.2 Uso de la H

Se escribe con h todos los tiempos de los verbos que la llevan en sus infinitivos. Observa estas formas verbales: has, hay, habría, hubiera, han, he (el verbo haber), haces, hago, hace (del verbo hacer), hablar, hablemos (del verbo hablar). Se escriben con h las palabras que empiezan con la sílaba hum- seguida de vocal. Observa estas palabras: humanos, humano.

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Se escriben con h las palabras que empiezan por hue-. Por ejemplo: huevo, hueco. Se escriben con h las palabra que empiezan por hidro- àgua', hiper`superioridad', o èxceso', hipo- `debajo de' o èscasez de'. Por ejemplo: hidrografía, hipertensión, hipotensión. Se escriben con h las palabras que empiezan por hecto- `ciento', hepta`siete', hexa- `seis', hemi- `medio', homo- ìgual', hemat- `sangre', que a veces adopta las formas hem-, hemo-, y hema-, helio- `sol'. Por ejemplo: hectómetro, heptasílaba, hexámetro, hemisferio, homónimo, hemorragia, helioscopio. Los derivados de palabras que llevan h también se escriben con dicha letra. Por ejemplo: habilidad, habilitado e inhábil (derivados de hábil). Excepciones: - óvulo, ovario, oval... (de huevo) - oquedad (de hueco) - orfandad, orfanato (de huérfano) - osario, óseo, osificar, osamenta (de hueso)

3.3.3 Uso de la G y la J

Las palabras que contienen el grupo de letras -gen- se escriben con g.Observa los ejemplos: origen, genio, general. Excepciones: berenjena, ajeno. Se escriben con g o con j las palabras derivadas de otra que lleva g o j. Por ejemplo: - de caja formamos: cajón, cajita, cajero... - de ligero formamos: ligereza, aligerado, ligerísimo... Se escriben con j las palabras que terminan en -aje. Por ejemplo: lenguaje, viaje. Se escriben con g las palabras terminadas en -ogía, -ógico, -ógica. Por ejemplo: neurología, neurológico, neurológica. Se escriben con g las palabras que tienen los grupos -agi-, -igi. Por ejemplo: digiere.

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Excepciones: las palabras derivadas de otra que lleva j. Por ejemplo: bajito (derivada de bajo), hijito (derivada de hijo). Se escriben con g las palabras que empiezan por geo- y legi-, y con j las palabras que empiezan por eje-. Por ejemplo: geografía, legión, ejército. Excepción: lejía. Los verbos cuyos infinitivos terminan en -ger, -gir se escriben con g delante de e y de i en todos sus tiempos. Por ejemplo: cogemos, cogiste (del verbo coger); elijes, eligieron (del verbo elegir). Excepciones: tejer, destejer, crujir. Se escriben con j los tiempos de los verbos que llevan esta letra en su infinitivo. Por ejemplo: viajemos, viajáis (del verbo viajar); trabajábamos, trabajemos (del verbo trabajar). Hay una serie de verbos que no tienen g ni j en sus infinitivos y que se escriben en sus tiempos verbales con j delante de e y de i. Por ejemplo: dije (infinitivo decir), traje (infinitivo traer).

3.3.4 Uso de la C y la Z Se escribe con C: Las terminaciones -cito, -cita, -cillo, -cilla, -cecillo, -cecilla se escriben con c. Ejemplos: pedacito, nochecita, calzoncillo, manecilla, pececillo, lucecilla. En el caso de las palabras en singular que terminan en z al formar el plural con la terminación es se escriben con c. Ejemplos: luz luces cruz cruces lápiz lápices capaz, capaces. Se escribe con c la terminación -ción, siempre que el sustantivo concreto al que se relacione la palabra termine en -tor y no en -sor. Ejemplos: destructor, destrucción, director, dirección. Se escriben con c los verbos cuyos infinitivos terminen en alguna de las voces -cer, -ceder, -cir, -cendir, -cibir, -cidir. Ejemplos: cocer, conceder, decir, recibir Excepción: asir, coser. Se escriben con c todos los compuestos y derivados de las palabras que se escriban con esta letra. Ejemplos: cebolla encebollado; ceja cejijunto. Se escribe con Z:

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Se escribe z y no c delante de a, o y u. Se escriben con z las terminaciones -azo, -aza. Ejemplos: pedazo, terraza Se escriben con z los sustantivos derivados que terminan en las voces: -anza, -eza, -ez. Ejemplos: esperanza, grandeza, honradez

3.3.5 Uso de la X y la S Se escribe S: Se escribe s al final de las palabras llanas. Ejemplos: telas, andamos, penas Excepciones: alférez, cáliz, lápiz. Se escriben con s los vocablos compuestos y derivados de otros que también se escriben con esta letra. Ejemplos: pesar / pesado, sensible / insensibilidad. Se escribe con s las terminaciones -esa, -isa que signifiquen dignidades u oficios de mujeres. Ejemplos: princesa, poetisa. Se escriben con s los adjetivos que terminan en -aso, -eso, -oso, -uso. Ejemplos: escaso, travieso, perezoso, difuso. Se escribe con s las terminaciones -ísimo, -ísima. Ejemplos: altísimo, grandísima. Se escribe con s la terminación -sión cuando corresponde a una palabra que lleva esa letra, o cuando otra palabra derivada lleva -sor, -sivo, -sible,-eso. Ejemplos: compresor, compresión, expreso, expresivo, expresión. Se escribe s en la terminación de algunos adjetivos gentilicios singulares. Ejemplos: inglés, portugués, francés, danés, irlandés. Se escriben s con las sílabas iniciales des-, dis-. Ejemplos: desinterés, discriminación. Se escribe s en las terminaciones -esto, -esta. Ejemplos: detesto, orquesta. Se escribe X:

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Se escriben con x las palabras que comienzan con hexa cuando equivale a seis. Ejemplo: hexágono Se escribe con x el prefijo ex- para indicar la no existencia o falta de. Ejemplos: ex esposo, ex colonia, ex presidente.

3.3.6 Uso de la LL y la Y

Se escribe LL: Se escribe ll en las palabras que terminan en -illo, -illa. Por ejemplo: librillo, ventanilla. Se escribe Y: Se escriben con y algunos tiempos y personas de los verbos cuyos infinitivos terminan en -uir: Presente del Modo Indicativo Ejemplos: construyo, influyes, huyo. Excepciones: Nunca se escriben con y la primera y segunda personas del plural: huimos, construís, influimos. Modo Imperativo: Ejemplo: construye, influye, influyamos, construya. Tercera persona del singular y del plural del pretérito indefinido. Ejemplos: influyó, influyeron, construyó, construyeronModo subjuntivo. Ejemplos: influya, construyera, influyere. Se escriben con y algunas formas de los verbos caer, leer, oír. Ejemplos: cayó, leyeras, oyes

3.3.7 Uso de la R y la RR

Entre vocales, se escribe r cuando su sonido es suave, y rr, cuando es fuerte aunque sea una palabra derivada o compuesta que en su forma simple lleve r inicial. Por ejemplo: ligeras, horrores, antirreglamentario.

3.3.8 Uso de la M y la N

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Se escribe m: Antes de p y b se escribe m, siempre que tengamos un sonido nasal. Ejemplos: siempre, también. Se escribe m antes de n. Ejemplos: omnipotente, solemnidad, gimnástica. Excepciones: Las palabras que comienzan con n y tienen prefijos que terminan en n, como: con, en, in. Ejemplos: connotable, ennoblecer, innombrable, sinnúmero, perenne. Se escribe N: Se escribe n al inicio de palabras como: trans-, cons-, circuns-, circun-, ins-. Ejemplos: transcribir, constante, circunstancial, instrumento. Se escribe n antes de v. Ejemplos: invento, envidia, invocar. Nunca debe ir n al final de los verbos reflexivos cuando están conjugados en la forma ustedes del Modo Imperativo. Ejemplos: levántensen cámbiese por: levántense. siéntensen cámbiese por: siéntense.

3.4 LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN

3.4.1 La coma (,) El nombre en vocativo llevará una coma detrás de sí cuando estuviere al principio de lo que se diga, y en otros casos la llevará antes y después; p. ej.: ¡Cielos, valedme!; Julián, óyeme; Repito, Julián, que oigas lo que te digo. Siempre que en lo escrito se empleen dos o más partes de la oración consecutivas y de una misma clase, se separarán con una coma para que al leerlas haya de hacerse una leve pausa que separe su sentido, a excepción de los casos en que mediare alguna de las conjunciones y, ni, o; como Juan, Pedro y Antonio; sabio, prudente y cortés; vine, vi y vencí; NI el joven NI el viejo; bueno, malo o mediano. Divídanse con ella los varios miembros de una cláusula independientes entre sí, vayan o no precedidos de conjunción: Todos mataban, todos se compadecían, ninguno sabía detenerse; Al apuntar el alba cantan las aves, y el campo se alegra, y el ambiente cobra movimiento y frescura.

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Cuando una oración se interrumpe, ya para citar o indicar el sujeto o la obra de donde se ha tomado, ya porque se inserta como de paso otra que aclara o amplía lo que se está diciendo, tales palabras, que suspenden momentáneamente el relato principal, se encierran entre dos comas; v. gr.: La verdad, escribe un político, se ha de sustentar con razones y autoridades; Los vientos del sur, que en aquellas abrasadas regiones son muy frecuentes, ponen en grave conflicto a los viajeros. Por igual motivo suelen ir precedidas y seguidas de coma las expresiones esto es, es decir, en fin, por último, por consiguiente, sin embargo, no obstante y otras parecidas: La enfermedad parece grave, es decir, más grave de lo que esperábamos: Tales incidentes, sin embargo, no se repitieron por entonces. Cuando se invierte el orden regular de las oraciones de la cláusula, adelantando lo que había de ir después, debe poner-se una coma al fin de la parte que se anticipa; v. gr.: Donde interviene conocerse las personas, tengo para mí, aunque simple y pecador, que no hay encantamento alguno. Como el orden regular de este ejemplo de Cervantes, Quijote, I, 37, seria: No hay encantamento alguno donde interviene conocerse las personas, importa para la claridad que se haga una breve pausa en personas, la cual se indica con la coma. Pero es de advertir que en las transposiciones cortas y muy perceptibles no se ha de poner esta señal.

3.4.2 Punto y coma (;)

Cuando los miembros de un período constan de más de una oración, por lo cual o por otra causa llevan ya alguna coma, se separarán con punto y coma unos 6 otros; por ejemplo: Vinieron los aquilones de noviembre, glaciales y recios; arrebataron sus hojas a los árboles, llevándolas, ya rodando por la tierra, ya volando entre nubes de grueso polvo. se guareció el rabadán en su cabaña, y el labrador en su alquería; la nieve, descendiendo espesa sobre el monte y el valle, borró los matices del suelo, toda la variedad riquísima de la Naturaleza. En todo período de alguna extensión se pondrá punto y coma antes de las conjunciones adversativas más, pero, aunque, etc.; verbigracia: Salieron los soldados a media noche y anduvieron nueve horas sin descansar; pero el fatal estado de los caminos malogró la empresa. Cuando la cláusula sea corta, bastará una simple coma antes de la conjunción; como en Vendrá, pero tarde; Lo hizo, aunque de mala gana.

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Siempre que a una oración sigue, precedida de conjunción, otra oración que, en orden a la idea que expresa, no tiene perfecto enlace con la anterior, hay que poner al fin de la primera punto y coma, según lo aclarará el ejemplo siguiente: Pero nada bastó para desalojar al enemigo, hasta que se abrevió el asalto por el camino que abrió la artillería; y se observó que uno solo, de tantos como fueron deshechos en este adoratorio, se rindió a la merced de los españoles (Solís, Historia de Nueva España, III, 7). Si después de la palabra artillería solo se pusiese coma, la oración y se observó, etc., vendría regida de la preposición hasta y cambiaría el sentido.

3.4.3 Dos puntos (:)

Cuando se sienta una proposición general y en seguida se comprueba y explica con otras oraciones, se la separa de estas por medio de los dos puntos; como, por ejemplo: No aflige a los mortales vicio más pernicioso que el juego: por él gentes muy acomodadas han venido a parar en la mayor miseria, y aun en el patíbulo; por él, además del caudal, pierde el hombre la vergüenza y hasta la estimación de sí propio. Cuando a una o varias oraciones sigue otra que es consecuencia o resumen de lo que antecede, esta se ha de separar con dos puntos, como en el ejemplo que sigue: Aquel que por sus riquezas y esplendor fue tan aplaudido como envidiado cuando entraba triunfante por las puertas de Constantinopla, y cuyo nombre era respetado y temido desde la capital del Imperio hasta el confín de los arenales de la Líbia, murió ciego, pobre, olvidado y mendigando su alimento de puerta en puerta:¡raro y espantoso ejemplo de las vicisitudes de la fortuna! En los decretos y sentencias, bandos y edictos se ponen dos puntos al final de cada motivo o fundamento de la resolución, aunque estos van en párrafos distintos y principian con letra mayúscula. En certificaciones y memoriales también se ponen dos puntos antes de ciertos párrafos con letra inicial mayúscula. Citando palabras textuales, se han de poner dos puntos antes del primer vocablo de la cita, el cual suele principiar con mayúscula; v. gr.: Cicerón en sus Oficios dice a este propósito lo siguiente: No hay cosa que tanto degrade al hombre como la envidia. También se emplean los dos puntos después del Muy señor mío y otras expresiones semejantes con que se suele dar principio a las cartas; v. gr.: Muy

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señor mío: Sírvase usted tomar a su cargo, etc.; Amigo mío: En contestación a la estimada de usted, etc.

3.4.4 Punto (.) Se pone punto cuando el período forma sentido completo, en términos de poderse pasar a otro nuevo sin quedar pendiente la comprensión de aquel. Es la mayor pausa sintáctica que la ortografía señala. En la lectura, la duración de la pausa indicada por el punto puede variar más o menos, según el sentido y la interpretación del lector; pero en todo caso, es mayor que la que señalan la coma y el punto y coma. En la escritura, se le llama punto y seguido (o punto seguido), cuando el texto continúa inmediatamente después del punto en el mismo renglón, o en el siguiente sin blanco inicial; y punto y aparte (o punto aparte), cuando termina párrafo, y el texto continúa en otro renglón más entrado o más saliente que los demás de la plana. Por último, punto final es el que acaba un escrito o una división importante del texto (parte, capítulo, etc.). Resta advertir que en toda clase de escritos suelen hacerse después del punto final ciertas separaciones o divisiones llamadas párrafos, cada una de las cuales ha de empezar en renglón distinto de aquel en que acabe el anterior, y más adentro que las otras líneas de la plana. Deben principalmente usarse tales divisiones cuando se va a pasar a diverso asunto, o bien a considerar el mismo desde otro aspecto.

3.4.4 Los Puntos suspensivos (...) Cuando conviene al escritor dejar la oración incompleta y el sentido suspenso, lo denota con los puntos suspensivos; v. gr.: Él concitó la plebe contra los patricios; él acaudilló y juramentó a los mozos más corrompidos y perversos de la República para subvertidla con su auxilio; él sobornó con oro y con promesas... Pero ¿a qué repetir lo que a todos es notorio? Si en una cláusula de completo sentido gramatical se necesita pararse un poco, expresando temor o duda, o para sorprender al lector con lo inesperado de la salida, se indicará la pausa con puntos suspensivos; v. gr.: ¿Le diré que ha muerto su padre?... No tengo valor para tanto; Se citó a junta, distribuyeron sé centenares de esquelas, y llegamos a reunirnos... cuatro personas.

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También se usan dichos puntos cuando se copia algún texto o autoridad los cuales no hace al caso insertar íntegros, indicando así lo que se omite.

3.4.5 Interrogación y admiración (¿? ¡!) Los signos de interrogación y de admiración se ponen al principio y al fin de la oración que deba llevarlos: ¿Dónde estás?; ¿A qué vienes?; ¿Te veré mañana?; ¡Qué asombro!; ¡Ay de mí!. Si las oraciones con interrogación o admiración son varias, breves y seguidas, no hay necesidad de que, exceptuada la primera, empiecen con mayúscula: ¿Dónde has estado?, ¿qué has hecho en tantos días?, ¿como no te pusiste en camino, así que recibiste mi carta?; ¡Cuánto engaño!, ¡cuánta perfidia!, ¡qué imprudencia! Cuando lo escrito después de la interrogación o la admiración fuere complemento de la pregunta o de la frase admirativa, no comenzará con letra mayúscula: ¿Digo yo que no tengas razón?, contestó Blas a Diego; ¡A las armas!, gritaron todos. El signo de principio de interrogación o admiración se ha de colocar donde empieza la pregunta o el sentido admirativo, aunque allí no comience el período; v. gr.: Privado del racional discurso, ¿que es el hombre sino una criatura desvalida, inferior a los brutos? Y si la caprichosa fortuna lo encumbra en alto puesto, ¡cuántas lágrimas y ruina y sangre le cercarán en torno! El signo de principio de interrogación o admiración refleja el movimiento de la entonación en las frases de este tipo, da claridad a la escritura, y no debe suprimirse por imitar, con mal acuerdo, la ortografía de lenguas extranjeras, que solo usa el signo final. Hay cláusulas que son al par interrogativas y admirativas, y en ellas podrá ponerse nota de admiración al principio y de interrogación al fin, o viceversa: ¡Que esté negado al hombre saber cuándo será la hora de su muerte? ¿Qué persecución es esta, Dios mío!

3.4.6 El paréntesis ( ) El paréntesis se usa para intercalar un inciso que interrumpe el discurso y para encerrar datos aclaratorios: noticias, fechas, explicaciones de siglas o de abreviaturas, etc.

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Por ejemplo: Los manifestantes (se calcula que había más de 40.000) gritaban en contra del gobierno. La Unión Europea (UE) lo ha nombrado presidente.

3.4.7 La raya La raya se emplea para separar el diálogo de la narración y para indicar el cambio de interlocutor: Observa estos ejemplos: -Vamos, continuad -le suplicó Iñigo. -Ha sido muy duro -le explicó el hombre de negro-, y estoy cansado. Asimismo, de forma parecida al paréntesis, se escribe raya antes y después de una frase cuyo sentido está desligado del discurso en que se halla intercalada. Por ejemplo: Estas actuaciones -¡cuántas habrá que se desconocen!pretenden ayudar a los exiliados.

3.4.8 Las comillas “”

Las comillas se emplean para encerrar una cita o las palabras reproducidas textualmente, para dar un énfasis especial o irónico a una expresión, para destacar una palabra que pertenece a un argot o a otra lengua y para destacar los títulos de las obras de arte. Por ejemplo: Un filósofo dijo: <<Vivimos de nuestros deseos, más que de nuestras obras>>. El <<telefonino>>, así llaman los italianos al móvil, se llama en el argot cheli el <<mancuentro>>. ¿Has visto la película <<LA ciudad de los prodigios>>?.

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3.5 USO DE LAS LETRAS MAYÚSCULAS Y DE LETRAS MINÚSCULAS

Siempre que se escriba con mayúscula habrá que tener en cuenta las consideraciones:

siguientes

El empleo de la mayúscula no exime de poner tilde cuando así lo exijan las reglas de acentuación. Ejemplos: Álvaro, África, Úrsula. En las palabras que empiezan con un dígrafo, como es el caso de ll, ch, gu y qu sólo se escribirá con mayúscula la letra inicial. Ejemplos: Guerrero, Llerena, Quesada. Los sustantivos y adjetivos que componen el nombre de instituciones, entidades, organismos y partidos políticos, entre otros, se escriben con mayúscula inicial. Ejemplos: Consejo Académico, Universidad de Medellín, Instituto de Ciencias de la Educación, la Real Academia de la Historia. Obsérvese que los artículos y las preposiciones se escriben con minúsculas. La primera palabra del título de cualquier obra se escribe con mayúscula. Sobra decir que si el título contiene un nombre propio, éste también llevará mayúscula inicial. Ejemplos: La marquesa de Yolombó, La casa de las dos palmas, Cien años de soledad. En las colecciones y en las publicaciones periódicas se escriben con mayúscula los sustantivos y los adjetivos que forman el título. Ejemplos: Revista Ingenierías Universidad de Medellín, Biblioteca de Autores Españoles. Los nombres de las disciplinas científicas, en cuanto tales, se escriben con mayúscula inicial. Ejemplos: Biología, Física, Química. Las palabras: ley, decreto, acuerdo, resolución, ordenanza y sus similares son sustantivos comunes. En consecuencia, se escriben con minúsculas. Ejemplos: acuerdo 10 de diciembre de 1990, ley 30 de 1992. Los nombres de algunas entidades, cuando se consideran conceptos absolutos, suelen escribirse con mayúscula inicial. Ejemplos: el peso de la Ley, la Libertad es el valor más preciado. Los nombres de los días de la semana, de las estaciones del año y de los meses se escriben con minúscula. Sólo llevarán mayúscula inicial los nombres de los

113

meses cuando se alude a hechos históricos. Ejemplo: 12 de Octubre, día del descubrimiento de América. En algunos casos se usa mayúscula inicial para destacar ciertos conceptos importantes dentro del documento.

3.6 EL PÁRRAFO

Un párrafo es una unidad de discurso en texto escrito que expresa una idea o un argumento, o reproduce las palabras de un orador. Está integrado por un conjunto de oraciones que tienen cierta unidad temática o que, sin tenerla, se enuncian juntas. Es un componente del texto que en su aspecto externo inicia con una mayúscula y termina en un punto y aparte. Comprende varias oraciones relacionadas sobre el mismo subtema; una de ellas expresa la idea principal.

3.6.1 Características. El párrafo está formado por una o varias oraciones:

Oración principal: el párrafo está constituido por una oración principal que puede ser distinguida fácilmente, ya que enuncia la parte esencial de la cual dependen los demás. Es posible decir entonces que la oración principal posee un sentido esencial del párrafo. La oración principal puede aparecer en el texto de forma implícita o explícita. Cuando la oración principal está implícita, ésta no aparece por escrito en el párrafo y es necesario deducirla. En cambio, la explícita si la encontramos escrita y podemos encontrarla al principio, en el medio o al final del párrafo. Oraciones secundarias o modificadoras: Pueden ser de dos tipos: de coordinación y subordinación. Son coordinadas aquellas que están unidas mediante conjunciones y posee en sí mismo un sentido completo. Son subordinadas aquellas que solo adquieren sentido en función de otra. Unidad y coherencia: consiste en la referencia común de cada una de sus partes es decir, que la oración principal como las secundarias se refieren a un solo hecho. La coherencia es la organización apropiada de las oraciones de tal forma que el contenido del párrafo sea lógico y claro. En la literatura de ficción, el párrafo es algo más abstracto y depende su configuración de la técnica del escritor y de las características de la acción en la narración. La ordenación de las diferentes frases dentro del párrafo es más libre y

114

lo más relevante, la frase con mayor peso narrativo, puede aparecer al comienzo, en el medio o al final. Un párrafo puede ser tan corto como una palabra o abarcar varias páginas en él se incluyen las oraciones.

3.6.2 Tipos de párrafos

Narrativos: llamado también cronológico, está formado por una secuencia de afirmaciones que no requieren garantía o demostración de sus habilidades. Es típico de una noticia, una crónica o un cuento en el que se expongan hechos en orden cronológico. Pueden aparecer conectores de tipo temporal como: después, luego, hace un mes, para comenzar, a continuación, finalmente, pero la exposición de la secuencia de hechos depende más a menudo de su posición en el texto. Descriptivos: se presenta a través de las palabras la capacidad censo-motora de un ser humano. Un párrafo descriptivo potencia el uso de la palabra y presenta una imagen sensorial ante los lectores-receptores. A través de un párrafo descriptivo, un autor utiliza todos sus sentidos para delinear los atributos de los objetos y sucesos percibidos. Mientras más detalle el autor los sentidos utilizados en su delineamiento de lo percibido, mejor será la imagen del lector-receptor sobre lo descrito.EE Argumentativos: tiene como objetivo expresar opiniones o rebatirlas con el fin de persuadir a un receptor. La finalidad del autor puede ser probar o demostrar una idea (o tesis), refutar la contraria o bien persuadir o disuadir al receptor sobre determinados comportamientos, hechos o ideas. Expositivos: sirve para explicar o desarrollar más ampliamente el tema que se está presentando. Estos suelen ser más extensos y abundantes, dependiendo de la complejidad del tema o del concepto que se esté explicando. Párrafo de comparación o contraste: Consiste en comparar objetos ó ideas con el propósito de diferenciar o decir sus semejanzas. Algunas expresiones de este párrafo son: "con respecto a" o "a diferencia de". Párrafos de enumeración: Se enumeran situaciones de manera que vamos de lo más importante a lo menos importante. 3.6.3 Separación de los párrafos. La práctica general para separar los párrafos en buena parte del mundo es introducir una sangría al comienzo de la primera línea, ocupando ésta de tres a cinco espacios. Esta técnica es complementaria

115

con otra: introducir una línea en blanco o una mayor separación respecto a la siguiente línea al finalizar un párrafo. Según la RAE (Real Academia de la Lengua) el nuevo párrafo debe llevar sangría en la primera línea. Muchos libros emplean no una, sino varias líneas en blanco para separar los párrafos cuando se produce un cambio de escenario o tiempo. Ese espacio extra, especialmente cuando coincide con el final de una página, puede incluir uno o varios asteriscos u otros símbolos. También se puede prescindir de la sangría y emplear solamente un espacio en blanco mayor entre los párrafos, lo cual es lo habitual en el hipertexto de Internet (esta enciclopedia, por ejemplo). En tipografía y en otros usos el comienzo de un párrafo es indicado con el símbolo ¶ o §.

3.6.4 Párrafos en HTML, En los lenguajes HTML y XHTML, con los que se construye el texto en Internet, el elemento P define la existencia de un bloque de texto, equivalente a un párrafo. La etiqueta <p> marca el comienzo y </p> el final del mismo, siendo la última opcional.

3.7 REDACCIÓN

Desde su aspecto etimológico significa compilar o poner en orden las ideas para plasmarlas por escrito. Es decir, expresar las ideas en forma lógica, ajustándose a la sintaxis de la lengua. Sintaxis: Es el orden que deben llevar las palabras en una oración. Sobre la base de estas consideraciones, conviene resaltar que redactar o aprender a redactar puede ser considerado como la adquisición de una destreza Para la cual hay que practicar de manera constante y de forma planificada, con la finalidad de poder controlar la ejecución de cada intento. Es por ello que como ayuda para sintetizar el proceso se presenta el siguiente modelo: Planificación: Esta etapa consiste en la previsión y organización de datos, ideas y afirmaciones, que, posteriormente, serán utilizados en la construcción de esta importante herramienta de comunicación. Redacción: Se utiliza para expresar por escrito las informaciones que amplían las ideas esquematizadas en el plan. Por eso, hay que: -

Escribir lo más rápido que se pueda.

116

No preocuparse en exceso por la ortografía y el estilo.

Elaborar únicamente un borrador.

Revisión: Preparado el esquema y redactado de manera rápida, se tiene un borrador que se hace necesario corregir. En este paso es necesario considerar. -

Si no hay disponibilidad de tiempo, es mejor esperar varias horas o días antes de emprender la revisión. Si hay tiempo, se hace enseguida.

Se recomienda hacer la revisión de manera minuciosa, tal como si se revisara algo ajeno.

En conclusión, lograr que una comunicación escrita sea producto de estos tres pasos encierra la verdadera labor de la redacción. Por lo tanto, redactar es ordenar por escrito las informaciones basados en el correcto uso de las normas gramaticales: Ortografía, sintaxis y semántica.

3.7.1 Características de una buena redacción

Claridad: Comprensión espontánea del lenguaje utilizado.

Corrección: Cumplimiento de las normas gramaticales y sociales.

Propiedad: Uso acertado del lenguaje.

Coherencia: Correlación de las informaciones expresadas.

Estilo: Forma personal de cada redacción.

Buena Ortografía: Uso adecuado de las letras.

Concisión: Uso de la palabra adecuada en el momento justo.

Integridad: Que no le sobre ni le falte nada.

Interés: Que las informaciones dadas incentiven para ser leídas.

Modernismo: Uso del lenguaje funcional, sincero y de actualidad.

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Entusiasmo: Que incite a la acción.

3.7.2 El estilo de redacción. Es el resultado de una elección de los medios de expresión. Esta selección está determinada por la naturaleza y las intenciones de quien escribe. Por eso, el estilo representa la manifestación de la personalidad del escritor a través de los recursos lingüísticos, técnicos y expresivos. La redacción es el arte de transmitir por escrito una idea familiar, comercial o institucional, originando por distintos sentimientos de sociabilidad lo que se denomina estilo. La comunicación escrita entre personas que se encuentran en lugares diversos se denomina correspondencia. Ampliando este concepto, se puede agregar que la correspondencia es un medio de interrelación entre los hombres, originado por distintos sentimientos de sociabilidad que da origen a los diversos estilos o formas de redactar. En tal sentido, se puede afirmar que cada una de las especialidades intelectuales o estados psicológicos del hombre en sus manifestaciones escritas a otras personas, crea un nuevo estilo de correspondencia tales como: -

Literario: Entre prosistas y poetas con motivo de sus producciones afectivas.

Científico: Problema de orden científico.

Familiar: Características de las relaciones entre parientes.

Oficial: Se emplea en los diferentes departamentos gubernamentales.

Diplomático: Puesto en práctica entre los diversos estados y sus respectivos representantes, con amplio contenido de formas protocolares.

Comercial: El que se desenvuelve entre las personas o entidades que se dedican a tales actividades.

3.8 VICIOS EN EL USO IDIOMÁTICO HABLADO Y ESCRITO

3.8.1 Cacofonía: Es la repetición de iguales palabras, letras o sílabas, las cuales producen sonidos desagradables.

118

Ejemplo: El rigor abrasador del calor me causaba gran dolor. El coco que cogió Cosme se lo comió.

3.8.2 Monotonía: Es el empleo frecuente de muy pocos vocablos, evidencia pobreza de vocabulario. Ejemplo: - Incorrecto: No le compro por ahora mercancías, de las que compró en Argentina, hasta que no haya comprado una casita en Ocumare. - Correcto: No compro por ahora mercancías de las que usted importó de la Argentina, hasta que no haya adquirido una casita en Ocumare.

3.8.3 Solecismo: Es un error cometido contra la exactitud o pureza del idioma, es un vicio de construcción sintáctica. Se comete solecismo en estos casos: Usar indebidamente los pronombres: Por ejemplo: Visité a un señor ayer por la tarde, cuyo señor… Invertir el orden de los pronombres: Por ejemplo: Me se quedó, en vez de se me quedó. Emplear el pronombre les en caso acusativo: Por ejemplo: Les castigué. Por el empleo indebido de las proposiciones: Por ejemplo: Incorrecto: Entró porla casa. Correcto: Entró a la casa. Por usar dos proposiciones no convenientes: Por ejemplo: Voy a por mi hermano, en vez de voy por mi hermano.

3.8.4 Barbarismo: Es un vicio contra la propiedad del lenguaje que consiste en la aceptación de palabras extrañas al propio idioma. Los barbarismos se dividen en varias clases, según el país de procedencia del vocablo extraño. Así se tiene los galicismos del francés, los anglicismos del inglés, los italianismos del italiano, los

119

germanismos del alemán, los americanismos de los países hispanoamericanos y otros. Ejemplo: Amateur, camping, caravaning, margetung, foot – ball.

3.8.5 Repetición de ideas: Cuando al escribir se repite con frecuencia una palabra se denomina pobreza de vocabulario. Lo cual no quiere decir que sea preciso evitar la repetición, es necesario hacerlo porque debilita el estilo. Se recomienda el empleo con moderación de sinónimos, además, aplicar las siguientes reglas: Poner en orden las ideas antes de escribir. Evitar detalles insignificantes. Suprimir vocablos. Reemplazarlos, sin dar otro giro a la frase. Variar lo escrito, dando otro giro a la frase.

3.9 RECOMENDACIONES REDACCIÓN

PARA

MANTENER

BUEN

ESTILO

Fijar con claridad el objetivo de lo que se va a informar.

Evitar expresiones ambiguas.

Desechar lo superfluo.

Atender al uso adecuado de la ortografía, sintaxis y la semántica.

Dominar el arte de borrar y rehacer (autocriticarse).

Recordar que para dominar el arte de la redacción hay que leer y escribir correctamente.

Tenga en cuenta que la puntuación es la respiración de la frase. No hay reglas absolutas de puntuación, pero no olvide que una frase que no tenga la puntuación en la forma adecuada, pierde claridad.

Para la debida cohesión entre las oraciones, procure ligar la idea inicial de una frase con la idea final de la frase anterior.

120

Piense despacio y podrá escribir de prisa. No comience a redactar hasta que no entienda el tema con claridad.

3.9.1 Pautas Para La Presentación De Documentos Norma 1075: Divisiones y subdivisiones en documentos escritos. Norma 1487: Citas y notas de pie de página. Norma 1160: Referencias bibliográficas para libros, folletos e informes

3.9.2 Presentación del documento -

Todo documento debe elaborarse en hojas tamaño carta.

Se debe utilizar el tipo de letra arial, tamaño 12.

La separación entre las líneas de un párrafo debe hacerse a 1.5

La separación entre párrafos y entre título y texto se hará doblando la separación de líneas, es decir, con doble enter.

No se debe subrayar.

Se recomienda no usar sangría. Es conveniente aclarar, en este punto, que la Ortografía de la lengua española se presenta con sangría de tres espacios, aunque exista separación de párrafos. Sin embargo, para los informes de la Universidad de Medellín se sugiere no utilizar la sangría.

3.9.3 Títulos y subtítulos. Es común que los informes deban recurrir a los subtítulos, o títulos secundarios, para identificar apartes de un tema específico. Para su tratamiento se recomienda: Los títulos y los subtítulos se escribirán en negrita. -

Los títulos precedidos por un número deberán escribirse en mayúscula fija y en negrita.

Ejemplo: BIENESTAR UNIVERSITARIO.

121

Los subtítulos correspondientes a divisiones, es decir, precedidos de dos números separados por punto, se escribirán con mayúscula inicial y en negrita. Ejemplo: Servicios a la comunidad universitaria. -

Los subtítulos precedidos de tres números, o más, separados por punto se escribirán en cursiva.

Ejemplo: Servicios de atención odontológica. Se debe evitar hacer subdivisiones que sólo tengan una parte, pues es un error de lógica elemental. Ejemplo: después de 3.1. debe ir 3.2. y no, 4. -

Ni los títulos ni los subtítulos llevan punto final.

3.10 COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA

En las organizaciones, la comunicación escrita puede asumir diferentes formas. Las más comunes son:

3.10.1 La carta. Es un comunicado personalizado, con carácter formal. Se utiliza para informar, solicitar, agradecer, invitar, entre muchos otros. La Norma Técnica Colombiana 3393 establece los siguientes parámetros para la elaboración de cartas comerciales: Márgenes -

Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

3.10.1.1 Partes de la carta Fecha: Se escribe acompañada de la ciudad de origen: día, mes, año. Ejemplo: Medellín, 10 de febrero de 2003. Encabezamiento o datos del destinatario: se dejan entre cuatro y seis espacios sencillos después de la fecha. Los datos que componen el encabezamiento se escriben a espacios sencillos. Estos datos son

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Tratamiento: se escribe la palabra completa, con mayúscula inicial y sin abreviaturas: Señor, Señora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor, etc. Nombres y apellidos completos de la persona a quien va dirigida la carta, escritos en mayúsculas fijas. Cargo: Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con mayúscula inicial y, si es muy largo, se puede dividir, evitando la partición silábica. Nombre de la empresa: se escribe en el renglón siguiente, iniciando con mayúscula. Si el nombre de la empresa es una sigla, se escribe con mayúsculas fijas. Dirección: ubicación del destinatario. Puede ser escrita en la misma carta, pero es indispensable que vaya en el sobre. Nombre de la ciudad de destino: se escribe con mayúscula inicial, e inmediatamente después de la dirección o de la casilla postal, si la hubiere. Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre se desconoce, debe escribirse el tratamiento en minúscula y el nombre de la empresa en mayúsculas fijas. Asunto: también llamado "referencia", es una línea opcional que sintetiza el tema de la carta. Cuando la carta se dirige a una Junta, es conveniente que se escriba el asunto para facilitar la respuesta deseada. Saludo: es la frase de cortesía, que se escribe después del encabezamiento y antes del cuerpo de la carta. Ejemplos: Apreciado señor Gómez; Respetados señores; Respetado señor Rector. Después del saludo se escriben dos puntos. Se sugiere que cuando el destinatario es una mujer, se le trate por su nombre y cuando es un hombre, por su apellido, así: Apreciada economista Ángela; Apreciado economista Pérez. Texto: es el mensaje que se transmite al destinatario. Está contenido, en promedio, en tres párrafos: el primero introduce el tema; el segundo lo desarrolla, y el tercero presenta información complementaria. Los párrafos deben ser cortos, claros y sencillos. No se deben dividir los nombres propios, las cifras, las fechas, las cantidades ni las palabras escritas con mayúsculas fijas. Es incorrecto separar una sílaba y no poner guion o marcar doble raya o poner raya de subrayar debajo de la letra. Los párrafos se escriben a espacio sencillo y a dos espacios entre párrafos.

123

Despedida: igual que el saludo, es una expresión de cortesía. Se puede elegir una expresión de una o dos palabras, seguida de una coma o una oración terminada en punto. Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Respetuosamente, Cordial saludo, Atento saludo, Muchas gracias por su atención, etc. Firma: Está compuesta por tres elementos: Nombre y apellidos del remitente, escritos en mayúsculas fijas. Rúbrica: es el conjunto de rasgos de figura determinada que, como parte de la firma, pone cada cual después de su nombre o título. La rúbrica se escribe encima del nombre del remitente que se ha escrito en mayúsculas fijas. No se usa la raya para poner la rúbrica. Cargo o documento de identificación: se escribe debajo del nombre y con mayúscula inicial. Cuando la carta está firmada por una persona particular, va, en el lugar del cargo, el documento de identificación personal. Cuando firman dos o más personas, los nombres van por categoría. No obstante, el autor de la comunicación debe firmar debajo de la despedida, aunque su cargo sea inferior al de quien firma a la derecha. Identificación del transcriptor: a dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial, e inicial del apellido de la persona que transcribió la carta. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de los dos. Ejemplo: María R. Ejemplos, ver Anexo A – P.

3.10.2 El informe. Es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo de nivel jerárquico superior. Como tal, el informe da cuenta de la situación de un proyecto de investigación o de un proceso cualquiera en el cual está comprometida la empresa. Las directivas de una empresa no toman una decisión de importancia si antes no han sido informadas técnicamente de las hipótesis probables, las alternativas disponibles y las recomendaciones del cuerpo técnico a cuyo cargo está el proyecto. Las siguientes son algunas recomendaciones para la elaboración de un informe técnico: Proceso de preescritura

124

Análisis cuidadoso del asunto o problema

Obtención de los datos requeridos

Ordenamiento de los datos y referencias bibliográficas que ilustren o refuercen las ideas

Bosquejo del informe

3.10.2.1 Estructura del informe. Son las partes que componen el informe propiamente dicho. A diferencia del informe de investigación para un contexto académico, el informe técnico se caracteriza por la concisión del texto. No quiere ello decir que carezca de los elementos básicos de la investigación científica, sino que su objetivo es dar cuenta de los resultados y no del proceso detallado que condujo a ellos. Los elementos estructurales de este informe son: -

Portada: contiene el título del informe. Nombre del autor o autores, ciudad y fecha.

Índice: es igual al que se usa en un libro.

Resumen: constituye la síntesis del trabajo o proyecto.

Introducción: incluye los antecedentes del problema, los objetivos, la justificación y el contexto general, esto es, cómo y dónde se realizó la investigación o se desarrolló el proyecto.

Método: es una explicación de las técnicas que se usaron para la realización del trabajo.

Resultados: resumen los datos recolectados y el tratamiento que se les dio.

Análisis: exposición de los hechos, circunstancias y detalles que constituyen la verdadera razón de ser del trabajo.

Conclusiones, recomendaciones e implicaciones: en esta parte se derivan conclusiones, se hacen recomendaciones, bien sea para la toma de decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se analizan las implicaciones de la investigación.

Bibliografía: sustento teórico en libros, documentos, revistas especializadas u otro tipo de publicación.

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Apéndices: tablas o gráficos que amplían la información, glosario de términos y otros elementos que aclaren o refuercen el contenido del informe.

Los informes deben ser redactados en forma impersonal, es decir, en tercera persona. Los pronombres yo y nosotros no tienen cabida en la redacción de un informe.

3.10.3 El acta. Es la relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. Sus elementos son: - Razón social: en el margen superior de la primera página va la razón social. -

Título de la junta o comité. Ejemplo: Consejo Académico.

Denominación del documento y número correspondiente: Después de título, a tres interlíneas y centrada, se ubica la palabra ACTA en mayúscula fija, seguida del número consecutivo que le corresponda. El consecutivo debe ser anual, es decir, el ACTA 1 corresponde a la primera reunión de cada año. Se suprime el signo de número.

Fecha: ciudad y fecha completa en que se efectuó la reunión.

Hora: se anotan la hora de inicio y la de finalización de la reunión.

Lugar en donde se efectuó la reunión.

Asistentes: Nombre y cargo, en orden jerárquico, de los funcionarios que participaron. El cargo que desempeñe cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos. En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades.

Invitados: Si los hubo, deben relacionarse con indicación de nombre y cargo.

Orden del día: recoge la agenda que efectivamente se desarrolló.

Ausentes: se anotan las personas que no asistieron a la reunión. Se indica si la ausencia es justificada o no.

Orden del día: se enumeran los temas motivo de la reunión, identificándolos con números arábigos.

126

Los datos anteriores, resaltados con negrita, se escriben todos, en al acta, con mayúscula fija, seguida de dos puntos. Por estética, se recomienda que formen columnas debidamente alineadas. -

Desarrollo: Se escribe en mayúscula fija, contra el margen izquierdo. El desarrollo anota los asuntos que se trataron, según el orden del día, con sus respectivas conclusiones.

El primer tema es, generalmente, verificación del quórum En el tema "lectura, discusión y aprobación del acta anterior", se indica si fue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presentan. -

Convocatoria: si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayúscula fija y seguida de punto. A continuación se anotan la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.

Firma, nombre y cargo: el nombre completo de los firmantes responsables se escribe con mayúscula fija. El cargo se anota debajo con mayúscula inicial y sin centrar. Los firmantes del acta son, generalmente, el presidente y el secretario. El presidente firma a la izquierda y el secretario a la derecha.

3.10.3.1 Aspectos generales. Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa se anotan las discrepancias. Se indica el nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar a quienes adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con nombre propio. Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos en favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los nombres propios. En el caso de acta registrada, se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que opera como secretario de la misma. En el caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario. En actas registradas, y en las que por seguridad se considere conveniente, el presidente coloca su rúbrica en la parte inferior izquierda de cada hoja.

127

Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos en el cual se consignen acciones, responsables de las mismas y fechas límite de cumplimiento. Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo, o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial y se aclara el número de hojas. Cuando el acta es extensa y se hace necesario utilizar hojas complementarias, éstas deben ir identificadas en la parte superior con el nombre del Comité, el número del acta y el número de orden de la hoja. Ejemplo, ver Anexo Q y R.

3.10.4 Aviso. Es un mensaje breve que invita a los destinatarios a la participación, la acción o la reflexión.

3.10.4.1 Principales elementos -

Encabezamiento: Es la palabra o palabras que sintetizan el propósito del aviso. El tamaño de su letra debe ser, por lo menos, tres veces mayor que el de aquellas que se usan en el texto.

Cuerpo de texto: Transmite la idea o ideas importantes. El lenguaje debe ser simple, con oraciones cortas, separadas por punto seguido. Sólo deben usarse los signos de puntuación indispensables.

Fecha de emisión: Es importante establecer la fecha a partir de la cual entra en vigor el mensaje comunicado.

Oficina que anuncia: Es necesario definir el emisor del mensaje. Cuando el receptor debe ponerse en contacto con el emisor, es indispensable indicar dirección para efectos de correspondencia.

3.10.5 Memorando. Es un comunicado personalizado de carácter interno, elaborado con el fin de informar, solicitar una acción determinada o llamar la atención sobre alguna situación, en particular. El memorando se compone de los siguientes elementos: Para:

Nombre y cardo del destinatario

De:

Dependencia o cargo del remitente

128

Asunto:

Tema central del comunicado

Fecha:

Día, mes y año del comunicado

Firma:

Nombre del emisor del mensaje

Ejemplo, ver Anexo S y T

3.10.6 Circular. Es una carta redactada en forma personal que se imprime sin los datos del destinatario, la fecha, ni el saludo para ser llenados en cada copia posteriormente. Para la elaboración de una circular se deben tener en cuenta algunas recomendaciones: Utilizar papel con membrete de la empresa Escribir párrafos cortos Concluir con saludo Colocar la fecha en la parte inferior izquierda Firmar debajo de la fecha Ejemplo, ver anexo U, V y W

3.10.6.1 Elementos de una circular -

Identificación: Es la expresión CIRCULAR Nº, escrita en forma centrada.

Destinatarios: Como se envía a varias personas no se coloca nombre propio de ningún destinatario; en su lugar se indica el personal al cual va dirigida la información.

Fecha: Se coloca debajo del texto. Si la cuidad no está indicada en el membrete o en la identificación que se hace en la matriz, debe escribirse junto a la fecha. Si se distribuye por un tiempo más o menos prolongado puede omitirse el día en el renglón de la fecha.

Nombre: En mayúsculas fijas se escribe el nombre de quien envía la circular, y con mayúscula inicial, debajo del nombre, el cargo que ocupa. Para evitar que se le reste importancia al texto de la circular, por ser de carácter general, es aconsejable firmar cada uno de los ejemplares.

129

3.11 ASUNTOS DE ORTOGRAFÍA GENERAL

Se recomienda escribir las siglas con mayúsculas fijas. Las siglas no tienen plural. Si se pretende pluralizarlas, este accidente lo sufre el artículo que las acompaña. Ejemplo: las ONG de educación. Las siglas se escriben sin punto entre las letras que las componen. Ejemplo: EPM, y no E.P.M. Las abreviaturas deben omitirse, hasta donde sea posible, en el cuerpo de un informe. Su uso más frecuente se presenta en las citas bibliográficas. Si la abreviatura contiene la sílaba tildada de la palabra completa, debe tildarse la abreviatura. Ejemplos: Ibíd., por ibídem; pág. por página; admón., por administración. Toda abreviatura termina con punto. La expresión a nivel debe reemplazarse, cuando no se puede eliminar, por en el ámbito. La expresión al interior debe reemplazarse, cuando no se puede eliminar, por en el interior. La palabra normatividad no existe; en su reemplazo debe usarse normativa. Los anexos se señalan con letra mayúscula. Ejemplo: Anexo A

3.12 NORMAS ICONTEC PARA TRABAJOS ESCRITOS

Este documento es un extracto del texto: Guía para la elaboración y presentación de trabajos de investigación, de acuerdo con la norma 1486 de ICONTEC, preparado por Betty Marting Utermil, miembro del Comité de la Quinta Actualización, año 2002, de la norma mencionada. El libro fue publicado por Ediciones Jurídicas Gustavo Ibáñez Ltda., Bogotá. NORMA 1075 3.12.1 Divisiones y subdivisiones en documentos escritos. Para la numeración se emplean números arábigos.

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Cada división principal puede subdividirse en cualquier número de subdivisiones. Sin embargo, es aconsejable limitar el número de subdivisiones para que los números de referencia sean fáciles de identificar, leer y citar. Se coloca un punto entre los números que designen las subdivisiones. El punto final es opcional, pero su empleo u omisión debe generalizarse. Ejemplo

Cuadro 15. Subdivisiones de números

Primer nivel 1. 2. 1 2

Segundo nivel 1.1. 2.1. 1.1 2.1

Tercer nivel 1.1.1. 2.1.1. 1.1.1 2.1.1

NORMA 1487

3.12.2 Citas y notas de pie de página

Definiciones: Bibliografía: lista alfabética de fuentes documentales, registradas en cualquier soporte, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos. Cita: pasaje, párrafo proposición o ideas que se extraen de la obra de un autor para corroborar o contrastar lo expresado. Cita de cita: cita que se hace de un autor que, a su vez, la ha tomado de otro. Cita directa o textual: cita en la cual se hace transcripción de las palabras textuales de un autor. Cita indirecta: cita que hace mención de las ideas de un autor, con las palabras de quien escribe. Espacio: distancia horizontal entre dos caracteres, generalmente del tamaño de un carácter.

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Ibíd.: abreviatura tomada de la palabra ibídem, cuyo significado es "en el mismo lugar". Op. cit.: abreviaturas tomadas de las palabras latinas opus citato, cuyo significado es "en la obra citada". Referencia bibliográfica: conjunto de elementos suficientemente precisos y ordenados que facilitan la identificación de una fuente documental o de parte de ella. Renglón: serie de palabras o caracteres escritos o impresos en línea horizontal. Superíndice: número arábigo consecutivo, colocado un poco alzado del renglón, antes o después de una palabra o frase. Requisitos Específicos

3.12.2.1 Cita directa o textual breve. Consta de menos de cinco renglones. Se presenta inserta dentro del texto, entre comillas. El número superíndice correspondiente se coloca al final, después de las comillas y antes del signo de puntuación. No se deja espacio entre las comillas de apertura y la primera letra de la cita ni entre el signo de puntuación que corresponda y el superíndice. Ejemplo: Ander Egg presenta la siguiente definición: "Es un procedimiento reflexivo, sistemático, controlado y crítico que permite descubrir nuevos hechos o datos, relaciones o leyes en cualquier campo del conocimiento humano".1 El pie de página correspondiente se registra como sigue: ____________ 1

ANDER EGG, Ezequiel. Técnicas de investigación social. Buenos Aires: Humanista, 1969, p.28.

3.12.2.2 Cita directa o textual extensa. Cuando la cita ocupa más de cinco renglones, aparece como una inserción en el texto y se deja una sangría de entre cuatro y seis espacios, que se conserva hasta el final. La cita se escribe a un renglón, sin comillas y se separa del texto por dos renglones. Ejemplo: A propósito del análisis de riesgo, Royal P. Fisher dice: Un análisis de riesgo o valoración puede ser efectuado en cualquier momento. Sus objetivos son:

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Ayudar en la identificación de exposiciones. Ayudar en la cuantificación de los valores de las exposiciones. Permitir un ranking de exposiciones por prioridades. Servir como base para el análisis del coste eficaz2.

El pie de página correspondiente se registra como sigue: ____________ 2

FISHER, Royal P. Seguridad en los sistemas informáticos. Madrid: Díaz de Santos, 1998, p.83. En las enumeraciones de una cita, cuando el texto de un numeral ocupe más de un renglón, todos terminan en punto. Cualquier modificación que el autor del trabajo realice en una de estas citas aparece entre paréntesis rectangular. ([ ]). Cualquier omisión se indica con tres puntos suspensivos.

3.12.2.3 Cita indirecta. La cita indirecta se escribe dentro del texto. No lleva comillas, y el superíndice correspondiente se coloca después del autor y antes de citar su idea. Ejemplo: Como dice Mabbett1, el éxito de la producción de las frutas en Chile está asociado a factores como el clima, la geografía y el talento técnico y empresarial. El pie de página correspondiente se escribe así: ____________ 1

MABBETT, Terry. Fruta chilena: un éxito fenomenal. En: Agricultura de las Américas. Nueva York. Vol. 4. Nº 1 (ene.-feb., 1994); p.5.

3.12.2.4 Cita de cita. La cita de cita es directa y puede ser breve o extensa. Su ubicación en el texto sigue los procedimientos señalados para la presentación de citas directas. Ejemplo: Aunque no estemos de acuerdo con escuelas sociológicas que plantean el evolucionismo social a partir de los conflictos, llama la atención la importancia que le dan a estas proyecciones automáticas, en la conformación de los grupos, entre otros, Summer y Keller: "Creemos que los fenómenos sociales se deben a esfuerzos impersonales, que actúan automáticamente, que superan la capacidad

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de influencia y de control individuales que producen efectos que son solo propios de ellos"1. El pie de página correspondiente queda así: ____________ 1

SUMMER, G. and KELLER,T. The scientific of society, citado por Kliemt, Harmut. Las instituciones morales NOTA: En la bibliografía se debe referenciar al autor que cita. Para este caso: KLIEMT, Harmut. Las instituciones morales. Barcelona: Alfa, 1986, 325 p.

Requisitos Generales Las citas se identifican en el texto con un número arábigo que se ubica como superíndice. En la referencia, se puede conservar el superíndice, el número directo o el número entre paréntesis. La referencia bibliográfica correspondiente a la cita se separa del texto con una línea horizontal continua de aproximadamente doce espacios. Esta línea se traza desde el margen izquierdo, después del último renglón del texto y separada de éste por dos renglones. El número que identifique cada cita, cuando se elabore su correspondiente referencia, se coloca a un espacio de la línea horizontal continua, contra el margen izquierdo. El texto de la referencia bibliográfica comienza inmediatamente después del número de identificación. En cada página aparece el mismo número de referencias a las indicadas en ella. Las citas se numeran consecutivamente a través de todo el texto.

3.12.3 Referencia de libro o folleto. Si es libro o folleto, la referencia bibliográfica tiene el siguiente orden: Autor: primero el apellido, escrito en mayúscula fija y separado por una coma del nombre, que se escribe con mayúscula inicial; después del nombre va punto. Título: se escribe con mayúscula sólo la primera letra, excepto los nombres propios que aparezcan en él; después del título se escribe punto. Número de la edición, si no es la primera, y luego, punto.

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Ciudad, y dos puntos. Editorial, y coma. Año de edición, y coma. Páginas utilizadas en el trabajo y punto final. Ejemplo: BARABBA, Vincent P. y ZALTMAN, Gerald. La voz del mercado: la ventaja competitiva a través del uso creativo de la información del mercado. Madrid: McGraw Hill, 1992, p. 190-230.

3.12.4 Referencia de revista. La referencia de revista contiene en su orden: Autor Título del artículo La palabra En, subrayada Título de la revista Ciudad Volumen (si lo hay) Número de la revista Período y fecha Páginas consultadas Ejemplo: NIETO POTES, Mauricio. Apertura comercial y política tecnológica. En: Normas y calidad. Bogotá. Vol.7, Nº 13 (ene.-jun. 1991); p.23.

3.12.5 Referencia de periódico La referencia de periódico contiene en su orden: Autor Título del artículo La palabra En

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Título del periódico. Ciudad, día, mes, año Páginas de la sección consultada Número de la columna, precedido por la letra c. Ejemplo: ZAMBRANO D., Andrés. De las encuestas al computador. En: El Tiempo, Bogotá, 21, febrero, 1995; p. 1B, c. 1-4.

3.12.6 Referencia de suplemento de periódico. Para suplemento de periódico, la referencia contiene en su orden: Autor Título del artículo La palabra En Título del suplemento o entrega especial Título del periódico Ciudad, día, mes año Páginas consultadas Ejemplo: ARENAS, Luis Guillermo y VARGAS, Álvaro. El reto del mercadeo. En: Portafolio, El Tiempo, Bogotá, 20, febrero, 1995; p. 42.

3.13 USOS DE IBÍD. Y OP. CIT

Cuando una obra se cite más de una vez, no es necesario repetir todos los elementos de la referencia bibliográfica. Para indicar que se trata de la misma obra, se utilizan las siguientes abreviaturas latinas: 3.13.1 Ibíd. Cuando una misma obra se cite consecutivamente dos o más veces, es decir, cuando no se intercale otra referencia diferente, se utiliza la abreviatura

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ibíd. Ésta se escribe seguida de una coma, y luego se agregan los números de las páginas correspondientes precedidos de la letra p. Ejemplo: 1

FISHER, Royal P. Seguridad en los sistemas informáticos. Madrid: Díaz de Santos, 1998. p.83. 2

Ibíd., p. 90.

3.13.2 Op. cit. Cuando sea necesario citar la obra de un autor ya citado anteriormente en forma completa, pero no en la referencia inmediatamente anterior, se utiliza la abreviatura op. cit. Ésta se escribe a continuación del apellido del autor, separada de éste por una coma, y luego se agregan los números de las páginas correspondientes precedidos de la letra p. Ejemplo: 1

MABBETT, Terry. Fruta chilena: un éxito fenomenal. En: Agricultura de las Américas. Nueva York. Vol. 4, Nº 1 (ene.-feb. 1994), p.5. 2

FISHER, Royal P. Seguridad en los sistemas informáticos. Madrid: Díaz de Santos, 1998, p.83. 3

MABBETT, op. cit., p.6.

Cuando sea necesario citar varias veces dos o más obras de un mismo autor, al usar la abreviatura op.cit., se agrega el apellido del autor y el título de la obra a la cual se refiera la cita, separada de aquél por una coma. Ejemplo: 1

MARIÑO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de la calidad total. Bogotá; Tercer Mundo Editores, 1989, p. 20. 2

MARIÑO NAVARRETE, Hernando. Planeación estratégica de la calidad total. Bogotá: Tercer Mundo Editores, 1993, p. 60 3

MARIÑO NAVARRETE, Gerencia de la calidad total, op. cit., p.35.

MARIÑO NAVARRETE, Planeación estratégica de la calidad total, op. cit., p.21.

3.14 PRESENTACIÓN DE LAS NOTAS DE PIE DE PÁGINA

Generalidades

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Las notas de pie de página sirven para hacer aclaraciones o proporcionar mayor información acerca de lo escrito. Las notas de pie de página se indican en el texto con asterisco (*). En el caso de presentarse más de una nota en la misma página, cada una se distingue con uno, dos o más asteriscos. La señalización de las notas de pie de página no es consecutiva en el texto sino que corresponden a cada página. 3.14.1 Comunicaciones personales. Las referencias a entrevistas, opiniones verbales o correspondencia personal se escriben como notas de pie de página, cuando sean necesarias para completar la información del texto. En la nota de pie de página, la referencia lleva los siguientes datos: Forma mediante la cual se obtuvo la información: entrevista, carta... Este dato se escribe con mayúscula fija. Nombre y cargo de la persona que suministró la información. Ciudad y fecha en que se obtuvo la información. Ejemplo: * ENTREVISTA con María Emma Mejía, Ministra de Educación de Colombia. Bogotá, 20 de febrero de 1996. NORMA 1160

3.15 REFERENCIAS INFORMES

BIBLIOGRÁFICAS

PARA

LIBROS,

FOLLETOS

Definiciones Autor: persona o entidad responsable del contenido intelectual de un libro, folleto, artículo o informe. Bibliografía: Relación alfabética de fuentes documentales registradas en cualquier soporte y consultadas por el investigador para sus tentar sus escritos. Colofón: Anotación al final de los libros, que indica el nombre del impresor y el lugar y fecha de la impresión, o alguna de estas circunstancias.

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Documento electrónico: Soporte que contiene información que puede ser decodificada por computadora. Transmite indistintamente texto, imagen y sonido (vídeo disco, disco óptico, cederrón). Edición: Conjunto de ejemplares de una obra impresa por una sola vez sobre el mismo molde. Editor: Nombre de la persona o entidad responsable de la producción, impresión y publicación de una obra (suele asimilarse a editorial). Folleto: Obra impresa no periódica que consta de más de cuatro páginas y menos de 48. Ilustración: Tablas, figuras o cualquier material gráfico que aparezca impreso en el cuerpo de una publicación. ISBN (Internatinal Standard Book Number): número internacional normalizado que identifica cada libro. Libro: Publicación impresa no periódica con más de 48 páginas. Lugar de publicación: Nombre de la ciudad sede del editor que publica. Material acompañante: Aquel adicionado a una publicación que, por su dificultad técnica, no se puede incluir dentro del cuerpo del trabajo, como diapositivas, planos, manuales con indicaciones, microfichas, disquetes, casetes u hojas de respuesta. No debe confundirse con anexos. Pie de imprenta: Indicación del lugar de publicación, el nombre de la editorial y el año de publicación del libro, folleto o informe. Serie: Conjunto de libros y folletos que forman parte de una misma colección, identificados a través de un título colectivo y un número consecutivo determinado por el editor. Subtítulo: Palabra o frase agregada al título, que lo complementa o amplía. Título: Palabra o frase con la cual el editor denomina una obra o un escrito. Tomo: Unidad temática de una publicación determinada por el autor. Volumen: División física de una obra, determinada por el editor. Puede incluir uno o más tomos.

3.15.1 Esquema de la referencia bibliográfica para libros y folletos

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3.15.1.1 Autor personal. El nombre del autor se escribe así: primero se colocan los apellidos, en letra mayúscula sostenida, separados por una coma del nombre escrito con mayúscula inicial y seguido de punto. Ejemplo: GARCÍA MÁRQUEZ, Gabriel. Cuando haya dos autores, se escriben los apellidos y sus nombres unidos por la conjunción "y" o su equivalente en el idioma en que esté escrito el libro o folleto. Ejemplo: GINEBRA, Juan y ARANA DE LA GARZA, Rafael. Cuando haya tres autores, se escriben los apellidos y sus nombres separados, el primero y el segundo, por punto y coma, y el segundo y el tercero por la conjunción "y" o su equivalente en el idioma en que esté escrito el libro o folleto. Ejemplo: RESTREPO, Mario; GÓMEZ E., Juan José y ARISTIZÁBAL, Julia. Cuando haya más de tres autores, se escriben el apellido y el nombre del primero y, enseguida, la expresión latina et al., que corresponde a "y otros". Ejemplo: CROSBY, Bill et al. NOTAS: Se deben omitir las indicaciones que señalen jerarquía, rango, título u otra distinción. Los calificativos que indiquen parentesco (en lengua española o extranjera) como hijo, junior y otros se citan a continuación del apellido, en forma completa. Ejemplo: MARTING hijo, José Antonio. En caso de que el nombre del autor no aparezca, debe hacerse la entrada de la referencia con el título, colocando las dos primeras palabras de éste con mayúscula fija. Ejemplo: EL LAZARILLO de Tormes.

3.15.1.2 Autor corporativo. El nombre del autor corporativo se escribe en forma completa, con mayúscula sostenida, tal como aparece en el libro o folleto. Ejemplo: ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. Cuando el autor corporativo sea una entidad gubernamental a través de la cual se ejercen funciones legislativas, ejecutivas o judiciales se cita primero el nombre del

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país, departamento, municipio o jurisdicción correspondiente, seguido del nombre de la entidad. Ejemplo: COLOMBIA. MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. Esta regla no se aplica cuando en el nombre de la entidad se incluye el nombre del país o jurisdicción. Ejemplo: INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. Cuando el libro o folleto esté escrito en otro idioma, el nombre del país o jurisdicción se escribe completo y en español. El de la entidad, en el idioma en que esté escrito el libro o folleto. Ejemplo: ESTADOS UNIDOS. AGRICULTURAL RESEARCH SERVICE. Cuando se trate de publicaciones pertenecientes a entidades subordinadas a ministerios o secretarías ejecutivas o administrativas, se cita primero el nombre del país, seguido del nombre de la entidad subordinada, sin necesidad de mencionar el ministerio, departamento o secretaría de que depende. Ejemplo: COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO Las entidades gubernamentales o privadas de carácter autónomo se indican por su nombre. Ejemplo: INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Cuando se trate de entidades con la misma denominación, se agrega el nombre del lugar respectivo, con mayúscula inicial, con el fin de hacer la distinción necesaria. Si la entidad fuere de carácter nacional, se agrega el nombre del país entre paréntesis. Ejemplos: SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, Cartagena. INSTITUTO DE INVESTIGACIONES TECNOLÓGICAS (Chile).

141

3.15.1.3 Descripción del material acompañante. Cuando el libro, folleto o informe incluya material adicional, éste se menciona mediante una palabra o frase que indique la naturaleza del mismo. Tal descripción se separa del elemento anterior por medio de un espacio, signo de adición (+), un espacio. Ejemplo: ICFES. Aprender a investigar. Santa Fe de Bogotá: ICFES, 1994. 35 p. + 6 videocasetes (VHS) + 6 casetes (son.).

3.15.1.4 Serie o colección. Cuando un libro, folleto o informe haga parte de una serie o colección, se coloca la mención de serie entre paréntesis, separada del elemento anterior por un punto. La mención de serie incluye el título colectivo asignado por el editor.

3.16 LA CARTA

La Carta: es un medio de comunicación escrito donde se plantean situaciones relacionadas de acuerdo a el contenido que esta contenga, ya sea una carta comercial, o una carta oficial. 3.16.1 Partes de una carta -

Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.

Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.

Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta.

Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.

Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.

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Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.

Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.

Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra.

Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.

Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.

Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.

3.16.2 Tipos de carta Carta Comercial: es aquella comunicación escrita que surge del trato que tienen los comerciantes entre sí, sobre cosas de comercio. Carta Oficial: es aquella carta expedida por funcionarios o empleados de instituciones gubernamentales, estadales, municipales; la cual es utilizada para tratar asuntos concernientes a las gestiones de la administración pública. Carta Familiar: es aquella carta que utilizamos para comunicarnos con algún familiar que se encuentra a larga distancia. La finalidad de esta carta es muy variada ya que se pueden tener varios motivos por los cuales la escribimos. Carta de Ventas: es aquella comunicación que se envía a los probables clientes, con el fin de inducir una acción que será la de la compra. Carta de Pedidos: es aquella carta que se envía por una empresa o pequeños proveedores, con la finalidad de pedir o hacer un pedido de mercancías. Carta de Empleo: es aquella carta que utilizamos para solicitar una entrevista, para presentar su currículo y tratar de que la empresa a la cual se le envió la carta acepte o considere tomar ese empleado.

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Carta de Recomendación: es aquella carta que se utiliza para recomendar a alguien alguna persona. Esta carta siempre va acompañada de la carta de empleo y del currículo. Carta de Referencia: es aquella carta la cual se envía cuando a petición de alguien se desea mayor información acerca de una persona en particular. Carta de Presentación: es aquella carta que se usa generalmente para que una persona presente, a un conocido u amigo, suyo a otra persona también de su amistad.

3.16.3 Estilos de las cartas - Estilo Bloque Extremo: es el estilo mas fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales. - Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel. - Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios. - Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.

3.16.4 Normas De Puntuación De La Carta. Además de los estilos de presentación, también se han acordado varias normas de puntuación que complementan el atractivo de una carta. Existen tres normas de puntuación: - La Puntuación Abierta: es la que no usa signos de puntuación después de las líneas de la fecha, destinatario, dirección, saludo, despedida y firma. - La Puntuación Cerrada: se distingue por las siguientes características: se escribe un punto al final de la línea de la fecha, se utiliza coma después de cada línea del destinatario (excepto la ultima que lleva punto), se usan comas después de la

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despedida, se usan dos puntos después del saludo y se usan comas después de cada línea del bloque de la firma (menos la ultima que lleva punto) - La Puntuación Mixta: Combina las dos normas anteriores y se distingue por lo siguiente: se usan dos puntos después del saludo y se usa coma después de la despedida.

3.16.5 Tamaños De Los Sobres. El tamaño de los sobres varían de acuerdo al tamaño del papel sin embargo los más usados para cartas de negocios son: el sobre comercial grande (10x24 cm.) y el sobre comercial pequeño (9x16 cm.) Estos dos sobres son especialmente apropiados para papel de 21.5x28 Cm.

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EJERCICIO APLICATIVO

Corregir la ortografía y puntuación del siguiente texto

LA CARTA La carta está definida como una conversación por escrito y ante todo emos de saber adaptarnos a nuestro interlocutor Sócrates escepcional conversador hablaba con el sapatero "en sapatero" y con el filosofo "en filosofo". Si no seguimos esta pauta sera muy dificil conseguir el fin propuesto porque no seremos ni inteligibles ni faciles de comprender Pecaremos contra la sencillez la claridad y la naturalidad sin olvidar que si nos valemos de artificios y afectaciones la carta terminara sin duda en el sesto de los papeles Por el contrario si hacemos gala de frases cortas y claras al entendimiento si metodicamente dividimos los asuntos que tratemos dando prioridad a lo mas interesante para continuar con una asertada esplicación y una justificación, en la que se excluiran cuestiones accesorias y dibagaciones ceremos exactos y nuestras probabilidades de éxito serán mucho mayores maxime si a todo lo ha presidido la coreción y cortecia que como nadie imnora, consiste en ser pulcros, no cometer errores ortograficos ni sintacticos y ser atentos afables y comedidos otra consideración la impone este sabio refran Antes de hablar piensa una vez antes de escribir tres no debemos olvidar que pese a nuestra condición de autor la carta pertenese a quien la recive y que puede acer de ella el uso que estime oportuno Huelga comentar que debemos pensar muy bien el alcance que pueda tener una frase no prometer aquello que no se piensa cunplir; la gravedad de una palabra injuriosa...

2. Redactar una carta comercial, teniendo en cuenta la normas icontec.

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OBJETIVOS -

Identificar los diferentes factores que alteran el estado f铆sico o deterioro de los documentos Establecer cu谩les son las herramientas de medici贸n. Conocer las medidas preventivas para la conservaci贸n de los documentos. Comprender los diferentes tipos de archivadores.

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INTRODUCCIÓN

Otro de los elementos importantes para la conservación de la información, es el lugar o local que se asigne como depósito de los documentos, cuando son trasladados de los archivos intermedios y de gestión. De esta manera se puede garantizar su integridad física, si se tiene en cuenta que algunos documentos permanecerán en la empresa mientras esta funcione y que, dependiendo de la actividad y su contenido, podrá pasar a formar parte de los archivos históricos. Se puede definir entonces el local del archivo como el sitio que se destina exclusivamente para la administración, organización y conservación de los documentos de archivo.

4. CONDICIONES PARA EL LOCAL DE ARCHIVO

Otro de los elementos importantes para la conservación de la información, es el lugar o local que se asigne como el depósito de los documentos, cuando son trasladados de los archivos intermedios y de gestión. De esta manera se pude garantizar su integridad física, si se tiene encuenta que algunos documentos permanecerán en la empresa mientras ésta funcione y que, dependiendo de la actividad y su contenido podrán pasar a formar parte de los archivos históricos. Se puede definir el local del archivo como el sitio que se destina exclusivamente para la administración, organización y conservación de los documentos de archivo.

GERENCIA

DIRECCION

SECRETARIA GENERAL

ADMINISTRACION DE DOCUMENTO

SUBDIRECCION X

SERVICIOS GENERALES

SUBDIRECCION Y

SUBGERENCIA ADMINISTRATI VA

SUGERENCIA X

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

SUGEERNCIA Y

GENERAL

SERVICIOS GENERALES

Figura 16. Ubicación estructural

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Una de las primeras consideraciones que se analizará en este tema es la ubicación que dentro de la estructura, debe tener la oficina de Administración de documentos. Como se ha analizado en los capítulos anteriores, ésta se constituye en una oficina de mucha trascendencia porque la información que allí se conservara, servirá de referencia para la toma de decisiones y para la reformulación de proyectos. Por eso se hace necesario asignar un funcionario responsable y calificado para su manejo. Además, ubicarla orgánicamente en los niveles superiores. Igualmente debe ser una ofician independiente, con personal debidamente capacitado y motivado, con un espacio suficiente. Ya que la documentación crece constantemente y las disposiciones legales de conservación para algunos documentos pude ir de 5 a 20 años. Como custodios de documentos debe ser un sitio seguro, no sólo en cuanto a la reserva la información sino a la seguridad física. Su ubicación debe ser equidistante y de fácil acceso, de manera que facilite la consulta de los usuarios. El local de archivo tiene como objetivo es la conservación y seguridad física de los documentos, no es un lugar de trabajo. Por tanto se analizaran algunas condiciones físicas y arquitectónicas en general.

4.1 CONDICIONES FISICAS

Muros exteriores: Deben ser lo suficientemente anchos, en lo posible con aislamiento térmico, con doble pared; vacio intermedio, lo que garantiza que no se filtre la humedad o fuego y se puedan mantener así mismo las condiciones de luz, aire y calor al interior del depósito. El material aconsejable para su construcción (cuando no hay aislamiento térmico) es el ladrillo tolete, prensado o concreto de 25 cm de espesor. Techo: Esté depende del clima: Debe ser resistente y sólido. No es aconsejable construir sobre terrazas; de ser así, se debe prever un sistema efectivo de impermeabilización. No se debe utilizar el metal por riesgo de corrosión que tiene. Suelos: uno de sus requisitos más importantes es su residencia, por el peso que debe soportar. No deben ser ni de madera ni mental. Deben ser recubiertos con un sellador especial para evitar agentes contaminantes. Igual tratamiento debe darse a los techos intermedios cuando el local tiene más de un piso, por ejemplo mezzanine. Deben ser lisos, para facilitar el desplazamiento de equipos de aseo,

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escaleras portátiles ( muy utilizadas en el rescate de información en estanterías altas), y otra serie de elementos propios del sitio, como las cajas y las mismas estanterías. Medición: No es aconsejable consumir un archivo mayor de 150 metros cuadrados y 300 metros cúbicos por depósito. La altura normal está entre 2.10 y 2.20m. De todas maneras hay que analizar la masa documental que se quiere conservar y la que se espera recibir entre 5 y 20 años, para evitar así la improvisación de depósitos adicionales inadecuados por falta de previsión. Su forma debe ser regular por las características igualmente regulares que tiene la estantería, equipo y muebles en general utilizados para estos fines. Además las formas rectangulares o cuadradas permiten una utilización eficiente de los espacios. Otro factor que debe considerarse para definir el tamaño es que en un metro cuadrado sólo se deben conservar de 1000ª 1500 kilómetros de peso de masa documental. Puertas: Con el fin de prever eventuales emergencias y garantizar la seguridad del local, las puertas deben ser en lámina de acero, de buen espesor y diseñadas de tal manera que no permitan el acceso de aire, polvo, agua y en general agentes contaminante. Para ello es aconsejable colocar en sus bordes un empaque resistente. Estas son condiciones ideales que deben tener en cuenta cuando se va a construir el local. Cuando el sitio que se tiene destinado como depósito de archivo no tiene estas condiciones tan especificas, quiere decir que hay necesidad de poner mayor atención en una serie de condiciones ambientales que se enumeraran a continuación.

4.2 CONDICIONES AMBIENTALES

Los elementos descritos en las condiciones físicas también hacen parte de las condiciones ambientales. Se resumen en la solidez y la seguridad del local del archivo. Otros elementos que deben considerarse dentro de las condiciones ambientales son: La temperatura: Se refiere al grado de calor que debe conservar el ambiente del local del archivo, la cual debe oscilar entre 20 y 24 grados centígrados, con una variación de más o menos 3 grados. Por eso el depósito de archivo no debe ubicarse cerca de equipos eléctricos que generan calor como hornos, calderas equipos de calefacción, etc.

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Humedad: Es el vapor de agua que hay en el ambiente. Existen dos clases: absoluta, cantidad de vapor de agua en un volumen dado y expresa en gramos sobre metro cúbico; relativa, es el resultado de reaccionar la absoluta con la saturación, es decir el vapor de agua que le falta a un volumen dado para que ese volumen tenga el 100% de agua; se expresa en porcentaje. La humanidad relativa permisible oscila entre 50 y 60%, con una variación de más o menos 5%. Por esto el local del archivo no debe quedar ubicado en sitios cercanos a baños, destiladores tuberías en malas condiciones debido a que estos van soltando humedad que puede afectar al depósito de archivo. Iluminación: Es el número de radiaciones de longitud de onda que entran al local. Este debe estar ubicado de tal manera que se ven, no tienen ventanas. La razón es que la luz solar produce efectos radioactivos que deterioran irreversiblemente la documentación sin posibilidad de restauración. La unidad de medida es luz para un deposito es de 50 lux, en cualquier sitio donde se mida.

Cuadro 16. Tipo de deterioramiento en material de archivo

HUMEDAD RELATIVA % H.R.

MECANISMOS DE ALTERACIÓN ACCIÓN PERMANENTE Desfavorable. Acelera acción biótica y procesos de oxidación e hidrólisis.

FLUCTUACIÓN FRECUENTE Desfavorece. Dilatación y contracción diferencial del material.

BAJA

Favorable. Frena biótica y química.

ALTA

Desfavorable. Estimula acción biótica y oxidación e hidrólisis.

Muy desfavorable. Crea problemas, condensación, remojo invisible del papel. Desfavorable. Cambios de volumen, expansiones diferenciales de componentes. Adsorción de contaminantes.

BAJA

Favorece. Si no es menor del 40% Muy desfavorable. Perdida de humedad estructural; reduce enlaces de hidrógeno en las moléculas. Desfavorable, frente a altos niveles de iluminación y tiempos de exposición produce la degradación de la

ALTA

MUY BAJA

VISIBLE LUZ

AMBIENTALES

EXTRÍNSECOS

TEMPERATURA T°

FACTORES DE ALTERACIÓN

acción

Favorece. Oscila alrededor de 40% Muy desfavorable. Expansión diferencial de componentes. Desfavorable. Expansión diferencial.

INDICADORES DE ALTERACIÓN Manifestaciones físicas Descomposición, debilitamiento y pulverización del soporte. Reblandece encolados Manchas de humedad. Deformación de plano y debilitamiento. Perdida de resistencia, deformación, reventamiento de costuras, desgarro de partes pegadas. Oxidación de tintas y cargas, amarillamiento, acidez de soporte. Estabilidad estructural. Fragilidad, quebradizo; perdida de resistencia. Pulverización. Craquelamiento de colas. Decoloración de soporte y pigmentos. Pérdidas de resistencia, quebradizo.

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U.V

BIÓLOGICOS

CONTAMINANTE S ATMOSFÉRICOS

MATERIAL PARTICULADO EN SUPERFICIE

MICROORGANIS MOS (HONGOS – BACTERIAS)

ANTROPOGÉNICOS

DESASTRES

INSECTOS

ROEDORES

INCENDIOS TERREMOTOS INUNDACIONES

DEPÓSITO MANTENIMIENT OY MANIPULACIÓN

VANDALISMO

INTRINSECOS

COMPOSICIÓN DE MATERIALES

MATERIALES INESTABLES (colada, colofonia, lejía, tintas, ácidas, metales, lignina, radicales, ácidos, adhesivos)

celulosa. Desfavorable. Frente a altos niveles de iluminación y tiempo de exposición ocasiona reacciones de oxidación de lignina, celulosa y proteínas. Desfavorable. Despolimerización de la celulosa y proteínas por hidrólisis ácida. Corrosión de tintas. Desfavorable. Abrasión, degrada indirectamente los materiales, por ser higroscópico eleva acción de contaminantes y humedad. Desfavorable. Degradación enzimática de celulosa y proteínas. Acción mecánica sobre el material.

Casi indiferente. Podría reducir algo el efecto negativo.

Decoloración; debilitamiento y se torna quebradizo.

Casi indiferente. Podría reducir algo el efecto negativo.

Manchas y oscurecimiento del papel; pérdida irreversible de resistencia. Incrementa el envejecimiento natural. Suciedad, manchas de humedad y oxidación.

Casi indiferente. Podría reducir algo el efecto negativo.

Casi indiferente. Podría reducir algo de efecto negativo.

Desfavorable. Destrucción Casi indiferente. mecánica de materiales. Degradación enzimá-tica por excremento; acidez. Desfavorable. Destrucción Casi indiferente mecánica, oxidación por excremento. MECANIMOS DE ALTERACIÓN Combustión del material por calor. Cambios físicos de todo tipo. Condiciones favorables para acción biótica. Acelera procesos de oxidación e hidrólisis. Deterioro físico o mecánico por sistema de depósito indebidos o incorrecta manipulación. Aceleramiento de reacciones químicas o ataques biológicos por espacios inadecuados para la conservación o carencia de medidas de limpieza y mantenimiento. Hidrólisis acida por contacto con materiales ácidos de las unidades de conservación. Oxidación o daños mecánicos por la utilización de ganchos o materiales metálicos en la organización y depósito de documentos. Deterioro físico o mecánico en general causados por manejos mal intencionado. Debido al carácter orgánico de los materiales documentales estos tienden a una degradación natural mediante los procesos físicos- químicos mencionados, con una velocidad de reacción lenta en condiciones estables. Tintas ácidas: catalizan reacciones de oxidación y depolimeración en las cadenas de celulosa. Problemas de acidificación por oxidación de partículas metálicas y por encolados de colofonia, lejía y radicales ácidos de maceración química.

Alteración de color. Erosión superficial. Soporte blando y adsorbente. Debilitamiento del soporte, puede ser pulverulento. Faltantes de deformación de plano. Presencia de agujeros. Erosión superficial. Galerías, cavernas y manchas. Manchas y pérdidas soporte. Faltantes.

INDICADORES DE ALTERACIÓN Usualmente se arriesga la pérdida total de soportes. Roturas, manchas de elementos escriptóricos como cintas. Deformación de plano y faltantes. Fragmentación por dobleces, abrasión, falta de resistencia.

Rasgaduras, roturas, manchas, inscripciones y fragmentación entre otras. Amarillamiento leve, relativa pérdida de resistencia.

Manchas o amarillamiento en el papel. Perforación del soporte por oxidación de las tintas, torna quebradizo el soporte. Perdidas de resistencia y flexibilidad, fragmentación.

Los depósitos subterráneos ofrecen muchas ventajas, particularmente por su solidez, pero exigen mayor atención en las especificaciones sobre

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temperatura, humedad, ventilación e iluminación, pues el no controlar estas condiciones puede causar deterioro a la documentación. Ventilación: Como se anotó anteriormente, las ventanas son poco aconsejables en los locales de archivo por el ingreso de luz solar y por el viento que pueda entrar por ellas. Se podría pensar en construir rejillas de seguridad que no permitan el ingreso de mucho viento, pues este es portador de microorganismos. En su defecto se puede instalar extractores de aire con el fin de mantener una ventilación constante y evitar la contaminación del medio debido a temperaturas superiores a la normal. Muchos son los agentes biológicos que causan deterioro a la documentación cuando no se hace un manejo adecuado del local de archivo. Cuando las personas no están capacitadas o no identifican el valor de los documentos pueden causar deterioro o daño en ellos. Otros agentes son los roedores, los insectos, los gusanos de los libros, el piojo del libro, microorganismos como hongos, las bacterias y foxing (microorganismos no identificados). Las termitas que pueden ser los agentes más dañinos para los documentos.

4.3 CONDICIONES DE SEGURIDAD

Es necesario prever al máximo las situaciones de riesgo que se pueden presentar en el local del archivo. Por esto hay que tener en cuenta, las siguientes recomendaciones: - Cuando se decide instalar un local de archivo en un sótano, hay que pensar en controles y prevención de riesgo de inundación: Las instalaciones hidráulicas deben estar retiradas. Es muy importante la instalación de extractores de agua. - Las instalaciones eléctricas deben ser mínimas y deben estar muy bien acondicionadas, de manera que no queden cables mal ubicados que puedan producir corto circuitos. Igualmente, los interruptores se deben instalar fuera del local. - Las alarmas contra incendio son aparatos de gran utilidad, al igual que los extintores adecuados para el tipo de soporte. Los extractores de aire evitan la propagación del fuego. - Cuando inevitablemente el local del archivo queda con ventanas que permitan una irradiación solar superior a la normal, hay que utilizar cortinas para contrarrestar.

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- La luz artificial aconsejable es la incandescente porque es cálida y produce menos volumen y ejerce acción sobre algunos germicidas e insecticidas. La luz fluorescente es nociva porque produce deterioros físicos - químicos a los documentos. Cuando se utiliza se debe hacer con filtros neutralizantes. - Se debe adelantar jornadas periódicas de limpieza. - Utilizar aspiradora para no levantar polvo. Este se acumula y deteriora la documentación - No utilizar agua para lavar los pisos. El papel es un material higroscópico, es decir capta muy fácilmente la humedad. Es mejor utilizar varsol o ACPM. - Adelantar programas de prevención de desastres, para que las personas sepan cómo actuar en un momento determinado: o Establecimiento de normas de acceso o Prioridades de evacuación o Ruta de evacuación o Tratamiento de unidades documentales o Prohibiciones o Entrenamiento del personal en prevención de incendios mediante cursos y entrenamientos prácticos que los habiliten para el manejo de estos equipos o Entrenamiento práctico en el manejo e interpretación de instrumentos de medición. -

La ubicación de las carpetas, cuando se utilizan estantes debe quedar ajustada para evitar deformaciones.

Los tomos de gran tamaño se debe ubicar horizontalmente.

Los planos y mapas se deben guardar en planotecas.

Para barrer el polvo de las hojas, se debe utilizar brochas de cerda suave o aspiradoras pequeñas.

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Cuando el volumen de información que se recibe en el archivo es demasiado y el estado de conservación es malo, se tendrá que pensar, hasta donde sea posible, en una estufa de desinfección.

Cuando la temperatura es superior a la normal, se debe utilizar ventiladores, cuidando que den directamente a los documentos.

Cuadro 17. Instrumentos De Medición

Figura 17. Termómetro es un instrumento de medición de temperatura

Figura 18. Higrómetro O Higroscopio Es el que se utiliza para medir el porcentaje de humedad relativa.

Figura 19. Termo- Higrómetro Digital Mide temperatura y humedad

Figura 20. Luxómetro Mide la luminosidad o la cantidad de luz, en un sector

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Figura 21. Termo-Hidrómetro Análogo Mide temperatura y humedad

Figura 22. Psicrómetro Determinar la humedad y temperatura ambiental, el punto de rocío, la temperatura de bulbo húmedo y la temperatura superficial

Verificar, con alguna frecuencia que , que los instrumentos de medición funcionen correctamente. Inspeccionar periódicamente por muestreo, la documentación para detectar si existen problemas biológicos. No admitir fuentes de calor como hornos, parrillas, grecas, etc, dentro del local del archivo. Construir salidas de emergencia (igualmente seguras) de entrada de luz, aire y polvo.

4.4 LA CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

La fuente primaria de los archivos permanentes son los archivos administrativos: De la organización, ordenación y conservación que se le den a los documentos en esta fase, depende la oportunidad de consulta en el archivo permanente. Por lo anterior es necesario que desde la producción del documento y su conservación temporal en los archivos de gestión, se prevean algunas normas: Utilizar tintas de escritura finas (cintas de seguridad) para evitar que la información se borre con el tiempo.

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Colocar al inicio y al final de los legados, una hoja en blanco. Los documentos ubicados en estas posiciones son los que mayor deterioro presentan con el tiempo. No utilizar materiales metálicos como ganchos clips, alfileres, gachos mariposa, etc. No hacer anotaciones sobre los documentos originales. Cuando sea necesario hacerlas, se deben registrar con lápiz, en lo posible en el reverso de la hoja. Esto tiene como finalidad no alternar el documento original. Tratar de no doblar los documentos. Si se tienen que doblar tratar de hacer la menor cantidad de pliegues, además de hacerlo de manera que queden dentro de la estructura que lo va a contener. Si no se puede almacenar los orígenes de los fax, fotocopias para archivarlos, pues el papel del fax conserva la información por muy poco tiempo. Una vez fotocopiado, se puede destruir el fax. No utilizar cinta pegante comercial para las reparaciones menores. Esta se fija de tal manera que altera el documento.

Cuadro 18. Instrumentos De Conservación

Estufa De Desinfección Se requiere en casos extremos, cuando los documentos están en condiciones muy malas y necesitan una especie de cuarentena. Figura 23. Extintor Es importante que el extintor tenga la información de uso, clara y visible como soporte en una emergencia.

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Figura 24. Estereoscopio Permite ampliar y ver objetos en 3ra. Dimensión. Campaña de esterilización: Permite eliminar los hongos que han adquirido el papel.

Figura 25. Autoclave Aparato de forma cilíndrica y paredes resistentes que se cierra de forma hermética. Sirve para desinfectar y esterilizar sustancias y objetos por medio del vapor a presión y de temperaturas elevadas

En lo posible no se deben amarra los grupos de carpetas o documentos que se debe trasladar al archivo permanente. Se deben utilizar las cajas especiales que se distribuyen para estos fines. Si hay necesidad de amarrar, lo aconsejable es utilizar cinta de falla de algodón o cincha.

4.5 DISTRIBUCIÓN DE LAS AREAS DE ARCHIVO

El planeamiento y distribución de las instalaciones debe garantizar flexibilidad, control y bienestar a los funcionarios además de utilizar productivamente los espacios. La oficina de Administración de Documentos debe ser extractiva, funcional y eficiente en términos de costo. En este planteamiento desempeñan también un papel importante las necesidades de espacio a largo plazo y sobre todo, el usuario: Se debe pensar entonces en que una oficina de archivo o Administración de Documentos debe tener áreas para la siguientes actividades.

4.5.1 Recepción o ingreso de documentos. Como loa documentación que se recibe debe llevar su correspondiente relación (la cual debe ser firmada por el

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responsable de su recuperación), es necesario ubicar una zona para esa actividad, con mesas para verificar el inventario de entrega, estantería para ubicarlos provisionalmente, mientras se archivar en el sitio definitivo.

4.5.2 Sala de expurgo y clasificación: estas actividades se realizan con el material que se recibe o con el material que está en el archivo, dentro de las revisiones periódicas que deben efectuarse para la eliminación de aquellos documentos, según la tabla de retención. Debe ser lugar confortable, cálido, aireado y con buena luz. Debe tener mesas de selección (de madera o metal) de 1.00 a 1.20 metros de altura y 0.60m de ancho, puesto que es un trabajo que necesariamente se realiza de pie. Además, un casillero para ir organizando el material seleccionado o, en su defecto, estantería sencilla.

4.5.3 Eliminación: De la actividad anterior, unos documentos deben conservarse y otros se tienes que eliminar por que perdieron su vigencia y no serán consultados posteriormente. El método aconsejable es la eliminación, para lo cual se utiliza una destructora de papel.

4.5.4 Sitio para consulta: Generalmente la documentación de los archivos permanentes que son solicitados para los procesos administrativos, se facilita en calidad de préstamo y consulta fuera del archivo. La necesidad o no de un área de consulta dentro del archivo obedecerá a la demanda y a las disposiciones que sobre préstamos establezca la organización.

4.5.5 Recibo y despacho de correspondencia: cuando estas actividades se encuentran centralizadas, es necesario prever el espacio suficiente para ellas. El área de recibo deberá ser fácil acceso, con su correspondiente ventanilla de recepción, casillero para la ordenación y los muebles y equipos necesarios.

4.6 MOBILIARIO Y ELEMENTOS PARA EL ARCHIVO

Por fortuna las organizaciones están tomando conciencia de la importancia del departamento de Administración de Documentos y han dejado de dotar estas oficinas con muebles que van desechados otras dependencias y que en la mayoría de los casos ya han cumplido su función.

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Los avances tecnológicos en el manejo de la información, la diversidad de soportes que estos avances han traído consigo y los problemas de espacio, han hecho que los proveedores de muebles ofrezcan diseños para cada necesidades de los usuarios, bien sea que se trate de archivos administrativos o de gestión, archivos intermedios o archivos permanentes. A esta misma situación se ven abocados productores de los diferentes elementos. La oficina sin papeles no es una situación que esta muy generalizada aún. La mayoría de los empresarios insiste en tener copia impresa de la documentación; las legislaciones no permiten la destrucción de todos los documentos y en otros casos no aceptan como válido otro que no sea el original. Los computadores han incrementado la capacidad de producir papeles y necesariamente hay que almacenarlos.

4.6.1 Muebles y elementos para los archivos de gestión. Son archivos que a pesar de conservar el 100% de la información, su volumen no es muy grande. Por eso, los muebles para estos archivos deben ser sencillos.

Figura 26. Archivador horizontal es un mueble muy práctico

Figura 27. FireKing cabinete de archivo vertical incombustible de 1 hora, tamaño de la letra - 41831-C

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Figura 28. FireKing cabinete de archivo vertical incombustible de 1 hora, tama単o oficio 2-2131-C

Figura 29. FireKing el cabinete de archivo lateral incombustible de 1 hora, 31 avanza a poquitos de par en par - 23122-C

Figura 30. Archivador de fuelle

Figura 31. Archivador rotativo

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Figura 32. Archivador de CD

Figura 34. Carpetas alfabéticas

Figura 33. Caja archivador, revistero

Figura 35. Archivadores A- Z

4.6.2 Estanterías. Dependiendo de la estructura del depósito, también puede utilizarse estanterías. La única ventaja de la estantería es su costo, pero la documentación esta expuesta a los agentes físicos y de control de la documentación es mayor.

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Cuando se decide conservar la información en estantes, es necesario tener en cuenta algunas recomendaciones. * 20 cm

30 cm

30cm

* 30 cm

40cm

* 20 cm

Figura 36. Condiciones para estantería.

ALTO *Cámara aire superior *Cámara aire interior

2.00 FONDO 0.20 * Cámara de aire lateral 0.20 Área tránsito 2.40 (X)

Ancho

3.36 1.00 3.36

0.30 0.30 0.80 1.40

+ 3.50 m

3.5 * 1 / 5 = 0.7 Por 1 metro lineal se necesita 0.7 m para estantería con estas dimensiones.

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No utilizar madera construcción: - Es inflamable

para

material

su muy

- Esta expuesto a insectos xilófagos (roedores de madera) como el comején. - Se ensancha, pierde forma y se vuelve curva.

Figura 37. Estantería de archivo. La altura y la distancia entre cada estante son variables muy importantes para garantizar un buena conservación de la información.

La madera debe ser inmunizada en caso se usarla. Cuando se construye en metal, no debe ser un metal que oxide o debe recubrirse con pintura antioxidante.

Debe ser muy solida, de manera que soporte más o menos 100 kilogramos. No es aconsejable construir estantería muy grande.

Su acabado debe ser perfecto en el sentido de no tener elementos salientes que puedan dañar los documentos. Facilidad de desplazamiento de los ánqueles con el fin de poder ampliar o reducir los espacios, dependiendo de la forma y tamaño de la documentación.

4.6.2.1 Ubicación de la estantería.

La estantería fijas. Generalmente van en series paralelas, con pasillos, incluyendo pasillos a lo largo de la pared para proteger la documentación. Los pasillos paralelos y laterales deben tener una distancia de 0.90 ó 1.00 m y el central, si se deja, de 1.10 a 1.20m. Archivos rodantes. Hoy día los archivadores rodantes están desplazando los archivadores metálicos en serie y a las estanterías porque aparte de tener movilidad de cuerpos (desplazamiento de la estantería) y de pasillos, se pueden cerrar herméticamente, arrimando todos los cuerpos, cuando hay más de uno, al cuerpo fijo. Esto garantiza la conservación de los documentos de la luz, el polvo y la humedad.

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Figura 38. Archivo rodante.

Dependiendo de las necesidades se pueden dejar uno o varios cuerpos fijos. Van sobre rieles, generalmente en el suelo. El desplazamiento de los cuerpos puede ser manual, mecánico o automático. Archivadores para rollos. Archivadores para formas continuas Archivadores para CD, disquetes Otro de los medios muy utilizados para la preservación de los documentos en los archivos permanentes, son las cajas, porque garantizan la protección del polvo, la polución y la luz. El material adecuado para su elaboración es el cartón. Por su utilidad y aplicabilidad, es muy fácil conseguir en el comercio ya elaboradas. Si se va a contratar su fabricación hay que prever un margen de cinco centímetros mas el largo y el ancho, respecto a la documentación que se va a conservar en ella, con el fin de que los bordes de estos no se deterioren. Deben llevar un respectivo índice visible para su fácil ubicación. El índice debe incluir como mínimo los siguientes datos: -

Breve identificación del contenido.

Periodo que cubre la documentación que contiene.

Numero de los documentos (rango).

Fecha de los documentos (rango) .

Su ubicación en las estanterías pueden realizarse a lo largo o a lo ancho, según lo disponibilidad del espacio que se tenga.

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Figura 39. De la distribución y organización de los estantes, depende la pronta recuperación de la información. Nótese la importancia de las aéreas de tránsito.

4.6.2.1.3 Armarios metálicos. Para documentos importantes que es necesario mantener bajo llave.

Figura 40. Estantería metálica móvil

Figura 41. Estantería metálica para archivos de oficina

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Figura 42. Estantería metálica móvil

Figura 43. Estantería sin tornillos diferentes ancho, frente y altura

Figura 44. Estantería de capacidad para 50 cajas

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Figura 45. Estanter铆a m贸vil para carpetas

Figura 46. Archivo suspendido a pared

Figura 47. Archiveros con puertas

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Figura 48. EstanterĂas sin tornillos, fĂĄcil de armar

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EJERCICIO PRÁCTICO

1. Resuelva las siguientes preguntas, -

Mencione las condiciones que se deben tener en cuenta en el área de archivo.

¿Qué actividades se deben tener en cuenta en la distribución de áreas del archivo?

¿Cuáles son los instrumentos de conservación de archivos o documentos?

¿Cuáles son los factores de alteración que influyen en el deterioro de los archivos o los documentos?

2. Una con una línea según corresponda.

Termómetro

Mide la luminosidad o la cantidad de luz, en un sector.

Hidrómetro o higroscopio

Es un instrumento de edición de temperatura

Termo – hidrómetros análogo

Determinar la humedad y temperatura ambiental, el punto de rocío, la temperatura de bulbo húmedo y la temperatura superficial

Luxómetro

Es el que se utiliza para medir el porcentaje de humedad relativa.

Psicrómetro

Mide temperatura y humedad

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OBJETIVOS -

Definir las funciones, objetivos e integrantes de un comit茅 de archivo, para su constituci贸n.

Tener una visi贸n general sobre el marco legal que debe regir los principios de organizaci贸n de archivo.

Identificar los lineamientos legales.

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INTRODUCCIÓN El manejo de la documentación producida en una empresa pude llevar a convertirse en uno de los mayores dolores de cabeza si no se cuenta con parámetros definidos de organización y control. Los archivos de una entidad son fuente de comprobación y de información de todos los hechos y realizaciones reflejadas través del tiempo. La información que contienen y la forma como se encuentra ordenada son un claro indicativo de la propiedad organización interna de la entidad. Por lo tanto, cuando no se tiene una producción de documentos controlada y debidamente organizada, tarde que temprano comenzaran a verse los efectos de este problema en la imagen institucional. La solución del problema es buscar el establecimiento de un sistema de información normalizado de producción, conservación, evaluación y recuperación. Ello puede lograrse a través de la conjugación de esfuerzos por parte de grupos representativos de la entidad que se canalizan por intermedio de lo que se conoce como comité de archivo o de administración de documentos. Las organización des deben tener encuenta las normas y leyes establecidas por El Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989, La Constitución Política de Colombia, entre otras.

5. ESTRUCTURA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

5.1 SECRETARÍA GENERAL

Orienta el diseño e implementación de normas y procedimientos para el sistema de la administración documental y la memoria institucional.

5.2 COMITÉ DE ARCHIVO

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Creado como órgano asesor de la Dirección General, según lo estipulado en el artículo 4 del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación. Es el grupo asesor interno de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos, según lo establecido en el artículo 19 del Reglamento General de Archivos del Archivo General de la Nación.

5.2.1 Las funciones del comité de archivo • Definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. • Fijar las funciones para el manejo, sistematización, conservación, salvaguarda, archivo y disposición de la información archivística relacionada con: el sistema de información archivístico, la expedición del documento y su flujo, los métodos y procedimientos de archivo del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases de archivo, la conservación del documento, los mecanismos de consulta y acceso a la información que éste contiene y la depuración y eliminación del documento. • Capacitar y promover las normas y programas de gestión documental, de acuerdo con lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y demás normas pertinentes. • Hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de la información archivística y de las comunicaciones oficiales en cada una de las dependencias, cuyos coordinadores deberán hacer cumplir las decisiones adoptadas por el Comité • Sugerir a la Secretaría General los programas de gestión documental a través de los cuales se hará el diagnóstico del sistema archivístico y de correspondencia como soporte de las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. • Proyectar y aprobar las actas de modificación de la tabla de retención documental, TRD, para la institución las veces que sean requeridas. • Recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o consultores que se requieran en desarrollo de las políticas y programas diseñados por el Comité.

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• Proyectar para la firma del Director los actos administrativos relacionados con el establecimiento y regulación del sistema archivístico para el Instituto. • Definir su reglamento interno; el Comité debe tener, por lo menos, una reunión ordinaria mensual, la cual deberá ser convocada por el secretario técnico del Comité, y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo determine el Comité por convocatoria del secretario técnico. • Las demás que le defina el Director y la Ley o sus reglamentos.

5.2.2 Conformación del comité de archivo -

El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá;

El jefe de la Oficina Asesora Jurídica, o su delegado;

El jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas de Información, o su delegado;

El responsable del Área de Archivo, o su delegado quien actuará como secretario;

Además, podrán asistir como invitados aquellos funcionarios que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes.

5.3 GRUPO DE TRABAJO

Creado con el fin de dar apoyo a la Secretaría General en los asuntos relacionados con el ajuste, actualización y aplicación de la Tabla de Retención Documental y los archivos de Gestión de todas las dependencias del Instituciones.

5.4 FUNCIONES DEL ÁREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Adoptar programas para administrar adecuadamente el servicio de consulta y la conservación de documentos, acordes con la misión, visión, funciones y

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programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos por la Ley, normas interna y pautas fijadas por el Archivo General de la Nación. • Dirigir y controlar la gestión del área. • Proponer el plan de selección, transferencia y eliminación de documentos para presentarlo a su jefe inmediato y ante el Comité de Archivo, de acuerdo con los criterios de la tabla de retención documental. • Proponer el plan para la conservación de documentos. • Rendir y evaluar el informe de atención al público, actividades programas y proyectos desarrollados durante el período ante el superior inmediato y proponer mecanismos para optimizar esta labor. • Proponer el plan de capacitación para el recurso humano de su área; • Sugerir las políticas, planes y programas para la selección, eliminación, transferencia, conservación y limpieza anual de los archivos de gestión, central e histórico y verificar su cumplimiento conforme a la tabla de retención documental y demás normas legales. • Responder por el correcto manejo de recursos de los archivos central e histórico; • Proponer procedimientos o instrumentos requeridos funcionamiento de los archivos central e histórico.

para

óptimo

• Recibir las transferencias documentales de las diferentes dependencias. • Revisar los listados enviados por las dependencias. • Organizar los archivos por años y por dependencia. • Facilitar la consulta de los documentos que reposan en los archivos central e histórico. • Proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control para optimizar las funciones y actividades propias de su área en concordancia con los planes y programas del Instituto. • Rendir informe anual o, cuando así se requiera, de las actividades, programas y proyectos desarrollados durante el período. • Hacer un plan de capacitación anual para el recurso humano de su área y presentarlo a su superior inmediato.

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• Administrar, controlar y custodiar los bienes y el recurso humano asignado para el cumplimiento de sus funciones. • Las demás que le sean asignadas que correspondan a la naturaleza del grupo. Las funciones del Área de Correspondencia se relacionan con el manejo y distribución interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por las Instituciones y la administración del sistema de correo. Para el cumplimiento de estas funciones es necesario tener en cuenta lo siguiente: • Conocer las actividades del Instituto, los servicios que presta y los funcionarios encargados de dar trámite a los diferentes asuntos a fin de realizar la correcta distribución de las comunicaciones escritas, incluso cuando no se especifica el destinatario. • Conocer los tiempos de trámite y tratamiento archivístico de los diferentes documentos. • Clasificar las comunicaciones oficiales y la correspondencia antes de su distribución. • Poseer un sistema eficiente de radicación, control y seguimiento de las comunicaciones del Instituto. • No tramitar comunicaciones que no reúnan los requisitos para su envío, tales como anexos incompletos, estilo o técnicas mecanográficas inadecuadas y, en general, todos aquellos aspectos que afectan la buena imagen del Instituto. • Hacer el seguimiento a las comunicaciones del Instituto e informar sobre documentación no atendida o anormalidades en el proceso, en primera instancia, a los responsables de atender las comunicaciones y si es necesario a las directivas del Instituto. • Tener excelentes relaciones humanas y atender al público irradiando una imagen positiva del Instituto.

5.5 MISIÓN Y ÉTICA DEL RESPONSABLE DEL ÁREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

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Protegerรก la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan fiel testimonio del pasado.

De acuerdo con los criterios archivรญsticos valorarรก, seleccionarรก y conservarรก el material de archivo en su contexto histรณrico, legal, administrativo y documental, manteniendo el principio de procedencia de los documentos de archivo.

Evitarรก realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos.

Garantizarรก el continuo acceso y legibilidad de los documentos.

Registrarรก y justificarรก plenamente las acciones realizadas sobre el material que tiene a su cargo.

Promoverรก el mayor acceso posible a los documentos y ofrecerรก sus servicios a todos los usuarios de manera imparcial.

Respetarรก tanto el acceso pรบblico como la privacidad de la documentaciรณn dentro del marco de la legislaciรณn vigente.

No deberรก utilizar en beneficio propio la confidencialidad de la informaciรณn documental.

Trabajarรก conjuntamente con los funcionarios de otras รกreas para promover la conservaciรณn y la utilizaciรณn de la herencia documental de la entidad.

5.6 COMUNICACIONES OFICIALES

El proceso de comunicaciรณn entre las dependencias de una entidad o entre las organizaciones genera como soporte una serie de documentos, tanto en el รกmbito interno como externo, a los cuales se denominan Comunicaciones Oficiales. La definiciรณn y reglamentaciรณn de las comunicaciones escritas es el punto de partida para estandarizar y reglamentar los procedimientos de la entidad y uno de los objetivos que debe cumplir el Instituto en procura de la adecuaciรณn del Sistema de Control Interno, de acuerdo con lo estipulado en la Ley 87 de 1993.

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Todas las dependencias del Instituto son fuentes productoras de información, independientemente de si se trata de comunicaciones internas o externas; de la calidad con la que se elaboren depende el éxito y la buena imagen del Instituto. Las comunicaciones que ingresan y salen de la entidad deben transmitir una imagen de seriedad de la institución; por tanto, su presentación, su distribución y la correcta utilización de técnicas mecanográficas, garantizan que el mensaje llegue adecuadamente al destinatario.

5.6.1 Presentación y aspectos generales de los escritos administrativos

5.6.1.1 Aspectos formales. La presentación de los actos administrativos y comunicaciones escritas debe llevarse a cabo en la papelería correspondiente para las mismas, cuando para determinada comunicación se prevea un formato especial. El texto de los documentos en el cual se incorpore el contenido del acto administrativo o comunicación escrita, debe distribuirse en forma tal que haga compatibles su buena lectura, comprensión, presentación y el ahorro de espacio de papel, permitiendo su fácil manejo y distribución. Cuando los actos administrativos y las comunicaciones escritas que se van a expedir consten de varias hojas, éstas deberán numerarse y en el encabezado de cada una de ellas transcribirse el epígrafe en su totalidad, entendiéndose por epígrafe el resumen fiel y comprimido del encabezamiento del acto administrativo o comunicación escrita que se desea expedir. Salvo las resoluciones, los demás actos administrativos podrán elaborarse de tal forma que no contengan artículos, sino otra numeración o distribución diferente. La hoja final, en la cual deben ir las firmas correspondientes, debe contener parte del tema tratado. El artículo final de las resoluciones y de los instructivos que las complementan debe señalar la fecha a partir de la cual empieza a regir. Debe observarse sumo cuidado en la revisión y correcta numeración de los artículos, puntuación, redacción, entre otros, evitando palabras mal escritas y errores de ortografía en la transcripción. La papelería que contiene el logotipo del Instituto debe utilizarse única y exclusivamente para asuntos oficiales, por tanto, queda prohibida la utilización de la papelería oficial para tramitar asuntos personales.

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Es muy importante que los comunicados no contengan errores gramaticales, ortográficos, ni de puntuación. La presentación, tanto de originales como de copias, debe ser impecable, sin borrones ni repisados. No se traza raya alguna para delimitar la firma. De todas las comunicaciones enviadas dentro y fuera del Instituto debe dejarse copia en el archivo clasificándola según la TRD para su conservación. Las copias cuyo fin es únicamente informar a una tercera persona se puede enviar por correo electrónico, si se cuenta con él. Todas las comunicaciones deben ser firmadas únicamente por el funcionario autorizado para ello, de acuerdo con lo establecido en el presente manual. Cuando las comunicaciones deban enviarse en sobres, se colocarán los documentos completos así como los anexos correspondientes.

5.6.1.2 Aspectos de fondo. Para los actos administrativos que lo ameriten deben citarse las facultades legales que permiten su expedición, citando los artículos de la norma o normas que los confieren. El artículo final debe indicar la vigencia de la respectiva comunicación escrita, cuando así se requiera. Cuando se trate de una resolución de carácter particular, debe indicarse la forma de notificación y si contra la misma procede o no recurso por la vía gubernativa, en cuyo caso se indicarán las autoridades ante quienes debe interponerse y los plazos para hacerlo de conformidad con las leyes vigentes. Los actos administrativos y comunicaciones externas o internas del Instituto deben cumplir con cierta estandarización, normas, calidad y presentación; además del uso de los formatos adecuados, deben estar elaborados de acuerdo con el tipo de información y la importancia de la comunicación.

5.6.1.3 Escritos administrativos. Los documentos escritos expedidos por las diferentes dependencias del Instituto, que pueden ser de carácter general y particular, externos o internos, deberán sujetarse a las definiciones, competencias y contenidos que establezcan las directivas, mediante la reglamentación correspondiente. Las modificaciones, adiciones o derogaciones que a dichos escritos administrativos se efectúen, también deberán conservar la jerarquía normativa y la definición de cada escrito inicial. Los escritos administrativos pueden ser actos administrativos y comunicaciones internas y externas.

5.6.2. Actos administrativos. Son las manifestaciones unilaterales de voluntad de la administración, tendientes a modificar el ordenamiento jurídico, es decir, a producir efectos jurídicos.

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5.6.2.1 Resoluciones. Son actos administrativos de carácter general o particular, expedidas de acuerdo con las facultades legales que la ley o los reglamentos conceden y pueden ser, a su vez, externas o internas. Las externas reglamentan y desarrollan la aplicación de disposiciones sustantivas contenidas en decretos y hacen referencia a aspectos técnicos o de interpretación. Las internas tienen por objeto dar cumplimiento a funciones de carácter administrativo, cuya facultad radica esencialmente en el Director General y en el Secretario General. Las resoluciones de carácter particular y concreto son competencia del Director General o de los funcionarios del Instituto que ostenten la competencia propia o en virtud de delegación para el desarrollo de esas funciones; puede ser para otorgar autorizaciones, delegar funciones, organizar internamente la entidad, conferir derechos y, en general, para modificar o extinguir situaciones de interés particular, de oficio o a solicitud de parte. Descripción de las partes de una resolución. La primera parte contiene el encabezado del documento que incluye el nombre de la entidad y las palabras RESOLUCIÓN NÚMERO___DEL 200_, escritas en mayúscula y centrada. En el siguiente segmento del documento aparece un paréntesis dentro del cual se debe colocar la fecha. A continuación y centrado, se escribe el asunto de la resolución precedido por la frase “Por la cual se…”. Seguido de esto, con mayúsculas fijas y centrado, va el cargo de la persona que emite la resolución, incluida la entidad a la cual pertenece, y la norma que le da esta facultad. La segunda parte de la resolución contiene las razones de hecho y de derecho que sustentan la decisión. Se debe iniciar con la palabra “CONSIDERANDO”, en mayúscula sostenida y centrada. Cada justificación se inicia con la palabra “Que”, y debe ir numerada. La tercera parte de la resolución contiene la decisión de la administración y se inicia con la palabra “RESUELVE”, en mayúscula sostenida y centrada. La decisión debe ir numerada por artículos. El último artículo debe contener la fecha a partir de la cual rige la resolución. La parte final contiene: comuníquese y cúmplase, la fecha de emisión de la resolución y el nombre, cargo y firma de quien emite la resolución. Además deberá llevar las iniciales y la firma de la persona que la proyecta. Las resoluciones pueden ser de notifíquese, publíquese, etc., lo importante es definir el efecto y el trámite a seguir.

5.6.2.2 Autos. Providencias expedidas en cualquier trámite o actuación administrativa, mediante las cuales se da impulso al proceso y se lo lleva al estado de ser decidido o en las que se deciden cuestiones importantes de fondo. Los

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primeros se denominan autos de sustanciación y los segundos autos de interlocutorios. La facultad de expedir autos le corresponde al Director General, Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores, comités existentes o que se creen y al funcionario investigador del Grupo de Control Disciplinario.

5.6.2.3 Circular. Es una comunicación interna de carácter informativo, dispositivo o instructivo, dirigida a varios destinatarios. Se utiliza para dar a conocer actividades de la entidad, así como las normas generales y asuntos de interés común. La competencia para expedir circulares le corresponde al Director General, al Secretario General y a los Subdirectores. Se imprimirán en papel tamaño carta con el logotipo y la dirección del Instituto Nacional de Salud.

5.6.2.4 Acta. Documento en el que consta lo sucedido, tratado, o acordado en una reunión. Las actas se levantarán en relación con las actividades de la junta directiva, de los consejos, de los comités, de las comisiones, o en cualquier actividad administrativa que así lo amerite. La facultad de levantar actas radica en los comités o en cualquier actividad administrativa que así lo amerite. Se imprimirán en papel tamaño carta con logotipo y la dirección del Instituto.

5.6.3 Comunicaciones internas y externas. Son los instrumentos mediante los cuales se informa a los interesados, ya sea a los funcionarios del Instituto o a personas ajenas al mismo, sobre las decisiones adoptadas en un asunto determinado, o para solicitarles su actuación en determinado sentido o para el suministro de información. La jerarquía de las comunicaciones internas y externas emanadas de los funcionarios competentes del Instituto es la siguiente: conceptos, oficios, memorandos y notas internas.

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Conceptos. Son escritos de carácter general o particular, internos o externos, mediante los cuales se precisan, aclaran o resuelven consultas técnicas, científicas, administrativas o jurídicas. De conformidad con lo establecido en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, dichos conceptos no comprometen la responsabilidad de la entidad ni son de obligatorio cumplimiento o ejecución. La facultad para emitir conceptos radica en el Director General, o Secretaría General, los jefes de oficina, los subdirectores, los coordinadores de grupo y comités asesores o de dirección, de acuerdo con los asuntos de su competencia y sus facultades legales.

5.6.3.1 Oficio. Es una comunicación oficial escrita que, por su naturaleza, es externa y se utiliza principalmente para dar un mensaje, suministrar información, consultar o enviar una respuesta a otras entidades o personas naturales o jurídicas, sobre asuntos específicos relacionados con las actividades de competencia de quien las expide. La facultad para firmar oficios le corresponde al Director General, al Secretario General, a los subdirectores, a los jefes de oficina y a los coordinadores de grupo. Únicamente el original y las copias que se dirijan a otros destinatarios, se imprimirán en papel original impreso con el logotipo, la dirección, la misión del Instituto Nacional de Salud y el escudo de Colombia.

5.6.3.2 Memorando. Es una comunicación oficial personalizada de carácter interno que se emplea para transmitir información, dar orientaciones y pautas a las dependencias del instituto, con aspectos informativos, de control, de coordinación o de trámite relacionados con la gestión de la entidad. Están autorizados para firmar memorandos el Director General, el Secretario General, los subdirectores, los jefes de oficina, los coordinadores de grupo y el funcionario investigador de control disciplinario Interno. Se imprimirán en papel tamaño carta con el logotipo del Instituto Nacional de Salud.

5.6.3.3 Nota interna. Es una comunicación de carácter interno, cuyo fin es transmitir información urgente o remitir documentación de pronto trámite. La facultad para expedir notas internas la tiene el Director General, el Secretario General, a nivel general y los subdirectores al interior de sus áreas. Igualmente, las secretarias de la Dirección General, siempre y cuando estén autorizadas por el señor Director, mediante acto administrativo.

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Se imprimirán en papel tamaño carta según formato, con el logotipo del Instituto.

5.6.3.4 Carta personal. Se utiliza cuando es una comunicación interna, dirigida por los funcionarios de la institución a otro servidor público, para tratar un asunto de carácter personal, individual y concreto. Se imprimirán en papel blanco, tamaño carta.

5.7 LEGISLACIÓN NACIONAL DE ARCHIVO

Los archivos al igual que todo en nuestra Colombia, se ha visto desarrollada a través de la jurisprudencia y entre ellos la Constitución CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA Artículo 8º. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y Naturales de la Nación. Artículo 72º. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica. Artículo 15º. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.

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Artículo 20º. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura. Artículo 23º. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Artículo 74º.-Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable.

LEY 80 DE 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Artículo 1º Créase el Archivo General de la Nación Artículo 2º El Archivo General de la Nación tendrá las siguientes funciones: a) Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos b) Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación. c) Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental. d) Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos. e) Promover la organización y fortalecimiento de los archivos así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica. f) Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas Artículo 5º La Junta Directiva estará integrada así: A- El Ministro de Gobierno o su delegado, quién la presidirá. B- Un delegado del señor Presidente de la República con su respectivo suplente.

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C- El Secretario de Administración Pública de la Presidencia de la República o su delegado. D- El Director del Fondo Colombiano de Investigaciones Científicas y Proyectos Especiales "Francisco José de Caldas" COLCIENCIAS o su delegado. E- El Director del Instituto Colombiano de Cultura, Colcultura o su delegado. F- El Presidente de la Academia Colombiana de Historia o por su delegado, el que deberá ser miembro de dicha Academia.

DECRETO 1777 DE 1990 POR EL CUAL SE APRUEBA EL ACUERDO NUMERO 01 DE MAYO 15 DE 1990, EMANADO DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION SOBRE ADOPCION DE LOS ESTATUTOS DE DICHA ENTIDAD.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. ARTÍCULO 14. Con el fin de salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.

DECRETO 1382 DE 1995 Se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación ARTICULO 1o. Para los fines de este Decreto, dentro de los sesenta (60) días siguientes, contados a partir de la fecha de su publicación, los Secretarios Generales de los organismos del orden nacional, deberán presentar al Archivo General de la Nación, sus tablas de retención documental. ARTICULO 2o. Ordenar a los Secretarios Generales de los organismos nacionales, la transferencia de la documentación histórica de los archivos, de conformidad con los plazos y criterios establecidos por el Archivo General de la Nación en el Manual de Transferencias y en el Reglamento General de Archivos. El incumplimiento de estas obligaciones dará lugar a las sanciones disciplinarias previstas por la ley.

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SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO

Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio del la comunidad. Posteriormente, la Ley 594 de 2000, define los órganos asesores, coordinadores y ejecutores del Sistema. Esta normatividad fue reglamentada por el Decreto 4124 de 2004, que establece las instancias del Sistema Nacional de Archivos y le asigna a éstas, las funciones que deben cumplir para su desarrollo. El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional. El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos. Para su desarrollo, el Decreto 4124 de 2004 define las instancias de articulación así: • En el nivel Nacional Órgano Coordinador: Archivo General de la Nación. Instancias Asesoras: Comités Técnicos. • En el nivel Departamental Órgano Coordinador: Archivo General del Departamento. Instancia Asesora: Consejo Departamental de Archivos.

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• En el nivel Distrital Órgano Coordinador: Archivo General del Distrito. Órgano Asesor: Consejo Distrital de Archivos. • En el nivel Municipal Órgano Coordinador: Archivo General del Municipio. Órgano Asesor: Consejo Municipal de Archivos. Órganos Ejecutores: Archivos de las entidades públicas, archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas, archivos privados de interés público y los demás archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivísticos manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema. En la actualidad el Sistema Nacional de Archivos cuenta con 32 Consejos Departamentales de Archivos en los 32 departamentos del país y de igual forma se tiene conocimiento de la creación de 324 Consejos Municipales de Archivos en estos Departamentos y el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá. Desde la creación del Archivo General de la Nación se han venido creando Comités Técnicos Asesores por funciones y Comités Técnicos Asesores por sectores y de acuerdo con las necesidades que surgen en desarrollo de la función Archivística las cuales se reglamentan y se le asignan funciones a través del Decreto 4124 de 2004. Es así que en la actualidad se cuenta con los siguientes comités: COMITÉS POR SECTORES • Comité de Archivos de Instituciones de Educación Superior. • Comité de Archivos Orales. • Comité de Archivos de Curadurías. • Comité de Archivos de Historias Clínicas.

COMITÉS POR FUNCIONES • Comité de Clasificación y Descripción. • Comité de Gestión Documental. • Comité de Conservación.

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• Comité de Reprografía. Así mismo, el Sistema Nacional de Archivos Institucionaliza, consolida y canaliza la comunicación entre los distintos componentes del Sistema Nacional de Archivos, procura el mejoramiento del Talento Humano en archivística y apoya la capacitación en general. Propende por alcanzar condiciones óptimas para el trabajo archivístico, en particular para la recopilación, organización, conservación, investigación y difusión de los archivos, a nivel nacional, regional y local

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EJERCICIO APLICATIVO

Según lo visto resuelva las siguientes preguntas:

1. ¿Quiénes integran el Comité de Archivo? 2. ¿Cuáles son las funciones del Comité de Archivo? 3. ¿Qué ley rige el Archivo General de la Nación? 4. ¿Qué funciones tiene el Archivo General de la Nación? 5. ¿Qué artículo de la Constitución colombiana habla de la importancia de los documento y por qué?

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ANEXO A EJEMPLOS DE CARTAS

(Cód. Dependencia)-(Cód. Serie y/o Subserie) Radicado No. XXXX-XX ------------------ ( 1 interlínea ) Ciudad ----------------------------------- ( 3 interlíneas ) -----------------Señor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Según el caso) NOMBRES Y APELLIDOS Cargo Denominación o Razón Social de la Entidad Dirección Domicilio ------------------ ( 2 interlíneas ) -----------------Asunto: (opcional) ----------------------------------- ( 2 interlíneas) Saludo (expresión opcional) Ej. Cordial saludo señor Forero: ------------------ ( 1 interlínea) Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... .......................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. .................... . ----------------------------------- ( 2 interlíneas ) Despedida, ---------------------------------------------------- ( 4 interlíneas ) -----------------NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ----------------------------------- ( 2 interlíneas ) Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlínea ) Datos del transcriptor GESTIÓN DOCUMENTAL Original: Persona natural y/o jurídica (destinatario) 1ª Copia: Dependencia Productora 2ª Copia: GCA (Serie: Consecutivo de Correspondencia) Resolución No. 165 del 11 de octubre del 2002 Nombre del Archivo Sistematizado en la Dependencia: AGN-FTRD-129.

Tamaño del Formato: Carta.

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CARTA COMERCIAL

Bogotá, 1 de diciembre de 2009

Señora CARMEN EMILIA ROJAS DE ORTIZ Directora Corporación X Calle 17 No. 43FF-52 Medellín

Asunto: Invitación a Seminario de Superación personal Apreciada señora Carmen: Los días 18 y 19 de enero se llevará a cabo en la ciudad de Cartagena el seminario “Superación personal” que contará con la participación de reconocidos estudiosos en el ámbito de las relaciones humanas. Estamos extendiendo la invitación a las más importantes instituciones del país y es por ello que nos ponemos en contacto con Usted, esperando poder contar con la participación de algunos de los miembros de su equipo de trabajo. El seminario hará un gran aporte al trabajo que realizan las entidades en sus comunidades de influencia y ayudará a fortalecer la fuerza de trabajo. No pierda esta oportunidad, nuestro cupos son limitados. Para mayores informes, comuníquese con nosotros a los teléfonos 5182020 ó 5182010, o en nuestro correo electrónico eventos@eventos.com. Contamos con excelentes paquetes, tarifas y descuentos por grupos.

Cordialmente, ROSA ELENA LÓPEZ MEJÍA Directora de Mercadeo

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CARTA OFICIAL

Villavicencio. 18 de Octubre de 2010

Sr. Alfonso Gómez Director general del Banco central del Sur

Asunto: Solicitud de asistencia Inauguración

Los trabajadores de la Oficina "Office" queremos hacerle llegar esta invitación, con motivo de la próxima inauguración de nuestras oficinas. Queremos agradecerle todo su apoyo durante estos años, y la confianza que puso usted en nuestro proyecto al concedernos el préstamo que le solicitamos. Como va a poder comprobar por usted mismo, las nuevas oficinas ya no son un sueño y por fin son una realidad. No dude usted en acudir al evento con su esposa y sus allegados. Tras la conferencia de inauguración, presentada por Ricardo Manzanares, nos consta que es amigo suyo de la infancia, habrá una actuación de la orquesta nacional de Canadá, canapés y regalos para los invitados. A última hora de la noche, se comunicará el ganador de un sorteo de 60.000 euros que el ganador podrá hacer entrega en su propio Banco.

Me despido cordialmente esperando su contestación. Un abrazo de:

Los Trabajadores de las oficinas Office S.R.

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CARTA DE PEDIDOS 9 de Abril de 2010

Sr. D. Manolo Ortiz Director general

Ref. Pedido.

El pasado día 8 recibí en mi domicilio particular su catalogo sobre despachos y muebles de oficina. Quiero agradecerles el detalle de enviarme un obsequio gratuito con su revista y que se acordaran de mi cumpleaños. Como muestra de buena voluntad con ustedes, les paso a continuación el pedido para el siguiente mes de Marzo: - 6 sillas de escritorio de cuero repujado. - 1 monitor de ordenador de 19 pulgadas - Varios teclados de sobra de los que están para tirar, los queremos todos. - 1 mueble de estantería para libros - 1 extintor - 1 papelera pequeña.

Agradezco la atención prestada. _____________________________ Andrés Gómez (Firma)

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CARTA DE EMPLEO

11 de Enero de 2010

Señores: Luis Miguel Núñez Gerente BANCO INTERNACIONAL DEL DISTRITO NORTE

Ref. Solicitud de empleo.

En el diario "Mundo" de hoy, leo su anuncio por el que su Banco solicita un empleado que tenga experiencia en el sector bancario como vendedor de Hipotecas y fondos de inversión en libras esterlinas. Por creer reunir dichas condiciones que ustedes buscan, me ofrezco a usted para desempeñar la vacante. Hablo y escribo correctamente Ingles y obtuve el premio Internacional de Ventas de la universidad de Londres en el año 1999. Creo sinceramente que mis servicios le serán de utilidad a su banco y espero que me conceda una entrevista personal para tratar estos temas en profundidad.

Atentamente ____________________________ Manolo Pérez (Firma)

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CARTA DE AGRADECIMIENTO

Villavicencio, 08 de marzo de 2010

Estimado Sr. Mendoza

Quisiera expresarle por medio de la presente mi agradecimiento por haberme brindado la oportunidad de trabajar en la empresa que Usted administra. Durante el tiempo que he trabajado en Cementos Lima S.A. he podido notar las buenas condiciones laborales que ofrece la empresa y que me han permitido desempe帽arme 贸ptimamente en la labor para que cual fui contratado.

Asimismo, quisiera reiterarle mis deseos de volver a trabajar en Cementos Lima S.A, cuando se presente la oportunidad.

____________________________ Firma Nombre y apellidos del Remitente

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AGRADECIMIENTO COMERCIAL Villavicencio, 08 de marzo de 2010

Señores: Ing. Wilmer Fleitas Aparicio Gerente General Calzado Beta S.A. Ciudad

Estimado Ingeniero.

Es grato saludarlo nuevamente, para agradecerle su participación en la reunión de negocios “El Futuro del Mercado del Calzado en América Latina” donde participaron todos los asociados a la Cámara de Comercio Latinoamericana del Calzado y además para felicitarlo por su excelente ponencia en dicho evento, que ayudo muchísimo a los participantes. Esperamos contar con usted y su vasto conocimiento en el tema para eventos futuros, lo cual redundara en beneficio de nuestros asociados.

Atentamente _____________________________ Gustavo Sánchez Alarcón Gerente General Cámara de Comercio del Calzado.

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CARTA DE RECOMENDACIÓN Villavicencio, 08 de marzo de 2010

Señores: Empresa Contratante (o A quien corresponda) Ciudad

Mediante la presente me dirijo a ustedes con el propósito de presentarles al Señor ………………………………………………… a quien tengo la satisfacción de conocer desde hace cinco años y recomendarlo por conocerlo como un trabajador eficiente y hombre decente. Tuve la oportunidad de trabajar con el Sr ……………………………………………. durante tres años en la empresa ………………………… en la cual pude ser testigo de su responsabilidad, amplio conocimiento, y dedicación en el cargo de profesional de administración. Esta carta de recomendación la realizo a petición del Sr .……………………….....

Atentamente

Sr. Ing. ……………………………….. Supervisor Fábrica de Sacos de Polipropileno Teléfono: 655 8333

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CARTA DE PRESENTACIÓN

Villavicencio, 08 de marzo de 2010

Estimados Señores:

Soy Admistrador de Sistemas de Información, tengo conocimiento en el trabajo en el sector financiero por 20 años . Durante mis estudios universitarios he aprendido a trabajar con ordenadores y utilizo habitualmente Windows, Word, Power Point, Excel … Internet y Outlook Express. Hablo Ingles (mi lengua materna). Estoy ahora aprendiendo el Frances. Soy una persona organizada, observadora y con capacidad de análisis; me gusta combinar el trabajo en equipo con el individual y creo que puedo ayudar a su equipo en las tareas diarias. Durante mis trabajos he realizado cuestionarios a los clientes, para estudiar su grado de satisfacción con el servicio de atención que reciben y he asistido al Gerente general en su trabajo diario. He aprendido a realizar presentaciones en PowerPoint y he desarrollado habilidades para el contacto telefónico con los clientes. Estoy segura de que podré realizar un trabajo muy satisfactorio con ustedes, aprendiendo mucho con entusiasmo, y desarrollando mis habilidades y conocimientos. Un cordial saludo.

__________________________ Rosa Perez Sanchez Madrid-España

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CARTA DE DESPEDIDA

Villavicencio, 08 de marzo de 2010

Señor (e) Distinguidos maestros Público presente

Hasta hace poco tiempo tuvimos la oportunidad de compartir grandes experiencias. Quizá serán éstas buenas o quizá serán de recuerdos ingratos, pero lo fundamental es que durante el lapso de tiempo que permanecí en la institución que ustedes representan, entregué mi vida con emoción, paciencia, sentimiento de ver crecer junto a ustedes la gran alegría de ser grandes siendo pequeños. Es triste tomar la decisión de partir, pero a todos nos llega el momento de decir adiós. Tal vez sea por un corto o un largo tiempo, pero dejaré aquellas aulas en las que recibí y compartí pequeños y grandes conocimientos con todos quienes en mi entorno siempre estuvieron para ayudarme.

Mi grato agradecimiento a todos ustedes.

Siempre los recordaré. Adiós por siempre, ___________________ Julio Pérez

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CARTA DE DESPEDIDA

Estimados compañeros, colegas, amigos y amigas:

Durante mi tiempo en este lugar, realmente conocí un importante valor: el saber que existe el compañerismo verdadero.

No cabe duda que este lugar de trabajo ha representado para mí un importante avance en mi carrera profesional, sus consejos, orientaciones, maneras para adelantar mi trabajo y, sobre todo, aprender cosas nuevas siempre.

En este lugar hay profesionales, pero más que colegas, hay seres humanos que en todo momento estuvieron presentes para ayudarme a realizar bien mi labor. Deseo dejarles mi más profundo agradecimiento. Su amiga, colega y sobre todo servidora,

____________________________ María Pérez

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MODELO DE CARTA DE DESPIDO

En ……………, a …… de ………………. de 20……...

Estimado Sr:

Por la presente, la dirección de la empresa le comunica, que ha tomado la decisión de proceder a la extinción de su contrato de trabajo, en base a las facultades que a la misma se le reconocen en el artículo 54 del Estatuto de los Trabajadores, para proceder a un despido disciplinario. No vemos obligados a tomar esta decisión en base a lo siguientes motivos: …………….. Debe usted saber que dicha falta está tipificada como causa justificada de despido, en el artículo ……….. del convenio colectivo aplicable a esta empresa y sancionable con el despido por el artículo ……… del mismo texto legal. Por ello podrá, contra la referida sanción, recurrir ante el Juzgado de lo Social en el plazo de 20 días contados a partir de la recepción de la presente sin perjuicio del recibo de la liquidación que por saldo y finiquito le corresponde, y que se encuentra a su disposición en las oficinas de esta empresa. Sin otro particular, Le saluda atentamente, Fdo: (la empresa)

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CARTA DE PODER

Yo,……………..(nombre del que cada la carta poder……………, de estado civil ………….., edad……….., ocupación…………, nacionalidad………….., identificada con DNI No. ………….., domiciliada en …………… en Reino Unido, hábil para contratar, inteligente en la lengua castellana, en uso de mis facultades y en nombre propio: Otorgo Poder a don-doña………………, domiciliado en el Perú, para que en mi nombre y representación, efectúe……………(poner el motivo por el que se da la carta poder…………….. y para realizar cualesquiera otras gestiones ante la institución antes mencionada y para cuanto haga mi apoderado en ejercicio de este Poder, que en ningún momento podrá ser tachado de insuficiente o falto de personería. Londres, ……….(fecha)………..

____________________________ ……..(nombre del otorgante)……….

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CARTA DE BIENVENIDA

Estimado amigo:

Queremos agradecerle por su interés en acceder a nuestro nuevo sitio web. En nombre de todo el equipo, deseamos comunicarle nuestros objetivos e ilusiones en el día a día que desarrollamos. La calidad de nuestra empresa no reside sólo en los productos y servicios que comercializamos, sino también en las otras facetas de nuestro negocio: comerciales, de relaciones públicas y de comunicación. Le estaremos muy agradecidos si nos envía sus sugerencias, comentarios, problemas o aspectos relacionados con nuestros productos y nuestra empresa, de forma que podamos atenderlo y responderle inmediatamente. Esperamos y deseamos poder cumplir con sus expectativas de calidad y satisfacción, ya que es nuestra única y verdadera filosofía de trabajo. Un cordial saludo.

El equipo de......

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CARTA DE DEPETICIÓN

Departamento de Visados Embajada de Calle Código Postal Ciudad

Fecha:

Asunto: PETICIÓN DE VISADO

Estimados Sres, Me dirijo a ustedes para solicitarles un visado de estudiante con el que poder realizar mis estudios de LO QUE VAYAS A ESTUDIAR, denominado NOMBRE OFICIAL DEL CURSO Este curso está financiado por mi O EL NOMBRE DE TU EMPRESA SI LO PAGA ELLA. La duración del curso es LA QUE VAYA A DURAR y será impartido por la universidad/centro de… NOMBRE DE LA UNIVERIDAD, que se encuentra en la ciudad de….. , en el estado de …… (si es Estados Unidos) Adjunto les envío la documentación que ustedes solicitan para otorgar este visado (aquí adjuntas lo que te pidan, por ejemplo, certificado de salud, alguna carta de tu empresa, etc. En espera de que mi petición sea atendida de forma positiva, les saluda atentamente Nombre.

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CARTA PARA OFRECER SERVICIOS

Enero 16, 2008 Nombre del destinatario Puesto Nombre de la compañía Dirección Ciudad, estado, país Código postal

Estimado/a [Nombre del destinatario]: Me comunico con usted a los efectos presentarle mis servicios de asesoría para inversores interesados en el sector ___________, en especial en la ciudad de_____ y más que nada en la zona de _______, un mercado que no para de crecer y atrae a muchos empresarios de alto poder adquisitivo, que poco más tarde se convierten en excelentes clientes. Como es de su conocimiento, para que las inversiones brinden una alta rentabilidad a corto, mediano y largo plazo, es fundamental la colaboración estratégica de diversos actores. Yo precisamente me ocupo de crear y dirigir toda la infraestructura de servicios necesaria para desarrollar las operaciones de __________ de principio a fin, aportando conocimientos, contactos de alto nivel y una amplia experiencia en el sector. Le ofrezco: - Crear un equipo de trabajo con expertos profesionales (integrado por autónomos y empresas) para desarrollar la inversión en cualquier zona de España. - Buscar oportunidades de inversión. - Administrar su inversión. - Localizar y adquirir los mejores locales comerciales disponibles en el mercado. - Negociar proyectos y licencias municipales.

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- Gestionar presupuestos con empresas. - Realizar el seguimiento del negocio. - Ocuparnos de la comercialización y venta de las promociones. Mi objetivo es permitirle realizar su inversión de manera autónoma, sin necesidad de colocar dinero en otra empresa, sino en la suya propia, ya sea creando una sociedad o comprando otra ya existente, que pueda operar como promotora en todo el territorio nacional. Es importante destacar que usted puede realizar su inversión en cualquier punto del país, pero especialmente en la ciudad de ______. Es precisamente en esta ciudad donde poseo buenos contactos, ya que es mi lugar de residencia y conozco a la perfección su geografía, su gente y su potencial inversor. Debe saber que una de mis principales características es la flexibilidad para llevar adelante su negocio contemplando todas sus necesidades y requerimientos. Adjunto encontrará una propuesta detallada del negocio, que le permitirá apreciar las ventajas y la conveniencia que en este momento presenta este país para montar su negocio. Si está interesado en recibir mayor información sobre servicios que puedo ofrecerle, no dude en comunicarse y con gusto coordinaremos una entrevista personal o telefónica.

Atentamente,

_________________________ Nombre Información de contabilidad

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CARTA DE QUEJA O CARTA DE RECLAMO Villavicencio, 28 de enero de 2008

Señor.(s) Tienda Grande

Ref. Reclamo Motiva la presente mi disconformidad con el servicio post venta que Tienda Grande me plantea ante una falla en el laqueado de un mueble frutero comprado el día 7 de enero del corriente a través de vuestro servicio de compra on line. (nº de envío 123456789) El día 7 de enero me comuniqué con Tienda Grande para adquirir el mueble, el cual fue entregado oportunamente el mismo día con un costo de envío de $50. En ocasión de mi compra telefónica, y previo a mi decisión de adquirirlo, consulté con personal de jardín (a donde se me transfirió la llamada) si era posible adquirir algún canasto extra dado que quería sustituir el botellero por un canasto, a lo cual me informaron que eran fáciles de conseguir, que seguramente en Ferretería Mario habría. Adquirí el mueble y coordiné el armado con el ensamblador González, contacto proporcionado por Tienda Grande, para el día 10 de enero, lo cual fue pospuesto para el día 11 de enero por lluvia. Luego de tener el mueble armado estuve intentando conseguir un canasto extra, pero me encontré con que no hay en plaza este tipo de canastos; incluso fui hasta Tienda Grande de Buenos Aires Shopping para consultar la posibilidad de compra de un canasto de algún mueble fallado, ante lo cual no supieron informarme y no logré la funcionalidad que necesitaba en el mueble. Hoy realicé el reclamo telefónico ya que, en el día de ayer, al pasarle un trapo húmedo al mueble, se descamó el laqueado de la puerta. Ante mi reclamo la Sra. María Benítez de Sucursal Centro, me informa que el Sr. Gustavo Staffa, Supervisor de Compras, resolvió que el cliente debía trasladar el

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mueble, o al menos la puerta, hasta Tienda Grande Centro para que fuera evaluada la falla, o que, en caso de ser Tienda Grande quien retire el mueble desde mi casa, debo abonar $ 50 por concepto de flete. Lamentablemente no poseo medio de locomoción ni posibilidades como para trasladarme a Tienda Grande con el mueble ni tampoco corresponde que me ponga a desarmarlo para trasladar la puerta. Mi horario de trabajo es bastante extenso y cuando llego a mi casa debo atender a mis trillizos de 9 meses, de modo que me resulta muy complicado poder tomar un ómnibus con mis tres hijos y el mueble para llevarlo a Tienda Grande, cuando la falla resulta por un desperfecto de fábrica el cual, obviamente, no surge en los primeros días de uso del artículo sino que se genera, como en este caso, cuando el mueble es sometido a limpieza. Mi decisión de compra on line se debió al excelente servicio de Tienda Grande en lo que refiera a entrega, y a su reputación respecto a la calidad de productos y atención al cliente. Realmente este servicio post venta con el que me encuentro hoy no es lo que esperaba recibir de parte de Tienda Grande. Agradezco que el tema sea evaluado, considerando que me es imposible trasladar un mueble armado, y que no corresponde que me ponga a desarmar el mueble para quitarle la puerta. Espero contar con vuestro respaldo y puedan darme una solución a este inconveniente. Aguardo vuestra pronta respuesta y agradezco desde ya la atención a mi solicitud.

_____________________________ Lic. María Disconfor Álbez Tel. (555-2) 556-123-778

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ANEXO B FORMATO DE ACTA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ------------------ (1 interlínea) TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN ------------------ (1 interlínea) ACTA No. XX ----------------------------------- (3 interlíneas) -----------------FECHA: (Ciudad, día mes año) ------------------ (1 interlínea) HORA : ------------------ (1 interlínea) LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión) ----------------------------------- ( 2 interlíneas) ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comité. ______________________, _____________ - ____________ ______________________ , ____________ - ____________ ----------------------------------- (2 interlíneas) INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo _______________________ , ____________ _______________________ , ____________ ----------------------------------- (2 interlíneas) AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comité. _______________________, ____________ - ____________ _______________________, ____________ - ____________ ----------------------------------- (2 interlíneas) ORDEN DEL DÍA: ------------------ (1 interlínea) 1o. Verificación de Quórum 2o. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior. 3o. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de __________ _________ ____________ ___________ ___________ _________ _______. ----------------------------------- (2 interlíneas) DESARROLLO:

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------------------ (1 interlínea) 1o. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión. ------------------ (1 interlínea) 2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad. ------------------ (1 interlínea) 3o. Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al respecto.................. ................................

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EJEMPLO DE ACTA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN REUNIÓN ORDINARIA DE COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS ACTA No. 0001

FECHA: Bogotá D.C., 27 de febrero de 2002 HORA: 11:30 a 16:30 Horas LUGAR: Archivo General de la Nación, oficina de Dirección General

ASISTENTES: JORGE PALACIOS PRECIADO, Director General - Presidente. WILLIAM MARTÍNEZ JIMÉNEZ, Jefe División de Clasificación y Descripción - Secretario. JAIRO EDUARDO PENAGOS, Profesional Universitario División de Clasificación y Descripción.

INVITADOS: ELSA MORENO SANDOVAL, Secretario General AGN, JOSÉ ALEXANDER MELO CASTRO, Jefe Grupo de Correspondencia y Archivo.

AUSENTES: CLARA INÉS CASILIMAS, Profesional Especializado División de Clasificación y Descripción.

ORDEN DEL DÍA: 1o. Verificación de Quórum 2o. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior 3o. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de __________ _________ ____________ .

DESARROLLO: 1o. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.

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2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad. 3o. Fue presentado el concepto técnico y la Tabla de Retención Documental de _________________ y al respecto.................. ...... .... ...... . .............. .................. .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .......................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ........................................................................................ CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 21 de mayo del 2002, a partir de las 9:00 a.m., en la Oficina de Dirección General del Archivo General de la Nación.

Autógrafo JORGE PALACIOS PRECIADO JIMÉNEZ Presidente ----------------------------------- (2 interlíneas) Milena L.

Autógrafo WILLIAM MARTÍNEZ Secretario

GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: Dependencia que ejerce Secretaría de Comité (Serie o Subserie a que haya lugar). Resolución No. 165 del 11 de octubre del 2002. Nombre del Archivo Sistematizado la Dependencia que ejerce la Secretaría de Comité: AGN-FTRD-133.

Tamaño del formato: Carta.

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ANEXO C MEMORANDO

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ----------------------------------- ( 3 interlíneas ) -----------------MEMORANDO ----------------------------------- ( 3 interlíneas ) -----------------CÓDIGO: xxx-xx.xx ------------------ ( 1 interlínea ) Ciudad, fecha ----------------------------------- ( 3 interlíneas ) -----------------PARA: NOMBRES Y APELLIDOS Cargo ------------------ ( 1 interlínea ) DE: DEPENDENCIA QUE EMITE EL MEMORANDO ------------------ ( 1 interlínea ) ASUNTO: ............ ......................... ........................... . ----------------------------------- ( 3 interlíneas ) -----------------Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ..................... .................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. ......... .................. ...................... ........ . ----------------------------------- ( 2 interlíneas ) Despedida --------------------------------------------------------------------- ( 4 interlíneas ) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ----------------------------------- ( 2 interlíneas )

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Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlínea ) Datos del transcriptor GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: Dependencia destinataria (serie o subserie a que haya lugar). Copia: Dependencia remitente (serie o subserie a que haya lugar). Resolución No. 165 del 11 de octubre del 2002. Nombre del Archivo Sistematizado en la Dependencia: AGN-FA-130.

Tamaño del formato: Carta.

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EJEMPLO DE MEMORANDO

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

MEMORANDO CÓDIGO:

302-14.02 Bogotá D.C, 15 de abril del 2002

PARA:

Dr. ERNESTO JAIMES SÁNCHEZ Coordinador Grupo Laboratorio de Restauración

DE:

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

ASUNTO:

Solicitud diseño unidades para conservación documentos.

Atentamente me permito solicitar el diseño de unidades de instalación para la conservación de documentos contables - soporte papel. Dicha solicitud obedece a que las carpetas y muebles tradicionales que se utilizan para archivar los documentos de gestión en Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, no son compatibles con el tamaño de éstos, factor que confluye para la conservación adecuada. Además algunos documentos llevan anexos en tamaños mas pequeños, por ejemplo formatos de recibos, oficios en tamaño carta, como sucede con el informe de ejecución presupuestal, entre otros. Agradezco la atención a la presente y las recomendaciones pertinentes para cada caso.

Cordialmente,

JOSÉ ALEXANDER MELO CASTRO Jefe de Grupo de Correspondencia y Archivo

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Anexo: Dos Modelos de Informe, un Boletín Diario y una publicación del Sistema General de Seguridad Social.

Jorge T.

GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: Dependencia destinataria (serie o subserie a que haya lugar). Copia: Dependencia remitente (serie o subserie a que haya lugar). Resolución No. 165 del 11 de octubre del 2002. Nombre del Archivo Sistematizado en la Dependencia: AGN-FA-130.

Tamaño del formato: Carta.

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ANEXO D CIRCULAR

Espacio para logotipo (sólo para circular externa)

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (encabezado sólo para circular interna)

----------------------------------- ( 3 interlíneas ) -----------------CIRCULAR Nº_____ ----------------------------------- ( 3 interlíneas ) -----------------CÓDIGO DEPENDENCIA-Número de serie y/o subserie Ciudad, fecha (cuando se trate de circulares externas, la fecha será colocada por el GCA, mediante radicado) ------------------ ( 2 interlíneas ) -----------------DESTINATARIOS ------------------ ( 2 interlíneas ) -----------------Asunto: (Síntesis del tema de la Circular) ----------------------------------- (3 interlíneas) -----------------Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ..................... .................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. .......... ----------------------------------- ( 2 interlíneas ) Despedida ---------------------------------------------------- ( 3 interlíneas ) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------

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------------------ ( 2 interlíneas ) Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlinea ) Datos del transcriptor GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: DG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Externas, Subserie: Circulares Internas) ó SG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Internas). Copia: Destinatario. Resolución No. 165 del 11 de octubre del 2002. Nombre del Archivo Sistematizado en DG ó SG: AGN-FTRD-132.

Tamaño del formato Carta.

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EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

CIRCULAR INTERNA No. 001

300-01.01 Bogotá D.C, 3 de junio de 2002

PARA FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DEL AGN. Asunto: Utilización del Carné.

Se recuerda a todos los funcionarios y contratistas del Archivo General de la Nación, que es obligación portar el carné en un lugar visible mientras permanezca en las instalaciones de la Institución. La no observancia de esta obligación es causal de mala conducta y además, éste es requisito indispensable para poder ingresar a la Institución a prestar el servicio contratado.

Sin otro particular,

ELSA MORENO SANDOVAL Secretaria General.

Jenny A.

GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: DG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Internas) ó SG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Internas). Copia: Destinatario. Resolución No. 165 del 11 de octubre del 2002. Nombre del Archivo Sistematizado en DG ó SG: AGN-FTRD-132. Tamaño del formato: Carta.

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EJEMPLO DE CIRCULAR EXTERNA

CIRCULAR EXTERNA No. 001

200-01.02 Bogotá D.C,

PARA: ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL

Asunto: Presentación de Tabla de Retención Documental

En cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1382 de 1995, por el cual se fijan plazos para que las entidades del orden nacional presenten al Archivo General de la Nación las Tablas de Retención Documental, invitamos a una serie de reuniones periódicas a los Jefes de Archivo de las Entidades del Orden Nacional. Dichas reuniones se realizarán en las instalaciones del Archivo General de la Nación, ubicado en la carrera 6 No. 6 - 91, Bogotá D.C. Allí se plantearán los lineamientos generales para la realización y presentación de Tablas de Retención.

Cordial Saludo,

JORGE PALACIOS PRECIADO Director General.

Anexo: dos folios (Fotocopia Decreto 1382 de 1995). Olga R.

GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: DG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Externas). Copia: Destinatario. Resolución No. 165 del 11 de octubre del 2002. Nombre del Archivo Sistematizado en DG: AGN-FTRD-132.

Tamaño del formato: Carta.

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ANEXO E INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LA NOTA INTERNA

NOTA INTERNA: Es un formato preimpreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite, entre las dependencias del AGN y sus funcionarios.

PARTES DE LA NOTA INTERNA

FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año. PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota. DE: Nombre de la dependencia que remite la nota. CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda. OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente. FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, según lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad. DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma.

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EJEMPLO NOTA INTERNA

NOTA INTERNA

No. 001 FECHA: 6 de mayo de 2002 PARA: Ing. CONSUELO INÉS NÚÑEZ PINZÓN_(Jefe (E) Grupo de Talento Humano) DE: JOSÉ ALEXANDER MELO CASTRO_(Jefe Grupo de Correspondencia y Archivo) URGENTE ____ PARA SU INFORMACIÓN ____ FAVOR DAR CONCEPTO ____ INFORMAR POR ESCRITO ____ ENCARGARSE DEL ASUNTO _X _ OTRO: ______________________

ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA __ DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA ____ FAVOR TRAMITAR ____ ARCHIVAR ____ ENTERARSE Y DEVOLVER ____ DILIGENCIAR Y DEVOLVER ____

Observaciones: Comedidamente, solicito diligenciar el Formato “CONTRATISTA” AGN-083 para el señor PEDRO PÉREZ, cuyo contrato posee vigencia de enero 2 a julio 2 del 2002._____________________________________________________ ___________________________________________________________________

Atentamente:___________________________________________________________

FIRMA: _______________________ RECIBIDO: _________________ FECHA:

_________________

HORA:

_________________

AGN-FR-131.

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GLOSARIO

AGENTE BIOLÓGICO: organismos o microorganismos que causan deterioro en los documentos. El hombre, los roedores, los hongos, las bacterias, etc.

AGENTE CONTAMINANTE: microorganismos que atenta contra la integridad física del documento.

ARCHIVO ACTIVO: documentos que se consultan permanentemente. Forman el archivo corriente, vigente o de gestión.

ARCHIVO CENTRALIZADO: información de toda la empresa reunida en una sola oficina.

ARCHIVO DESCENTRALIZADO: la documentación que le compete recibir, despachar, archivar y conservar a cada una de las oficinas.

ARCHIVO SATÉLITE: conserva información técnica muy especializada y de consulta permanente como secretarías académicas, hojas de vida, investigación de mercado, etc.

ARCHIVO SEMIACTIVO: documentos que ya cumplieron su trámite, pero por razones legales, fiscales o administrativas, siguen vigentes aunque se consulta con menor frecuencia. Se conocen también como intermedios o centrales.

CÁMARA PLANETARIA: equipo usado en microfilmación para la fotografía de imágenes. Se caracteriza por que tanto la película como el documento permanecen quietos en el momento de la exposición.

CÁMARA ROTATIVA: tipo de cámara de microfilmación que se caracteriza por el movimiento sincronizado de la película y el documento durante la exposición.

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CD-ROM: disco compacto, de la tecnología del video-disco óptico, para almacenamiento de información, donde la grabación y lectura se realizan por medios ópticos a través de un haz de luz intenso producido por un dispositivo láser.

COHESIÓN FUNCIONAL: unión de todas las áreas alrededor de procesos comunes.

COMITÉ DE ARCHIVO: órgano interno de carácter asesor del nivel directivo, responsable de definir las políticas, organización y control de los procesos relacionados con los documentos y los archivos.

CONTROL CRUZADO: hojas de ayuda que facilitan la ubicación de un documento que puede ser archivado en dos carpetas.

DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS: proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, de manera que permita su identificación, localización y recuperación de la información que contienen, ya sea con fines administrativos o de investigación.

DISCO ÓPTICO: tecnología desarrollada para la lectura y grabación de datos sobre un disco o superficie mediante el uso del rayo láser, capaz de registrar información mediante señales eléctricas y luego reconvertirlas a información digitalizada.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones que tienen valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

EVALUACIÓN DOCUMENTAL: función destinada a determinar la clasificación posible de documentos, para su conservación, transferencia o eliminación según su uso y valor.

EXPURGO: fase final del proceso de Selección Documental, la cual permite ubicar físicamente los documentos a conservar y los documentos de destruir.

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HIGROSCOPIO: instrumento que se utiliza para medir el porcentaje de humedad relativa. Se llama también hidrómetro.

HUMEDAD ABSOLUTA: cantidad de vapor de agua, en un volumen dado. Se expresa en gramos sobre metro cúbico.

INDIZACIÓN: registro ordenado de datos e informaciones con el fin de elaborar su índice.

LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA: conjunto de normas que regulan la conservación, acceso, protección y organización de los archivos.

LUMEN: unidad de flujo luminoso.

LUZ INCANDESCENTE: luz artificial originada por los bombillos.

MANUAL DE ARCHIVO: documento puntual, claro y sencillo que establece la unificación de criterios y pautas de organización que se deben aplicar en el desarrollo de los procesos de correspondencia y archivo de documentos en una entidad.

MICROFILMACIÓN: técnica fotográfica para registros de documentos en imágenes reducidas.

MICROFILME: película de 16 a 35 mm utilizada en microfilmación. Fotografía en película usada para reproducción de documentos microfilmados.

PLAZO PRECAUCIONAL: tiempo prudencial de conservación de los documentos, una vez concluida su vigencia, como prevención de posible reclamaciones.

REDUNDANCIA: envío de la misma información a varias dependencias.

SISTEMA: conjunto de elementos que interactúan entre sí con un fin específicos.

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SUBSISTEMA: microsistema que reúne las mismas características del sistema al que pertenece.

TABLA DE RETENCIÓN: lista de series o tipos documentales a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa de su ciclo vital, así como su destino, una vez finalizada su vigencia administrativa, legal o fiscal.

TRÁMITE DEL DOCUMENTO: acumulación de antecedentes o pasos necesarios para la acción administrativa o jurídica que se pretende con un documento de archivo.

VALOR PRIMARIO: grado de utilidad que tiene los documentos mientras sirvan a la institución productora y al iniciador, al destinatario o beneficiario del documento, es decir a los involucrados en el tema o asunto.

VALOR SEGUNDARIO: cualidad que interesa a los investigadores, surge una vez agotado el valor primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. VIGENCIA: capacidad o “fuerza” de un documento de archivo para testimoniar, obligar o informar sobre un asunto.

XILÓFAGOS: insectos que comen madera.

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CONCLUSIONES

Sabiendo la necesidad de reorganizar y reorientar funcionalmente los servicios documentales y archivísticos de las organizaciones, se diseño el manual de archivo y correspondencia para el manejo de los documentos administrativos logrando eficiencia y racionalización de la información, basada en el principio de conformar información más no papeles. Esta reorientación en el manejo de los archivos y su concepción tiene que ver también con el establecimiento de un ambiente de trabajo adecuado, la capacitación del personal, el establecimiento de las relaciones de trabajo entre las unidades y el personal. Son en resumen la planeación, organización y control del trabajo informativo y la actuación de quienes lo desempeñan, los elementos que juegan el papel más importante, puesto que un servicio de información eficiente ayuda a otros a hacer su trabajo en forma eficaz. Por tal motivo se elaboro el MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA que se puede implementar en la institución de Coinspetrol para beneficio de toda la comunidad organizacional, donde el personal administrativo llevara un control de documentación (datos personales, cheques, pagares, constancias….) de los estudiantes, del personal docente y general como soporte de las actividades realizadas de la institución. También es una herramienta útil para los estudiantes asistentes administrativos de la industria del petróleo, los cuales deben saber manejar adecuadamente el archivo y la correspondencia en el campo laboral. Cabe a notar que el contenido del Manual de Archivo y Correspondencia es de gran importancia y beneficio para todas las empresas, organizaciones e instituciones.

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BIBLIOGRAFIA

GONZÁLEZ, de Ríos Beatriz. SÁNCHEZ de Laguna, Amparo. Organización De Archivos. Grupo Editorial Norma Educativa, Bogotá 1995.

CIBERGRAFIA

http://es.wikipedia.org/wiki/Párrafo - 29k http://www.monografias.com/trabajos66/buen-estilo-redaccion/... http://www.monografias.com/trabajos12/mecanov/mecanov.shtml - 54k http://literafa.obolog.com/normas-icontec-82811 - 122k http://www.archivogeneral.gov.co http://www.archivonorma.com

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