Guia 3 organizar eventos no 3 jal by Jaime Alberto Londoño Briceño

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Técnico en asistencia administrativa Nombre del Proyecto: Ejecutar una propuesta metodológica para la formalización empresarial de las pymes del sector comercio del Departamento del Quindío Fase del proyecto:

Código: Versión:

122121 2

Código: 701410 Ejecución

Actividad (es) de Aprendizaje: Medios de divulgación: masivos y no masivos. Concepto clasificación de Comunicaciones y tarjetas protocolarias Actividad (es) del Proyecto: Realizar el evento teniendo en cuenta las directrices de la organización.

Definición de Memorias, Información, Recolección de información y edición y almacenamiento de información.

Ambiente de formación ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente

MATERIALES DE FORMACIÓN DEVOLUTIVO CONSUMIBLE (Herramienta (unidades - equipo) empleadas durante el programa) Computad ores con conectivid ad a internet. Mesas y sillas.

N/A

Concepto de Conservación de soportes documentales. Y legislación vigente. Concepto de Presupuesto. Normas de seguridad aplicadas a eventos Resultados de Aprendizaje: 226702 - Aplicar el proceso

Competencia: 210601002 Organizar eventos

que Página 1 de 12

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el propósito, objetivo, Plan, protocolo, los medios de divulgación y las políticas de la Organización Duración de la guía ( en horas):

promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa.

40 horas

2. INTRODUCCIÓN

La organización de eventos es una de las tareas para la que más preparación se requiere ya que se debe tener en cuenta el hecho de que la mayoría de los eventos, necesita que todo lo que lo compone funcione a la perfección, de esta manera es mucho más fácil no solo lograr las expectativas de la empresa, la de todos aquellos que están presentes en dicho evento. La mayoría de las empresas realizan diversos tipos de eventos los cuales se caracterizan por representar diferentes aspectos empresariales, tales como las presentaciones de publicidad, las planificaciones de mercado y hasta incluso las fiestas de fin de año, por eso en muchos casos son las mismas empresas quienes destinan uno de sus departamentos a la organización de eventos empresariales. Los eventos pueden ser conferencias, los congresos y las exposiciones y exposiciones entre otros, los cuales pueden ser muy importantes para explicar algún tipo de planificación que se realice con respecto a los contenidos de la empresa.

En este resultado se aterrizaran concepto de precedencias y orden jerárquico, tipos de eventos, montaje de mesas, etiqueta en la mesa y conceptos protocolarios en la organización de un evento.

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3.1

Actividades de Reflexión inicial.

¿Considera Usted que por medio de la realización de eventos se logre la fidelización de los clientes? ¿Considera Usted benéfico el recibir capacitación en técnicas de comunicación para obtener buenos resultados en la realización de eventos empresariales? ¿Si aprendemos a trabajar en equipo, los eventos empresariales darán mejores resultados?¿

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.) ¿Cree Usted que los eventos empresariales son la mejor estrategia para establecer contacto directo con los clientes actuales o potenciales? ¿Considera Usted que la organización de eventos empresariales se convierte en una herramienta fundamental de comunicación, que permite transmitir información acerca de nuevos productos y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización? ¿Cree Usted que una buena capacitación en organización de eventos mejoraría la productividad y competitividad de una empresa? El SENA capacita a los aprendices a través de un proceso constante de retroalimentación entre la teoría y la práctica, para enfrentar los problemas encontrados en las empresas en cuanto a la deficiente organización de eventos empresariales, con el fin de mejorar su productividad y competitividad. Teniendo en cuenta el objeto de estudio, el aprendiz debe desarrollar actividades que den respuesta a la situación problemática planteada, mediante la estrategia del aprendizaje por proyectos y la aplicación de técnicas didácticas activas, tales como: talleres, simulación de casos, Página 3 de 12

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02 Código: GFPI-F-019 juego de roles, entre otras, aplicadas al desarrollo curricular propios del objeto de estudio. Además, debe comprender e interpretar los diferentes conceptos pertinentes, apoyándose en los documentos suministrados como material didáctico. Su trabajo autónomo, trabajo en equipo, y colaborativo, le permiten un mejor desempeño en sus actividades de aprendiz, garantizando un óptimo resultado. Su condición de librepensador y sentido crítico, lo llevará a la adquisición de nuevos conocimientos, asociándolos a sus conocimientos previos y a la retroalimentación recibida de su instructor y compañeros de curso. 3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

 Orientar contenidos usando las herramientas informáticas, nube, (web), videos.

información en la

 Pensamiento empresarial planeación estratégica  Análisis del entorno empresarial, políticas de desarrollo regional y nacional, caracterización zonal y tipología, análisis global del entorno  Diferentes modelos de organización de eventos  Las herramientas adecuadas para la organización de eventos.  Tipos de herramientas y criterios para utilizarlas.  Identificar la planeación como punto de partida para elaboración de un evento  Diagnosticar la viabilidad productiva y financiera de un evento  Pensamiento empresarial (Emprendimiento)  Presenta modelo para la presentación de un evento

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02 Código: GFPI-F-019  Identificar la idea de negocio o proyecto. 3.4 Actividades de transferencia del conocimiento. 1. Medios de divulgación: masivos y no masivos. 2. Concepto clasificación de Comunicaciones y tarjetas protocolarias 3. Definición de Memorias, Información, Recolección de información y edición y almacenamiento de información. 4. Concepto de Conservación de soportes documentales. Y legislación vigente. 5. Concepto de Presupuesto. 6. Normas de seguridad aplicadas a eventos. Con el fin de evidenciar la aplicación o transferencia de los conocimientos, habilidades y destrezas adquiridas en su proceso de aprendizaje a contextos reales, los aprendices deben realizar la organización de un evento en la I.E. a la cual pertenece y/o empresas del municipio.

3.5 Actividades de evaluación. Evidencias de Aprendizaje Evidencias de Conocimiento :

•

 Diagnostico empresa  Ficha técnica del evento

•

 Organigrama  Cronograma de actividades Página 5 de 12

•

Criterios de Evaluación

Técnicas e Instrumentos de Evaluación

Estructura eventos menores aplicando las etapas, los conceptos básicos y las directrices de la organización. Selecciona los recursos humanos, técnicos y tecnológicos requeridos para la planeación, coordinación y ejecución del evento. Selecciona los medios técnicos y tecnológicos

Observación directa , valoración de producto y Lista de chequeo

Evidencias de Desempeño:

Evidencias de Producto:

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para la divulgación del evento. • Realiza la divulgación del evento, de acuerdo con las políticas de la organización • Conserva los documentos, producto del evento, de acuerdo con el soporte y la legislación vigente. • Selecciona las propuestas de los proveedores, teniendo en cuenta los requerimientos para el evento y cumpliendo con el presupuesto asignado. • Determina las medidas de seguridad necesarias para la realización del evento. Realiza el evento de acuerdo con lo planeado y las políticas institucionales.

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

DURACIÓN

Materiales de formación devolutivos: (Equipos/Herramientas)

Materiales de formación (consumibles)

Talento Humano (Instructores)

(Horas)

ACTIVIDADES DEL PROYECTO Descripción

REALIZAR EL EVENTO TENIENDO EN CUENTA LAS DIRECTRICES DE LA ORGANIZACI ÓN

40 horas

Video Beam, Computadore s con conectividad a internet. Mesas y sillas.

Cantidad

De 30 a 35

Descripción

Marcadores Borradores Hojas de papel Sacapuntas Lápiz lapiceros , etc.

Cantidad

Especialidad

De acuerdo al Economista o número de Administrador de aprendices empresas

Cantidad

AMBIENTES DE APRENDIZAJE TIPIFICADOS ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente Ambientes de aprendizaje de la Institución Educativa que cumplan con los elementos mínimos de conectividad; salud ocupacional, como ventilación, luz, fácil acceso y salida en momentos de emergencia y preservación del medio ambiente.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02 Código: GFPI-F-019 Organización: La organización es el resultado de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles (humanos, financieros, físicos y otros) y las actividades necesarias, de tal manera, que se logren los fines propuestos. Evento: Acontecimiento, suceso eventualidad Definición evento según NTS OPC: Término genérico que designa cualquier tipo de reunión de corte científico, técnico, cultural, deportivo, educativo, político, social, económico, comercial, religioso, promocional o de otra índole, que facilite el intercambio de ideas o conocimientos y de experiencias entre los participantes. Evento empresarial: En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado actual. De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo. Congreso: Reunión generalmente periódica que trata un tema de interés particular, tiene una participación abierta a todo el que le interese, requiere gran cantidad de servicios y Alternos dentro de su programa como actividades recreativas y turísticas, por Página 8 de 12

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02 Código: GFPI-F-019 lo general trabaja con comités y sesiones generales y su proceso de organización, desarrollo y conclusiones están destinadas a recibir una gran publicidad. Su objeto incluye el permitir el intercambio y asimilación de ideas, información y conocimiento técnico entre personas que tienen los mismos intereses. Convenciones: Reunión de un grupo de personas en su propia representación o las de entidades que comparten intereses comunes, ya sean comerciales, industriales, profesionales, políticos, privados, particulares, religiosos o de otra índole. Dimensión: Categoría del evento, que se divide en nacional o internacional, y de carácter público, privado o mixto. Ferias: Evento donde se expone bienes y/o servicios por un tiempo determinado en un mismo recinto a un grupo de personas interesadas, con el fin de estimular las relaciones comerciales. OPC: Son operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones. Son personas naturales o jurídicas legalmente constituidas que se dediquen a la organización de certámenes como congresos, convenciones, ferias, seminarios y reuniones 5. GLOSARIO DE TERMINOS

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6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_de_eventos http://www.eventplannerspain.com/ideas-y-consejos-eventos/c%C3%B3mo-planificar-yorganizar-un-evento http://www.smart-events.net http://www.iccaworld.com/ http://www.slideshare.net/will0903/manual-sobre-la-organizacin-de-eventos11758963#btnNext http://www.slideshare.net/mcielak/el-poder-de-una-buena-organizacin-de-eventos-byjochoa-ofarril Recomendada http://blog.eventioz.com Video http://www.youtube.com/watch?v=CSmFaYb5TcY Como organizar eventos http://www.youtube.com/watch?v=jE4sBpNLFLE Como organizar eventos empresariales

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7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Alberto valencia Galvis, Instructor Centro de Turismo y Comercio. Armenia, junio 09 de 2014. Ajustado por: Jaime Alberto Londoño Briceño Centro de Comercio y Turismo Junio 19 de 2015 Página 11 de 12

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