Consultoría sobre elaboración de los Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional de la Entidad Prestadora de Servicios Ilo S. A.
Informe Final de Consultoría sobre el desarrollo del Reglamento de Organización y Funciones (ROF)
Preparado por
Lic. Adm. Julio César Mendoza N. Consultor en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos
Ilo, Julio 2008
INTRODUCCION En nuestro Informe Final de Consultoría sobre el desarrollo del Organigrama Estructural Organigrama Funcional y Cuadro de Asignación de Personal (CAP), expusimos la normatividad legal vigente y aspectos relacionados con el diseño de la Estructura Orgánica, Estructura Funcional (Puestos) y otros, que constituyen la justificación técnica del desarrollo del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la EPS ILO S. A. Es decir, lograr que se establezcan los objetivos funcionales, la estructura orgánica, los cargos necesarios, las funciones y requisitos de los cargos y los procedimientos de la EPS ILO S. A. La normatividad legal vigente, establece que, las entidades como la EPS ILO, deberán desarrollar la secuencia de formulación de los documentos técnicos normativos de gestión institucional de la siguiente forma: 1. Previamente, formular y aprobar el Organigrama Estructural. 2. Formulación y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones (ROF). 3. Formulación y aprobación del Cuadro para Asignación de Personal (CAP), en base al ROF. 4. Formulación y aprobación del Manual de Organización y Funciones o Manual de Descripción y Especificación de Puestos (MOF – MDYEP), en base al CAP 5. Formulación y aprobación del Manual de Procedimientos, en base al ROF, CAP y MOF. Es conveniente tener en cuenta, que el diseño organizacional es base fundamental para la formulación indistinta de uno o de todos los documentos técnicos normativos de gestión antes citados. Es necesario señalar, que el Reglamento de Organización y Funciones (ROF), precisa la Naturaleza, la Finalidad, las Funciones Generales, la Estructura, las Atribuciones y Funciones de los Titulares de las Unidades Orgánicas y sus relaciones. Mientras que el Cuadro para Asignación de Personal (CAP) contiene los Cargos necesarios que la Alta Dirección prevé como necesarios para e! normal funcionamiento de una entidad. En ese sentido el Manual de Organización y Funciones, próximo a elaborarse, presenta como objetivo la definición y precisión de las funciones especificas, líneas de autoridad, de responsabilidad y requisitos mínimos de los cargos, por lo que para su elaboración se debe tomar en cuenta los siguientes referentes: 1. Reglamento de Organización y Funciones (ROF) 2. Cuadro para asignación de personal (CAP
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I.
ASPECTOS GENERALES 1. ¿Qué es un Reglamento de Organización y Funciones? El Reglamento de Organización y Funciones (ROF) es un documento técnico normativo de gestión institucional que contiene la organización formal de una entidad pública, vale decir, contiene su estructura orgánica así como las funciones generales y específicas de cada uno de sus órganos y unidades orgánicas. A diferencia de un reglamento propiamente normativo, es decir, aquél que desarrolla lo regulado por una ley sustantiva (por ejemplo, el Reglamento de la Ley General de Pesca), un ROF es un reglamento de tipo administrativo o de organización que ordena las funciones y actividades a cargo de cada entidad pública. 2. ¿Qué quiere decir que el ROF sea un documento técnico normativo de gestión? El ROF es un documento:
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Técnico: dado que es el resultado del proceso de planeación organizacional
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Normativo: pues constituye una norma de carácter público y de obligatorio
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De gestión: ya que es una guía administrativa para la entidad y su personal sobre cómo se han asignado las funciones y responsabilidades en su interior.
en el cual una entidad define el modelo de organización que mejor le conviene para el cumplimiento de sus funciones y objetivos. cumplimiento para la entidad.
¿Cuál es la utilidad de un ROF? El Reglamento de Organización y Funciones es un instrumento útil para diferentes actores: Para la entidad • Presenta una visión de conjunto de la entidad y de los órganos y unidades que la componen. • Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la entidad y a los órganos y unidades orgánicas que la componen, evitando duplicidades e identificando responsables. Para el personal de la entidad • Permite al personal que trabaja en la entidad identificar qué atribuciones y responsabilidades le corresponde a cada uno de los órganos y unidades orgánicas en los que labora de modo tal que oriente su labor al cumplimiento de tales funciones. • Facilita la integración del personal nuevo al contar con un documento que lo orienta sobre el quehacer de los órganos y unidades de la entidad. Para otras entidades públicas • Al delimitar los campos de actuación de las entidades públicas, contribuye a una mejor coordinación entre éstas al facilitar la búsqueda respecto de “con quién coordino y sobre qué materias”.
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Para quienes ejercen control sobre la entidad • Facilita la labor de quienes ejercen algún tipo de control sobre la entidad al identificar a los órganos responsables del cumplimiento de las funciones encomendadas a la entidad. 4.
¿Qué entidades deben contar con un ROF? No todas las entidades conocidas como públicas (según la definición contenida en los incisos 1 al 7 del artículo I del titulo preliminar de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General) están sujetas a la elaboración de un ROF. En ese sentido, dicha norma establece que son entidades que requieren un ROF aquéllas organizaciones que por las competencias y funciones conferidas por las normas ejercen actividades de manera permanente. En ese sentido, son entidades que requieren contar con un ROF: • Ministerios y sus Organismos Públicos Descentralizados, incluyendo los Reguladores • Organismos Constitucionalmente Autónomos • Gobiernos Regionales • Gobiernos Locales y sus Organismos Públicos Descentralizados • Así como a toda organización que cumpla con funciones de carácter permanente, es decir que haya sido creada por norma con rango de Ley que le otorga personería jurídica. De otro lado, los Lineamientos excluyen expresamente del aplicación a otras organizaciones que si bien cumplen con lo es decir ejercen una actividad permanente y son reconocidas públicas, por su naturaleza y funciones son reguladas especializados, tal es el caso de: • •
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II.
ámbito de su antes señalado, como entidades por organismos
Las Empresas del Estado cuya regulación, y por ende su ROF, debe ser regulado y revisado por el FONAFE, al ser éste último el titular de las acciones de las empresas del Estado; Las Empresas Municipales, cuyas acciones son de titularidad del Gobierno Local, siendo el Directorio de cada empresa municipal el encargado de aprobar su organización de acuerdo con las normas que regulan la forma empresarial que cada empresa haya adoptado; Las Universidades Públicas, cuyos ROF deben ser regulados y revisados por la Asamblea Nacional de Rectores, salvo en lo que compete las áreas administrativas, para las cuales se aplica lo mencionado en los Lineamientos.
SECUENCIA DE FORMULACION NORMATIVOS DE GESTION
DE
LOS
DOCUMENTOS
TECNICOS
El diseño de la organización de las entidades se establece y describe en los documentos de gestión institucional. Las entidades podrán desarrollar la secuencia de formulación de los documentos técnicos normativos de gestión institucional de la siguiente forma: a) Formulación y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) b) Formulación y aprobación del Cuadro para Asignación de Personal (CAP) en base al ROF. c) Formulación y aprobación del Manual de Organización y Funciones, en base al ROF y el CAP.
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d) Formulación y aprobación del Manual de Procesos y Procedimientos (MAPRO), en base al ROF, CAP y MOF. e) Formulación y aprobación del Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA), en base al Manual de Procesos y Procedimientos y Dispositivos Legales vigentes. Los documentos de gestión podrán elaborarse en forma simultánea, como por ejemplo el ROF/CAP y el CAP/MOF, siendo posible que previamente al CAP se elabore el MOF. La aprobación de los documentos de gestión debe seguir la secuencia que se enuncia en los literales de la a) a la e) III.
REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES 1. Finalidad del ROF Establecer formalmente la organización necesaria que oriente los esfuerzos para lograr la misión, visión y objetivos estratégicos de la Entidad. 2. Fuentes de Información El ROF se elabora según la normatividad vigente que sea aplicable, los lineamientos de política institucional, el planeamiento estratégico y la evaluación de la organización vigente de la Entidad. Son fuentes de información: - Lineamientos de política sectorial. - Plan estratégico de la Entidad. - Documentos de gestión previos. - Evaluación de los planes estratégicos previos. - Evaluación del desempeño organizacional de la organización vigente. - Inventario de procesos y procedimientos. - Análisis funcional de procesos. 3. Utilidad del ROF El ROF formaliza la organización de la entidad y se constituye en un instrumento de gestión para el cumplimiento de metas y la obtención de resultados orientados a satisfacer las necesidades del usuario. 4. Criterios para la elaboración del ROF Se ha tomado en cuenta los siguientes criterios para la elaboración del ROF: 4.1. Para la identificación de las funciones: - Las funciones identificadas (o que se desarrollan) deben guardar estricta relación con el logro de los objetivos y garanticen el logro de la misión y la visión de la entidad. - Las funciones a establecer o determinar deben tener estricta relación con: el rol, marco estratégico y análisis situacional de los servicios de saneamiento de la entidad. - Considerar los procesos fundamentales de la atención a los usuarios, de los servicios de agua potable y alcantarillado. - Considerar los procesos fundamentales de cada una de las unidades orgánicas y funcionales de la Entidad. - Articular los procesos de los órganos de dirección, asesoría, apoyo y de línea. - Articular los procesos del sistema de información, con el gobierno regional, local e intersectoriales vinculados. Ordenar las funciones de cada unidad orgánica de acuerdo a su 4.2. complejidad, alcance e importancia. 4.3. La función debe ser susceptible de ser programada, asignada y verificarse su logro o resultado para el usuario interno o externo según corresponda.
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Las funciones deben ser redactadas, considerando las siguientes indicaciones: - Usar el verbo principal en infinitivo, no explicar el cómo se realizará la función. - Usar términos o expresiones concretas u objetivas (evidenciables), evitando las ambiguas y subjetivas, así como el uso de adjetivos y calificativos (óptimo, eficaz, eficiente, de calidad, excelente). - En los casos que la función se relacione con producir documentos, productos, etc., se debe precisar en la función el propósito de conocer o entregar el citado producto o documento específico. - No se debe hacer mención en el ROF a denominaciones de cargos, ni funciones de los mismos, pues ellos se establecen, en el CAP y en el MOF, excepto las atribuciones y responsabilidades del Titular de la Entidad o del cargo que lo reemplace. - Considerar que el ROF debe ser entendido por el personal y la población, que no necesariamente domina términos técnicos, de manera que se comprenda el sentido de la norma con total transparencia y pueda exigir su cumplimiento. La estructura orgánica, se establece hasta el tercer nivel organizacional. Al diseñarse o modificarse la estructura orgánica deberá tenerse en cuenta que una unidad orgánica debe contar como mínimo con seis (06) cargos ocupados para justificar su diseño y existencia. Las excepciones al número de cargos deberá ser sustentado técnicamente. Los comités, comisiones y equipos de trabajo, no constituyen unidades orgánicas estructuradas, por lo general no establecen un nivel organizacional ni jerárquico en la cadena de mando. En la elaboración del ROF se deberá considerar el siguiente esquema básico: - Presentación / Introducción - Generalidades Objetivo del reglamento Alcance del reglamento Domicilio Legal Visión, Misión y Objetivos Estratégicos - Organización Naturaleza Funciones Generales Estructura Orgánica Funciones de las unidades orgánicas - Relaciones Interinstitucionales - Régimen Económico - Régimen Laboral - Disposiciones complementarias, transitorias y finales - Organigrama Estructural
5. Procedimiento para la Formulación y Aprobación del ROF Actores que participan en su elaboración La Oficina de Planeamiento: Es el órgano responsable de formular el proyecto de ROF, y de elaborar el Informe Técnico Sustentatorio que justifique las modificaciones al documento de ROF propuestas. Actores que participan en su aprobación Órgano de Asesoría Legal: Es el responsable de dar el visto bueno legal al proyecto de ROF además de emitir el Informe Legal con el proyecto de dispositivo legal aprobatorio. Titular de la entidad: Se encarga de aprobar el proyecto de dispositivo legal visado por el órgano de asesoramiento.
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Órgano responsable de emitir el Informe Previo: Es responsable de verificar que el proyecto de dispositivo legal del ROF se ajuste a lo dispuesto por la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley 27658 y por los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF. 6. Implementación del ROF Una vez aprobado el ROF, la Oficina de Planeamiento elaborará el Plan de Implementación, el que será aprobado por el Titular de la Entidad y que deberá contener las acciones, responsabilidades y plazos de las actividades que permitan el adecuado proceso de implementación del ROF. 6.1.
Procedimiento para la difusión del ROF Aprobado el ROF, la Gerencia General deberá disponer lo conveniente, para la edición, impresión y la distribución de ejemplares, incluyendo el dispositivo de aprobación.
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Adecuación normativa Comprende las acciones orientadas a la modificación de directivas vigentes.
6.3.
Adecuación de los cargos Directivos de confianza Considerando las nuevas denominaciones de las unidades orgánicas aprobadas en el ROF.
6.4.
Revisión de la señalización y distribución de ambientes Que consiste en el retiro y cambio de los letreros que identifiquen las unidades orgánicas, según las denominaciones aprobadas en el ROF.
7. Evaluación del ROF La Oficina de Planeamiento cada dos (02) años deberá presentar a la Alta Dirección la evaluación de la organización aprobada en el ROF vigente, según los criterios e indicadores que se aprueben para tal efecto, con el fin de promover la mejora continua y coadyuvar a la eficiencia organizacional de la entidad, para el logro de su misión y objetivos. 8. Modificación del ROF La modificación del ROF procede en los siguientes casos:
IV.
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Por un proceso de reorganización de la Entidad Que implica una transformación o cambio en la finalidad por la cual fue creada, lo que supone una modificación a su ley de creación. De esta manera, la estructura orgánica preexistente a dicho cambio que respondía a otros objetivos, debe adecuarse a la nueva finalidad.
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Por un proceso de reestructuración de la Entidad Que implica la creación de una o más unidades orgánicas para cumplir nuevas funciones
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Por una modificación simple De las funciones para adecuarla al cambio que se ha producido en las normas sustantivas.
REESTRUCTURACION DE LA ENTIDAD 1. Aspectos y criterios significativos A continuación se resumen los aspectos y criterios significativos considerados para la nueva organización de la Empresa Prestadora de Servicios Ilo S. A.
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La estructura orgánica de la Empresa; tanto en sus organismos de línea como de asesoría, apoyo y control, es similar al de otras Empresas Prestadoras de Servicio.
Para evaluar la posibilidad de una reestructuración se tomó en cuenta, prioritariamente las propuestas de los Gerentes de Área.
Al respecto se determinó que la fuerza laboral en las áreas Comercial y Operaciones son susceptibles de un incremento, dado el crecimiento del servicio al interior y exterior de la Entidad. En la actualidad, algunas funciones son asumidas por SNP.
Con relación a la Gerencia de Operaciones, se ha considerado necesario implementar: a) El cargo de Sub-Gerente de Operaciones, con el objeto de promover la política de participación activa en las labores de Supervisión y Control de los Jefes de División y Supervisores, quienes deben encabezar el equipo de trabajo de sus respectivas dependencias; b) La Unidad de Control de Calidad como un órgano de Control de los servicios de Operaciones; c) La Oficina de Estudios y Proyectos como órgano de asesoramiento de las diferentes dependencias de la Entidad, en lo que se refiere a los estudios y proyectos por ejecutar por la Entidad, según el Plan Estratégico.
En la Gerencia Comercial, se ha considerado necesario, también, implementar: a) El cargo de Sub-Gerente Comercial, con el objeto de promover la política de participación activa en las labores de Supervisión y Control de los Jefes de División y Técnicos, quienes deben encabezar el equipo de trabajo de sus respectivas dependencias; b) Reestructurar los Servicios de facturación y Cobranza, dando como resultado, la creación de la División de Facturación y Cobranza; Reestructurar las Divisiones de Procesos Comerciales y Atención al Cliente, dando como resultado, una sola División: Procesos Comerciales y Atención al Cliente.
En el área de Asesoría y Asistencia Técnica, se ha visto por conveniente crear la Oficina de Obras, quien se encargaría de la ejecución de los estudios y proyectos, que elabore la Gerencia de Operaciones. La implementación de esta dependencia, obedece también, a recomendaciones, como resultado de los Exámenes de Control y a la normatividad vigente emitida por el Supremo Gobierno, referida a Contrataciones y Adquisiciones.
Respecto a las unidades dependientes del Directorio, de la Gerencia General (GG) y Gerencia Administrativa- Financiera, se encuentra lo siguiente: o La Oficina de OCI puede trabajar en forma normal con un solo trabajador. o Dada las características de los asuntos legales en la Ofic. Asesoría Legal, se considera suficiente un solo Abogado, contando con el apoyo de un Asesor Externo. o La cantidad de trabajadores asignados a Contabilidad y Finanzas, Recursos Humanos y Logística y SS. GG., deben incrementarse, pero en lo mínimo requerido, con el objeto de dar cumplimiento a una serie de recomendaciones, resultado de los Exámenes de Control y a la normatividad vigente emitida por el Supremo Gobierno, referida a Contrataciones y Adquisiciones. o La Oficina de Informática, incrementar su fuerza laboral, con el objeto de mejorar los servicios de apoyo en informática y sistemas a las diferentes dependencias de la Entidad.
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La EPS ILO S. A. presenta en su organización los siguientes niveles de gestión: a. Organismo Deliberativo Junta General de Accionistas b. Organismos de Dirección Directorio Gerencia General Sub-Gerencia c. Órgano de Control Oficina de Control Institucional d. Organismos de Apoyo Oficina de Secretaría General Oficina de Informática Gerencia Administrativa-Financiera - División Recursos Humanos - División Contabilidad y Finanzas - División Logística y Servicios Generales e. Organismos de Asesoramiento y Asistencia Técnica Oficina de Asesoría Legal Oficina de Planeamiento Oficina de Obras f. Organismos Línea Gerencia de Operaciones - Oficina de Estudios y Proyectos - Unidad Control de calidad - División de Producción - División de Mantenimiento - División Distribución y Control de Pérdidas Gerencia Comercial - División Procesos Comerciales y Atención al Cliente - División Facturación y Cobranza
La Oficina de Planificación, Racionalización e Informática ha cambiado de denominación: Oficina de Planeamiento.
La Oficina de Secretaría General e Imagen Institucional ha cambiado de denominación: Oficina de Secretaría General.
El área de Informática que estuvo incluida en la anterior organización, en la Oficina de Planificación, Racionalización e Informática; funciona como una dependencia de apoyo en forma independiente. Depende directamente de la Gerencia General.
La Oficina de Asesoría ha cambiado de denominación, por la de Oficina de Asesoría Legal.
Se ha creado la Oficina de Obras, en virtud a normas de control, relacionadas con el proceso de ejecución de obras. La Oficina de Administración y Finanzas ha cambiado de denominación, por la de Gerencia Administrativa-Financiera. Esta gerencia, estaría conformada por: División Contabilidad y Finanzas (fusión de la Unidad Contabilidad y la Unidad Tesorería). División Logística y Servicios Generales.
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División Recursos Humanos
En la Gerencia de Operaciones, se han creado tres unidades orgánicas: la División Distribución y Control de Pérdidas, la Oficina de Estudios y Proyectos, y el Equipo de Control de Calidad. Queda conformada de la siguiente manera: Oficina Estudios y Proyectos Unidad Control de Calidad División Producción División de Mantenimiento División Distribución y Control de Pérdidas
En la Gerencia Comercial, las Divisiones de Procesos Comerciales y Atención al Cliente, se han fusionado. Adicionalmente, se crea la División de Facturación y Cobranza. El área Comercial queda conformada de la siguiente manera: División Procesos Comerciales y Atención al Cliente División Facturación y Cobranza
En la presente estructura de puestos, se mantienen los puestos de Conducción de vehículos livianos y equipo pesado, a cargo del Equipo del Proceso de Servicios – División de Mantenimiento. Sin embargo, se considera como criterio válido el que los servicios de vigilancia, conducción de vehículos, lectura de medidores y reparto de recibos sean efectuados por terceros. También es recomendable evaluar que otros servicios del área operaciones sean asumidos por terceros.
Es de nuestro interés que los criterios adoptados sean validados, con el objeto de culminar con la elaboración del Manual de Organización y Funciones (MOF) o Manual de Descripción de Puestos y Funciones (MDYEP).
El Cuadro de Asignación de Puestos, ha sido elaborado en paralelo con la Estructura Funcional, sólo resta desarrollar el MOF.
2. Necesidad de una Reestructuración Orgánica De acuerdo a la evaluación técnico-administrativa, se ha visto por conveniente modificar la estructura orgánica y asignación de puestos de algunas unidades orgánicas. Dentro de las circunstancias en que ha sido analizado este planteamiento, se observa que hay algunas labores de carácter específico que por haber o no haber sido consideradas en la implementación orgánica autorizada, merecen la evaluación correspondiente.
3. Justificación de la Reestructuración Orgánica Los requerimientos planteados por la Gerencia de Operaciones, Gerencia Comercial y Gerencia Administrativa-Financiera y otras unidades orgánicas, han sido evaluados y analizados por el Comité de Gerencia. La propuesta de modificar la denominación de algunos cargos, a fin de coberturar los cargos requeridos para el ejercicio presupuestal 2009, se ha efectuado dentro de las mismas dependencias involucradas. Esta acción, incrementa la cantidad de cargos en el CAP y también, incrementará el Presupuesto Analítico de Personal (PAP). Los cambios que se proponen, tienden a dar cobertura a labores específicas del servicio a tiempo completo en las áreas antes señaladas.
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