Julio 2014
REDVIST@
Diagrama Ishikawa
Matriz F.O.D.A. Matriz Mic Mac Cuadro Mando Integral
REDVIST@
SUMARIO
Prospectiva
4
Matriz FODA
7
Diagrama Ishikawa Matriz Mic Mac
9
14
Cuadro Mando Integral
16
Este año 2014 ha sido un año bien complicado y lleno de contratiempos, puesto que lo hemos empezado de un modo distinto desde el punto de vista social, político y económico que sin hacer eco de estos problemas, no es menos cierto que indiscutiblemente nos vemos inmersos en ellos. Pero son esos mismos contratiempos y dificultades los que nos llevan a buscar oportunidades en tiempos adversos, ya que al disminuir las oportunidades de muchos o de la gran mayoría, planificamos y nos proyectamos para buscar en el futuro más inmediato nuestras oportunidades. Nuestra tarea ya comenzó al enfocarnos dentro de la adversidad reinante, al buscar un logro académico y fijarnos como una meta no tan distante, culminar esta especialización en Gerencia Aduanera y Tributaria.
Vivimos en una época bastante agitada, donde necesitamos estar actualizados para un mercado laboral que es muy exigente no solo en el área profesional sino en el área tecnológica y que además nos reclama estar a la vanguardia y superpreparados, todo esto sin dejar de lado nuestras responsabilidades como jefes o responsables de familia y también con nuestro entorno social. Desde aquí, la Redvista Gerencial (Redvista porque es un término español aceptado para las publicaciones digitales. Red de internet y Vista porque está siendo leída en la mencionada red) busca como primera edición, que nosotros conozcamos esas herramientas básicas para ser futuros
gerentes empresariales, que sepamos tomar las decisiones más importantes y apegadas a una estrategia de negocios bien planificada y proyectada, sin dejar nada al azar ni mucho menos al destino. Esta edición refuerza los conocimientos que hemos adquirido gracias a un gran equipo de facilitadores de la UNIPAP, quienes no solo han demostrado su desempeño pedagógico en el área de educación así como en el área tecnológica para transmitirnos todos esos conocimientos y herramientas que nos servirán para poder Gerenciar y un equipo mixto de estudiantes de la precitada casa de estudios, que con ahínco y mucho esfuerzo lo han hecho posible. Aprovechemos pues, esa gran oportunidad que se nos presenta y que hemos enfocado como nuestro principal objetivo, proyectémonos y miremos hacia el futuro pero de manera ordenada. Recuerden que:
Un Problema es una oportunidad para que hagas tu mejor esfuerzo. Duke Ellington
Grupo Editorial RG
Alcaldía de Naguanagua y Unipap firmaron convenio Puerto Cabello, junio 10 (Pedro Quero).- El alcalde del municipio Naguanagua, Alejandro Feo La Cruz, firmó un convenio interinstitucional con la Universidad Panamericana del Puerto (Unipap), para impartir cursos en el área de hotelería y turismo a ciudadanos de esa jurisdicción.
Señaló que el convenio comprende el traslado de los docentes hasta el municipio donde se habilitan locales para dictar los cursos.
En su intervención, la primera autoridad de ese municipio carabobeño señaló que ante el avance del turismo en todas sus modalidades en la zona, ha suscrito este acuerdo para darles instrucción a las personas interesadas de la zona en capacitarse en esta rama.
Estuvieron presentes por la UNIPAP, Maximiliano Figueredo, profesor del área de hotelería; Sonia Vargas, directora de extensión; y el rector de la casa de estudios, Jesús Leal.
Asimismo, dijo que esperan instruir en las áreas mencionadas unos 200 ciudadanos anualmente.
Indico Feo La Cruz que el municipio que regenta se ha convertido en los últimos años en una zona de turismo de convenciones, debido a los grandes hoteles que han construido en el sector. En tal sentido, dijo que al abrirse estas posibilidades, la municipalidad capacita a la gente para asumir esas plazas de trabajo.
http://www.notitarde.com/La-Costa/Alcaldia-de-Naguanagua-y-Unipapfirmaron-convenio-2176147/2014/06/10/332636
Esta herramienta ha sido utilizada hace siglos, sin embargo fue en los años 50 cuando Estados Unidos y Japón comenzaron a realizar técnicas en estudios de prospectiva y posteriormente Holanda, Alemania, Francia, Inglaterra y otros desde entonces aplican esta técnica.
A través de la historia, el hombre siempre ha estado interesado en conocer que le deparará el futuro, principalmente por motivos religiosos paseándose por el ocultismo, la adivinación, A Gastón Berger se le la astrología y finalmente por motivos más atribuye ser el fundador de esta disciplina, sin embargo científicos. desde hace siglos han Tiene un origen existido visionarios como latino en el verbo Leonardo Da Vinci o Julio prospiciere que significa Verne por citar solo algunos. Mirar a lo lejos, discernir algo delante de uno. Así como también en la raíz latina del nombre prospectus que representa Manera de mirar un objeto, anuncio breve. Aspecto fundamental del futuro, su anuncio. Llegando entonces hasta la subforma spectativa (mirar con actitud e intención), puede combinarse con diferentes prefijos. Ej: Retrospectiva mirar al pasado, Introspectiva mirar hacia adentro, perspectiva mirar desde diferentes ángulos, hasta llegar a PROSPECTIVA.
Otros la llaman técnicas porque es un procedimiento o conjunto de reglas, normas o protocolos que tiene como objetivo obtener un resultado determinado. Así pues, la meta es conocer el futuro, siendo en este campo donde se ubican las investigaciones las cuales pretenden:
•Precisar y considerar opciones futuras. •Reconocer la importancia de nuestros proyectos hipotéticos. •Prepararnos para los cambios conservando una Existen diversos actitud abierta. conceptos relacionados, pero •Prometer información todos llevan a un mismo relevante objetivo, intentar conocer el futuro. La prospectiva actual no pretende “adivinar” el futuro a Hay quienes la llaman manera de presagio, sino que como la ciencia del futuro, procura edificarlo. Lo debido a que se enfoca construye a partir de la en la importancia de la realidad actual, pero visión estratégica que debe invariablemente en función de recurrir a toda organización la selección de aquellos como pieza básica de la futuros que hemos trazado y visión del futuro dispuesto como potenciales y organizacional, donde son anhelados. sometidos a análisis todos los estudios que se han Hay quienes la llaman realizado en numerosas como la ciencia del futuro, naciones, el efecto de la debido a que se enfoca en la tecnología y las personas importancia de la visión en las organizaciones. estratégica que debe recurrir
a toda organización como pieza básica de la visión del futuro organizacional, donde son sometidos a análisis todos los estudios que se han realizado en numerosas naciones, el efecto de la tecnología y las personas en las organizaciones. Otros la llaman técnicas porque es un procedimiento o conjunto de reglas, normas o protocolos que tiene como objetivo obtener un resultado determinado. Así pues, la meta es conocer el futuro, siendo en este campo donde se ubican las investigaciones las cuales pretenden:
Lo construye a partir de la realidad actual, pero invariablemente en función de la selección de aquellos futuros que hemos trazado y dispuesto como potenciales y anhelados.
Este ejercicio no nos dará el escenario futuro exacto pero si nos ayudará a:
Existen diferentes métodos para realizar una prospectiva, sin embargo me parece idóneo mencionar 5 pasos básicos:
1) Realizar una lista identificando las variables, tendencias o acontecimientos •Precisar y considerar que puedan afectarte como opciones futuras. empresa y clasificarlos entre •Reconocer la Ciertos e Inciertos. importancia de nuestros proyectos hipotéticos. 2) Definir un mapa con dos •Prepararnos para los ejes; los ejes vendrán cambios conservando determinados por las una actitud abierta. variables más identificadas. •Prometer información relevante 3) Imaginar futuros posibles. La prospectiva actual no pretende “adivinar” el futuro a manera de presagio, sino que procura edificarlo.
5) Definir indicadores de seguimiento. Definidos los escenarios y las actuaciones es imprescindible realizar un seguimiento de los mismos con la finalidad de poder ir modulando las acciones.
4) Pensar en implicaciones y acciones. Para cada escenario pensar en implicaciones y acciones a desarrollar.
•Analizar nuestra situación actual •Analizar el entorno de mercado y la competencia •Realizar un esfuerzo de desarrollo de nuestro modelo de negocio y posicionamiento •Mantenernos atentos a los cambios •Disponer de un plan de actuación a medio y largo plazo •Huir de la coyuntura de un momento
En reunión empresarial de CONSULTORES CONTABLES E.G., C.A. nos propusimos a realizar una prospectiva de la empresa para el año 2019, obteniendo el siguiente resultado: 1) Variables
•Gran número de contadores •Gran número de empresas •Mercado laboral inestable •Economía inestable
2) Mapa de dos ejes
•Cierto: Muchos Contadores. Muchas empresas y poca demanda laboral contable •Incierto: Pocas empresas contables Poca competencia
3) Imaginar futuros posibles
Venezuela 2019: Año electoral e independientemente de los resultados, se prevé un aumento económico en toda la nación a nivel nacional e internacional
4) Pensar en implicaciones y acciones
Muchas posibilidades de empleo, aunque también mucha competencia. Posibilidades de innovación y desarrollo de nuevas soluciones. Las acciones a plantear serán las de concentrarnos en algunos sectores, especializar nuestra oferta y diferenciarnos de la competencia, por ejemplo, un buen servicio a menor costo.
5) Definir indicadores de seguimiento
Definidos los escenarios y las actuaciones es imprescindible realizar un seguimiento de los mismos con la finalidad de poder ir modulando
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las acciones
•http://www.buenastareas.com/ensayos/10-Pasos-Para-Hacer-Un-Editorial/25809770.html •http://proseres.com/index.php?option=com_content&view=article&id=69:prospectiva&Itemid=465 •http://www.prospectiva2020.com/tipo.php?subsec=14&sec=3
Es una herramienta que es utilizada por las organizaciones, a fin de permitir visualizar la información necesaria en cuanto a la competencia en el mercado en donde se desarrolla y evaluar su éxito a través del tiempo. Es decir es utilizada por los altos niveles de la empresa, recaudando información externa e interna con el objeto de establecer sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
La importancia del análisis FODA para la toma de decisiones en las empresas.
La importancia de la Matriz FODA radica en la evaluación oportuna de esas características que afectan al desarrollo de la organización.
Es por ello que el análisis sistemático de todas estas variables permiten que la empresa cuente con una y mejor información para la toma de decisiones.
Teniendo claro que es una herramienta que es guiada por la misión, la visión, las metas, los objetivos y las estrategias de la empresa. Podemos concluir que el análisis FODA se convierte en el Plan de Negocios perfecto que garantiza el Éxito de toda organización y que realizado correctamente se pueden establecer las estrategias Ofensivas, Defensivas, de Supervivencia y de Reordenamiento necesarias para cumplir con los objetivos de la empresa.
Como analizarla:
Para realizar el análisis se deben establecer y combinar los factores internos de la empresa (fortalezas y debilidades) con los factores externos (oportunidades y amenazas). Para ello se definen los siguientes: Las fortalezas son aquellas características en donde la empresa tiene gran ventaja al compararse con otras que realizan la misma actividad, es decir tiene grandes posibilidades de crecimiento y desarrollo.
Las Debilidades son aquellos aspectos donde la empresa debe reforzar rápidamente, a fin de no quedar vulnerable ante la competencia, y quedar fuera del mercado competitivo. De igual forma hay que tener bien claro que las debilidades son la puerta de entrada de las amenazas.
Las Oportunidades son aquellas posibilidades que encontramos en el exterior (mercado), y que deben de ser aprovechadas al máximo por la empresa. Las Amenazas son aquellas circunstancias que afectan el desarrollo de la empresa, ya sea en corto, mediano o largo plazo, ocasionando un alto riesgo de perdida de liquidez, inversión o Desaparición del mercado de la empresa.
Matriz FODA de CONSULTORES CONTABLES E.G., C.A. Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
Buena Formación Técnica y colegiado
Oferta de colegas para emprender el proyecto
Perfeccionismo y actualización de las nuevas normativas contables
Alta competencia en el mercado fijado
Apoyo de su familia
Próxima desocupación de una oficina bien ubicada
Trabajo actual muy adsorbente, pero que le brinda seguridad económica
Posible desatención con los nuevos clientes
Alta iniciativa y creatividad
Acceso a redes de información para actualizar conocimientos
Duda ante la posibilidad de delegar funciones
Pocas ofertas de servicios motivada a la situación económica del país
http://www.matrizfoda.com/
a la línea principal formando un ángulo aproximado de 70º (espinas principales).
Es una representación grafica, la forma de organizar y representar diferentes Teorías propuesta s sobre las causas de un problema.
¿Estas últimas poseen a su vez dos o tres líneas Creado Por El Dr. Kauru Ishikawa inclinadas (espinas), y así En El Año 1943. sucesivamente (espinas menores), según sea Es también llamado: La forma que toma el necesario.) gráfico cuando se establecen Diagrama de espina de las relaciones entre los Su importancia: pescado, Diagrama de diferentes elementos causa-efecto, Diagrama de mediante líneas o flechas. La • Ayuda graficar las Grandal o diagrama causal. línea une una causa con un causas del problema que efecto. se estudia y analizarlas. ¿Cómo lo hacemos? 1.- En la cabeza del pescado colocaremos el Riesgo o Problema. (EFECTO) 2.- En las espinas principales ubicaremos las diferentes categorías de riesgos (agrupamos por afinidad). Se coloca primero el efecto (CAUSAS) o problema a analizar y a su alrededor se van colocando 3.- En las espinas menores las posibles causas y las que parten de cada “espina - causas de las causas hasta categoría” pondremos los llegar lo más lejos posible. La riesgos concretos o riesgos utilidad principal de este individuales que vayamos diagrama es encontrar la identificando. (CAUSAS) causa raíz de los problemas.
•Tiene la ventaja que permite visualizar de una manera muy rápida y clara, la relación que tiene cada una de las causas con las demás razones que inciden en el origen del problema.
•En algunas oportunidades son causas independientes y en otras, Está compuesto por un existe una íntima relación recuadro (cabeza), una línea entre ellas, las que pueden principal (columna vertebral), estar actuando en cadena. y 4 o más líneas que apuntan Cómo se compone?
El diagrama de Ishikawasu mantiene una relación estrecha con los siguientes diagramas:
DIAGRAMA DE PARETO
DIAGRAMA DE FLUJO
PROTOTIPO VISUAL LA MATRIZ ISHIKAWA En la empresa CONSULTORES CONTABLES E.G., C.A. ,dedicada a la asesoría contable, el gerente ha notado desde hace 8 meses, una disminución en las ventas la cual de no corregir a la brevedad posible se podría hablar de un cierre de la empresa. En reunión con todo el personal se obtuvo unas lluvias de ideas y se obtuvieron como resultado las causas siguientes:
Demora en la cotización de servicios Los precios demasiado elevados. No se atienden los clientes. No se garantizan un servicio de calidad Los trabajadores no cumplen con las asignaciones. Mala recepción al momento del ingreso del personal. Recepción no esta en condiciones.
LLUVIA DE IDEAS
•http://www.eduteka.org/DiagramaCausaEfecto.php •http://www.monografias.com/trabajos42/diagramacausa-efecto/diagrama-causaefecto2.shtml#ixzz36bd30Xhe
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Se utiliza 3 fases las cuales son:
Fase 1: Listado de las variables consiste en enumerar un conjunto de variables que le permita caracterizar el sistema estudiado respecto a su entorno, en ella se sumergen las variables internas y externas, se debe ser concreto sin descartar ninguna pista de investigación.
Fase 2: Descripción de relaciones entre las variables se ocupa de relacionar las variables en un tablero de doble entrada o matriz de relaciones directas e igualmente funciona de forma lógica y va a depender de la densidad o fluidez de la matriz.
Fase 3: Identificación de las variables claves Mic Mac Esta fase consiste en la identificación de variables clave, es decir, esenciales a la evolución del sistema. La comparación de las variables es un proceso rico en enseñanzas la cual permite confirmar la importancia de ciertas variables pero del mismo modo le permite ocultar ciertas variables.
La matriz Mic Mac es también llamada análisis estructural, es una herramienta que permite describir un sistema que relacione sus elementos, las variables influyentes, dependientes y esenciales .
CÓMO REALIZAR LA MATRIZ
Descripción del método: • Se realiza por un grupo de trabajo compuesto por actores y expertos con experiencia demostrada. • Las diferentes faces del método son: Listado de variables, descripción – relación y la identificación de variables claves.
UTILIDAD La utilidad principal es estimular la reflexión del grupo y los aspectos del comportamiento de un sistema.
Es por eso que se aconseja no tomar los resultados que arroje al pie de la letra si no que su finalidad es tomar en cuenta la reflexión, se debe aclarar que no hay una lectura única y oficial de los resultados del Mic Mac, es importante que el grupo de reflexión o el equipo directivo no destruya su propia interpretación.
Por ello que existen limites relativos al carácter propio de la lista de variables elaboradas en la primera fase y por ende la relación que existe entre las variables, por eso es de gran interés la relación con los actores del sistema.
http://www.prospectiva.eu/curso-prospectiva/programas_prospectiva/micmac http://www.eumed.net/libros-gratis/2007a/248/7.htm
El objetivo principal del control de mando es incurrir en la gestión empresarial a través de cuatro perspectivas : desarrollo y aprendizaje, aspecto internos del negocio, relación con el cliente y aspectos financieros.
Es una técnica de gestión y planificación creada en 1992 por Robert Kaplan y David Norton.
Es una herramienta que sirve para medir las actividades de las empresa en conocimientos de su visión y estrategia. Es importante destacar, que esta técnica muestra continuamente cuando la empresa en conjunto con sus empleados alcanzan los objetivos planteados en un plan estratégico. En cuanto a la elaboración y el contenido del cuadro de mando los gerente de cada uno de los departamentos de la organización deben tener en cuenta una serie de aspectos comunes para su elaboración y no pueden perderse de vista los objetivos que se pretenden alcanzar mediante el cuadro de mando.
Para implementar el cuadro de mando primeramente se debe crear el diseño de la estrategia a través de un análisis de la situación actual a través de la matriz FODA esto le permite a la empresa saber hacia donde se dirige ya que estos objetivos están establecidos en la misión y visión corporativa.
Posteriormente se determinan los indicadores, éstos son un punto clave porque permiten monitorizar todo el desarrollo del proceso y así evaluar todas las acciones. Es importante destacar que toda la organización debe conocer todos los detalles del plan estratégico con el fin de dirigir los esfuerzos a una única dirección y un solo propósito TRANSPARENCIA y CONSISTENCIA.
PERSPECTIVAS
FINANCIERAS
OBJETIVOS
MEDIDORES
Aumento de la rentabilidad de la empresa .
Liquidez de empresa en amento de utilidad neta 15%
•Ser leales con el cliente.
•Encuestas a Clientes.
•Ofrecer rendimiento y buen servicio contable.
•Sistema evaluación desempeño individual personal.
•Crear estructura Organizativa.
•Invertir en tecnología para el aumento de la cartera de clientes.
METAS
la un la del
INICIATIVAS
Para el 2032 Margen de utilidad del 60%
Implementar programas contables sofisticados.
•Liderizar en el mercado de la asesoría contable
•Adecuar los procesos contables a las distintas actividades económicas de los clientes.
•Lograr la eficiencia, eficacia y efectividad del personal.
•Formación continua del personal para ofrecer un mejor servicio.
•Comunicación clara y efectiva.
•Mantener un excelente clima laboral.
•Definir excelencia operativa.
•Innovación.
•Dar respuesta inmediata cliente.
•Crear un sitio web donde se logre interactuar con los clientes y atender sus necesidades.
CLIENTES
PROCESOS
DESARROLLO
de de del
http://es.wikipedia.org/wiki/Cuadro_de_mando_integral http://www.sinnexus.com/business_intelligence/cuadro_mando_integral.aspx
al
la
En la organizaciones las matrices son herramientas que ayudan al gerente a una efectiva toma de decisiones entre ellas tenemos la Prospectiva, Matriz FODA, Diagrama de Ishikawa, Matriz Mic Mac, y Cuadro de mando. Primeramente las herramientas de la prospectiva permiten enlazar la visión del futuro y la realidad presente, para la construcción de escenarios compartidos. Si conocemos el futuro, incidiríamos en él. Si alcanzamos edificar el futuro de manera compartida, alcanzaremos niveles de trascendencia y desarrollo personal y social, superiores al promedio es por ello que la visión de futuro y la construcción de futuros, son dos elementos fundamentales que facilitan reducir las dependencias y ganar en autonomía. Quien no piense en el futuro, estará subordinado a quienes lo construyen. Por consiguiente la matriz FODA realiza un análisis interno como interno, positivo y negativo de la organización, facilita obtener la realidad para así poder lograr una toma de decisiones acertada, se aplica a cualquier situación, individuo, producto y empresa. Es unas de la matriz más utilizada.
Con respecto al diagrama de Causa-Efecto, también llamada matriz Ishikawa es de por si educativo, sirve para que el gerente conozca en profundidad el proceso con que trabaja, visualizando con claridad las relaciones entre los Efectos y sus Causas, guía las discusiones, al exponer con claridad los orígenes de un problema de calidad. Y permite encontrar rápidamente las causas asignables cuando el proceso se aparta de su funcionamiento habitual. Nos ayudan a solucionar los posibles problemas que se presenten en una empresa, ya que por medio de estos podemos desarrollar una serie de eventos que nos llevan a buscar las soluciones posibles de dicho inconvenientes. El siguiente punto es la matriz Mic Mac nace de una reflexión colectiva de distintas variables influyentes y dependientes, el cual el grupo de trabajo tiene que ser experto y obtener experiencias demostrada porque su aplicación no debe poseer margen de error, estimula la reflexión en el seno del grupo y hacer reflexionar sobre los
aspectos contra-intuitivos del comportamiento de un sistema. Por lo que se refiere a el cuadro de mando integral es una herramienta de diagnostico que le dice a la empresa que funciona y que no, para así mejorar el control de gestión de si misma. Cabe destacar, que este instrumento es útil para cualquier tipo de organización ayudándola a situarse en cada momento y permitiéndole saber donde se encuentra y hace posible correcciones de los planes estratégicos de las mismas. Finalmente para realizar una acertada toma de decisión sobre un tema en particular, es necesario conocerlo, comprenderlo y analizarlo, para así poder darle solución. Es importante recordar que “sin problema no puede existir una solución” así que busca tu problema ubica la matriz que sea de mayor comprensión y se adapte a la problemática que suscita, ya que obtendrás soluciones efectivas.