Concept beleidsplan 2016-2019 Atletiekvereniging ISALA ‘96. INHOUD 0. Voorwoord. 1. Beschrijving Isala ’96. 1.1 Geschiedenis. 1.2 Ledental. 1.3 Organisatie. 1.4 Accommodatie. 2. Evaluatie Beleidsplan 2012-2015. 2.1 SWOT (= sterkte/zwakte) –analyse. 3. Doelstelling, missie en visie. 3.1 Statuten. 3.2 Missie. 3.3 Visie. 4. Isala ’96 en de relevante maatschappelijk omgeving. 4.1 Leeftijdsopbouw. 4.2 Individualisering. 4.3 Ontwikkelingen binnen de atletieksport. 4.4 Wetgeving. 4.5 Beleid Gemeente Kampen. 4.6 Conclusies. 5. Specifieke beschrijving verenigingsactiviteiten. 5.1 Aantallen en soorten leden. 5.2 Baanatletiek; wedstrijden en wedstrijdatleten. 5.2.1 Baanatletiek. 5.2.2 Jeugdatletiek. 5.2.3 Clubkampioenschappen. 5.3 Recreatieve leden. 5.3.1 Loopgroepen. 5.3.2 Wandelaars. 5.4 Diverse sport en niet-sport gerelateerde activiteiten. 6. Specifieke beschrijving organisatie vereniging. 6.1 Bestuur. 6.2 Commissies. 6.2.1 WOC (= Wedstrijd Organisatie Commissie). 6.2.2 Jeugdcommisie 6.2.3 Kantinecommissie. 6.2.4 Onderhoudscommissie. 6.2.5 Trainersoverleg en technisch beleid. 6.2.6 Sponsorcommissie. 6.2.7 Vertrouwenspersonen. 1
7. 8. 9. 10. 11. 12.
6.2.8 Kledingcommissie. 6.2.9 Ad-hoc commissies. 6.3 Vrijwilligers. Accommodatie en materialen. FinanciĂŤn. Veiligheid, hygiĂŤne en gezondheid. Communicatie Scholing en kadervorming Speer- en actiepunten 2016-2019
2
0.
Voorwoord.
Nu de periode van het vorige beleidsplan ten einde loopt, vindt het bestuur het belangrijk om weer vier jaren vooruit te kijken met een nieuw beleidsplan 2016-2019. Tegelijkertijd is het een goed moment om even terug te kijken naar de afgelopen periode en de belangrijkste punten uit het vorige beleidsplan. Met enige tevredenheid kijken we daarop terug. Jaarlijks heeft het bestuur gekeken naar de te realiseren actiepunten uit dat beleidsplan en we mogen constateren dat we met behulp van vele vrijwilligers binnen de vereniging weer een paar stappen hebben gezet in de richting van en gezonde toekomst voor onze vereniging. We hopen en verwachten dat ook het nieuwe beleidsplan het mogelijk maakt om met behulp van heel veel leden onze vereniging gezond en toekomstbestendig te houden! 1.
Beschrijving Isala ’96.
1.1
Geschiedenis.
De huidige vereniging is als zelfstandige atletiekvereniging in 1996 (de naam zegt dat al) ontstaan uit de omnivereniging RK-DOS. Sinds die tijd opereert AV Isala’96 al weer 20 jaar als een gezonde, actieve en gezellige atletiekvereniging. Voor een uitgebreid historisch overzicht: zie de Website. Omdat de vereniging nu bijna 20 jaar bestaat en de statuten in die periode nog nooit zijn gemoderniseerd, is het noodzakelijk daar in deze beleidsperiode aandacht aan te besteden. 1.2
Ledental.
Het aantal leden schommelt de laatste jaren zo rond de 400. Overeenkomstig landelijke tendensen blijven we zien dat de loopgroepen nog steeds ruim meer dan de helft van ons ledental uitmaken. Zie overzicht in punt 5.1. 1.3
Organisatie.
De vereniging kent een bestuur bestaande uit zeven leden en een groot aantal commissies. De volgende commissies komen verderop in dit beleidsplan aan bod: WOC, kantinecommissie, onderhoudscommissie, trainersoverleg, sponsorcommissie, 3
kledingcommissie, fysiotherapeut en vertrouwenspersonen. Daarnaast is er af en toe een ad-hoc commissie. E茅n maal per jaar (meestal v贸贸r 1 april) wordt er een algemene ledenvergadering gehouden waarin, naast andere vaste agendapunten, de jaarrekening en de begroting worden vastgesteld. De vereniging kent gelukkig een grote groep vaste vrijwilligers die op velerlei terrein actief is. Daarnaast is er ook nog een behoorlijk aantal bij de vereniging betrokken mensen die per activiteit kunnen worden ingezet. 1.4
Accommodatie.
Op sportpark Hagenbroek heeft de vereniging de beschikking over een kunststof atletiekbaan. Daarnaast zijn er vier kleedkamers, een kantine, een krachthonk, een tweetal materiaal bergingen, een tweetal materiaal containers en een vergader- annex juryruimte. In de afgelopen periode is er veel geld en werkkracht ge茂nvesteerd in onze accommodatie. Uit eigen middelen en met eigen mensen is een krachthonk gerealiseerd, is de fietsenstalling aangepakt, zijn de kleedkamers en doucheruimtes annex verwarmingsketel vernieuwd en is het buiten schilderwerk gedaan. En zeer recent heeft de gemeente groot onderhoud aan de baan gepleegd waardoor we weer een groot aantal jaren daarmee vooruit kunnen. We hopen en verwachten dat we de eerste jaren - buiten het lopende onderhoud etc. - dan ook niet al te veel energie in onze accommodatie hoeven te steken. Waar we wel rekening mee moeten houden is het gegeven dat de gemeente verder gaat bezuinigen op onderhoud van accommodaties, zodat we meer met eigen mensen zullen moeten doen. En daarnaast zijn er altijd wel een paar actiepunten zoals bijvoorbeeld een onderhoudsbeurt van het Allert Hagendoornpad. 2.
Evaluatie Beleidsplan 2012-2015.
Zoals al in het voorwoord vermeld is, heeft het bestuur in de afgelopen jaren voortdurend de vinger aan de pols gehouden met betrekking tot de actiepunten die uit het vorige beleidsplan voortvloeiden. Het merendeel daarvan is gerealiseerd; vooral de accommodatie (zie punt 1.4) heeft op veel fronten een forse opkapbeurt gehad. Er blijft echter zeker nog een aantal wensen over. In dit beleidsplan zullen 4
die zaken aan de orde komen. Na vaststelling van dit beleidsplan zal het bestuur per jaar bekijken welke actiepunten kunnen worden opgepakt, uiteraard rekening houdend met de financiële kaders. 2.1
SWOT-analyse.
Om te kunnen bepalen hoe de verenging “ervoor” staat heeft het bestuur een sterkte zwakte analyse opgesteld. Die ziet er als volgt uit. Sterke punten Isala * saamhorigheid, gezelligheid * ledenaantal * financieel gezond * gebruik sociale media *breed scala aan activiteiten voor volwassenen * goed imago
* goede ligging accommodatie * goede organisatie van wedstrijden * materiaal in orde Aandachtspunten Isala * afhankelijkheid van spilfiguren; te veel in “hoofden van mensen” * kwaliteit en aanwas technisch kader * tradities moeten binden en niet remmen * activiteiten jeugd * verhouding baanatletiek en loopsport 3.
Doelstelling, missie en visie.
3.1
Statuten.
Kansen * aantrekkelijke samenwerkingspartij * verstevigen evenementen en baanatletiek * sponsoring * interesse bedrijven en politiek voor sport en gezondheid * loopsport is “in” * beter benutten vrijwilligers * gemeentelijk beleid Bedreigingen * (toenemende?) wet- en regelgeving * vrijwilligers willen zich minder (langdurig) binden * concurrentie op de jeugdleden * gemeentelijk beleid
In artikel 3 van de Statuten staat het doel van de vereniging als volgt geformuleerd: “De vereniging heeft ten doel het (doen) beoefenen 5
van de atletiek in welke verschijningsvorm dan ook. De vereniging tracht dit doel onder meer te bereiken door: * lid te zijn van de Atletiekunie en binnen Atletiekunie verband het organiseren en deelnemen aan atletiekevenementen, opleidingen en andere activiteiten; * de benodigde accommodatie tot stand te (doen) brengen.” 3.2
Missie.
De omschrijving waarvoor in het vorige beleidsplan was gekozen, spreekt ons nog steeds aan. Daarom formuleren we de missie van onze vereniging vrijwel onveranderd als volgt: “AV Isala’96 wil voor Kampen en omgeving een aansprekende vereniging zijn die zich richt op de atletieksport in de breedte. Presteren, talentontwikkeling, sportief bezig zijn en gezelligheid houden elkaar daarbij in balans”. 3.3
Visie.
In de visie schrijven we op hoe we de missie willen (blijven) realiseren. Voor onze vereniging hebben we de visie als volgt geformuleerd: “Wij willen een vereniging zijn waar iedereen zich thuis kan voelen en waar mensen respectvol met elkaar omgaan. Er is plaats en aandacht voor zowel de wedstijdsporter, als de recreant en evenzeer voor de junior als voor het oudere lid. Ieder lid moet met zijn sportieve talenten en ambities binnen de vereniging terecht kunnen; uiteraard voor zover dat past binnen de doelstellingen en de kaders van de vereniging. De vereniging probeert zich bij het aanbod van activiteiten zo veel als mogelijk te richten naar de vraag. Er is uiteraard een goed evenwicht tussen recreatiesport - het met plezier en op welk niveau dan ook maar beoefenen van de atletieksport - en de wedstrijdsport. Die balans vormt de basis van onze vereniging. Atleten die zich verder willen ontwikkelen in de wedstrijdatletiek mogen binnen AV Isala’96 een stimulerend trainingsaanbod verwachten dat ruime aandacht geeft aan de individuele mogelijkheden. We zijn er trots op als onze atleten, individueel of in teamverband, goede prestaties neerzetten. Om dit alles te ondersteunen is het nodig dat al onze 6
vrijwilligers (trainers, juryleden en vele anderen) goed zijn toegerust, dat de vereniging in alle facetten goed is georganiseerd en dat accommodatie en materieel up-to-date zijn. Boven alles hechten we aan een sportieve en ongedwongen clubsfeer waarin tot uitdrukking komt dat wij één vereniging zijn waarin ieder lid gelijk meetelt!” 4.
Isala ’96 en de relevante maatschappelijk omgeving.
Uiteraard is de eerste prioriteit van een sportvereniging dat de aangeboden sportactiviteiten kwantitatief, kwalitatief en organisatorisch op orde zijn. Daarnaast realiseren we ons dat we als sportvereniging onderdeel uitmaken van de maatschappij. Een maatschappij die hoe langer hoe ingewikkelder wordt en dag in dag uit vaak veel van mensen vraagt. Daar ligt ook een taak voor een sportvereniging, namelijk om mensen naast de dagelijkse drukte op een gezonde wijze ontspanning door (lichamelijke) inspanning te bieden. Isala’96 wil die uitdaging graag aangaan. Als vereniging voelen we ons maatschappelijk betrokken. Daarbij is het noodzakelijk dat we ons realiseren dat maatschappelijke ontwikkelingen wel eisen stellen aan ons functioneren als vereniging. Enkele zaken waar we in ieder geval een rol in kunnen spelen zijn ook onderdeel van het gemeentelijk sportbeleid. Daarbij kan onder meer worden gedacht aan het positief jeugdbeleid, het inspelen op ontwikkelingen in buurten en samenwerking met onderwijs. 4.1
Leeftijdsopbouw.
De maatschappij vergrijst; dat zien we ook een beetje binnen onze vereniging. Dat is niet erg; integendeel veel “oudere” leden kunnen naast hun sportieve inbreng veel betekenen voor de vereniging. Maar we moeten ons dan realiseren dat ons aanbod daar op toegespitst moet zijn. En tegelijkertijd zal ook werving van jeugdleden - dat is toch uiteindelijk de toekomst voor onze vereniging - niet stil mag staan. Op dat laatste punt ondernemen we wel activiteiten (bijvoorbeeld de bevrijdingsloop), maar actieve ledenwerving zal - met veel “concurrentie” van andere verenigingen en van sportscholen - voortdurend aandacht vragen. Het bestuur heeft ideeën ontwikkeld in een memo over het jeugdbeleid. 7
Dit als basis voor concrete activiteiten. 4.2
Individualisering.
Een snel opkomend maatschappelijk fenomeen is de individualisering. Daarnaast wijst de overheid mensen voortdurend op hun eigen verantwoordelijkheid. Dat betekent, denken we, voor onze vereniging twee dingen. Enerzijds hebben mensen veel meer behoefte aan kortlopende activiteiten en moeten we die dus aanbieden; dat doen we ook al met de loopclinics. Daarnaast binden mensen zich ook minder snel en zeker niet langdurig aan een vereniging en dat betekent weer dat de bron voor kaderleden en vrijwilligers kleiner wordt. Op de een of andere manier wil Isala’96 aantrekkelijk zijn, zodat mensen zich wel willen “binden”. 4.3
Ontwikkelingen binnen de atletieksport.
Op de sterke ontwikkeling van het (duur)lopen heeft AV Isala’96 al ingespeeld door inmiddels een vijftal loopgroepen te hebben; ieder kan op zijn/haar niveau en met verschillende intensiteit aan loopsport doen. Daarnaast zijn er recent twee trainingsgroepen voor baanatleten gestart die gericht zijn op lopen en wel een MILA (midden/lange afstands)-groep en een jeugdgroep. Het aantal jeugdleden is min of meer stabiel. Dit is een landelijke trend die ook elders in de Atletiekunie zichtbaar is. In de toekomst zal de verdere daling van het aantal kinderen een rol gaan spelen, hoewel recente prestaties van topatleten misschien een aanzuigende werking kunnen hebben. Bovenstaande constateringen vragen gericht beleid. 4.4
Wetgeving.
De wet- en regelgeving is een voortdurend punt van aandacht. Gedrag van de (rijks)overheid is niet gemakkelijk te voorspellen. We zullen dat rechtstreeks en via de Atletiekunie goed moeten volgen en zo nodig van geval tot geval daarop in moeten spelen. 4.5
Beleid Gemeente Kampen.
Het beleid van de overheid, en dus ook van de gemeente Kampen, is dat er de komende jaren veel bezuinigd moet 8
worden. Ten aanzien van de accommodatie pakt de gemeente een en ander nog steeds goed op. Omdat we daarnaast zelf ook zuinig zijn op de baan en de omgeving daar omheen, heeft AV Isala’96 wat dat betreft de zaken goed op orde. Ook de komende jaren zal de sport getroffen worden door lagere overheidsbijdragen. Daarnaast bespeuren we bij de (gemeentelijke) overheid een tendens om bij allerlei activiteiten op gebied van sport, sociaal cultureel werk, jongerenwerk etc. een veel meer wijkgerichte aanpak toe te passen. In dat verband heeft onze vereniging - samen met Wit Blauw en HCK - de afgelopen 1 ½ jaar gewerkt aan een pilot om te komen tot een gezamenlijke sportparkmanager. Doel daarbij was om de accommodatie optimaal te gebruiken voor maatschappelijke activiteiten op een manier die ook voor de sportverenigingen een winsituatie oplevert. In maart 2015 heeft de ledenvergadering het bestuur - zij het schoorvoetend - gemandateerd om daarmee door te gaan. Eind 2015 is echter gebleken dat er op dit moment onvoldoende (financiële) mogelijkheden aanwezig zijn om de pilot te starten. Een en ander is dus voorlopig op de lange baan geschoven. Dat neemt niet weg dat de verkenningen die met Wit Blauw en HCK zijn geweest er toe kunnen leiden dat de samenwerking op sportpark Hagenbroek en misschien ook wel met de gemeente in de toekomst intensiever wordt. Daarbij valt onder meer te denken aan een gemeentelijke sportparkmanager, overleg met wijkverenigingen over gezamenlijke activiteiten op het sportpark en het organiseren van buitenschoolse activiteiten (sportmiddagen). 4.6
Conclusies.
Isala ’96 is een financieel gezonde vereniging met voldoende kader, een goede accommodatie en bovenal een samenbindende verenigingscultuur. Toch zullen we niet genoegzaam achterover kunnen leunen, omdat de maatschappelijke ontwikkelingen razend snel gaan. Met dit beleidsplan en onze jaarlijks bij te stellen actiepuntenlijst willen we de komende periode Isala’96 gezond houden en verder verstevigen en/of uitbouwen. We waken wel voor al te grote doelstellingen. We zetten liever kleine, gedegen stappen, maar vinden het wel wenselijk om op sommige onderdelen wat meer 9
mogelijkheden te kunnen bieden. Vooral op het terrein van het gemeentelijk beleid en op dat van de jeugd willen we actief blijven! 5
Specifieke beschrijving van verenigingsactiviteiten.
5.1
Aantallen en soorten leden.
Eerst volgt een overzicht van de ontwikkeling van het aantal leden gedurende de afgelopen vijf jaren (per 31 december). Jaar 2011 2012 2013 2014 2015
Pupil 64 57 53 53 62
Junior Senior/master Recreant 57 55 230 63 52 215 78 55 213 68 58 219 59 57 219
Totaal 406 387 399 398 397
Een stabiel beeld waarbij opvalt dat het aantal jeugdleden in vier jaar tijd niet (verder) is terug gelopen. De totale omvang van het ledenaantal (al jaren schommelend rond de 400) is - als we in de Atletiekunie rond kijken en ook gezien de grootte van onze gemeente - zeer acceptabel te noemen. 5.2
Baanatletiek; wedstrijden en wedstrijdatleten.
5.2.1
Baanatletiek.
De groep (baan)wedstrijdatleten neemt deel aan de gebruikelijke regionale en landelijke wedstrijden. Ieder pikt daar voor zich zelf wel wat uit. Er zijn leden die heel veel in actie zijn en ook leden die maar ĂŠĂŠn of enkele keren per jaar actief aan een wedstrijd meedoen. Die keuzevrijheid is een groot goed en willen we ook graag behouden. Dat past binnen onze vereniging. Anders ligt het met de teamwedstrijden. De laatste jaren hebben zowel de heren- als de damesploeg goede resultaten behaald. Ook een aantal individuele leden hebben goed gescoord. De vereniging vindt het belangrijk dat de ploegen actief blijven meedoen aan de clubcompetities. Daarbij streven we naar deelname in competitieverband van 1 heren- en 1 damesploeg, 1 AB-ploeg en 4 CD-ploegen. Zo nodig zal daarvoor gekeken worden naar de mogelijkheid van 10
een combiploeg met een andere vereniging. Zodra de Atletiekunie een landelijke competitie voor pupillenploegen instelt, gaan we daar uiteraard ook aan mee doen. Bij sportverenigingen is vaak een wisselend beeld te zien als het gaat om de (wedstrijd)prestaties van de leden. Dan weer heb je te maken met een talentvolle lichting, dan weer is de prestatiemogelijkheid en -gerichtheid wat kleiner. Dat is een gegeven. Toch willen we met onze baanatletiek streven naar een voldoende bezetting van de diverse ploegen. Een mooie taak voor trainers en trainerscoĂśrdinator om dat te stimuleren en te blijven organiseren. Daarbij is het blijvend van belang om als vereniging voldoende trainerskader te hebben. Werving en begeleiding van (beginnende) trainers willen we dan ook veel aandacht geven. Een klein onderdeel van de baanatletiek zijn de VB-atleten. Deze groep heeft gaandeweg een eigen - zij het bescheiden plaats binnen de vereniging gekregen. De beide trainers van deze groep organiseren met behulp van de WOC al enkele jaren een eigen wedstrijd. We willen deze activiteit graag voortzetten. Daarvoor is wel nodig dat er nieuwe VB-atleten bij komen. 5.2.2. Jeugdatletiek. Binnen de baanatletiek nemen uiteraard de pupillen en junioren een belangrijke plaats in. Om een extra stimulans te geven aan een gezonde jeugdafdeling en de binding met de vereniging te versterken, zijn er naast de reguliere wedstrijden en trainingen enkele andere activiteiten. Deze worden vaak georganiseerd door de jeugdtrainers, soms met behulp van ouders. Op technisch gebied is het streven om een aantal schoolclinics te organiseren. In samenwerking met de trainerscoĂśrdinator zijn binnen het bestuur twee leden verantwoordelijk voor jeugdzaken. Daarnaast zijn er altijd veel vrijwilligers nodig in de begeleiding etc., maar het blijft soms lastig om voldoende vrijwilligers te vinden. De jeugdcommissie (zie 6.2.2) heeft daarin een taak, maar dat is de laatste tijd niet erg uit de verf gekomen en een nieuwe start met een duidelijke jaarplanning is noodzakelijk. 5.2.3
Clubkampioenschappen.
EĂŠn maal per jaar, altijd in september, worden de 11
clubkampioenschappen georganiseerd. Deze geanimeerde wedstrijd neemt zijn eigen plaats in binnen de vereniging. Jong en oud, recreant en prestatiesporter, ze komen allemaal aan hun trekken. Een verenigingsactiviteit die we natuurlijk willen continueren. 5.3
Recreatieve leden.
5.3.1. Loopgroepen. Deze groep atleten is tevreden als er op hen toegespitste trainingsfaciliteiten zijn en die zijn er veelal. Ten aanzien van de deelname aan prestatielopen e.d. nemen deze leden vaak zelf - individueel of in groepjes - het initiatief. Dat gaat “vanzelf� en daar ligt voor het bestuur/de vereniging dan ook niet direct een taak. Wel zou het aanbeveling verdienen als daar bij de diverse groepen wat meer structuur aan wordt gegeven. Hier ligt duidelijk een rol voor de trainers en het trainersoverleg. De loopgroepen vormen verreweg het grootste deel van de recreatieleden. Er zijn momenteel vijf loopgroepen die alle vijf hun eigen karakter hebben. Vier groepen onderscheiden zich in feite alleen van elkaar, doordat het niveau en de trainingsintensiteit enigszins verschillend is. De vijfde groep geeft de mogelijkheid om te herstellen van een blessure en biedt ook mensen die duidelijk minder intensief willen trainen de mogelijkheid om toch actief te zijn (of te blijven). 5.3.2. Wandelaars. Binnen onze vereniging is er een beperkt aantal wandelaars. Onder leiding van een tweetal trouwe leden is deze groep volledig selfsupporting. Gezien de grote maatschappelijke belangstelling voor bewegen en vitaliteit, is dit een groep die wel uitbreidingsmogelijkheden heeft. Meer publiciteit is dan wel noodzaak. 5.4
Diverse sport en niet-sport gerelateerde activiteiten.
De diverse activiteiten die onder dit hoofdstuk vallen behoeven in dit plan geen uitgebreide beschrijving. Voldoende is dat we ze hier noemen. Het gaat - in willekeurige volgorde - om de volgende jaarlijkse wedstrijden/evenementen/activiteiten: * vrijwilligersavond 12
* familieavond * prutloop * bruggenloop * boslopen en Kerstcross * Allert Hagedoorncrossen * bevrijdingsloop * oudejaarsloop * Wärtsilä power run * FORK (fun-obstacle-run-Kampen). We blijven alert op het up-to-date houden van ons “aanbod”. Daarbij kijken we enerzijds naar gezonde, soms al jaren lopende tradities, maar daarnaast willen we ook inspelen op ontwikkelingen aan de “vraagkant”. Daarbij denken we bijvoorbeeld aan het fenomeen mudruns, obstacleruns bootcamps etc, die in de loopwereld een eigen plaats hebben gekregen. 6.
Specifieke beschrijving organisatie vereniging.
6.1
Bestuur.
Het bestuur bestaat uit zeven leden. Voorzitter, secretaris en penningmeester hebben een specifieke taak. Daarnaast hebben alle bestuursleden een aantal aandachtsvelden; veelal gekoppeld aan de diverse commissies. De (bestuurs)cultuur binnen onze vereniging kenmerkt zich door informele en korte lijnen. De afstemming tussen bestuur en commissies verdient blijvend aandacht. Daar zal in de beleidsperiode (nog meer) op gelet moeten worden. Onder dit kopje past ook het voornemen om te onderzoeken of de statuten - die al weer 20 jaar oud zijn - aan herziening toe zijn. Een ander aandachtspunt is een gezonde doorstroming van kaderleden en vrijwilligers. Met name het meer betrekken van de jongere generatie bij alle soorten van vrijwilligerswerk is van groot belang. 6.2
Commissies.
De commissie binnen de vereniging werken autonoom. Elke commissie heeft een duidelijke taakomschrijving en werkt zelfstandig vanuit dat kader. We streven in de commissie naar een evenredige verdeling in leeftijd en ervaring. 6.2.1
WOC (= Wedstrijd Organisatie Commissie). 13
Deze commissie heeft de organisatie van alle baan- en crosswedstrijden onder haar hoede. Een intensieve en zeer zelfstandig opererende commissie. De WOC zorgt voor wedstrijdleiding, starters en juryleden en maakt ook de jaarkalender die op de website staat. Vanuit het bestuur is er een vast contactpersoon. 6.2.2
Jeugdcommissie
Deze commissie organiseert een aantal nevenactiviteiten naast se sprotactiviteiten. We vinden het van belang om voor de jeugd op een zo breed mogelijk front aantrekkelijk te blijven. Daarom wordt deze commissie vanuit het bestuur ondersteund en proberen we onder meer een paasevenement, een vossenjacht, een disco en het Sinterklaasfeest te organiseren. Naast deze bestaande activiteiten kan een goed bemenste commissie misschien ook vernieuwende activiteiten aanbieden. 6.2.3
Kantinecommissie.
Onder leiding van een coördinator werkt ook deze commissie zelfstandig. Inkoop, bediening etc. binnen de kantine en tijdens wedstrijden op de baan lopen “als vanzelf”. De coördinator wordt ondersteund door een budgetbeheerder. De kantine zou een nog wat centralere plaats kunnen innemen binnen het verenigingsgebeuren. Vanuit die optiek bezien zal - uiteraard in overleg met de commissie - worden bekeken of er meer activiteiten kunnen worden ondernomen. Het bestuur heeft een vaste contactpersoon voor kantinezaken. 6.2.4
Onderhoudscommissie.
Een vaste ploeg van een aantal heren senioren treedt, van voorjaar tot najaar, wekelijks/naar behoefte op één morgen op als klussenploeg voor “alles” op en rond de accommodatie. Zoals al eerder in dit plan beschreven is de verwachting dat de druk om als vereniging meer zelf te doen op en rondom de accommodatie zal toenemen. Het belang van deze commissie zal dus alleen maar groter worden. De gehanteerde werkwijze voldoet prima en werkt tevens kostenbesparend. Aansturing door een bestuurslid.
14
6.2.5
Trainersoverleg en technisch beleid.
Onder leiding van de trainerscoördinator overleggen de trainers periodiek over veel technische zaken. De filosofie van de vereniging (bij de jeugd allround, pas vanaf een bepaalde leeftijd specialisatie) is daarbij de rode draad. In het trainersoverleg komen jaarlijks/periodiek in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde: aansluiting bij de plannen van de atletiekunie, de trainingsopbouw voor de verschillende (leeftijds)groepen en een jaarplanning. Afgelopen jaar is onder het motto “zorg dat je er staat als club” vanuit het trainersoverleg een visie op de baanatletiek ontwikkeld. Belangrijke elementen daaruit zijn: niveau trainers, nieuw aanbod, prestatie versus recreatie, aansprekende wedstrijden, rol ouders jeugdleden. Voor belangstellenden is dit technische beleidsstuk uiteraard beschikbaar. 6.2.6
Sponsorcommissie.
De sponsorcommissie heeft moeilijke jaren achter de rug. Vanwege de economische situatie was en is het moeilijk om heel planmatig te werken aan uitvoering van het sponsorbeleid. Desondanks zijn de sponsorinkomsten redelijk op peil gebleven en lukt het vaak om per evenement een sponsor aan ons te binden. Deze handelwijze continueren we. Toch is het daarnaast van belang dat de sponsorcommissie meer body krijgt en meer planmatig gaat werken. We gaan proberen een impuls aan deze commissie te geven met als doel het genereren van meer opbrengst en het binden van meer sponsors. 6.2.7. Kledingcommissie. Deze commissie zorgt er voor dat de officiële wedstrijdkleding vanuit voorraad en voor een redelijke prijs voor alle leden verkrijgbaar is. 6.2.8. Fysiotherapeut. De vereniging verkeert in de gelukkige omstandigheid dat één van de leden zijn kennis als fysiotherapeut beschikbaar stelt ten behoeve van alle leden. Dit betekent concreet dat bij “pijntjes” en blessures snel en deskundig een diagnose kan 15
worden gesteld en eventueel een vervolgbehandeling wordt geadviseerd. 6.2.9
Vertrouwenspersonen.
Het bestaan van het fenomeen vertrouwenspersoon (ongewenste omgangsvormen, integriteit) is al jaren een vast gegeven bij Isala’96. De twee vertrouwenspersonen werken per definitie in stilte. De voorzitter is vanuit het bestuur aanspreekpunt. Via de site kan iedereen die daar behoefte aan heeft de contactgegevens van de vertrouwenspersonen achterhalen. 6.2.10 Ad-hoc commissies. Zo nodig stelt het bestuur voor bijzondere, eenmalige taken een aparte commissie in. Naast de kascommissie (waarvan voor iedereen de taak duidelijk is) kent de vereniging op dit moment geen ad-hoc commissie. 6.3
Vrijwilligers.
Het is al eerder genoemd in dit plan: Isala’96 is gezegend met een grote groep, vaak vaste vrijwilligers. Toch blijkt dat er zo af en toe moeilijk te vervullen vacatures zijn. We zullen meer dan voorheen leden moeten aanspreken op hun verantwoordelijkheden. Dat kan zijn voor het vervullen van structurele taken, maar een aantal zaken kan projectmatig worden opgepakt. 7.
Accommodatie en materialen.
De accommodatie is na hetgeen de afgelopen jaren is gerealiseerd goed en veilig te noemen. Voor onze uitstraling als vereniging vinden we het belangrijk om de baan in goede staat te houden. We zullen daar zelf aan werken en waar nodig daar met de gemeente over communiceren. Tevens zal een oplossing moeten worden gevonden voor de steeds hoger wordende huur. Wellicht dat de uitkomsten uit de gemeentelijke werkgroep rondom de kleedkamers (waar onze penningmeester deel van heeft uitgemaakt) enig financieel soelaas bieden. De aanschaf en vervanging van materialen wordt van jaar tot jaar door het betreffende bestuurslid afgestemd met de wensen van de trainers. Uiteraard is daarbij het beschikbare 16
budget een belangrijke randvoorwaarde. 8.
Financiën en verzekeringen.
Op zichzelf heeft de vereniging een prima financiële basis. Het eigen vermogen ten opzichte van de jaaromzet lijkt meer dan voldoende. De huur- en overige afdrachten aan de gemeente, maar ook andere kostenposten hebben voortdurend de neiging om te stijgen. Dat betekent dat we moeten proberen andere inkomensbronnen aan te boren, een zuinig beleid te voeren en van jaar tot jaar moeten beoordelen of de contributie moet worden aangepast. Het systeem van het treffen van voorzieningen is een belangrijk hulpmiddel bij het in de greep houden van de financiën. De penningmeester gaat dan ook op die ingeslagen weg door en zal waar nodig nog verdere verfijningen aanbrengen. Gezien de verwachting dat de uitgaven (zowel voor de accommodatie, maar misschien ook wel voor de trainers) zullen stijgen, lijkt het wenselijk om voor de middellange termijn financiële lijnen uit te zetten. Er wordt (onder voorzitterschap van de penningmeester en voorts bestaande uit nog één bestuurslid en drie leden) een ad-hoc commissie ingesteld om voor inkomsten en uitgaven te onderzoeken wat een verstandige koers is. 9.
Veiligheid, hygiëne en gezondheid.
Isala’96 heeft een veiligheidsplan vastgesteld. Op dit moment voldoen we aan de vele eisen die de overheid en anderen aan ons stellen. Het bestaande plan zal één maal per twee jaar geactualiseerd moeten worden. In dit kader krijgen diverse onderwerpen periodiek onze aandacht: sociale hygiëne, legionellameting, VOG (= verklaring omtrent gedrag) voor alle jeugdtrainers, EHBO/AED en de (veiligheids)keuring van de baan. Omdat niet altijd duidelijk is bij welke evenementen de aanwezigheid van Rode Kruis, dan wel EHBO verplicht en/of noodzakelijk is, gaan we dat inventariseren en vastleggen. 10.
Communicatie.
Communicatie vindt vooral plaats via de eigen website. Ook via de sociale media zijn vele leden van onze vereniging 17
actief. Daarnaast geeft ook de elektronische nieuwsbrief het bestuur gelegenheid om rechtstreeks (vaak in de week na een bestuursvergadering) de leden van informatie te voorzien. Onder de bezielende regie van een webmaster en gevoed door enkele enthousiaste schrijvers en fotografen, geeft onze website een compleet overzicht van de activiteiten door het jaar heen. Aan (ouders van) jeugdleden wordt zo af en toe een schriftelijke mededeling mee gegeven. Met de plaatselijke pers zijn er de nodige contacten. Ook via de sociale media wordt geprobeerd om een veel groter publiek te bereiken voor de activiteiten van Isala’96. Beide kanalen worden zowel voorafgaand aan, als na afloop van een aantal activiteiten gebruikt om aandacht te krijgen. We onderzoeken of het mogelijk is om voor grotere activiteiten met behulp van sponsors te adverteren in de plaatselijke pers. 11.
Scholing en kadervorming.
Tot nu toe kon Isala’96 nog steeds trainers aantrekken uit het eigen ledenbestand. Dat betekent veelal een enthousiaste en zeer betrokken trainersgroep. Deze trainers geven trainingen op een aan iedere groep aangepast niveau en gebaseerd op eigen ervaring. In grote lijnen verloopt dat prima, hoewel het wel iedere keer moeite kost om (geschikte) mensen te vinden. Hierbij ligt de nadruk op baanatletiek. Binnen de vereniging is veel kennis aanwezig die mogelijk ook gebruikt kan worden voor interne bijscholing. Dit zal verder worden onderzocht. Met betrekking tot de technische baanactiviteiten is het van belang om de jeugdtrainers jaarlijks bij te scholen. Een belangrijk onderdeel daarbij moet zijn om trainers te leren één methodische lijn te hanteren. Dat komt motivatie en prestatie ten goede en bovendien zal hierdoor coördinatie en technische ontwikkeling toenemen met als gevolg meer successen. Daarnaast wordt onder verantwoordelijkheid van de WOC voortdurend gewerkt aan het op sterkte houden van het juryen scheidsrechterskorps. Tot nu toe zijn er nog altijd voldoende vrijwilligers, het is van belang jongere leden en/of ouders van jeugdleden hiervoor te interesseren. Dat kan door middel van het onder auspiciën van de Atletiekunie organiseren van cursussen, zo mogelijk in of dichtbij Kampen. 18
Tot slot zal er aandacht moeten worden besteed aan de (bij)scholing van de leden van de kantinecommissie. In overleg met de coĂśrdinator zal geĂŻnventariseerd worden aan welke wettelijke eisen de vereniging moet voldoen en welke (aanvullende) bevoegdheden nog gehaald moeten worden. 12.
Speer- en actiepunten 2016-2019.
Met het in kaart brengen van de bereikte resultaten van de afgelopen vier jaren, de huidige stand van zaken binnen de vereniging, de externe ontwikkelingen en de SWOT-analyse komt het bestuur tot de volgende speerpunten voor de komende beleidsperiode. * doorlopende ledenwerving jeugd; * samenwerking met en activiteiten t.b.v. het onderwijs (o.a. gastlessen); * loopclinics organiseren bijvoorbeeld in de aanloop naar evenementen; * wandelgroep (ook voor 30-50-jarigen) promoten; * onderzoek naar mogelijkheden voor nieuwe vormen van atletiek (bootcamp etc.); * diverse (bij)scholingen voor trainers, kantinemedewerkers en juryleden; * onderhoudsplan voor de accommodatie maken; * meer promotie diverse evenementen; * vrijwilligersbestand opschonen en goed indelen; * jaarlijks overleg met wethouder en ambtenaar sportzaken; * gerichte kantine activiteiten met als doel meer ledenbinding; * onderzoek herziening statuten; * ontwikkelen van EHBO beleid * instellen ad hoc commissie meerjarenbeleid financiĂŤn. Ongetwijfeld is deze lijst niet compleet en zullen we in de periode die dit beleidsplan bestrijkt met onverwachte bestuurlijke opgaven worden geconfronteerd. Het bestuur zal, met als richtsnoer dit beleidsplan en bovengenoemde speerpunten, jaarlijks enkele zaken oppakken om er - zoals we dat ook de afgelopen beleidsperiode hebben gedaan voor te zorgen dat dit beleidsplan geen dode letter blijft, maar wel degelijk uitgevoerd wordt.
19