Ingeominas: Pol铆tica editorial web
{Para mantener la calidad y la fluidez de la informaci贸n resulta indispensable definir las pautas de la administraci贸n y actualizaci贸n de los contenidos}
Ingeominas: PolĂtica editorial web
Ingeominas: PolĂtica editorial web
MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA Carlos Rodado Noriega Ministro de Minas y Energía
Instituto Colombiano de Geología y Minería, INGEOMINAS Andrés Ruiz Rodríguez Director General Edwin González Moreno Secretario General César David López Arenas Director Técnico del Servicio Geológico Jorge Alberto Bernal Contreras Director Técnico del Servicio Minero (e) Sandra Victoria Ortiz Ángel Coordinadora, Participación Ciudadana y Servicio al Cliente Paola Andrea Mariño García Asesora externa, Comunicaciones de Ingeominas José David Palacios Palacios Comunicador web de Ingeominas Edwin González Moreno César David López Arenas Jorge Alberto Bernal Contreras Hans Henker Cardona Sandra Victoria Ortiz Ángel César Gómez Lozano Anyerson Ortiz Navarro Comité de Gobierno en Línea
© Instituto Colombiano de Geología y Minería, Ingeominas Coordinación editorial Luis Eduardo Vásquez Salamanca Corrección de estilo Elkin Milton Rivera Gómez Diseño y diagramación D.G. Andrés Leonardo Cuéllar Velásquez Impreso por Imprenta Nacional de Colombia Bogotá, Colombia 2010
Publicación realizada en el
Contenido
Introducción
7
Justificación
10
Gobierno en Línea
11
Política Editorial de Gobierno en Línea
14
Política editorial de Ingeominas para el portal web
24
Política editorial web
Introducción
G
racias a su creciente popularidad, internet se ha convertido en un sinfín de posibilidades de co-
municación y de conocimiento que permite llegar a la opinión pública y a la gente en general con información de todo tipo, razón por la cual este medio ha tenido un gran impacto social que ha cambiado incluso los hábitos de los seres humanos. Desde los años noventa, Colombia ha desempeñado un papel muy importante dentro de la globalización a raíz de la implementación de esta herramienta digital, que ha permitido a muchas empresas nacionales darse a conocer y comprar y vender a través de Internet. Para las entidades del Estado colombiano, tanto nacionales como territoriales, se ha implementado una estra{7}
Política editorial web
tegia llamada “Gobierno en Línea”, cuyo propósito es mejorar los servicios que prestan las entidades estatales con más transparencia y participación ciudadana a través de las tecnologías de la información para construir un Estado más eficiente. Para optimizar este acceso a la información y a los servicios en línea, se decidió rediseñar el portal de Ingeominas con base en las directrices y los estándares de Gobierno en Línea, tarea que se encomendó a los grupos de Comunicaciones y de Tecnologías de Información del Instituto, los cuales contaron con la asesoría y participación del proveedor web de la entidad. El nuevo portal del Instituto cumple con todos los criterios establecidos por parte de Gobierno en Línea, los cuales se mencionarán más adelante, pero lo más importante es la creación de la versión en inglés del portal, junto con la versión móvil para celulares y dispositivos digitales de alta gama. Por otra parte, se han creado {8}
Política editorial web
subportales (como los de los Observatorios Vulcanológicos y Sismológicos de Pasto, Popayán y Manizales, y el portal para los niños), los cuales cuentan con información clasificada, ordenada y actualizada, todo de acuerdo con un concepto editable desde la herramienta implementada para la administración de contenidos en la web (CMS). Dentro de este marco de rediseño también se han integrado nuevas herramientas, como los foros y chats, los cuales permitirán que la información fluya con mayor rapidez y que se creen grupos del Instituto en las redes sociales como Facebook, Youtube y Twitter, donde podrán encontrar galerías de imágenes y videos referentes a eventos y noticias de Ingeominas, y se planea organizar un archivo de audio para las personas discapacitadas. Para mantener la calidad y la fluidez de la información resulta indispensable definir las pautas de la administra{9}
Política editorial web
ción y actualización de los contenidos. Por esta razón el Grupo de Comunicaciones de Ingeominas está a cargo de la elaboración de la política editorial web y de la actualización del contenido del sitio web.
Justificación
E
n toda entidad, sobre todo si es del Estado, se deben implementar unos estándares de publica-
ción de contenidos, los cuales se han de seguir para garantizar la apropiada actualización de la información en cada una de sus secciones, así como en subportales, procurando conservar la homogeneidad en la estructura y el diseño con todas las directrices contempladas en el Manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea de la república de Colombia, versión 2010. www.gobiernoen linea.gov.co.
{ 10 }
Política editorial web
Gobierno en Línea
E
n el manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea se determinan los linea-
mientos para cumplir con lo establecido en el Decreto 1151 del 14 de abril de 2008, y se incorporan algunas recomendaciones del documento “políticas y estándares para publicar información del Estado colombiano en internet”. www.gobiernoenlinea.gov.co. El Decreto 1151 de 2008 establece unas fases y unos plazos, los cuales se deben cumplir en el año 2010 para las entidades del orden nacional y en el 2012 para las entidades del orden territorial, y que son el norte de trabajo de las entidades públicas colombianas para la construcción colectiva del Gobierno en Línea a través de un proceso gradual y evolutivo, en el que vale la pena destacar que no es necesario terminar una fase para empezar otra.
{ 11 }
Política editorial web
Estas fases se dividen en Información, Interacción, Transacción, Transformación y Democracia. Información Fase en la cual las entidades habilitan sus sitios web para proveer en línea información básica de su gestión y de interés sobre los temas que abordaron en el siguiente plazo: orden nacional, 1 de agosto de 2008; orden territorial, 1 de noviembre de 2008. Interacción En esta fase se habilita la comunicación simple de dos vías entre las entidades y el ciudadano con mecanismos que acercan a este último a la administración y le permiten contactarla entre trámites y servicios, como los foros, las salas de conversación, el correo electrónico y consultas básicas a bases de datos para abordar en el correspondiente plazo: orden nacional, 1 de diciembre de 2008; orden territorial, 1 de diciembre de 2009.
{ 12 }
Política editorial web
Transacción Fase en la que se pueden gestionar y completar trámites y servicios en línea, haciendo transacciones como la obtención de documentos, certificaciones, licencias, permisos y autorizaciones; inscripción de matrículas, registros y afiliaciones, y declaración y pago de obligaciones, aportes, tasas, multas y sanciones, así como la versión móvil y en inglés del portal. Transformación En la fase de transformación, las entidades deben efectuar cambios en la manera de operar para eliminar límites con otras entidades y organizar sus trámites y servicios alrededor de necesidades de ciudadanos y empresas, a través de cadenas de trámites, ofreciendo servicios por medio de múltiples canales e intercambiando eficientemente la información, estableciendo así una visión unificada del Estado.
{ 13 }
Política editorial web
Democracia Fase en la que el ciudadano participa activa y colectivamente en la toma de decisiones de un Estado integrado en línea, que ha interiorizado en sus prácticas el Gobierno en Línea; en desarrollo de esta etapa las entidades incentivan a la ciudadanía a contribuir en la construcción y seguimiento de políticas, planes, programas y temas legislativos, así como a participar en la toma de decisiones, con el propósito de involucrar a la sociedad en un diálogo abierto de doble vía. A continuación se presentan los criterios que permiten determinar la evolución de las entidades en la fase de Democracia en Línea.
Política editorial de Gobierno en Línea
{ 14 }
E
n razón de las características de los medios electrónicos, relacionadas especialmente con el hecho
Política editorial web
de que los contenidos se pueden diseminar en forma rápida y a un gran número de personas, se ha definido una política editorial en la que se establecen las características que deben considerar las entidades al momento de publicar contenidos generales en medios electrónicos. Esta política editorial debe complementarse con las indicaciones que señalen el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Departamento Nacional de Planeación –en el marco de la iniciativa de “Lenguaje Ciudadano”–, así como el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano, que lidera el Programa de Reforma de la Administración Pública. Contenidos Entendibles, agradables y de fácil uso Los contenidos deben ser claros, precisos y de lenguaje sencillo, para no dejar dudas sobre el mensaje que se desea transmitir, pues hay que considerar que los utilizarán personas de diferentes niveles de educación y de diferentes regiones del país. { 15 }
Política editorial web
Recomendaciones
No usar abreviaturas. Si es necesario, éstas se deben referenciar luego de que se emplean por primera vez, entre paréntesis, inmediatamente después del texto al que hacen referencia11. No utilizar siglas sin que al pie se especifique qué significan. No emplear tecnicismos. Si es estrictamente necesario, hay que explicar su significado inmediatamente después de que aparece por primera vez, incluyendo la explicación dentro de paréntesis. No usar términos en idiomas extranjeros. Cuando se hace necesario su uso, hay que diferenciarlos del resto (escribiendo cada término en caracteres itálicos) y explicarlos inmediatamente después de que se usan por primera vez. 1
{ 16 }
Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la república de Colombia, versión 2010, pp. 12-14.
Política editorial web
No abreviar los nombres de los meses. Seguir las reglas sintácticas, gramaticales y ortográficas del idioma español, de acuerdo con la Real Academia Española (RAE), al igual que las recomendaciones normativas que ésta hace. Vigentes, relevantes, verificables y completos Los contenidos que el Estado ofrezca por medios electrónicos deben ser vigentes, relevantes, verificables y completos, que generen algún beneficio para los clientes y que no den lugar a interpretaciones erradas. Así mismo, se debe evitar cualquier tipo de distorsión o interpretación tendenciosa de la información que va a publicarse en medios electrónicos. Las entidades deben ofrecer sólo aquellos contenidos que sean de su competencia y sobre los cuales se tenga completa seguridad en cuanto a su veracidad. En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno a la entidad, se debe incluir la fuente de donde se extractaron. { 17 }
Política editorial web
Cuando se publiquen artículos de carácter informativo, hay que asegurarse de que las fuentes son totalmente confiables; de lo contrario, habrá que corroborar la información con al menos tres fuentes adicionales, identificándolas al final del artículo. Cuando se publique información en archivos para descargar, se debe indicar la fecha de publicación o de su última actualización. Las imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico que se utilice deben estar acordes con los textos. Cuando este tipo de material sufre algún tipo de tratamiento técnico (como montajes, composición, transparencias, etc.), hay que indicar claramente en el pie del material que éste ha sido sufrido modificaciones. Antes de ofrecer contenidos, se debe validar la vigencia y calidad de éstos.
{ 18 }
Política editorial web
No ofensivos ni discriminatorios Los contenidos que el Estado colombiano provea por medios electrónicos no pueden ser ofensivos, sexistas, racistas, discriminatorios, obscenos, en la medida en que atentan contra derechos fundamentales de los particulares. En todo momento se debe tener presente que se trata de la imagen del Estado. Se debe evitar toda clase de estereotipos por raza, género, religión, origen étnico, localización geográfica, orientación sexual, discapacidad, apariencia física o estrato social. Los contenidos que se provean no deben reflejar los intereses, deseos, gustos ni ningún otro tipo de tendencia de sectores en particular, ni tampoco posiciones políticas, religiosas, económicas ni de ninguna otra índole, que puedan indicar preferencias con grupos específicos. { 19 }
Política editorial web
Se sugiere no utilizar regionalismos o frases coloquiales que son de uso común en algún lugar del país pero que en otras regiones pueden considerarse ofensivos. Privacidad No se deben ofrecer contenidos que revelen aspectos confidenciales de las personas o entidades, que afecten el buen nombre o que puedan generar efectos legales adversos a las entidades que publiquen la información. En este punto hay que tener claros conceptos jurídicos tales como indagatorias, llamados a juicio o demás, que de una u otra manera puedan afectar la condición jurídica de las personas o las instituciones. Hay que procurar no ofrecer contenidos de procesos sancionatorios en trámite, en la medida en que éstos pueden estar reservados conforme a la ley. En el caso de antecedentes penales o disciplinarios, sólo se ofrecerán contenidos cuando se trate de antecedentes definitivos; en los casos en que esto suceda, se deberán mantener { 20 }
Política editorial web
actualizados y se excluirán los nombres de las personas cuando los antecedentes dejen de tener vigencia. En los casos en que se solicite información de los particulares, se aclarará que ésta sólo se utilizará para los fines para los cuales se solicita la información y que no se divulgará a terceros sin consentimiento de quien suministra la información, salvo en los casos previstos por la ley colombiana. Respeto a los derechos de autor y de propiedad intelectual Las obras protegidas por el derecho de autor que se encuentren dentro de los sitios web forman parte del patrimonio de la entidad pública y por tanto se consideran bienes fiscales, razón por la cual su utilización debe estar expresamente autorizada; así mismo, se debe informar al ciudadano qué puede hacer y qué no con el material alojado.
{ 21 }
Política editorial web
Si una entidad pública desea hacer uso (reproducción, transformación o puesta a disposición) de materiales y obras protegidas por el derecho de autor, debe cerciorarse de contar con la debida autorización del titular de los derechos sobre dicho material. La protección del derecho de autor se aplica sobre los textos, imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico, sonoro o visual, y los programas informáticos y bases de datos. Cualquier material de este tipo que se tome de alguna fuente externa a la entidad debe considerarse una cita textual, por lo cual ha de ir entre comillas dobles (“”) e incluir la referencia de donde se tomó la cita, con al menos los siguientes datos: autor, libro, revista, periódico, artículo u otra fuente consultada y fecha de publicación.
{ 22 }
Política editorial web
La protección de los derechos de propiedad intelectual y propiedad industrial se observará en lo relativo a marcas, nombres comerciales, logos, enseñas, lemas, nombres de dominio, secretos empresariales, saber hacer, diseños industriales, patentes, modelos de utilidad y derecho de autor. En caso de que se detecten errores, omisiones, malas interpretaciones o cualquier situación en la que el contenido quede en duda, se debe corregir esta información de la manera más diligente posible. El desconocimiento de las normas vigentes en materia de derechos de autor, derechos de propiedad intelectual y derechos de propiedad industrial puede generar acciones civiles o penales.
{ 23 }
Política editorial web
Política editorial de Ingeominas para el portal web Bases editoriales Administración La administración estará a cargo del Grupo de Tecnologías de Información, junto con el Grupo de Comunicaciones, apoyados por el proveedor web, para la gestión de herramientas, actividad que permitirá actualizar los contenidos del portal. Correo electrónico Este sistema proporcionará la herramienta necesaria para que cualquier oficina de Ingeominas pueda enviar sus solicitudes formales al administrador para actualizar los contenidos. Herramientas de interacción Son aquellos espacios que Ingeominas pone a disposición de la ciudadanía para su interacción con la entidad, { 24 }
Política editorial web
como los foros; chats; peticiones, quejas y reclamos (PQR), y el buzón de “Contáctenos”. Contenidos Son las imágenes, textos, archivos PDF, archivos XLS, .DOC, .PPT o todos los descargables de Office, archivos de videos, archivos de audio, banners, cámaras web y demás formatos o elementos que se publiquen en cualquier sección de la web del Instituto o de sus subportales, los cuales deben seguir las directrices de Gobierno en Línea, es decir, ser claros, precisos, legibles y agradables, al igual que relevantes, completos, verificables y vigentes. En cuanto a los banners, afiches e imágenes, éstos deben ser estéticos y guardar una identidad con la imagen corporativa de Ingeominas. Usuarios Todos los usuarios de la página web del Instituto, ya sean funcionarios o contratistas, que quieran acceder a los espacios de catastro minero o a las herramientas { 25 }
Política editorial web
como ISOLUCIÓN u Orfeo, deben registrarse mediante un usuario. Visitantes Todas las personas del territorio colombiano o del exterior que ingresen al portal web de Ingeominas o a los subportales tienen la opción de registrarse para acceder a las herramientas de interacción. Perfil de usuario Administrador del sitio web El Grupo de Tecnologías de Información, junto con el proveedor web, tendrá a su cargo la máxima administración del portal, por lo cual deberá verificar el correcto funcionamiento de las herramientas de actualización y del servidor, para que no se caiga la información allí guardada. Por otra parte, el administrador se encarga de vigilar las políticas, términos y condiciones del portal para cumplir con los estándares de calidad fijados.
{ 26 }
Política editorial web
Existirán usuarios administradores por cada dependencia, pero el máximo administrador será el que suministrará las claves y los permisos para que puedan editar la información; en el caso de los chats y de los foros, a los administradores los designará el máximo administrador. Los subportales, como los Observatorios Vulcanológicos y Sismológicos de Pasto, Popayán y Manizales, tendrán administradores independientes y autónomos en la actualización del contenido de sus sitios web. En el caso del Grupo de Comunicaciones, existirá un usuario administrador tanto para la web como para la intranet, en el que se incluirán todas las noticias, publicaciones, boletines, eventos, conferencias, talleres, imágenes, video y audio, entre otros, en los enlaces correspondientes, por lo que el grupo revisará toda la información externa e interna de la entidad.
{ 27 }
Política editorial web
En el caso de la página web en inglés, el Grupo de Comunicaciones realizará las traducciones de la información interna del instituto, así como de las noticias, comunicados de prensa y boletines para su actualización cada semana, todo con un mismo usuario administrador. Administradores de chats y foros Funciones
Como ya se mencionó estos usuarios los designará el máximo administrador, en el caso de los chats, para atender todas las consultas de la ciudadanía. Los administradores deben vigilar los términos y condiciones del foro, que no se utilicen términos incorrectos u ofensivos entre los miembros, y garantizar la fluidez de información; además, podrán cerrar o abrir temas (threads), según la conveniencia.
{ 28 }
Política editorial web
Administrador por proceso La función de los usuarios administradores por cada dependencia será específica para cada una de ellas. Adicionalmente, tendrán el apoyo del Grupo de Comunicaciones para editar contenidos y actualizar los enlaces, con el fin de dinamizar la información, pero en dado caso los usuarios administradores tendrán las siguientes funciones: * Redactar, crear o editar los contenidos actualizados,
como planes operativos, informes de proyectos de inversión, presupuesto, estados financieros y demás, para enviarlos vía correo electrónico al Grupo de Co-
municaciones, con el objeto de publicar en la web. * Subir directamente información a la web e intranet
archivos de imagen, PDF, video, audio, etc. (máximo 50 MB), los cuales estarán disponibles para su descarga desde la página en la sección o enlace donde corresponda (nota: para la base editorial gráfica de la web, ver el manual de Gobierno en Línea. www. gobiernoen linea.gov.co). { 29 }
Política editorial web
A cada dependencia de Ingeominas le podrán asignar varios administradores. Actualización de contenidos Es necesario tener en cuenta que para actualizar los contenidos del portal web, se deben seguir las directrices de Gobierno en Línea, esto es, que se deberá publicar solamente la información que concierne a Ingeominas sobre la cual se tenga completa seguridad, veracidad y vigencia. Los textos deben redactarse en un lenguaje sencillo pero no por ello carente del rigor técnico necesario. Por esta razón, el Grupo de Comunicaciones se encargará de prestar el apoyo necesario para que los documentos de las demás dependencias estén redactados con las normas sintácticas y gramaticales establecidas. No se deben publicar contenidos que puedan generar tergiversaciones o tener efectos legales adversos al personal de Ingeominas (funcionarios y contratistas). { 30 }
Política editorial web
El portal web no tendrá enlaces externos que no pertenezcan a las asociadas a la entidad o a las que no estén suscritas a los lineamientos de Gobierno en Línea, y en caso de querer publicar alguna información de un tercero se deben mantener los derechos de autor y citar la fuente de la información. La actualización se hará por medio de la plataforma del CMS, que es el administrador de contenidos que maneja el proveedor web. Ésta se hará descentralizadamente por medio de categorías y secciones que cada usuario administrador conocerá. Cuando se publiquen documentos muy extensos se podrá utilizar la herramienta ISSUU para digitalizar los PDF y no cargar el servidor con demasiada información. Además, siempre se respetarán los formatos para cada documento (los cuales se encuentran en la herramienta ISOLUCIÓN), como los memorandos, comunicados de prensa, etcétera.
{ 31 }
Política editorial web
La información del sitio web no debe duplicarse dentro de éste, a menos que sea de relevancia, por ejemplo, la erupción del volcán Galeras o una audiencia pública de rendición de cuentas. En concordancia con los términos de la ley colombiana, se prohíbe: * Utilizar información o software del portal para invadir la privacidad de terceros, públicos o privados.
* Alterar sin autorización la información o los materiales publicados en la web.
* Usar contenidos, documentos y demás material informativo de propiedad de terceros, sin su debida autorización y sin los créditos respectivos. Responsabilidad en los contenidos El director general, los subdirectores de áreas, el secretario general y los jefes de las oficinas asesoras serán responsables de autorizar la publicación de la informa{ 32 }
Política editorial web
ción que se publique en la página web, en la sección o enlace que le corresponde. Periodicidad de contenidos A continuación se presenta el mapa del sitio, junto con las dependencias responsables en la actualización de la información del portal web. Menú superior Nosotros: actualización periódica Enlace (link): Estructura, elementos estratégicos, normas, planes, presupuesto y gestión, programas y proyectos, órganos de dirección, sedes, sistema de calidad y Meci, metas Sigob, entes de control externo, funciones de Ingeominas. Responsable: Oficina Asesora de Planeación y Oficina Asesora de Control Interno. Participación Ciudadana: actualización permanente Enlace: ¿Quiénes somos?, formule aquí sus inquietudes, legislación, rendición de cuentas, resultados de gestión, trámites. Responsable: Participación Ciudadana y Servicio al Cliente. Servicios de Información y Atención al Ciudadano: actualización permanente
{ 33 }
Política editorial web
Enlace: Suscripción de servicios de información, revista Ingeominas al día (Grupo de Comunicaciones), directorio sectorial, glosario, preguntas frecuentes (Participación Ciudadana), Museo Geológico José Royo y Gómez, Portal de Niños (Grupo de Comunicaciones), aspirantes-directiva 03, proyectos de normatividad (Oficina Asesora de Planeación). Responsable: Participación Ciudadana y Servicio al Cliente, Oficina Asesora de Planeación y Grupo de Comunicaciones. Contratación: actualización permanente Enlace: Licitación pública, selección abreviada, mínima cuantía, contratación directa, concurso de méritos. Responsable: Grupo de Contratación. Nucleares: actualización permanente Enlace: Seguridad y protección radiológica, reactor nuclear IAN1, tecnologías nucleares. Responsable: Grupo de Seguridad Nuclear y Protección Radiológica. Geología: actualización permanente Enlace: Estándares de mapas, información de interés, portafolio de servicios, servicio metadatos (Sicat), servicios de laboratorios. Responsable: Servicio Geológico. Minería: actualización permanente Enlace: Portafolio de servicios, notificaciones, anotaciones RMN, regalías, documentos mineros, auditores mineros, dependencias, información y atención al minero. Responsable: Servicio Minero. { 34 }
Instituto Colombiano de Geología y Minería (Ingeominas) Teléfonos 2200100 y 2200200 www.ingeominas.gov.co Diagonal 53 n.o 34-53 Bogotá, Colombia
Ingeominas: PolĂtica editorial web
Ingeominas: PolĂtica editorial web
MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA Carlos Rodado Noriega Ministro de Minas y Energía
Instituto Colombiano de Geología y Minería, INGEOMINAS Andrés Ruiz Rodríguez Director General Edwin González Moreno Secretario General César David López Arenas Director Técnico del Servicio Geológico Jorge Alberto Bernal Contreras Director Técnico del Servicio Minero (e) Sandra Victoria Ortiz Ángel Coordinadora, Participación Ciudadana y Servicio al Cliente Paola Andrea Mariño García Asesora externa, Comunicaciones de Ingeominas José David Palacios Palacios Comunicador web de Ingeominas Edwin González Moreno César David López Arenas Jorge Alberto Bernal Contreras Hans Henker Cardona Sandra Victoria Ortiz Ángel César Gómez Lozano Anyerson Ortiz Navarro Comité de Gobierno en Línea
© Instituto Colombiano de Geología y Minería, Ingeominas Coordinación editorial Luis Eduardo Vásquez Salamanca Corrección de estilo Elkin Milton Rivera Gómez Diseño y diagramación D.G. Andrés Leonardo Cuéllar Velásquez Impreso por Imprenta Nacional de Colombia Bogotá, Colombia 2010
Publicación realizada en el
Contenido
Introducción
7
Justificación
10
Gobierno en Línea
11
Política Editorial de Gobierno en Línea
14
Política editorial de Ingeominas para el portal web
24
Política editorial web
Introducción
G
racias a su creciente popularidad, internet se ha convertido en un sinfín de posibilidades de co-
municación y de conocimiento que permite llegar a la opinión pública y a la gente en general con información de todo tipo, razón por la cual este medio ha tenido un gran impacto social que ha cambiado incluso los hábitos de los seres humanos. Desde los años noventa, Colombia ha desempeñado un papel muy importante dentro de la globalización a raíz de la implementación de esta herramienta digital, que ha permitido a muchas empresas nacionales darse a conocer y comprar y vender a través de Internet. Para las entidades del Estado colombiano, tanto nacionales como territoriales, se ha implementado una estra{7}
Política editorial web
tegia llamada “Gobierno en Línea”, cuyo propósito es mejorar los servicios que prestan las entidades estatales con más transparencia y participación ciudadana a través de las tecnologías de la información para construir un Estado más eficiente. Para optimizar este acceso a la información y a los servicios en línea, se decidió rediseñar el portal de Ingeominas con base en las directrices y los estándares de Gobierno en Línea, tarea que se encomendó a los grupos de Comunicaciones y de Tecnologías de Información del Instituto, los cuales contaron con la asesoría y participación del proveedor web de la entidad. El nuevo portal del Instituto cumple con todos los criterios establecidos por parte de Gobierno en Línea, los cuales se mencionarán más adelante, pero lo más importante es la creación de la versión en inglés del portal, junto con la versión móvil para celulares y dispositivos digitales de alta gama. Por otra parte, se han creado {8}
Política editorial web
subportales (como los de los Observatorios Vulcanológicos y Sismológicos de Pasto, Popayán y Manizales, y el portal para los niños), los cuales cuentan con información clasificada, ordenada y actualizada, todo de acuerdo con un concepto editable desde la herramienta implementada para la administración de contenidos en la web (CMS). Dentro de este marco de rediseño también se han integrado nuevas herramientas, como los foros y chats, los cuales permitirán que la información fluya con mayor rapidez y que se creen grupos del Instituto en las redes sociales como Facebook, Youtube y Twitter, donde podrán encontrar galerías de imágenes y videos referentes a eventos y noticias de Ingeominas, y se planea organizar un archivo de audio para las personas discapacitadas. Para mantener la calidad y la fluidez de la información resulta indispensable definir las pautas de la administra{9}
Política editorial web
ción y actualización de los contenidos. Por esta razón el Grupo de Comunicaciones de Ingeominas está a cargo de la elaboración de la política editorial web y de la actualización del contenido del sitio web.
Justificación
E
n toda entidad, sobre todo si es del Estado, se deben implementar unos estándares de publica-
ción de contenidos, los cuales se han de seguir para garantizar la apropiada actualización de la información en cada una de sus secciones, así como en subportales, procurando conservar la homogeneidad en la estructura y el diseño con todas las directrices contempladas en el Manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea de la república de Colombia, versión 2010. www.gobiernoen linea.gov.co.
{ 10 }
Política editorial web
Gobierno en Línea
E
n el manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea se determinan los linea-
mientos para cumplir con lo establecido en el Decreto 1151 del 14 de abril de 2008, y se incorporan algunas recomendaciones del documento “políticas y estándares para publicar información del Estado colombiano en internet”. www.gobiernoenlinea.gov.co. El Decreto 1151 de 2008 establece unas fases y unos plazos, los cuales se deben cumplir en el año 2010 para las entidades del orden nacional y en el 2012 para las entidades del orden territorial, y que son el norte de trabajo de las entidades públicas colombianas para la construcción colectiva del Gobierno en Línea a través de un proceso gradual y evolutivo, en el que vale la pena destacar que no es necesario terminar una fase para empezar otra.
{ 11 }
Política editorial web
Estas fases se dividen en Información, Interacción, Transacción, Transformación y Democracia. Información Fase en la cual las entidades habilitan sus sitios web para proveer en línea información básica de su gestión y de interés sobre los temas que abordaron en el siguiente plazo: orden nacional, 1 de agosto de 2008; orden territorial, 1 de noviembre de 2008. Interacción En esta fase se habilita la comunicación simple de dos vías entre las entidades y el ciudadano con mecanismos que acercan a este último a la administración y le permiten contactarla entre trámites y servicios, como los foros, las salas de conversación, el correo electrónico y consultas básicas a bases de datos para abordar en el correspondiente plazo: orden nacional, 1 de diciembre de 2008; orden territorial, 1 de diciembre de 2009.
{ 12 }
Política editorial web
Transacción Fase en la que se pueden gestionar y completar trámites y servicios en línea, haciendo transacciones como la obtención de documentos, certificaciones, licencias, permisos y autorizaciones; inscripción de matrículas, registros y afiliaciones, y declaración y pago de obligaciones, aportes, tasas, multas y sanciones, así como la versión móvil y en inglés del portal. Transformación En la fase de transformación, las entidades deben efectuar cambios en la manera de operar para eliminar límites con otras entidades y organizar sus trámites y servicios alrededor de necesidades de ciudadanos y empresas, a través de cadenas de trámites, ofreciendo servicios por medio de múltiples canales e intercambiando eficientemente la información, estableciendo así una visión unificada del Estado.
{ 13 }
Política editorial web
Democracia Fase en la que el ciudadano participa activa y colectivamente en la toma de decisiones de un Estado integrado en línea, que ha interiorizado en sus prácticas el Gobierno en Línea; en desarrollo de esta etapa las entidades incentivan a la ciudadanía a contribuir en la construcción y seguimiento de políticas, planes, programas y temas legislativos, así como a participar en la toma de decisiones, con el propósito de involucrar a la sociedad en un diálogo abierto de doble vía. A continuación se presentan los criterios que permiten determinar la evolución de las entidades en la fase de Democracia en Línea.
Política editorial de Gobierno en Línea
{ 14 }
E
n razón de las características de los medios electrónicos, relacionadas especialmente con el hecho
Política editorial web
de que los contenidos se pueden diseminar en forma rápida y a un gran número de personas, se ha definido una política editorial en la que se establecen las características que deben considerar las entidades al momento de publicar contenidos generales en medios electrónicos. Esta política editorial debe complementarse con las indicaciones que señalen el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Departamento Nacional de Planeación –en el marco de la iniciativa de “Lenguaje Ciudadano”–, así como el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano, que lidera el Programa de Reforma de la Administración Pública. Contenidos Entendibles, agradables y de fácil uso Los contenidos deben ser claros, precisos y de lenguaje sencillo, para no dejar dudas sobre el mensaje que se desea transmitir, pues hay que considerar que los utilizarán personas de diferentes niveles de educación y de diferentes regiones del país. { 15 }
Política editorial web
Recomendaciones
No usar abreviaturas. Si es necesario, éstas se deben referenciar luego de que se emplean por primera vez, entre paréntesis, inmediatamente después del texto al que hacen referencia11. No utilizar siglas sin que al pie se especifique qué significan. No emplear tecnicismos. Si es estrictamente necesario, hay que explicar su significado inmediatamente después de que aparece por primera vez, incluyendo la explicación dentro de paréntesis. No usar términos en idiomas extranjeros. Cuando se hace necesario su uso, hay que diferenciarlos del resto (escribiendo cada término en caracteres itálicos) y explicarlos inmediatamente después de que se usan por primera vez. 1
{ 16 }
Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la república de Colombia, versión 2010, pp. 12-14.
Política editorial web
No abreviar los nombres de los meses. Seguir las reglas sintácticas, gramaticales y ortográficas del idioma español, de acuerdo con la Real Academia Española (RAE), al igual que las recomendaciones normativas que ésta hace. Vigentes, relevantes, verificables y completos Los contenidos que el Estado ofrezca por medios electrónicos deben ser vigentes, relevantes, verificables y completos, que generen algún beneficio para los clientes y que no den lugar a interpretaciones erradas. Así mismo, se debe evitar cualquier tipo de distorsión o interpretación tendenciosa de la información que va a publicarse en medios electrónicos. Las entidades deben ofrecer sólo aquellos contenidos que sean de su competencia y sobre los cuales se tenga completa seguridad en cuanto a su veracidad. En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno a la entidad, se debe incluir la fuente de donde se extractaron. { 17 }
Política editorial web
Cuando se publiquen artículos de carácter informativo, hay que asegurarse de que las fuentes son totalmente confiables; de lo contrario, habrá que corroborar la información con al menos tres fuentes adicionales, identificándolas al final del artículo. Cuando se publique información en archivos para descargar, se debe indicar la fecha de publicación o de su última actualización. Las imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico que se utilice deben estar acordes con los textos. Cuando este tipo de material sufre algún tipo de tratamiento técnico (como montajes, composición, transparencias, etc.), hay que indicar claramente en el pie del material que éste ha sido sufrido modificaciones. Antes de ofrecer contenidos, se debe validar la vigencia y calidad de éstos.
{ 18 }
Política editorial web
No ofensivos ni discriminatorios Los contenidos que el Estado colombiano provea por medios electrónicos no pueden ser ofensivos, sexistas, racistas, discriminatorios, obscenos, en la medida en que atentan contra derechos fundamentales de los particulares. En todo momento se debe tener presente que se trata de la imagen del Estado. Se debe evitar toda clase de estereotipos por raza, género, religión, origen étnico, localización geográfica, orientación sexual, discapacidad, apariencia física o estrato social. Los contenidos que se provean no deben reflejar los intereses, deseos, gustos ni ningún otro tipo de tendencia de sectores en particular, ni tampoco posiciones políticas, religiosas, económicas ni de ninguna otra índole, que puedan indicar preferencias con grupos específicos. { 19 }
Política editorial web
Se sugiere no utilizar regionalismos o frases coloquiales que son de uso común en algún lugar del país pero que en otras regiones pueden considerarse ofensivos. Privacidad No se deben ofrecer contenidos que revelen aspectos confidenciales de las personas o entidades, que afecten el buen nombre o que puedan generar efectos legales adversos a las entidades que publiquen la información. En este punto hay que tener claros conceptos jurídicos tales como indagatorias, llamados a juicio o demás, que de una u otra manera puedan afectar la condición jurídica de las personas o las instituciones. Hay que procurar no ofrecer contenidos de procesos sancionatorios en trámite, en la medida en que éstos pueden estar reservados conforme a la ley. En el caso de antecedentes penales o disciplinarios, sólo se ofrecerán contenidos cuando se trate de antecedentes definitivos; en los casos en que esto suceda, se deberán mantener { 20 }
Política editorial web
actualizados y se excluirán los nombres de las personas cuando los antecedentes dejen de tener vigencia. En los casos en que se solicite información de los particulares, se aclarará que ésta sólo se utilizará para los fines para los cuales se solicita la información y que no se divulgará a terceros sin consentimiento de quien suministra la información, salvo en los casos previstos por la ley colombiana. Respeto a los derechos de autor y de propiedad intelectual Las obras protegidas por el derecho de autor que se encuentren dentro de los sitios web forman parte del patrimonio de la entidad pública y por tanto se consideran bienes fiscales, razón por la cual su utilización debe estar expresamente autorizada; así mismo, se debe informar al ciudadano qué puede hacer y qué no con el material alojado.
{ 21 }
Política editorial web
Si una entidad pública desea hacer uso (reproducción, transformación o puesta a disposición) de materiales y obras protegidas por el derecho de autor, debe cerciorarse de contar con la debida autorización del titular de los derechos sobre dicho material. La protección del derecho de autor se aplica sobre los textos, imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico, sonoro o visual, y los programas informáticos y bases de datos. Cualquier material de este tipo que se tome de alguna fuente externa a la entidad debe considerarse una cita textual, por lo cual ha de ir entre comillas dobles (“”) e incluir la referencia de donde se tomó la cita, con al menos los siguientes datos: autor, libro, revista, periódico, artículo u otra fuente consultada y fecha de publicación.
{ 22 }
Política editorial web
La protección de los derechos de propiedad intelectual y propiedad industrial se observará en lo relativo a marcas, nombres comerciales, logos, enseñas, lemas, nombres de dominio, secretos empresariales, saber hacer, diseños industriales, patentes, modelos de utilidad y derecho de autor. En caso de que se detecten errores, omisiones, malas interpretaciones o cualquier situación en la que el contenido quede en duda, se debe corregir esta información de la manera más diligente posible. El desconocimiento de las normas vigentes en materia de derechos de autor, derechos de propiedad intelectual y derechos de propiedad industrial puede generar acciones civiles o penales.
{ 23 }
Política editorial web
Política editorial de Ingeominas para el portal web Bases editoriales Administración La administración estará a cargo del Grupo de Tecnologías de Información, junto con el Grupo de Comunicaciones, apoyados por el proveedor web, para la gestión de herramientas, actividad que permitirá actualizar los contenidos del portal. Correo electrónico Este sistema proporcionará la herramienta necesaria para que cualquier oficina de Ingeominas pueda enviar sus solicitudes formales al administrador para actualizar los contenidos. Herramientas de interacción Son aquellos espacios que Ingeominas pone a disposición de la ciudadanía para su interacción con la entidad, { 24 }
Política editorial web
como los foros; chats; peticiones, quejas y reclamos (PQR), y el buzón de “Contáctenos”. Contenidos Son las imágenes, textos, archivos PDF, archivos XLS, .DOC, .PPT o todos los descargables de Office, archivos de videos, archivos de audio, banners, cámaras web y demás formatos o elementos que se publiquen en cualquier sección de la web del Instituto o de sus subportales, los cuales deben seguir las directrices de Gobierno en Línea, es decir, ser claros, precisos, legibles y agradables, al igual que relevantes, completos, verificables y vigentes. En cuanto a los banners, afiches e imágenes, éstos deben ser estéticos y guardar una identidad con la imagen corporativa de Ingeominas. Usuarios Todos los usuarios de la página web del Instituto, ya sean funcionarios o contratistas, que quieran acceder a los espacios de catastro minero o a las herramientas { 25 }
Política editorial web
como ISOLUCIÓN u Orfeo, deben registrarse mediante un usuario. Visitantes Todas las personas del territorio colombiano o del exterior que ingresen al portal web de Ingeominas o a los subportales tienen la opción de registrarse para acceder a las herramientas de interacción. Perfil de usuario Administrador del sitio web El Grupo de Tecnologías de Información, junto con el proveedor web, tendrá a su cargo la máxima administración del portal, por lo cual deberá verificar el correcto funcionamiento de las herramientas de actualización y del servidor, para que no se caiga la información allí guardada. Por otra parte, el administrador se encarga de vigilar las políticas, términos y condiciones del portal para cumplir con los estándares de calidad fijados.
{ 26 }
Política editorial web
Existirán usuarios administradores por cada dependencia, pero el máximo administrador será el que suministrará las claves y los permisos para que puedan editar la información; en el caso de los chats y de los foros, a los administradores los designará el máximo administrador. Los subportales, como los Observatorios Vulcanológicos y Sismológicos de Pasto, Popayán y Manizales, tendrán administradores independientes y autónomos en la actualización del contenido de sus sitios web. En el caso del Grupo de Comunicaciones, existirá un usuario administrador tanto para la web como para la intranet, en el que se incluirán todas las noticias, publicaciones, boletines, eventos, conferencias, talleres, imágenes, video y audio, entre otros, en los enlaces correspondientes, por lo que el grupo revisará toda la información externa e interna de la entidad.
{ 27 }
Política editorial web
En el caso de la página web en inglés, el Grupo de Comunicaciones realizará las traducciones de la información interna del instituto, así como de las noticias, comunicados de prensa y boletines para su actualización cada semana, todo con un mismo usuario administrador. Administradores de chats y foros Funciones
Como ya se mencionó estos usuarios los designará el máximo administrador, en el caso de los chats, para atender todas las consultas de la ciudadanía. Los administradores deben vigilar los términos y condiciones del foro, que no se utilicen términos incorrectos u ofensivos entre los miembros, y garantizar la fluidez de información; además, podrán cerrar o abrir temas (threads), según la conveniencia.
{ 28 }
Política editorial web
Administrador por proceso La función de los usuarios administradores por cada dependencia será específica para cada una de ellas. Adicionalmente, tendrán el apoyo del Grupo de Comunicaciones para editar contenidos y actualizar los enlaces, con el fin de dinamizar la información, pero en dado caso los usuarios administradores tendrán las siguientes funciones: * Redactar, crear o editar los contenidos actualizados,
como planes operativos, informes de proyectos de inversión, presupuesto, estados financieros y demás, para enviarlos vía correo electrónico al Grupo de Co-
municaciones, con el objeto de publicar en la web. * Subir directamente información a la web e intranet
archivos de imagen, PDF, video, audio, etc. (máximo 50 MB), los cuales estarán disponibles para su descarga desde la página en la sección o enlace donde corresponda (nota: para la base editorial gráfica de la web, ver el manual de Gobierno en Línea. www. gobiernoen linea.gov.co). { 29 }
Política editorial web
A cada dependencia de Ingeominas le podrán asignar varios administradores. Actualización de contenidos Es necesario tener en cuenta que para actualizar los contenidos del portal web, se deben seguir las directrices de Gobierno en Línea, esto es, que se deberá publicar solamente la información que concierne a Ingeominas sobre la cual se tenga completa seguridad, veracidad y vigencia. Los textos deben redactarse en un lenguaje sencillo pero no por ello carente del rigor técnico necesario. Por esta razón, el Grupo de Comunicaciones se encargará de prestar el apoyo necesario para que los documentos de las demás dependencias estén redactados con las normas sintácticas y gramaticales establecidas. No se deben publicar contenidos que puedan generar tergiversaciones o tener efectos legales adversos al personal de Ingeominas (funcionarios y contratistas). { 30 }
Política editorial web
El portal web no tendrá enlaces externos que no pertenezcan a las asociadas a la entidad o a las que no estén suscritas a los lineamientos de Gobierno en Línea, y en caso de querer publicar alguna información de un tercero se deben mantener los derechos de autor y citar la fuente de la información. La actualización se hará por medio de la plataforma del CMS, que es el administrador de contenidos que maneja el proveedor web. Ésta se hará descentralizadamente por medio de categorías y secciones que cada usuario administrador conocerá. Cuando se publiquen documentos muy extensos se podrá utilizar la herramienta ISSUU para digitalizar los PDF y no cargar el servidor con demasiada información. Además, siempre se respetarán los formatos para cada documento (los cuales se encuentran en la herramienta ISOLUCIÓN), como los memorandos, comunicados de prensa, etcétera.
{ 31 }
Política editorial web
La información del sitio web no debe duplicarse dentro de éste, a menos que sea de relevancia, por ejemplo, la erupción del volcán Galeras o una audiencia pública de rendición de cuentas. En concordancia con los términos de la ley colombiana, se prohíbe: * Utilizar información o software del portal para invadir la privacidad de terceros, públicos o privados.
* Alterar sin autorización la información o los materiales publicados en la web.
* Usar contenidos, documentos y demás material informativo de propiedad de terceros, sin su debida autorización y sin los créditos respectivos. Responsabilidad en los contenidos El director general, los subdirectores de áreas, el secretario general y los jefes de las oficinas asesoras serán responsables de autorizar la publicación de la informa{ 32 }
Política editorial web
ción que se publique en la página web, en la sección o enlace que le corresponde. Periodicidad de contenidos A continuación se presenta el mapa del sitio, junto con las dependencias responsables en la actualización de la información del portal web. Menú superior Nosotros: actualización periódica Enlace (link): Estructura, elementos estratégicos, normas, planes, presupuesto y gestión, programas y proyectos, órganos de dirección, sedes, sistema de calidad y Meci, metas Sigob, entes de control externo, funciones de Ingeominas. Responsable: Oficina Asesora de Planeación y Oficina Asesora de Control Interno. Participación Ciudadana: actualización permanente Enlace: ¿Quiénes somos?, formule aquí sus inquietudes, legislación, rendición de cuentas, resultados de gestión, trámites. Responsable: Participación Ciudadana y Servicio al Cliente. Servicios de Información y Atención al Ciudadano: actualización permanente
{ 33 }
Política editorial web
Enlace: Suscripción de servicios de información, revista Ingeominas al día (Grupo de Comunicaciones), directorio sectorial, glosario, preguntas frecuentes (Participación Ciudadana), Museo Geológico José Royo y Gómez, Portal de Niños (Grupo de Comunicaciones), aspirantes-directiva 03, proyectos de normatividad (Oficina Asesora de Planeación). Responsable: Participación Ciudadana y Servicio al Cliente, Oficina Asesora de Planeación y Grupo de Comunicaciones. Contratación: actualización permanente Enlace: Licitación pública, selección abreviada, mínima cuantía, contratación directa, concurso de méritos. Responsable: Grupo de Contratación. Nucleares: actualización permanente Enlace: Seguridad y protección radiológica, reactor nuclear IAN1, tecnologías nucleares. Responsable: Grupo de Seguridad Nuclear y Protección Radiológica. Geología: actualización permanente Enlace: Estándares de mapas, información de interés, portafolio de servicios, servicio metadatos (Sicat), servicios de laboratorios. Responsable: Servicio Geológico. Minería: actualización permanente Enlace: Portafolio de servicios, notificaciones, anotaciones RMN, regalías, documentos mineros, auditores mineros, dependencias, información y atención al minero. Responsable: Servicio Minero. { 34 }
Instituto Colombiano de Geología y Minería (Ingeominas) Teléfonos 2200100 y 2200200 www.ingeominas.gov.co Diagonal 53 n.o 34-53 Bogotá, Colombia