Gestão documental nos municípios
Gestão Documental nos Municípios: Eliminação de Documentos Públicos Priscila Oquioni Souto — Advogada, assessora jurídica do IBAM E-mail: priscila.oquioni@ibam.org.br
RESUMO O direito de acesso à informação é fundamental ao Estado Democrático de Direito e se apresenta sobre várias vertentes. O tema desse estudo é a gestão de documentos públicos e sua interface com a preservação e eliminação dos documentos na Administração Pública municipal à luz do direito constitucional de acesso à informação. Palavras-chave: Gestão de documentos públicos. Conservação e eliminação. Acesso à informação.
A Relação Direta Estabelecida Entre a Guarda e Gestão de Documentos Públicos e o Direito Subjetivo dos Cidadãos ao Acesso à Informação I n i c i al me nte, c u m p re ter em mente que o acesso à informação encontra suporte em premissa inerente à concretização do Estado D emocrático de Direito, qual seja, tornar manifestas e evidentes as ações estatais para que de sua condução participem todos aqueles sobre os quais recairão as cons e qu ências oriundas desta atuação, princípio básico de uma Administração Pública transparente e participativa. O a ce ss o à s i n fo r m a ções constitui-se em direito fundamental inserido no art. 5º, inciso XXXIII da Constituição Federal. Com o intuito de viabilizar tal
direito constitucional, fora editada a Lei nº 12.527/2011. Por outro lado, o art. 23, inciso III e o art. 216, § 2º, ambos da Lei Maior, assentam, respectivamente, a competência comum dos entes na proteção dos documentos e na gestão documental, franqueando o acesso à consulta a quem dela necessite. Do cotejo das mencionadas atribuições constitucionais emerge a conclusão de que a gestão de documentos organiza-se como ferramenta para preservação do patrimônio cultural e histórico, bem como para viabilizar o direito fundamental constitucionalmente conferido aos cidadãos do acesso à informação. Do Sistema de Gestão Documental – Breves Considerações Conforme mencionado anteriormente, para investigar
Gestão documental nos municípios
os comandos constitucionais pertinentes à gestão de documentos pela Administração Pública, a Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política de arquivos públicos e privados, trouxe instrumentos capazes de assegurar o acesso desses documentos nas três esferas da Federação, instituindo um Sistema Nacional de Arquivos. O lembrado diploma legal, em seu art. 26, criou o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão central do Sistema Nacional de Arquivos, a quem compete definir a política nacional sobre o tema. Mais especificamente, com relação aos Municípios, a Lei nº 8.159/91, em seu art. 21, estabelece que a legislação local definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos municipais, bem
Revista de Administração Municipal - MUNICÍPIOS - IBAM >
61