E.S.E. HOSPITAL SARARE -SARAVENA INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA 2011 Radicado No:
1201
Subsistema de Control Estratégico Avances 1. Socialización del código de ética a través de la AGENDA, el periódico institucional, asi como en el proceso de inducción a los nuevos colaboradores que han ingresado al Hospital. 2. Se han construido los planes de acción por procesos se les ha realizado seguimiento; se ha relizado evaluación del plan de gestión con corte a 30 de junio de 2011 presentando informe de gestión ante la junta directiva del Hospital. 3. Se dispone de plan de gestión el cual ha sido presentado a la junta directiva 4. Se actualizaron los mapas de riesgos de los procesos asitenciales dentro del aplicativo utilizado para tal fin 5. Las Evaluaciones de desempeño se realizaron en las fechas establecidadas, se fijaron loa objetivos de y sobre estos se realizo la evaluaión. 6. En concordancia con el Plan de Desarrollo Departamental, el Hospital formuló su Plan de desarrollo institucional 2008-2011, la medición y evaluación se realiza semestral y sus resultados se presentan a la Junta Directiva. 7. Se tiene Manual de calidad en cual incluye, misión, visión, Objetivos (Además se tienen publicados en diferentes partes de la entidad la misión, visión y política de manera de colaboradores puedan visualizarla) Dificultades 1. No se ha realizado la evaluación del clima laboral correspondiente a los dos últimos años. 2. Falta de revisión por por parte del nivel directivo de seguimiento a las políticas documentadas de manejo del talento humano. 3. No se han venido formulando los planes de capacitación de acuerdo a los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función pública. 4. Falta mayor participación de los sevidores en el mejoramieto continuo de los procesos. 5. No es oportuno los requerimientos de soporte del proveedor del sistema de información de la parte financiera 6. Aunque se desarrollo y adopto el modelo de administración del riegos hay dificultad; no se han revisado y/o tomado los suficeitnes correctivos para el tratamiento de riesgos y el cumplimiento de las acciones propuestas en los mapas de riesgos. No se actualizo los mapas de riesgos de los procesos contables y de apoyo. la normatividad aplicable definida en las caraterizaciones no ha sido actualizada. 7. No se han tomado los suficientes correctivos para el tratamieto de los riesgos 8. Se hace valoración de riesgos inmediatos y se deja de lado los de mediano y largo plazo 9. No se hay una estructuración siguiendo un proceso definido en la estructuración y ejecución del plan de capacitación
Subsistema de Control de Gestión Avances 1. Se encuentra documentados los procedimientos en los procesos, y estos se encuentran en medio magnetico con acceso desde cualquier computador como herramienta de consulta. 2. Se han adoptado las políticas de operacion 3. En el año 2011 se fortaleció la oficina de Informacion y Atencion al Usuario con personal capacitado y suficiente lo que hizo mejorar la imagen del Hospital frente a los usuarios, encontrando una antencion más personalizada y eficientes en la solución de quejas y recalmos. 4. se mide la satifaccion de los usuarios y se emiten informes semestrales 5. Se tienen dos sistemas de información uno que recoje la información asitencial misional y otro financiero, estos sistemas cuentan con las respectivas medidas de perfiles de seguridad y se les realiza copias de seguridad. La Administración de acuerdo a la disponibilidad de recursos financieros, asigna recursos para el mantenimiento y construcciones de mejora a los sistemas de información 6. Se realizo informe de derechos de autor donde se verifican los licenciamientos de software utilizados por el hospital. 7. Se cuenta con pagina web de la institución, publicando los servicos ofrecidos, horarios de atención entre otros, 8. Se tienen definidos indicadores en los procesos 9. La información primaria (Externa) se recepciona a través de los mecanismos dispuestos para este fín, como son: la oficina de correspondencia, Correos Institucionales, a través de SIAU, Páginas Web. 10. Funcionamiento de buzones de sugerencias en todos los servicios, los cuales se abren cada 15 diás y producto se consolida informe bimensual el cual es enviado a la subgerencia científica. 11. Se hace uso de espacio radial, carteleras informativas, volantes informativos. 12. Se evalúa la comunicación dada en la prestación del servicio en las diferentes encuestas de satisfacción 13. La ESE cuenta a nivel interno con canales de comunicación como son, cartelera, circulares, reuniones generales y por áreas, Extensiones telefónicas, chat interno, entre otros Dificultades 1. En algunos procesos no se cumple con la estandarización establecida dentro del Sistema Integrado de Gestion de la Calidad 2. Se han relizado cambios de procedimientos, manuales, guias y protocolos 3. Se debe fortalecer la evidencia de la verificación y evaluación que realizan los líderes de proceso a los procedimientos, manuales, protocolos, etc. 4. Se han realizado las tablas de retención documental de acuerdo a la normatividad vigente, se han presentado ante el consejo Departamental de Archivos, se han realizado las respectivas correcciones solicitadas persistiendo la dificultad para su aprobación por parte de este ente. 5. En cuanto al seguimiento de quejas y reclamos presentados por fallas de la institución se encuentran respuestas dadas con posteridad a las fechas establecidas. 6. Aunque se tiene definida la política y plan de comunicaciones, durante el año 2011 no se actualizo el plan de comunicaciones. No se realiza seguimieto y evaluación a los canales de comunicaicon internos. 7. Aunque se han definido indicadores no todos los procesos reportan el resultado y
análisis de los mismos y el seguimiento a los resultados presentados. 8. No son claros los controles en el proceso, lo que dificulta el seguimiento de los mismos 9. Fallas en los puntos de control que permitan nuevos y mas útiles indicadores mas allá de los sugeridos por la normatividad vigente Subsistema de Control de Evaluación Avances 1. Se realizo autitorias continuas a la parte de contratación en sus etapas precontractual, contractual y poscontractual. Se realizaron auditoria a lo nomina, cajas de facturación, incineración de residuos hospitalarios, y bioseguridad hospitalaria, entre otras. 2. Se realizo evaluación al sistema de Control interno con corte ene- oct 2011, de acuerdo a lo establecido en el estatuto anticorrupción. 3. Se realizado mejoras a través de las evaluaciones de proceso especialmente el proceso de auditoria médica y facturación. 4. Se ha venido realizando seguimiento al plan de gestión 5. Se ha realizado seguimiento a la contestación de quejas directas y peticiones quejas y reclamos. 6. Se realizo seguimiento a planes de acción por dependencias 7. Actualmente no se tienen suscritos ningún plan de mejoramiento con entes de control. 8. Se realizo auditoria al sistema de habilitación. Dificultades 1. Falta la estructuración de los planes de mejoramiento por procesos 2. No todos los procesos definidos realizan autoevaluación al mismo ni generan planes de mejoramiento. 3. No se diligencia en forma oportuna los indicadores, para tomar acciones igualmente en forma oportuna 4. El cierre de las Acciones Correctivas y Acciones Preventivas no son oportunas 5. Mayor seguimiento a las acciones preventivas y correctivas identificadas Estado general del Sistema de Control Interno El Control interno en la entidad se encuentra en un alto grado de desarrollo, la evaluación anual 2011 obtuvo un avance del 81.05, presentando un decenso con respecto al año 2010. Debido que no se le ha logrado mantener algunos de los elementos que ya estaban implementados y algunos de ellos han presentado desenso como es el caso del componente de administración del riesgo. Se cuenta con la documentación definida para el MECI en cada uno de los elementos, hace falta más interiorización de algunos de estos que tienen que ver la cultura de elaboración y seguimiento de planes de mejoramiento por proceso, y con la administración del riesgo en cuanto a las prioridades de respuesta. Recomendaciones Ajuste del plan de capacitación, bienestar y estimulos de acuerdo a los instrumentos propuestos por el Departamento Adminitrativo de la Función Publica. Mantener la implementación del MECI 1000:2005 que permita su sostenibilidad y mejora. Revisión de los procesos y procedimientos garantizando una dinámica de mejoramiento continuo. Revisión de políticas de riesgo con énfasis a los pacientes. Replantear la política de administración del riesgo.
Actualización de Mapa de Riesgos de acuerdo a nueva directriz de la DAFP Mejora de la medición de la Gestión a través de indicadores Ajuste, socialización y seguimiento al l Plan de Comunicación e información de la entidad. Elaborar plan de Mejoramiento por por procesos continuo por parte de la oficina de control interno Fortalecer la cultura del Autocontrol y Autoevaluación Actualizar el manual de funciones y competencias laborales Fortalecer el proceso de mantenimiento, realizar mayor seguimiento al mismo. Realizar por parte de los responsables de procesos, mediciones periódicas al mapa de riesgos e indicadores, con el objetivo de tomar decisiones en tiempo real en el momento que se presenten desviaciones referentes a los objetivos planteados. Se recomienda realizar los ajustes al documento escrito de procedimientos de acuerdo a los cambios definidos y aprobados que han tenido algunos procesos Realizar constante mantenimiento al sistema con el fin de facilitar la total adherencia del sistema en los funcionarios del Hospital
Diligenciado por:
CHEILA ALEXANDRA ALVARADO ROJAS EDGAR ALEXANDER Revisado por: CONTRERAS V EDGAR ALEXANDER Aprobado por: CONTRERAS V
27/02/2012 03:18:07 p.m. 28/02/2012 02:57:28 Fecha: p.m. 28/02/2012 02:57:52 Fecha: p.m. Fecha: