Konferencja skrojona na miarę | Witaj wielki świecie, czyli konferencja w hotelu
− W przypadku inwestycji w salę o wielkości 150 m kw. wiele zależy od lokalizacji obiektu i tego, jaką rolę spełniał on do tej pory. Warto zadać sobie kilka pytań o przewagi, które mamy względem konkurencji. Sama konkurencja jest motorem rozwoju, a wygranym staje się ten, kto sprawnie potrafi zaprezentować na rynku swoje atuty. Taka uczciwie przeprowadzona analiza połączona z obserwacją rynku w zasięgu lokalnym i ogólnopolskim może nie zagwarantuje pełnego sukcesu, ale pozwoli przynajmniej oszacować koszty oraz przewidywany zwrot z inwestycji. Te początkowe decyzje są najważniejsze, będą bowiem determinować wszystkie zakupy związane z wyposażeniem i obsługą konferencji, seminariów itd. Koncept sali przeznaczonej na konferencje najlepiej przemyśleć już na etapie budowy obiektu i dokładnie przedyskutować wizję z architektem. Mimo iż na wszelkiego rodzaju spotkaniach biznesowych zwykle wykorzystuje się prezentacje multimedialne, ważne jest także naturalne oświetlenie pomieszczenia. To ono sprzyja koncentracji i pomaga w prezentacji prelegentów. Przeszklone okna salek na bardziej kameralne spotkania z możliwością ich zupełnego zasłonięcia to idealne, ale niestety nie najtańsze rozwiązanie. Najważniejsze jest jednak stworzenie warunków ściśle odpowiadających potrzebom potencjalnego klienta. Sala konferencyjna powinna być oczywiście uniwersalnie zaprojektowana, ale lepiej nie nastawiać się, że uda nam się ściągnąć zarówno organizatora dużego sympozjum medycznego, jak i grupy zapaleńców tworzących w sieci Start Up’y. Podstawą będzie więc organizacja prze-
strzeni. Niezależnie od tego, czy spotkanie ma być kameralnym panelem dyskusyjnym, czy szkoleniem na 400 osób zawsze fotele czy krzesła muszą być wygodne, sala klimatyzowana, a wykładzina dostosowana do ruchu mebli na kółkach. W końcu niezależnie od wielkości grupy powinniśmy zapewnić podobny poziom komfortu uczestnikom spotkań. W sieci ComfortExpress funkcjonuje siedem sal konferencyjnych w dwóch lokalizacjach: ComfortBiznes Pruszków i ComfortExpress Świebodzin. Część z nich zaczęła działać prężniej dopiero kiedy obiekty zostały objęte marką ComforExpress, stąd należy wnosić, że promocja inwestycji została rzetelnie przemyślana. − W przypadku naszych obiektów ich właściciele często nie zdawali sobie nawet sprawy z potencjału, który do nich należał. W ComfortExpress postawiliśmy na dostosowanie oferty do rynku lokalnego i multifunkcyjność. Na przykład duże sale i restauracje wyposażyliśmy w mobilne ścianki i przepierzenia, które pozwalają na dopasowanie przestrzeni do potrzeb klienta, a neutralny wystrój sprawia, że sala sprawdza się zarówno w przypadku konferencji, jak i wesela – zdradza Mariusz Kuch, menedżer hotelu ComfortBiznes Pruszków. Przychodzi meeting planner do hotelu Ekipa, która ze strony hotelu ma przygotować obiekt do konferencji, to nie tylko specjaliści o wysokich kwalifikacjach. Osoby oddelegowane do obsługi konferencji powinny organizatorowi udowodnić, jak bardzo hotel jest elastyczny w swojej ofercie, ale nie tylko. Praca pionu odpowiedzialnego za organizację spotkań w obiekcie hotelowym zaczyna
kwiecień 2013
się już na etapie obsługi skrzynki mailowej i linii telefonicznej, za pomocą których potencjalny klient może uzyskać potrzebne mu informacje na temat oferty konferencyjnej. Jeśli na stronie internetowej nie ma podstawowych informacji i choć ramowego cennika, który będzie można modyfikować – nasza oferta przegrywa na starcie. Warto pamiętać, że meeting planner przygotowując dla swojego klienta propozycje organizacji konferencji, często nie ma czasu na pozyskanie szczegółowych informacji, dlatego im więcej umieszczamy na stronach internetowych, tym lepiej dla nas. Ciastko w roli wisienki Hotel nastawiony na obsługę przynajmniej kilkunastu spotkań biznesowych w roku powinien na swojej stronie mieć wyczerpujące informacje dla: meeting plannera, specjalisty z agencji zajmującej się organizacją spotkań, potencjalnego uczestnika konferencji oraz obsługi technicznej takiego wydarzenia. Pod względem wyczerpującej informacji wstępnej na temat wyposażenia hotelu przykładem może być warszawski Marriott, laureat Best Hotel Award 2012 w kategorii konferencje. Nie trzeba wiele szukać, by dowiedzieć się, jakie typy połączeń i o jakiej przepustowości Marriott oferuje w ramach wideokonferencji, ile kosztuje konferencyjny pakiet podstawowy dla grupy 18 osób czy instalacja 4-osobowej kabiny dla palących. Czasem najważniejsze bywają szczegóły. Przy podobnych ofertach kilku obiektów decydująca staje się elastyczność, jaką charakteryzuje się hotel. Wiemy, że konfe-
foto - hotel Belweder w Ustroniu
24