INTRODUCCIÓN
La ética de la Secretaría Ejecutiva es un tema de concierne a la Seguridad Pública, y es de suma importancia, ya que con nuestras decisiones y acciones intervenimos de manera directa o indirecta, en el resultado de la aplicación de los programas o actividades en lo que en materia de seguridad pública corresponden a esta Dependencia.
Por ello, es necesario enfrentar diariamente el debido cumplimiento de las leyes y normas respectivas, además de reforzarlo, con la aplicación de valores éticos, que permitan brindar confianza, estabilidad y tranquilidad a la comunidad y para lograr se elaboró el Código de Ética y Conducta, dirigido a la Secretaría Ejecutiva, El código de ética fue elavorada por servidores públicos de las distintas Unidades Administrativas, quienes formaron un Comité de Ética y Conducta, que con aportaciones referentes a las funciones que se llevan a cabo en las respectivas áreas de trabajo, logremos de este documento, una herramienta guía para el comportamiento de cada uno de nosotros.
Este Código, integra valores asimismo nuestro Código de Ética y Conducta, ofrece lineamientos para orientar nuestras conductas éticas, en relación con la misión y visión de esta Secretaría Ejecutiva, manifestando el compromiso que hacemos para proteger los valores que consideramos más importantes; no busca suplir las leyes o normas que ya existen, sino complementarlas y fortalecerlas.
MISIÓN
“Conservar la paz y el orden públicos las cuales permitirán el desarrollo de la sociedad, procurando siempre la protección de la integridad física y patrimonial de las personas, dentro del marco del respeto a los derechos humanos, los principios de seguridad social”
CAPITULO I EVOLUCIÓN PERFILDE LA SECRETARIA MODERNA LOS VALORES
CONDUCTAS QUE DEBEMOS APLICAR EN NUESTRO DIARIO DESEMPEÑO PERSONAL Y LABORAL, Y QUE SE DESCRIBEN POSTERIORMENTE DEL VALOR RESPECTIVO.
Evolución La actividad secretarial es muy antigua y anteriormente era desempeñada exclusivamente por hombres. Actualmente, en muchos países, el cargo de Secretario equivale al título de Ministro, en la distribución de carteras de sus gobiernos. En el Perú el cargo de Secretaria aún subsiste; así por ejemplo podemos citar el caso de los Secretarios de Juzgados, de los Secretarios Generales de un Ministerio, Instituto o Empresa Pública, etc. Sin embargo, debemos puntualizar, que la actividad secretarial desempeñada por mujeres, es un hecho reciente y tiene su origen, en la incorporación masiva de la mujer al trabajo. Este hecho se ha producido en las tres últimas décadas del presente siglo. La mujer ha demostrado que no es inferior al hombre en inteligencia, ni en capacidad de acción, ni en carácter. En la Administración Pública, la mujer ha demostrado plena capacidad. Ahora por ejemplo ya no es novedad leer en los diarios que importantes puestos públicos; Jefes de Gobierno, Ministros, Diputados, Directores, etc., son desempeñados con eficiencia por mujeres. En la actividad privada, también las mujeres han demostrado y demuestran su capacidad dirigiendo empresas y negocios, llevando la gerencia de grandes industrias y ocupando diferentes puestos técnicos y profesionales en todas las ramas de las empresas productivas o de servicios.
Perfil de la Secretaria Moderna El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial,tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. Lasecretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto,ordenado y metódico. En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe lacorrespondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite ycustodia los documentos de una oficina. Pero
en los últimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado
notablemente:ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz inclusode asumir responsabilidades de éste con credibilidad. La creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como consecuencia que lasecretaria se encargue preferentemente de asistir a su superior de manera más directa.Será ella quien confeccione los informes, memorandos o dossiers; en definitiva, quien faciliteel trabajo a su jefe con la debida eficacia. Por lo tanto, también debe conocer, en líneasgenerales, las características generales de éste, para colaborar con él con ciertoconocimiento de la materia.
El trabajo administrativo que deba realizar cada secretaria puede ser muy diferenteentre una y otra, en relación al campo de actividad de la empresa en que se encuentrelaborando, ya quecada sector tiene sus propias características. Sin embargo en términos generales toda secretaria y asistente administrativa debe poseer el siguiente perfil: • Personalidad equilibrada y proactiva. • Autoestima positiva. • Capacidad de adaptación a los cambios. • Habilidades comunicativas y escucha activa. • Capacidad de crear, innovar e implementar.
• Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades. • Disposición para trabajar en equipo. • Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria. • Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas. • Espíritu de superación. • Flexibilidad Sentido de humor. • Resistencia física y nerviosa. • Agudeza visual. Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfección una serie de conocimientos técnicos apropiados para el cargo que desarrollará, tales como son: • Técnicas de archivo Técnicas de oficina • Digitación o mecanografía. • Uso apropiado del teléfono • Manejo y organización de la agenda • Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa. • Manejo adecuado de documentos. • Conocimiento y dominio del idioma del país
Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo. Dentro de las cualidades personales más importantes que una secretaria debe poseer son las siguientes:
Discreción.-Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la información que conoce.
Adaptabilidad.- Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposición favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo. Iniciativa y capacidad de trabajo.- se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una acción, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con precaución y criterio.
Puntualidad.-Es una manifestación de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las labores encomendadas.
Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de manera óptima sin necesidad de supervisión.
Limpieza y orden.-Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su oficina, archivos, armarios y estanterías en orden y limpios.
Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso cuando las cosas no marchen como lo espera.
Cooperación.- El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los demás compañeros de trabajo.
Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar información sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la acción que sea más apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa.
Buena voluntad.- Toda organización requiere en algunas oportunidades de un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y calidad.
Dedicación.- Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe mostrar dedicación en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se relacionen con sus quehaceres habituales.
Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su presentación debe ser impecable. Previsión.- Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la organización. Sinceridad.- La relación jefe – secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo tanto la secretaria debe transmitir información correcta y verdadera a su jefe cuando este la solicite.
Buena educación.- Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compañeros de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas
VALORES Los valores seleccionados y definidos, que integran El Código de Ética y Conducta, se establecieron de acuerdo al entorno en el cual nos desenvolvemos los servidores públicos que conformamos a la Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública, y ante la necesidad de aplicar y fortalecer esos valores en el ámbito personal e institucional. HONESTIDAD LEALTAD JUSTICIA LABORIOSIDAD RESPETO SOLIDARIDAD RESPONSABILIDAD FORTALEZA DISCRECIÓN HONESTIDAD Pensar y actuar en base a la verdad con coherencia y transparencia en cada una de las actividades, como persona y servidor público encaminado alcanzar el bienestar de la colectividad.
CONDUCTAS
Aplicar conductas con ética y profesionalismo, en el ejercicio de nuestras facultades y atribuciones.
Ser responsables en la distribución y utilización de los recursos humanos, materiales y financieros.
Conducirnos de manera transparente en el servicio y la atención que se le brinda a la sociedad.
JUSTICIA Ser imparcial ante situaciones que comprometan nuestra integridad como persona y servidor público, con base en el derecho, la razón y la equidad, sin violentar los derechos individuales de la ciudadanía.
CONDUCTAS
Proporcionar a cada servidor público la herramienta necesaria para el eficiente desempeño de sus funciones.
Distribuir en forma equitativa las cargas de trabajo según corresponda, con el fin de brindar un mejor servicio a la sociedad.
Actuar en forma imparcial, humana y respetuosa, en el servicio y atención que se otorga a los usuarios.
LABORIOSIDAD Es el cumplimiento eficiente en las tareas y deberes que asumimos en forma personal y como servidor público, en busca de la excelencia del trabajo que realizamos en beneficio de la sociedad.
CONDUCTAS
Ser responsable en nuestro actuar diario asistiendo con puntualidad y disposición a las labores y cumplir con los horarios de labores establecidos.
Comprometernos a desarrollar nuestro trabajo con iniciativa, dedicación y esmero.
Aportar nuestra máxima capacidad y conocimientos, para alcanzar el compromiso que tenemos con la sociedad.
RESPETO Reconocimiento de los derechos y virtudes de los individuos, para dar un trato justo y amable, independiente a su ideología
CONDUCTAS
Mantener un clima de convivencia y respeto a la libertad personal evitando la crítica negativa.
Ofrecer a mis compañeros de trabajo un trato basado en el respeto mutuo, la cortesía y la equidad, sin importar la jerarquía.
Reconocer los logros y méritos obtenidos por nuestros compañeros y colaboradores, evitando apropiarme de sus ideas o iniciativas.
Dirigirse con un trato cordial y diligente a los servidores públicos de otras áreas de la administración y usuarios.
LEALTAD Es la responsabilidad de estar fielmente convencidos del compromiso personal que adquirimos como servidores públicos dentro de la Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública.
CONDUCTAS
Conocer la normatividad que nos compete, siendo fieles a la misión y visión de la Secretaría Ejecutiva.
Aplicar el compromiso institucional en el marco de las atribuciones y funciones que se nos tienen encomendadas.
Preservar con rectitud y acciones la imagen de la Secretaría Ejecutiva, dentro y fuera de la misma.
DISCRECIÓN
Es la prudencia en el actuar, respecto de nuestros pensamientos, hechos e informaciones que se tenga conocimiento, entre compañeros y como servidores públicos, con el propósito de comunicar lo que por norma se encuentra establecido.
CONDUCTAS
Dar uso responsable a la información a nuestro cargo, evitando la sustracción, ocultamiento, destrucción y utilización indebida de la misma.
Utilizar la información adecuadamente a la que se tiene acceso, evitando en provecho propio o de terceros.
Respetar conversaciones, documentos y espacios a los que por confidencialidad propia del ámbito laboral que se tenga acceso.
Abstenerse de divulgar asuntos de carácter personal de los compañeros, dentro y fuera del ámbito laboral.
SOLIDARIDAD
Es el alto sentido de adhesión, unión y compañerismo, dirigiendo esfuerzos para lograr la protección, integridad física y patrimonial de los ciudadanos, con la finalidad de que permanezca un ambiente de trabajo y tranquilidad social.
CONDUCTAS
Trabajar en equipo para lograr objetivos comunes evitando el individualismo.
Fortalecer la comunicación y fomentar el compañerismo.
Participar en las actividades, programas y en situaciones de emergencia, que fomente la Secretaría Ejecutiva.
Brindar un servicio humano y comprometido con las necesidades de la sociedad sonorense.
RESPONSABILIDAD
Cumplir con esmero, oportunidad y calidad las obligaciones y deberes que a cada uno le competen como persona y servidor público, asumiendo las consecuencias de sus actos.
CONDUCTAS
Desempeñar eficientemente como servidor público las labores que corresponden a nuestro cargo.
Utilizar adecuadamente los bienes asignados por la Secretaría Ejecutiva para el desempeño laboral.
Actuar con disponibilidad, oportunidad y calidad en el servicio brindado a la sociedad.
Escuchar y atender a toda persona que acuda a la Secretaría Ejecutiva en busca de una solución y si el asunto compete a otra instancia, canalizarla, pero nunca dejar sin respuesta al solicitante.
FORTALEZA
Es la voluntad personal y como servidor público de la Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública, para no desistir en alcanzar los retos, actuando con convicción y carácter en el desarrollo de nuestro trabajo
CONDUCTAS
Actuar con voluntad y compromiso en programas y proyectos de la Secretaría Ejecutiva.
Brindar estabilidad y confianza con nuestras acciones hacia la sociedad, al actuar con rectitud y disciplina en el desempeño de nuestras funciones.
Conocer y aplicar el Código Ética y Conducta, en nuestras acciones y labores diarias en el cumplimiento de nuestras funciones.
CAPITULO II
CÓDIGO DEONTOLÓGICO DE LAS SECRETARIAS PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL
Código Deontológico de las Secretarias PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL • Dignidad.- La secretaria debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infracción o descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y dignidad. •Integridad.- Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe. • Secreto profesional.- Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesión.
PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL Del secreto profesional • Además de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión de secretaria, sin olvidar que existen leyes que lo protegen.
• El derecho y la oblación del secreto profesional comprende. Las confidencias e información personal de su superior, a que pudiera tener acceso en el ámbito de su ejercicio profesional.
- Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores, compañeros o miembros cualesquiera del colectivo en el que la secretaria desempeñe su labor. Por ejemplo: dossiers personales, profesionales o médicos.
- La información cuyo contenido tenga un valor específico para un lector no autorizado; o cualquier otra información que figure clasificada como confidencial, restringida o con una distribución de personas específicas. • La secretaria evitará duplicar información confidencial y mantenerla fuera de los archivos oficiales sin conocimientos de su superior. • El secreto profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la que trabaja la secretaria, que debe responder a la confianza que su superior deposita en ella al confiarle y compartir información confidencial. Por ello, debe comunicar a su superior información que a él mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera ocasionar perjuicio o beneficio. Los límites de esta divulgación van marcados por el sentido de lealtad y la integridad que conforman el perfil personal de la secretaria. Relaciones con sus compañeros • La secretaria debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relación con sus compañeros. • La discreción es un elemento específico en las relaciones externas de la secretaria y el fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el secreto profesional. La secretaria debe ser consciente que la discreción es algo de una importancia fundamental. Lo que para otros miembros del colectivo puedan resultar faltas leves de respeto o convivencia (comentarios de menosprecio a compañeros, comentarios hirientes, jocosos,
o tonos de burla; o dudar públicamente de la calidad técnica de un superior), para la secretaria es algo vinculado a su comportamiento profesional. • Es obligación de toda secretaria prestar su colaboración a todos su colegas, cuando sea necesaria su intervención para que nos e produzcan atrasos en el trabajo y no perjudique el normal funcionamiento de la entidad donde presta sus servicios. Relaciones con la empresa • La secretaria debe estar siempre dispuesta a prestar apoyo y cooperación a su empresa y ha de conocer, así mismo, los objetivos y la política interna de la misma. • La secretaria no aceptará remuneración profesional que no sea por su salario, incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto. Le está prohibido aceptar gratificaciones económicas u otras compensaciones que estén directamente relacionadas con la transmisión de información. • La secretaria tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencias ni coacciones para eludir su cumplimiento.
En relación con su profesión • La secretaria debe cultivar sus aptitudes y actualizar sus conocimientos, a fin que su trabajo se ejecute al más alto nivel de rendimiento. Demostrará permanentemente afán de superación y proactividad, tanto en lo personal como en su contribución a la empresa. • La secretaria debe abstenerse de realizar cualquier práctica que pueda perjudicar la reputación de su profesión.
Ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener. Ascensos no merecidos y, como consecuencia mayor remuneración de la que le corresponde en el trabajo que desempeña, impidiendo el ascenso de otras personas que por su experiencia, y conocimientos y años de servicio lo tienen más merecido.
Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.
Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.
Ha de ser consciente de que representa un colectivo al que tiene la obligación de defender y enaltecer. Ha de conseguir que se respete el Código Deontológico de su profesión. En este sentido, es apropiado que sea instrumento de difusión del mismo, tanto para afirmar los valores contenidos en el código como para ampararse en él.
CAPITULO III CONTENIDO ÉTICO DE LA ACTIVIDAD SECRETARIAL REGLAS DE ORO DE LA SECRETARIA LAS REGLAS DE ORO DE LA SECRETARIA
CONTENIDO ETICO DE LA ACTIVIDAD SECRETARIAL
La actividad secretarial como profesión descansa en un profundo substrato ético; así por ejemplo su actividad se encuentra enmarcada dentro de los valores de la honestidad, la lealtad, la solidaridad, la paciencia, la integridad, la discreción, la modestia, la veracidad, la laboriosidad y el respeto.
El ejercicio ético de la profesión secretarial se da en todas las actividades humanas licitas y honestas, En todas ellas la tarea de la Secretaria viene a ser casi la misma: coadyuvar al eficaz funcionamiento de una oficina mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico:
Atender al público
Realizar labores de taquigrafía
Mecanografía
Archivo
Tramite documentario
Servicio telefónico, etc.
En resumen, el ejercicio profesional de la Secretaria debe conducirse no solo por el ordenamiento jurídico, sino por su propia deontología profesional. Al respecto, algunos estudiosos y tratadistas han formulado “decálogos”, “principios básicos”, “reglas de oro”, “códigos morales” y “oraciones” de la Secretaria; en un intento de señalar una conducta ética y deontología para el ejercicio de la profesión secretarial.
REGLAS DE ORO DE LA SECRETARIA
1. Liberar a su jefe 2. Jamás debe creerse “alguien”, sino la “segunda de a borde”. 3. Nunca dejara, confiara o esperara nada al azar. 4. Esforzarse en “conocer su puesto” para acreditarlo y retenerlo. 5. No debe bastarle ganar la confianza de su jefe, sino saber conservarla, acreditarla y superarla diariamente. 6. Estudiar y analizar todo trabajo antes de iniciarlo 7. Emprender y finalizar todo trabajo por encima de su capacidad personal es arriesgarse a fracasar o a equivocarse; Consulte. 8. Un trabajo útil jamás es humillante, aunque lo parezca. 9. Saber y recordar que los demás existen y “son”. 10. Todos somos útiles pero no insustituibles ni indispensables. 11. Guarda orden y el orden te guardará. 12. Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa. El tiempo es plata y el orden es oro. ¡Aspire a ser millonaria! 13. Triunfar no es tener suerte sino vencer las dificultades. 14. No es por azar ni por intrigas que se medra sino por personalidad.
LAS REGLAS DE ORO DE LA SECRETARIA -
Misión de la secretaria secundar al jefe
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Conocer su cargo para ejercerlo y mantenerse con el
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No es suficiente ganarse la confianza del jefe; es necesario conservarla
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Para ser secretaria, es preciso ser primero buena taquimecanógrafa (recuérdese: mínimo taquigrafía cien palabras por minuto, mecanografía 45, en trabajo de copia) y buena corresponsal (ni falta de sintaxis. Ni falta de ortografía).
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Antes de empezar un trabajo, compréndalo
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Para granar tiempo reflexionar antes de empezar el trabajo
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Emprender un trabajo por encima de las posibilidades a un fracaso
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Un trabajo útil no es nunca humillante
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Anótalo todo, clasificarlo todo, no dejar nada al azar
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No creerse insustituible hacerse indispensable.
Bibliografía Consultada
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Bendezú, M. (1990). ABC de la secretaria ejecutiva computarizada. Perú: Lima S.A.
-
Canda, M. (Ed.). (1998). Secretaria ejecutiva (Vols. 1). España: Cultural Ediciones.
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Días, J. (1980). Temas diversos de utilidad para secretarias. Perú: Libros Técnicos. Enciclopedia de la Secretaria (1996). México: Grupo Editorial Océano.
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Ensenyat, L. (1981). El libro de la secretaria. España: Hispano Europea S.A.
-
Gamboa, J. (2005). Cómo ser una secretaria de gerencia. Perú: Grijley.
- Llabrés, A. y CORTÉS, A. (1988). Técnicas y prácticas de oficina. México: Mc Graw Hill.