Ingenierﾃｭa de Sistemas. Gerencia y Planificaciﾃｳn de Proyectos.
UNIDAD IV
EL DISEﾃ前 DE PROYECTOS
Msc. Claudio Miguel Hernﾃ｡ndez.
Ingeniería de Sistemas. Gerencia y Planificación de Proyectos.
INTRODUCCIÓN Materialización / Cumplimiento de Objetivos
Decisión de realizar un Proyecto
¿Cómo dirigir el Proyecto? Subcontratar total o parcialmente Utilizar un equipo de gestión propio
En cualquier caso, será preciso crear una Dirección del Proyecto Total que el propietario nunca puede delegar, en lo que respecta a su función decisoria. De esta dirección dependerá las distintas Direcciones de los Proyectos Parciales en el que quede dividido el Proyecto Total. Es conveniente involucrar en esta dirección, al personal que participó en la preparación de los informes utilizados para la toma de decisión, para evitar rupturas de continuidad.
El Diseño del Proyecto lleva implícitos los procesos típicos de Dirección de Proyectos:
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INICIACIÓN DEL PROYECTO Un proyecto inicia con el Arranque Administrativo y Arranque Operativo que normalmente se concreta en una reunión de lanzamiento. Es de suma importancia iniciar bien un proyecto. En esta fase, se puede asumir que el tiempo de ejecución se dilate, dentro de límites razonables, ya que a la larga será beneficioso para el total del proyecto. Esto se debe a que cuando se inicia un proyecto, pueden suceder varias cosas que motivan el que su arranque sea lento, entre las que cabe destacar: El proyecto no esté suficientemente definido
Director del Proyecto asignado a otras tareas
Limitaciones técnicas y externas (contratistas)
Acciones? Analizar las prioridades
Informar a la Dirección
Optimizar tiempo
el
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SUBPROCESOS DE LA INICIACIÓN DEL PROYECTO INICIACIÓN
PLANIFICACIÓN
REALIZACIÓN
CONTROL
CIERRE
Análisis de Riesgos
Arranque Administrativo
Objetivos Generales
Expectativas de los Participantes
Alcance
Selección de Puestos Clave
Establecimiento de Normas
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ARRANQUE ADMINISTRATIVO DE UN PROYECTO Cada empresa tiene sus propias normas para autorizar el arranque administrativo de un proyecto, incluso puede que éstas no estén escritas y que ese arranque se haga conforme a la cultura no escrita. En cualquier caso, antes que la Dirección de una empresa autorice administrativamente que se inicie un proyecto, debe cumplirse, como mínimo, los siguientes aspectos:
Que exista un compromiso claro, preferiblemente por escrito de la contratista u órgano de dirección interno, según sea el caso.
Que se comunique el arranque a las personas del primer nivel.
Que se tengan claros los objetivos primarios: alcance, presupuesto y plazo.
Que se haya completado la documentación de apertura del proyecto según el procedimiento establecido por la empresa.
Que se haya nominado el Director del Proyecto.
Todo esto constituye el embrión del futuro Plan de Proyecto. Msc. Claudio Miguel Hernández.
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ARRANQUE OPERATIVO DE UN PROYECTO El lanzamiento de los proyectos, su arranque operativo, se suele basar en una reunión que puede presentar dos variantes según sea el ámbito de responsabilidad que se lleve a cabo:
a) Internamente a la empresa que desarrolla el proyecto. b) De la empresa con uno o varios de sus contratistas. El objetivo de estas reuniones es tratar de evitar al máximo sorpresas posteriores, de anticipar lo que puede suceder, a través de: Definición de las reglas maestras de la relación de los entes involucrados (conviene recordarlas, aunque estén establecidas en documentos contractuales).
Requerimientos del cliente.
Aspectos legales. Hay que tener presente, que algunos aspectos que a continuación se presentan, es para proyectos de cierta magnitud y que para proyectos pequeños puede ser suficiente hacer visitas, o tener reuniones con, el cliente y los miembros del equipo, para comprobar que se entiendan los objetivos. Msc. Claudio Miguel Hernández.
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ARRANQUE OPERATIVO DE UN PROYECTO Internamente a la empresa que desarrolla el Proyecto Antes de convocar la reunión interna de lanzamiento, debemos estar razonablemente seguros de que se entiende bien el proyecto (objetivos, costes, plazos y riesgos) en reuniones previas con cada uno de los componentes del equipo de proyecto.
El objetivo fundamental de la reunión es: anticipar cómo se quiere que se hagan los trabajos del proyecto, prefijando el futuro deseado. Partiendo de este punto, a continuación se indican los objetivos parciales que deberán alcanzarse: 1. Presentar los participantes y responsabilidades. Es probable que en su momento se incorporarán otros responsables definiendo sus funciones. Presentar la Matriz de responsabilidades. 2. Comunicar a los participantes los objetivos del proyecto y responsables de su cumplimiento. 3. Explicar el alcance del proyecto.
4. Explicar los fundamentos del Sistema de Calidad que se va seguir. Msc. Claudio Miguel Hernández.
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ARRANQUE OPERATIVO DE UN PROYECTO Internamente a la empresa que desarrolla el Proyecto Antes de convocar la reunión interna de lanzamiento, debemos estar razonablemente seguros de que se entiende bien el proyecto (objetivos, costes, plazos y riesgos) en reuniones previas con cada uno de los componentes del equipo de proyecto.
El objetivo fundamental de la reunión es: anticipar cómo se quiere que se hagan los trabajos del proyecto, prefijando el futuro deseado. Partiendo de este punto, a continuación se indican los objetivos parciales que deberán alcanzarse: 5. Llamar la atención de los puntos críticos del proyecto (riesgos y planes de mitigación). 6. Revisar la planificación y el plan de trabajo asignando responsabilidades. 7. Explicar el Plan de Comunicación del Proyecto (periodicidad de reuniones, integración de la información que se produzca, entre otros).
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ARRANQUE OPERATIVO DE UN PROYECTO Con una Contratista Como aspectos a considerar en esta reunión de lanzamiento se pueden citar: 1. Debe establecerse un Plan de Comunicación en el que quede establecido cómo van a comunicarse ambas empresas entre sí y con terceros (coordinación y resolución de problemas).
2. Definir el alcance de los trabajos a realizar que debe estar contemplado en el contrato. 3. Deben definirse los hitos más significativos del contrato. Se trata de evitar coartadas: que se deje de cumplir un plazo porque otra empresa deja de dar algo. La empresa contratante debe hacer seguimiento y la contratista debe notificar con anticipación. 4. Debe dejarse claramente establecidos los precios unitarios contratados. 5. Debe recodarse lo establecido en el contrato con respecto a las certificaciones (plazos, garantías, entre otros). Msc. Claudio Miguel Hernández.
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ARRANQUE OPERATIVO DE UN PROYECTO Con una Contratista Como aspectos a considerar en esta reunión de lanzamiento se pueden citar: 6. Solicitar a la contratista la mayor lealtad y transparencia. 7. Recordar a la contratista el cumplimiento de las normas de calidad, establecidas en las especificaciones y en los pliegos de condiciones. 8. Correlacionar los organigramas de ambas partes, niveles de escalamiento, iniciar la Matriz de Responsabilidades. 9. Debe arbitrarse un procedimiento de control de cambios. 10. Presentar los riesgos que convengan, teniendo cautela con la contratista de “no abrir los ojos” de los puntos débiles del proyecto.
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ARRANQUE OPERATIVO DE UN PROYECTO Con varios Contratistas En algunas ocasiones puede convenir, en aras de la mejor Coordinación del Proyecto, celebrar una reunión de lanzamiento común a varios contratistas. Por el contrario, puede servir para que varios de ellos hagan frente común ante la empresa contratante y la reunión resulte difícil de manejar.
Por ello, no se recomienda realizar una reunión de estas características a menos que se esté seguro que va ser positiva.
Msc. Claudio Miguel Hernández.