OBLIGACIONES RUTINARIAS
Arrubla Devis Asociados
MEMORANDO 2020
Estimados: Tenemos el gusto de compartir con ustedes el memorando que hemos preparado para nuestros clientes y amigos con el fin de recordarles las principales obligaciones que deben cumplir las sociedades colombianas en materia mercantil, cambiaria, regulatoria y laboral durante el año 2020. Además, encontrarán una tabla adjunta de chequeo que sugerimos utilizar como herramienta para monitorear el cumplimiento de dichas obligaciones. En caso de tener inquietudes o comentarios respecto de la información suministrada, no duden en contactarnos. Igualmente, de requerir nuestro apoyo para el cumplimiento de todas o alguna de las obligaciones aquí señaladas, estaremos a su entera disposición. Cordialmente, Arrubla Devis Asociados
O B L I G AC I O N E S R U T I N A R I AS 2020
TABLA DE CONTENIDO 1. Obligaciones relacionadas con registros pĂşblicos 2. Obligaciones corporativas 3. Obligaciones ante la Superintendencia de Sociedades 4. Obligaciones laborales y migratorias
OBLIGACIONES RELACIONADAS CON REGISTROS PÚBLICOS
11
2
3
4
5
RENOVAR LA
ACTUALIZAR
RENOVAR EL
DEPOSITAR LOS
INSCRIBIR LAS
MATRÍCULA
MATRÍCULA DE
REGISTRO ÚNICO DE
ESTADOS
PÁGINAS
MERCANTIL
ESTABLECIMIENTO DE
PROPONENTES
FINANCIEROS
WEB Y SITIOS EN
COMERCIO,
(“RUP”)
2
SUCURSALES Y AGENCIAS
INTERNET
ANTES DE HACER LA RENOVACIÓN DE LA MATRÍCULA O EL RUP: DECRETO 957 de 2019 Desde el 5 de diciembre de 2019 el tamaño de empresa debe ser reportado y acreditado según lo dispuesto en el Decreto 957 de 2019, las empresas deberán acreditar su tamaño empresarial mediante certificación del representante legal, el contador o el revisor fiscal, si están obligados a tenerlo. Para efectos de la clasificación del tamaño empresarial se tendrá como criterio exclusivo los ingresos por actividades ordinarias anuales de la respectiva empresa. El nivel de ingresos por actividades ordinarias anuales con base en el cual se determina el tamaño empresarial variará dependiendo del sector económico en el cual la empresa desarrolle su actividad.
I. RENOVAR LA MATRÍCULA MERCANTIL
¿POR QUÉ?
PARA EL AÑO 2020 ESTA OBLIGACIÓN DEBE CUMPLIRSE ANTES DEL SIRVE PARA DAR PUBLICIDAD
MANTENERLA RENOVADA
ES UNA SEÑAL DE SERIEDAD Y
FRENTE A TERCEROS DE LA
GENERA SEGURIDAD Y
PROFESIONALISMO DEL
CALIDAD
CONFIANZA EN LOS
COMERCIANTE FRENTE A LOS
DE COMERCIANTE.
NEGOCIOS.
DEMÁS SUJETOS CON LOS QUE SE RELACIONA EN LA EJECUCIÓN DE SUS ACTIVIDADES COMERCIALES.
MARTES 31 DE MARZO
¿CÓMO SE RENUEVA? De be re n ovar se an te l a C ám ar a de C om e rc i o de l dom i c i l i o soc i al de l a soc i e dad , l a p e r son a o e l e s tabl e ci m i e n to de c om e rc i o, su c u r sal o age n c i a, di l i ge n c i an do e l for m u l ar i o de Re gi stro Ún i c o Em p re sar i al y Soci al – RU ES – y p ag an do l os de re c h os de re n ovac i ón, l os c u al e s de p e n de r án de l val or de l os ac ti vos total e s de l c om e rc i an te a c or te 31 de di c i e m bre de l añ o an te r i or. A l gu n as C ám ar a de C om e rc i o, tal e s c om o l as de B ogotá, Me de l l í n , C ar tag e n a, Bar r an q u i l l a y C al i , pe r m i te n re n ovar l a m atr í c u l a por i n te r n e t e i n c l u s o otorg an al gu n os be n e fi ci os o i n c e n ti vos adi c i on al e s por h ac e r l o de e s a m an e r a.
Para hacerlo por internet haz click acá: BOGOTÁ
MEDELLÍN
CALI
BARRANQUILLA
CARTAGENA
TARIFAS
To m a d o d e : h t t p s : / / w w w. c a m a r a m e d e l l i n . c o m . c o / P o r t a l s / 0 / s e r v i c i o s - r e g i s t r a l e s / r e g i s t r o - m e r c a n t i l / d o c u m e n t o s / Ta r i f a s % 2 0 C a m a r a % 2 0 2 0 2 0 . p d f ? v e r = 2 0 1 9 - 1 2 - 2 3 - 1 1 2 7 4 1 - 9 8 3
ES IMPORTANTE SABER QUE: Si no se renueva en el plazo límite: La Superintendencia de Industria y Comercio tiene la posibilidad de imponer multas hasta
P ara ren ov ar la mat ríc ula merc an t il es n ec esario c on t ar c on los est ad os fin an c ieros a 31 d e d ic iemb re d el añ o an t erior, ya que la in formac ión allí c on t en id a d eb erá sumin ist rarse en el formulario d e ren ov ac ión d e mat ríc ula.
p o r 17 s a l a r i o s m í n i m o s l e g a l e s m e n s u a l e s
A sí mismo, los c omerc ian t es d eb en aprov ec h ar est a op ort un id ad p ara ac t ualizar t an t o su in formac ión d e c on t ac t o an t e el R eg ist ro Merc an t il c omo los c ód ig os d e la ac t iv id ad ec on ómic a d e su emp resa, en c aso d e aplic ar, d eb id o a que es un a oblig ac ión d e t od as las soc ied ad es d e c on formid ad c on el C ód ig o d e P olic ía ( L ey 1801 d e 2016 ) .
Finalmente, si se omite renovar la matrícula
vigentes a quienes no renueven la matrícula mercantil
dentro
del
término
legal.
Adicionalmente, los comerciantes no podrán inscribir
ningún
acto
sujeto
a
registro
cuando la matrícula se encuentre vencida.
mercantil por 5 años seguidos, la sociedad quedará disuelta y en estado de liquidación y, l a C á m a r a d e C o m e r c i o p o d r á c a n c e l a r l a matrícula mercantil de dicha sociedad.
II. ACTUALIZAR MATRÍCULA DE ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO, SUCURSALES Y AGENCIAS Ta m b i é n e s o b l i g a t o r i o re n ova r l a m a t r í c u l a m e rc a n t i l d e c a d a u n o d e l o s e s t a b l e c i m i e n t o s d e c o m e rc i o, s u c u r s a l e s y a g e n c i a s que se tengan en el país
PARA EL AÑO 2020 ESTA OBLIGACIÓN DEBE CUMPLIRSE ANTES DEL
MARTES 31 DE MARZO
III. RENOVAR EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (“RUP”) Las p er s on as ju r ídic as y n at u r ales q u e s e en c u en t r en in s c r it as en el R UP , deb en r en ov ar lo an u almen t e an t es del q u in t o día h áb il del mes de ab r il, s o p en a de q u e c es en los ef ec t os de la in s c r ip c ión y deb an r ealizar es t e p r oc es o n u ev amen t e, dan do c u mp limien t o a t odos los r eq u is it os in ic iales .
PARA EL AÑO 2020 ESTA OBLIGACIÓN DEBE CUMPLIRSE ANTES DEL
MARTES 7 DE ABRIL
¿CUÁL ES LA TARIFA?
¿CÓMO SE ACTUALIZA?
El G o bierno Nac i o n al m edi an t e el A rt í c u l o 2.2.2.4 6.1.7. del Dec ret o 10 74 de 20 15 fij ó l as t ari f as qu e deben su f r ag ar se en f avo r de l as Cám aras de Co m erc i o po r c o nc ept o del Reg i st ro de Pro po n en t es. La t ari f a de ren ovac i ó n po r c ada pro po n en t e para el añ o 20 20 es de:
A c erc ándo se a c u al qu i er sed e de l a Cám ara de Co m erc i o del do m i c i l i o de l a so c i ed ad. A dem ás, al g u n as Cám aras de Co m erc i o bri n dan l a po si bi l i dad de h ac er l o en l í n ea a t rav és de l a pág i n a w eb:
16, 17 U V T (C OP$ 5 7 6, 0 0 0).
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IV. DEPOSITAR LOS ESTADOS FINANCIEROS EN LA CÁMARA DE COMERCIO D entr o del mes s igu ien t e a la f ec h a de ap r ob ac ión de los E s t ados Fin an c ier os de la s oc iedad p or la A s amb lea Gen er al de A c c ion is t as o J u n t a de Soc ios en la r eu n ión or din ar ia an u al, s e deb en dep os it ar los es t ados f in an c ier os de p r op ós ito gen er al en la C ámar a de C omer c io del domic ilio de la s oc iedad, ju n t o c on s u s n ot as y la c er t if ic ac ión s u s c r it a p or el r ep r es en t an t e legal y el r ev is or f is c al/ c on t ador p ú b lic o, b ajo c u y a r es p on s ab ilidad s e h u b ier en p r ep ar ado. La c er t if ic ac ión c on s is t e en dec lar ar q u e s e h an v er if ic ado p r ev iamen te las an ot ac ion es c on t en idas en los es t ados f in an c ier os y q u e los mis mos s e h an t omado f ielmen t e de los lib r os .
ESTADOS FINANCIEROS DE PROPOSITO GENERAL: • Balance general. • Estado de resultados. • Estado de cambios en el patrimonio. • Estado de cambios en la situación financiera. • Estado de flujos de efectivo.
Están eximidas de esta obligación las sociedades que deban presenter información financiera a la Superintendencia de Sociedades: Las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales inspeccionadas, vigiladas o controladas por la Superintendencia de Sociedades que hubieren remitido la información financiera en los términos, detalle y oportunidad exigidos en la circular externa que anualmente expide esta entidad para tal efecto, quedarán eximidas de depositar estados financieros en la Cámara de Comercio.
V. INSCRIBIR LAS PÁGINAS WEB Y SITIOS EN INTERNET Las p ágin as web y s it ios en in t er n et de or igen c olomb ian o c u y a ac t iv idad ec on ómic a s ea de c ar ác t er c omer c ial, f in an c ier a o de p r es tac ión de s er v ic ios y q u e des ar r ollen dic h a ac t iv idad dir ec t amen t e a t r av és de la p ágin a web o s it io en in t er n et deb er án in s c r ib ir s e en el r egis t r o mer c an t il llev ado p or la C ámar a de C omer c io del domic ilio s oc ial. La in s c r ip c ión s e p odr á r ealizar en c u alq u ier momen t o y s in c os t o algu n o.
OBLIGACIONES CORPORATIVAS
1
2
3
4
PREPARAR LA
ELABORAR Y ENVIAR
GARANTIZAR EL
LLEVAR A CABO LA REUNIÓN
DOCUMENTACIÓN
LA CONVOCATORIA
EJERCICIO DEL
ORDINARIA DE LA ASAMBLEA
PARA LAS
PARA LA REUNIÓN
DERECHO DE
GENERAL DE ACCIONISTAS O
REUNIONES
ORDINARIA
INSPECCIÓN
JUNTA DE SOCIOS
ORDINARIAS
I. PREPARAR LA DOCUMENTACIÓN PARA LAS REUNIONES ORDINARIAS Es obligación del representante legal presentar anualmente la documentación que debe ponerse a consideración de la Junta Directiva, de existir, y de la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios en la reunión ordinaria de dichos órganos. Para la reunión de la Junta Directiva y de la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios se deberá preparar los siguientes documentos: Estados Financieros a 31 de diciembre de 2019. Se debe especificar las apropiaciones realizadas por depreciación de activos fijos y amortización de intangibles. Proyecto de distribución de utilidades repartibles, con la deducción de la suma calculada para el pago del impuesto de renta y sus complementarios. Dictamen del revisor fiscal, si lo hubiere. Informe de Gestión.
Contenido del Informe de Gestión: a) La exhibición de la evolución de los negocios, la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad. b) Los acontecimientos importantes sobrevenidos después del cierre del ejercicio. c) La evolución previsible de la sociedad. d) Las operaciones celebradas con los socios y con los administradores. e) El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual por parte de la sociedad. f) Detalle de egresos por salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquier otra clase de remuneración que cada uno de los directivos de la sociedad hubiere percibido. g) Erogaciones realizadas por los mismos conceptos anteriores hechas a favor de asesores o gestores vinculados o no a la sociedad mediante contrato de trabajo, cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades publicas o
privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones. h) Transferencias de dinero y demás bienes efectuadas a favor de personas naturales o jurídicas a titulo gratuito o cualquiera que pueda asimilarse a este. i) Gastos discriminados por concepto de propaganda y relaciones públicas. j) Dineros u otros bienes que la sociedad posea en el exterior y las obligaciones en moneda extranjera. k) Inversiones discriminadas de la sociedad en otras compañías, nacionales o extranjeras, para las sociedades que les resulte aplicable, definiendo si se realizaron a corto o largo plazo o si comporta una influencia significativa. l) Constancia respecto de que no se entorpeció la libre circulación de facturas emitidas por los vendedores o proveedores por parte de los administradores. m) Implementación de sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (sagrlaft).
m) IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE
LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (SAGRLAFT). ¿Q u i é n e s d e b e n i m p l e m e n t a r l o?
Las sociedades que se encuentren en estado de vigilancia por parte de la Superintendencia de Sociedades, si tienen inscrita en la Cámara de Comercio alguna de las actividades económicas descritas en la Circular y a 31 de diciembre del año anterior obtuvieron ingresos anuales brutos que superen los montos establecidos para cada sector. Las sociedades que cumplan los siguientes requisitos tendrán un término de 12 meses contados desde el 1 de enero del año siguiente a aquel en el cual se cumplan los requisitos para implementarlo. Re q u i s i t o s g e n e r a l e s :
1. Que estén sujetas a la vigilancia permanente o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades conforme lo previsto en los artículos 84 y 85 de la Ley 222 de 1995. 2. Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil o la actividad económica que genera para la empresa el mayor ingreso operacional o el mayor ingreso de actividades ordinarias según las normas aplicables, identificada con el código correspondiente a cada sector.
Sector Inmobiliario:
Sector explotación de minas y canteras:
Sector de servicios jurídicos:
• Que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido ingresos totales iguales o superiores a 60.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). • Código: L6810 y/o L6820 de la Clasificación Industrial Internacional Uniforme, revisión 4, adoptado para Colombia (CIIU Rev. 4 A.C.)
• Que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido ingresos totales iguales o superiores a 60.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). • Código inicial de la categoría B05 y/o B07 y/o B08 del CIIU Rev. 4 A.C.
• Que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido ingresos totales iguales o superiores a 30.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). • Código: M6910 del CIIU Rev. 4 A.C
Sector de comercio de vehículos, sus partes y accesorios:
Sector de construcción de edificios:
Cualquier otro sector:
• Que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido ingresos totales iguales o superiores a 130.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). • Código: G4511 y/o G4512 y/o G4530 y/o G4541 del CIIU Rev. 4 A.C.
• Que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido ingresos totales iguales o superiores a 100.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). • Código: F4111 y/o F4112 del CIIU Rev. 4 A.C
Que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido ingresos totales iguales o superiores a 160.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV).
Sector de servicios contables, de cobranza y/o de calificación crediticia
• Que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido ingresos totales iguales o superiores a 30.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). • Código: N8291 y/o M6920 del CIIU Rev. 4 A.C.
Más información aquí
II. ELABORAR Y ENVIAR LA CONVOCATORIA PARA LA REUNIÓN ORDINARIA S.A.S
La convocatoria se realiza según lo establecido en los estatutos de la sociedad. En caso de que los estatutos no lo prevean, se realizará mediante comunicación escrita dirigida a cada accionista para las S.A.S. y mediante aviso que se publicará en un diario de amplia circulación en el domicilio principal de la sociedad para los demás tipos societarios. La convocatoria debe enviarse antes de la fecha de realización de la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, con el término de anticipación previsto para el tipo societario.
Salvo que los estatutos prevean un término superior, es de cinco días hábiles
DEMÁS TIPOS SOCIETARIOS Salvo que los estatutos prevean un término superior, es de quince días hábiles • No debe contarse el día de la convocatoria ni el día de la reunión
III. GARANTIZAR EL EJERCICIO DEL DERECHO DE INSPECCIÓN El d e re c h o d e i n s p e c c i ó n f a c u l t a a l o s s o c i o s o a c c i o n i s t a s p a r a ex a m i n a r d i re c t a m e n t e o p o r d e l e g a d o l o s l i b ro s y c o m p ro b a n t e s d e l a s o c i e d a d c o n e l fi n d e c o n o c e r t a n t o l a s i t u a c i ó n fi n a n c i e r a c o m o l a fo r m a e n q u e h a ve n i d o o p e r a n d o l a g e s t i ó n d e l o s a d m i n i s t r a d o re s d e l a s o c i e d a d .
S.A.S Cinco días hábiles antes de la fecha de la reunión ordinaria
D E M Á S T I P O S S O C I E TA R I O S Quince días hábiles antes de la fecha de la reunión ordinaria • En caso de que en los estatutos sociales se establezca un término superior, deberá atenderse a lo allí establecido.
Pueden ser objeto de reserva aquellos documentos cuya revelación a terceros pueda afectar el giro ordinario de los negocios sociales. El derecho de inspección, como su nombre lo indica, otorga exclusivamente la facultad de inspeccionar los libros en el lugar designado por la sociedad, sin que sea permitido obtener copias, fotografías u otra forma de reproducción de los libros y papeles.
IV. LLEVAR A CABO LA REUNIÓN ORDINARIA DE LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS O JUNTA DE SOCIOS Deberá reunirse, entre otros, para la toma de las siguientes decisiones: a) Aprobación
del
DEBE REALIZARSE A MÁS TARDAR:
informe
de
gestión
del
MARTES 31 DE MARZO DE 2020
representante legal y la Junta Directiva sobre las actividades de la sociedad en el año 2019. b) Aprobación del informe del revisor fiscal y aprobación de los estados financieros de la sociedad con corte a 31 de diciembre de 2019. c) Aprobación
del
proyecto
de
distribución
de
utilidades. d) Aprobación correspondan.
S i t r a n s c u r r i d o d i c h o t e r m i n o n o s e h a re a l i z a d o l a re u n i ó n , e s t a p o d r á c e l e b r a r s e p o r d e re c h o p ro p i o d e los accionistas el primer día hábil del mes de abril a l a s d i e z d e l a m a ñ a n a (1 0 : 0 0 a . m . ) e n l a s o fi c i n a s d e l domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad, es decir:
MIÉRCOLES 1 DE ABRIL DE 2020
de
los
nombramientos
que
OBLIGACIONES ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 1
2
3
4
PRESENTACIÓN DE
PRESENTACIÓN DE
PRESENTACIÓN Y
INFORMACIÓN FINANCIERA DE
INFORMACIÓN FINANCIERA A 31
ESTADOS FINANCIEROS
PLAZOS PARA EL
FIN DE EJERCICIO PARA
DE DICIEMBRE DE 2019 ANTE LA
CONSOLIDADOS Y
ENVÍO DEL INFORME
ENTIDADES EMPRESARIALES
SUPERINTENDENCIA DE
DOCUMENTOS
DE PRÁCTICAS
EN ACUERDO DE
SOCIEDADES PARA ENTIDADES
ADICIONALES
EMPRESARIALES
REESTRUCTURACIÓN
VIGILADAS Y/O CONTROLADAS
I. PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA A 31 DE DICIEMBRE DE 2019 ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES PARA ENTIDADES VIGILADAS Y/O CONTROLADAS Las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas y/o controladas por la Superintendencia de Sociedades, aun estando en concordato, acuerdo de reestructuración o liquidación, y las sociedades comerciales en general que reciban circular de la Superintendencia de Sociedades, deben remitir la información financiera en las fechas que establezca la entidad. (Circular Externa 201-000008 del 22 de noviembre de 2019.) Las sociedades que se encuentren en proceso de liquidación voluntaria se exceptúan de la presente obligación y deberán comunicar dicha situación a la entidad mediante correo electrónico a la dirección webmaster@supersociedades.gov.co y poner como asunto del correo: “Grupo de Informes Empresariales: Informe 01-Estados Financieros de Fin de Ejercicio -Corte 2019- Sociedad en Liquidación Voluntaria.”
Los es t ados f in an c ier os c on c or t e a 31 de dic iemb r e de 2 0 1 9, c er t if ic ados y dic t amin ados , deb er án s er en t r egados en las f ec h as s eñ aladas en la t ab la s igu ien t e, de ac u er do c on los dos ú lt imos dígit os del N IT de la emp r es a, s in in c lu ir el dígit o de v er if ic ac ión (D V ):
Últimos dos dígitos del NIT 01 - 05 06 - 10 11 - 15 16 - 20 21 - 25 26 - 30 31 - 35 36 - 40 41 - 45 46 - 50
Fecha de envío de información
Lunes 30 de marzo Martes 31 de marzo Miércoles 01 de abril Jueves 02 de abril Viernes 03 de abril Lunes 13 de abril Martes 14 de abril Miércoles 15 de abril Jueves 16 de abril Viernes 17 de abril
Últimos dos dígitos del NIT
51 - 55 56 - 60 61 - 65 66 - 70 71 - 75 76 - 80 81 - 85 86 - 90 91 - 95 96 - 00
Fecha de envío de información
Lunes 20 de abril Martes 21 de abril Miércoles 22 de abril Jueves 23 de abril Viernes 24 de abril Lunes 27 de abril Martes 28 de abril Miércoles 29 de abril Jueves 30 de abril Lunes 4 de mayo
Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año deben diligenciar la información ejercicio
en
correspondiente forma
a
cada
independiente
y
presentarla en las fechas de envío señaladas anteriormente,
previa
solicitud
de
autorización de envío al correo electrónico efinancieros@supersociedades.gov.co, dirigida
al
Empresariales.
Grupo
de
Informes
Adicionalmente, con el propósito de que los estados financieros de fin de ejercicio se entiendan recibidos, se deberán presentar los siguientes documentos adicionales que tendrán que allegarse dentro de los 2 días hábiles siguientes a la fecha del plazo para el envío de información financiera de acuerdo con el NIT: a) Documento suscrito por el representante legal y el contador o revisor fiscal, si lo hubiere, en el cual se certifique que los estados financieros enviados cumplen con lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995; b) Dictamen del revisor fiscal, si lo hubiere; c) Informe de gestión del representante legal presentado a la Asamblea de Accionistas, Junta de Socios y/o Junta Directiva (esta obligación no se le exige a las sucursales de sociedad extranjera); d) Las notas explicativas de los estados financieros; e) El proyecto de distribución de utilidades. • Los documentos adicionales deben enviarse escaneados del original en formato pdf, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” de la pagina web de la Superintendencia de Sociedades www.supersociedades.gov.co.
II. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS Y DOCUMENTOS ADICIONALES LAS MATRICES Y CONTROLANTES VIGILADAS, CONTROLADAS Y LAS QUE RECIBAN EL REQUERIMIENTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES DEBERÁN ENVIAR ADICIONALMENTE LOS ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS A MÁS T A R D A R:
EL MIÉRCOLES 27 DE MAYO DE 2020.
Para el efecto se debe diligenciar el Informe 01-Estados Financieros de Fin de Ejercicio -corte 2019- 30 NIFF Plenas -Consolidados (Grupo 1) o Informe 01-Estados Financieros de Fin de Ejercicio -Corte 2019- 60 NIFF Pymes-Consolidados (Grupo 2) y deberán presentar los siguientes documentos adicionales: a) Certificación de los estados financieros consolidados. b) Notas a los estados financieros consolidados. c) Informe especial de acuerdo con lo establecido en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995. d) Dictamen del revisor fiscal, si lo hubiere. • Estos documentos deberán enviarse dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha establecida para el envío de los estados financieros consolidados y deben ir presentados con las instrucciones que brinda la Tabla No. 4 (pg. 9) de la Circular Externa 201 – 000008 de 2019. • Los estados financieros consolidados sólo se entenderán recibidos oportunamente en la medida en que también se hayan presentado los documentos adicionales que los complementanel miércoles 27 de mayo de 2020.
III. PRESENTACIÓN Y PLAZOS PARA EL ENVÍO DEL INFORME DE PRÁCTICAS EMPRESARIALES Las Entidades sujetas a vigilancia o control por parte de la Superintendencia de Sociedades deberán emitir el Informe cuarenta y dos (42) relativo a prácticas empresariales correspondiente al año 2019, deberá ser remitido en las fechas señalas a continuación, de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el dígito de verificación (DV):
Últimos dos dígitos del NIT
Fecha de envío de información
Últimos dos dígitos del NIT
Fecha de envío de información
00- 10
Lunes 11 de mayo
51-60
Lunes 18 de mayo
11-20
Martes 12 de mayo
61-70
Martes 19 de mayo
31-40
Miércoles 13 de mayo Jueves 14 de mayo
81-90
41-50
Viernes 15 de mayo
91-00
21-30
71-80
• Este informe no requiere la presentación ni remisión de documentos adicionales de soporte. Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán presentar la información de prácticas empresariales respecto de lo ocurrido durante todo el año 2019 en un solo informe.
• El “Informe 42-prácticas empresariales”, Miércoles 20 de se diligencia en línea, ingresando al portal web mayo www.supersociedades.gov.co sección Jueves 21 de mayo presentación informes empresariales botón aplicativos web. Allí mismo, Viernes 22 de mayo encontrarán la cartilla de diligenciamiento para su adecuado reporte.
IV. INFORMACIÓN FINANCIERA DE FIN DE EJERCICIO PARA ENTIDADES EMPRESARIALES EN ACUERDO DE REESTRUCTURACIÓN L a s Ent ida des Em presa ria les q ue estén en proceso de negocia ción o de ejecu ción de un a cuerdo de reest ructura ció n, cu y o prom otor sea nom ina do por la Superint endencia de Socieda des o cu a lq u iera de la s C á m a ra s de C om ercio del pa ís y , la s Ent ida des Em presa ria les q ue f ueren a d m itid a s a un proceso de reo rga niza ció n de a cu erd o co n la L ey 1116 de 2006, sea q ue el m ism o se encuent re en t rá m it e o en ejecu ción, deberá n repo rt a r lo s est a d os f ina ncieros de f in de ejercicio , co rrespo nd ient es a l período de 1 de enero a l 3 1 de diciem bre de 2019 , cert if ica d o s y dicta m ina dos . L os est a do s f ina ncieros deberá n ser presenta dos en el a ño 2020, dentro de lo s m ism os t érm ino s q ue se deberá envia r la I nf orm a ción Fina nciera t eniend o en cu ent a lo s dos últim os dígitos del NI T de la Ent ida d Em presa ria l, sin inclu ir el dígito de verif ica ció n (D V ) P a ra el ca so en el cu a l lo s est a d os f ina ncieros sea n ind ivid u a les se deberá utiliza r el “ I nf orm e 01- Est a dos Fina ncieros de Fin de Ejercicio- C orte 2019 . • Con los estados financieros de fin de ejercicio, se deberán presentar los documentos adicionales de que tratan las Circulares Externas número 100-000004 y 100-000005 del 8 de agosto de 2016. • A su vez, se deberá reportar la información específica sobre el proceso adelantado a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros- SIRFIN. • Debe advertirse que la información financiera de fin de ejercicio no sustituye ni excluye la obligación de reportar la información financiera periódica.
ENTIDADES EMPRESARIALES ADMITIDAS A PARTIR DEL 01/01/2018 QUE ADELANTAN UN PROCESO DE LIQUIDACIÓN JUDICIAL O POR ADJUDICACIÓN Más Circular externa 100-000004 de 26 de septiembre de 2018
información aquí
ENTIDADES EMPRESARIALES ADMITIDAS HASTA EL 31/12/2017 QUE ADELANTAN UN PROCESO DE LIQUIDACIÓN JUDICIAL O POR ADJUDICACIÓN Más Circular externa 100-000001 de 26 de febrero de 2010
información aquí
ENTIDADES EMPRESARIALES QUE NO CUMPLEN LA HIPOTESIS DE NEGOCIO EN MARCHA O QUE SE ENCUENTRAN EN LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA Más Circular externa 100-000006 de 9 de noviembre de 2018
información aquí
OBLIGACIONES LABORALES Y MIGRATORIAS
1
2
ELEMENTOS GENERALES
OBLIGACIONES RUTINARIAS
1
I. ELEMENTOS GENERALES Los contratos laborales dan
En
origen
de
social los empleadores deben
empleadores
prestaciones sociales y otros
afiliar a los trabajadores y
aportes parafiscales al SENA
cumplimiento
beneficios laborales a cargo
realizar aportes obligatorios a
(Servicio
de
regulación migratoria para
del
al
pago
se
de
seguridad
Adicionalmente,
los
deben
realizar
Nacional
Todo
empleador
se
encuentra obligado a dar a
la
entre
los
los fondos de pensiones, a las
Aprendizaje), al ICBF (Instituto
el personal extranjero que
encuentran
los
entidades
Colombiano
contrate.
empleador
cuales
materia
promotoras
de
de
Bienestar
siguientes: las cesantías, los
salud y a las administradoras
Familiar) y a las cajas de
intereses sobre las cesantías,
de riesgos profesionales.
compensación
familiar,
los
las vacaciones, la prima de
cuales se calculan con base en
servicios,
el
auxilio
transporte y la dotación.
de
monto
trabajador.
del
salario
del
II. OBLIGACIONES RUTINARIAS OBLIGACIÓN
CONCEPTO
CAUSACIÓN
Salario
Deberá reconocerse al trabajador el pago de por lo menos un salario mínimo legal mensual vigente; COP$877.803 para el 2020.
Jornal/quincenal/ Mensual.
Auxilio de Transporte Calzado y Vestido de Labor Cesantías
Intereses sobre la cesantías
Se paga a los trabajadores que devenguen hasta dos (2) veces el salario Jornal/quincenal/ mínimo legal vigente: COP$102,854 para el 2020. mensual. Se le da a los trabajadores que devenguen hasta dos (2) veces el salario 30 de abril, 31 de mínimo legal vigente, siempre y cuando hayan prestado sus servicios por lo agosto y 20 de menos tres (3) meses antes de la fecha en que se entrega la dotación. diciembre. Un mes de salario por cada año de servicio y proporcional por fracción, según 14 de febrero en el aplique. fondo de cesantías correspondiente. El 12% anual sobre cesantías, y proporcionalmente por fracción, según aplique.
31 de enero.
II. OBLIGACIONES RUTINARIAS OBLIGACIÓN
CONCEPTO
CAUSACIÓN
Prima de A quien labore todo el semestre, o proporcionalmente por fracción, quince (15) 30 de junio y 20 de Servicios días de salario, según aplique. diciembre. Vacaciones Quien labore un (1) año completo en la compañía, tendrá derecho a quince (15) Según corresponda. días hábiles consecutivos de descanso remunerado por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción. Aportes 2% al Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). 10 primeros días de Parafiscales 3% al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF). cada mes. 4% a la Caja de Compensación Familiar. Aportes a 16% a Pensiones, 12% a cargo del empleador + 12,5% a Salud, 8,5% a cargo del Mensual. Seguridad empleador + 0,348% - 8,7% a Riesgos laborales + 1% - 2% al fondo de Social Solidaridad pensional.
NUESTRO EQUIPO Nuestros profesionales se destacan no sólo por su experiencia y formación jurídica sino por sus capacidades para entender el negocio del cliente y sus necesidades. Además, en Arrubla Devis Asociados nos preocupamos por que todos nuestros abogados compartan la misma filosofía de la Firma, esto es, la convicción de que prestar servicios jurídicos sobre la base del profesionalismo, la ética, y el trato personalizado al cliente, son fundamentales para el ejercicio del Derecho. Jaime es el fundador de la Firma y el líder del equipo profesional de Arrubla Devis Asociados.
Jaime Alberto Arrubla Paucar
Su importante trayectoria como abogado consultor y litigante, así como su destacado papel como magistrado de la Corte Suprema de Justicia, se suman a una vida académica activa y exitosa que lo han convertido en uno de los principales referentes en materia de Derecho Privado en Colombia. Su experiencia tanto en el sector privado como en importantes cargos públicos lo han llevado a ser uno de los más destacados abogados del país en asuntos de derecho privado.
jaarrubla@arrubladevis.com
Socio
Soluciones jurídicas: Litigios, Contratos, Arbitraje. Idiomas: Español, Inglés. gamaya@arrubladevis.com
Rafael tiene amplia experiencia asesorando a clientes nacionales e internacionales en derecho comercial y en asuntos contractuales, tanto en consultoría como en litigios. Adicionalmente ha participado en arbitrajes de alto perfil y litigios complejos en Colombia. Soluciones jurídicas: Corporativo, Arbitraje, Contratos, Litigios.
Asociado sénior
Rafael McCausland
Gustavo Amaya Yepes
Gustavo cuenta con más de 30 años de experiencia en arbitraje y litigios altamente complejos en asuntos de familia, laborales, comerciales, civiles y contencioso administrativos, especializándose en la presentación y defensa de recucrsos extraordinarios –casación, revisión y anulación–.
Idiomas: Español, Inglés, Francés. rmccausland@arrubladevis.com
Asociado sénior
Jaime Esteban Arrubla Devis
Jaime Esteban cuenta con amplia experiencia en materia de consultoría en asuntos contractuales y en materia de litigios, tanto en lo civil como en lo contencioso administrativo, particularmente relacionados con asuntos contractuales y responsabilidad civil extracontractual. A su vez, ha participado en numerosos tribunales de arbitraje. Soluciones jurídicas: Corporativo, Arbitraje, Contratos, Litigios. Idiomas: Español, Inglés. jearrubla@arrubladevis.com
Asociada sénior
Soluciones jurídicas: Relaciones Laborales, Corporativo, Contratos. Idiomas: Español, Inglés. ejimenez@arrubladevis.com
Asociado sénior
Sebastián cuenta con amplia experiencia en la asesoría a compañías nacionales y extranjeras en materia contractual, societaria y cambiaria, procesos de reorganización empresarial, tales como fusiones, adquisiciones y escisiones, liquidación de compañías y asuntos litigiosos relacionados. Adicionalmente, ha participado en litigios contractuales y de responsabilidad civil. Soluciones jurídicas: Litigios, Contratos, Corporativo. Idiomas: Español, Inglés. smontoya@arrubladevis.com
Lorena tiene amplia experiencia brindado asesoría en asuntos relacionados con derecho urbano e inmobiliario, tanto en consultoría como en litigios. Adicionalmente, cuenta con amplia trayectoria asesorando en la defensa y protección de derechos de propiedad inmaterial. Soluciones jurídicas: Urbano, Inmobiliario, Propiedad Inmaterial, Corporativo, Litigios.
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Lorena Vargas Sánchez
Sebastián Montoya Roldán
Elizabeth Jiménez Villegas
Elizabeth tiene amplia experiencia en materia de consultoría en derecho laboral y de la seguridad social, así como en asuntos de derecho corporativo y contractual. Ha asesorado a grandes empresas en su estructuración laboral y comercial y también ha participado en litigios laborales y contractuales.
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