Circuito da Documentação Modulo 14 12-03-2014 Escola Secundaria Cacilhas-Tejo Geissamara nº8 e Sara nº13
Índice
Introdução
Conceito de Documento A. Definição de documento e a sua importância para a vida das organizações B. As características da documentação: pertinência, exaustividade, rapidez
Tipos de Documentos A. Noções dos vários tipos de documentos internos e externos da vida das organizações: B. Documentação comercial, administrativa e bancária. C. Documentos reais e/ou simulados do quotidiano de escritório e “dossiers” de documentos físicos.
Recepção, registo e distribuição da correspondência A. O circuito da correspondência B. O saber: ler, compreender, reagir e integrar no tratamento da informação
A recepção dos documentos: Correio Ordinário, Por mão própria, Correio Registado, Fax, email e telex
Leitura de conteúdos, consulta do plano de codificação
Acto de colocar a correspondência em pastas
O envio para o sector respectivo
Conclusão
Webgrafia
1
Introdução No âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado 2, foi-nos solicitado a realização de um trabalho cujo o tema principal é O CIRCUITO DA DOCUMENTAÇÃO, em que dentro desse tema tem vários subtemas. Dos quais nós iremos explicar o que é o conceito de documento, os vários tipos de documentos, dar exemplos também, iremos falar sobre Recepção, registo e distribuição da correspondência, sobre como ler, compreender e tratar a informação, iremos também abordar a recepção dos documentos: Correio Ordinário, Por mão própria, Correio Registado, Fax, email e telex, explicar cada um deles, ato de colocar a correspondência em pastas, o envio para o sector respectivo. Para realizar este trabalho recorremos a utilização das TIC, pesquisa na internet, recorremos também a livros que nos foram disponibilizados. Esperamos que com este trabalho fiquem a conhecer melhor o circuito da documentação.
2
Conceito de Documento Um documento é uma carta, um diploma ou um escrito que reproduz um acontecimento, uma situação ou uma circunstância. Também se trata de um texto que apresenta dados possíveis de serem utilizados para comprovar algo. No meio jurídico, documentos são frequentemente sinónimos de actos, cartas ou escritos que carregam um valor comprovativo. Um documento pode ser também uma informação especificada, isto é, distinguível por um nome ou código, que trata de assunto específico, de natureza e interesse particular a uma instituição, de carácter sigiloso, estratégico ou que represente capital intelectual, enfim, plenamente integrada aos bens intangíveis de uma entidade. As características da documentação é a pertinência, exaustividade e rapidez.
3
Tipos de Documentos Numa empresa existem muitos tipos de documentos. Noções dos vários tipos de documentos internos e externos da vida das organizações: Documentação administrativa (podem ser: internos ou externos.) Documentação bancaria Documentação comercial
o Documentação Administrativa
Interno
Requerimento
Acta
Aviso
Relatório
Circular
Reclamação
Minuta
Comunicado
Externo
Aviso
Edital
Oficio
Anuncio
Notificações
Leilões
Memoriais
Hastas públicas
Petições
Concursos
Procuração
Admissões
Protocolo
Contrato
Atestado
Circular
Certidões
Reclamação
Certificado
Contestação
Declaração
Comunicado
4
o Documentação Bancária Cheque
Extractos de facturas
Letras
Cartões de crédito e débito
Transferência bancária Livranças
o Documentação comercial
Factura
Nota de credito
Guia de remessa
Recibo
Nota de encomenda
Carta comercial
Nota de débito
A Recepção de documentos
Conceito de correspondência O termo correspondência aplica-se á documentação que é trocada entre os membros de uma organização (interna) e destes com o exterior (externa), qualquer que seja o meio utilizado para o efeito (fax, email, carta, etc.). Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.
Circuito da correspondência Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.
1
Confidencial ou secreta A correspondência confidencial ou secreta nunca deve ser aberta, mas sim conduzida diretamente à direção. É conveniente, contudo, registar a sua entrada, de preferência em livro próprio. A correspondência particular, como é lógico, também não deve ser aberta, mas sim dirigida aos respectivos destinatários. A correspondência dita aberta, é que vai entrar no circuito de tratamento.
Abertura Na abertura da correspondência é importante referir a forma como se faz e os cuidados a ter para evitar a inutilização do documento ou do conteúdo. Extrair documentos, apor carimbo de entrada, registar a entrada, numerar os documentos.
Registos de entrada Nos serviços públicos e nas empresas mais tradicionalistas, utiliza-se o Livro de Registo para a correspondência recebida. Deve sempre tirar uma cópia dos originais recebidos. Deverá ser feita após colocar o respectivo carimbo que contém a data e o número de entrada.
1
Distribuição A distribuição da correspondência pode ser feita de diversas formas, mas sempre de forma a poder ser controlada. E, para esse efeito utiliza-se o chamado livro de protocolo. Muitas vezes é utilizada uma guia de remessa de documentos que os descreve e agrupa por destinos, acompanhando-os até á recepção. Ai é assinado um duplicado que comprova a entrega.
Resposta ou arquivo Depois de ser lida, a correspondência deve ser convenientemente tratada. Ou seja:
Se não for necessário dar sequência ao assunto, a correspondência vai imediatamente para o arquivo, com a devida indicação no canto superior esquerdo e a assinatura do ordenante;
Se é necessário uma resposta, devem ser feitas as anotações necessárias para a sua execução ou, então, se for o caso, o próprio destinatário encarregar-se-á de a escrever.
Não esquecer que:
Toda a correspondência urgente deve ter uma resposta imediata;
Não se deve adiar a resolução de assuntos pendentes, tornando-os eternamente esquecidos.
2
Assinatura Depois de finalizada a correspondência deve ser de novo lida e em seguida assinada. A organização das grandes empresas implica que o correio a enviar esteja pronto até determinada hora, de forma a ser levado a despacho.
Registo de saída O registo das saídas também é normalmente feito em livro próprio. Devem ser tiradas cópias aos originais e encaminhadas devidamente. O registo das saídas também é normalmente feito em livro próprio. Devem ser tiradas cópias aos originais e encaminhadas devidamente e com carimbo de saída com a data e o número de saída.
Expedição e arquivo Antes da correspondência ser inserida no envelope deve-se verificar se:
A carta esta datada e assinada;
Contém o material referido em anexo;
O endereço corresponde ao do envelope
3
A recepção dos documentos: Correio normal, Por mão própria, Correio Registado, Fax, email e telex É através de análise de um texto (oral ou escrito), da sua estrutura e construção (partes, parágrafos, frases) que se atinge o conteúdo, ou seja, a ideia ou ideias fundamentais que originam a transmissão – é o que se chama dedução. E embora uma dedução possa ser lógica não sendo verdadeira, trata-se de uma técnica que facilita e torna
mais
rápida
a
recepção,
e
que
portanto
convém
conhecer.
Factores a ter em conta: Tipo de linguagem utilizado; Precisão de termos empregues; Concisão, lógica e clareza da expressão; Construção e sequência das frases…
Correio normal É quando vamos a uma instituição dos correios enviar documentos importantes ou não, em que pagamos pelo envio.
Por mão própria É quando entregamos o documento pessoalmente ao destinatário. é um serviço opcional Correios pelo qual o remetente recebe a fiança de que o objeto, postado por ele, será entregue apenas ao próprio destinatário, através da confirmação só cartão de cidadão ou bilhete de identidade.
4
Correio Registado O Correio Registado Nacional/Internacional é um produto que confere um maior grau de segurança ao seu correio. É a solução ideal para enviar documentos e objetos importantes ou valiosos.
5
Fax Com o fax podemos transferir um documento a longa distância distancia rapidamente. O fax serve para enviar mensagens informais e urgentes. Existem formulários para este tipo de correspondência que pouco variam de empresa para empresa. A linguagem deve simplificar-se ao máximo para que a mensagem seja clara e concisa.
Em princípio, não é necessário acusar a receção, que é feita automaticamente. Mas o fax não deve ser utilizado para substituir as cartas. Se se tratar de uma correspondência formal ou oficial pode-se, quanto muito, enviar por fax uma cópia da carta que foi mandada nesse dia pelo correio, indicando isso mesmo no impresso de cobertura.
6
Email É um método que permite compor, enviar e receber mensagens através da internet. É um dos métodos mais rápidos e mais seguros de enviar documentos empresariais e não só. Com este serviço podemos enviar um documento para uma ou mais pessoas da mesma empresa ou de outras empresas.
7
Telex Foi um sistema internacional de comunicações escritas, que prevaleceu ao final do século XX. Consistia em uma rede mundial com plano endereçamento numérico, com terminais únicos que poderia enviar uma mensagem escrita para qualquer outro terminal. Ainda esta em funcionamento em muitos países apesar de números de subscritores de serviço encontrar em queda, pela introdução do email mais barato. Os terminais funcionavam e pareciam maquinhas de escrever q se encontravam ligadas a uma rede igual a rede telefónica. Uma das particularidades desses sistemas de comunicação escrita, ao contrário do que acontece com outros sistema de comunicação de mensagem escrita atuais. Como o fax ou o email era a garantia da entrega imediata com autenticação dos terminais.
8
Leitura de conteúdos, consulta do plano de codificação
Ordenação
ideológica
em
que
consiste?
É o sistema de classificação que permite a ordenação do material de acordo com o seu conteúdo (assunto). Este sistema pode combinar-se com a ordenação alfabética e a ordenação numérica. Exige pessoal bastante especializado e com um conhecimento do Plano de Arquivo.
Ordem alfabética – é a ordem em que se baseia na sequência alfabética, muito utilizada como classificação de base e por vezes como complemento de outras classificações.
Ordem numérica – faz-se utilizando a ordem natural dos números inteiros. Cada documento recebe um número de acordo com a ordem de chegada. A cada número corresponde um assunto. É necessário completar esta classificação com um guia alfabético
de
referência
(ficheiro
alfabético).
Este sistema é de consulta rápida, de leitura fácil e é confidencial (os dossiers apenas possuem um numero). No entanto, torna-se indispensável ter um guia para a procura das diversas posições (assuntos).
9
Acto de colocar a correspondência em pastas Os documentos recolhidos têm três destinos:
Arquivo definitivo (fase permanente): processos não descartáveis por possuírem conteúdo importante ou de carácter histórico para o Tribunal, devendo permanecer preservados fisicamente;
Arquivo provisório (fase intermediária): processos ainda donos de valor de arquivo, passíveis de reabertura, nova avaliação ou ocasionais consultas solicitadas por unidades do Tribunal ou demais interessados. Depois de executada a fase intermediária desses documentos, eles são encaminhados à destinação final (descarte ou arquiva definitivo) de acordo com o que estabelece o código de classificação por assunto;
Descarte processos que, tendo executado seu objetivo na fase intermediária e desprovidos de valor permanente, são encaminhados para a fragmentação.
O envio para o sector respectivo No final de dividir as cartas consoante o tema, o destinatário, se é urgente ou não no fim de reparar isso tudo a correspondência é separada por sectores e é enviada para o respectivo departamento.
10
Conclusão Neste trabalho abordamos o tema de circuito da documentação e desenvolvemos alguns subtemas tais como: o conceito, os vários tipos de documento, a recepção dos registo da correspondência, a recepção dos documentos, o acto de colocar
a
correspondência em pastas e o envio para o setor respetivo. Tínhamos como objetivo desenvolver os subtemas mencionados e concluímos esses objetivos e aprofundamos os conhecimentos. Este trabalho foi muito importante para aprendermos que o documento trata se de apresentar dados possíveis para comprovar algo. Vimos os diversos tipos de documentos e o circuito do documento desde a abertura até a saída e arquivo da documentação. Por último falamos de como organizar os documentos em pastas e arquivos, que podem ser por ordem alfabética e numérica. Este trabalho foi realizado com acesso ás TIC, através de pesquisa na internet e em alguns livros sugeridos pela professora.
11
Webgrafia
http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft+Word++Tipos+de+Documenta%C3%A7%C3%A3o+T%C3%A2nia+Le%C3%A3o.pdf
http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft%20Word%20%20documentos.candida.pdf/55059102/Microsoft%20Word%20%20documentos.candida.pdf
http://www.notapositiva.com/pt/trbestprof/secretariado/11_circulacao_documentos _d.htm
http://nomundodosecretariado.blogspot.pt/2012/03/circulacao-dadocumentacao.html
http://claracoutinho.wikispaces.com/O+que+%C3%A9+An%C3%A1lise+de+Conte%C3 %BAdo%3F
https://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Expedi%C3%A7%C3%A3o%20e% 20recep%C3%A7%C3%A3o%20da%20correspondencia%20Tania%20le%C3%A3o%20e %20Carneiro.pdf/55193780/Expedi%C3%A7%C3%A3o%20e%20recep%C3%A7%C3%A3 o%20da%20correspondencia%20Tania%20le%C3%A3o%20e%20Carneiro.pdf
https://tecnicasecretariado.wikispaces.com/A+abertura+da+correspond%C3%AAncia
http://www.notapositiva.com/pt/trbestprof/secretariado/11_circulacao_documentos _d.htm
Bibliografia:
A comunicação dentro e fora da empresa, Madalena Domingues dos santos, Porto Editora, 1989
12