5/26/2014
Planowanie działań związanych z projektowaniem
Wstęp do systemów informacyjnych
Proces projektowania systemów informacyjnych jest skomplikowany więc trzeba go dobrze zaplanować
Planowanie działań związanych z projektowaniem
© UEK w Krakowie
Ryszard Tadeusiewicz
O znaczeniu planowanie w procesie projektowania mówi znane (i trafne!) przysłowie angielskie:
If you fail to plan you plan to fail.
Powody stosowania nowych systemów IT
1
Pojedynczy komputer niewiele dziś znaczy. Przyszłość należy do systemów informatycznych, składających się z komputerów, sieci informatycznych, oprogramowania i odpowiednio wyedukowanych ludzi. Tworząc projekt takiego systemu trzeba mieć dokładny pogląd, po co się to robi.
Klasyfikacja obszarów zastosowań systemów IT i wynikające z nich potrzeby informatyzacji
Firma typu „pełna zagadka”
Firma typu „wschodząca gwiazda”
Firma typu „wierny pies”
Firma typu „dojna krowa”
1
5/26/2014
Klasyfikacja obszarów zastosowań systemów IT i wynikające z nich potrzeby informatyzacji Tu użycie IT jest po prostu nieodzowne
Tu użycie IT jest wręcz konieczne
Tu użycie IT jest pożyteczne ale mało ważne
Tu użycie IT jest bardzo pożyteczne
Konieczność modyfikacji systemu w trakcie jego eksploatacji
Najprostszy model procesu biznesowego
Rozwój systemów informatycznych zarządzania w USA 2000
Integracja
Nowe 46%
54%
2010
Integracja
40% Nowe 60%
Metodologia tworzenia nowych systemów. Mimo zalet podejścia obiektowego wiele systemów projektuje się stosując metody strukturalne
Koszty projektów
2000 strukturalne
Specyfika procesu projektowania systemów informatycznych porównanie projektu budowlanego i informatycznego na przykładzie kosztów Projekt budowlany
obiektowe
28%
2010 72%
Strukturalne
Obiektowe
35% 65%
Projekt informatyczny
Koszty planowania i projektowania
średnie lub wysokie
wysokie
Koszty zasobów ludzkich
średnie
wysokie
Koszty narzędzi
średnie
średnie lub niskie
Koszty materiałów
wysokie
niskie lub żadne
Koszty rozbiórki części lub całości budowli
wysokie
niskie lub żadne
Koszty utylizacji materiału z rozbiórki
wysokie
niskie lub żadne
Koszty zmian architektury
wysokie
średnie
Koszty zasobów ludzkich
średnie
wysokie
2
5/26/2014
Mimo rozwoju technik projektowania systemów wiele projektów kończy się niepowodzeniem
Niepowodzenie! System nie wykonany!
System nie całkiem spełnia wymagania
Sukces – system spełnia wymagania
Celem systemów informatycznych jest wzrost wiedzy
Pierwsza dziesiątka warunków sukcesu projektów informatycznych według Standish Group Rok 1995
Rok 2001
Rok 2006
Zaangażowanie klienta
Wsparcie kierownictwa
Zaangażowanie klienta
Wsparcie kierownictwa
Zaangażowanie klienta
Wsparcie kierownictwa
Jasno określone wymagania
Doświadczony kierownik projektu
Jasne cele biznesowe
Właściwe planowanie
Jasne cele biznesowe
Optymalizacja zakresu
Realistyczne oczekiwania
Zminimalizowany zakres
Proces zwinny
Mniejsze odstępy pomiędzy „kamieniami milowymi”
Standardowa struktura programistyczna
Doświadczony kierownik projektu
Kompetencje pracowników
Jasne podstawowe wymagania
Zarządzanie budżetem
Odpowiedzialność
Formalna metodyka projektowa
Kompetentne zasoby ludzkie
Jasno postawione cele i wymagania
Realistyczne oszacowania
Formalna metodyka projektowa
Sposób pozyskiwania wiedzy
Zasoby wiedzy Struktura typowego systemu informatycznego dla przedsiębiorstwa
3
5/26/2014
Architektura wewnętrzna systemu oparta jest zwykle na wspólnej platformie integracyjnej
System informatyczny jest tworem bardzo złożonym
Trzeba to robić w sposób dobrze zaplanowany Dlatego metodologia jego projektowania musi być jasna, konsekwentna i efektywna
Najprościej plan postępowania podczas projektowania wygląd następująco: Etap I Inicjowanie i definiowanie projektu
Etap II Planowanie projektu
Etap III
Etap IV
Realizacja
Kontrola i zakończenie projektu
projektu
Elementy wchodzące w skład projektu
B
4
5/26/2014
Tak zwany kaskadowy model projektowania systemów informacyjnych
Nie bez powodu ta metoda projektowania systemów informacyjnych (informatycznych) nazywana jest metodą kaskadową
Można to ująć także w formie schematu blokowego:
Rola systemu informacyjnego w przedsiębiorstwie
Czynniki determinujące projekt
5
5/26/2014
Cykl życia projektu
Zatrudnienie i koszt w projekcie
Typ rozszerzenia Motywacje
Alokacja zasobów w niedociążonym i przeciążonym środowisku
Typ rozszerzenia Motywacje Konsolidacja infrastruktury Nadzór Modelowanie procesowe Modelowanie danych
Konsolidacja infrastruktury Nadzór Elementy
używane przy Modelowanie opisie projektu. procesowe
Modelowanie danych Usługi Podstawowa zawartość
Usługi Podstawowa zawartość
Elementy używane przy opisie projektu
Podstawowa wskazówka metodologiczna dotycząca projektowania systemów informatycznych: Jeśli to tylko jest możliwe, to lepiej jest wybrać gotowy system informatyczny niż projektować i budować od podstaw nowy
6
5/26/2014
Postępowanie w przypadku wyboru gotowego systemu ETAP I
Wybór gotowego systemu dobrze jest prowadzić zgodnie z przemyślanym schematem metodycznym!
ETAP II
Na potrzeby wyboru nowego systemu informatycznego trzeba stworzyć specjalny zespół projektowy, nie zwracając uwagi na podległość służbową
Ocena przedsiębiorstwa pod kątem posiadanej technologii informatycznej
Zdefiniowanie założeń przedsięwzięcia informatycznego
ETAP III
Opracowanie zapytania ofertowego
ETAP IV
Ocena odpowiedzi oferentów
ETAP V
Prezentacje i wizyty referencyjnej
ETAP VI
Wybór systemu
Role w procesie projektowania lub wyboru nowego systemu
Inwestor (Sponsor)
Programista
Kierownik projektu
Tester
Kierownik produktu
Kierownik procesu
Wdrożeniowiec
Architekt
Ergonomista
Analitycy biznesowi
Eksperci dziedzinowi
Czynniki mające wpływ na wybór gotowego systemu informatycznego
Dobrze dobrany gotowy system informatyczny ma także tę zaletę, że zwykle ma rozbudowany system wsparcia użytkownika
7
5/26/2014
Gdzie jesteśmy teraz ?
Co jest wizją ?
Gdzie chcemy być?
Jak dostaniemy się tam gdzie chcemy ?
Jak sprawdzimy, że nasz problem został rozwiązany?
Jak zatrzymamy tempo sytuacji?
Użytkownik
Hardware
Planowanie wprowadzenia w życie Zarządzania usługami Klienci
B
T
Wsparcie Usług
I
Zarządzanie reacjami w biznesie
Z
Współpraca, Edukacja i Komunikacja
Service Desk
Projektowanie i planowanie
Rozmiesz - czenie / Instalacja
Wsparcie techniczne
Obsługa
Środowiska
E
Informacja o rozwiązaniu incydentu problemu, zamknięcie Zgłoszenia
Zgłoszenie
C Zarządzanie Konfiguracją
N
Zarządzanie relacjami z Dostawcą
E
Zarządzanie Incydentem
Zarządzanie Infrastrukturą ICT
Usługi
S
H Sieci
Zarządzanie Zmianą
Inspekcja, Planowanie i Rozwój
Perspektywy Biznesowe
SerwisDesk /
N
Zarządzanie incydentami, problemami
O L
Zarządzanie problemem
O G
Zarządzanie Wydajnością
Utrzymanie
Planowanie
Bazy Danych
Użytkownicy
Grupy Wsparcia
Kontrola
Zarządzanie finansami dla usług IT
Oprogramowanie Ocena
Zarządzanie ciągłością usług IT
Diagnostyka Eskalacja problemu
Implementacja
Zarządzanie bezpieczeństwem
Dostarczanie Usług
Informacja o rozwiązaniu problemu
CMDB (ang. Central Management Data Base).
Zewnętrzni/wewnętrzni dostawcy
Wymagania
Działanie
Optymalizacja
CMDB
I A
Zarządzanie poziomem usług
Informacja o rozwiązaniu problemu
Diagnostyka Eskalacja problemu
Procesy Zarządzanie Wersją Zarządzanie dostępnością
Rozmieszczanie / Instalacja
Budowa
Projektowanie
Zarządzanie Aplikacją
Struktura wspomagania systemu informatycznego KLIENCI, UŻYTKOWNICY IT
Service Desk
Wsparcie Zdalne
Wsparcie Funkcjonalne: Koordynacja Platformy Biurowej
Wsparcie Funkcjonalne: Koordynacja Systemów Centralnych
Wsparcie Funkcjonalne: Koordynacja Systemów Lokalnych
Zarządzanie majątkiem i serwisami zewnętrznymi
Działania Operatorskie
Firmy Serwisowe
Wsparcie Lokalne
Wsparcie Systemów Lokalnych
Jeszcze dalej idącym rozwiązaniem, będącym alternatywą projektowania systemu informatycznego – jest zlecanie usług informatycznych zewnętrznej firmie, czyli tzw. outsourcing IT.
Biura Pionu Informatyki
Dostawcy
Cele organizacji podczas podpisywania umowy outsourcingowej
Schemat outsourcingu IT Firma outsourcingowa
Organizacja
Informacja o usługach outsourcingowych Odpowiedź na zapytanie ofertowe
Optymalizacja decyzji outsourcingowej
Planowanie
Analiza potrzeb i celów organizacji (stworzenie zapytania ofertowego)
Selekcja dostawcy usług
Transfer personelu i sprzętu Implementacja usług outsourcingowych Motywowanie dostawcy Kontrola i monitorowanie zleconej działalności Utrzymywanie i doskonalenie relacji outsourcingowej
Raportowanie
Organizowanie Motywowanie i kontrola
Negocjowanie i sporządzenie kontraktu /renegocjowanie kontraktu
kierunki działań
8
5/26/2014
Outsourcing może być zwłaszcza opłacalny, gdy dostawca usługi IT jest za granicą
Ogólny model zarządzania outsourcingiem Zarządzanie outsourcingiem
158
Niemcy 116
Japonia
111
Wielka Brytania
Outsourcer
100
Stany Zjednoczone
Analiza potrzeb i celów organizacji
Optymalizacja decyzji outsourcingowej
46
Rosja
Węgry
Sporządzenie kontraktu
Selekcja dostawcy usług
Otoczenie
41
Czechy
Implementacja usług outsourcingo wych Utrzymywanie i doskonalenie relacji outsourcingoTransfer wej personelu i sprzętu
37
Polska
Planowanie
36
Brazylia
28
Malezja
20
Chiny
19
Indie
Organizacja
Organizowanie Motywowanie
12
Kontrola
Czynniki wpływające na własności projektów informatycznych
Jeśli gotowego systemu kupić się nie da i nie ma firmy, której by można było powierzyć outsourcing IT – trzeba analizować, projektować i wdrażać nowy System Informacyjny
Na proces projektowania systemu informacyjnego trzeba spojrzeć także właściwie lokując poszczególne perspektywy w ujęciu czasowym Perspektywa
PRZESZŁOŚĆ
finansowa
Perspektywa operacyjna
Wizja i strategia
Perspektywa
Główną zaletą zastosowania komputera jest możliwość użycia go do przetworzenia danych do takiej postaci, by mogły być podstawą podejmowania decyzji
TERAŹNIEJSZOŚĆ PRZYSZŁOŚĆ
klienta
DANE
INFORMACJA (dane przeanalizowane)
Perspektywa
WIEDZA DECYZYJNA (selekcja pod kątem konkretnych problemów i ukierunkowanie na cel)
DECYZJE i DZIAŁANIA
PRZYSZŁOŚĆ
dynamiczna
9
5/26/2014
Pojęcie tak zwanej Inteligencji Biznesowej
Hierarchia działań biznesowych
Czynniki determinujące zainteresowanie produktem
Przy projektowaniu trzeba brać pod uwagę cztery „światy”
Inne podejście
10
5/26/2014
Projektowanie systemów informatycznych wpisuje się w tradycyjną piramidę danych, informacji i wiedzy
Analogicznie można rozważać piramidę funkcji w organizacji
Wiedza spersonalizowana Użytkownicy:
Mądrość
Szczeble decyzyjne (typ decyzji)
Kierownictwo najwyższe
Strategiczne
Kierownictwo średniego szczebla
Taktyczne
Kierownictwo operacyjne
Operacyjne
Ludzie Wiedza Wzrost wartości wiedzy
Informacje Komputery Dane
Pracownicy wykonawczy
Sprzedaż Produkcja Logistyka /…/ HR
Wiedza skodyfikowana
Praca nad projektem jest z zasady pracą zespołową
Zarówno do zadania wyboru systemu jak i do jego zaprojektowania trzeba zbudować odpowiedni zespół fachowców
P ro d u k ty w n ość
Zespoły skoncentrowane na zadaniach i na relacjach Zespoły zorientowane na zadania mają na początku większą produktywność, ale ich konflikty osobowe negatywnie rzutują na przyszłość
Zespoły zorientowane na relacje rozpoczynają działania trudniej ale osiągają docelowo więcej
Przy projektowaniu systemów informacyjnych warto stosować sprawdzone metodologie bo własne drogi często wiodą na manowce
Czas
11
5/26/2014
Wpływ doboru zespołu na efekt 79%
80%
80%
70%
75%
70%
60%
62%
60%
50%
45%
45%
40%
50% 40%
30% 20%
Duży wpływ ma także zastosowana technologia
30%
22%
20%
18%
20% 10%
10%
10%
15%
15% 10%
10% 0%
0%
0%
przed czasem
na czas
opóźnione dobra
"socjologia projektu"
zaniechane zła
0%
przed czasem technologia
Istotne jest też dobre zarządzanie projektem
10%
na czas
opóźnione adekwatna
zaniechane nieadekwatna
W procesie projektowania wyróżnia się kolejne fazy
78%
80% 70% 60% 50%
45% 40%
40% 30% 20%
20%
19%
15% 10%
10% 0%
0%
przed czasem zarządzanie projektem
na czas
opóźnione dobre
zaniechane złe
Projektowanie systemu przebiega w wielu warstwach
Typowe fazy projektów
12
5/26/2014
Trzeba mieć też na względzie typowy cykl życia systemu informacyjnego
Cykl życia systemu informatycznego według ISO/IEC 15288:2008
System informacyjny dla zarządzania zbiera dane bezpośrednio w miejscu ich powstania i na bieżąco zamienia je na informacje przydatne w procesie zarządzania
Przydatna tu bywa technika RFID
W systemach informatycznych wspomagających zarządzanie trzeba umieć rozróżniać potrzeby, jakie mają decydenci różnych szczebli.
Nalepki RFID
Dla pozyskiwania danych do systemu można używać wielu różnych narzędzi
13
5/26/2014
System jest zintegrowany, jeśli dane powstające w różnych miejscach i w różny sposób trafiają do wspólnego cyfrowego repozytorium
W systemie zintegrowanym każdy może mieć dostęp do praktycznie wszystkich danych (jeśli ma uprawnienia)
Informacje gromadzone w systemie zintegrowanym mogą być wykorzystane przy okazji różnych procesów decyzyjnych związanych z zarządzaniem firmą
Nawet najlepsza integracja systemu nie zmienia faktu, że różne szczeble zarządzania mają różne zadania i związane są z nimi różne potrzeby informacyjne
Kierownictwo operacyjne szczebel najniższy, w skład którego wchodzą stanowiska pracy związane z produkcją. Aby realizować zadania produkcyjne potrzebują szczegółowych informacji wewnętrznych, np. o zużyciu materiałów, odpadach, przestojach maszyn i inne.
Kierownictwo taktyczne – średni szczebel, w którego skład wchodzą kierownicy wydziałów, zarządu i produkcji. Potrzebują szczegółowych informacji na tematy związane z np. poziomem kosztów produkcji, informacjami o efektywności finansowej przedsiębiorstwa, danych o potrzebach rynku lokalnego, krajowego czy międzynarodowego
14
5/26/2014
Kierownictwo strategiczne – szczebel naczelny, który obejmuje dyrekcję przedsiębiorstwa. Na tym szczeblu podejmowane są decyzje długofalowe, dotyczące ogólnych celów przedsiębiorstwa. Podejmowanie takich decyzji wymaga dostarczenia od systemu informacyjnego wiadomości syntetycznych niezbędnych do planowanie strategicznego i kontroli kierowniczej, np. zachowanie konkurencji, postęp techniczny, raporty kwartalne, półroczne, roczne obrazujące poziom produkcji i wielkości sprzedaży
Ten ogólny schemat w praktycznej realizacji bywa bardzo rozbudowany
Obszary zastosowań informatyki w przedsiębiorstwach produkcyjnych
Sy s tem informac y jny wy twarz ania
Sy s tem informac y jny z arz ądz ania
Sy s tem informac y jny biura
Różne perspektywy postrzegania firmy Perspektywa klienta (punkt widzenia klienta)
Perspektywa pracownika (rozwój, uczenie się)
Perspektywa dostawcy
Perspektywa shareholder
Perspektywa komunikacyjna
spojrzenie humanistyczne
spojrzenie zewnętrzne
Misja/wizja
spojrzenie wewnętrzne
Perspektywa wdrażania
strategie Spojrzenie zorientowane na procesy
Perspektywa publiczna
Perspektywa finansowa (punkt widzenia udziałowców)
"Teoria Z" jako podstawa tworzenia mapy strategii projektowania systemu informacyjnego
Perspektywa organizacyjna
Perspektywa procesów wewnętrznych
Warto uświadomić sobie, że do tworzenia systemów informacyjnych niezbędny jest swoisty „warsztat”
15
5/26/2014
Oprogramowanie typu CASE: •do zarządzania małymi projektami: •ProjeX, Project Visio, TurboProject, Quick Gantt czy SureTrak. Ciekawostką jest tu darmowy program Gantt Chart In Excell, •darmowy MapleXP, Alexys Team, AllNetic Working Time Tracker czy Project Workbench
Tworzenie modelu systemu informatycznego jest procesem wieloetapowym Analiza wymagań
•do zarządzania średnimi projektami: •darmowy OpenProj , Project KickStart, Team Manager, Project Planner i SmartWorks firmy Acard Software Systems. •droższymi przedstawicielami są m.in. Microsoft Project oraz grupa produktów firmy Primavera (SureTrack, 3P Project Planner)
•do zarządzania wieloma projektami: •Microsoft Project (także jego wersja serwerowa), P2ware Planner Suite a także zaawansowany pakiet programów firmy Primavera (Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management, Primavera P6 Professional Project Management, Primavera Portfolio Management)
Projekt Kodowanie, usuwanie błędów, testy jednostkowe Testy systemowe
Składniki działania systemu informatycznego dla potrzeb zarządzania
Projektowanie bardzo rzadko przebiega w sposób liniowy
Podział ról w procesie projektowania systemu
Kolejność działań przy projektowaniu systemu informacyjnego Obecny stan firmy Uwarunkowania wdrożenia Docelowy model
Wdrożenie systemu
Programista
Analityk
Tester
Korzyści
Dopasowanie systemu
System informacyjny .
Transformacja firmy
Koszty Ryzyko
Dostawca systemu
System informatyczny
Etap 1: Firma i system
Etap 2: Wizja firmy z systemem
Etap 3: Projekt
Etap 4: Koszty i korzyści
16
5/26/2014
Zlecenie zadania przez kierownika uczestnikowi projektu
Zgłoszenie błędu przez testera
Realizacja zadania
Przyjęcie zadania przez uczestnika projektu
Zgłoszenie wykonania zadania
Realizacja zadania
Weryfikacja realizacji zadania przez odpowiednie osoby (kierownik, testerzy)
Zgłoszenie wykonania zadania
Zamknięcie zadania
Weryfikacja realizacji zadania
Dwie typowe ścieżki inicjowania i realizacji zadań w procesie projektowania systemy informatycznego
Z procesem projektowania związane są nierozłącznie czynności kontrolne
Recenzowanie kodu
Projekt Kontrola wersji
Testy kontrolne oraz ewaluacyjne
Zamknięcie zadania przez osobę zgłaszającą
Projektowanie systemów informacyjnych jest pracą zespołową, dlatego bardzo ważna jest organizacja zespołu projektowego
Ważne jest stałe i dokładne monitorowanie projektu
Projektowanie systemu informatycznego jest dosyć złożonym przedsięwzięciem, które będziemy musieli poznać w wielu wymiarach
Uwarunkowania projektowania systemów informatycznych
17
5/26/2014
Planowanie informatyzacji a strategia gospodarcza
Uwarunkowania realizacyjne zintegrowanego systemu informatycznego
Przy projektowaniu systemów informatycznych trzeba koniecznie brać pod uwagę tzw. „Prawa Murphy’ego” • • • • • • • • • • • •
Jeśli coś może się nie udać – nie uda się na pewno Jeśli myślisz, że wszystko idzie dobrze – na pewno o czymś nie wiesz Trudne problemy pozostawione same sobie staną się jeszcze trudniejsze Jeśli udoskonalasz coś dostatecznie długo – na pewno to zepsujesz Niemożliwe jest zbudowanie systemu niezawodnego – głupcy są zbyt pomysłowi Aby oszacować czas potrzebny do stworzenia systemu – należy przewidywany czas pomnożyć przez dwa i podać go w jednostkach wyższego rzędu (np. w tygodniach, zamiast w dniach) Prawdopodobieństwo każdego zdarzenia jest odwrotnie proporcjonalne do stopnia, w jakim jest ono pożądane To, czego szukasz, znajdziesz w ostatnim z możliwych miejsc Nie ma rzeczy niemożliwych dla kogoś, kto nie musi ich sam robić Wszyscy kłamią, nie ma to jednak znaczenia, bo i tak nikt nikomu nie wierzy Logika jest absolutnie pewną metodą dochodzenia do niepewnych wniosków Wszystko co dobre, jest niemoralne, nielegalne, albo powoduje tycie
Analiza i projektowanie systemów informacyjnych Planowanie działań związanych z projektowaniem
© UEK w Krakowie
Ryszard Tadeusiewicz
106
18