Op donderdag 13 maart organiseerde FARO voor de museumgemeenschap in Vlaanderen een feestelijke introductie van SPECTRUM-N, standaard voor collectiemanagement in musea: een historisch mo(nu)ment in de museumgeschiedenis voor Vlaanderen en Nederland. Een dag later, op 14 maart, vond de introductie aan de Nederlandse museumgemeenschap plaats. SPECTRUM is een samenwerkingsproject rond kwaliteitszorg dat het mogelijk maakt beleidsmatig het informatieverkeer binnen collecties en tussen collecties onderling te bevorderen, te vereenvoudigen en te standaardiseren. SPECTRUM gaat over collectie-informatie én over alle soorten handelingen van museummedewerkers met museumobjecten. Het is kortom een handboek of instrument ter controle en ondersteuning van het volledige management in musea. Een jaar geleden ondertekenden Culturele Biografie Vlaanderen (het huidige FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed) en de Stichting Landelijk Contact Museumconsulenten Nederland (LCM) de licentie voor het Nederlandse taalgebied voor de vertaling van SPECTRUM, the UK Museum Documentation Standard. Dit kwaliteitsinstrument, beheerd door Collections Trust (voorheen MDA, Museum Documentation Association), en tot stand gebracht met de medewerking van meer dan honderd museumprofessionals, is hét Britse handboek voor museale bedrijfsvoering. Dankzij een intensieve Vlaams-Nederlandse samenwerking onder leiding van de redactieraad, en ondersteund door de minister van Cultuur, het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, het agentschap Kunsten en Erfgoed, en de Erfgoedinspectie Nederland is de eerste versie van SPECTRUM-N nu klaar voor gebruik. Daarmee zijn Vlaanderen en Nederland bovendien er als eerste bij om een vertaalde versie van SPECTRUM op het Europese vasteland te introduceren.
‘ISO’ voor musea
maart 2008
De potentiële kracht van SPECTRUM ligt in z’n flexibiliteit. SPECTRUM is zowel geschikt voor grote als voor kleine musea omdat de standaard zowel breed dan wel beperkt kan worden toegepast, naargelang de omvang van het museum. Het is dus een instrument op maat ter deskundigheidsbevordering, voor het toetsen en optimaliseren van de bedrijfsvoering in musea. Elk soort museum, hoe lokaal ook, kan ermee aan de slag, of het nu gaat om traditionele beeldende kunsten, hedendaagse installaties, industriële archeologie, of antropologische objecten. Ieder museum haalt eruit wat het precies nodig heeft bij de organisatie en de implementatie van de eigen activiteiten rond objecten.
34
Wanneer in musea problemen opduiken, van welke aard ook – van te laat ontdekte schimmeluitbraken in depots tot het niet meer kunnen traceren van objecten – ligt de oorzaak ervan vaak in slecht collectiemanagement: taken en werkwijzen zijn
niet duidelijk gedefinieerd, controles worden niet uitgevoerd, informatie wordt niet (centraal) vastgelegd. Te vaak nog nemen musea genoegen met een organisch gegroeide praktijk waarin medewerkers elk naar eigen inzicht (een deel van) het collectiebeheer uitvoeren. Dergelijke praktijk is zeer kwetsbaar en weinig duurzaam. En wanneer er al een eigen handboek voor collectiemanagement is samengesteld, kan SPECTRUM heel handig als toetssteen gebruikt worden: zijn er geen aspecten over het hoofd gezien? Zijn bepaalde zaken misschien efficiënter aan te pakken? Kortom: een gezonde museale bedrijfsvoering begint met een op directieniveau gestuurd en adequaat uitgevoerd collectiemanagement. Hiervoor is het noodzakelijk terug te kunnen vallen op schriftelijke afspraken over werkwijzen (een handboek), en op een actueel collectie-informatiesysteem, waarin of van waaruit alle informatie over elk object beschikbaar en toegankelijk is. Aan die behoefte beantwoordt SPECTRUM. Alhoewel SPECTRUM een ingewikkeld acroniem is (Standard ProcEdures for CollecTions Recording Used in Museums), is de naam SPECTRUM ook gekozen vanwege de betekenis in ons dagelijkse taalgebruik: reeks van verscheidenheden. Ondanks zijn hoge graad van volledigheid is SPECTRUM geen afgewerkt maar een organisch product, een open standaard. Het blijft een document in gedurige ontwikkeling, gestuurd door de evolutie binnen de museumsector. Het kan ook moeilijk als een standaard worden opgelegd van buitenaf; het is een attitudekwestie voor elke museummedewerker die verbetering betracht in de dagelijkse werking van het museum en bij de dagelijkse zorg voor de museumobjecten.
Genese en groei van een magnum opus
Ontstaan en gegroeid binnen de museumgemeenschap is SPECTRUM het resultaat van een samenwerking tussen museummedewerkers in het Verenigd Koninkrijk. In 1991 startte het werk aan dit magnum opus om tot een gezamenlijke documentatiestandaard te komen. Het werk werd gecoördineerd door MDA (het huidige Collections Trust) en naast de bijdragen uit meer dan honderd musea werden ook nog vele andere deskundigen geconsulteerd. Dit resulteerde in 1994 in de eerste uitgave van SPECTRUM, in 1997 in een tweede editie, in 2005 in een versie 3.0 en in maart 2007 in een versie 3.1. Deze recente versie werd nu vertaald in een eerste Nederlandstalige SPECTRUM-N versie 1.0, die bovendien, waar nodig, gelokaliseerd is in een Vlaamse en een Nederlandse versie. De basis is éénzelfde document, dat zeer nauw aansluit bij het Engelse moederdocument. Maar met betrekking tot wet- en regelgeving kan het niet anders dan deels te lokaliseren omdat juridische materie niet altijd gelijkloopt tussen Nederland en Vlaanderen/België. SPECTRUM is in het Verenigd Koninkrijk intussen al vijftien