Organisasjon og ledelse, 4. utgave (9788245048698)

Organisasjon og ledelse

METTE HOLAN og PER HØISETH LØM

4. utgave

METTE HOLAN og PER HØISETH

Organisasjon og ledelse

LØM

4. utgave

Copyright © 2024 by Vigmostad & Bjørke AS

All Rights Reserved

ISBN: 978-82-450-4869-8

1.utgave 1999

2.utgave 2011

3.utgave 2019

4.utgave / 1. opplag 2024

Grafisk produksjon: John Grieg, Bergen

Omslagsdesign ved forlaget

Omslagsfoto: ©Art-is-Power/shutterstock

Spørsmål om denne boken kan rettes til: Fagbokforlaget

Kanalveien 51

5068 Bergen

Tlf.: 55 38 88 00

e-post: fagbokforlaget@fagbokforlaget.no www.fagbokforlaget.no

Materialet er vernet etter åndsverkloven. Uten uttrykkelig samtykke er eksemplarfremstilling bare tillatt når det er hjemlet i lov eller avtale med Kopinor.

Vigmostad & Bjørke AS er Miljøfyrtårn-sertifisert, og bøkene er produsert i miljøsertifiserte trykkerier.

Forord

Den som har flere år i arbeidslivet, forstår mye av både ledelse, salg, dokumentasjon, effektivisering og lønnsomhet. Ikke minst gir erfaringene en erkjennelse av viktigheten av ledelses-, økonomistyrings- og markedsføringskompetanse –det vi kaller LØM-emnene. Har man forstått behovet for videreutvikling innenfor et fagområde, er dette gull verdt i opplæringen. Vi kjenner og forstår alle sannheten i begrepet «nød lærer naken kvinne å spinne». Vil vi lære noe som vi vet er viktig og nyttig, er veien til kompetanse relativt rett fram.

Vi har i denne utgaven tatt tak i mange av de råd vi har fått, og vi har blant annet forsøkt å bli enda mer praktisk orientert. Vi har valgt å bruke tid på å presentere oppgaver og arbeidsmetoder som gir mulighet for å trene på de problemområder som vi vet er nødvendig for å bli dyktige ledere. Vi har derfor valgt å ta inn en del kommunikasjonsfag i læreverket.

I tillegg til å gi plass til kommunikasjonsfaget har vi i denne utgaven av Organisasjon og ledelse delt opp noen av de «gamle» kapitlene og vil dermed kunne tilby et mer fokusert innhold. Vi har også forsøkt å vise sammenhenger mellom ulike temaer bedre. Nytt i denne utgaven er også et kapittel om prosjektledelse og et om situasjonsanalyse. Sistnevnte inneholder lite teori, og poenget med kapitlet er å vise hvordan dette henger sammen med utforming av mål og utarbeidelse av tiltak.

Den nye utgaven av boka er skrevet ut fra dagens situasjon i arbeidslivet og for fagfolk som har arbeidserfaring. Det betyr i praksis at vi har tilpasset både språk, utfordringer og eksempler til folk som har praktisk erfaring. På mange områder har det medført at nivået kan legges høyere enn det som kan være vanlig for en innføringsbok. Den praktiske innsikten i arbeidslivets utfordringer som leseren har, gir en unik mulighet for «høy fart» i opplæringen. Vi er også opptatt av hvordan LØM-emnene griper inn i de øvrige fagene. En god faglig leder er dyktig også i LØM!

Vi vet at veien til å oppnå gode resultater er at alle ansatte blir involvert og engasjert i å nå bedriftens mål. Vi håper at læreboka vil gi framtidas ledere gode forutsetninger for å kunne motivere sine medarbeidere. En leders evne til å skape et godt arbeidsmiljø og legge til rette for samarbeid på arbeidsplassen er noe av det viktigste som skal til for å skape gode resultater.

Bokserien er blitt benyttet av mange studenter og lærere i mange år. Vi har i løpet av alle disse årene fått mange gode innspill til hva læreverket bør inneholde. Det takker vi hver enkelt av dere for. Ingen nevnt, ingen glemt. Lykke til med studiet av ledelsesfaget!

Steinkjer og Skien, mai 2019

Forfatterne

Forord til 4. utgave

Høsten i 2022 kom en ny læreplan for LØM-emnet i teknisk fagskole. Endringene i læringsutbyttene er ikke omfattende, men disse har vi tatt hensyn til i denne utgaven. I tillegg har det skjedd mye i verden siden siste utgave i 2019. Vi har hatt en pandemi, opplevd sterk prisvekst, samt at bærekraftarbeidet har kommet enda mer i fokus. Samtidig har verden blitt stadig mer digital. Vi har digitale møter, telefonen blir stadig mer avansert, og på nettet finner vi omtrent all markedsføring. Det siste gjelder kunstig intelligens. Det vi lurer på nå er hvordan vi kan benytte oss av alt dette for å bli stadig dyktigere, mer bærekraftige, og samtidig konkurransedyktige. Utfordringene står i kø, men vi må fortsatt lære oss det grunnleggende i både L, Ø, og M!

Steinkjer og Skien, januar 2024

Forfatterne

Oversikt over kapitler

Innhold

1. Ledelse og organisering .....................................

1.1

1.2 Lederopplæring ................................................

1.3 Hva mener vi med en organisasjon og det å organisere?

1.4 Hva er ledelse? ..................................................

1.5

1.6 Bedriftens arbeidsbetingelser (rammebetingelser)

1.7

2.2

2.3

3.1

4.1

4.3

6.3.6 Den uformelle organisasjonen .......................... 111

6.4 Nyere organisasjons- og ledelsesteorier ....................... 112

6.4.1 Materialadministrasjon (MA) og logistikk .............. 112

6.4.2 «Just in Time» (JIT)...................................... 113

6.4.3 Total kvalitetsledelse (TKL) og Lean manufacturing (LEAN) ........................ 114

6.4.4 De nye teorienes innvirkning på organisasjonsformen... 114

7. Organisasjonsutvikling ..................................... 119

7.1 Hva er organisasjonsutvikling? ................................ 119

7.2 Hvorfor organisasjonsutvikling? ............................... 120

7.3 Organisasjonskultur og organisasjonsutvikling ............... 121

7.3.1 Prestasjonsledelse ...................................... 121

7.3.2 Prestasjonskultur ....................................... 122

7.4 Organisasjonsutvikling og kontinuerlige forbedringer ........ 124

7.4.1 Total kvalitetsledelse (TKL), Total quality management (TQM) ...................... 125

7.4.2 Lean (Lean manufacturing)............................. 130

8. Lover og systematisk helse, miljø og sikkerhet .......... 137

8.1 Lovverket ...................................................... 137

8.1.1 Bedriftens samfunnsansvar ............................ 138

8.1.2 Bedriftens omdømme .................................. 139

8.1.3 Etikk og moral .......................................... 139

8.1.4 Tilsyn og oppfølging ................................... 140

8.2 Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) ............................................ 141

8.2.1 Arbeidsmiljølovens § 1-1. Lovens formål ................. 142

8.2.2 Arbeidsmiljøloven kapittel 2. Arbeidsgivers og arbeidstakers plikter ................. 143

8.2.3 Arbeidsmiljølovens kapittel 2 A. Varsling .............. 144

8.2.4 Arbeidsmiljølovens § 3-1. Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid ..................... 144

8.2.5 Opphør av arbeidsforhold .............................. 145

8.2.6 Mer om innholdet i arbeidsmiljøloven .................. 151

8.3 Permittering ................................................... 152

11.4 Konflikter og konflikthåndtering ............................. 208

11.4.1 Ulike konflikttyper ..................................... 209

11.4.2 Konfliktutvikling ........................................ 211

11.4.3 Konflikthåndtering ..................................... 211

11.4.4 Forebygging av konflikter .............................. 214

11.5 Inkluderingstiltak .............................................. 215

12. Kommunikasjonsprosessen ............................... 223

12.1 Hva er kommunikasjon? ...................................... 223

12.1.1 Hvor viktig er kommunikasjon? ....................... 223

12.1.2 Hvilken betydning har det at kommunikasjon er en prosess? ......................................... 225

12.1.3 Hva er kommunikasjon uten ord? ..................... 226

12.1.4 Hvorfor bør vi bli bedre til å kommunisere? ........... 226

12.2 Kommunikasjonsmodellen – et verktøy for å bedre kommunikasjonen? .............................. 227

12.2.1 Koding og dekoding ................................... 229

12.2.2 Respons og reaksjon................................... 230

12.2.3 Sender ................................................. 230

12.2.4 Mottaker ................................................ 231

12.2.5 Budskap ............................................... 232

12.2.6 Medier (kanal) ......................................... 234

12.2.7 Støy .................................................... 235

12.3 Hvordan forbedre kommunikasjon ........................... 237

12.3.1 Hvordan bruke kommunikasjonsmodellen som et verktøy?........................................ 237

12.3.2 Forslag til forbedringer ................................ 238

13. Kommunikasjonssituasjoner .............................. 245

13.1 Hva er en kommunikasjonssituasjon? ........................ 245

13.2 Møter ......................................................... 245

13.2.1 Hvorfor har vi møter? .................................. 245

13.2.2 Hvordan kan møter bli mer effektive? 247

13.2.3 Møteinnkalling og saksliste 249

13.2.4 Møteledelse 252

16. Prosjektledelse............................................... 313

16.1 Hva er et prosjekt? ............................................. 313

16.1.1 Prosjektmodell ......................................... 315

16.1.2 Usikkerhet i prosjekter ................................. 316

16.2 Hvordan administrere prosjektene? ........................... 317

16.2.1 Styring .................................................. 318

16.2.2 Organisasjon............................................ 319

16.2.3 Ledelse ................................................. 319

16.3 Prosjektets ulike faser ........................................ 320

16.3.1 Etableringsfasen ....................................... 320

16.3.2 Planleggingsfasen ..................................... 322

16.3.3 Gjennomføringsfasen og oppfølgingen ............... 323

16.3.4 Prosjektavslutning ..................................... 324

16.4 Praktisk anvendelse av prosjektledelse ...................... 325

16.4.1 Har prosjektledelse noen kopling til emnet LØM? .... 325

16.4.2 Hovedprosjekt og prosjektledelse ..................... 326

17. Tekstproduksjon ............................................ 333

17.1 Ulike typer tekster ............................................ 333

17.2 Innledning, hoveddel og avslutning .......................... 334

17.3 Layout og andre virkemidler for å forbedre lesbarheten i en tekst ...................................................... 336

17.3.1 Skrifttyper ............................................. 336

17.3.2 Avsnitt ................................................. 336

17.3.3 Opplisting ............................................. 338

17.3.4 Bruk av tabeller, bilder etc. ............................ 338

17.3.5 Språklige virkemidler .................................. 338

17.3.6 Grafiske virkemidler 339

17.3.7 Grammatikk, skriveregler, tegnsetting og rettskriving 339

17.4 Retorikk. Hvordan overbevise leseren? 340

17.5 Artikkelen – en nyttig tekst 343

17.6 Bruk av digitale hjelpemidler 347

1

Ledelse og organisering

Hva handler dette kapitlet om?

Dette kapitlet handler om hva vi mener med å organisere og lede og hva opplæring i faget dreier seg om. Du skal bli kjent med begreper som arbeidsbetingelser, SOFT-analyse og hva en forretningsplan er.

Avslutningsvis forteller vi hvordan boka bør brukes for at du skal bli en bedre leder.

1.1 Hvorfor er ledelse viktig?

Faget organisasjon og ledelse handler om hvordan ledelsen i en virksomhet organiserer og tilrettelegger arbeidsplassen. Det handler om å skape et godt arbeidsmiljø og lede på en slik måte at medarbeiderne blir motiverte og samarbeider på best mulig måte, slik at bedriften skal gå med overskudd for å skape trygge og sikre arbeidsplasser på lang sikt.

Evnen til å samarbeide er noe av det som kjennetegner oss mennesker. Fra de første jeger- og samlersamfunnene via jordbrukssamfunn til avanserte bysamfunn har samarbeid og organisering vært viktig. I dag som for flere tusen år siden oppdager vi fort at når vi skal samarbeide, lønner det seg å avtale hvem som skal gjøre hva og hvordan. I tillegg oppdager vi raskt at det ikke skal være mange personer i en gruppe før det kan være nyttig med en leder.

Måten en leder kommuniserer og behandler sine medarbeidere på, vil selvfølgelig påvirke medarbeidernes motivasjon, lojalitet til organisasjonen, trivsel og stress, og det igjen vil påvirke kvaliteten og effektiviteten på det arbeidet

som medarbeidere gjør. Ledelse handler om hvordan lederen kommuniserer egne og organisasjonens ambisjoner og mål. Det handler også om hvordan lederen legger til rette for at medarbeiderne skal kunne virkeliggjøre sine egne mål. Dette forutsetter samspill og dialog mellom leder og medarbeidere. Vi kan sammenligne det å være leder med en skipper på skuta. En skipper er jo en leder. Før skipperen kan stake ut kursen må han vite hvor han er og hvor han skal, målet. En erfaren skipper vet at det er mange skjær og at det kan komme uvær, så en skipper er avhengig av at mannskapet gjør jobben sin for at skuta skal nå målet.

Fotballtrenere er også ledere. Å være trener for Barcelona FC er litt av en lederjobb. Godt betalt er det vel også! Det er treneren som tar ut laget som skal spille. Det er treneren som bestemmer hvem som skal spille på hvilken plass, og det er treneren som legger opp strategien og bestemmer hvordan spillerne skal samarbeide og samhandle for å vinne kampen. Det å nå mål motiverer. Se bare hvordan spillere og ledere jubler etter å ha vunnet kampen.

En leder må ta beslutninger. Ledere har fått såkalt formell autoritet på grunn av sin stilling og posisjon i virksomheten. Det betyr i utgangspunktet at medarbeiderne følger lederens ordre selv om de nødvendigvis ikke er enige i måten å gjøre det på. Vi kan si at lederen har makt til å få ting gjennomført. Det er viktig å påpeke at en leder må bruke sin autoritet og makt. En leder må ta beslutninger. Å bruke makt er nødvendig i visse tilfeller, ikke minst når det gjelder å endre menneskers holdninger og atferd. Dessverre er det ledere som bruker makt til å kontrollere og påvirke sine medarbeideres atferd slik at det går ut over medarbeideres trivsel og motivasjon og organisasjoners resultater.

En leder skal legge til rette, styre og motivere slik at alle medarbeidere yter en best mulig innsats. Dette legger grunnlaget for at det bedriften leverer av varer og tjenester, får en best mulig kvalitet og høyest mulig verdi for kunden. Det er kundens opplevelse av verdien eller kvaliteten på produktene som skaper bedriftens omdømme. I markedsføringen av bedriften er et godt omdømme svært viktig. Man kan si at et godt omdømme er mer enn halve markedsarbeidet! Men som vi ser, grunnlaget for et godt omdømme er god ledelse.

Å være leder er en viktig oppgave. Det gjelder for ledere i alle i virksomheter, foreninger, borettslag og for eksempel prosjektgrupper på skolen. En leder er en pådriver for å få ting gjort, en leder har ansvar for at ting gjøres.

Det kan være en utfordring å søke en lederstilling, men å være leder kan være en flott jobb.

1.2 Lederopplæring

Opplæring i ledelse berører mange fag- og emneområder. Økonomistyring, markedsføring, kvalitetsstyring, HMS-arbeid, kommunikasjon og motivasjon er eksempler på fagområder.

Fagene økonomistyring, markedsføringsledelse og organisasjon og ledelse er alle ledelsesfag. Det er en klar sammenheng mellom fagene. God markedsføring øker salgsinntektene, og sannsynligvis blir også det økonomiske resultatet påvirket positivt. Tilsvarende vil måten bedriften er organisert og ledet på, påvirke bedriftens resultater positivt eller negativt. De tre bøkene i serien kan brukes blant annet til LØM-emnet i fagskoleutdanning, og til opplæring i ledelsesfag i mesterbrevutdanningen.

God kommunikasjon er vesentlig for at en bedrift skal lykkes. En leder er avhengig av at kommunikasjonen fungerer. Både muntlig og skriftlig

LØM-fag: ledelse, økonomistyring og markedsføring

nettadressen www.fagbokforlaget.no/lomholan

kommunikasjon er krevende, men kommunikasjonsevnene kan forbedres ved økt kunnskap. Hvis man i tillegg gjør relevante, praktiske øvelser, vil kommunikasjonsferdighetene bli vesentlig bedre. Ledelsesfagene, som LØM er, krever mye både muntlig og skriftlig kommunikasjon. I denne serien har vi derfor tatt kommunikasjonsfaget inn i lærebøkene Vi har derfor valgt å vise aktuelle teorier, praktiske eksempler og oppgaver fra kommunikasjonsemnet i alle LØM-bøkene. Eksempler på dette er at møtereferater, handlingsplaner, rutiner og avtaler må lages. Det er også lagt vekt på å vise bruk av relevante kommunikasjonsverktøy og medier som kan benyttes i kommunikasjonsprosessen. Når det brukes ulike eksempler er det illustrert hvordan ulike virkemidler er brukt, og hensikten med ulike elementer er forsøkt forklart. Eksempelvis: Hvorfor har referatmalen en kolonne for hvem som har ansvaret? Det er også utallige muligheter for å øve på muntlig kommunikasjon gjennom ulike samarbeidsoppgaver, diskusjoner og presentasjoner. Seriens ambisjon er at vi skal ta «to-i-en» og lære både LØM og kommunikasjon i det nære samspillet som det er mellom fagene.

Som student i disse fagene skal du forberedes til å ta ansvar for administrativ og økonomisk planlegging og analyse, samt ledelse av grupper, prosjekter, avdelinger og bedrifter. Bøkene kan også brukes av andre som ønsker en grunnleggende innføring i ledelsesfagene. Bøkene har flere eksempler som både helt ferske studenter og de med erfaring fra arbeidslivet kan kjenne seg igjen i og lære av. På nettstedet er det også løsningsforslag og «maler» som både de som studerer på heltid og de som er i arbeid, vil ha nytte av.

1.3 Hva mener vi med en organisasjon og det å organisere?

Eksempler på organisasjoner er private og offentlige virksomheter som butikker, entreprenører, skoler, sykehus, borettslag og foreninger.

En vanlig definisjon på en organisasjon er:

• Når to eller flere mennesker arbeider sammen for å nå et mer eller mindre klart definert mål.

En måte å forklare hva vi mener med å organisere på er:

• Hvordan er arbeidsoppgavene fordelt i organisasjonen (viser hvem som gjør hva).

• Hvordan er ansvar og myndighet fordelt (viser hvem som har ansvar for hva).

• Hvordan kommuniserer og samarbeider organisasjonen for å nå felles mål.

En familie på fire kan også være et eksempel på en organisasjon. I en familie er det ikke sikkert at alle i familien er like fornøyd med arbeidsdelingen, og kanskje ikke alle tar ansvar og gjør det de skulle ha gjort. Det er vel ikke heller utenkelig at ikke alle er enige i alt. Det er kanskje ikke så lett å organisere hjemme heller.

Ser vi tilbake på eksemplet med fotball i Barcelona, bør vi kunne se at det å organisere er viktig. Rett mann på rett plass, og en mann som tar ansvar og gjør som planlagt, vil nok også gi de beste resultatene.

Hvem som skal gjøre hva, klare ansvarsforhold og hvem som har myndighet til å ta hvilke avgjørelser, er viktig i alle organisasjoner. Uklare ansvarsog myndighetsforhold kan skape samarbeidsproblemer, dårlig arbeidsmiljø, konflikter og ineffektivitet.

Måten en virksomhet er organisert på vil selvfølgelig påvirke bedriftens resultat. Men hvordan menneskene i organisasjonen følger organisasjonsplanen, vil også påvirke bedriftens resultat.

1.4 Hva er ledelse?

En leder kan ha mange oppgaver. Å være administrerende direktør i en organisasjon med fem tusen ansatte er ikke det samme som være skiftleder i en industribedrift. Det er ulike måter å definere ledelse på.

En måte å definere ledelse på er:

• Ledelse er når en person påvirker en gruppe mennesker til å oppnå et felles mål.

En annen måte å definere ledelse på er:

• Ledelse er å planlegge, motivere, kommunisere og samarbeide med sine medarbeidere slik at felles mål blir nådd.

Den siste definisjonen sier noe mer om hva en leder skal gjøre for påvirke sine medarbeidere. Resultatet vil også kunne påvirkes av lederens lederstil. Lederstil handler om lederens atferd, eller hvordan lederen behandler medarbeiderne. Begrepet lederstil kan defineres som «lederens atferdsmønster slik det oppfattes av andre».

Lover og normer styrer atferd.

CSR = Corporate Social Responsability

Bedriftsens samfunnsansvar – bedrifter har ansvar for sosiale og miljømessige sider ved driften og ikke bare det å tjene penger og skape sysselsetting

Og det er nettopp det opplæring i organisasjon og ledelse går ut på, det er å planlegge, motivere, kommunisere og samarbeide slik at felles mål blir nådd. I tillegg må vi si at opplæring i økonomistyring og markedsføring er en del av en lederutdanning. I forretningsplanen (se avsnitt 1.8) ser vi hvordan de tre LØM-fagene henger sammen og utgjør bedriftens «slagkraft».

1.5 Hva regulerer atferden til bedrifter?

Det finnes lover og regler som styrer det meste. Senere i boka ser vi på noen av de mest aktuelle lovene som regulerer bedriftenes handlingsrom.

Men vi må også forholde oss innenfor rammene av det vi kaller etikk og moral. Etikk er læren om rett eller galt. Alle samfunn har en del uskrevne lover eller sosiale normer som er med på å regulere folks atferd. Det er bare vår egen samvittighet som avgjør hva hver av oss oppfatter som etisk forkastelig eller forsvarlig.

Organisasjoner over hele verden blir stadig mer klar over behovet for og fordelene ved samfunnsansvarlig atferd. Med samfunnsansvarlig atferd mener vi at bedriften drives slik at den tar hensyn til blant annet miljø- og ressursutvikling. Målet med samfunnsansvar er å bidra til bærekraftig utvikling på lang sikt.

Omdømme er et begrep som kan brukes om en bedrift, og handler om hva folk mener om bedriften og det den leverer, og det som forventes av den. Begrepet omdømme benyttes i dag stadig mer i betydningen renommé. Det sier seg selv at godt renommé eller godt omdømme kan bety mye for bedriftens markedsføring og suksess. Et dårlig omdømme kan skape problemer for bedriften.

1.6 Bedriftens arbeidsbetingelser

(rammebetingelser)

Bedriften er avhengig av sine omgivelser. Man kan si at en bedrift både lever av og lever for sine omgivelser. Omgivelsene kaller vi i LØM-fagene for eksterne arbeidsbetingelser. Eksempler på viktige eksterne arbeidsbetingelser er markedsforhold og økonomiske betingelser, politiske og juridiske arbeidsbetingelser, kunder, konkurrenter samt leverandører. Bedriften har også interne arbeidsbetingelser. Dette er forhold i bedriften som bedriften har mulighet for å utvikle (endre/påvirke). Eksempler på interne arbeidsbetingelser er

humankapitalen (ansatte, både medarbeidere og ledelse), bedriftens økonomiske situasjon og konkurransemidlene (pris, påvirkning, produkt og distribusjon).

For å kunne ta de riktige avgjørelser, sette riktig mål og sette inn de riktige tiltak må bedriften analysere arbeidsbetingelsene. Dette kaller vi å utføre en situasjonsanalyse. Det finnes flere måter å organisere og framstille situasjonsanalysen. I denne boka bruker vi noe som kalles SOFT-analyse.

1.7 Strategi

Strategisk planlegging vil si å legge langsiktige planer for virksomheten, 4–5-årsplaner er vanlig. En SOFT-analyse er et godt utgangspunkt for strategisk planlegging da vi må ta hensyn til både interne og eksterne arbeidsbetingelser. Strategiplanen er normalt utarbeidet for intern bruk i virksomheten. Den legger grunnlaget for felles forståelse av bedriftens mål og den konkrete handlingsplanen for å nå disse målene. Innholdsmessig har strategiplanen mye til felles med forretningsplanen som vi viser nedenfor. Den strategiske plan har mye mer fokus på den faktiske gjennomføringen og handlingsplaner enn forretningsplanen.

Boka Organisasjon og ledelse har ikke strategisk planlegging som tema, men du kan lese mer om strategi i boka Markedsføringsledelse i samme serie.

1.8 Forretningsplan

En forretningsplan er en plan for utvikling av hele bedriften. Forretningsplanen viser hvilke emner som behandles i hver av dette læreverkets bøker Økonomistyring, Markedsføringsledelse og Organisasjon og ledelse. Som det framgår av figuren, skal vi i denne boka ta for oss temaene som kalles organisering og administrasjon i forretningsplanen.

Forretningsplanen blir utformet ved bedriftsetableringen, og selv om mange bedrifter oppdaterer planen og bruker den videre, er den hovedsakelig et verktøy i en oppstartsfase. Det meste av det som står i de delene av forretningsplanen som er markert å tilhøre markedsføringsledelsesfaget (forretningsidé, produkt-/tjenesteproduksjon, markedet og markedsstrategi/ markedsplan), finner vi igjen i en annen plan: markedsplanen. Markedsplanen presenteres i boka Markedsføringsledelse og er en mye mer detaljert plan som

Interne arbeidsbetingelser

Styrker (Strengths)

Eksterne arbeidsbetingelser

Muligheter (Opportunities)

Svakheter (Faults) Trusler (Threats)

Figur 1.1 SOFT-analyse.

skal brukes i et annet stadium av bedriftens liv. Bedriften er da i drift (og kan ha vært det i mange år), og markedsplanen skal beskrive vår forståelse av hvordan vi skal konkurrere i markedet.

Markedsføringsledelse

FORRETNINGSPLANEN

Fargene forteller i hvilken lærebok du får lære mer om de ulike temaene:

SAMMENDRAG

INNHOLDSFORTEGNELSE

Organisasjon og ledelse

INNLEDNING

FORRETNINGSIDÉ

PRODUKT/TJENESTE PRODUKSJON

I  SAMMENDRAGET oppsummerer du kort de viktigste områdene for prosjektet eller bedriften. Sammendraget skal være kort, ikke over én side. Sammendraget er noe du skriver når forretningsplanen er gjennomarbeidet og klar. Hensikten med sammendraget er at leseren raskt skal få et inntrykk av hva denne virksomheten skal drive med og hvorfor den kommer til å bli en suksess. Stikkord her er forretningsidé, marked, kunder, konkurrenter, produkt/tjeneste, konkurransefortrinn, kapitalbehov og finansiering.

INNHOLDSFORTEGNELSEN skal inneholde hovedoverskriftene (de ulike delene av forretningsplanen) og noen underpunkter. Ikke overdriv antall underpunkter, tre – fire er nok.

INNLEDNINGEN skal gi bakgrunnsfakta om prosjektet og gründerne, samt en presentasjon av hva foretaket skal gjøre og hvilke behov det skal tilfredsstille i et marked. Det er viktig at personpresentasjonene gjør leseren trygg på at dette er folk som vil greie å gjennomføre prosjektet. Her bør du også gi konkret informasjon som foretaksnavn, adresse og kontaktinformasjon.

FORRETNINGSIDEEN er selve kjernen i etableringen. Den skal fortelle hva bedriften skal drive med og hvordan de skal tjene penger. I dette avsnittet må du få fram en mer inngående beskrivelse av forretningskonseptet. Du må beskrive forretningsideen og virksomhetens framtidige målsetninger. Klarer du å formulere en visjon og en tydelig forretningsidé er det bra. I forretningsideen må du spesielt få fram hvilke behov du skal tilfredsstille hos hvilke kunder, og hvilke produkter/tjenester du skal tilby.

PRODUKT/TJENESTE OG PRODUKSJON må beskrives slik at leseren forstår hvilke produkter/tjenester du skal tilby. Lag gjerne produktgrupper dersom det er hensiktsmessig. Du bør også fortelle litt om produksjonen av tjenestene/produktene.

MARKEDET

MARKEDSSTRATEGI

MARKEDSPLAN

ØKONOMI BUDSJETTER

KAPITALBEHOV FINANSIERING

ORGANISERING ADMINISTRASJON

HANDLINGSPLAN

VEDLEGG

MARKEDET . Her er det viktig at du får beskrevet markedet du skal konkurrere i. Hvis du har gjennomført en markedsundersøkelse selv, eller du har funnet relevant markedsinformasjon hos andre kilder, må du presentere dette. I tillegg må du beskrive markedet geografisk og i størrelse, samt hvordan den antatte utviklingen vil være i bransjen. Du må også presentere kundene og deres kjøpskriterier samt gi en beskrivelse av konkurrentene og deres styrker.

MARKEDSSTRATEGI/MARKEDSPLAN . Her skal du legge fram din markedsplan. Du må presentere din situasjonsanalyse (SOFT – fra engelsk: bedriftens Strengths, Opportunities, Faults, Threats), markedsstrategien (posisjonering mot kunder og konkurrenter samt markedsmiksen) og dine planer for markedsaktiviteter.

ØKONOMI OG BUDSJETTER . Her skal du presentere godt dokumenterte budsjetter og kalkyler som viser at bedriften vil vokse og ha framtiden foran seg. Salgsbudsjett med kalkyler samt resultatbudsjett og likviditetsbudsjett er viktige.

KAPITALBEHOV OG FINANSIERING . Her skal du vise kapitalbehovet og hvordan du har tenkt at dette skal finansieres. Har du for eksempel økonomiske midler selv, eller må du låne? Du må sette opp en oversikt som viser nødvendige investeringer og hvilket driftskapitalbehov bedriften har. For å vise finansieringen kan du sette opp en finansieringsplan.

ORGANISERING OG ADMINISTRASJON AV VIRKSOMHETEN . Her skal du beskrive valget av organisasjonsform og gjerne begrunne det. Du må også presentere eierne. I tillegg må du beskrive hvordan du ser for deg at bedriften skal organiseres. Hvordan skal oppgaver fordeles? Hvem skal ha myndighet? Hvis det er avklart kan du gjerne også fortelle hvem som skal bekle de ulike stillinger i bedriften. Du bør også fortelle noe om lokalisering av bedriften.

HANDLINGSPLAN . Her skal du gi en konkret beskrivelse av arbeidsoppgaver og framdriftsplan i etableringsfasen, med beskrivelse av hensikt, metode og hvem som er ansvarlig for gjennomføringen.

VEDLEGG . Aktuelle vedlegg kan være produkt-/markedsmatrise, kortversjon av forretningsplanen, CV-er til framtidige eiere og ansatte, avtale med samarbeidspartnere, kontrakter, mer detaljerte økonomiske beregninger med budsjetter, oversikt over kapitalbehov og finansieringsplan.

Ikke pugge, men gjøre!

De delene av forretningsplanen som gjelder faget organisasjon og ledelse, er altså organisering og administrasjon. Her er det viktig å vite hvilke oppgaver som skal utføres, og hvordan de skal fordeles (hvem gjør hva). Dette kan vises på et organisasjonskart og med beskrivelser av jobbinnholdet i de ulike stillingene.

Videre i denne boka skal vi gi en innføring i organisasjon og ledelse. Målet er at leseren selv skal bli i stand til å organisere sin egen bedrift og samtidig få et godt grunnlag for å gå inn i stillinger med operativ ledelse, for eksempel arbeidsledere, avdelingsledere eller prosjektledere.

1.9 Hvordan skal du bruke boka for å utvikle deg som leder?

Denne boka tar for seg både temaet ledelse fra emnet LØM og tema fra emnet yrkesrettet kommunikasjon. Temaene henger sammen. Det er utenkelig å forestille seg ledelse uten kommunikasjon. Kommunikasjon er både muntlig og skriftlig, og det handler om å få formidlet et budskap. En leder snakker med sine medarbeidere, og han utarbeider ulike typer skriftlig kommunikasjon. Eksempler på skriftlig kommunikasjon er brev, mail, tilbud, rapporter, referater, rutiner og ulike planer. Listen er nesten uendelig. I denne boka har vi lagt vekt på at du skal få se hvordan ulike dokumenter kan utformes og at du skal få mulighet til å trene på å utarbeide dine egne dokumenter. Det er ikke nok å se en mal, du må øve på å bruke den og kanskje må du tilpasse den for at den skal dekke dine behov.

Vi har valgt å samle fagstoff fra temaet yrkesrettet kommunikasjon i egne kapitler og har plassert de langt bak i boka. Ikke fordi de hører til for seg selv og langt bak i boka, men fordi vi har funnet det hensiktsmessig å skille de ut slik at du lett kan finne det du trenger uten å måtte lete ulike steder. I stedet har vi valgt å henvise til disse kapitlene fra ulike steder i boka. Dette gjelder både fra fagstoff og fra oppgaver. Likedan forsøker vi å henvise fra kapitlene kommunikasjon til resten av boka.

Fagstoffet du finner i boka, er ikke tenkt som «puggestoff». Noe vil du sikkert etter hvert huske, men tanken er ikke at du skal pugge denne boka. Det finnes ingen fasitløsninger eller kvikkfiks i ledelse. Det handler om å forstå og så handle ut fra den forståelsen man har. For å oppnå dette må du lese, og du må arbeide med ulike problemstillinger. Dette gjelder ikke bare ledelse og organisasjon, men også økonomistyring og markedsføringsledelse.

Når du har lest noe og du har begynt å arbeide med problemstillinger som omhandler dette, får du behov for å gå tilbake til fagstoffet i boka. Et tips kan være: Relater det du leser og arbeider med, til dine egne og andres erfaringer. Drøft med medstudenter og andre! I tillegg har du sikkert behov for å finne ut mer. Da er det flott at internett finnes. Her kan du søke etter alt som tenkes kan. Når du bruker stoff fra nettet, må du huske å oppgi kilder. Vær også bevisst på om det du finner er godt nok. Med andre ord; utøv kildekritikk!

Boka handler om:

Kapittel 1. Ledelse og organisering

Kapittel 2. Arbeidsmetoder

Kapittel 3. Personalledelse og medarbeidersamtale

Kapittel 4. Motivasjon

Kapittel 5. Organisasjonskultur

Handler om:

Første kapittel er en introduksjon til emnet. Det handler om hva vi mener med å organisere og lede, og hva emnet dreier seg om. Du skal bli kjent med begreper som arbeidsbetingelser, SOFT-analyse og kjenne til hva en forretningsplan er. Avslutningsvis forteller vi hvordan boka bør brukes for at du skal bli en bedre leder.

En student bør lære seg både å studere og å løse oppgaver. I dette kapitlet vil vi se på arbeidsmetoder, studieteknikk og arbeidsvaner.

Kapitlet er en innledning til mye av det resten av boka handler om. Personalledelse er grovt sett ivaretakelsen av medarbeidernes arbeidssituasjon og utvikling av denne. Det handler altså om forvaltning og administrasjon av medarbeidere samt ivaretakelse/utvikling av medarbeideren som ressurs. I senere kapitler går vi mer inn på ulike deler av personalledelsen. Kommunikasjon er vesentlig i all ledelse og medarbeidersamtalen er et verktøy som kan/ bør benyttes i utviklingen av medarbeiderens ressurser.

Vi ser på temaet motivasjon for å finne ut hva som kan gjøre at mennesker skal ønske å utføre arbeidsoppgaver på en god måte. Vi ser på motivasjon og motivasjonsteorier for å finne svar på hva du som leder kan gjøre for å motivere dine medarbeidere.

Organisasjonskultur kan defineres som de felles normer, verdier og virkelighetsoppfatninger som utvikler seg i en organisasjon når medlemmene samhandler med hverandre og med omgivelsene, og som kommer til uttrykk i medlemmenes handlinger og holdninger på jobben. Vi ser på innholdet i dette og forsøker å forstå hva vi kan gjøre for å skape en «god» organisasjonskultur

Jobb med oppgaver. Det er lærerikt!

Organisasjon og ledelse gir en innføring i temaer som motivasjon, organisasjonskultur, organisering og organisasjonsutvikling, lovverk, HMS-arbeid, psykososialt arbeidsmiljø, kommunikasjon, situasjons analyse, situasjons betinget ledelse, kvalitets styring og Lean. Praktisk personalarbeid som ansettelser, medarbeidersamtaler og teamarbeid vies stor oppmerksomhet. Hvert kapittel etterfølges av arbeidsoppgaver, og boka har også et eget kapittel med oppgaver som dekker alle læreverkets temaer: økonomistyring, markedsføring, organisasjon og ledelse.

Denne utgaven er oppdatert i forhold til nye fagplaner samt endringer innen digitalisering og bærekraft.

Læreverket er spesielt godt egnet for fagskolen både til LØM-fagene på de tekniske linjene, til ledelsesfag generelt på fagskolenivået og i mesterbrevutdanningen.

Mette Holan arbeider ved Trøndelag høyere yrkesfagskole, og Per Høiseth har arbeidet ved Fagskolen Vestfold og Telemark. Begge har undervist i fagskolen i en årrekke.

ISBN 978-82-450-4869-8