Itapema-SC, Outubro de 2010.
Assunto: EFD – Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal) Prezado Cliente: A vossa empresa assim como algumas outras estão prestes a sofrer uma grande transformação na sua rotina diária no que tange as questões que envolvem a parte tributária fiscal, a partir de 1º/01/2011, segundo legislação atual se fará necessária a apresentação da Escrituração Fiscal Digital ou SPED-Fiscal, obrigação esta que não atinge por enquanto as empresas optantes do Simples Nacional. Não é novidade para você a existência da Nota Fiscal Eletrônica, ou NF-e, pois bem, o SPED-Fiscal também faz parte do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital ou simplesmente SPED que visa integrar todo o tipo de informação rastreável sobre a movimentação fiscal, contábil, previdenciária, financeira e outras até não imagináveis das empresas, uma verdadeira “guerra contra a sonegação” desencadeada com o projeto o qual está sob o comando da Secretaria da Receita Federal do Brasil, porém os dados reunidos nessa grande base são de utilização das três esferas, Federal, Estadual e Municipal. O pilar de todo o projeto se baseia em transferir para meio digital toda a informação que até então era gerada e armazenada de alguma forma física, tais como livros e formulários. Uma vez transformada em informação digital e dentro de formatos e leiautes inteligíveis pelos sistemas do fisco, estas informações podem ser tratadas de forma instantânea por seus sistemas, viabilizando os mais complexos e possíveis cruzamentos de informações com toda a base, tornando a fiscalização muito mais eficaz e rápida. Para se ter uma idéia da transformação que isso representa, imagine que os Livros Fiscais de Entradas, Saídas, Apuração de ICMS, Inventário, e outros no caso do SPEDFiscal deixam de ser emitidos em papel. Na via normal estes após seu registro ficavam guardadinhos em algum canto na empresa esperando por serem requisitados algum dia para fiscalização, como agora passarão a serem enviados mensalmente o fisco terá a condição de fiscalizar a empresa também mensalmente, pois os livros que folheariam manualmente serão analisados por sistemas informatizados. Essas são ações não antes vistas na história da contra sonegação, todos os três entes envolvidos estão trabalhando intensamente reformulando Leis e Decretos com vistas a dar validade jurídica a estas implementações, o barulho é muito grande e, neste caso não pense que somente se trata de barulho, trata-se sim de uma grande ação coordenada do fisco que há muito já vinha estudando e depois de projetos pilotos está gradativamente obrigando sua adoção por parte das empresas. O maior complicador que se identifica, principalmente no SPED-Fiscal é o nível de detalhamento solicitado para as informações que devem conter o arquivo a ser entregue. Exemplo disso é os dados solicitados da conta de energia elétrica, tem-se que
informar no arquivo a ser entregue o tipo de ligação (se monofásica, trifásica, etc..), a classe de consumo, e caso além do consumo de energia se pague outro serviço de terceiro na fatura esse valor deve ser destacado no arquivo. Não ainda bastando isso o grande e maior perigo é que estruturada como está a obrigação SPED-Fiscal, passa a ser controlável o estoque a nível de produtos. Vai ser facilmente acompanhável a movimentação das mercadorias, pois para a entrega das informações deve-se informar a entrada assim como a saída de produto a produto, devendo em fevereiro de cada ano também ser enviado o relatório do Estoque detalhado. Por conta deste grau de detalhamento não temos como gerenciar estas informações internamente na Contabilidade como, por exemplo, já fazemos com o Sintegra ou Registro Magnético, que perto do Sped-Fiscal é mamão com açúcar. Deste modo é imperativo que no mínimo duas ações sejam tomadas imediatamente por parte de vossa empresa: Ação 1 – estar utilizando-se de software preparado para a alimentação e geração dos dados no formato/leiaute do SPED. Ação 2 – ter em seu quadro de colaboradores no mínimo uma pessoa específica e direcionada para o gerenciamento destas informações. Tomadas as decisões necessárias para a implementação das ações acima, o próximo passo será o treinamento deste colaborador que poderemos passar a nominar como o Executor-SPED. Este treinamento para uma maior segurança dos dados deve ser feito pela Roderjan, que através de seus profissionais já treinados passará então todo o conhecimento das rotinas necessárias que internamente deverão ser adotadas, o que deve implicar inclusive em modificar fluxo de documentos na empresa. Em uma análise preliminar imaginamos que sejam necessárias por volta de 30 horas de Treinamento, sendo que por hora dedicada a Roderjan cobra ressarcimento dos custos envolvidos de seus profissionais e estrutura montada para que seja possível dar esse suporte. Não se descarta inclusive que caso já esteja se utilizando de algum software para gerenciamento interno – seja para controle do ECF ou emissão de NF-e – e este por qualquer motivo não atenda as especificações do SPED, será necessária sua troca por outro que atenda, pois sem esta ferramenta, impossível será dar conta das informações que internamente a empresa terá que juntar para envio ao SPED. Vencidas estas etapas, nos voltaremos para os testes, os quais devem ser iniciados o quanto antes, apesar de a obrigação ser a partir da movimentação de Janeiro/2011 com entrega prevista do primeiro arquivo para 20/02/2011, necessário se faz que todas as rotinas estejam funcionando perfeitamente, visto que para entrega o arquivo deve ser criticado por um validador oficial, onde basta uma informação simples faltar, que todo o arquivo é rejeitado para entrega.
Mais uma constatação de que o fisco não está brincando é que as multas previstas no caso da não entrega no prazo definido na legislação são pesadas, mínimo de R$ 500,00 até um máximo de R$ 10.000,00 para cada período de apuração que falhar a entrega, por ai já da pra sentir que não se deve brincar com a bendita informação e que deveremos direcionar todos os esforços necessários ao seu bom desenvolvimento, pesando ainda que a fase de implantação é a mais importante para que tenhamos êxito pleno com o projeto. Todas estas informações geradas internamente na empresa ainda terão de ser importadas pela Roderjan através de nossos sistemas de informática para que juntemos a parte a qual podemos dizer já fazemos mês a mês aqui no escritório, qual seja, a apuração dos Impostos a pagar, para daí então termos o arquivo completo dentro das formalidades para envio. Consideremos ainda que o SPED é um grande projeto, sua empresa talvez já utilize a NF-e e talvez também já esteja desde o ano passado sujeita a entrega do SPEDContábil, agora especificamente estamos falando do SPED-Fiscal, porém outras partes desse corpo já estão formatados, exemplo disso é o SPED-PIS/COFINS que a partir do segundo semestre 2011 já estará sendo cobrado, e neste todas as mercadorias terão que ser identificadas na entrada e saída pela sua Classificação Fiscal, e provavelmente em 2012 o SPED-FolhaPgto já deverá ser obrigação. Passadas então as informações, não temos mais o que esperar, é por a mão na massa e providenciar os requisitos necessários imediatamente, para mais informações acesse nosso blog na internet no endereço abaixo clicando na “tag” SPED-Fiscal:
http://www.comunidademais.com.br/blogs/roderjan-servicos-contabeis-ltda-epp
Atenciosamente.-