Março 2011
EDITORIAL
Editores: Sandra Pinto, Olga Abrantes, João Videira Responsável pelos Serviços de Documentação: Joana Lopes Dias Colaboradores deste número: Júlia Vieira, Marta Matias, Lurdes Ruana
Cabe às Bibliotecas Universitárias organizar e tornar acessível o conhecimento mais avançado, tendo em vista a docência, a aprendizagem e a investigação. A actualização do fundo documental das Bibliotecas da UBI, passa por uma estrutura de compras permanentes, ofertas e permutas. A política de compras incide prioritariamente em monografias, publicações periódicas, bases de dados e fotocópias de artigos de publicações periódicas, desenvolvendo-se através da participação directa dos Departamentos, Unidades de Investigação e Serviços. A estrutura orgânica e administrativa da UBI determina que a selecção do material bibliográfico para futura aquisição, seja exercida pelo corpo docente e/ou investigador, verificando-se, uma correlação pedagógica entre o acervo documental e os cursos da UBI e ainda um envolvimento activo dos Departamentos na actualização bibliográfica.
CONTEÚDOS
O Serviço de Aquisições O Percurso da Aquisição O SIGUBI
Aquisições: revistas Aquisições: artigos científicos Serviços ao utilizador
Espaços.bib: propostas Contactos
Nesta Newsletter Nº2 de Março de 2011, dá-se a conhecer a dinâmica do processo de Aquisição de Documentos das nossas Bibliotecas.
Serviços de Documentação Universidade da Beira Interior
O SERVIÇO DE AQUISIÇÕES O Serviço de Aquisições está sujeito a uma complementaridade com outros serviços da UBI, nomeadamente Unidades, Departamentos, Serviços de Contabilidade, Economato e Tesouraria, numa dependência administrativa sustentada por um complexo sistema operacional, que vai influenciar todo o processo de compra, uma vez que algumas contingências destes Serviços se reflectem directamente na expectável e tão necessária celeridade de compra, especialmente dos livros. Sendo o Serviço de Aquisições uma parte integrante dos Serviços de Documentação, e estando dependente do organograma administrativo da UBI, está obrigado a cumprir regras e prazos calendarizados, nomeadamente pelo Serviço de Contabilidade. Para cumprimento desses prazos, no que concerne à execução orçamental e para uma maior eficiência na obtenção de resultados, seria de toda a conveniência que os Departamentos pusessem em prática uma política organizada de planeamento relativamente à compra de bibliografia, de modo a que os pedidos de material bibliográfico, dessem entrada no Serviço de Aquisições o mais cedo possível numa calendarização anual, estando demonstrado que o prazo ideal seria o final do mês de Setembro. Apela-se a uma especial atenção para este factor, uma vez que só deste modo se pode garantir uma exequibilidade orçamental, além de uma maior e mais eficiente possibilidade de resposta por parte dos livreiros, o que de todo não é possível se não se respeitar a calendarização e prazos estabelecidos, o que acontece frequentemente não só com os pedidos imputados a verbas de Receitas Próprias, mas também com os respeitantes a verbas de Projectos de Investigação. Perante os novos desafios que hoje são colocados e perspectivados para estes Serviços, desde as metodologias de compras de material bibliográfico, até novas e facilitadoras formas de pagamento, num mundo concorrencial e globalizado, dominado pela revolução do digital, não podemos deixar de nos questionar sobre o que o futuro nos proporcionará, levando-nos a interrogações como a que lugar ocuparão os editores e autores e os seus próprios direitos, perante as possibilidades de difusão e de apropriação de textos proporcionadas pelas potencialidades da era digital. Questões pertinentes, quando já podemos encontrar no mercado livreiro, editores digitais que facultam material bibliográfico, sobretudo livros, através de uma metodologia de compra relativamente fácil e com custos muito baixos, disponibilizando o seu acesso imediato e possibilitando o seu arquivo numa pendrive, num netbook, ou até em alguns modelos de telemóveis.
SERVIÇO DE AQUISIÇÕES: Palavras-chave Aquisição Bibliográfica, Processo de Compra, Orçamentação, Fornecedores
O PERCURSO DA AQUISIÇÃO
Docente / Investigador (Sugestão/ Pedido) UTILIZADORES
Responsável do Departamento/Projecto (Autorização)
Serviço de Aquisições (Validação da pesquisa, elaborar proposta, Procedimentos administrativos)
Responsável do Departamento/Projecto (Validação da Proposta)
Secretariado da UCP (Controlo orçamental)
Serviços de Documentação (Tratamento Documental)
Serviço de Contabilidade (Facturação)
Serviço de Aquisições (Recepção, Procedimentos administrativos)
Fornecedor (Material Bibliográfico)
Presidente da UCP (Autorização da despesa)
Serviço de Aquisições (Procedimentos administrativos, Envio de proposta para fornecedores)
Serviço de Contabilidade (Cabimento de verba)
Economato
O SIGUBI Todo o processo de compra de material bibliográfico decorre num sistema integrado, o SIGUBI: Sistema Integrado de Gestão da Universidade da Beira Interior http://sigubi.ubi.pt O SIGUBI, permite o acesso directo ao Catálogo Bibliográfico http://servbib.ubi.pt/ dos Serviços de Documentação da UBI, possibilitando de imediato a verificação pelo proponente da existência ou não, do respectivo material bibliográfico
Na UBI, as fontes orçamentais que sustentam a compra de bibliografia, são verbas provenientes de Receitas Próprias e de Projectos de Investigação, cabendo aos Departamentos afectá-las anualmente nos respectivos orçamentos. A sua gestão pertence aos Secretariados das Unidades Científicas que exercem o controlo orçamental respeitante às verbas anuais dos respectivos Departamentos. Este processo, seja qual for o tipo de material bibliográfico e de suporte do mesmo, só é possível iniciar-se no Serviço de Aquisições, depois de ter dado entrada nestes serviços, o respectivo pedido de compra, preenchido em formulário do SIGUBI, devidamente validado pelo responsável departamental. Todo o processo de compra está obrigado a um conjunto de tramitações e procedimentos com vista à formalização da aquisição, entre eles, os de pesquisas on-line em bases de dados, uma vez que, geralmente, os pedidos de livros chegam ao Serviço de Aquisições com informação insuficiente (designadamente nos preços). Após finalização dos procedimentos de verificação de existências, validação e pesquisas na Internet, relativamente aos pedidos de livros, torna-se necessário proceder à sua distribuição pelos diversos fornecedores, na sua maioria livreiros e distribuidores portugueses, de acordo com vários critérios, a saber, o assunto temático, a língua e a editora. Depois de elaborada a proposta de compra, esta segue no SIGUBI, percorrendo um circuito demasiado moroso (Responsável Departamental para respectiva autorização de despesa, secretariado da Unidade Científica para controle orçamental, Presidente da respectiva Unidade para autorização da aquisição, Secção de Contabilidade da UBI para cabimento de verba). Só depois de concluído todo este complexo circuito a proposta volta ao Serviço de Aquisições para finalmente ser enviada ao fornecedor respectivo. Aquando da recepção do material bibliográfico, há que executar alguns procedimentos administrativos, após o que segue para tratamento técnico, de modo a ser, finalmente, disponibilizado ao utilizador nos respectivos fundos documentais, e possa assim cumprir a sua função na transmissão do conhecimento.
AQUISIÇÕES: REVISTAS A aquisição de publicações periódicas tem como função a disponibilização de material específico, designadamente revistas e jornais em formato papel e electrónico. O pedido é efectuado pelo proponente na plataforma de aquisições SIGUBI, sempre que se pretende adquirir uma nova assinatura ou fazer a renovação de títulos já existentes no Serviço de Documentação. Todas as publicações periódicas assinadas pelo Serviço de Aquisições estão referenciadas em listagens, divididas por Departamento, Centro ou Serviço que disponibiliza a verba para a compra das mesmas. Antes de se iniciar o processo de renovação de assinaturas e sempre que necessárias, as listagens são enviadas aos Presidentes de Departamento e Secretárias da respectiva Unidade, para terem conhecimento das revistas adquiridas. Devido à falta de verba ou ineficiente informação que possa apresentar a revista, a subscrição de alguns títulos acaba por ser cancelada. Catálogo bibliográfico da UBI Entrada do pedido no SIGUBI
Pesquisa das existências
Bases de Dados
B-on Assinatura / Renovação
Procedimentos Administrativos
Conclusão do processo de aquisição
As Bases de Dados (incluem pacotes de revistas) contêm um maior volume de informação do que as revistas subscritas individualmente, permitindo um processo de pesquisa mais rápido e eficiente. São orientadas para determinadas áreas científicas e englobam uma diversidade de títulos que evita a perda de tempo na procura de informação, em revistas ou artigos científicos. Actualmente está a decorrer o processo de compra da Base de Dados SCOPUS. De toda a Bibliografia adquirida pelos Serviços de Documentação, as revistas representam uma grande parte das verbas gastas, pelo que há que sistematizar a sua selecção. O formato é de extrema importância uma vez que as Bibliotecas têm vindo a perder ao longo do tempo a função de mero depósito bibliográfico e, uma vez que nos encontramos na era digital a forma mais fácil e eficaz de aceder à informação actualizada, é através da internet. A colecção de revistas deve ser exaustiva, evitando duplicações que possam provocar gastos excessivos do dinheiro público.
Psychology Journals
-- ABI Inform Global
SportDiscus -- SocIndex
AQUISIÇÕES: ARTIGOS CIENTÍFICOS O Serviço de Aquisições engloba ainda o Serviço de Pedido de Artigos Científicos que permite o acesso a publicações periódicas não existentes nos fundos documentais das bibliotecas da UBI, mas disponíveis noutras bibliotecas universitárias nacionais ou estrangeiras, sendo possível adquirirem-se mediante a sua requisição Podem usufruir deste Serviço o corpo docente, investigadores e alunos da UBI. O seu custo é determinado pela biblioteca fornecedora e suportado exclusivamente pelos utilizadores requerentes. Podem ainda ser utilizadores do Serviço de Pedido de Artigos Científicos , Instituições nacionais ou estrangeiras O acesso a este serviço é feito através do e-mail : lruana@ubi.pt , quer seja um utilizador institucional ou pessoal; os pedidos poderão também ser entregues pessoalmente no Serviço de Aquisições localizado na Biblioteca Central. Deverão ser incluídos no pedido todos os elementos do artigo que constem da fonte de referência.
Pedido lruana@ubi.pt
Pesquisa do documento
Pedido do documento
Informação ao Utilizador: custos ou não; localização do documento
Recepção do documento
Envio do documento ao Utilizador
Outra forma de aquisição são as ofertas de publicações, feitas quer por singulares , quer por instituições, levando as mesmas o mesmo tratamento técnico que as compras, sendo indexadas nos respectivos fundos documentais a que a sua área temática diz respeito.
SERVIÇOS AO UTILIZADOR Referência e Pesquisa Leitura Presencial
Aquisição de Documentos Tratamento Documental: Publicações Periódicas e Monografias Acesso a Depósito de Imprensa e Publicações Periódicas Empréstimo Domiciliário Empréstimo Interbibliotecas
Publicações Electrónicas (local e à distância) e Difusão Pedido de Artigos Científicos Formação de Utilizadores Centro de Documentação Europeia Ponto de acesso ao INE
Catálogo on-line http://servbib.ubi.pt
Acesso à internet Fotocópias (sistema self-service)
Impressões Multimédia (Sala de Cinema) Leitura de Microfilmes e Microfichas
Digitalização de Documentos Exposições Temporárias
ESPAÇOS.BIB: PROPOSTAS
A sua opinião é importante! Apresente as suas sugestões!
O que pensa da participação dos alunos na sugestão de aquisição de bibliografia?
serv_doc@ubi.pt
Perante as actuais e futuras metamorfoses na transmissão do saber… Aceitemos os novos desafios num clima de afirmação e positivismo.
BIBLIOTECA CENTRAL Horário 2ª a 6ª feira 9.00h – 23.00h Sábados 10.00h – 13.30h
BIBLIOTECA DA FACULDADE DE CIÊNCIAS DA SAÚDE Horário 2ª a 6ª feira 9.00h – 19.00h
BIBLIOTECA DA FACULDADE DE CIÊNCIAS SOCIAIS E HUMANAS Horário 2ª a 6ª feira 9.00h – 20.00h Sábados 10.00h – 13.30h NOTA: Estes horários sofrem alterações durante as épocas de exames e férias
CONTACTOS
Universidade da Beira Interior - Serviços de Documentação Rua Marquês de Ávila e Bolama 6201-001 Covilhã PORTUGAL
Email: serv_doc@ubi.pt Serviços de Documentação da UBI: http:/www.biblio.ubi.pt Questionário de Avaliação da Satisfação http://193.136.66.103/survey/index.php?sid=49422&lang=pt Tel. 00.351.275 319 710 - Fax. 00.351. 275 319 744