HI-TECH DOCUMENT MANAGING LA SOLUZIONE DI ESKER PER RIELLO GROUP
Digitalizzazione spinta di fatture sotto pressione Ordini, bolle, richieste: 15 mila pagine al giorno trasformate in file inseriti nel sistema Sap. Grazie a un codice speciale
A
utomatizzare e dematerializzare documentale «catturando», personaliztutti i documenti in uscita da Sap, zando, trasformando, inoltrando e inviandal ciclo delle fatture agli ordini, do dati e documenti, indipendentemencompresi quelli relativi alla produzione te dalla provenienza, a qualunque destinatario. Per quanto riguarda Riello, e al magazzino. Questo, in sintesi, la procedura Sap elabora i docuil filo conduttore del progetto di menti e produce file di stampa Riello group. «Avevamo necesdi diverse tipologie (in formato sità dell’archiviazione elettronitesto o già formattati) indirizca dei documenti, di automazandoli a Esker DeliveryWare, tizzare il ciclo attivo e passivo che li elabora secondo i criteri delle fatture e, più in generadefiniti. Il ciclo passivo (ossia le, di gestire tutte le stampe in la fatturazione fornitori) preveuscita dal nuovo gestionale, coAldo Chiaradia de la scansione dei documensa che ho personalmente inseriti, classificati grazie all’Ocr dinato nella lista delle priorità», spiega mico (modulo di riconoscimenAldo Chiaradia, chief informato ottico dei caratteri). Su ogni tion officer di Riello group, sefattura cartacea viene inserito cond cui serviva una soluzione un codice a barre che permetche consentisse di rivedere le te il riconoscimento del documodalità operative per recupemento. Ogni documento è poi rare efficienza dal processo di inoltrato a un gruppo di acquigestione dei documenti e riPaolo Loro sto che dà l’approvazione finale. durre i costi, soprattutto quelli delle stampe. La scelta è caduta su De- Infine, viene realizzata la scrittura della liveryWare di Esker, che è stata adottata fattura sul workflow Sap con l’immagicon il supporto del partner Filippetti. Il ne in allegato. DeliveryWare riceve 10-15 sistema adottato automatizza il processo mila richieste di lavorazione ogni gior-
no, precisa Paolo Loro, responsabile del competence center Sap. «Collegando le sedi italiane e i siti produttivi di Polonia e Cina, il sistema lavora 24 ore al giorno e smista, in Italia, circa 130 mila fatture attive e 70 mila documenti passivi ogni anno. A questi si aggiungono quelli con i dati della produzione e del magazzino e l’invio di tutti gli ordini, altri 250 mila documenti». «Rispetto alla situazione preesistente il risparmio di costi e risorse coinvolte sarà significativo e trasversale a tutta la struttura aziendale, consentendo un veloce ritorno dell’investimento iniziale», sottolinea Daniele Ferrarini, direttore amministrativo di Riello. «Tuttavia il maggior beneficio atteso è nella riduzione dei tempi di lavorazione legati alla tracciabilità documentale, che sta già dando un importante recupero di efficienza». A.M.C. SCHEDULING
UNIVERSITÀ A SCUOLA DI PALINSESTO DA EASYSTAFF Una trentina di corsi di laurea e circa 800 insegnamenti da organizzare, spalmati su più sedi. Sono i numeri della facoltà di Ingegneria dell’università di Padova, una delle più grandi d’Italia. Numeri che rendono l’idea della complessità del lavoro di stesura degli orari delle lezioni, in cui è necessario tenere conto di una serie di variabili, come spiega il vicepreside Leopoldo Rossetto: «Bisogna considerare la disponibilità delle aule, le richieste dei docenti, le esigenze didattiche, la necessità di concentrare le lezioni di uno stesso corso di laurea in una certa fascia oraria, evitando tempi morti troppo lunghi. Senza dimenticare che molti insegnamenti sono comuni a più corsi». Un lavoro per il quale la facoltà si è affidata a Easystaff, piccola start-up friulana nata nel 2007 per sfruttare le ricerche condotte dal dipartimento di Ingegneria elettrica, gestionale e
58 . IL MONDO 31 dicembre 2009
meccanica dell’università di Udine sugli algoritmi di ottimizzazione nel campo della gestione e dell’organizzazione di enti pubblici e imprese. A fondarla è stato un ex studente, Fabio De Cesco (foto). Easystaff ha sviluppato un software, Easycourse, che semplifica la stesura dell’orario delle lezioni, perché consente di caricare tutti i dati di cui tener conto e di avere una visione globale della situazione. «È possibile utilizzare i nostri server senza dover installare nulla sulla rete di ateneo: i docenti possono inserire le loro preferenze collegandosi al loro profilo con username e password», spiega De Cesco. Rossetto conferma: «Il carico di lavoro si è ridotto, così come il numero delle persone addette al compito di redigere l’orario: se prima si lavorava in 20, ora ne basta una sola». Al momento sono 13 le facoltà di altrettante università italiane ad utilizzare Easycourse. Elvira Pollina