Juhend kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks Teostaja: e-Riigi Akadeemia Analüüs valmis EL SF programmi „Infoühiskonna teadlikkuse tõstmine“ raames, tellija Riigi Infosüsteemi Amet koostöös Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumiga
Programm Infoühiskonna teadlikkuse tõstmine
2012
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks
Eessõna Eestis kasutab internetti regulaarselt juba kolmveerand elanikkonnast ja see arv suureneb iga aastaga. Märkimisväärne osa elanikest on ka aktiivsed sotsiaalmeedia kasutajad - veebiekspertide hinnangul ulatub üksnes Facebooki kasutajate arv Eestis üle 400 0001. Sedamööda, kuidas internetikasutajate hulk, oskused ja harjumused kasvavad, tõuseb ka nende nõudlikkus kohalike omavalitsuste veebikasutuse suhtes. Enam ei saa kohalik omavalitsus piirduda vaid info jagamisega veebilehe vahendusel juba otsustatu kohta kodanikud ootavad enamat. Nad on harjunud kasutama veebi kui suhtluskeskkonda ja ootavad seda ka kohalikult omavalitsuselt. Soov olla kaasatud oma elutingimuste kujundamisse on igati loomulik ja tervitatav, ekanalid loovad selleks käepärased võimalused. Käesoleva juhendiga tahame kohalikele omavalitsustele appi tulla ning pakkuda tuge ja nõuandeid, kuidas uute väljakutsetega paremini toime tulla. Anname aru, et omavalitsuste ressursid nii raha kui inimeste osas on piiratud, sellepärast keskendume juba olemasolevatele tehnilistele lahendustele. Juttu tuleb nii Kohalike Omavalitsuste Teenusportaali (KOVTP) kasutuselevõtust kui ka sotsiaalmeedia platvormide kasutamisest kohaliku omavalitsuse veebisuhtluses. Suuname oma juhendi ennekõike kohaliku tasandi ametnikele – valla- ja linnajuhtidele, avalikke suhteid korraldavatele
ametnikele,
kõigile,
kes
oma
igapäevatöös
puutuvad
kokku
suhtlemisega
avalikkuse,
kodanikeühendustega ja kodanikega. Loodame siiralt, et juhendiga leiavad mahti tutvuda ka kohalikud poliitikud, kelle otsused ja suhtlusstiil kujundavad üldist keskkonda, milles kohalik võim tegutseb ja kaasamist läbi viib. Juhend ei ole mõeldud staatilise dokumendina, mis valmimisel lukku lüüakse. Veebi kasutamine avatud ja kaasavaks valitsemiseks on kiiresti arenev valdkond, kus uut ja huvitavat tuleb iga päevaga juurde. Oleme tänulikud, kui jagate oma kogemusi meiega, et saaksime juhendit täiendada. Palume ettepanekud saata Kristina Reinsalule kristina@ega.ee. Juhend on valminud aastatel 2009-2012 e-Riigi Akadeemia poolt läbi viidud omavalitsuste veebilehtede analüüside ja Eesti erinevates regioonides toimunud aruteluseminaride tulemustele tuginedes. Eelviidatud analüüsid leiab huviline e-Riigi Akadeemia veebilehelt. Kaasamishuvilisel tasub tutvuda ka meie 2009 a. valminud e-kaasamise juhendiga omavalitsustele. Panuse juhendisse, ennekõike näidete näol annab ka rahvusvaheline Interreg IVC projekt „eCitizen II: Euroopa linnad ja regioonid kodanikukeskse e-valitsemise suunas“2, milles e-Riigi Akadeemia on sisueksperdiks. Juhend valmis EL sf programmi „Infoühiskonna teadlikkuse tõstmine“ raames ning Euroopa Regionaalarengu Fondi rahastusel.
1
Kaupo Kalda http://www.okia.ee/blog/2011/08/facebook-on-kups/, külastatud mais 2012; http://uudised.err.ee/index.php?06230322, külastatud mais 2012 2 Enamus rahvusvahelisi näiteid pärineb nimetatud projektist. Kuna Eesti partneromavalitsus projektis on Tartu, siis on paljud Eesti näited Tartu e-kaasamispraktikatest. See ei tähenda, et eeskujuväärivat ei leiduks teistes omavalitsustes. 2
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks
Sisukava I e-Kaasamise mõiste ja raamistik ...........................................................................................................4 II Kaasava otsustusprotsessi kavandamine ...............................................................................................6 1. SAMM - Ootuste, vajaduse ja organisatsiooni üldise valmisoleku väljaselgitamine ...................................7 2. SAMM – Kaasamisprotsessi kavandamine, taustinfo kaardistamine ........................................................8 3. SAMM - e-Kaasamistegevused ........................................................................................................ 10 4. SAMM - Kommunikatsioon .............................................................................................................. 11 5. SAMM - Otsustamine, hindamine ja tagasiside andmine ..................................................................... 12 Kaasamisjuhtumi kirjeldus – Tartu linna bussihanke ettevalmistamine ..................................................... 13 III e-Kaasamise lahendused, näited ja soovitused.................................................................................... 15 1. INFORMEERIMINE ......................................................................................................................... 15 2. KONSULTEERIMINE ....................................................................................................................... 17 3. KOOSTÖÖ .................................................................................................................................... 18 Foorumid ...................................................................................................................................... 19 Blogid ........................................................................................................................................... 19 Facebook (FB) ............................................................................................................................... 20 Veebiviited .......................................................................................................................................... 23
3
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks
I e-Kaasamise mõiste ja raamistik e-Kaasamine – mis see on? Kui kaasamine on tegevus, mille sihiks on anda kodanikele ja valitsusvälistele ühendustele võimalus osaleda neid mõjutavate otsuste tegemisel, siis e-kaasamine on viis ja võimalus teha seda tehnoloogiate kaasabil. E-Kaasamise puhul kehtivad üldiselt samad põhimõtted, mis kaasamise puhul tervikuna (huviline saab neist põhjalikuma ülevaate näiteks Kaasamise käsiraamatust ametnikele ja vabaühendustele), kuid internetikeskkonna kasutamine toob kaasa ka nii mõndagi uut. Tänapäeva kommunikatsiooniharjumusi ja oskusi arvesse võttes on e-kaasamine saamas paljude inimeste jaoks üheks kõige olulisemaks võimaluseks avalikus poliitikas kaasa rääkida. E-kaasamine on seega ka oluline väljakutse kohalikele omavalitsustele, mis võimaldab valitsemise läbipaistvust ja inimeste osalust kohaliku elu korraldamisel oluliselt suurendada. E-Kaasamise kavandamisel on otstarbekas lähtuda kolmest avaliku võimu ja kodanike vahelise suhtluse tasandist, mis kirjeldavad järjest kasvavat vastasmõju. Seejuures on arutelu keskmes kohaliku omavalitsuse veebileht3, mis on
järjest enam muutumas „virtuaalseks vallamajaks“ või „virtuaalseks raekojaks“, kus
kodanikud käivad asju ajamas ja kohaliku elu korraldamisel kaasa rääkimas. Alljärgnevalt kirjeldame lühidalt erinevate kaasamistasandite sisu ja toome välja selle, millele on vastava tasandi puhul oluline tähelepanu pöörata.
e-kaasamise raamistik
INFORMEERIMINE
Esimene ja kaasamise jaoks äärmiselt oluline e-kaasamise tasand, mis peab võimaldama kodanikel poliitilist otsustusprotsessi jälgida ja sellest aru saada. Eelkõige tasub fookusesse võtta volikogu tasandil toimuv, sest osalusdemokraatia seisukohalt on rahvaesinduse tegevuse avatus esmase tähtsusega. Ka avaliku teabe seadus pöörab sellele tähelepanu, nõudes, et veebi kaudu tuleb kättesaadavaks teha ettevalmistamisel olevate õigusaktide ja poliitikadokumentide eelnõud. Lisaks nõuab kohaliku omavalitsuse korralduse seadus volikogu tegevust kajastavate protokollide avalikustamist, milleks kõige kiirem ja hõlpsam viis on nende kättesaadavaks tegemine veebilehe kaudu. Palju olulisi otsuseid langetatakse ka kohaliku täitevvõimu tasandil ja vastav info on samuti vajalik avalikustada. Tähelepanu tasub pöörata sellele, kui hõlpsasti on veebilehelt leitav volikogu ja kohaliku täitevvõimu tööd puudutav info (tööplaanid, eelnõud, istungite päevakorrad, komisjonide materjalid jne.), mis võimaldavad kursis olla ettevalmistamisel olevate otsustusprotsessidega.
3
Nõuandeid veebilehe külastatavuse väljaselgitamiseks ja muid väikeseid nippe veebi koheselt kasutajasõbralikumaks muutmiseks oleme jaganud oma 2009 a. valminud juhendis. Samuti tasub tutvuda juhendiga "Kasutajakeskse veebi lehekülgede disain" http://www.riso.ee/et/files/Kasutajakeskse_veebi_lehekylgede_disain.pdf ja "Avaliku sektori veebilehtede käideldavuse uuringuga" http://www.riso.ee/et/files/veebideuuring_aruanne_final.pdf , mis kajastab mh KOV veebilehtede vastavust ligipääsetavuse nõuetele (WCAG)
4
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks
KONSULTEERIMINE
Avaliku võimu ja kodanike partnerluse tasand, kus avalik võim enne otsuse langetamist küsib kodanike arvamust ettevalmistatava küsimuse kohta. Konsulteerimine sisaldab alati ka informeerimist, sest asjatundliku arvamuse esitamiseks peab kodanikel olema küsimuse kohta piisavalt eelinformatsiooni.
Tähelepanu tasub pöörata sellele, kas ja millised volikogu ja kohaliku täitevvõimu dokumendid on veebis kättesaadavad, kui hõlpsalt ja loogiliselt on need esitatud ja millised on võimalused eelnõude varases staadiumis kommenteerimiseks ja ettepanekute esitamiseks.
KOOSTÖÖ
See tasand tähistab avaliku võimu ja kodanike kõige tihedamat partnerlust, kus poliitika kujundamine alates probleemide püstitamisest kuni poliitika elluviimiseni toimub vastastikuses koostöös. Arvestades seda, et Eestis on ID-kaardi abil teostatud digitaalne identiteet, on meil loodud maailmas unikaalne võimalus kodanike aktiivseks kaasamiseks otsustusprotsessidesse. Kui ressursse interaktiivsete lahenduste loomiseks endal napib, siis on omavalitsustel võimalus oma interaktiivne suhtlus rajada ka olemasolevatele kättesaadavatele platvormidele, mille kasutajaskond üha kasvab.
Tähelepanu tuleb pöörata interaktiivsete suhtlusvõimaluste, sh. sotsiaalmeedia kasutuselevõtule kohalike teemade tõstatamiseks, arutamiseks, tagasiside kogumiseks, otsuste üle hääletamiseks.
See üldine e-kaasamise raamistik võimaldab struktureerida arutelu ja kavandada tegevusi liikumaks ühepoolselt info jagamiselt inimeste arvamuse küsimisele ja sealt edasi juba koostööle, kus kohaliku elu korraldamine toimub kogukonnaga käsikäes. Seejuures on informeerimine väga oluline kõigi tasandite jaoks, sest teadmine toimuvast tekitab huvi ja mõistmise ning soovi sõna sekka öelda. Peatume täpsemalt taas sellel raamistikul III peatükis, kus anname näidete varal soovitusi, kuidas kohaliku omavalitsuse tööprotsess kaasavalt üles ehitada, kuidas olemasolevaid tehnilisi platvorme ja lahendusi sisustada, et tekiks tõhusam side avaliku võimu ja kodanike vahel. Järgnevalt aga vaatame, kuidas kaasava valitsemisega jõuda informeerimise tasandilt edasi järgmistele tasanditele, kus toimub avalikkuse lülitamine kohaliku võimu otsustusprotsessidesse.
5
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks
II Kaasava otsustusprotsessi kavandamine Internetikeskkonna kasutuselevõtt kodanikega aktiivsemaks suhtlemiseks nõuab sihipäraseid tegevusi, mida on võimalik kirjeldada 5 sammuna.
5 sammu kaasava otsustusprotsessini
TAUST, OOTUSED
KAASAMISE PLANEERIMINE
KAASAMISTEGEVUSED
KOMMUNIKATSIOON
TAGASISIDE JA HINDAMINE
Alljärgnevalt on igat sammu täpsemalt kirjeldatud ja esitatud nö. kontrollküsimused, millele tuleks püüda enne kaasava otsustusprotsessiga alustamist vastus leida. Paljuski kattub e-kaasamise üldine loogika tavapärase kaasamisprotsessiga, aga uute kommunikatsioonikanalite kasutamine toob kaasa ka mõndagi uut. Pärast kaasamiseks vajalike sammude kirjeldamist esitame näitena bussihanke korraldamise Tartu linnas, kus e-kaasamine oli oluline kaasamisviis otsuse kujundamisel.
6
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks
1. SAMM - Ootuste, vajaduse ja organisatsiooni üldise valmisoleku väljaselgitamine 1
2
3
4
5
Küsimused: 1. Millistel juhtudel peaks elanikkonnaga enne otsuse langetamist konsulteerima? 2. Mis on e-kaasamise eesmärk - kas saada tagasisidet kohaliku võimu plaanide kohta või koguda uusi ideid ja ettepanekuid? Milliseid konkreetseid tulemusi soovime protsessiga saavutada? 3. Kas meie asutuse organisatsioonikultuur ja tööprotsessid võimaldavad kaasamisprotsessi edukalt läbi viia ja e-kaasamist rakendada? Millised muudatused on selleks vajalikud? 4. Milline on meie valla/linna elanike valmisolek kaasamisprotsessis osaleda, sealhulgas e-kanaleid kasutada?
Soovitused Elanikkonna kaasamine ja avaliku konsultatsiooni korraldamine on real juhtudel (arengukava koostamine, planeeringud) seadusega sätestatud kohustus, kuid kindlasti ei tasuks piirduda vaid seaduse nõuete täitmisega. Avalikkuse tagasisidet tasub küsida kõigil juhtudel, kus otsustamisel on olulist avalikku huvi pälvivad küsimused. Kuid alati pole avaliku huvi eelnev hindamine sugugi lihtne ülesanne ja elanikkonna kaasamine võib olla vajalik kasvõi selleks, et avalik huvi selgemini piiritleda. Üldine reegel on, et avalik konsultatsioon tuleks ette võtta otsuste puhul, mis puudutavad kas kogu elanikkonda või olulist osa sellest. Aga avalikule konsultatsioonile tasub panna ka küsimusi, mis küll puudutavad kitsama kogukonna huve (linnaosa, tänav, küla vms), kuid kus head nõu võib tulla ka väljastpoolt. Avalikkuse tagasiside saamiseks ei ole ulatusliku konsultatsiooni korraldamine sugugi ainuke võimalus. Kui kohaliku omavalitsuse veebilehel või sotsiaalvõrgustiku kontol on inimestel võimalik esitada kohalikule võimule ettepanekuid ja anda tagasisidet toimuva kohta, siis on ka see oluline samm kaasavaks valitsemiseks. Internetikanalite kasutuselevõtt aktiivseks suhtlemiseks kogukonnaga peab olema teadlik poliitiline otsus, mida kohaliku omavalitsuse juhid toetavad. Vastasel korral võib asi jääda töökorralduse taha, sest vajalikku inim- ja raharessurssi ei eraldata. Avatud ja kaasav valitsemine eeldab, et organisatsioon on valmis põhimõtteliselt muutma oma töö- ja otsustusprotsesse, mis ei pruugi sugugi lihtne ülesanne olla. Suhtumise muutumisele võib kaasa aidata mõnes teises vallas või linnas omandatud kogemus, mis võimaldab ülesande keerukust hinnata ja võimalikke vigu vältida. Arvestada tuleb sellega, et veebisuhtlus nõuab spetsiifilisi teadmisi ja oskusi, mida tavapärased ametnike kvalifikatsiooninõuded ei pruugi arvestada. Tuleb hoolitseda selle eest, et vajalik kompetents välja arendada. Suuremates omavalitsustes võib kompetentsikeskuseks kujuneda näiteks avalike suhete osakond, väiksemates peaks vähemalt üks ametnik end veebisuhtluse eripäraga kurssi viima. Kindlasti
on
teie
omavalitsusel
juba
mõningane
kogemus
kohaliku
kogukonna
kaasamisel
otsustusprotsessidesse. Hea oleks analüüsida senitoimunu õppetunde ja tunda huvi selle vastu, mida uut lisab e-kanalite kasutuselevõtt. Kohaliku omavalitsuse veebilehe kasutusstatistika võib anda olulist teavet selle kohta, kuivõrd inimesed on valmis e-osalemiseks. Isegi sel juhul, kui senine veebilehe külastajate arv on väike, saab nendele inimestele tuginedes üldist teadlikkust e-osalemise võimalustest kasvatada.
7
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks
2. SAMM – Kaasamisprotsessi kavandamine, taustinfo kaardistamine 1
2
3
4
5
Küsimused: 1.
Keda me kavandatavasse protsessi kindlasti peaksime kaasama? Kes on sihtgrupid, keda ettevalmistamisel olev küsimus otseselt puudutab? Kellel võiks olla ekspertteadmisi antud valdkonnas? Kes on sidusgrupid, kes aitavad sihtgrupini jõuda?
2.
Kuidas nende siht-ja sidusgruppideni jõuda? Kas e-kanalite abil info jagamine toimuvast on piisav või tuleb kasutusele võtta ka muud kanalid?
3.
Milline on kaasamisprotsessi ajaraam - algus, etapid ja lõpp? Millal peaksime jõudma otsuseni?
4.
Millised on kaasamisprotsessi reeglid? Kuidas osalejate panust kasutatakse ja neile tagasisidet antakse? Kes teeb lõpliku otsuse, kas protsessis osalejad (näiteks hääletuse teel) või kohalik võim?
5.
Kuidas me e-kaasamist tehniliselt läbi viime ? Milliseid tehnoloogiaid kasutame? Kas olemasolevaid või tuleb kasutusele võtta midagi uut? Kust me neid saame? Kas kasutame vabavaralisi lahendusi või tuleb vajalik lahendusi tellida?
Soovitused Kuigi e-kaasamine toimub veebi vahendusel ja on põhimõtteliselt avatud osalemiseks igale soovijale, tuleb konkreetsel kaasamisjuhtumil analüüsida, kas need, kelle arvamus on antud küsimuses oluline, saavad toimuvast teadlikuks ja on võimelised kaasa rääkima. Kui arutlusel olev küsimus puudutab noori, võime ilmselt eeldada, et e-kanalid toimivad tõhusalt, vanema põlvkonna jaoks tuleb täiendavalt pingutada, et neile teadvustada e-osalemise võimalusi. Tuleb arvestada sellega, et e-kaasamise harjumuse kujundamine on pikaajaline ülesanne, mida iga kaasamisjuhtumiga saab arendada. Kaasamisprotsessi
kavandamisel
tuleb
läbi
mõelda
toimuva
ajaline
raamistik
seotuna
küsimuse
otsustusprotsessiga nö. ametlikul tasandil. Soovitav on kaasamisega alustada pigem vara kui hilja, sest kui võimu tasandil on asi juba sisuliselt otsustatud, pole kaasamisel mõtet. Näiline kaasamine pigem kahjustab organisatsiooni mainet ja suhteid erinevate elanikegruppidega. Kaasamise läbiviimiseks tuleb varuda piisavalt aega, et sinna mahuks teavitamine toimuvast, tagasiside kogumine ja selle analüüs. Kindlaks tuleb määrata ülesannete jaotus – kes mille eest vastutab ja kuidas toimub otsuse langetamine kogutud arvamuste alusel. Ehkki kindel kava ja organisatsioonisisene tööjaotus on väga oluline, tuleb säilitada ka paindlikkus, sest erinevate tegurite sunnil võib osutuda vajalikuks kava muuta. Siiski ei tohiks võimalikud muudatused oluliselt mõjutada lõpptulemust – kaasamisprotsessi juhtija peab endale selgeks tegema, mis meetodid ja kanalid toimivad ning olema valmis neid muutma, kui ilmneb, et esialgne kontseptsioon ei tööta. Juba algsesse ajakavasse tuleks sisse planeerida nö puhveraeg selleks, et lõppfaasis saaks tegeleda eriarvamustega ja kui konsensust ei saavutata, oleks võimalik vajadusel arutelu jätkata. Väga oluline on, et avalikkus oleks informeeritud, mis on kaasamise eesmärk ja kuidas see toimub. Eesmärk peaks olema sõnastatud lühidalt ja arusaadavalt, kaasamisprotsessi kirjelduses tuleks näidata nii selle ajaline kulg kui ka reeglid. Reeglites on oluline kajastada ka seda, kuidas toimub lahkarvamuste lahendamine (näiteks hääletamise teel) või kes teeb lõppotsuse ning kuidas antakse tagasisidet kaasamise tulemuste kohta. 8
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks Kahtlemata tuleb info kaasamisprotsessi ja selle reeglite kohta teha veebis kättesaadavaks, samuti tuleb avaldada kaasamisprotsessi kokkuvõte ja tulemus. Kavandatav osalusplatvorm peab olema usaldatav ja samas tehniliselt lihtne ning kasutajasõbralik. Mõistlik on luua kaasamiskeskkond kas omavalitsuse veebilehele, protsessi kulgemist jälgida. Kindlasti aitaks protsessist kaasa graafiliste
blogina või
paremale arusaamisele
Facebook-i keskkonnana, kus saab kogu probleemi
olemusest
ja
toimuvast
lahenduste kasutamine näitamaks, kus etapis ollakse, millised tegevused on
tehtud, mis ees ootab. Soovitav on kaasamiseks kasutada erinevaid meetodeid ja keskkondi, sest iga sihtgrupi jaoks võib töötada erinev lähenemine (koosolekud, töögrupid, internetifoorum).
9
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks
3. SAMM - e-Kaasamistegevused 1
2
3
4
5
Küsimused: 1.
Kas oleme valmis reaalselt alustama?
2.
Kas protsessiga seotud ametnikud on teadlikud oma ülesannetest? Kas oleme valmis võimalikeks ettetulevateks muutusteks protsessi jooksul (mõni inimene lahkub organisatsioonist, haigestub jne.)?
3.
Milliseid täiendavaid tegevusi tuleks ette näha toetamaks kaasavat otsustusprotsessi?
Soovitused Esimesele küsimusele „jah“ vastuse andmisel ei tasu pikalt kõhelda, sest „ujuma õppida saab ikka alles vette minnes“. Aga kindlasti pakub protsess ise ja ka tulemus rohkem positiivseid elamusi, kui kodutöö on korralikult tehtud. Hea oleks ette näha võimalikud probleemid, mis reaalse kaasamisprotsessi käigus võivad ette tulla. Seejuures on oluline eristada olulist ebaolulisest, sest üksikjuhtumitega tegelemine võib tähelepanu palju tähtsamatelt probleemidelt kõrvale viia ja lõpptulemust negatiivselt mõjutada. Asutuse sisemine töökorraldus peaks tagama, et keegi organisatsioonist saaks pidevalt tegeleda käimasoleva kaasamisprotsessiga. See ei tohiks olla nö „lisaülesanne tegelemiseks siis, kui teised asjad on tehtud ja kui midagi muud teha ei ole“. Tuleb olla valmis vastama üleskerkivatele küsimustele ning vajadusel lisama arutlusel oleva teema kohta täiendavat infot. Oluline on, et mitte üksnes otsene kaasamise korraldaja, vaid kogu kollektiiv oleksid toimuvast kaasamisprotsessist teadlikud. Võib juhtuda, et see tuleb elanikega jutuks ja asjatundlik selgitus kulub sel juhul ära. Samuti võimaldab laiem kursisolek toimuvaga vajadusel leida kaasamise korraldajale kiiresti asendaja. Osalemist soodustavaks põhimõtteliseks muudatuseks on kahtlemata valitsemise suurem läbipaistvus, milleks tehnoloogia kasutuselevõtt loob head võimalused. Korras dokumendiregistri olemasolu on iseenesetmõistetav, aga lisaks sellele tuleks veebis kättesaadavaks teha kõikvõimalikud asutuses peetavad andmekogud, mille avalikustamisele seadus tõkkeid ei sea. Esimeseks sammuks võiks olla nimekirja avaldamine nendest andmekogudest, mis omavalitsusel on olemas. Nimekiri võiks olla täiendatud lühikese selgitusega iga andmekogu kohta ja võimaluse korral varustatud aktiivsete otselinkidega andmetele. See loob eeldused masintöödeldavatele nn „avaandmetele“4 üleminekuks, mida ettevõtjad, vabaühendused, kõik asjahuvilised saaksid edaspidi arendustöös kasutada. Nii tekib võimalus luua uusi teenuseid ning näitlikustada olulisi avaliku võimu otsustusprotsesse. Näitena võib siinkohal tuua platvormi meieraha.eu, mis on tehtud Garage48 rühmituse poolt riigieelarve kulude ja tulude visualiseerimiseks.
4
Vt http://opendata.riik.ee/ 10
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks
4. SAMM - Kommunikatsioon 1
2
3
4
5
Küsimused: 1.
Milliseid e-kanaleid tuleks kasutada, et jõuda võimalikult paljude inimesteni? Milliseid teisi kanaleid peaksime kasutama, et teavitada elanikkonda kaasamise toimumisest, sh. e-osalemise võimalustest? Millist kanalit kasutades jõuame kõige tõhusamalt antud kaasamisjuhtumi peamise sihtgrupini?
2.
Kuidas panna meedia toimuvast huvituma, kuidas uudiskünnist ületada, et meedia vahendusel oluliste elanikegruppideni jõuda?
3.
Kas meie poolt edastatavad sõnumid ja informatsioon on avalikkusele arusaadav?
Soovitused Kaasamisprotsessi kavandades tuleks eesmärgiks seada jõudmine võimalikult paljude inimesteni, sest ainult nii saavad asjaosalised ise otsustada, kas neil on huvi ja vajadus kaasa rääkida. Seepärast tuleb protsessi alustades analüüsida kogukonna meediatarbimist ja suhtlusvõrgustikke, et tagada info tõhus levik. Vähemalt kaasamisprotsessi algfaasis peaks kehtima põhimõte – mida rohkem kanaleid, seda parem. Hiljem, kui inimesed on juba teadlikud e-osalemise võimalustest, võib mõne lihtsa ja kiire arutelu korraldada ka üksnes veebi vahendusel. Sotsiaalmeedia kasutamine kohaliku kogukonnaga suhtlemisel on samuti loomulik areng ja aja nõue. Selle kanali kasutuselevõtt nö. ametliku kanalina nõuab selget otsustust, millele peaks järgnema sotsiaalmeedia kontode liidestamine kohaliku omavalitsuse veebilehega. Konkreetse kaasamisjuhtumi puhul on oluline, et kogu protsessi vältel peetaks kinni varem kokku lepitud reeglitest. Kui osalejatele on lubatud tagasisidet saata kirja või e-mailiga, siis ei saa piirduda vaid info jagamisega veebikeskkonnas. Iseenesestmõistetav on see, et kui kavandatavast otsustusest puudutatud sihtgrupp internetti ei kasuta, tuleb keskenduda traditsioonilistele kommunikatsioonikanalitele. Meedias uudiskünnise ületamiseks peab teema kõnetama paljusid inimesi, olema huvitava vaatenurgaga, tooma välja seosed ja mõjud nii, et inimestel oleks võimalik ennast antud teemaga seostada ja näha isiklikku puudutatust. Tasub silmas pidada, et targem on meediale ise esimesena infot jagada. Seda isegi olukorras, kus sõnum ei ole omavalitsuse jaoks tingimata meelepärane. Igal juhul tagab ausus ja koostöövalmidus mitte ainult paremad meediasuhted, vaid kõigi gruppide mõistvama suhtumise ja koostöösoovi. Lihtsam on kaasamise edendamiseks kasutusele võtta valla- või linnavalitsuse meedia, aga ka nendes kanalites peab pakutav info olema selge ja lugejaid köitev. Soovitav oleks oma sõnumeid erinevate gruppide peal testida ja vaadata, kas need on mõistetavad, kutsuvad lugema, kuulama, kaasa mõtlema. Keerukat infot võiks nii paberväljaannete kui ka veebisuhtluse tarvis visualiseerida (lisada pilte, infograafikat, videoklippe), see tagab suurema huvitatuse ja sisu parema mõistmise ning meeldejäävuse. Oluline on omavalitsuses kokku leppida, kes millistel teemadel sõna võtab. Meedia eelistab eksperte pressiesindajale, kuid avalike suhete osakond võiks jääda meediasuhtluse koordineerijaks. Oluline on, et organisatsioonist väljaminevad sõnumid ei oleks vasturääkivad, mis on eriti oluline kriisisituatsioonis.
11
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks
5. SAMM - Otsustamine, hindamine ja tagasiside andmine 1
2
3
4
5
Küsimused: 1.
Kuidas me lõpliku otsuse teeme, kui protsessi tulemusena on esitatud palju eriarvamusi?
2.
Kuidas
me
oma
otsust
kommunikeerime
ja
põhjendame?
Kas
meil
on
olemas
kaalukad
toetusargumendid (ning vastuargumendid eriarvamustele)? 3.
Kas meie algne plaan realiseerus? Mis muutus ja miks? Kui mingi asi ebaõnnestus, siis miks?
4.
Kas protsessis osalenud on rahul tulemusega? Aga protsessiga tervikuna, isegi juhul kui tulemus ei ole täpselt vastavuses nende poolt pakutuga? Kuidas osalejate arvamust teada saada?
Soovitused Lõpliku otsuse langetamiseks erinevate ettepanekute suhtes on oluline need süstematiseerida ja seejärel läbi analüüsida sõelale jäänud valikute ühiskondlik-majanduslik mõju (vajadusel tuleb selleks kaasata valdkonna eksperte). Kaaluda tuleb, kes on vaadeldava ettepaneku korral võitjad/kaotajad ja milline võiks olla mõistlik kompromiss erinevate lähenemiste vahel. See aitab eriarvamuste virr-varris selgusele jõuda ja langetatud otsust kaasamisprotsessi osalistele ja avalikkusele edastada ja põhjendada. Tähtis on silmas pidada, et kaasamine ei tohi viia otsustamatuseni. Kaasamisprotsess peab saama konkreetse, käegakatsutava tulemi. Kompromissi leidmine osapoolte vahel on küll oluline, kuid mõningatel juhtudel pole see lihtsalt võimalik ja siis peab avalik võim valiku tegema. Punase ja sinist värvi bussi vahel valides ei peaks lillat ilmtingimata pakkuma kompromissina! Oluline on mitte jätta osalejaid unarusse peale seda, kui tulemus on käes. Kaasamisprotsessis osalenuid tuleb lõppotsusest teavitada ja seda põhjendada, tuues välja asjaolud, miks osa ettepanekuid jäi arvestamata. Kui varem on kokku lepitud, et kokkuvõte otsustatust avaldatakse omavalitsuse veebilehel või mõnes muus ekeskkonnas, siis piisab, kui osalejad saavad e-kirjaga lingi vastavale veebikohale. Otstarbekas oleks koondada kogu kaasamist puudutav materjal ühte kindlasse kohta, et hiljem oleks võimalik juba toimunud menetlustega tutvuda ja igat uut juhtumit ei peaks uuest kohast otsima. Konfliktide vältimiseks võib osutuda vajalikuks anda ka personaalset tagasisidet, mis võimaldab lähemalt selgitada kõiki asjaolusid, miks ettepanek jäi seekord arvestamata. Eesmärgiks peaks olema vältida solvumist ja hoida uks lahti edasiseks kodanikuaktiivsuseks ja koostööks. Toimunud kaasamisjuhtumi analüüs on igal juhul vajalik, sest nii õpitakse vigadest ja kinnistatakse õnnestumisi. Huvipakkuv on seejuures nii ametnike kui osalejate hinnang toimunule. Tagasiside kogumine peaks kuuluma kaasamisprotsessi juurde ja ka selleks tuleks protsessi kavandades võimalused ette näha. Miks mitte saata protsessis osalenud inimestele koos tänusõnadega kodanikuaktiivsuse eest tagasiside küsimustik, millele vastates saab anda toimunule hinnangu ja esitada ettepanekuid edaspidisteks tegemisteks. Kaasav otsustusprotsess nõuab nii kaasajatelt kui osalejatelt vastastikust lugupidamist ja usaldust. Selleks pole ükski pingutus liiast.
12
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks
Kaasamisjuhtumi kirjeldus – Tartu linna bussihanke ettevalmistamine 1
2
3
4
5
Tartu linnavalitsus kavandas 2010. aastal uuendada Tartu bussiparki ning sõidugraafikuid ja kaasas juba hanke ettevalmistamise etapil protsessi linnaelanikke. 1. SAMM - ootuste, vajaduse ja organisatsiooni üldise valmisoleku väljaselgitamine Kaasamise eesmärgiks oli koguda inimestelt tagasisidet bussigraafikute kohta ning pakkuda võimalust inimestel endil otsustada busside kujunduse üle. Taust soosis igati antud juhtumil e-kaasamise läbiviimist - oli kõrgendatud avalik huvi, sest teema puudutas väga suurt osa linlastest. Oli konkreetne vajadus bussiparki uuendada ja seetõttu ka ametnikkonna kõrge valmisolek teemaga tegeleda. Tagatud oli poliitiline toetus, kuna ühistranspordi kvaliteedi parandamine oli olnud 2009. aastal kohalikel valimistel üks olulisi valimislubadusi. Kuna otsustamiseks sooviti pakkuda busside kujunduse erinevaid visuaalseid lahendusi, olid e-kanalid antud juhul eriti asjakohased, sest näidiseid sai veebi vahendusel kasutajasõbralikult tutvustada. 2. SAMM - e-kaasamisprotsessi planeerimine Kaasamise kavandamisel võeti sihiks, et arutelu ühistranspordi kvaliteedi üle oleks võimalikult avalik ning et kaasatud saaks võimalikult palju erinevaid sihtgruppe (poliitikud, transpordiga seotud erafirmad, linnavalitsuse ametnikud, õppejõud ja üliõpilased jt). Samal ajal võeti eesmärgiks ka laiema avalikkuse varajane kursisolek kogu hankeprotsessiga. Täpselt pandi paika protsessi ajakava, kanalid jne. Peamisteks kanaliteks linnaelanike e-kaasamisel valiti Facebook ja Twitter. Valmistati ette ka meediasuhtluse plaan ja eesmärgiks seati teha tihedat koostööd ajalehega Tartu Postimees. 3. SAMM - e-kaasamistegevused Kaasamist
ette
valmistades
konsulteeriti
eelnevalt
põhjalikult
erinevate
linnavalitsuse
spetsialistidega
(liiklusteenistuse talitlus). Busside visuaalse lahenduse variantide autorid olid Tartu Kõrgema Kunstikooli tudengid. Kaasamisprojekti avalöök planeeriti samaaegsena nii kohalikus meedias (Tartu Postimees) kui linnavalitsuse veebilehel – 23. märtsil 2010 ilmusid ajalehes intervjuud linnaametnikega, bussigraafikud, erinevate visuaalsete lahendustega busside pildid. Sama info esitati ka linna ametlikul kodulehel, kus oli võimalus kohe oma arvamust avaldada. Avaldatud materjalidele viidati veel erinevates pressiteadetes ning Facebookis ja Twitteris. Avalikkusel oli võimalus ettepanekuid teha 15 päeva, kokku laekus 233 ettepanekut. Pidevalt kajastas protsessi käiku Tartu Postimees (uued pakutavad bussigraafikud jne). Järgmises etapis pandi tudengite visuaalsed lahendused hääletusele ja esitati uus üleskutse osalemiseks Twitteris ja Facebook-is ning linna kodulehel. Ka Tartu Postimees esitas uue üleskutse – sel korral siis hääletada busside visuaalse lahenduse variantide üle. Hääletuseks anti avalikkusele aega 14 päeva, kokku saadi tagasisidet 319-l korral. Hääletuse lõpptulemusena said kõik Tartu uued bussid endale punase värvilahenduse, mis praegu Tartu tänavapilti ilmestab. 4. SAMM - kommunikatsioon Sõnumid erinevates kommunikatsioonikanalites
ei erinenud märkimisväärselt, vaid toestasid üksteist
(kanalitest on täpne ülevaade antud juba eespool). Ilmselt oleks osalus olnud veelgi suurem, kui olulise kommunikatsioonipartnerina oleks ette nähtud ka Tartu
infokeskuses (seal oleks võinud olla tagasiside
andmise ja hääletamise koht ka neile, kes e-keskkondi ei kasuta). 13
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks 5. SAMM - otsustamine, hindamine ja tagasiside andmine Lisaks sellele, et tulemusena valiti välja busside visuaalne lahendus ja arvestati laekunud tagasisidega ka uute bussigraafikute koostamisel, tuleb e-kaasamise seisukohalt olulisteks tulemusteks ja nö. õppetundideks pidada järgmist: -
8549 inimest tundis huvi ja külastas bussigraafikute lehte (233 avaldas arvamust);
-
7046 inimest külastas visuaalse kujunduse lehte (319 inimest avaldas arvamust) - toodud arvud
-
tõestamist leidis tiheda koostöö vajadus ja võimalikkus kohaliku ajalehega - lõpuks aetakse ju ühte
annavad tunnistust üsna suurest hulgast e-osaluse huviga inimestest; asja ja soovitakse, et linnas oleks sujuv ja mugav ühistransport; -
rahalist lisaressurssi antud e-kaasamisprojekt ei vajanudki. Ka kohalik leht oli valmis kogu infot tasuta vahendama. Lisatöötunde kogus kogu kaasamisprojekti jooksul 15 tööpäeva jagu;
-
edasiseks õppetunniks peab linnavalitsus enda jaoks seda, et oleks võinud koheselt ja personaalsemalt
-
inimesed on rohkem valmis osalema „kergetel teemadel“ (busside välimus) kui keerukamatel teemadel
kõigile osalenutele tagasidet anda ja tänada, see oleks võinud veelgi enam osalust motiveerida; (bussigraafikud). See ei tähenda, et
kaasamine peaks piirduma „kergete teemadega“, keerukamad
teemad vajavad rohkem selgitustööd ja meisterlikkust, et inimestes huvi äratada.
14
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks
III e-Kaasamise lahendused, näited ja soovitused Alljärgnevalt esitame näiteid kohalikes omavalitsustes kasutuses olevate e-kaasamise rakenduste kohta, esitades seejuures näpunäiteid, kuidas neid sisustada. Kuna tänaseks on ligi 80 valda ja linna otsustanud liituda Siseministeeriumi tellimisel valminud Kohalike Omavalitsuste Teenusportaaliga (KOVTP), siis vaatleme selle platvormi võimalusi veidi põhjalikumalt. KOVTP on omavalitsustele suunatud sisuhalduslahendus, mis annab kõigile selle lahendusega liitunud omavalitsustele lisaks ühtse struktuuriga veebilehele ka hea tehnilise platvormi e-kaasamise läbiviimiseks. Lahendus
võimaldab
kaardirakendusega),
hõlpsasti
kasutusse
võtta
foorumi,
rubriigi
„Teavita
probleemist“
olemas on ka küsitluste läbiviimise funktsioon ja võimalus linkida
(koos
veebileht
sotsiaalmeedia keskkondadega. Lahenduse ja liitumisvõimaluste kohta leiab täpsemat infot veebilehelt http://www.kovtp.ee/, kus on esitatud ka KOVTP-ga liitunud omavalitsuste nimekiri
ja otselingid nende
veebilehtedele. Sealt on võimalik ise vaadata tulemust ja leida järgimist väärivaid eeskujusid. Meie teostatud kohalike omavalitsuste veebilehtede analüüs tõi välja, et informeerimise ja elanikele tagasiside võimaldamise häid näiteid võib leida ka nendest kohalikest omavalitsustest, kes KOVTp-ga liitunud ei ole, kuid interaktiivse suhtluse osas annab KOVTP kasutamine selge eelise. Paraku on KOVTP siiski vaid tehniline lahendus ja sisuga tuleb see täita ikkagi igal kasutajal endal. Järgnevate näidete valikul oleme keskendunud eelkõige volikogu tegevusele, sest kohaliku rahvaesinduse „veebinägu“ ja suhtlemine avalikkusega võiks olla eeskujuks ka kohalikule täitevvõimule. Seejuures võtame aluseks I peatükis tutvustatud e-kaasamise 3-tasandilise raamistiku, paigutades kodanikele tagasisidet võimaldavad lahendused veidi tinglikult konsultatsiooni tasandile.
1. INFORMEERIMINE Fookuses see, kui hõlpsasti on veebilehelt leitav volikogu tööd puudutav info (liikmed, nende kuuluvus, komisjonide koosseis, eelnõud, istungite päevakorrad jne.)
Volikogude info on omavalitsuste veebides tihti suhteliselt „peidetud“ ja seda tuleb otsida väga erinevate linkide alt või hoopiski dokumendiregistrist. KOVTP lahenduses on volikogude info hõlpsalt leitav lingi „Juhtimine“ alt ülemisest menüüribast.
Sellele klikkides avaneb vaskpoolses menüüribas volikogu töö kohta kogu oluline
informatsioon, kust on leitavad ka volikogu istungite audiosalvestused (vt. Joonis 1), mille platvorm võimaldab lisada.
15
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks
Joonis 1. Viiratsi valla veebilehe ekraanipilt
Volikogude info esitamisel soovitame tähelepanu pöörata sellele, et volikogu rubriigis oleks esitatud järgmine info: -
Kõigi volikogu liikmete kontaktandmed – mitte ainult volikogu esimehe kontakt, ja mitte ainult telefoninumbrid, vaid kindlasti ka maili-aadressid ja iga liikme nõusolekul võiks olla märgitud ka see, kas volikogu liige on esindatud sotsiaalmeedias ja kui, siis millistes kanalites (aadressid, lingid).
-
Liikmete jagunemine komisjonidesse.
-
Volikogu istungitest osavõtmise info võiks valijatele kättesaadav olla, kuigi võib vaielda, kas see sisulist töö kvaliteeti näitab.
Näitena võib siinkohal viidata Tartu linna volikogu alamlehele
http://www.tartu.ee/?lang_id=1&menu_id=2&page_id=3747. -
Kindlasti võiks volikogu istungite kohta olla veebis istungi eelinfo (arutlusele tulevad eelnõud, päevakord). See tuleks
linkida dokumentidega dokumendiregistris, et huviline saaks end eelnevalt
põhjalikult teemaga kurssi viia. Oluline on esitada lisaks ka hõlpsalt haaratav lühiülevaade arutlusele tulevast
küsimusest.
Näitena
võiks
vaadata
infot
Keila
valla
vanast
veebist
http://arhiiv.keilavald.ee/juhtimine/volikogu/istungite-materjalid/jaergmise-istungi-paeevakord.html (nüüdseks on Keila vald liitunud KOVTP-ga ja kasutusel uus leht). Sama oluline on ka istungi järgselt lühikokkuvõtte esitamine istungist ja seal otsustatust. Protokollid on reeglina küll vabalt kättesaadavad (ehkki meie vaatluse järgi väga suure hilinemisega), kuid oluline on esitada ka lühikokkuvõte. Hästi on seda
tehtud
näiteks
Kõue
valla
veebis
http://www.koue.ee/volikogu/istungid/525-volikogu-istungil-16-veebruaril-2012.html. -
Kui volikogu istungeid on võimalik videoülekandena jälgida, on see kindlasti suurepärane võimalus, aga kasutajasõbralikuks lahenduseks on ka võimalus kuulata volikogu istungite audiosalvestisi veebis https://www.viiratsi.ee/et/salvestused.
-
Üheks eelduseks inimeste tähelepanu võitmisel on eeldatavalt suuremat huvi pakkuvate õigusaktide nö esile tõstmine, nagu on seda tehtud taas Kõue valla veebi rubriigis „Kiirelt leitavad õigusaktid“ http://www.koue.ee/volikogu/oigusaktid.html.
16
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks
2. KONSULTEERIMINE Fookuses see, kas ja millised volikogu dokumendid on veebis kättesaadavad, kui hõlpsalt ja loogiliselt on need esitatud ja millised võimalused on dokumentide varases staadiumis kommenteerimiseks ja konsulteerimiseks.
Informatsiooni tasandi juures viitasime istungite info ja eelnõude läbimõeldud esitamisele kui esmasele tingimusele tagasiside saamiseks. Järgmised sammud peaks olema suunatud sellele, et kodanikel oleks võimalus anda tagasisidet veebi vahendusel, esitada toimuva kohta küsimusi, laskuda diskussiooni eelnõude ja muude dokumentide üle olukorras, kus lõplikku otsust pole veel tehtud. Peamised konsultatsiooni läbiviimise reeglid esitasime II peatükis, neid tuleks rakendada juhul, kui avaliku konsultatsiooni läbiviimine toimub eraldi ettevõtmisena. Seda on keeruline teha kõigi eelnõude jaoks; kodanikul peab olema võimalus arvamust avaldada ka omal initsiatiivil, kui ettevalmistamisel olev otsus teda huvitab või ta soovib toimuva kohta täpsemat teavet, et seisukohta kujundada. Kohalike omavalitsuste veebilehtede analüüs võimaldab näidetena välja tuua järgmised huvipakkuvad tagasiside ja konsultatsiooni rakendused. -
Harku valla kodulehel rubriik „Arupärimised“ http://www.harku.ee/index.php?menuID=327. Haapsalu
linna
kodulehel
http://www.haapsalu.ee/index.php?lk=79 http://www.tartu.ee/?page_id=24021.
rubriik ja
Mainitud
„Küsimused
Tartu lahendused
linna ei
ja
vastused“
„ametnik
kvalifitseeru
küll
vastab“ avalikuks
konsultatsiooniks, kuid neid võib igati soovitada, kuivõrd need annavad tagasisidet sellest, millised küsimused ja probleemid inimestel on ja kuidas neid lahendatakse. -
Mitmete kohalike omavalitsuste veebilehel on vorm küsimuse esitamiseks, kuid küsimust ja vastust ei avalikustata. Soovitame näha ette küsimuse ja vastuse avalikustamine veebis küsija nõusolekul, see aitab vältida asjatuid korduvaid pöördumisi samas küsimuses. Seda põhimõtet tuleks rakendada ka KOVTP rubriigis „Teavita probleemist“.
-
Õnnestunumaks veebide analüüsil silma hakanud konsultatsioonilahenduseks võib pidada Tartu linna online-konsultatsioone - kesklinna arengustrateegia online-konsulteerimist, kus linn ootas kõigilt linnaelanikelt ettepanekuid selleks spetsiaalselt tehtud veebivormi vahendusel (vaata ekraanipilti Joonisel 2).
17
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks
Joonis 2. Ekraanipilt kesklinna arengustrateegia konsultatsioonist Tartu linna veebilehel Samuti väärib tähelepanu Tartu linnavalitsuse Emajõe vasakkalda rekonstrueerimise konsultatsioon http://www.tartu.ee/?lang_id=1&menu_id=0&page_id=24306. Selle konsultatsiooni puhul väärib tunnustust, et kõik laekunud arvamused ja arutelud on samas kodulehel ka avalikustatud. Seevastu arengustrateegia konsultatsiooni puhul puudus konsultatsiooni läbiviimise ajal kodulehel märge, milline tagasiside on laekunud, millal ja mida otsustatakse. Ka Tartu online-konsultatsioone oleks oluliselt hõlpsam jälgida, kui veebis oleks selleks eraldi konsultatsioonide rubriik,
milles
omakorda
alajaotused
„Lõppenud
konsultatsioonid
ja
tulemus(ed)“,
„Käimasolevad
konsultatsioonid“ jne. Paljud informatsiooni ja konsultatsiooni tasandi all viidatud seni veel puudulikud funktsionaalsused peaksid saama lahenduse, kui täielikult rakendub ellu teinegi Siseministeeriumi eestvõttel toimuv projekt kohalike volikogude infosüsteemi väljaarendamiseks (VOLIS). VOLIS annab võimaluse efektiivsemalt korraldada volikogu ja valitsuse liikme tööd, mida saab häälestada vastavalt kohapealsele vajadusele - alates paberivaba töökeskkonna kasutuselevõtust ja lõpetades virtuaalse volikogu istungiga. Lisaks aitab VOLIS kaasata kohalikke elanikke volikogu töösse, andes avalikkusele võimaluse jälgida ja kuulata volikogu istungeid, otsida ja lugeda volikogu tööga seotud dokumente, vastata küsitlustele, esitada omapoolseid ettepanekuid jne. VOLIS-e rakendamise pilootprojekt viiakse läbi Jõgevamaal. Vaata lisaks infot http://dw.riik.ee/VOLIS.
3. KOOSTÖÖ Fookus interaktiivsete võimaluste, sh. sotsiaalmeedia kasutuselevõtul kohalike teemade tõstatamiseks, arutamiseks, tagasiside kogumiseks, otsuste üle hääletamiseks jms.
Koostöö all vaatleme nii foorumeid kui ka sotsiaalmeedia kasutamist. Sotsiaalmeedia alla liigitame blogid, Facebooki, Twitteri, Youtube'i kui levinuimad sotsiaalmeedia platvormid. Peatükis on esitletud ka näiteid eespool viidatud projekti eCitizenII partneromavalitsuste praktikast.
18
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks
Foorumid -
On positiivne, et KOVTP lahendus ja juhendid pakuvad omavalitsustele välja foorumi reeglite sõnastuse. Olgu siinkohal heaks näiteks Nissi valla uus veebileht Meie varasemad uuringud näitasid, et
https://nissi.kovtp.ee/et/foorum.
foorumite kasutamise üheks oluliseks kitsaskohaks oli
just
reeglite puudumine või nende ebamäärasus. Loodetavasti aitavad KOVTP materjalid foorumite teema juurde uuesti tagasi pöörduda juba uuel tasemel. -
Foorum peaks olema leitav avalehel (KOVTP lahenduse puhul see nii on), kuid selleks, et inimesed foorumis osaleksid, on seda võimalust kindlasti vaja tutvustada ka teistes kanalites. Oleks hea, kui sellega kaasneks mingi konkreetse aktuaalse probleemi käsitlemine, mille üle foorumis arutleda.
-
Kindlasti peaks omavalitsused foorumit ise aktiivselt kasutama - looma algse struktuuri, kus oleks 4-5 peamist alateemat. Vältima peaks liigselt liigendatud ja keerukat struktuuri, kus liiga suur alateemade hulk raskendab kasutajal õige koha leidmist oma sissekande lisamiseks. Sobivaima teemade jaotuse leiab ilmselt elanikelt nõu küsides ja alateemade struktuuri mõnda aega testides.
-
Kahjuks tuleb üsna tihti tõdeda, et foorum elab vaikselt oma elu ja omavalitsuse esindajad sekkuvad diskussiooni harva. Selline foorum
kohaliku omavalitsuse veebilehel jätab omavalitsusest isegi
halvema mulje kui see, kui foorumit üldse avatud ei ole. Foorum on väga nõudlik formaat ja eeldab et sellesse panustatakse pidevalt. -
Esimese asjana tulekski vastata küsimusele, mis on veebifoorumi eesmärk?
Kas see on keskkond,
kus avalik võim konsulteerib kodanikega kohaliku elu küsimuste üle või hoopis keskkond, kus kodanikud algatavad neile huvipakkuvaid teemasid? Neile küsimustele vastates jõuab ilmselt ka lähemale sellele, kuidas foorum üles ehitada, kuidas korraldada modereerimist jms. Võimalik, et foorumi modereerimisest on huvitatud ja selleks ka igati sobilik hoopis keegi kogukonna liikmetest kas
üksikisik või mõni vabaühendus. Aga ka sel juhul peaks omavalitsus aktiivselt diskussioonis
osalema. -
Oluline küsimus on foorumi kasutajate identifitseerimine – mida rangem see on (näiteks ID-kaart), seda kõrgem on barjäär, mille kasutaja peab ületama oma sõnumi postitamiseks. Siiski võiks teatud kujul registreerumine foorumis osalemiseks vajalik olla, sest mõnikord nõuab foorumis tekkinud probleemide lahendamine kasutajaga lisasuhtlust.
-
Kokkuvõtvalt, foorum väga nõudlik formaat, et seda sisukana elus hoida. Kui jaksu on vaid üksikute arutelude pidamiseks, siis võib osutuda mõttekamaks kasutada selleks sotsiaalmeediat (vt. soovitusi allpool).
Kuid hästi toimiv kohaliku elu küsimuste üle
arutelukeskkonda pakkuv foorum on suur
väärtus, mille nimel tasub pingutada avaliku võimu ja kogukonna koostöö süvendamise nimel.
Blogid -
Kohaliku elu küsimusi kajastava blogi pidamine
valla või linna veebilehelt otselingituna võimaldab
vabamas formaadis diskuteerida kohaliku elu probleemide üle ja omavalitsuse
köögipoolelt.
See
aitab
kuiva
ja
ametlikku
pakkuda täiendavat infot
veebisuhtlust
mitmekesistada.
Ametkonnasiseselt on vaja kokku leppida teatud reeglid, et ametnik, kes on ju samal ajal ka kodanik, mängureegleid teaks ja et ka blogi lugejale oleks selge, mis rollis postituste autor esineb. -
Tänasel päeval leiab kohalike omavalitsuste veebilehtedelt viiteid vaid mõnele üksikule blogile, millest üks sisukamaid on Järva–Jaani vallavanema blogi http://artosaar.blogspot.com/.
Kuigi blogi stiil on 19
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks isiklikku laadi, puudutab vallavanem paljusid olulisi kohaliku elu teemasid. Blogi lugejate hulk annab tunnistust sellise žanri vajalikkusest. -
Blogi pidamisel tuleks lisaks huvipakkuvatele sissekannetele hoolitseda blogi populariseerimise eest. Kärdla linna blogi http://www.kardla.ee/index.php/blogi puhul võib märgata, et kajastavate teemade aktuaalsusele vaatamata on lugejaid vähevõitu. mõelda sellele, kuidas
Sellises olukorras tasub võtta
veidi lisaaega ja
inimesi ärgitada blogi vastu huvi tundma ja teemasid
omalt poolt
kommenteerima.
Facebook (FB) -
Facebooki kasutusele võtnud omavalitsuste arv kasvab jõudsalt. Olukorda lähemalt vaadates torkab aga silma teatud kõhklus, mis kujul selles keskkonnas tegutseda ja oma konto luua. Facebookis ollakse hetkel nii grupina, kui ka nö. lehena („page“). Paljud omavalitsused on piirdunud vaid kohainfo sisestamisega ja viite lisamisega ametlikule veebilehele.
-
Fännide
ja
„meeldimiste“
arv
iseenesest
ei
saa
olla
mõõdik
sotsiaalmeedia
kasutamise
professionaalsuse või edukuse hindamiseks, ent kui juba sotsiaalmeediasse minnakse, siis on oluline saavutada seal ka arvestatav jälgijate hulk, mis on edasise e-suhtluse esmaseks eelduseks. Oma FB sõprade arvu üle võivad uhked olla näiteks Tartu linn (üle 13 000 sõbra), Keila linn (üle 4000 sõbra), aga kindlasti ka Rõuge vald (450 meeldimist), Saue vald (üle 1100 meeldimise). -
Suurema jälgijaskonna saavutamise esmane tingimus on kahtlemata link sotsiaalmeedia keskkonnale ametlikul veebilehel. Selles osas pakub KOVTP head näidet – viide FB-le asetseb silmatorkavalt veebi avalehel, samas veerus kus foorumgi.
Sugugi kõik KOVTP-ga liitunud kohalikud omavalitsused ei ole
FB-d kasutusele võtnud, kuid on ka neid, kelle aktiivsele FB kontole veebilehelt jõuab (näiteks Viiratsi vald https://www.viiratsi.ee/et/uldinfo).
Ent arutelu algatamiseks ei
vaja on esitada selge üleskutse aruteludes osalemiseks.
piisa vaid konto loomisest,
Olgu tehniline formaat, milline tahes,
kohaliku võimu ülesandeks on olla teemade ja küsimuste tõstataja. -
Kui kohalikul omavalitsusel napib kogemust ja aega sotsiaalmeedias suhtlust algatada, siis tasub mõelda
sellele, kas kogukonnas leidub mõni aktiivne sotsiaalmeedia entusiast, kes võtaks vedada
kogukonnalehe pidamise. Alljärgnev Odense linna näide võib ka Eesti oludes õpetlikuks osutuda.
Näide Taanist, Odense linnast Odense Linnavalitsusel oli plaan Facebookis konto luua, et vahendada kultuuriinfot ning algatada kultuuriteemalisi diskussioone. Esialgu siiski kõheldi ja ei oldud päris veendunud, kuidas konto haldamisega hakkama saadakse ning kuidas inimesed algatusega kaasa tulevad. Tuldi mõttele nö. osta seda teenust sisse ühelt kultuurielu hästi tundvalt sotsiaalmeedia fanaatikust linnaelanikult. Linnavalitsus küll tõstatab teemasid, kuid samas hoitakse üsna madalat profiili ja ei reklaamita eriti, et tegemist on linnavalitsuse FB-kontoga. Pigem jätab linnavalitsus teadlikult mulje, et see on nö. „kodanikult-kodanikule-keskkond“, sest arvatakse, et tüüpilised sotisaalmeedia kasutajad võivad linnavalitsuse nö ametlikku lehte eeldamisi igavaks pidada. Linnavalitsus kinnitab, et kui lehel on piisavalt jälgijaskonda ja sisu ning endal kogemust, siis ollakse valmis ka ise kontot täielikult haldama. Samas leiab linnavalitsus, et praegune olukord, kus kontohaldaja ei ole ametnik, lubab ametnikul kasutada vabamat stiili ja kõnekeelsemaid väljendeid ning mitte olla alati „poliitiliselt korrektne“. Selline lähenemine tundub olevat õigustatud – kogutud on üle 13 000 fänni ja diskusioon lehel on aktiivne. NB. Toodud näite puhul tasub arvestada, et selline taktika ei tohi saada valdavaks. Sellist nö väikest kavalust suurema hulga kasutajate saavutamiseks võiks kasutada vaid ühekordselt mingi projekti algfaasis. Niipea, kui inimesed on selle keskkonna aktiivsemalt kasutusele võtnud, tuleks selgelt teada anda seosest omavalitsusega. 20
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks
-
FB konto jaoks on vaja selgelt sõnastada reeglid ja kokku leppida kohaliku võimu suhe selle kanaliga. Kui selles pole endal kindlust, ei saa ka külastaja aru, kui tõsiselt omavalitsus ise seda suhtluskanalit võtab. Hea näitena võib siinkohal tuua Rakvere linna FB lehte, kus sissejuhatav tekst aitab külastajat selle veebikoha ja sissekannetega suhestuda.
-
Kui kohaliku omavalitsuse kui terviku FB konto haldamine käib üle jõu, võib soovitada FB-lehe loomist mingi kitsa teema või valdkonna jaoks. Sel juhul on konto sisuga täitmist ning modereerimist kindlasti hõlpsam korraldada.
Näide Soomest, Tampere linnast Tampere linnavalitsuse kohaliku demokraatia teenistus lõi Facebookis spetsiaalselt osaluse-teemalise lehekülje, kus vahendati operatiivselt kõiki jooksvaid kaasamisprotsesse, küsitlusi, noorteparlamendi tööd. Peamine põhjus, miks seda tehti, oli tunne, et hoolimata Tampere pikaajaliselt kaasamiskogemusest, puudub inimestel ikkagi teadmine, millised võimalused osaluseks linnas on. Arvati, et linnauudiste rubriigis läheb konkreetne ülekutse osaleda kaotsi. Eelnevalt peljati küll negatiivsete kommentaaride tulva, kuid siiski avati kõigile soovijatele vaba ligipääs kommenteerimiseks ja küsimuste esitamiseks. Kogemus tõestas, et negatiivseid kommentaare ei tasu peljata, need ei ole valdavad. Kõige raskem on aga inimesi reaalseks osalemiseks häälestada ja osalema keelitada.
Twitter -
Twitteri kasutamine eeldab kohanemist selle kanali stiili ja vormiga. Ära ei tohi unustada, et inimene, kes
kohaliku võimuga siia suhtlema tuleb, ei oota ametlikus
stiilis pressiteateid ja staatilist infot.
Tõenäoliselt ei oota ta ka ainult omavalitsuse tegevusega otseselt seotud infot, vaid ennekõike kogukonda puudutavaid sõnumeid. Heaks näiteks võib siin tuua taas Tartu linna, kus Twitteri vahendusel kutsutakse inimesi näiteks Tartust lendama (vt. Joonis 3, noolega viidatud postitus). Tartu Twitteri-säutsudes
ei
kopeerita
ametlikke
pressiteateid,
vaid
vastavalt
keskkonna
formaadile
räägitakse inimlikest asjadest (jõulupuu saabumine, nõuanded lindude toitmiseks). Samas on oluline kajastada ka võimu tasandil toimuvat, nagu näiteks kesklinna planeeringu arutelu. -
Kindlasti tasub enne sotsiaalmeediasse minekut kutsuda kogemusi vahetama juba sotsiaalmeedia keskkondi
praktiseerivad
ametikaaslased
teistest
kohalikest
omavalitsustest
ja
uue
meedia
asjatundjad. Sellisel viisil on toiminud Tartu linn, keda võib lugeda kohalike omavalitsuste sotsiaalmeedia kasutamise pioneeriks Eestis.
21
Soovitused kohalikele omavalitsustele veebisuhtluse interaktiivsuse suurendamiseks
Joonis 3. Ekraanipilt Tartu linna Twitteri leheküljest.
KOKKUVÕTTEKS Sotsiaalmeediasse minek esitab tõsise väljakutse kogu organisatsioonikultuurile ja senistele tööprotsessidele. Selle väljakutsega toimetulekuks on vaja eelnevalt kokku leppida (ja soovitavalt ka hõlpsasti loetaval kujul kirja panna) reeglistik, kes ja kuidas sotsiaalmeedias esinema peaks. Küsimusi on siin palju – kas omavalitsuse FB-d, Twitterit ja Youtube'i sisustab vaid avalike suhete osakond või avalike suhete nõunik? Või peaks igal ametnikul olema õigus või koguni ülesanne oma valdkonnaga seotud teemasid tõstatada ja küsimustele vastata? Kas ametnikul peaks olema eraldi konto isiklikuks otstarbeks või tohib ta linna- ja vallaelusse puutuvatele küsimustele vastata ja neid tõstatada ka oma isiklikult kontolt? Need küsimused tuleks organisatsioonisiseselt läbi arutada, sest tööprotsessid ja suhtluskultuur on erinevates omavalitsustes erinev. Enne, kui sotsiaalmeediasse minna, on vaja vastata küsimusele -
kas oleme selleks valmis? Sotsiaalmeedia
kasutus toob endaga kaasa uusi väljakutseid, tihti tuleb ametnikul otsustada iseseisvalt ja kiiresti. Siin pole aega avalikule sektorile iseloomulikeks pikkadeks kooskõlastusringideks – sotsiaalmeedia ajastul oodatakse vastuseid nüüd ja kohe. Paratamatult peab avalik võim ajaga kaasas käima. Loodame, et käesolevad soovitused aitavad sammule hoogu lisada.
22