Importar a Outlook direcciones de email desde Excel
Excel es una herramienta que tiene muchos usos. Uno de ellos es almacenar información como direcciones de correo y nombres de contactos. Siguiendo los pasos de esta guía podrás traspasar todos estos contactos a tu agenda de Outlook
Importar a Outlook direcciones de email desde Excel Guía paso a paso con imágenes, para crear una Excel con el formato adecuado para importar desde Outlook y crear los contactos
Javier Roig Garro
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Importar a Outlook direcciones de email desde Excel Outlook es un programa muy útil para gestionar correo, tareas, citas y contactos, por lo que hay veces que tenemos que añadir una gran cantidad de correos desde otros programas o simplemente desde listas que hemos creado externas a Outlook. Uno de los métodos más sencillos para hacer esto es crear una hoja de Excel con un formato determinado que permita importar una gran cantidad de datos de una sola vez. Básicamente hay dos pasos, uno es el crear el archivo de Excel y el segundo es importarlo
Primera parte, Crear una Excel con los datos a traspasar Primero tenemos que preparar la hoja de Excel para que al traspasar las direcciones Outlook las cargue sin problemas Poner en la primera fila los nombres de los campos que vamos a traspasar. Outlook tiene una gran cantidad de columnas que podemos importar, y además podemos personalizar los nombres de los campos. Las columnas básicas más habituales son: Nombre, para el nombre del contacto Apellidos, para los apellidos del contacto e-mail, para la dirección de correo Rellenar los datos Una vez indicados en la primera fila los nombres de los campos que vamos a traspasar, hay que rellenar los datos. En cada fila tenemos que poner la información de un contacto Nombrar la lista Cuando hemos metido los datos, hay que asignar un nombre a la lista, para que luego Outlook sepa que información hay que traspasar. Esto se hace desde la solapa Fórmulas. Primero seleccionamos las celdas con los datos y pulsamos el botón Asignar Nombre
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Importar a Outlook direcciones de email desde Excel Al pulsar el botón Asignar nombre, Se abre una ventana con el título “Nombre nuevo” donde podemos definir un nombre para el rango de celdas seleccionado. Para identificar el rango de celdas seleccionado, he puesto en el campo Nombre el texto “Direcciones”. Para que guarde este nombre de rango, pulsamos Aceptar.
Guardar el documento Para finalizar la parte de Excel, tenemos que asegurarnos que guardamos el libro de Excel con el formato de Excel 97-2003 (xls). Es importante acordarnos dónde lo hemos guardado y con qué nombre. En este ejemplo estará en el escritorio y con el nombre Direcciones.xls. (Es curioso pero el asistente de importación de Outlook todavía no soporta ( o yo no lo he visto) el formato de Excel 2007 (xlsx))
Segunda Parte. Importar las direcciones en Outlook Ahora tenemos que ir a Outlook para cargar las direcciones de correo electrónico desde el archivo de Excel a la libreta de Contactos. Desde el menú Archivo, seleccionamos la opción Opciones En la ventana Opciones de Outlook que se abre, seleccionamos en la lista de la izquierda la categoría Avanzado y después en el panel de la derecha pulsamos el botón Exportar.( Supongo que es un error, ya que también podemos importar datos, como vamos a ver)
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Importar a Outlook direcciones de email desde Excel Asistente para importar y exportar Al pulsar el botón exportar, abre la ventana “Asistente para importar y exportar” donde encontramos un montón de formas de importar datos a Outlook. Seleccionar acción Para importar los correos desde un archivo de Excel hay que pulsar “Importar de otro programa o archivo” y pulsar siguiente
Seleccionar tipo de archivo En el siguiente paso “Importar un archivo”, hay que seleccionar el tipo de archivo Microsoft Excel 97-2003 y pulsar siguiente
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Importar a Outlook direcciones de email desde Excel Seleccionar Archivo A continuación tenemos que indicar donde se encuentra el archivo de Excel, que hemos creado y guardado antes. En este ejemplo está en el escritorio y se llama direcciones.xls. He tenido que utilizar el botón Examinar para seleccionar el archivo. Tenemos tres opciones de importación de las direcciones.
Remplazar duplicados, significa que si ya tenemos un contacto con el mismo nombre en Outlook lo va a sustituir con el que tenemos en la Excel. Esto puede ser útil si tenemos más actualizada la hoja de Excel que la agenda de Outlook Permitir la creación de duplicados. En este caso si ya tenemos un contacto con el mismo nombre en Outlook, va a crear otro con el que importa de Excel con lo que al final tendremos dos contactos. Esta opción se utiliza cuando no estamos seguros de los datos que tenemos, pero implica el trabajo posterior en Outlook para revisar los duplicados No importar duplicados. Es el caso contrario al primero, si ya tenemos un contacto en Outlook con el mismo nombre que el que tenemos en la Excel entonces no lo modifica y sigue quedando la información que estaba en Outlook. Es útil cuando mantenemos los datos actualizados en Outlook.
En este ejemplo voy a utilizar la opción tercera de No importar duplicados. Pulsar Siguiente para ver más opciones
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Importar a Outlook direcciones de email desde Excel Seleccionar carpeta de destino El siguiente paso es indicar a Outlook donde los vas a importar. Por defecto utiliza la carpeta contactos, aunque si nos hemos creado previamente otras carpetas de contactos, desde aquí podemos seleccionarla. Pulsar siguiente para más opciones
Confirmar datos a importar En el siguiente paso tenemos que indicar qué queremos importar. En este ejemplo indicamos que queremos importar el rango de celdas de Excel que hemos nombrado como Direcciones, dentro de la carpeta Contactos. En esta misma pantalla hay dos botones, para acabar de ajustar la importación. Asignar campos personalizados, que permite indicar de forma manual qué columna queremos poner en qué campo del contacto. En nuestro caso no es necesario ya que los nombres de las columnas de Excel son los mismos que los nombre de los contactos de Outlook. Cambiar destino, por si queremos importar las direcciones a otra carpeta que no sea la de contactos. Pulsamos Finalizar y empieza la importación.
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Importar a Outlook direcciones de email desde Excel
Verificaciรณn Para asegurarnos que se han importado correctamente los contactos, podemos ir al apartado de contactos y verificar que estรกn en la lista con los datos que hemos indicado.
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