Direkt aus der Praxis
Verträge zukunftssicher managen Die Einführung eines Vertrags- und Dokumentenmanagementsystems (LCM) bei Octapharma AG Sandra Zimmermann, Legal Counsel bei der Octapharma AG
Als global aufgestelltes Unternehmen mit fast 40 Tochterfirmen standen wir vor der Herausforderung ein System für Verträge und andere Dokumente (z. B. Patente/Trademarks, wichtige Korrespondenz, sowie Unternehmensakten etc.) zu finden, welches es uns ermöglicht, wichtige Informationen und Dokumente über
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DiALOG - Ausgabe März 2015
Länder- und Abteilungsgrenzen hinweg mit relevanten Mitarbeitern bzw. Entscheidungsträgern zu teilen. Das Ziel des Projektes war von Anfang an klar umrissen: Ein einziges System sollte für alle wesentlichen Verträge und wichtigen Dokumente der Octapharmagruppe, unabhängig von den Standorten der verantwortlichen Personen, genügen. Zudem soll das System so umfassend wie möglich genutzt werden, z. B. um Fristen zu verwalten, Prozesse zu generieren und zu vereinheitlichen (Stichwort BPM) sowie um Unternehmensakten zu führen. Weitere Akten, z. B. für die Patente/ Trademarks sollten zusätzlich generiert werden. Die Ausgangslage stellte eine große Herausforderung dar, da z. B. wesentliche Informationen – welche zur Entscheidungsfindung benötigt wurden – gar nicht vorlagen. So wussten wir zwar, wie viele Verträge Octapharma AG geschlossen hat. Die meisten pdf-Versionen dieser Verträge waren auch bereits in einer elektronischen Datenbank abgelegt. Jedoch war diese Datenbank zum einen nicht gut (genug) gepflegt, zum anderen entsprach die Datenbank auch nicht dem heutigen Stand der Technik. So war es uns z. B. nicht möglich auf einen Blick zu erkennen, ob die Verträge, welche in der Datenbank abgelegt waren, noch gültig waren, ob sie vielleicht durch