Escola Secundária Cacilhas-Tejo
Correspondência Administrativa Módulo 13
Disciplina: Técnicas de Secretariado Trabalho realizado por: Ana Duarte nº1; 2M Débora Pinto nº6; 2ºM Professora: Domitila Cardoso
Almada, 28 de dezembro de 2013
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Índice Introdução ……………………………………………………………………………………………
Pág. 3
Comunicações Administrativas …………………………………………………………….. Pág. 4 - 9 o Ofícios …………………………………………………………….………………………… Pág. 10 - 11 o Avisos e notificações …………………………………………………………………
Pág. 12
o Memoriais, petições e requerimentos ………………………………………
Pág. 13 - 14
o Procurações e protocolos ………………………………………………………….
Pág. 15 - 17
o Atestados, certidões, certificados e declarações ……………………….
Pág. 18 - 24
o Reclamações ……………………….……………………………………………………. Pág. 25 o Anúncios e editais …………………………………………………………………….. Pág. 26 o
Concursos, admissões, adjudicações e arrematações …...............
Pág. 27
o Leilões e hastas públicas …………………………………………………………… Pág. 28 Vocabulário das Comunicações Administrativas ………………………………….
Pág. 29
o Siglas e abreviaturas …………………………………………………………………. Pág. 29 - 32 Impressos …………………………………………………………………………………………….. Pág. 33 Conclusão …………..………………………………………………………………………………… Pág. 34 Bibliografia …………………………………………………………………………………………… Pág. 35 - 36
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Introdução Este trabalho foi realizado no âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado e coordenado pela professora Domitila Cardoso. Tem como objetivo pesquisarmos e analisarmos os diferentes tipos comunicação administrativa e em que situações a devemos utilizar e ainda o vocabulário específico utilizado nessas comunicações. Realizámos este trabalho com recurso ao Word. A informação foi recolhida nos documentos dados pela professora, na pesquisa na internet e em livros. O trabalho trata de correspondência administrativa, como: os ofícios que são utilizados no serviço público pois, têm como objetivo informar, encaminhar documentos importantes, pedir precauções ou informações; os avisos através dos quais se dá o conhecimento ao público, sendo um documento escrito de modo a que as empresas transmitem informações, ordens, convites; os requerimentos expõem uma exigência a um direito que assiste, mencionando a legislação ou regulamento correspondente; as petições que formulam um pedido, argumentando; os memoriais que refere um pedido já feito, enumerando ordenadamente as comunicações havidas ou as diligências feitas sobre o assunto; as procurações que servem para dar autorização a determinadas pessoas; os atestados, certidões, certificados e declarações que ocorrem para comprovar uma situação, um facto ou uma qualidade; os anúncios
que dão conhecimento à comunidade; os concursos, admissões,
adjudicações e arrematações ocorrem quando um organismo público pretende fazer uma aquisição (ou uma venda); os leilões que é uma venda pública e as hastas públicas ocorrem no leilão ou em praça, onde bens imóveis (casas, terrenos, etc.), são alienados em praça e quando estiverem penhorados bens.
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Comunicações Administrativas Uma empresa não mantém apenas comunicações de caráter comercial e socioprofissional. Não depende do setor de atividade pois, qualquer empresa dirige e recebe correspondência, que pode ter um caráter informativo, de organismos públicos e estatais, repartições do Estado, etc. As comunicações que têm como caraterística comum a redação formal de acordo com regulamentos, normas ou legislação, têm o nome genérico de administrativas, são nomeadamente, o preencher mapas, boletins e impressos, formular requerimentos, apresentar contestações, comunicações oficiais e públicas, entre outras. o Processa dentro da organização e permite o sistema organizacional e comunicacional. o É fundamental para o processamento das informações no âmbito das funções administrativas internas e externas em relação a diversos públicos. o Acontece, por meio do processo comunicativo e envolve os fluxos (descendentes, ascendentes, horizontais, circulares e transversais) e das redes formal e informal em toda a produção comunicativa emitida e recebida. A redação administrativa é o meio mais utilizado num estabelecimento de relações de serviço na administração pública e corresponde ao modo regular de redigir atos normativos e comunicações oficiais. As comunicações administrativa destacam-se pela:
Objetividade
Transparência
Clareza
Simplicidade
Impessoalidade
Fig. 1: Caraterísticas das comunicações administrativas.
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As comunicações administrativas podem ser: o Comerciais o Socioprofissionais Apresentam como caraterística comum a redação formal. Principais comunicações administrativas: o Pedidos de informação, Ofícios e Circulares o Avisos e Notificações o Requerimentos, Petições e Memoriais o Reclamações e Contestações o Declarações e Certidões o Procurações e Protocolos o Anúncios e Editais o Concursos, Admissões, Adjudicações e Arrematações o Constituição de Sociedades e Estatutos o Leilões e Hastas Públicas Os tipos de comunicações administrativas: Aviso
Edital
Anúncio
Certidão
Convocatóri a
Comunicado
Declaração
Certificado
Ofício
Minuta
Escritura
Memorial
Esclarecime nto
Requerimen to
Informação
Protocolo
Fig. 2: Vocabulário da comunicação administrativa. Página 5 de 37
Os emissores e os destinatários
Associações
Direções Gerais
Secretariado de Estado
O Público em Geral
Câmaras Municipais
Conservatórias
Juntas da Freguesia
Os Interessados
Cartórios Natorais
Comissões Diretivas
Sindicatos
O Exequente
O Escrivão (adjunto)
O Vereador
Sociedades
O Executado
O Juiz
O Presidente
Tribunais
Os consumidores
Fig. 3: Os emissores e os destinatários da correspondência administrativa.
As ações
Abrir concurso
Adjudicar
Adquirir
Aprovar
Autenticar
Certificar
Comprovar
Conceber
Contestar
Deduzir oposição
Deferir
Deliberar
Divulgar
Estar patente
Exarar
Executar
Exigir
Expropriar
Identificar
Implantar
Implementar
Manifestar
Modificar
Mover ação
Nomear
Passar
Realizar
Subscrever
Fig. 4: As ações da comunicação administrativa.
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As expressões
Avisam-se os interessados
Certifica-se
Comunica-se
Faz saber
Torna-se público
Para efeito de
Em face de
Considerando
Por maioria
Por unanimidade
Por ordem de
Eleição
Equivalência
Escritura
Execução
Fornecimento
Isenção
Inscrições
Juros
Lotes
Parcelas
Penhoras
Processos
Fig. 5: As expressões da comunicação administrativa.
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O enquadramento e a referência à legislação
Nos termos de
Disposições legais
Legislação em vigor
Concurso
Confrontos
Ao abrigo de
Disposdições estatuárias
Lei vigente
Concessão
Constituição
De acordo de
Despacho
Portaria
Autos
Propriedade
No âmbito de
Decreto-lei
Adesão
Artigo
Provimento
Em colaboração com
Conforme o disposto
Adjudicação
Áreas
Provisão
Em conformidade com
Em cumprimento de
Alvará
Aprovisionamento
Fig. 6: O enquadramento e a referência à legislação na comunicação administrativa.
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Poder executivo
Autoridade Presidente da República Vice-Presidente da República
Forma de tratamento Vossa Excelência
Vocativo Excelentíssimo Senhor Presidente da República
Ministros de Estado Senhor (seguido do
Secretário-Geral da República Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República
Vossa Excelência
respetivo cargo)
Embaixador
Fig.7: Formas de tratamento dependendo da autoridade.
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Ofícios Os ofícios são uma comunicação escrita e formal, que é usada no serviço público, trocada entre autoridades que exercem as mesmas funções ou de funcionários com cargos inferiores, para os seus superiores hierárquicos, com a intenção de fazer uma solicitação ou reclamação oficial. O ofício tem como objetivo informar, encaminhar documentos importantes, solicitar precauções ou informações, convidar alguém com distinção para a participação em certos eventos. É utilizado quase sempre no serviço público, na comunicação entre chefias e com o público externo.
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Fonte: http://noticias.cefet-rj.br/wp-content/uploads/2011/03/oficio_direg_231.jpg
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Avisos e Notificações Aviso é um ato judicial que dá o conhecimento ao público, isto é, um documento escrito de modo a que as empresas transmitam informações, ordens, convites, notificações a empregados ou a terceiros com quem elas tenham interesse em comum.
Fonte: http://corp.millenniumbcp.pt/pt/public/seguranca/PublishingImages/Aviso_Seg1.jpg
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Memoriais, Petições e Requerimentos São documentos dirigidos a organismos oficiais e são feitos por escrito de acordo com as normas ou as disposições legais. o O memorial – é um documento que refere um pedido já feito, enumerando ordenadamente as comunicações havidas ou as diligências feitas sobre o assunto. o A petição – é um documento que formula um pedido, argumentando e indicando, os fundamentos com que o faz. o O requerimento – é um documento onde o pretendente expõe uma exigência a um direito que lhe assiste, citando
a legislação ou regulamento
correspondente.
Fonte: http://web.mundodastribos.com/506608-Como-fazer-requerimento-modelos2630x340.jpg
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Fonte: http://lh4.ggpht.com/_npGKrvVoxxU/S0j6MX_en2I/AAAAAAAAB2c/NHsanFRWLow/modelo-depeticao-inicial-de-alimentos-gravidicos%5B4%5D.jpg
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Procurações e Protocolos A procuração é um documento que serve como autorização para determinadas pessoas que atuam em nome de outras, ou seja, são os representantes. É constituída basicamente por 2 partes: o Identificação do representante e do representado; o Objeto e âmbito da procuração.
O Protocolo apresenta um conjunto de regras criadas ou definidas que permitem um entendimento universal. Ou seja, é a uma junção de leis e procedimentos que são dispostos a execução de uma determinada tarefa. A palavra Protocolo tem vários significados, dos quais se destacam:
A de um conjunto de normas de cerimonial e cortesia a observar em determinadas situações (socioprofissional e administrativas).
A de livro onde os escrivães de um juízo fazem a anotação de uma audiência, ou onde uma empresa regista entregas de correspondência.
A de ata relativa a um acordo, congresso ou conferência internacional.
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A gestão do protocolo é normalmente baseada numa repartição determinada, em que se anota as entradas e saídas, onde se atribui um número e uma posição de arquivo de acordo com suas caraterísticas. O registo tem quatro elementos necessários e obrigatórios: o Número progressivo o Data de recebimento ou de saída o Remetente ou destinatário
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Fonte: http://www.confap.pt/docs/exemplo_procuracao_assemb-FED_a.jpg
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Fonte: http://pesforte.files.wordpress.com/2010/11/protocolo-empresas.jpg
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Atestados, Certidões, Certificados e Declarações Estes documentos surgem com bastante frequência, dentro ou fora da empresa, pois existe a necessidade de comprovar uma situação, um facto ou uma qualidade ou ainda reproduzir ou certificar o conteúdo de um original registado numa repartição pública. Esta comprovação dá origem a uma emissão de um documento com força comprovativa, que dá origem às declarações, certidões, certificados ou atestados. Podem servir para vários efeitos:
Atribuição de subsídios Efeitos fiscais Contagem de anos de serviço Fins militares Justificação de faltas Habilitações a herança Fig. 8: Situações que podem dar origem a atestados, a certidões, a certificados e a declarações.
Com que elementos se estruturam: o Título; o Identificação (Entidade emissora, pessoa ou firma em causa...); o Dados (Datas, categorias profissionais, funções exercidas, remunerações, descontos feitos,…); o Data, Assinatura; o Chancela (Carimbo, selo,..).
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Como se redigem: Para os devidos efeitos …
… se certifica que …
Para fins de …
… se declara que …
Para efeitos de …
… se atesta que …
Fig. 9: Como redigir os atestados, certidões, certificados e declarações.
o Atestado O atestado é um documento em que se confirma ou assegura a existência ou inexistência de uma situação de direito sobre um facto e situação de que temos conhecimento, referente a alguém. Diz respeito ao cargo que se ocupa, ou da função que se exerce. Baseia-se num documento escrito, que afirma ou nega uma determinada situação ou facto.
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Fonte: http://www.ah.org.br/conteudo/publicacoes/atestados/Atestado-FAEPESUL.JPG
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o Certidão A certidão é um documento escrito que é extraído do livro de registo ou de matrícula. Podemos dizer que se trata de um documento oficial que contém informações fidedignas e toda a certidão tem o seu prazo de validade.
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Fonte: http://www.bancodoempreendedor.com.br/bancodoempreendedor/sistema/assets/CERTID%C3% 83O%20MIN%20JUSTI%C3%87A.JPG Pรกgina 23 de 37
o Certificado O certificado é o documento oficial, que assegura um facto, ou seja, contém uma certificação, que é emitida pela autoridade competente. Isto é, serve como um documento de garantia.
Fonte: http://www.onidesk.com/blog/images/certficado.jpg
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o Declaração É um ato que pode ser elaborado de uma forma verbal ou escrita em que se procede a uma exposição clara de uma determinada situação ou facto de modo a esclarecer, revelar, dar a conhecer ou explicar. Podemos concluir que, a declaração é uma prova contra ou a favor perante uma terceira pessoa ou entidade, pois o declarante compromete-se relativamente ao conteúdo da sua declaração tendo conhecimento da situação.
Fonte: http://www.esenf.pt/fotos/editor2/uteis/contab_aprov/decla_nao_divida.jpg
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Reclamações A reclamação é um recurso alternativo a decisões ou despachos oficiais (das Finanças, dos Tribunais, etc.), podemos dizer que se baseia numa demonstração de descontentamento de um indivíduo de modo a querer estabelecer os seus direitos.
Fonte: http://basededados.wikispaces.com/file/view/Reclama%C3%A7%C3%A3o.jpg/188475723/Reclama%C3%A7 %C3%A3o.jpg
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Anúncios e Editais O anúncio baseia-se numa informação ou num aviso, de modo a dar conhecimento à população e representa uma ordem oficial ou judicial. Podemos encontrar com mais facilidade este tipo de redação numa empresa, porém o vocabulário diferencia-se conforme as entidades emissoras (ministérios, cartórios, câmaras, empresas, etc.). Como se estruturam:
Entidade Finalidade e objeto do concurso Condições do mesmo
Data limite de proposta ou da candidatura Fig.10: Como se estrutura os anúncios e editais.
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Concursos, admissões, adjudicações e arrematações – anúncios Quando um organismo público pretende fazer uma aquisição (ou uma venda), admitir pessoas para realizar alguma função dentro de este organismo, entregar um serviço ou estabelecer um contrato, faz com que se recorra a um concurso que regulamenta as condições ao seu acesso. Concluído o prazo determinado, faz-se uma seleção das candidaturas e de seguida comunica-se oficialmente a admissão (de pessoas) ou a adjudicação (entrega de empreitadas, de fornecimentos, etc.). Elementos que constam deste tipo de anúncio:
Entidade, organismo ou empresa promotora Condições do mesmo ou local onde poderão ser obtidas Finalidade e objetivo do concurso
Data limite da proposta ou da candidatura
Fig. 11: Elementos que constam no anúncio.
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Leilões e Hastas públicas Um leilão baseia-se uma venda pública, onde os objetos são entregues a quem fizer a oferta mais elevada, correspondendo portanto a arrematação ao maior lanço. O leilão tem de ter um mandado judicial, pode também tomar o nome de hasta pública. A hasta pública ocorre em leilão ou em praça, onde bens imóveis (casas, terrenos, etc.), são alienados em praça e quando estiverem penhorados bens.
Como se estruturam:
Data , hora e local Objeto do leilão Descrição dos artigos a leiloar Responsável pelo leilão
Fig. 12: Como se estruturam os leilões e as hastas públicas.
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Vocabulário das Comunicações Administrativas Siglas e abreviaturas A abreviação é uma escrita que é bastante usada na linguagem comercial, embora quando é usada tem de haver cuidado para não tornar a frase pequena ou os textos incompreensíveis dando origem a mal entendidos. As formas da abreviação são três:
• Acontece quando uma palavra é representada por meio de uma ou algumas das suas letras Abreviatura
Sigla
Acrónimo (iniciais)
• Apresenta como uma unidade constituída pelas letras iniciais das palavras que formam um nome próprio • É a redução de um grupo de palavras às iniciais, ou a junção da sílaba inicial de uma série de palavras para formar um vocábulo
Fig. 13: Formas de abreviação.
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Abreviatura A abreviatura não tem plural. Algumas abreviaturas comuns: Adm. – Administração Embaix. – Embaixador Ger.ª- Gerência Nac. – Nacional Secr. – Secretaria Serv. – Serviço Sr.(a) – Senhor (a) P.S – Post-Scriptum R.S.F.F – Responda, se faz favor Ex.ª- Excelência M.º- Meritíssimo Ex.mo(s) Sr. – Excelentíssimo(s) Senhor (es) V. Ex.ª- Vossa Excelência E.D – Espera deferimento A p.p – a pronto pagamento Pg. – Pago, pagar, pagamento Depós. – Depósito
Fig. 14: Abreviaturas comuns.
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Sigla As siglas são escritas em letras maiúsculas para poder corresponder às iniciais das palavras que as compõem, são essencialmente usadas para poder tornar a mensagem mais curta porém, deve haver algum cuidado para não originar textos incompreensíveis que podem levar a enganos. Exemplos de siglas:
AACS
• Alta Autoridade para a Comunicação Social
FMI
• Fundo Monetário Internacional
IAPMEI
• Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas e ao Investimento
Fig.15: Exemplos de siglas.
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Acrónimos Os acrónimos são bastante úteis para as telecomunicações, pois permitem condensar várias palavras em poucas letras. Baseiam-se numa junção de letras ou sílabas inicias de um grupo de palavras, que se pronuncia numa só palavra. Exemplos de acrónimos:
BCE
• Banco Central Europeu
CEEP
• Confederação Europeia das Empresas Públicas
MNE
• Ministério dos Negócios Estrangeiros
Fig.16: Exemplos de acrónimos .
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Impressos São bastante utilizados nas empresas, esquematizados e formatados de acordo com normas internacionais ou com as necessidades pontuais de informação. Preenchimento: Existem modelos de impressos que diferem com a situação de preenchimento: o Manuscrito (utilizando maiúsculas bem legíveis, sem emendas). o Por via eletrónica (diretamente no computador, sem o preenchimento manual).
Impressão: Deve ser realizada em formato papel e a cores, de acordo com o modelo legal em vigor. A utilização dos modelos de impressos e formulários não substitui o atendimento técnico qualificado que se apresenta aos respetivos serviços do registo.
Utilização: Para terem uma correta leitura os ficheiros devem estar em formato ".pdf".
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Conclusão Com a realização deste trabalho ficamos a saber que existem diversos tipos de correspondência administrativa que têm funções diferentes. Estas formas de comunicação escrita são: os ofícios; avisos e notificações; memoriais, petições e requerimentos: procurações e protocolos; atestados, certidões, certificados e declarações; reclamações; anúncios e editais; concursos, admissões, adjudicações e arrematações; leiloes e hastas públicas. Pudemos ver que existe um vocabulário próprio para este tipo de comunicações. Os objetivos propostos foram alcançados, pois conseguimos identificar os principais tipos de comunicações administrativas, pesquisar, selecionar e organizar este tipo de informação, consolidando assim a matéria e observando até que ponto esta correspondência afeta a empresa. Gostámos de realizar este trabalho. Foi muito profícuo na nossa aprendizagem para, no futuro, podermos desempenhar o melhor possível as funções de Secretária. Em suma, este trabalho foi bastante útil pois conseguimos analisar as diferentes formas de correspondência administrativa, as situações e as finalidades em que se pode utilizar cada uma delas para conseguirmos tirar o melhor proveito dessa comunicação. Ficámos a saber como é que as empresas, qualquer que seja a sua área de atividade, se devem dirigir às entidades públicas, através de comunicações que cumprem normalmente uma redação formal.
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Bibliografia Sites consultados: o http://amartinho.home.sapo.pt/escola/portugues/nonomais1/requerimento.ht m o http://estudosdedireitounipac.blogspot.pt/2010/02/definicao-de-atestado-certidaoe.html
o http://jus.com.br/artigos/21589/alguns-cuidados-na-elaboracao-e-nautilizacao-de-procuracoes o http://linguatuga.home.sapo.pt/decl.pdf o http://oeiras.blogspot.pt/2008/10/o-que-uma-petio-e-para-que-serve.html o http://pt.wikipedia.org/wiki/Certifica%C3%A7%C3%A3o o http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft%20PowerPoint %20-%20Comunica%C3%A7%C3%A3o%20Administrativa%20T%C3%A2nia%20Le%C3%A3o.pdf/53412770/Microsoft%20PowerPoint%20%20Comunica%C3%A7%C3%A3o%20Administrativa%20T%C3%A2nia%20Le%C3%A3o.pdf o https://www.certidao.com.br/portal/cartorios/certidao.php o http://www.dicio.com.br/certificado/ o http://www.dicionarioinformal.com.br/declara%C3%A7%C3%A3o/ o https://elo7.zendesk.com/entries/23723951-Reclama%C3%A7%C3%B5es-eContesta%C3%A7%C3%B5es-no-Moip
o http://www.funasa.gov.br/site/wp-content/files_mf/adm_redOficial.pdf o https://www.google.pt/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&ved= 0CC8QFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.gestaosocial.org.br%2Fconteudo%2Fservicos% 2Fmodelos-dedocumentos%2Fadministrativos%2Fatestado.doc%2Fdownload&ei=_4enUpHiK6qG0A WN5YCgDQ&usg=AFQjCNEIgvGDGBPgeA2CBAxnZf27TrQ59g&sig2=4NTSHGWIHOvZuJF kICGQfg&bvm=bv.57799294,d.d2k
o http://www.grupoadhoc.com.br/noticias-e-novidades/103-o-que-e-uma-certidao o http://www.significados.com.br/oficio/
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Livros consultados: o Santos, Madalena, (s.d.) A Comunicação Dentro e Fora da Empresa, Porto Editora o Santos, Madalena e Maia, Arménia (s.d.) Práticas Administrativas e de Secretariado, Porto Editora
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