DBFACT Qui travaille déjà avec DBFACTw? L’espace disponible est bien entendu trop réduit pour pouvoir citer nos quelque 1600 clients. C’est la raison pour laquelle nous avons procédé à une sélection arbitraire sur www.dbfact.be. Découvrez nos références dans les secteurs les plus divers, et notamment le vôtre. DBFACTw fait encore toujours l’objet de développements en collaboration avec les PME citées et toutes les autres entreprises qui ont porté leur choix sur DBFACTw. C’est en restant à l’écoute de leurs questions que nous sommes à même de continuer, avec nos distributeurs, à assurer le succès du progiciel en Belgique. Notre réseau de distributeurs se ramifie dans toute la Belgique. Vous trouverez donc certainement un partenaire dans votre région. Il s’agit d’entreprises que nous avons triées sur le volet. Tant sur le plan de l’expertise que de la philosophie, elles sont sur la même longueur d’onde. Elles vous prodiguent des conseils no-nonsense, de PME à PME, en vue de hisser votre entreprise à un échelon supérieur. Assez parlé de nous. Quelles sont vos questions? Posez-les nous ou adressez-vous à votre distributeur. Il est probable que nous trouvions ensemble directement une réponse. Les opportunités que vous réserve DBFACTw auront certainement de quoi vous étonner ! Regardez sur www.dbfact.be pour une liste des revendeurs et partenaires. Appelez maintenant gratuitement le 0800/99265. Plus d’informations auprès de :
The Missing Link (TML) SPRL Bosstraat 103 • B-1742 Ternat Appelez maintenant gratuitement le 0800/99265 tél: + 32 (0) 53/64.58.64 fax: + 32 (0) 53/68.58.81 email: info@tml.be BTW BE 0445.498.333 RPM Bruxelles www.dbfact.be
Donnez à votre PME les outils qu’elle mérite
DBFACT Le logiciel administratif qui fonctionne!
DBFACTw: L’approche réaliste d’une pme au service des pme ! Gérer, diffuser, utiliser et analyser des informations, voilà autant de défis auxquels se trouve confrontée toute PME, telle que la vôtre ou la nôtre. DBFACTw, notre progiciel pour l’administration, la gestion et la comptabilité commerciales en général vous permet de vous organiser efficacement de manière à pouvoir vous concentrer sur le véritable cœur de votre organisation : le client.
VENTE
VENTE AU COMPTOIR
ACHATS
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Les soucis administratifs sont du ressort de DBFACTw. Si vous souhaitez obtenir des informations sur un client, vous pouvez consulter, au départ d’une seule application, des informations purement administratives (fax, lettres, mails), des documents commerciaux et logistiques (factures, notes d’expédition) ou encore des résultats comptables (comptes courants, chiffres d’affaires). Nous n’avons jamais failli à notre principe de base : nous réalisons un logiciel pour vous, la PME. Vous recherchez une solution à vos problématiques moyennant un prix honnête. Nous avons écouté et avons collaboré avec les quelque 1600 entreprises qui travaillent aujourd’hui avec DBFACTw. Rassurez-vous : vous jouissez de l’expertise et des connaissances que nous avons accumulées dans les entreprises qui vous ont précédé, également dans votre secteur. Mais pourquoi devriez-vous nous croire sur parole? Tirez vos propres conclusions : contactez-nous aujourd’hui encore et laissez-nous vous faire une démonstration sans engagement de ce que nous avons à vous offrir.
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DBFACT • Gestion d’informations à travers toute votre entreprise • Qui dit analyse plus rapide, dit décision plus rapide • DBFACTw est synonyme de : une PME au service des PME • Un prix honnête implique un retour sur investissements rapide • Expérience de plusieurs années avec pas moins de 1600 entreprises • Démonstration sans engagement chez vous dans vos bureaux
VOTRE ORGANISATION
LOGISTIQUE
SERVICES TECHNIQUES
COMPTABILITÉ
RAPPORTAGE DE GESTION
FORMATION & SUPPORT
PARTENAIRES & INFORMATIONS PAGE 12
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Le logiciel administratif DBFACTw: La solution globale pour votre PME. 03
VENTE “Processus de vente deux fois aussi efficace, tant en Belgique qu’à l’étranger!” (Stefan Dusart, gestionnaire achats et projets Ethnicraft)
Vendeurs davantage face à leurs clients qu’à leur PC. En qualité de vendeur, vous recherchez un maximum de contacts avec le client. DBFACTw vous permet de réaliser des offres personnalisées assorties de prix et de réductions corrects et dans une mise en page que vous définissez vous-même. En tant que vendeur, vous avez d’emblée la certitude d’appliquer un tarif actuel correct. En matière de prix et de description, les articles peuvent d’ailleurs être consultés au départ de tableurs Excel et faire l’objet d’une mise à jour automatique permanente. Les fiches techniques, les illustrations et les spécifications sont d’ailleurs automatiquement liées aux articles de votre offre. C’en est résolument fini des interminables heures de recherche et de travail administratif ! Quelques autres éléments qui facilitent votre vie de vendeur: • DBFACTw facilite le suivi des offres en tenant à jour les dates et les informations correctes et en vous avisant à temps de la prochaine action. Vous ne manquerez dès lors une vente que très rarement. • Une analyse des chances de réussite et de la concurrence vous permet de réagir à temps aux changements de cap de vos concurrents. • Le risque d’erreurs et de confusion diminue considérablement grâce à la conversion automatique de votre offre en une confirmation de commande (incluant un contrôle supplémentaire concernant les prix actuels). La reprise des informations vous fait économiser du temps. DBFACTw vous rapproche de votre source de revenus : vos clients Consultez sans hésiter une liste détaillée des avantages en matière de vente sur notre site Internet www.dbfact.be
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DBFACT
• Les offres incluent entre autres les informations sur le client et le produit • Les fiches client et les historiques sont constamment alimentés par les informations contenues dans les offres • Statistiques au niveau des chances de réussite et de la concurrence • Illustrations et documentation automatiquement ajoutées aux offres • Les offres, une fois contrôlées, sont reprises dans les commandes • Intégration avec la comptabilité
VENTE AU COMPTOIR
Un traitement rapide et correct des ventes au comptoir.
“DBFACTw nous fait économiser du temps afin que nous puissions nous concentrer sur notre activité phare : prodiguer des conseils à nos clients ! ” (Philippe Clement, directeur Philandi)
Lorsque votre client fait le tour de votre magasin, vous souhaitez vous concentrer sur le contact avec l’acheteur et non sur les aspects du traitement y afférent. Un contact fluide et personnalisé donne au client le sentiment d’être important, que vous lui consacrez du temps. Par l’utilisation de méthodes flexibles semblables à celles appliquées pour la recherche d’informations sur le client et sur l’article, DBFACTw vous permet de fournir des informations directes à votre client. En effet, vous souhaitez conclure l’achat maintenant et ne pas laisser votre client attendre des informations que vous ne pouvez pas retrouver dans votre système. Dans DBFACTw, vous pouvez, au départ d’un point de menu et sans changer de programme, réaliser des ventes au comptant, des factures, des commandes et des notes d’expédition. Le tout, grâce à une même procédure simple et cohérente. Un intérimaire ou un remplaçant pour votre vendeuse ? Dans l’heure, ils utilisent DBFACTw à la caisse comme s’ils n’avaient jamais utilisé autre chose dans leur vie. Enfin, vous aspirez à un traitement fluide, discret et surtout correct de la vente. Grâce à des liaisons avec des appareils pour Bancontact et autres cartes de paiement, vous avez la certitude que le traitement s’effectue correctement. Le soir, vous avez moins de travail pour la clôture de la caisse et les erreurs peuvent être facilement détectées et discutées avec le travailleur. Consultez sans hésiter une liste détaillée des avantages en matière de vente à la caisse sur notre site Internet www.dbfact.be
DBFACT • Méthode de vente à la caisse axée sur le client • Travail flexible avec informations pertinentes • Tous types de vente dans 1 écran via ventes au comptant • Intégration avec la comptabilité • Contrôle strict et rapportage journalier 05
ACHATS “Nous économisons 30.000 euros par an grâce à l’automatisation de la facturation!” (Walter Verschueren, comptable Rosco)
Assistance objective dans le choix des fournisseurs et des produits. A quoi vos acheteurs occupent-ils leur temps : à l’administration ou à la négociation avec des fournisseurs ? Au contrôle des délais de livraison des fournisseurs ou à l’optimisation des stocks ? Laissez votre acheteur faire usage des propositions d’achat dans DBFACTw. En un coup d’œil, l’acheteur a devant lui le tableau complet : commandes en cours, comptes courants, conditions de paiement, nombre moyen de back-orders, délais de livraison moyens et évolution des prix. Tout cela pour différents fournisseurs et pour un ou plusieurs articles. DBFACTw vous permet de garder un meilleur aperçu de la situation et de réaliser des économies en termes de coûts de livraison et autres. Vous êtes également en mesure de réduire les délais de livraison moyens. Adieu donc aux centaines de listes en Excel et aux frais inattendus en cas de commandes trop petites ou de commandes trop importantes et trop étalées. DBFACTw vous permet de trouver le juste équilibre entre les frais de stockage et de transport. Quelques autres avantages : Grâce au lien xml en ligne avec votre fournisseur, vous pouvez consulter les prix et la disponibilité en temps réel et passer immédiatement votre commande par voie électronique. Le contrôle automatique du délai de livraison implique non seulement un contrôle efficace sur vos fournisseurs mais aussi de précieux pronostics de stock grâce auxquels tous les collaborateurs et vos clients sont tenus au fait en permanence. Consultez sans hésiter une liste détaillée des avantages en matière d’achats sur notre site Internet www.dbfact.be
DBFACT • Toutes les informations d’achat sur un seul écran • Analyses objectives dans la définition de la stratégie d’achat • Informations actualisées par le biais d’options de chargement automatiques • Informations sur les prix dans le fichier catalogue • Contrôle des délais de livraison et pronostics de stock 06
LOGISTIQUE “Nous avons encore pu augmenter de 30 % notre progression en termes de livraisons flexibles et sans faille!” (Fons Vanderpoorten, directeur Preflexibel)
Traitement rapide & correct des mouvements de stocks. Un processus logistique rationnel commence par une bonne réception des marchandises. Des contrôles poussés, effectués à la fois sur papier et par scanners, répondent de la livraison ou de la réservation des bonnes marchandises aux bons endroits pour les bons clients. Vous obtenez un traitement à la fois correct et ultrarapide des mouvements de stocks et des commandes en cours. Résultat : vous allez facturer plus rapidement et la rotation des stocks sera plus importante. DBFACTw vous aide en vous proposant les endroits adéquats afin de réduire le nombre de manipulations. Grâce à DBFACTw, vous gardez un œil permanent sur les commandes en cours de manière à ce que vous puissiez effectuer vos livraisons aux clients au bon moment et en un minimum d’envois. Ces pronostics vous permettent non seulement de réduire le nombre de livraisons et, partant, les frais y afférents, mais aussi de garder en permanence votre stock à un niveau idéal. Lorsque vous préparez physiquement les envois, vous faites les colis en fonction du volume et du poids, répartis selon les itinéraires de livraison et le mode de transport souhaité par le client. Vous travaillez avec ABX, UPS, TNT ou DHL? Laissez à DBFACTw le soin de préparer les étiquettes, les bordereaux et les fichiers qui conviennent pour ces transporteurs. Cela vous épargne un double travail de transcription et réduit donc le risque d’erreurs. Consultez sans hésiter une liste détaillée des avantages en matière de vente sur notre site Internet www.dbfact.be
DBFACT
• Contrôle en temps réel de la réception des marchandises avec commandes d’achats placées • Proposition d’endroits de stockage dynamiques • Etiquettes par client et par commande • Traitement en vue de la consignation, de la réservation et de l’expédition • Calcul du stock minimal et optimal • Lien avec les principaux transporteurs 07
SERVICES TECHNIQUES “L’avantage majeur est l’enregistrement des numéros de série … qui permet un traçage et un suivi bien supérieurs”
Le service technique, la clé d’une clientèle plus satisfaite. En qualité de chef d’entreprise, vous savez que vous pouvez faire la différence grâce à un traitement optimal d’une réparation ou d’une intervention. C’est là que vous attestez de votre savoir-faire. DBFACTw vous offre une assistance, lors de la réception d’une réparation ou d’une demande d’intervention, en inscrivant dans un plan par étapes les données nécessaires du client et de l’appareil, y compris des accessoires.
(Katrijn Van den Hende, Office Manager Farmad sa)
DBFACTw vous permet d’avoir, en tant que responsable du service, un aperçu permanent des réparations et interventions en cours, et ce, grâce à des listes de travail. En résumé : à chaque stade de la réparation, vous informez le client de l’état de son appareil. Vos techniciens se chargent de l’appareil et non de tout le travail administratif y afférent. Même lorsqu’ils doivent établir un devis sur la base du rapport de service, DBFACTw veille à ce que tout soit automatiquement complété et envoyé. Lorsqu’une réparation est prête, vous informez le client par un e-mail ou un sms standard et le règlement s’effectue à la caisse par une vente à la caisse ou par voie de facturation. Vous êtes ainsi certain que des réparations ne peuvent pas être oubliées, que les appareils de remplacement et les acomptes sont réglés et que le travail est confié à un vendeur qui dispose à ce moment-là de toutes les informations relatives à la réparation. La satisfaction de votre client par rapport à votre service est ainsi garantie! Consultez sans hésiter une liste détaillée des avantages en matière de réparations et de service technique sur notre site Internet www.dbfact.be
DBFACT
• Rapport de service détaillé en vue de l’enregistrement • Utilisation de statuts pour le suivi • Devis sur la base du rapport de service par le biais de documents standard • Traitement des appareils de remplacement • Historique des réparations et sur la base du numéro de série • Règlement par vente à la caisse ou flux commercial normal • Rapportage de gestion détaillé et informations 08
COMPTABILITÉ “Enfin, un progiciel à notre mesure et pour notre budget!”
La comptabilité est un instrument indispensable mais n’est en réalité qu’une suite logique. Imaginez-vous un monde parfait où la comptabilité sait pourquoi un client ne paie pas sa facture et où les vendeurs savent qu’un client se situe à la limite de son crédit et qu’il y a des factures impayées. Tel est le monde de DBFACTw. Dans notre solution, aucun département ou fonction n’est subordonné(e) à un(e) autre et l’information est disponible à tous les niveaux.
(Yves Laurijssens, directeur ARC Herentals)
En utilisant pour la comptabilité les informations issues de la gestion commerciale, vous évitez des erreurs et vous avez un meilleur contrôle. La réception des marchandises est reprise dans les factures d’achat, ces dernières sont approuvées avant d’aboutir dans le module de paiement, les paiements sont repris dans le carnet contenant les extraits de compte. Vous disposez ainsi d’un contrôle rigoureux de par la reprise des informations d’une étape à l’autre. Grâce à une imputation en temps réel vers la comptabilité, vous évitez des frais supplémentaires de traitement externe et empêchez la prise de décisions sur la base d’informations dépassées. Et enfin, vous utilisez les résultats dans d’autres applications grâce à un lien avec Isabel, la Banque Nationale, ACCON, Excel, la déclaration de TVA électronique,... Tout est là pour vous permettre en toute facilité de satisfaire aux obligations légales sans pour autant faire de frais inutiles. Consultez sans hésiter une liste détaillée des avantages en matière de comptabilité sur notre site Internet www.dbfact.be
DBFACT
• Informations de tous les départements immédiatement disponibles • 1 interface, 1 processus d’apprentissage, 1 source d’information • Imputation en temps réel d’informations, pas de délai d’attente • Informations utilisées et contrôlées tout au long du processus • La comptabilité est la suite logique de vos activités quotidiennes • Liens avec des applications supplémentaires externes 09
RAPPORTAGE DE GESTION
Relevés de gestion directement disponibles.
“DBFACTw nous a aidés, en l’espace de trois ans, à passer de 30 à 52 collaborateurs!”
La réalité économique force les PME à jongler minutieusement avec les marges et les coûts. Il est primordial de pouvoir prendre des décisions sur la base d’informations qui sont disponibles aujourd’hui et non demain. Voilà ce que chaque PME comme la nôtre apprend quotidiennement à ses dépens.
(Niek De Bruyne, Gestionnaire Vente & Marketing Van den Dorpe)
Aussi avons-nous préparé pour vous quelque 400 rapports et historiques prêts à l’emploi. Inutile donc d’avoir de quelconques connaissances informatiques, vous pouvez directement réaliser listes, historiques, analyses et tableaux des choses les plus diverses. Fidèles à notre philosophie d’intégration, nous veillons par exemple à ce que vous puissiez, d’un simple clic, consulter la situation journalière, où sont réunis à la fois des informations purement commerciales (commandes, back-orders) et des chiffres strictement comptables (clients et fournisseurs débiteurs). Des outils sont également mis à la disposition du chef d’entreprise qui désire franchir un pas de plus en matière de rapportage. Par Crystal Reports, le programme de rapportage par excellence ou par une exportation vers Excel, ou encore par le module de rapportage de gestion et de ratios, vous disposez à tout moment des données exactes pour mieux rapporter, analyser et gérer. Vous pouvez toujours prendre directement les bonnes décisions, et ce, sans devoir toujours faire appel à vos spécialistes IT. Consultez sans hésiter une liste détaillée des avantages en matière de rapportage sur notre site Internet www.dbfact.be
DBFACT • Plus de 400 rapports de gestion prêts à l’emploi • Résultats conjugués aux niveaux commercial et comptable • Calcul de ratios à la volée • Rapports supplémentaires faciles avec d’autres outils tels que Crystal Reports • Traitement des résultats dans des tableurs Excel 10
FORMATION ET SUPPORT
Œuvrer ensemble à la collaboration : implémentation, formation, support, ...
“DBFACTw nous aide à servir nos clients plus rapidement et plus efficacement que nos concurrents.” (Hans Van Durme, directeur Bicobel)
Toute PME sait qu’il est important de recevoir le bon support au bon moment. C’est-à-dire pas trop tôt et certainement pas trop tard. DBFACTw vous fournit l’aide nécessaire au moment où vous en avez besoin. Cela signifie concrètement: • Nous vous aidons lors de l’introduction auprès de vos collaborateurs. Tant les changements organisationnels que l’utilisation du nouveau logiciel n’en sont que beaucoup plus rapidement acceptés. • Nos formateurs assurent la formation des chefs de département. Ils peuvent ensuite transmettre eux-mêmes les connaissances qu’ils auront acquises. Nous restons bien entendu en stand-by. • Une fois le processus lancé, vous pouvez compter sur notre help desk bien organisé et soutenu par un logiciel. Parallèlement à une assistance en direct, nous assurons également un rapportage de tous les problèmes et questions soulevés. Cela peut vous aider à redresser la situation. Un système de messagerie astucieux dans DBFACTw vous informe en outre des extensions et des nouvelles fonctions. Vous êtes ainsi toujours le premier à pouvoir faire usage de la toute dernière technologie et continuer à faire la différence. Ce système vous tient même informé des nouvelles formations et des cours de recyclage. C’est donc à votre rythme et au moment qui vous convient le mieux que vous pouvez découvrir les opportunités offertes par DBFACTw. DBFACTw continue donc en permanence à vous soutenir et selon le rythme que vous choisissez. Regardez sans hésiter une description de notre méthode de travail en matière d’implémentation sur notre site Internet sous www.dbfact.be
DBFACT
• Plan par étapes personnalisé pour l’implémentation • Accompagnement au moment du changement • Formations de jour et formation sur place moyennant un coût raisonnable • Formations sur les nouvelles fonctionnalités et cours de recyclage • Rapportage sur les questions et incidents en cours • Informations continues sur les extensions 11