Гайд by Helen Gubankova

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011 Кінцевий проект положень

Цю публікацію перекладено і надруковано Центром «Розвиток корпоративної соціальної відповідальності» в рамках проекту «Об’єднуємося заради реформ» (UNITER), що фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) та здійснюється Pact в Україні. Переклад і друк цієї публікації стали можливими завдяки щирій підтримці американського народу, наданій через Агентство США з міжнародного розвитку (USAID). Зміст публікації є винятковою відповідальністю Центру «Розвиток КСВ» та необов’язково відображає точку зору USAID, Pact або уряду США.

Зміст Передмова ............................................................................................4 Вступ ........................................................................................................6 1.

Мета та обсяг AAI000SES(2011) .................................................11

Зобов’язання та Інтеграція ......................................................13

2.1

Виконання Принципів AccountAbility AAI000 (2008) ..................................................................................13

2.2

Інтеграція в управління ................................................14

2.3

Інтеграція в організаційну стратегію та управління операціями ......................................................................14

Мета, предмет та стейкхолдери ..............................................16 3.1

Встановлення мети зобов’язань

3.2

Встановлення предмету зобов’язань, пов’язаного з метою .......................................................17

3.3

Визначення розпорядження, власності та стейкхолдерів зобов’язань ...........................................19

......................16

Процес зобов’язань стейкхолдерів ......................................22 4.1

Планування .....................................................................22 4.1.1 Складення профайлу та плану для стейкхолдерів ...22 4.1.2 Визначення рівня(-ів) і методу(-ів) зобов’язання ...24 4.1.3 Встановлення і повідомлення про межі розкриття інформації

..............................................28

4.1.4 Складання проекту плану зобов’язання ................29 4.1.5 Встановлення показників .......................................31

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ЗМІСТ

4.2

Підготовка ..........................................................................31 4.2.1 Мобілізація ресурсів ................................................31 4.2.2 Збільшення потенціалу ...........................................32 4.2.3 Ідентифікація і підготовка до ризиків ................................34 прийняття зобов’язань ................

4.3

Реалізація плану зобов’язання ......................................35 4.3.1 Запрошення стейкхолдерів до співпраці ................35 4.3.2 Інструктування стейкхолдерів ..................................37 4.3.3 Взяття участі ............................................................38 4.3.4 Документування зобов’язання і його результатів ...39 4.3.5 Розроблення плану дій ...

..........................................40

4.3.6 Повідомлення кінцевих результатів зобов’язання та плану дій ..........................................41 4.4

Дія, перегляд і вдосконалення .....................................41 4.4.1 Контроль і оцінювання зобов’язання ......................41 4.4.2 Навчання і вдосконалення .....................................42 4.4.3 Контролювання виконання плану дій .....................43 4.4.4 Звітність про зобов’язання ......................................43

Додатки A.

Визначення..........................................................................44

Серія АА1000 ......................................................................47

Технічний комітет зобов’язання стейкхолдерів AccountAbility ......................................................................48

Про AccountAbility .... ........................................................49

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

Передмова У «Рамковому стандарті АА1000», опублікованому у 1999 році, Центр AccountAbility вперше ввів принцип включності. Включність – це участь зацікавлених сторін у розвитку та досягненні підзвітної та стратегічної відповіді на стабільність. «Зобов’язання Стейкхолдерів» - це механізм, який організації використовують для досягнення включності. Щоб сприяти досягненню включності, у 1999 році у «Рамковому Стандарті АА 1000» були включені інструкції по розробці та втіленні зобов’язань стейкхолдерів. До 2005 року ці початкові інструкції стали «Стандартом зобов’язань стейкхолдерів АА100», першим опублікованим міжнародним стандартом про зобов’язання стейкхолдерів. Це – друге видання «Стандарту зобов’язань стейкхолдерів АА 100». Воно створене на поправках до документу «Стандарти принципів AccountAbility А1000 (2008)»та досягненнях у сфері зобов’язань протягом останніх шести років. AA1000SES (2011) було створено за допомогою широкомасштабного процесу за участю багатьох зацікавлених сторін. Це почалося у 2006 році, коли було проведено річне пробне дослідження, використовуючи видання AA1000SES2005 року. Результати пробного дослідження разом із вторинним дослідженням по інших проектах та практиці, яка розвивається, і результати широкомасштабного електронного опитування були використані для розробки попереднього проекту стандарту зі змінами та доповненнями. Цей проект обговорювався під час індивідуальних

консультацій

більш,

ніж

країнах

різноманітними

зацікавленими сторонами. Уся отримана інформація переглядалася Технічним комітетом Центру AccountAbility по зобов’язанню стейкхолдерів, який тоді готував переглянутий проект стандарту для загального обговорення. Було проведено три етапи обговорення, кожний з яких тривав 60-90 днів, після чого був кінцевий 30-денний період представлення кінцевого проекту. Всі загальні обговорення проходили у формі прозорої спільної розробки проекту, використовуючи програмне забезпечення wiki. Між кожним етапом загального обговорення та кінцевим 4

етапом

Технічний

комітет

Центру AccountAbility

із

зобов’язань

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПЕРЕДМОВА

стейкхолдерів переглядав та виправляв проект. Кінцевий проект був погоджений Технічним комітетом Центру AccountAbilit із зобов’язань стейкхолдерів та поданий Правлінню з питань стандартів Центру AccountAbility, який затвердив його для публікації. Характер розвитку пізнання у сфері стандартів означає, що процес розвитку стандартів триває. Центр AccountAbility запрошує Вас поділитися своїм досвідом Стандарту зобов’язань стейкхолдерів АА1000

для того, щоб мати змогу

продовжити удосконалювати серію АА1000.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

Вступ Хоча зобов’язання стейкхолдерів не є новим, воно є значущим для стабільності та успіху організації. До цих пір, проте, важко повністю визначити, що є зобов’язанням хорошої, а що низької якості. Мета цього стандарту – встановити критерії для зобов’язань доброї якості. Зацікавлені сторони є не лише членами громад та неурядових організацій. Вони є тими фізичними особами, групами фізичних осіб чи організаціями, які впливають чи піддаються впливу діяльності організації, продуктів чи послуг та пов’язаної діяльності по відношенню до питань, що розглядаються у рамках зобов’язань. Зобов’язання зацікавлених осіб, таким чином, є процесом, який використовують організації для залучення відповідних зацікавлених осіб для певної мети – досягти прийнятих результатів. В даний час це визнається механізмом базової звітності, оскільки це зобов’язує організацію залучати зацікавлених осіб у визначенні, розумінні та відповіді на проблеми стабільності та звітувати, пояснювати та бути відповідальними перед зацікавленими особами за рішення, дії та виконання. Якісне зобов’язання зацікавлених осіб повинно:

•

базуватись на відданості принципам AA1000APS;

•

чітко визначити предмет;

•

мати узгоджений процес прийняття рішень;

•

зосереджуватись на питаннях, які є важливими для організації та/або її зацікавлених осіб;

•

створювати можливості для діалогу;

•

бути частиною державних організацій;

•

бути прозорим;

•

організувати процес для залучених стейкхолдерів;

•

бути своєчасним ;

•

бути гнучким та оперативним;

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

INTRODUCTION INTRODUCTION

Співпраця з фізичними особами, групами фізичних осіб чи організаціями, які впливають чи піддаються впливу діяльності організації, та реагування на їхні потреби покращує роботу організацій. Це покращує їхнє знання та сприяє їх праву на роботу. Обсяг якісного зобов’язання зацікавлених осіб може:

•

Призвести до більш рівноправного та стабільного соціального розвитку, даючи можливість тим, хто має право бути почутим, можливість враховувати їх думку у процесі прийняття рішень;

•

Покращити управління ризиками та репутацією;

•

Сприяти об’єднанню ресурсів (знання, людей, гроші та технологію) для вирішення проблем та досягнення мети, що не можуть бути досягненні одними організаціями;

•

Сприяти

розумінню

комплексного

функціонування

середовища,

включаючи розвиток ринку та культурної динаміки;

•

Сприяти отриманню знань від зацікавлених осіб, що призводить до покращення продукції та процесу;

•

Інформувати, навчати та впливати на зацікавлених осіб, щоб покращували їхні рішення та дії, що матиме вплив на організацію та суспільство;

•

Робити внесок у розвиток заснованих на довірі та прозорих стосунків між зацікавленими особами.

Для здійснення цих переваг, зобов’язання зацікавлених осіб потрібно розробити та здійснити надійним способом. Стандарт зобов’язань стейкхолдерів АА1000 (AA1000SES)

забезпечує

загальнодоступна

основу

структура

для

цього.

проектування,

Це

–

загальноприйнята,

здійснення,

оцінювання

передачі якості зобов’язань стейкхолдерів. Вона ґрунтується на та відповідає низці AccountAbility АА1000, особливо Стандарту принципів AccountAbility АА 1000, випущеному у 2008 році.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ВСТУП

Зобов’язання стейкхолдерів – це подорож. Початковою точкою є зниження болю. Трапилося щось погане та існує значний зовнішній тиск, на який потрібно терміново звернути увагу. Організація вважає, що їй необхідно втрутитися, має бути більш прозорою та відповідати прямим потребам стейкхолдерів. Організації, які вважають, що зобов’язання стейкхолдерів допомогли вирішити проблему, шукають шляхи, як використати зобов’язання як запобіжний засіб, а не механізм реакції. Вони починають систематично використовувати їх як складову по виявленню ризиків та управлінню. Вони виявляють, що краще розуміння своїх стейкхолдерів призводить до легшого та більш сприйнятливого робочого середовища. Продуктивність підвищується. Тоді вони починають розуміти, що це може сприяти стратегічному та робочому покращенню. Зобов’язання може бути значним джерелом інновацій та нового партнерства. Провідні компанії виявляють, що відсоток інновацій виходить ззовні організації, а не з середини. Вони розуміють, що стейкхолдери є ресурсом, а не просто подразником, яким потрібно «керувати». На цьому рівні зобов’язання стейкхолдерів задає стратегічний напрямок так покращує роботу. AA1000SES (2011) складається з чотирьох частин. Перша частина описує мету та сферу самого стандарту. Вона також вказує, хто є відповідні користувачі, даючи зрозуміти, що якщо цей стандарт в першу чергу призначений для практиків та підписантів зобов’язань, він буде мати важливе значення для всіх, хто підписував зобов’язання, так і тих, які отримають з

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

INTRODUCTION ВСТУП

нього користь. Очевидно, що стандарт існує для користування організацій усіх типів та розмірів, а не лише для бізнесу та великих організацій. Наступні

три

частини

встановлюють

вимоги

до

якісних

зобов’язань

стейкхолдерів, при підтримці інструкцій по забезпеченню повного та чіткого розуміння вимог. Ці три наступні частини розглядають: 1) як забезпечити необхідну відданість зобов’язанням стейкхолдерів і як гарантувати їх повну інтеграцію у стратегію та операції, 2) як визначити мету, обсяг та стейкхолдерів зобов’язання; та 3) як виглядає якісне зобов’язання стейкхолдерів. AA1000SES (2011) в даний час є частиною набору інструментів зобов’язань стейкхолдерів, розроблених Центром AccoutAbility. Набір інструментів включає: Стандарт AA1000SE – опублікований як визначений текст та затверджений Технічним комітетом Центру AccountAbility із зобов’язань стейкхолдерів. Він включає:

•

Принципи та вимоги до якості зобов’язань стейкхолдерів;

•

Інструкції, що роз’яснюють та детальніше пояснюють вимоги.

Посібник AA1000SE, опублікований як визначений текст та розроблений експертами за підтримки консультацій широкої громадськості. Він включає:

•

Як розробити положення для зобов’язань стейкхолдерів;

•

Поетапні інструкції, шаблони та розроблені приклади організаційних зобов’язань;

•

Зобов’язання на основі проекту; та

•

Зобов’язання державного сектору.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ВСТУП

AA1000SEWikiHub – відкрита база даних у реальному часі з відкритим доступом до спільної корисної інформації та інструкції по зобов’язанню стейкхолдерів, розроблені та контрольовані стейкхолдерами, з деяким змінами. Спочатку вона буде включати:

•

Базу даних показників діяльності, яку організації розробили та використали, щоб підвищити якість зобов’язань стейкхолдерів;

•

Базу даних напрацьованих прикладів та справ у трьох розділах: організації, проекти та державний сектор;

•

Ресурс адаптації по країнах та регіонах, що стосується місцевого контексту та динаміки;

•

Ресурс адаптації по секторах, що стосується окремих питань та динаміки;

•

Базу даних, в якій описано, яким чином AA1000SES відноситься до та

може

вживатися

іншими

стандартами,

кодексами

та

інструкціями;

•

Базу даних по інших відповідних інструментах та підходах до зобов’язань стейкхолдерів.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

1. Мета та обсяг AA1000SES (2011) Стандарт

зобов’язань

стейкхолдерів

AA1000

(AA1000SES)

це

загальноприйнята структура для проектування, реалізації, оцінювання та передачі якості зобов’язань стейкхолдерів. Вона описує, як забезпечити відданість зобов’язанням стейкхолдерів; як поєднати зобов’язання стейкхолдерів з управлінням, стратегією та роботою; як визначити мету, обсяг та стейкхолдерів для зобов’язань; процес забезпечення якісної та усесторонньої практики зобов’язань та цінних результатів.

Рисунок 1: Мета та обсяг AA1000SES (2011)

AA1000SES Організаційні процеси для Organisational processes for розвитку стратегії та Strategy development and операційного управління Operational management

Зобов’язання та інтеграція

Мета, предмет та зацікавлені сторони Outcomes Результати

Процес SE

Стандарт було розроблено, щоб сприяти організаціям у всебічній та збалансованій реакції на суттєві проблеми, впливи та можливості. AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

МЕТА ТА ОБСЯГ AA1000SES (2011)

Він наголошує, що зобов’язання стейкхолдерів повинні забезпечити результати, які цінуються тими, хто в них задіяний, та мають передаватися надійним способом. AA1000SES застосовується для всіх типів та рівнів зобов’язань стейкхолдерів. Він підходить для внутрішніх та зовнішніх зобов’язань, для державних, приватних та організацій громадянського суспільства будь-яких розмірів. Він може використовуватися для проектних заходів, а також для поточних цілей. AA1000SES призначений для користування організаторів процесу зобов’язань стейкхолдерів. Він також буде потрібний керівникам та всім, хто відповідає за прийняття рішень, а також учасникам зобов’язань стейкхолдерів. Користувачі інших стандартів із серії АА1000 переконаються, що AA1000SES корисний для розуміння та підвищення виконання принципів включності AccountAbility, важливості та оперативності. AA1000SES може також використовуватися для підтримки широкого вибору інших стандартів, які рекомендують чи вимагають зобов’язання стейкхолдерів. Він може використовуватися, наприклад, для підтримки управління ризиками, якістю, стосунками та знаннями; соціальної відповідальності та стабільності; прозорості та звітів; управління та звітності. AAI000SES не був розроблений, щоб замінити чи нашкодити існуючим структурам, таким, як державні вимоги по наданню консультацій чи формальні спільні домовленості між організаціями та працівниками. Проте, він може надавати корисну інформацію та підтримувати ці зобов’язання. AA1000SES містить вимоги та інструкції, які уточнюють ці вимоги. Вимоги підкреслені курсивом, інструкції написані звичайним шрифтом.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

2. Зобов’язання та Інтеграція Зобов’язання стейкхолдерів мають бути включені в культурні та основні функції організації. Щоб досягти цього, AA1000SES вимагає виконання принципів AA1000APS

та

поєднання

зобов’язань

стейкхолдерів

організаційним

управлінням, стратегією та функціонуваннями. Через ці зобов’язання та інтеграцію, результати зобов’язань стейкхолдерів ведуть до стратегічних та робочих результатів.

2.1

Виконання принципів AccountAbility AA1000

Організація повинна взяти на себе зобов’язання по дотриманню принципів AccountAbility, як визначено у Стандарті принципів AccountAbility AA1000 (2008). Це зобов’язання має передаватися як всередині, так ззовні організації. Трьома принципами звітності є: Включність, Значущість та Оперативність. Включність – це участь стейкхолдерів у розвитку та досягненні підзвітної та стратегічної реакції на стабільність. Це також зобов’язання бути підзвітним тим, на кого має вплив організація, та хто має вплив на неї, та сприяти їх участі у виявленні проблем та їх вирішенні. Йдеться про зобов’язання на всіх рівнях, враховуючи управління організацією, щоб досягнути кращих результатів. Включність, Значущість та Оперативність вимагають визначеного процесу зобов’язань стейкхолдерів, що забезпечує всебічну та збалансовану участь та результати, які відповідально вирішують та реагують на проблеми та впливи. Принцип Включності необхідний для досягнення інших двох принципів звітності: Значущості та Оперативності. Включність – це стартова точка для визначення Значущості. Процес Значущості визначає актуальні та важливі питання для організації та стейкхолдерів, визнаючи, що значущість може бути специфікою стейкхолдера; це означає, що деякі питання будуть значущими для певних стейкхолдерів, а для інших – ні. Оперативність включає в себе рішення, дії, виконання та передачі, що стосуються таких важливих питань.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ЗОБОВ’ЯЗАННЯ ТА ІНТЕГРАЦІЯ

Зобов’язання дотримуватися трьох принципів повинно закріпитися шляхом, сумісним з управлінням організації. Це може вимагати особливої політики чи включення зобов’язання у визначення бачення, місії чи цінностей. In doing this there is a need to be sensitive to cultural context and any other values or principles that the organisation has committed to.

2.2

Інтеграція в управління

Організація інтегрує зобов’язання стейкхолдерів в управління та актуальні процеси прийняття рішень. Управління та процеси прийняття рішень актуальні, коли вони пов’язані з проблемою чи дією, що будуть мати важливий вплив на стейкхолдера, або вони коли впливають на спосіб, в який стейкхолдер має вплив на організацію.

2.3

Інтеграція в організаційну стратегію та управління операціями

Організація повинна інтегрувати зобов’язання стейкхолдерів у всі актуальні питання та/чи процеси для:

•

Розвитку стратегії (включаючи бачення, місію та значення, які

лягли в основу стратегії); та

•

Управління операціями.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ЗОБОВ’ЯЗАННЯ ТА ІНТЕГРАЦІЯ

Щоб запезпечити базування зобов’язань стейкхолдерів на організації, політика та/або процес розробки стратегії та управління операціями повинні включати вимоги до використання зобов’язань стейкхолдерів, де це можливо.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

3. Мета, предмет та стейкхолдери Успішне зобов’язання залежить від розуміння того, для чого залучати (мета), що залучати (предмет) та хто має бути пов’язаним із зобов’язанням(власність, розпорядження, стейкхолдери). Виконання принципів AAI000APS (2008) та інтеграція в управління, стратегію та операції вимагає, щоб зобов’язання стейкхолдерів

використовувалися

систематично

та

регулярно

по

всій

організації.

Рисунок 2: Мета, предмет та стейкхолдери

Чому (Мета)

Зобов’язання стейкхолдерів

Що

(Предмет)

3.1

Хто

(Стейкхолдери)

Встановлення мети зобов’язань

Необхідно визначити мету зобов’язань стейкхолдерів. Вона буде пов’язана із загальною стратегією та управлінням операціями організації.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

МЕТА, ПРЕДМЕТ ТА СТЕЙКХОЛДЕРИ

Зобов’язання стейкхолдерів повинні мати мету. Важливо спочатку подумати, для чого зобов’язувати та що потрібно досягнути. Не можна розпочинати жодного зобов’язання, доки не визначена мета. Існує дві великі категорії мети: стратегія та операції. Тобто, зобов’язання стейкхолдерів розвиває та покращує стратегію або допомагає визначити та розглянути робочі питання. Встановлення відносин, що базуються на довірі, типове як для стратегічних, так і для операційних зобов’язань стейкхолдерів. Мета може бути пов’язана з поточною діяльністю, такою, як намагання запевнити, що організація добре розуміє погляди стейкхолдерів,чи сприяти формуванню позитивних відносин стейкхолдерів, або вона може бути пов’язана із специфічним проектом чи потребою. Ініціатори зобов’язань стейкхолдерів повинні залучати стейкхолдерів до визначення мети зобов’язань. При дотриманні зобов’язання мета зобов’язання повинна бути переглянута та адаптована на основі інформації, отриманій від стейкхолдерів.

3.2

Встановлення предмету зобов’язань, пов’язаного з метою

Предмет зобов’язань буде визначений на підставі:

•

предмету, який буде розглядатися у зобов’язанні;

•

частин організації (наприклад, регіонів, відділів і т.д.) і пов’язаної з ними діяльності, продуктів та послуг, які буде розглядати зобов’язання; та

•

часових рамок, які будуть розглядатися у зобов’язанні.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

МЕТА, ПРЕДМЕТ ТА СТЕЙКХОЛДЕРИ

Предмет – це питання, актуальні для мети зобов’язань стейкхолдерів. Питання вважаються важливими, якщо впливають або можуть вплинути на рішення, дії та поведінку одного чи більше стейкхолдерів та/або на саму організацію. При розгляді частин організації, потрібно вияснити, чи зобов’язання будуть стосуватися цілої організації, чи дише одного структурного підрозділу чи операції. При розгляді географічних регіонів, потрібно вияснити, чи зобов’язання будуть стосуватися ведення операцій по всьому світі, чи в єдиній країні або регіоні. При розгляді діяльності, продукції чи послуг, потрібно вияснити, чи зобов’язання будуть стосуватися всього, що виробляє та робить організація, чи лише окремої діяльності, продукції та послуг. При розгляді часових рамок, потрібно вияснити, чи зобов’язання будуть стосуватися довготермінових стратегічних питань, поточних проблем, чи обох. В залежності від питань зобов’язань, стейкхолдери можуть бути залучені для визначення предмету зобов’язань. Предмет зобов’язань, можливо, доведеться скоригувати на основі думки стейкхолдерів в ході зобов’язань.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

МЕТА, ПРЕДМЕТ ТА СТЕЙКХОЛДЕРИ

3.3

Визначення розпорядження, власності та стейкхолдерів зобов’язань

3.3.1 Розпорядження та Власність Необхідно визначити розпорядження та власність зобов’язань. Власники зобов’язань повинні мати відповідну компетенцію. Розпорядження даються особами, які визначають мету, предмет та власність зобов’язань. Розпорядження можуть даватися єдиною організацією, партнерами або кооперацією. Організація, партнерство чи кооперація вкладають свої повноваження та ресурси у зобов’язання стейкхолдерів. Власниками зобов’язань є фізичні особи або групи, включаючи партнерства чи кооперації, які є внутрішніми або зовнішніми по відношенню до організації, беруть участь у прийнятті рішень, пов’язаних із плануванням, підготовкою, здійсненням, переглядом та просуванням зобов’язань. При нижчих рівнях зобов’язань, власність типово притаманна самій організації. При вищих рівнях зобов’язань, власність стає кооперативною та може бути розділеною. Власність зобов’язань може змінюватись в процесі розвитку зобов’язань, якщо це вважається

корисним

для

загального

результату

та

досягнення

мети

зобов’язань.

3.3.2 Визначення стейкхолдерів Власники зобов’язань повинні визначити стейкхолдерів, що відповідають меті та предмету зобов’язання. Вони повинні розробити методологію визначення стейкхолдерів.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

МЕТА, ПРЕДМЕТ ТА СТЕЙКХОЛДЕРИ

Відповідними стейкхолдерами є особи, групи осіб або організацій, які мають вплив та/або можуть піддатися впливу зі сторони діяльності організації, продукції або послуг, пов’язаної діяльності по відношенню до питань, що розглянуті у зобов’язанні. Організація може мати багатьох стейкхолдерів, кожен з яких відрізняється окремими рисами, часто різноманітними та інколи суперечливими інтересами та проблемами. Розробка методології для систематичного визначення груп стейкхолдерів, які можуть сприяти досягненню мети зобов’язання та/або піддатися впливу його результату, є вкрай важливою для процесу зобов’язання. У методі для систематичного виявлення груп стейкхолдерів необхідно розглянути предмет зобов’язання; він може базуватись на наступних атрибутах стейкхолдерів:

•

Залежність – групи або особи, які прямо або непрямо залежать від діяльності, продукції та послуг організації або пов’язаної діяльності, або від яких залежить організація у своїй діяльності.

•

Відповідальність – групи або особи, перед якими організація несе або може нести у майбутньому юридичну, комерційну, робочу або етичну/моральну відповідальність.

•

Напруженість – групи або особи, які потребують негайної уваги з боку організації з точки зору фінансових, широких економічних, соціальних або екологічних проблем.

•

Вплив – групи та особи, які можуть впливати на процес прийняття стратегічних або операційних рішень організації або стейкхолдера.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

МЕТА, ПРЕДМЕТ ТА СТЕЙКХОЛДЕРИ

• Різноманітні перспективи – групи та особи, різні погляди яких можуть привести до нового розуміння ситуації та виявлення можливостей для дії, що за інших обставин не відбулося б.

Стейкхолдери можуть також включати учасників, які на підставі регулювання, традицій, культури або репутації можуть законним чином представляти ці інтереси та інтереси учасників без голосу, наприклад, наступних поколінь або довкілля. Початкове визначення стейкхолдерів може базуватись на зовнішніх джерелах: науково-дослідних роботах та аналізах, а також на внутрішніх джерелах, включаючи людей, що знають організацію та проблеми, пов’язані з метою та предметом зобов’язань. В ході розвитку зобов’язань слід переглядати визначення стейкхолдерів та основі вкладу стейкхолдерів.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

4. Процес зобов’язань стейкхолдерів Після встановлення мети, предмету та стейкхолдерів для зобов’язань, власники зобов’язань

повинні

забезпечити

наявність

якісного

процесу

розвитку

зобов’язань стейкхолдерів. Процес зобов’язань стейкхолдерів AAI000SES включає чотири етапи: планування, підготовку, здійснення та діяльність, перегляд та вдосконалення.

Рисунок 3. Процес розвитку зобов’язань стейкхолдерів

Планування

Діяльність, перегляд та вдосконалення

Підготовка

Здійснення

4.1

Планування

4.1.1 Складення профайлу та плану для стейкхолдерів Власники зобов’язань повинні скласти профайл та план для стейкхолдерів. Вони повинні розробити методологію для складення профайлу та плану по відношенню до стейкхолдерів. Цей процес включає планування та виконання зобов’язання. 22

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

Складення профайлу та плану по відношенню до стейкхолдерів необхідно переглядати та доповнювати в ході всього процесу. Для розроблення процесу розвитку зобов’язань стейкхолдерів, власники зобов’язань повинні мати чітке розуміння, ким є відповідні стейкхолдери , як та чому вони можуть прийняти зобов’язання. Власники зобов’язань повинні розуміти не лише групу стейхолдерів, але й кожного окремого стейкхолдера. Організаціям необхідно створити профайл для груп стейкхолдерів та окремих стейкхолдерів. Власники зобов’язань повинні систематично намагатися зрозуміти наступні характеристики стейкхолдерів:

•

знання про проблеми, пов’язані з метою та предметом зобов’язання;

•

очікування від зобов’язань;

•

існуючі відносини з організацією (тісні чи далекі, формальні чи неформальні, позитивні або негативні)

•

залежність (або незалежність) від організації, через що група стейкхолдерів повинна вміти висловлювати свої погляди, незалежно від керівництва для вільного сприяння;

•

бажання прийняти зобов’язання;

•

рівень впливу;

•

тип (громадянське суспільство, уряд, споживач і т.д.);

•

культурний аспект;

•

географічний масштаб діяльності;

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

•

здатність

приймати

зобов’язання

(наприклад,

мовні

бар’єри,

грамотність у сфері ІТ, фізичні вади);

•

законність;

•

відносини з іншими стейкхолдерами.

Після складення профайлу стейкхолдерів, власники зобов’язання повинні скласти для них план з метою визначення, які саме групи та індивідуальні представники є найважливішими для мети та предмету зобов’язань. Планування повинно базуватись на будь-яких критеріях, що використовуються для характеристики стейкхолдерів. Власники зобов’язань можуть скласти плани різними шляхами та використовувати різні плани для отримання кращого розуміння. Наприклад, власники зобов’язань можуть скласти план рівня впливу у порівнянні з бажанням прийняти зобов’язання, типу стейкхолдерів у порівнянні з рівнем впливу, чи здатності прийняти зобов’язання та знань проблем у порівнянні з очікуваннями. Створення чітких критеріїв для складення плану для стейкхолдерів дозволяє власникам зобов’язань краще керувати процесом розвитку зобов’язань та не піддаватись на вплив аргументів без стратегічної основи, наприклад, «найбільш шумних» стейкхолдерів, короткотермінова увага на ЗМІ чи зона комфорту менеджерів. Хоча початкове складення профайлу та плану проходить без систематичної участі

стейкхолдерів,

оскільки

зобов’язання

розвиваються,

практики

вдосконалюються, відповідні стейкхолдери повинні бути залучені у процесі та результатах, що були відповідним чином змінені.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

4.1.2 Визначення рівня(-ів) і методу(-ів) зобов’язання Власники зобов’язання повинні визначити рівень(-ні) і метод(-ди) співпраці із стейкхолдерами, що найкраще підходять для мети і предмету зобов’язання і для відповідних стейкхолдерів. При визначенні рівня(-ів) зобов’язання, власники зобов’язання визначають природу відносин, які вони мають чи намагаються розвинути з їхніми стейкхолдерами. Зобов’язання може мати місце на більш, ніж одному рівні. Власники зобов’язання можуть надавати перевагу співпраці із стейкхолдерами в одному сегменті плану стейкхолдера на одному рівні, і з стейкхолдерами в іншому сегменті плану стейкхолдера на іншому рівні. Рівень зобов’язання може також змінюватись з часом, по мірі того як поглиблюються і розвиваються відносини. Метод зобов’язання повинен вибиратися так, щоб найкраще відповідати потребам, дієздатності та очікуванням відповідних стейкхолдерів. Може бути обрано більше, ніж один метод для будь-якого даного зобов’язання. Можуть одночасно чи послідовно використовуватись різні методи. Потрібно приділити увагу відносній цінності колективної та індивідуальної консультації у межах груп стейкхолдерів. Для деяких груп, таких як робітники, вираження поглядів на колективному зібранні незалежно від керівництва (наприклад через своє об’єднання) є невід’ємним фактором для забезпечення анонімності осіб та підсилення їх впливу. Власники зобов’язання також повинні включити у свій процес планування діяльність і методи, що є невід’ємними для зобов’язання, але самі собою не є формальними методами зобов’язання. Діяльність, що виконується перед зобов’язанням, включає в себе: AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

Отримання добровільно наданої інформації Погляди стейкхолдера виражаються через:

•

Протести

•

Листи

• •

Засоби масової інформації

•

Інші спроби захисту інтересів

Веб-сайти

Слідкування за інформацією

•

Слідкування за засобами аудіовізуальної інформації

•

Слідкування в Інтернеті

•

Слідкування в соціальних мережах

•

Вторинні звіти

Забезпечення обізнаності •

•

Бюлетені, інформаційні розсилки і брошури

•

Веб-сайти

•

Промови і презентації на конференціях

•

Виїзні презентації

•

Повідомлення для преси

•

Реклама та інші публічні покази

•

Лобіювання

Зобов’язання стейкхолдера – це двосторонній процес. Проте є різні рівні та супроводжуючі методи зобов’язання в залежності від природи і ступеня залучення стейкхолдера.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

Рівні стейкхолдерів та супроводжуючі методи можна описати так: Рівень зобов’язання

Методи зобов’язання

Консультування

• • • • • • •

Обмежене двостороннє зобов’язання: організація ставить питання, стейкхолдери відповідають

Обговорювання

Опитування Групи для тематичного опитування Зібрання з обраним стейкхолдером (-ами) Публічні зібрання Симпозіуми Інтеракт. механізми надсилання відгуків Консультативні комітети

• Колективні переговори із працівниками через їхні профспілки

Залучення

• • • • • •

Форуми із багатьма стейкхолдерами Консультативні групи Процеси досягнення згоди Спільні процеси прийняття рішень Групи для тематичного опитування Інтерактивні схеми надсилання відгуків

Співпраця

Двостороннє чи багатостороннє зобов’язання: спільне навчання, прийняття рішень та дії

• • • •

Уповноваження

•

Спільні проекти Спільні підприємства Партнерства Програми за участю багатьох стейкхолдерів Інтеграція стейкхолдерів в управління, стратегію та керування операціями

Двостороннє чи багатостороннє залучення: всі сторони навчаються, але стейкхолдери та організація діють незалежно

Нові форми звітності; приймання рішень передається стейкхолдерам; стейкхолдери відіграють роль в управлінні

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

Поки проходить виконання зобов’язання і розвивається процес, власники зобов’язання повинні залучити стейкхолдерів до проектування та реалізації мети і предмету зобов’язання.

4.1.3 Встановлення і повідомлення про межі розкриття інформації Власники зобов’язання повинні встановити межі розкриття інформації про зобов’язання і чітко повідомити про ці межі стейкхолдерам. Межі

розкриття

інформації

визначають,

якою

інформацією

власники

зобов’язання будуть ділитись зі своїми стейкхолдерами і якою інформацією стейкхолдери

можуть

ділитись

за

межами

процесу

зобов’язання.

Тут

представлено ряд варіантів:

•

Повне розкриття інформації, включаючи визначення того, хто що сказав;

•

Повне розкриття інформації, без визначення того, хто що сказав;

•

Обмежене розкриття інформації, узгоджене учасниками; і

•

Обмежене розкриття інформації, що контролюється власниками зобов’язання.

Ефективне зобов’язання залежить від спільного розуміння проблем. Це найкраще працює, коли всі учасники мають доступ до тієї самої інформації. Можуть бути законні причини для того, щоб не ділитись інформацією. Інформація може бути невідповідною, комерційно несприйнятливою чи неправильною, виходячи з контексту. Власники зобов’язання можуть вважати необхідним продовжувати діяльність із зобов’язанням ділитись інформацією, яку вони бажають зберігати в таємниці під захистом угоди про конфіденційність. Це надасть зобов’язаним сторонам повний доступ до інформації. Але це не дозволить їм ділитися нею за межами зобов’язання. 28

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

Якщо власники зобов’язання чи стейкхолдер не бажає ділитися інформацією, необхідною для успішного зобов’язання, їм слід взяти до уваги відмову в прийомі чи участі у зобов’язанні.

4.1.4 Складання проекту плану зобов’язання Власники

зобов’язання

повинні

розробити

план

зобов’язання.

План

зобов’язання повинен бути доступним для стейкхолдерів. Стейкхолдери повинні мати можливість робити внески у план. План зобов’язання документує процес зобов’язання. План зобов’язання повинен принаймні включати в себе наступне:

•

Мандат для зобов’язання;

•

Мету і сферу зобов’язання;

•

Власників зобов’язання, їх ролі і обов’язки;

•

Методологію і результати ідентифікації стейкхолдерів;

•

Методологію і результати профілювання та створення плану стейкхолдерів;

•

Діяльність, що відбувається до зобов’язання;

•

Рівень(-ні) і методи зобов’язання;

•

Межі розкриття інформації.

В подальшому план зобов’язання повинен документувати різноманітні аспекти, що відносяться до керування процесом управління і принаймні включати в себе наступне:

•

Завдання і часові межі;

•

Контактні особи;

•

Технології, що використовуються;

•

Фундаментальні правила;

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

•

Вимоги до комфорту;

•

Ризики прийняття зобов’язання;

•

Вимоги до ресурсів, бюджет;

•

Канали комунікації;

•

Контролювання та оцінювання;

•

Звітування про кінцеві та довгострокові результати зобов’язання.

Під час розроблення планів зобов’язання також важливо приймати до уваги фактори, що можуть заважати спроможності стейкхолдера бути залученим і досліджувати ці фактори у плані. Такі фактори можуть включати:

•

Доступність місця розташування;

•

Спроможність подорожувати;

•

Доступність технології (IСТ);

•

Вибір часу;

•

Потребу анонімності;

•

Соціальні ієрархії (наприклад каста, рід, багатство);

•

Місцеві конфлікти;

•

Брак спільного розуміння очікувань, звичаїв, прийнятих правил;

•

Релігію;

•

Культурно-специфічний стиль спілкування;

•

Сімейні та інші обов’язки (наприклад час збору урожаю, догляд за дитиною).

Поки зобов’язання триває і практика зобов’язання стейкхолдера розвивається, власники зобов’язання можуть залучити стейкхолдерів до складання проекту плану зобов’язання.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

4.1.5 Встановлення показників Повинні бути встановлені показники якості зобов’язання стейкхолдера, що базуються на вимогах AA1000SES (2011). Стейкхолдери повинні мати можливість робити внески в показники. Показники повинні бути змістовними для організації і її стейкхолдерів. Показники дозволяють організації вимірювати та оцінювати прогрес в сторону досягнення якісного зобов’язання стейкхолдера, ідентифікувати галузі для вдосконалення і продемонструвати вартість, додану за допомогою співпраці зі стейкхолдерами. Показники можуть бути кількісними чи якісними.

4.2

Підготовка

4.2.1 Мобілізація ресурсів Власники зобов’язання повинні ідентифікувати і отримати схвалення на ресурси, необхідні для успішного виконання зобов’язання. Ресурси необхідні для самого процесу виконання зобов’язань, але також для здійснення необхідних змін у відповідь на кінцеві результати зобов’язання. Кінцеві результати зобов’язання можуть мати значні наслідки для стратегії організації і управління операціями. Таким чином, важливо брати до уваги цей тип вимоги щодо ресурсів. Вимоги щодо ресурсів повинні б бути розроблені і задокументовані у плані зобов’язання.

Ресурси,

необхідні

для

процесу

виконання

зобов’язань,

включатимуть в себе фінансові, людські (включаючи нарощування потенціалу) і технологічні ресурси, необхідні для тих, хто виконує зобов’язання, і для стейкхолдерів, яких запросили до співучасті. Стейкхолдери можуть бажати чи потребувати компенсації за свій час, за витрати, понесені для того, щоб брати участь у зобов’язанні. Будь-яка фінансова підтримка повинна бути розроблена у

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

такий спосіб, щоб вона не представляла собою потенціалу для конфлікту інтересів. Виконання зобов’язання не повинне продовжуватись, якщо не було виділено необхідні ресурси.

4.2.2 Збільшення потенціалу Власники зобов’язання і стейкхолдери повинні встановити, де потрібно розпочинати

збільшення

потенціалу.

Власники

зобов’язання

повинні

працювати із стейкхолдерами, щоб відповідним чином відповідати на ці потреби і здійснювати ефективне управління. Процеси здійснення зобов’язання ймовірно залучатимуть різноманітних людей з різними рівнями кваліфікації, впевненості і досвіду. Важливо розуміти, що для деяких осіб і груп важко прийняти запрошення на залучення, або обставини можуть перешкоджати їм повною мірою робити внесок у зобов’язання. Це може бути, наприклад, через мову, грамотність, недієздатність чи культурні бар’єри, проблеми із відстанню і браком часу, чи прогалинами у їх знаннях на певну тему. Власникам зобов’язання може бути необхідно звернутися до прогалин у потенціалі стейкхолдерів для уникнення їх виключення чи попередження їх бездіяльності. Достатня спроможність залучатись до справи може допомогти зменшити ризики виконання зобов’язання. Сфери, де збільшення потенціалу може бути відповідним чи вигідним, включають в себе: Знання

•

Розуміння і усвідомлення питань, організації, місцевої культури і політики;

• 32

Знання відповідних підходів до зобов’язання стейкхолдера;

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

•

Розуміння залучених стейкхолдерів і їх перспективи.

Здібності

•

Мовні і комунікативні здібності;

•

Спроможність вивчати і тлумачити результати зобов’язань стейкхолдера у такий спосіб, що охоплює ключові факти і цифри, повідомлення та ознайомлення;

•

Особисті риси характеру, такі як принциповість, спроможність зосереджуватись на рішеннях, мотивація і творчі здібності.

Можливість

•

Наявність необхідних фінансових і фізичних ресурсів;

•

Наявність часу для участі; і

•

Своєчасний та відповідний доступ до інформації.

Власники зобов’язання повинні взяти до уваги наступне, коли збільшують потенціал:

•

Якщо вони надають фінансову підтримку стейкхолдерам, то повинні це робити на основі зрозумілих критеріїв правочинності та у прозорий спосіб;

•

Ніколи не робіть припущень щодо загальних рівнів знань та інших розумінь концепцій – будьте впевнені, що всі залучені розуміють проблеми, що розглядаються;

•

Надавайте достатньо часу: стейкхолдерам необхідний час для того, щоб зрозуміти нову інформацію і сформувати думку; хороше зобов’язання також вимагає довіри, що потребує часу. Власники зобов’язання повинні взяти до уваги залучені зовнішні сторони там, де це забезпечить вигоду зобов’язанню. AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

4.2.3 Ідентифікація і підготовка до ризиків прийняття зобов’язань Власники зобов’язання і стейкхолдери повинні ідентифікувати і дослідити ризики прийняття зобов’язань. Ризики прийняття зобов’язань повинні включати в себе:

•

Конфлікт між стейкхолдерами, що беруть участь;

•

Небажання приймати участь;

•

Втома від участі;

•

Створення очікування змін, які організація не бажає чи не спроможна виконати;

•

Брак балансу між слабкими і сильними стейкхолдерами;

•

Стейкхолдери, що підривають діяльність;

•

Не проінформовані стейкхолдери;

•

Стейкхолдери, позбавлені влади.

Власники зобов’язання повинні скласти плани дій у непередбачуваних обставинах для того, щоб справитись із найбільш ймовірними чи шкідливими ризиками. Власники зобов’язання повинні розуміти потенціал для конфлікту найбільшою мірою і повинні мати детальні описи характеристик для органзіаторів. Якщо вирішення конфлікту не є можливим через стійкі позиції, то метод зобов’язання можливо прийдеться змінити чи відрегулювати. Двостороннє зобов’язання може бути більш продуктивним, ніж обговорення на зібранні. Там, де є потенціал для конфлікту на відкритому зібранні, особливо дбати треба про вибір організатора, який є нейтральним і користується довірою всіх сторін. Не завжди можливо співпрацювати з ключовими стейкхолдерами через їхнє небажання до співпраці. Це може вимагати урегулювання сфери, мети, рівня і 34

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

методу зобов’язання. Повна консультація не є можливою, але все ще можливим є забезпечення стейкхолдера повною та відкритою інформацією. У зобов’язанні із багатьох сторін важливим буде забезпечувати, щоб погляди ключового акціонера, який не бажає співпрацювати, були включені до дискусії і дебатів. Власники зобов’язання повинні усвідомлювати, що стейкхолдери є цінним ресурсом, яким вони не повинні зловживати. Не повинна надаватися підтримка для нарощування ресурсів і потенціалу. Організація повинна співпрацювати із стейкхолдерами тільки тоді, коли в таких діях є чітка ціль і цінність. Стейкхолдери хочуть побачити віддачу за їх вклад у співпрацю. Слабкі чи проігноровані стейкхолдери можуть запропонувати дуже цінний внесок. У зобов’язанні із багатьох сторін, організатор повинен забезпечувати, щоб баланс внесків заохочувався і підтримувався. Власники зобов’язання повинні встановити чіткі фундаментальні правила для зобов’язання. Ці фундаментальні правила повинні бути погоджені всіма учасниками. Якщо стейкхолдер порушує зобов’язання у спосіб, що явно суперечить фундаментальним правилам, то організатор повинен втрутитись і повторно встановити фундаментальні правила.

4.3

Реалізація плану зобов’язання

4.3.1 Запрошення стейкхолдерів до співпраці Власники зобов’язання повинні забезпечувати запрошення стейкхолдерів достатньо завчасно і відповідні зв’язки для кожного стейкхолдера. Інформація, включена у запрошення, повинна містити хоча б у мінімальному розмірі:

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

•

Ціль і сфера зобов’язання;

•

Процес здійснення зобов’язання і часові рамки;

•

Який внесок очікується від стейкхолдерів;

•

Вигоди для стейкхолдера, що запрошується до участі;

•

Інформація

питань

поставок

практична

інформація

про

зобов’язання;

•

Як реагувати;

•

Додаткова інформація, яку буде надано;

•

Наступні кроки.

Запрошення повинні надсилатись названим особам, а не тільки організації. Якщо запрошена особа не підходить, то стейкхолдеру потрібно надати можливість призначати відповідну особу. Таким самим чином, якщо запрошена стейкхолдерська організація припиняє своє існування, то необхідно розглянути залучення нових чи еквівалентних організацій. Власники зобов’язання повинні зберігати базу даних із контактами запрошених осіб, методами зв’язку, яким вони надають перевагу, і їх відповідями. Власники зобов’язання повинні усвідомлювати культурні відмінності і звичаї, коли запрошують людей. Власники зобов’язання повинні прийняти до уваги використання ряду засобів для запрошення до участі, включаючи: соціальні мережі, відповідні інформаційні засоби, телефонні дзвінки та особисті візити. Власники зобов’язання повинні прикладати зусилля для організації зобов’язання навколо доступності ключових учасників.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

4.3.2

Інструктування стейкхолдерів

Власники

зобов’язання

повинні

розробляти

надавати

учасникам

інструктивні матеріали, необхідні для забезпечення успіху зобов’язання. Вичерпні і збалансовані інструктивні матеріали повинні бути доступними учасникам в належний час і приймати до уваги будь-які проблеми, що стосуються мови, недієздатності і грамотності. Інструктивні матеріали є основою для будування надійних і чутливих до змін процесів виконання зобов’язань стейкхолдером. Ці матеріали включають:

•

Цілі і сфери зобов’язання;

•

Природу проблем і чому вони вважаються істотними, а також ризики і можливості, пов’язані з ними;

•

Як з цими проблемами на даний час справляються у межах організації;

•

Яка політика і системи уже впроваджені; і

•

Що організація може і хоче зробити, щоб вирішити ці проблеми.

•

Інструктивні матеріали повинні бути доступними учасникам своєчасно, щоб надати їм можливість прочитати і обдумати інформацію. Також може бути корисним підготовити учасників за допомогою попередніх зібрань, неформальних розмов і навчання.

•

Інформативні матеріали повинні презентуватись у форматі, що є доступним і чітко виділяє ключеві пункти. Власники зобов’язання повинні взяти до уваги будь-які відповідні проблеми, що стосуються мови, недієздатності чи грамотності. Необхідно подавати резюме, якщо це виявиться корисним.

•

Власники зобов’язання повинні також розглянути можливість залучення стейкхолдерів до розробки та ідентифікації інструктивних матеріалів.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

4.3.3 Взяття участі На початку виконання зобов’язання, власники зобов’язання, з внесками від стейкхолдерів, повинні встановити процедурні та поведінкові фундаментальні правила для учасників у зобов’язанні. Фундаментальні правила повинні погоджуватись всіма учасниками. Деякі загальні фундаментальні правила щодо зобов’язання можуть включати:

•

Уникайте присвоювання намірів, переконань чи мотивів іншим. (Ставте іншим питання замість того, щоб стверджувати неперевірені припущення про них.)

•

Поважайте право кожної сторони «спасувати», якщо він чи вона не готові чи не хочуть говорити.

•

Дозволяйте іншим повністю висловлювати свою думку.

•

Переконайтесь, що можливості для внеску рівномірно розподілено.

•

Поважайте будь-які прохання щодо конфіденційності чи анонімності, які група погодилась поважати.

•

Приймайте підхід, орієнтований на приймання рішень.

•

Зосереджуйтесь на проблемі, що є предметом договору.

Під час виконання зобов’язання, в результаті внеску стейкхолдера, може бути доречним переглянути мету і сферу зобов’язання. Під час виконання зобов’язання, його власники чи організатор, що працює на власників, повинні остерігатися і негайно ідентифікувати та розглядати корінні причини

будь-яких

потенційних

проблем.

Потенційні

проблеми

чи

характеристики, які слід обдумати, можуть включати в себе, але не обмежуватись:

•

недовірою,

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

• • • • • • • •

залякуванням, суперництвом між особами та організаціями, погано визначеними питаннями чи проблемами, емоційно неприємною ситуацією, безнадійною складністю, безнадійним відхиленням, незбалансованою участю, поганим використанням часу.

Власники зобов’язання чи організатор повинні забезпечити, щоб всі погляди і дискусії були зареєстровані в залежності від конкретної ситуації. За згоди учасників можуть виконуватись аудіо, відео чи фотографічні записи виконання зобов’язання.

4.3.4 Документування зобов’язання і його результатів Власники

зобов’язання

повинні

документувати

зобов’язання

його

результати. Документація повинна охоплювати:

• • • • •

Мету та цілі зобов’язання;

•

Резюме тривог, очікувань та уявлень стейкхолдера;

•

Резюме ключових дискусій і втручань;

•

Результати (наприклад питання, пропозиції, рекомендації, погоджені

Використані методи; Хто брав участь, а хто ні; Часові рамки; Стенографічний звіт (не завжди необхідний, але може бути корисний – можливо буде потрібний дозвіл);

рішення і дії).

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

4.3.5 Розроблення плану дій Власники зобов’язання повинні проаналізувати зобов’язання і його остаточні результати і розробити план дій, що чітко вказує на те, як організація буде реагувати на остаточні результати зобов’язання. План дій повинен забезпечувати реакцію на всі остаточні результати зобов’язання. План дій повинен розвиватись, проходити консультацію у тих, хто буде нести відповідальність за його реалізацію. Власники зобов’язання повинні реагувати на кожен остаточний результат, наводячи причини вибраних рішень і дій, навіть якщо він не робить все, що пропонується чи рекомендується. План дій повинен:

•

Забезпечувати, щоб рішення і дії брали до уваги турботи, очікування і уявлення стейкхолдера, ключові дискусії і втручання;

•

Забезпечувати, щоб ролі та обов’язки були добре визначені; і

•

Пропонувати реалістичні терміни здійснення.

•

Дії можуть включати в себе розвиток чи зміни до:

•

Управління і відданості керівництва;

•

Відповідної політики;

•

Стратегій, завдань, цілей і параметрів зростання;

•

Практик експлуатації;

•

Чіткого призначення відповідальності і необхідної компетенції; і

•

Процесів перегляду, навчання і вдосконалення.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

4.3.6 Повідомлення кінцевих результатів зобов’язання та плану дій Власники зобов’язання повинні повідомляти кінцеві результати і план дій учасникам зобов’язання у належній формі і своєчасно. Важливо,

щоб

представлення

звіту

стейкхолдерам

виконувалось

всеохоплюючий і послідовний спосіб, так щоб всі учасники отримали послідовний відгук. Надання звітності повинно включати в себе письмовий звіт, але може доповнюватись:

•

Подіями стейкхолдерів;

•

Зібраннями і розмовами один на один;

•

Супроводжуючими інструктажами по телефону; і

•

Наданням доступу до інформації на Web-порталах.

•

Власники зобов’язання повинні звертатися до учасників за відгуками щодо наданої інформації і переглянути її у відповідь на будь-які легітимні питання, що задавались.

•

Власники зобов’язання повинні забезпечити ведення звіту будь-яких питань, що піднімались і як була переглянута інформація.

•

Власники зобов’язання можуть також за своїм бажанням повідомляти цю інформацію більш широко, як внутрішньо так і зовнішньо.

4.4

Дія, перегляд і вдосконалення

4.4.1 Контроль і оцінювання зобов’язання Організація повинна систематично контролювати та оцінювати загальну якість зобов’язання стейкхолдера, а власники зобов’язань повинні оцінювати якість окремих зобов’язань. Це повинно включати в себе контроль та оцінювання:

•

Відданості та інтеграції

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

•

Цілі, сфери та участі стейкхолдера

•

Процес (планування, покращення)

•

Кінцеві результати та довгострокові результати

•

Звітність

підготовка,

залучення,

дії,

перегляд

Контроль та оцінювання повинні ґрунтуватися на критеріях у цьому стандарті. Кожне

окреме

зобов’язання

повинне

контролюватись

та

оцінюватись.

Інформація з окремих зобов’язань потім має бути консолідована та оцінена на груповому рівні. Контролювання може ґрунтуватись на виконанні, тобто воно може базуватись на оцінюванні того, чи зобов’язання стейкхолдера організації відповідає критеріям у цьому стандарті. Відповідно, організації можуть приймати до уваги контроль та оцінювання по відношенню до рівня досягнення на основі шкали, що оцінює характер і рівень досягнення кожного критерію в цьому стандарті, швидше ніж оцінювання проходження чи невдачі у співставленні з кожним критерієм. Контролювання та оцінювання кінцевих результатів (план дій) та довгострокових результатів (результати рішень і дій) повинні інтегруватись із загальним контролем та оцінюванням показника стійкості.

4.4.2 Навчання і вдосконалення Організація, із внесками від стейкхолдерів, повинна намагатись постійно вдосконалювати

свої

стейкхолдерські

зобов’язання.

Вона

повинна

ідентифікувати і виконувати дії щодо певних вдосконалень. Критерії

цьому

стандарті

надають

засоби

ідентифікації

сфер

для

вдосконалення. Це навчання повинне бути включеним у дизайн, планування і методологічне керування майбутніх зобов’язань. 42

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРОЦЕС ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ

4.4.3 Контролювання виконання плану дій Організація

повинна

переглянути

проконтролювати

довгострокові

результати, пов’язані із планами дій зобов’язань і надати відгук щодо прогресу стейкхолдерам. Триваючий успіх зобов’язання стейкхолдера залежить від того, чи стане організація більш успішною в результаті рішень і дій, які вона приймає у відповідь на план дій зобов’язання. При контролюванні виконання планів дій зобов’язання організація повинна проаналізувати загальний вклад зобов’язання в успіх організації.

4.4.4 Звітність про зобов’язання Організації повинні публічно робити звіт про зобов’язання стейкхолдера. Повідомлення стейкхолдерам про ціну і вплив зобов’язання повинні виходити за межі надання відгуків стейкхолдерам, які брали участь у певних зобов’язаннях. Організація повинна публічно робити звіт про сукупність своєї діяльності із зобов’язаннями, щоб продемонструвати як вони жертвують вартістю для стратегії та операцій організації. Організації повинні інтегрувати надання гласності зобов’язання стейкхолдера з іншими формами публічної організаційної звітності. Публічні звіти організацій повинні бути незалежно завірені. Незалежне зовнішнє завірення публічної звітності збільшить рівень навчання від зобов’язання і достовірність звіту.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

Додатки A.

Визначення

Завірення Термін зазвичай описує методи і процеси, що застосовуються постачальником завірення для оцінювання публічного розкриття організацією інформації про свої показники діяльності так як і про системи, дані і процеси, що лежать в її основі, у співставленні з прийнятними критеріями і стандартами для того, щоб збільшити достовірність публічного розкриття інформації. Завірення включає в себе повідомлення результатів процесу завірення у заяві про завірення.

Принципи звітності • Всеосяжність – Для організації, що приймає свою звітність для тих, на кого вона має вплив і хто має вплив на неї, всеосяжність є участю стейкхолдерів у розробленні і досягненні підзвітної і стратегічної відповіді стійкості.

• Істотність – Істотність визначає обґрунтованість і значення проблеми

для організації та її стейкхолдерів. Істотна проблема це така проблема, що вплине на рішення, дії і виконання діяльності організації і її стейкхолдерів.

• Здатність реагувати – Здатність реагувати це реакція організації на

проблеми стейкхолдера, що впливає на її показник стійкості і реалізується за допомогою рішень, дій і виконання діяльності, а також зв’язком із стейкхолдерами.

• Звітність – це підтвердження, прийняття відповідальності та

інформаційна відкритість щодо вашої політики, рішень, дій, продукції і пов’язаної діяльності. Вона зобов’язує організацію включити стейкхолдерів у процес ідентифікації, розуміння і реагування на проблеми і турботи щодо стійкого розвитку, а також робити звіти, пояснювати і нести відповідальність перед стейкхолдерами за рішення, дії і виконання діяльності. Вона включає в себе спосіб, в який організація управляє, встановлює стратегію та управляє виконанням діяльності.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ДОДАТКИ

• Діалог – рішення, що має намір представити результат • Організація – юридична особа, група людей, компанія, корпорація, фірма, підприємство, об’єкт, інстанція чи заклад, або частина чи його комбінація, незважаючи на те, чи це холдинг, уряд або громадянське суспільство, що має свої функції та адміністрацію.

• Стійкий розвиток – розвиток, що відповідає потребам сьогодення без піддавання ризику спроможності майбутніх поколінь забезпечувати свої власні потреби (Брундтланд, 1087)

Типи показників продуктивності • Кінцевий результат – безпосередній результат діяльності. • Довгостроковий результат – зміни чи вигоди, що спричинені кінцевим результатом.

Стейкхолдер Стейкхолдери – це ті групи, що можуть впливати та/або на які можуть впливати діяльність організації, продукція чи послуги і пов’язане здійснення діяльності. Це не включає всіх тих, хто може мати знання чи погляди щодо організації. Організації будуть мати багато стейкхолдерів, кожен із відмінними типами і рівнями залучення, і часто з різними та іноді конфліктними інтересами і турботами.

Зобов’язання стейкхолдера Зобов’язання стейкхолдера це процес, що використовується організацією для зобов’язання

відповідних

стейкхолдерів

метою

отримання

ухвалених

довгострокових результатів. Якісне зобов’язання стейкхолдера повинне:

• Ґрунтуватися на дотриманні принципів AA1000APS; AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ДОДАТКИ

• Чітко визначати сферу діяльності; • Мати узгоджений процес прийняття рішень; • Зосереджуватись на проблемах, істотних для організації і/чи її стейкхолдерів;

• • • • •

Бути невід’ємним від організаційного управління; Бути інформаційно відкритим; Мати процес, що відповідає вимогам зобов’язаних стейкхолдерів; Бути своєчасним; Бути гнучким і швидко реагувати.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ДОДАТКИ

Б.

Серія АА1000

Серія АА1000 складається із трьох стандартів: • АА1000APS (2008) Принципи AccountAbility • АА1000AS (2008) Стандарт завірення • АА1000SES (2011) Стандарт зобов’язань стейкхолдерів Ця серія підтримується Інструкціями і Примітками для користувача. Інструкції подають інформацію щодо застосування стандартів. Примітки для користувача подають приклади використання стандартів.

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ДОДАТКИ

В.

Технічний комітет зобов’язання стейкхолдерів AccountAbility

Алан Найт – AccountAbility Енн Петберґ – Голова корпоративної відповідальності, Camelot Елісон Евінґс – Керівник Групи з питань стабільності, Westpac Ембрін Веід – Виконавчий директор-засновник, RBI – Responsible Business Initiative Крістіан Хел – Старший науковий співробітник, KPMG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft AG Донгсу Кім – Директор центру управління стабільністю, Korea Productivity Center Ерос Артусо – Менеджер, PriceWaterhouseCoopers Джон Астон – Керуючий директор, Aston Eco Management Джон Скейд - Управляючий директор, MAS Business Монір Боу Ґханем – Голова відділу відносин стейкхолдерів, EAD Нікі Леґґет – Технічний директор, Jacobs Філіп Шукат – Політичний радник і спеціаліст з екзогенних і соціальних стандартних систем Род Стерн – Голова відділу стратегій, WWF Сентош Джейрем – Голова – Послуги із стійкості і вдосконалення бізнесу, Det Norske Veritas AS Шіхар Джейн промисловості

–

Старший

радник,

Конфедерація

індійської

Соня Фаворетто – BM&F Bovespa Сузіо Нґанду – Секретар банку, Національний комерційний банк Замбії

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ДОДАТКИ

Г.

Про AccountAbility

AccountAbility - це провідний всесвітній аналітичний центр і консалтингова компанія, що розробляє інноваційні рішення щодо найбільш складних задач корпоративної відповідальності і сталого розвитку. З 1995 року ми допомагаємо корпораціям, некомерційним організаціям і урядам впроваджувати етичну, екологічну, соціальну та управлінську відповідальність в їхню організаційну ДНК. Унікальність нашої ціннісної пропозиції полягає у поєднанні передових досліджень, широко визнаних стандартів і стратегічних консалтингових послуг для розробки практичних рішень для наших клієнтів.

www.accountability.org

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

Примітки

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011

ПРИМІТКИ

AA1000 СТАНДАРТ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ СТЕЙКХОЛДЕРІВ 2011