GUIA PER A OMPLIR EL FORMULARI DE JUSTIFICACIÓ ECONÒMICA DE SUBVENCIONS DE LA DIRECCIÓ GENERAL DE JOVENTUT INTRODUCCIÓ Aquesta guia vol ser una ajuda per a omplir correctament el Formulari de justificació econòmica de subvencions de la Direcció General de Joventut per a ACTIVITATS, el qual serveix de pauta i conté tota la informació necessària per a efectuar de manera adequada la justificació del projecte o projectes subvencionats. •
Si la vostra entitat ha rebut subvenció per a un projecte o programa d’activitats adreçat específica i exclusivament a joves i que sigui especialment rellevant, heu de fer servir el Formulari justificació econòmica entitats 1 projecte.
•
Si la vostra associació ha rebut subvenció per a dos projectes, heu de fer servir el Formulari justificació econòmica entitats 2 projectes. Si, concretament, heu rebut subvenció per al vostre programa anyal habitual i ordinari d’activitats i, a més, per a un projecte especialment significatiu i important el Projecte 1 serà el programa anyal estable d’activitats i el Projecte 2 serà el projecte concret i especialment significatiu).
Si la vostra entitat pertany a una Federació o moviment en conveni amb la Direcció General de Joventut, no podeu presentar la justificació directament, ho heu de fer a través de la federació i utilitzar els formularis de justificació específics que trobareu a la web de la DGJ. IMPORTANT:
•
S’ha d’executar TOT el pressupost que consti a la sol·licitud. En el cas que el cost total del projecte sigui més d'un 20% inferior respecte del pressupost inicial, es minorarà la subvenció aplicant sobre la quantitat subvencionada el mateix percentatge de desviació. Aquest percentatge serà del 10% pels projectes que hagin reformulat la seva sol·licitud.
•
S’haurà de justificar amb factures el 100% del pressupost (i no només la part atorgada per la DGJ).
•
La data límit per a justificar la subvenció és el 28 de febrer de 2013. Les activitats objecte d'aquestes subvencions s'han de realitzar durant l'any de presentació de la sol·licitud.
ASPECTES TÈCNICS DEL FULL EXCEL Protecció del full excel: El full excel està protegit per a evitar que es perdin per error les fórmules i similars. Si per la vostra justificació concreta us manquen files, podeu anar a Eines / Protecció / Desprotegeix el full que us permetrà afegir les que necessiteu.
Important! - Si ho feu, vetlleu bé que els caselles de suma i similars facin les operacions correctament. - S’ha de respectar el format de la taula: no es poden eliminar columnes ni canviar-ne l’ordre, així com tampoc la denominació dels conceptes. Impressió del formulari: - És important que en imprimir el full es vegin la capçalera i el peu de l’excel. Vetlleu que les vostres opcions d’impressió ho permetin. - Un cop imprès el Formulari de Justificació econòmica de Subvencions NO es pot efectuar cap correcció o esmena a les dades introduïdes al full excel. És a dir, no es poden tatxar o esmenar amb bolígraf, amb correctors líquids, etc. FORMULARI DE JUSTIFICACIÓ ECONÒMICA DE SUBVENCIONS
Les Dades de l’entitat – NOM DE L’ENTITAT / Adreça / CIF / Cens- que s’han d’ incloure en aquest apartat són les de l’entitat sol·licitant, entenent sempre com a sol·licitant l’entitat titular del CIF. El Núm. Expedient és el que consta a la Resolució d’atorgament. La Línea de subvenció és la que consta tant a la vostra sol·licitud com a la resolució d’atorgament.
El Nom del Projecte ha de coincidir amb el nom que vareu consignar a la sol·licitud de subvenció. ESTAT DE COMPTES A l’Estat de comptes han de constar TOTS ELS INGRESSOS i TOTES LES DESPESES produïts en relació amb l’execució del projecte o activitat, no únicament els relacionats amb la subvenció de la Direcció General de Joventut, d’acord amb el PRESSUPOST presentat a la sol·licitud de subvenció:
INGRESSOS Concepte Aportació de l’entitat Subvencions Subvenció sol·licitada a la DGJ
DESPESES Import
Concepte
Import
Altres ingressos
TOTAL INGRESSOS
TOTAL DESPESES
S’ha d’executar TOT el pressupost que consti a la sol·licitud. Per tant, no hi poden haver desviacions significatives entre el pressupost inicial i el que finalment s’executi. Si el cost final de l’activitat és inferior al previst, és molt probable que la subvenció atorgada es redueixi de manera proporcional. 1 - INGRESSOS INGRESSOS Import Aportació de l'entitat Subvencions Rebudes Organisme Direcció General de Joventut
Altres Ingressos Concepte
TOTAL INGRESSOS
A l’apartat Aportació de l’entitat s’ha d’incloure l’import l’entitat a la realització del projecte subvencionat.
Import
Import
-
€
que, si s’escau, ha dedicat
A més de consignar l’import de la subvenció rebuda de la Direcció General de Joventut, en cas d’altres fonts de finançament, a l’apartat Organisme cal fer constar: • •
La relació de les altres Subvencions Rebudes indicant la procedència i la quantitat rebuda. L’existència d’Altres Ingressos, especificant amb claredat la seva naturalesa a l’apartat Concepte (com ara, venda d’entrades, quotes dels participants, donatius, etc.)
2- DESPESES DESPESES Despeses imputades a la subvenció de la Direcció General de Joventut Despeses en factures Heu d'adjuntar els originals de les factures i dels rebuts imputats a la subvenció de la Direcció General de Joventut Perceptor NIF Concepte Data
Import
Subtotal despeses imputades a la Subvenció de la Direcció General de Joventut Despeses de personal Heu de desglossar les despeses de personal imputades a la subvenció en el formulari complementari de declaració d'imports Import Despeses de personal Subtotal despeses imputades a la Subvenció de la Direcció General de Joventut
-
€
-
€
Altres despeses en factures Consigneu la resta de despeses del projecte fins arribar al pressupost total presentat en el moment de demanar la subvenció Concepte Import
Subtotal Altres despeses
-
€
Altres despeses de personal Heu de desglossar les despeses de personal imputades a la subvenció en el formulari complementari de declaració d'imports Import Altres despeses de personal Subtotal Altres despeses
-
€
TOTAL DESPESES
-
€
La documentació justificativa ha de correspondre a les activitats objecte d’aquestes subvencions, es a dir, les que s’hagin realitzat durant l’any de la convocatòria. El justificants econòmics de la relació detallada de les Despeses imputades a la subvenció de la DGJ han de sumar un import IGUAL a l’import subvencionat, el qual serà el que consti al Subtotal despeses imputades a la Subvenció de la Direcció General de Joventut. Si en sumar les diverses factures imputades a la subvenció de la DGJ superen l’import atorgat, de la darrera factura de la relació imputeu només la part que fa que quadri el total justificat amb el total subvencionat (la resta pot imputar-se a l’apartat Altres despeses). No es pot presentar la documentació justificativa per mitjans telemàtics ni es poden presentar fotocòpies (tampoc si aquestes són compulsades). Si algun ORIGINAL no es pot adjuntar al Formulari de justificació econòmica perquè s’ha presentat per a la justificació d’una altra subvenció, cal incloure una fotocòpia fent constar a la mateixa aquesta circumstància clarament per escrit. S’haurà de justificar amb factures el 100% del pressupost (i no només la part atorgada per la DGJ).
Especificacions relatives a FACTURES justificatives: Les factures i/o comprovants de despeses han de contenir tots els requisits legals que estableix la normativa vigent aplicable (mercantil, fiscal, laboral, etc.). Les factures han de contenir les dades o requisits que es citen a continuació: • • • • • • • • • •
Número i , si s’escau, sèrie Data d’emissió (dins del període subvencionat) Nom i cognoms, raó o denominació social completa, de l’expedidor de la factura i del destinatari de les operacions Número d’identificació fiscal de l’expedidor de la factura i del destinatari de les operacions Domicili de l’expedidor de la factura i del destinatari de les operacions Descripció de les operacions (les quals han de ser coherents amb el PRESSUPOST presentat a la sol·licitud de subvenció) , amb la consignació de totes les dades necessàries per la determinació de la base imposable El tipus o els tipus impositius aplicats a les operacions Quota tributària repercutible, consignada a part Data en que s’hagin efectuat les operacions que es documenten o en la qual, si escau, s’hagi rebut el pagament anticipat, sempre que es tracti d’una data diferent a la data d’expedició de la factura En cas que l’operació que es documenta a la factura estigui exempta o no subjecta a IVA s’ha de fer constar l’expressió Exempta o no subjecta a IVA.
Els tiquets han de contenir les dades o requisits següents: • • • • •
Número i , si escau, sèrie Data d’emissió (dins del període subvencionat) Número d’identificació fiscal, nom i cognoms, raó o denominació social completa de l’expedidor Tipus impositius aplicat a les operacions o l’expressió IVA inclòs Contraprestació total
Tant a les factures i als tiquets, quan el concepte que hi figuri no deixi clara la relació amb l’objecte de la subvenció s’ha d’aclarir amb llapis i al dors a què es refereix. Especificacions relatives als REBUTS DE PAGAMENT: Es considera despesa efectuada la que hagi estat efectivament pagada anteriorment a l’acabament del període de justificació: • • •
Si el pagament s’efectua en efectiu, cal adjuntar rebut del proveïdor per tal d’acreditar el seu abonament o bé, a la factura han de constar els conceptes Pagat i He rebut, acompanyat aquest últim de la signatura i el segell del proveïdor . Si el pagament s’efectua mitjançant xec, cal adjuntar document acreditatiu del posterior càrrec bancari d’aquest xec. Per als pagaments via transferència bancària, s’han d’adjuntar els comprovants bancaris corresponents a aquesta operació. Si el document on queda reflectida la transferència conté diverses operacions i l’import total no és igual al de la factura, cal que hi hagi també una relació detallada dels pagaments que inclou la transferència.
Especificacions relatives a les DESPESES DE PERSONAL: En el cas de persones contractades Les NÒMINES ORIGINALS han d’estar desglossades per conceptes, d’acord amb el que estableix l’Ordre de 27 de desembre de 1994, per la qual s’aprova el rebut individual de salari (BOE núm. 11, de 13.1.1995). En relació als imports imputats a la subvenció poden ser: •
Import net, és a dir, el què ha cobrat efectivament el treballador/a. En aquest cas, s’ha de presentar únicament la nòmina acompanyada de la corresponent acreditació de la transferència bancària o del pagament efectuat.
•
Import brut, és a dir, que s’inclouen també les despeses de Seguretat Social i de IRPF. En aquest cas cal presentar, a més de les nòmines acompanyades de la corresponent acreditació de la transferència bancària o del pagament efectuat: -
Els ORIGINALS DELS DOCUMENTS DE COTITZACIÓ A LA SEGURETAT SOCIAL, models TC1 i TC2. En aquests documents s’ha subratllar o marcar clarament el/s treballadors/es al qual/s es fa referència. Aquests documents de cotització han d’anar acompanyats de la corresponent acreditació de la transferència bancària efectuada.
-
Els ORIGINALS DELS DOCUMENTS JUSTIFICATIUS DE LA LIQUIDACIÓ DE L’IRPF efectuada, model 110 si és trimestral o model 111 si és mensual, acompanyats també de la corresponent acreditació de pagament.
En el cas de minutes de professionals externs Les minutes de professionals (incloses xerrades, tallers, etc.) tenen la obligació fiscal de portar la corresponent retenció del IRPF. Per tant, no s’acceptaran minutes que no tinguin aquesta retenció. Igualment, de la minuta es pot imputar a la subvenció: •
Import net, és a dir, el què ha cobrat efectivament el treballador/a. En aquest cas, s’ha de presentar únicament la minuta signada amb l’he rebut de la persona interessada o acompanyada del corresponent rebut o acreditació de transferència bancària.
•
Import brut, és a dir, que s’inclouen també les despeses del IRPF. En aquest cas cal presentar, a més la minuta signada amb l’he rebut de la persona interessada o acompanyada del corresponent rebut o acreditació de transferència bancària: -
Els ORIGINALS DELS DOCUMENTS JUSTIFICATIUS DE LA LIQUIDACIÓ DEL IRPF efectuada, model 110 si és trimestral o model 111 si és mensual, acompanyats també de la corresponent acreditació de pagament.
Totes les despeses de personal (tant les imputades a la subvenció com les imputades a altres despeses) s’han de desglossar en el Formulari complementari de declaració d’imports. En canvi, en el formulari general, només s’ha de posar l’import total d’aquestes despeses.
Despeses de personal Heu de desglossar les despeses de personal imputades a la subvenció en el formulari complementari de declaració d'imports Import Despeses de personal Subtotal despeses imputades a la Subvenció de la Direcció General de Joventut
-
€
Altres despeses de personal Heu de desglossar les despeses de personal imputades a la subvenció en el formulari complementari de declaració d'imports Import Altres despeses de personal Subtotal Altres despeses
-
€
Formulari complementari de declaració d’imports El Formulari complementari de declaració d’imports recull dues declaracions: la declaració d’imports imputats al projecte subvencionat, on les despeses de personal es desglossen per conceptes (sou net, IRPF i Seguretat Social) i la declaració del temps de dedicació al projecte subvencionat:
DNI
Nom i Cognoms
Mes
Sou Net Import imputat Import imputat a a la subvenció Altres Despeses
IRPF Import imputat Import imputat a a la subvenció Altres Despeses
Seguretat Social Import imputat Import imputat a a la subvenció Altres Despeses
TOTALS
TOTALS Import imputat Import imputat a a la subvenció Altres Despeses
0,00 €
DECLARACIÓ DE TEMPS DEDICAT AL PROJECTE SUBVENCIONAT DNI
Nom i Cognoms
% de la seva retribució anual imputada al projecte
3- EQUILIBRI ENTRE INGRESSOS I DESPESES L’Estat de Comptes, és a dir el conjunt d’ingressos i de despeses reflectits al formulari ha d’estar equilibrat, és a dir, els ingressos i les despeses han de ser iguals. Si els ingressos són superiors a les despeses caldrà renunciar la part de la subvenció corresponent fins que els ingressos igualin les despeses atès que una subvenció no es pot destinar a un projecte que tingui superàvit.
0,00 €
Si les despeses són superiors als ingressos significa que els comptes estan mal reflectits en el formulari atès que no es poden haver fet despeses en un projecte si el total d’ingressos no donava prou de sí. Vol dir que ha d’haver hagut algun altre ingrés (via aportació de l’entitat, via aportació personal d’algun membre de l’entitat, via préstec bancari...). CERTIFICACIÓ
(Nom i cognoms)
com a persona responsable màxima de l'entitat
amb NIF (Nom de l'entitat)
CERTIFICO: Que les despeses justificades per un import de s'han destinat a les actuacions per a les quals es va atorgar la subvenció i que s'han fet d'acord amb el projecte presentat.
A la Certificació han de constar el nom, els 2 cognoms i el NIF del màxim/a responsable de l’entitat (president/a o equivalent), que és el sol·licitant de la subvenció. No solament s’ha de signar i segellar la Certificació a l’espai Signatura, especialment reservat per a aquest fi, sinó que també cal signar LA RESTA DE FULLS del Formulari de justificació. MEMÒRIA S’ha de presentar una memòria que expliqui la realització efectiva del projecte, que ha de contenir: • • •
•
Objectiu inicial del projecte Accions de difusió realitzades (materials divulgatius, actes organitzats, presència als mitjans de comunicació, etc.) Detall de les accions concretes realitzades en què es desglossa el projecte: - Nom de l’acció - Descripció - Lloc de realització - Dates de desenvolupament - Número de beneficiaris/àries - Descripció dels beneficiaris/àries (edat, infants, adolescents, monitors, etc.) Avaluació del resultat final: - Objectius assolits - Valoració quantitativa i/o qualitativa (número de beneficiaris/àries, grau de satisfacció dels beneficiaris/àries, impacte aconseguit pel projecte, etc.)
Tingueu en compte que la principal virtut de la memòria no és l’extensió ni l’abundància d’imatges, sinó que expliqui de forma clara i sintètica els diversos apartats descrits en el guió precedent. Important! Aquesta memòria d’actuació s’haurà de signar per la persona màxima responsable de l’entitat que sol·licita la subvenció, indicant el nom, els cognoms i el càrrec.
-
€
SEGUIMENT DE L’EXPEDIENT Dins la Carpeta Electrònica de subvencions, l’acció Veure expedient dels següents estats administratius relacionats amb la fase de justificació:
us informarà
•
Atorgat i Pendent de justificar: Informa de la documentació que heu de presentar per a justificar la subvenció (Formulari oficial de Justificació de Subvenció, Justificants econòmics, Memòria de l’activitat subvencionada ) i el termini màxim per fer-ho.
•
Justificació en revisió: expedient del qual vosaltres ja heu lliurat la documentació justificativa i la Direcció General de Joventut està revisant si és correcta. (Nota!!! Si després d’uns dies que l’expedient està en Justificació en revisió, torna a l’estat “Pendent d’haver presentat la documentació justificativa sol·licitada, torneu a consultar l’estat del vostre expedient i encara consta algun document com no presentat, per exemple, els justificants econòmics, vol dir que no eren correctes o complets i, per tant, la Direcció General de Joventut es posarà en contacte amb la vostra entitat, o bé aquesta mateixa pot adreçar-se directament a la Coordinació Territorial que li correspongui, a fi de sol·licitar informació).
•
Atorgat i justificat: expedient amb import atorgat i amb la justificació correcta.
2012