d r e l l a T
d 贸 i c c a d e r e
s e t c e j o r p e
Continguts del taller • • • • • • •
La planificació estratègica Projectes i captació de fons L’estructura del projecte Anàlisi de la realitat Marc lògic Avaluació del projecte Experiències pràctiques
Què és un projecte?
Elaborar un projecte significa decidir anticipadament el què volem fer.
Marxar d’excursió
Buscar feina
Anar de vacances
Fer un pastís
Tenir un fill
Fer un puzzle
Fer una carrera
Treure’s el carnet
Quelcom menys complicat del què sembla no? En totes aquestes accions ens plantegem: per què ho fem (Justificació), què volem aconseguir (objectius), com ho farem (activitats), què necessitarem (Recursos), quan ho farem (Calendari), Quant ens costarà? (Pressupost)…
La planificació • Sistema de gestió i presa de decisions racional • Espai d’assignació de recursos que assegurin el compliment dels objectius. • Projecció de futur. • Un mitjà per l'assoliment d'un propòsit de transformació de la realitat, que s'ha definit o explicitat inicialment. • Una sistematització i formalització del procés per l'obtenció dels resultats esperats, objectius, etc. • Una presa de decisions racional i transparent. • Un intent de reduir la incertesa. • Un exercici de revisió i reajustament entre mitjans i fins, així com d'avaluació dels resultats.
Nivell estratègic
Pla
Nivell tàctic
Programa
Objectius genèrics Objectius generals: efectes i canvis generals
Objectius específics efectes i canvis específics
Objectius operatius
Nivell operatiu
Projecte
Nivell exectutiu
Activitat
Resultats tangibles
Tasca
Accions concretes
Accions immediates
Resultats observables
Productes i serveis
El projecte dins d’una planificació El Pla
Expressa els efectes i els canvis generals que es volen assolir amb una actuació. Segons la seva dimensió i el seu abast poden ser territorials o sectorials. També es pot referir a l’estratègia global d’actuació d’una entitat. Es plantegen a mitjà i llarg termini i es concreten a través dels programes que reflecteixen uns objectius específics que asseguren els generals del pla.
El projecte dins d’una planificació Els programes
Marca els objectius específics, és a dir, els canvis o efectes que es deriven dels objectius generals. Implica un nivell més alt de concreció de l’acció i una menor durada que el pla. Actua sobre un àmbit específic, en un territori determinat, en un termini més breu, sobre un sector de població o un sector temàtic específic a partir de la detecció d’unes necessitats i amb uns recursos assignats.
El projecte dins d’una planificació Els projectes Els projectes són conjunts d’accions interrelacionades que desenvolupen un programa. Defineixen l’actuació concreta que permetrà aconseguir els obejctius operatius i ens donarà resultats concrets. És el màxim nivell de concreció de l’acció, s’ha d’estructurar d’una manera detallada preveient els diferents elements necessàris per a poder assegurar l’assoliment d’uns resultats que siguin mesurables.
El projecte dins d’una planificació Les activitats Els projectes es concreten en un conjunt d’activitats que aportaran uns productes i uns serveis determinats que asseguraran l’assoliment d’objectius concrets que es formulen amb els objectius operatius del projecte. Les activitats són el nivell productiu del procés de planificació en el qual s’estipulen actuacions específicques i es detallen recuros concretes. Les tasques Són les accions concretes que es desenvolupen per dur a terme activitats.
les
Pla
Pla de foment de la lectura de la conselleria d’educació
Programa
Programa Lecxit, lectura per a l'èxit escolar
Projecte
Projecte de lectura intergeneracional
Activitat
Activitat: La biblioteca viatgera
Tasca
Tasca: Fer un registre dels llibres que podem compartir
I a la meva entitat d’on surten els projectes?
Descripció del projecte Aquest punt és la presentació del projecte, ha de tenir una extensió màxima de dues planes i ha de contenir: – – – – –
Raons que motiven el projecte Característiques de la situació de la que partim Principals objectius i activitats. Perfil dels destinataris Marc de referència del projecte
Recomanacions: -
Cal redactar-ho d’una forma àgil i concreta evitant construccions linguísituques enravesades. La redacció ha de despertar interès del lector. Destacar els aspectes innovadors del projecte.
La relació de l’entitat amb l’administració Què ens pot oferir l’adminsitració? - Difusió de les activitats - Desenvolupament de projectes conjunts - Participació en concursos, premis ia ctivitats. - Difusió de materials a diferents equipaments municipals. - … Què hem de demostrar? -
Transparència econòmica i de gestió Confiança Honestitat Continuitat Reciprocitat
La primera impressió és la que compta! • Disposar d’un bon material informatiu • Saber explicar qui som, que fem i què volem. • Crear sinèrgies afegint elements innovadors. – Integració de col.lectius en risc d’exclusió social – Utilització de recursos audiovisuals – Fer sentir sensacions –…
12 pistes per fer projectes engrescadors • • • • • • • • • • • •
Traduir les nostres idees en projectes. Buscar recursos per desenvoluopar projectes i no al revés! Conèixer els recursos que els col.laboradors ens poden oferir. Presentar l’entitat a les institucions i a la societat. Estudiar i seleccionar les convocatòries de finançament més adequades. Elaborar projectes clars que impliquin a tota l’entitat. Redactar adequadament el projecte. Redactar propostes de manera interessant tenint cura de la imatge. Fer els tràmits adminsitratitus pertinents presentant tota la documentació. Tenir present les justificacions dels projectes presentats. Fer avaluacions continues i ímputs de seguiment als col.laboradors Saber explicar els resultats del projecte.
D’ahir ens quedem amb que... Els projectes -Són el màxim nivell de concreció de l’acció. - Són conjunts d’accions interrelacionades que parteixen dels objectius específics del programa. - Ofereixen resultats concrets. -S’han d’estructurar d’una manera detallada per tenir en compte allò que volem aconseguir, com ho farem, per què i què necessitem. - Tothom ha de participar alhora de dissenyar i prendre decisions.
El guió del projecte El projecte és una declaració d’intencions on reflectirem tots els seus elements i una visió global d’allò què volem aconseguir. COM s’identificarà el projecte?
Títol del projecte
QUÈ volem fer?
Descripció general
PER QUÈ ho volem fer?
Justificació del projecte
ON s’inscriu?
Marc de referència
A QUI s’adreça?
Destinataris
ON es desenvoluparà?
Ubicació i cobertura
QUÈ volem aconseguir?
Objectius
COM assolirem els objectius?
Activitats i tasques
QUAN ho farem?
Calendari
DE QUINA manera ho farem?
Organització i metodologia
AMB QUÈ ho farem?
Recursos
QUANT costarà?
Finançament i pressupost
COM ho donarem a conèixer?
Promoció i publicitat
COM ho valorarem?
Sistemes d’avaluació
Recomanacions •
• •
•
•
•
•
•
Analitzar tots els requisits prèvis – Si el projecte es presenta a una subvenció cal conèixer quins són aquells requisits. – Si el projecte respon a un enàrrec concret cal conèixer tots els detalls de la demanda. Disposar de tota la informació – Cal conèixer totes les dades relacionades amb el projecte (Preguntes prèvies) Planificar-ne l’elaboració – Es recomanable establir terminis per elaborar el projecte i disposar de dues setmanes prèvies a l’activitat per solucionar imprevistos. Elaborar-lo en equip – És important implciar a totes aquelles persones que participaran en el projecte. – Cal organitzar-nos per comissions en les que es defineixin les tasque si funcions de cadascú. Plantejar-lo amb realisme – Un projecte implica la concreció operativa pel que cal defugir de formulacions teòriques o irreals. – Cal pensar en tot moment en la viabilitat, la coherència i l’adequació del mateix. Tenir cura dels continguts – Els continguts han de ser clar, concisos i concrets evitant reiteracions. – Poseu-vos en la pell de qui es llegeix aquell projecte. Emplenar tots els punts del guió – Tots els punts són importants i cal explicar-los. – En cada punt s’ha d’explicar allò que sigui essencial si cal ampliar la infromació ho adjuntarem en un annex. Unificar la redacció i fer una bona presentació – Tot i que tots hi aportem quelcom en el projecte és interessant unificar tota la redaccció en un mateix estil. – El format ha de ser atractiu, ha de facilitar la comunicació i ha d’incorporar grafismes i altres recursos per fer una lectura agradable.
Dades identificatives del projecte Dades de l’entitat
Dades del projecte
Nom
Titol
Adreça complerta
Sector territorial, temàtic i poblacional
Dades contacte (Telèfon, correu electrònic...)
Nom del responsable del projecte
Número de registre
Dades de contacte del repsonsable
NIF i personalitat jurídica
Dates de desenvolupament del projecte
Sector territorial, temàtic i poblacional
Lloc on es desenvoluparà el projecte
Nom del responsable i càrrec Dades de contacte del responsable
Recomanacions • • •
Les dades identificatives depenen del que se’ns demani en cas de que s’hagi de fer una instància exeterna. Si el projecte només és per l’entitat no cal posar les dades de la mateixa. El nom del projecte serà el seu DNI ha de ser impactant i suggeridor que cosntitueixi la identitat visual del projecte.
Exemples de titols del projecte amb un lema: -
Necessitem algú com tu, Projecte de reclutament de voluntariat. Tots som animals, projecte de defensa dels drets dels gossos. Capbussat, projecte de recuperació d’espècies autòctones en l’àmbit marí.
Exemples de titols del projecte sense lema: -
Projecte de recuperació de la memòria històrica del barri. Projecte de millora de la participació ciutadana. Projecte de creació d’un espai ludicultural.
L’anà lisi de la realitat
DAFO
Model
Justificació del projecte • • •
Expressa les raons fonamentals que motiven i argumenten el projecte. La justificació ha de permetre al lector comprovar que el projecte està suficient fonamentat, què es coneix la situació de aprtença i que s’ha fet un diagnòstic acurat. La justificació implica una avaluació de les necessitats
Continguts bàsics de la justificació: • • • • • • • • •
Exposició del problema o situació de partença. Anàlisi de les causes i les conseqüències que provoca. Indicadors (Quanitatius i qualitatius) que expressen la situació de partença. Raons per les quals l’actuació es considera necessària i el nivell de prioritat. Argumentació de la viabilitat. Referències a altres actuacions prèvies relacionades amb el projecte. Referències bibliogràfiques. Si cal, normativa que afecta a la situació. Capacitat de l’entitat de donar resposta a l’entitat.
Recomanacions • •
Convé estructurar el text de manera seqüencial amb continguts ordenats i separats per subtítols. No s’ha de confondre la justificació (Per què es fa?) amb els objectius (Per a què es fa?)
Marc de referència del projecte • •
El marc de referència és el context específic on s’ubica el projecte. Quan els projectes depenen de programes els objectius han d’estar estrament relacionats.
Marc de referència del projecte: -
El projecte pertany a un programa que es desprèn d’un pla. El projecte pertany a un programa pilot El projecte pertany al programa anual de l’entitat. El projecte pertany a un projecte conjunt amb altres entitats. El projecte respon a un encàrrec concret …
Recomanacions: • •
Cal escriure el nom sencer del programa, el lloc, l’àmbit, la linia estratègica del que depèn el projecte… S’ha d’assanyalar amb claredat quins són els objectius del programa, el lloc, d’on depèn…
Els destinataris del projecte •
Els destinataris del projecte són la població diana. (Receptors directes)
•
Els destinataris indirectes són aquells en qui repercuteix en darrera instància un projecte tot i que no vagi adreçat a ells.
Aspectes que descriurem: 1. 2. 3. 4.
Perfil dels destinataris: són les característiques qualitatives específiques i variables que identifiquen amb a població diana del projecte. (Edat, sexe, nivell cultural, social, econòmic…) Nombre de destinatàris: Concreta el nivell quanitatiureals especifica el nombre de persones directes que rebran beneficis del projecte. El nombre de destinataris potencials es refereix a aquells que són susceptibles de rebre el projecte però no en són destinataris directes. Les fonts i la localització: Les fonts són els llocs d’on procedeixen les dades que quantifiquen el nombre de destinataris reals i potencials. La procedència i la localització expressen el lloc d’orígen on s’ubiquen els destinataris. Destinataris que no són persones físiques: Assoicacions serveis o altres (Cal definir el perfil, el nombre potencial i real, la localització i la procedència o ubicació).
Recomanacions: Cal posar el nombre exacte o aproximat de destinataris directes i indirectes i concretar-ne el perfil. Convé indicar si les fonts de les dades reflectides són pròpies o externes.
Ubicació i zona d’influència on es desenvoluparà el projecte •
Fa referència al lloc on es desenvoluparà el projecte, pels seus resultats o els transformacions que se’n deriven a diverses escales.
Recomanacions: • •
S’ha d’indicar el lloc concret on es realitzarà el projete i fer-no un anàlsii de les seves característiques. És interessant incorporar un croquis tant la la localització com les zones d’influència del projecte.
Objectius del projecte Els objectius indiquen allò que volem aconseguir o els efecte i resultats que s’esperen quan es planteja un projecte per modificar una determinada situació de partença. -Què pretenem aconseguir? -Quins canvis volem aconseguir en la situació o problema sobre els quals actua el projecte? -On volem arribar? Quins efectes i resultats volem assolir? - A quin objectiu volem arribar? Premises per redactar un bon objectiu: -Ha de ser coherent amb la missió i les finalitats de l’entitat. -Ha de ser viable i realista per poder-lo dur a terme. -Ha de ser motivador, orientat sempre a l’acció real i pràctica. - Ha de ser participatiu, tothom que hi està implicat l’ha de conèixer i acceptar. -Ha d’estar adaptat als recursos coherent i amb disponibilitat real a tots els nivells. -Ha de ser avaluable podent-se mesurar per saber si s’ha assolit o no.
Tipologia d’objectius segons el nivell de concreció Objectius generals Expressen el propósito central del projecte o la declaración d’intencions del projecte. No indiquen resultats concrets, si no els efectes generals que es volen assolir amb el projecte. Estan poc concretats, poden adentre diverses interpretacions i no fan referència a una actuación mesurable directamente per mitjà d’indicadors. Objectius específics Assanyalen els passo que cal seguir pera conseguir els objectius generals (Han de ser coherents amb aquets últims) Tot i que no explecititen conductes o accions directamente mesurables amb indicadors, expresen un nivell de concreción més gran respecte als objectius generals. Objectius operatius Desenvolupen i concreten els objectius específics. Només admiten una interpretación és a dir, si diferents persones els llegeixen haurien d’entendre el mateix. Són sempre cuantificables i emsurables per mtijà d’indicadors. Exprssen els resultats inmmediats en l’acció, és a dir, són directamente verificables i aseguren el compliment dels efectes que es volen assolir amb els objectius específics.
Estructura bàsica dels objectius Una bona formulació dels objectius és fonamental per assegurar la viabilitat del projecte. Formular bé els objectius ens permetrà garantir la coherència del projecte, definir bé les activitats, preveure els recursos necessaris i sobretot poder fer l’avaluació i el seguiment del projecte i els seus resultats. L’estructura d’un objectiu: Una oració simple. Verb infinitiu: Expressa l’acció que volem desenvolupar. Complement directe: Indica l’objecte de l’acció. Complement circumstancial: Modifica el verb, indiciant aspectes específics de l’acció com ara el lloc, la quanitat, la maner,a el temps…
La formulació dels objectius Els verbs que utilitzem varien en funció del nivell de concreció. Verbs Genèrics: Expressen voluntats generals, intencions de fe, efectes i canvis que es presten a interpretacions diferents , són difícils d’avaluar i pertanyen als obejctius generals. Exemples: Afavorir, estimular, fomentar, potenciar, concienciar, senisbilitzar, vetllar per, promoure… Els verbs concrets ajuden a avaluar accions quantificades per què el verb facilita la quantificació i no dona opció a interpretar-ho de diverses formes. Exemples: Augmentar, disminuir, comprovar, calcular, resoldre, enumerar… Recomanacions Redactar els objectius d’una forma clara, breu i concisa Mantenir sempre le’structura gramatical bàsica Evitar introduccions o explciacions complementàries. Evitar expressions que manifestin ambiguetat o incocnreció Expressar una sola accio en cada objectiu Utilitzar els verbs adequats segons el nivell de cocnreció.
Les activitats Són la untiat mínima de planificación i indiquen el nivell màxim de concreción de l’actuació d’un projecte. Estan integrades per un conjunt de tasques que consitueixen el nivel executiu immediat de planificación i que impliquen accions específiques sense que es puguin considerar unitats de planificación. Les activitats són el nivell productiu d’un projecte i expresen actuacions pràctiques. Recomanacions: - Triar aquelles activitats que permetin el millor compliment dels objectius operatius. - Ordenar temporalmente les activitats que es realitzaran a través del calendario - Conèixer els recursos necessàris i dels que diposem per realitzar les activitats. - Preveure i sistematitzar les tasques que hem de realitzar per desenvolupar les activitats.
El calendari • L’ordenació temporal de les activitats ens donarà una visió global del projecte i de l’estat de la seva execució. • Serveix per fer un seguiment i l’avaluació continua del projecte, tenint en compte que caldrà introduir els canvis o els ajustos necessaris. • Ajudarà a racionalitzar el treball i establir ritmes raonables. • Facilitarà l’adequació dels terminis assignats a cada activitat.
Diagrama de Gantt Objectiu de referència: 1. Concienciar als joves sobre la importància d’un consum responsable N
Activitat
Responsable
Calendari G
F
M A
x
x
x
M J
J
A
S
O
N
x
x
x
Fase de disseny 1
Reunions de disseny del projecte Fase d’execució
1
Mercat d’intercanvi
x
x
x
Fase d’Avaluació 1
Reunió d’Avaluació del projecte
Model
D
Recomanacions • Redactar les activitats d’una manera clara i breu. • Pensar per endavant les activitats. • Especificar els obejctius i els responsables • Estructurar bé el Calendari • Marcar gràficament el calendari de les activitats.
Organització i funcionament del projecte Organització interna • • • •
Organització funcional Espais de coordinació regulació i seguiment Sistemes, canals i circuits d’informació i comunicació. Normes i procediments
Organització exerna • • • •
Altres associacions grups i col.lectius Adminsitracions Altres institucions Altrees serveis
Participació dels destinataris • •
Nivell de participació Estratègies de participació
Recomanacions • L’organigrama ha de servir per aclarir la ubicació del projecte i les tasques i funcions de cadascuna de les persones implicades. • Es important especificar quins seran els espais de participació i decisió. • Especificar la metodologia de treball. • Pla de participació interna i externa.
El Marc lògic del projecte És el document que busca relacionar en un sol full els objectius amb les activitats i les tasques, determinar els recursos que seran necessaris i els sistemes d’avaluació.
La matriu de planificació Es tracta de l’eina que l’enfocament del Marc Lògic ha creat per al disseny de projectes. Elaborada a partir de la informació obtinguda a la fase d’identificació, la matriu de planificació permet sintetitzar, de forma seqüencial i coherent, els elements bàsics de la nostra intervenció i la relació entre aquests components.
Comunicació del projecte • • • • •
A qui volem comunciar? Què volem comunicar? Com ho volem comunicar? Amb què volem comunicar? Quan volem comunicar?
Recursos per realitzar el projecte • • • •
Recursos Humans Recursos Materials Recursos infraestructurals Recursos Econòmics
El pressupost
Model
L’avaluació del projecte L’avaluació és un procés continu i planificat que permet la recollecció i l’anàlisi de la informació rellevant sobre la que els judicis de valor referents a l’objecte avaluat. L’avaluació comprèn totes les parts d’un projecte. L’avaluació quantitativa Serveix per entendre i valorar el procés de desenvolupament del projecte. Serveix per comprendre i interpretar. Avaluació quantitativa Serveix per comprovar i quantificar els objectius i els resultats Serveix per msenuar els resultats a través de dades objectives.
7 claus per llegir les bases d’una convocatòria •
•
•
•
Objecte de la convocatòria i programes i/o activitats subvencionables El primer que hem de conèixer d’una convocatòria és quina és la finalitat d’aquesta i quines característiques han de tenir els projectes susceptibles de ser subvencionats. Termini de la convocatòria i documents a presentar Les dates d’inici i final de la convocatòria són claus per realitzar una bona planificació i no haver de córrer el darrer dia de presentació, especialment si en la preparació de la documentació a presentar per a la convocatòria hi participen diferents persones i/o àrees de l’entitat. Requeriments de les entitats beneficiàries Totes les convocatòries estableixen una sèrie de criteris que les organitzacions han de complir per tal poder presentar les seves propostes i optar al finançament. Només llegint i revisant aquests requisits podem decidir si presentem la nostra proposta. Característiques dels projectes Les bases de les convocatòries ens donen moltes pistes sobre quins trets han de reunir les propostes presentades per tal de ser susceptibles de rebre finançament. Com hem vist anteriorment, aquestes característiques poden estar definides tant en l’apartat d’objecte de la convocatòria com al llarg de les bases.
7 claus per llegir les bases d’una convocatòria •
•
•
Criteris de valoració Conèixer quins elements tindran en compte els responsables de l’avaluació per seleccionar les propostes guanyadores també ens ajuda redactar un projecte més adient i coherent amb la convocatòria. Pressupost global de la convocatòria, import de la subvenció per projecte i percentatge i conceptes que es financen Saber quina és la dotació econòmica amb la que compta la convocatòria i l’import màxim que financen ens permet conèixer, de forma aproximada, quants projectes comptaran amb finançament. A més, saber fins a quin percentatge màxim del projecte presentat podrà ser subvencionable i quines despeses es poden sol·licitar ens facilita l’elaboració del pressupost i ens estalvia sorpreses posteriors. Obligacions de l’atorgament de la subvenció Finalment, quan llegim les bases d’una convocatòria hem de tenir clar quines són les condicions de l’atorgament de la subvenció i les obligacions a l’hora de realitzar la justificació. En concret, us recomanem identificar: Quan de temps trigaran en notificar i emetre la resolució de la convocatòria. Quan i com es realitzarà el pagament i si es poden realitzar bestretes. Quina quantia s’hauria de justificar a l’entitat finançadora (només el que ells aporten o el cost total.Quin percentatge màxim del cost total del projecte es pot destinar a les diferents partides pressupostàries.
Documents pràctics per treballar projectes • Guia de projectes: http://ves.cat/eYPz • Manual bàsic per a l’elaboració de projectes. http://ves/eYP2