VersĂŁo 3 abril de 2017
A Confederação Nacional das Empresas de Seguros Gerais, Previdência Privada e Vida, Saúde Suplementar e Capitalização – CNseg, tem como missão: congregar as principais lideranças do mercado segurador brasileiro, coordenar ações políticas, z e l a r p e l a s b o a s p r á t i c a s , elaborar o planejamento estratégico do setor e representar o segmento perante o Governo, a sociedade e as entidades nacionais e internacionais. A CNseg, na condição de entidade de representação do mercado segurador no Brasil, congrega as federações associativas de Seguros Gerais – FenSeg, de Previdência Privada e Vida – FenaPrevi, de Saúde Suplementar – FenaSaúde e a de Capitalização – FenaCap. Entre os objetivos da CNseg, podemos destacar a crescente participação do mercado segurador na economia brasileira; o incentivo e a adoção de práticas e condutas que distingam esse mercado; o incentivo à pesquisa e à criação de conhecimento no setor; a contribuição para o aprimoramento do marco regulatório, auxiliando os órgãos reguladores; e o fortalecimento do setor em todos os seus segmentos. Para buscar o pleno exercício de sua missão e a consecução de seus objetivos, a CNseg conta com Comissões Temáticas, que desenvolvem estudos técnicos e análises do ordenamento jurídico e da regulamentação do setor, cujos resultados redundam em guias de boas práticas para as empresas do mercado segurador brasileiro, na consolidação de dados estatísticos para análises das distintas vertentes do negócio e, principalmente, em referências para a orientação dos clientes de produtos de seguros. Entre as comissões constituídas está a Comissão de Recursos Humanos, de cujos esforços esta Cartilha sobre o eSocial é parte importante.
Introdução
Objetivo
Entenda um pouco mais!
Benefício para o Empregado
Saneamento de dados
O que muda?
Pontos de Atenção
Mudança de Cultura
Grupo de Trabalho eSocial - Participantes
Esta Cartilha é uma iniciativa da Comissão de Recursos Humanos da CNseg, a qual contém importantes informações que visam apoiar as empresas do setor segurador durante a fase de preparação para o novo cenário que o eSocial, sistema que unificará todas as informações da vida profissional do empregado, proporcionará a partir de sua implementação. Este documento está disponível nos formatos .pdf e .doc no portal da CNseg, de modo a permitir que as empresas do mercado segurador façam o download e o customizem, permitindo a inserção de informações específicas e as suas respectivas cores e logomarcas, de acordo com as suas identidades visuais, possibilitando distribuí-lo internamente para seus empregados. Finalmente, a CNseg deseja registrar seus agradecimentos aos membros da Comissão de Recursos Humanos, em especial aos participantes do Grupo de Trabalho Relações Trabalhistas com foco no eSocial, que se empenharam e se dedicaram à tarefa de analisar os principais aspectos do projeto, destacando os Pontos de Atenção, os quais foram transferidos a esta Cartilha, contribuindo, assim, para mitigar os impactos advindos deste novo sistema de troca de informações entre as empresas e as distintas entidades do Governo Federal. Rio de Janeiro, 3 de abril de 2017 Patrícia Quirico Coimbra
Marcio Serôa de Araujo Coriolano
Presidente da Comissão de Recursos Humanos CNseg
Presidente CNseg
Esta Cartilha é destinada aos profissionais das empresas do mercado segurador e tem como objetivo descrever as principais alterações decorrentes da implantação do eSocial, assim como reforçar a necessidade de parceria das áreas envolvidas, permitindo uma tranquila transição durante e após a implantação. É de fundamental importância que estas informações sejam compartilhadas, especialmente entre os responsáveis pela gestão dos processos aqui mencionados, as quais trarão impactos e benefícios, diretos ou indiretos. Estamos atravessando um momento de mudanças e os cronogramas do Governo podem ser alterados, mas o momento de regularizar, aprimorar processos e compartilhar informações é agora!
O eSocial é uma ação conjunta da Caixa Econômica Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social, do Ministério da Previdência, do Ministério do Trabalho e da Receita Federal do Brasil, com o objetivo de unificar todas as informações da vida profissional do empregado. Por isso é importante que o assunto seja bem compreendido e que todos permaneçam atentos às mudanças decorrentes de sua implantação. A partir de agora, você profissional, terá um papel importante no alinhamento das informações junto à área de Recursos Humanos.
A partir do lançamento do eSocial pelo Governo, empregados e gestores de todas as empresas devem estar totalmente alinhados com as ocorrências e reportá-las imediatamente para área de Recursos Humanos, que terá um cronograma a seguir junto ao Governo. Estima-se que o eSocial entre em vigor em janeiro de 2018 para as empresas que faturam mais de R$ 78 milhões e a partir de julho de 2018 para as demais, conforme a Resolução nº 7, de 16 de março de 2016, do Comitê Diretivo do eSocial.
Afinal, o que é o eSocial? A proposta do governo brasileiro por meio do eSocial é unificar a prestação das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas dos empregados, padronizando a transmissão, validação, armazenamento e distribuição aos órgãos e entidades, assim como melhorar o controle do recolhimento dos tributos. O novo sistema também tem como objetivo viabilizar e garantir os direitos previdenciários e trabalhistas, simplificar o cumprimento das obrigações e aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e dos empregados. O eSocial reunirá todas as declarações, resumos para recolhimento de tributos da relação trabalhista e previdenciária, e demais informações relevantes sobre o contrato de trabalho. A centralização trará ganhos tanto para quem envia — por meio da redução da burocracia envolvida — quanto para o Fisco. Para o Governo, a entrega única facilitará sobremaneira a busca e crítica de irregularidades, tais
como prazos desrespeitados, erros de cålculo e declaraçþes inconsistentes.
Todas as informações, desde o momento da contratação até a rescisão contratual do empregado, serão reportadas ao Governo via o sistema eSocial. Entre as informações que deverão ser enviadas estão incluídas as referentes ao registro de empregados, concessão de férias, 13º salário, horas extras, pagamento de remunerações e demais verbas não integrantes desta, os afastamentos do trabalho, os acidentes sofridos, os recolhimentos de contribuições previdenciárias, os depósitos de FGTS, as retenções, os exames médicos etc. Será exercido também maior controle sobre a saúde e segurança do trabalhador, bem como os afastamentos e doenças laborais, que deverão ser declarados quase de maneira instantânea quando a empresa tomar conhecimento de tal fato. Além disso, o eSocial também incluirá a transmissão das informações referentes a trabalhadores sem vínculos empregatícios, tais como, estagiários, autônomos e diretores estatutários. Com o eSocial, todo e qualquer tipo de serviço contratado entre pessoa jurídica e física será formalizado pelo sistema, o que inclui das grandes organizações ao empregador doméstico.
São classificadas em três tipos:
TIPO 1
Eventos iniciais e de tabelas Carga inicial dos dados da empresa e dos seus empregados.
Eventos não periódicos Os arquivos serão gerados e transmitidos na
TIPO 2
medida em que ocorrerem os eventos, observando os prazos legais, ou seja, é uma ação ou situação advinda da relação entre empregador e empregado, como por exemplo, admissão, alteração de salário, exposição a agentes nocivos etc.
Eventos periódicos Detalhamento das informações constantes na folha
TIPO 3
de pagamento e outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias dos empregados, portanto, o envio dos dados será composto de diversos arquivos, variando de acordo com o conteúdo de cada empregador.
O eSocial é uma nova forma de registro dos eventos trabalhistas. Todos os eventos da vida profissional de um cidadão devem ser registrados. Por meio do eSocial, esses eventos serão guardados de uma forma mais segura pelo Estado, assegurando seus efeitos jurídicos. Por este processo, a empresa realizará o saneamento de dados por meio de um sistema específico e será verificado se existe alguma inconsistência na documentação do empregado (CPF, PIS, nome). Por exemplo, se a pessoa se casou e alterou o nome e, não informou ao RH da empresa, este será um motivo de inconsistência de dados. Para os empregados ativos, caso haja alguma inconsistência nos dados, a empresa deverá verificar o procedimento para a regularização, de modo a que a transmissão dos dados não gere inconsistências. Por isso, a partir do momento em que o eSocial estiver vigente, no processo de admissão do empregado será verificado se a documentação está regular, pois somente desta forma a contratação poderá ser efetivada e reportada corretamente para o eSocial. Estes foram alguns aspectos que foram considerados importantes. Em breve você poderá receber mais informações.
A importância de ter sua documentação em dia! Desde já é importante que as empresas realizem um trabalho de saneamento dos cadastros de seus trabalhadores, ou seja, uma retificação das informações que constam nos arquivos da empresa. Caso um trabalhador tenha infor- mado o PIS, o CPF e seus dados cadastrais de forma incorreta, no momento em que estes dados forem enviados via eSocial, os mesmos serão criticados e gerarão erros, impedindo o envio destas informa- ções e consequentemente trazen- do riscos trabalhistas e legais ao empregador. Sendo assim, torna-se crucial que as empresas realizem o saneamento dos seus cadastros e os mantenha permanentemente atualizados e corretos. Já está disponível no sítio do eSocial (http://www.esocial.gov.br/QualificacaoCadastral.aspx) a consulta da Qualificação cadastral on-line ou em lote.
Admissão de Empregados Foi criado pelo Governo a pré-admissão onde o empregador deverá enviar o nome, o CPF e a data de admissão com até 30 dias de antecedência e 24 horas antes da data de admissão. Para concluir o processo de contratação de novos empregados, será necessário que a área de recrutamento e seleção envie a documentação do candidato e o seu atestado de saúde ocupacional – ASO, classificado como apto, e seus dados trabalhistas para o ambiente do eSocial até o início do envio da folha de pagamento.
Folha de Pagamento O procedimento atual para a Folha de Pagamento não sofrerá mudanças, pois a entrega das informações continuará a ser feita com antecedência, respeitando o cronograma mensal já praticado pelas empresas. Fazer o “ de /para” da tabela de rubricas com a tabela de
eventos /verbas
da
empresa,
pois
possíveis
mudanças acarretarão aumento da carga tributária. O envio da folha de pagamento deverá ser feito até o sétimo dia do mês subsequente.
Alterações Salariais Para alterações salariais, as informações deverão ser antes do início do novo salário, atentar para os exames de troca de função no caso de ser obrigado a fazer novo ASO. Não serão efetuados pagamentos retroativos aos empregados em nenhuma circunstância, evitando, assim, a formação de passivo trabalhista.
Comunicação de Acidente de Trabalho – CAT Em caso de Acidentes de Trabalho, as informações do empregado deverão ser transmitidas pelo eSocial, no dia da ocorrência, de modo a poder cumprir a obrigação legal de 24 horas para a sua comunicação.
Prestadores de Serviço Será necessário o cadastro no eSocial para trabalhadores sem vínculo empregatício, como é o caso dos autônomos. As informações deverão ser enviadas ao setor responsável no ato da emissão do Recibo de Pagamento de Autônomo – RPA.
Prestadores de Serviço (continuação) No caso dos corretores de seguros que sejam enquadrados pelas seguradoras como autônomos, deverão ser informados os seguintes dados:
Nome do Trabalhador Data de nascimento nº do CPF nº do PIS CBO Quantidade de dias trabalhados
Afastamentos de Empregados Os afastamentos por motivo de doença devem ser reportados, inclusive aqueles inferiores a 15 dias, portanto é importante informar imediatamente à área de RH quaisquer casos de afastamento da sua área. Atestado de até dois dias de afastamento terá seu envio opcional, mas caso use para afastamento ao INSS terá que fazer o envio.
Desligamentos Para desligamentos, o envio das informações (documentação
devidamente
assinada
pela
empresa e pelo empregado e ASO como apto) deverá ser realizado em até 10 dias da ocorrência. Já nos casos de aviso prévio trabalhado e término de
contrato
por
prazo
determinado,
as
informações devem ser enviadas no dia seguinte à data de desligamento.
Cargo e Atividade Desempenhada Os dados dos empregados que trabalham na empresa deverão ser complementados. A partir da implantação do eSocial, o cargo, a função e as atividades desempenhadas deverão ser descritas conforme o exemplo indicado a seguir:
O Analista Pleno de Marketing e Comunicação é o responsável em atuar no plano de comunicação mercadológica da companhia, abrangendo produção de campanhas publicitárias, materiais promocionais, a fim de dar visibilidade às Analista Pleno
marcas e apoiar ações de venda aprovadas
de Marketing e
pela diretoria como prioritárias para a
Comunicação
estratégia do negócio.
Pontos de Atenção
De acordo com a legislação em vigor, no caso de férias, tanto individuais, quanto coletivas, o envio de informações deverá ser feito com 30 dias de antecedência ao período de gozo de férias. No entanto, sugere-se que os profissionais antecipem a informação sobre a programação de férias com até 45 dias, de modo a possibilitar à área de RH prestar as informações necessárias aos órgãos competentes.
Mencionar que 80% das informações provêm da folha de pagamento. Definir o responsável pelo envio das informações de cada área; definir um responsável geral na empresa pelo “Projeto eSocial”.
As empresas devem levantar e avaliar a questão das multas e juros caso os processos sejam descumpridos. Avaliar os atuais cronogramas da área (admissão, férias, folha de pagamento, demissão etc.). Avaliar se os formulários (admissionais, declaração de encargos de família para fins de imposto de renda etc.), atendem às necessidades do eSocial. Alterar o fluxo do processo de conferência de documentos de candidatos que normalmente ficam com a equipe de Administração de Pessoal para equipe de Seleção, pois o candidato que não tiver qualificação cadastral não poderá ser aprovado.
Avaliar na empresa quem será(ão) o(s) responsável(eis) por enviar os arquivos no formato .xml e solicitar a compra ou liberação do certificado digital (e-CPF) – processo que pode e deve ser feito com antecedência. Criar novos procedimentos de conferências internas (folha de pagamento, férias, alterações salariais etc.), pois além das conferências de rotina deve-se realizar a conferência dos processos de eSocial (envio de arquivo no formato .xml, retornos etc.). Verificar como ficarão as particularidades das empresas: adiantamentos antes do fechamento da folha de pagamento, desoneração etc.
Envolver as áreas de Comunicação e/ou Marketing, Compliance e de Controles Internos no processo de implementação do eSocial. A participação desses profissionais é importante no processo de avaliação dos riscos envolvidos, bem como na análise de possibilidades de mitigação dos mesmos. Também contribuirão de forma a assegurar o cumprimento dos requerimentos legais.
Também devem ser envolvidas as áreas diretamente relacionadas, isto é, todas as áreas de RH, Tributos, Segurança da Informação, TI, Suporte e Jurídico. Questionar as áreas de TI para avaliarem se a atual estrutura de servidores irá suportar o sistema de mensageria (por exemplo: será gerado, no mínimo, um (1) arquivo .xml para cada CPF). Montar plano de comunicação às áreas / gestores. Envolver a TI e a área de Segurança da Informação em relação às liberações de firewall etc., para envio dos arquivos .xml. Cadastros diferenciados: diretor estatutário, estagiário, sócios e proprietários etc. Penalidades: a não observância do disposto na norma que tratará do eSocial, implicará aplicação de penalidades, definidas por ocasião de sua publicação.
Durante o ano de 2016, a Comissão de Recursos Humanos identificou e analisou os aspectos culturais das companhias que mais sofrerão impacto após entrada em vigor do eSocial. Qualificação Cadastral Realizar checagem de Qualificação Cadastral pela própria empresa, mesmo que realizada por consultoria externa Promover
censo
para
que
os
empregados
possam
retificar
espontaneamente seus dados - Ao realizar o censo, evita-se o encaminhamento dos dados aos órgãos públicos (CEF, Correios e RFB) sem necessidade.
Intensificar a divulgação dentro da companhia a fim de vencer o obstáculo cultural para implementação do eSocial Qualificar novos empregados na admissão - Caso o novo empregado não seja qualificado antes da admissão, deverá sê-lo até o envio da folha (o evento s-1200), cujo prazo é o dia 07 do mês seguinte. Pode-se avaliar também a transmissão da obrigação da qualificação ao empregado, porém é necessária a conscientização de que não se trata de um empecilho do RH, mas de uma necessidade da empresa em virtude do eSocial.
Qualificar os prestadores antes da prestação do serviço - Os prestadores não têm convívio diário com a empresa, sendo mais difícil coletar suas informações.
CBO Utilizar títulos diferenciados para os cargos – É importante não utilizar o mesmo título para vários cargos, discriminando com maior precisão a função exercida
FÉRIAS Planejamento de Férias - O planejamento não é indispensável, entretanto, deve-se levar em consideração que o empregado deve ser informado do período das férias com, no mínimo, 30 dias de antecedência. O eSocial não impedirá que a movimentação seja feita fora do prazo (com menos de 30 dias), mas este descumprimento de prazo será registrado e poderá gerar implicações.
Aprovação de Férias fora do prazo – Sugere-se que o responsável pela aprovação seja o executivo da área, já que ele poderá avaliar o passivo no descumprimento do prazo.
Fracionamento de férias – É importante atentar para o fato de que a previsão legal é de que o fracionamento seja excepcional, sem, entretanto, definir os limites desta excepcionalidade.
HORAS EXTRAS Descumprimento do limite mensal – Entende-se que o total de horas extras mensais enviadas ao eSocial pode ocasionar fiscalização pelo descumprimento do limite de 2 horas extras diárias, devendo ser monitorado o respeito a este limite.
AFASTAMENTO E SAÚDE OCUPACIONAL Terceirização do serviço de saúde ocupacional e Responsabilidade pelo envio de informações - Deve-se atentar para como será feita a transmissão do XML para o eSocial no caso de terceirização. Há a discussão no GT Confederativo se é possível que a terceira receba a subprocuração e envie diretamente ao eSocial, ou deve enviar para a empresa tomadora, que encaminhará ao sistema. É necessário manter relação estreita com o prestador.
Atendimento das demandas de saúde ocupacional em meio eletrônico – É necessário que a companhia esteja preparada para atender as demandas no meio eletrônico, ou seja, se os processos estão devidamente automatizados.
Objetivo da função e saúde ocupacional – Deve-se atentar para que haja relação entre a descrição de cargos e o sistema de saúde ocupacional.
Coerência de informações de saúde com o sistema de folha de pagamento - com o eSocial em vigência não será possível o envio de informações incompatíveis, razão pela qual é importante a integração dos sistemas de folha e de saúde.
Exame de mudança de função - o exame deve ser feito até um dia antes da troca, ou seja, na grande maioria dos casos no mês anterior à mudança, e o prazo para lançamento no eSocial se esgota no dia 07 de cada mês.
Registro dos documentos de condições ambientais em sistema integrado – é importante automatizar o processo de exportação/importação das informações dos documentos obrigatórios de condições ambientais de trabalho.
Prazo para notificação de acidentes de trabalho – as companhias devem se atentar ao cumprimento do prazo de 24h previsto na legislação para notificação de acidentes de trabalho.
Prazo para entrega de atestado médico – entende-se que a determinação de prazo para apresentação do atestado por meio de norma pode isentar a empresa de retificação de pagamentos que teriam reflexos no eSocial.
Importação de atestado - O leiaute do eSocial pede informações do atestado. Por isso é importante que seus dados sejam cadastrados em sistema que permita importação para o eSocial
Coordenador: Sandro da Costa Moreira (Brasilcap Capitalização) Nome
Empresa
Ana Beatriz Zão
Zurich Brasil Seguros Andréia
Angelo Bessa
Liberty Seguros
Antonio Teles de Medeiros
Bradesco Seguros
Edson Pereira Martins
Allianz Seguros
Eliana Bolonhezi
Porto Seguro Cia. de Seguros Gerais
Eliane Brandão
SulAmérica Seguros
Eliza Tieme Tamayose Hagiwara
Tokio Marine Seguradora
João Paulo Noronha
Grupo Segurador Banco do Brasil e Mapfre
Joselia Silva
Porto Seguro Cia. de Seguros Gerais
Luciana Varandas
Azul Seguros
Marcelo Soares
Seguradora Líder-DPVAT
Marcos Aguieiras
SulAmérica Seguros
Mauri Junior
Tokio Marine Seguradora
Olimpio Fregonezi Jr.
Virginia Surety Cia. de Seguros do Brasil
Selma Xavier dos Santos
Bradesco Seguros
Coordenador: Sandro da Costa Moreira (Brasilcap Capitalização) Nome
Empresa
Adriana Santini
Metropolitan Life Seguros e Previdência Privada
Ana Beatriz Zão
Zurich Brasil Seguros
Andréia Angelo Bessa
Liberty Seguros
Antonio Fernando Vilela Pedroso
Bradesco Seguros
Daniela Negreiros
Icatu Seguros
Edson Pereira Martins
Allianz Seguros
Eliane Brandão
SulAmérica Seguros
Fábio Nascimento
Capemisa Seguradora
Flavia Oliveira Gomes
Azul Seguros
Josélia Silva
Porto Seguro Cia. de Seguros Gerais
Luiz Alexandre Dutra
AIG Seguros
Luiz Gustavo Simão
Chubb Seguros
Marcelo Marçal Soares
Seguradora Líder-DPVAT
Marcia Veloso Goulart
Mongeral Aegon Seguros e Previdência
Marcos Antonio Andrade da Silva
Unimed Seguradora
Mauri Lima dos Santos Junior
Tokio Marine Seguradora
Priscila Gosler
Grupo Segurador Banco do Brasil e Mapfre
Selma Xavier dos Santos
Bradesco Seguros
Coordenador: Sandro da Costa Moreira (Brasilcap Capitalização) Nome
Empresa
Ana Lucia Sant’Anna
Generali Brasil Seguros
Andréia Angelo Bessa
Liberty Seguros
Antonio Fernando Vilela Pedroso
Brasilprev Seguros e Previdência
Eliane Brandão
SulAmérica Seguros
Fábio Nascimento
Capemisa Seguradora
Isabella Silva
AIG Seguros
Josélia Silva
Porto Seguro Cia. de Seguros Gerais
Juliana Begnami
Argo Seguros
Kaleb Machado
GRUPO SEGURADOR BANCO DO BRASIL E MAPFRE
Luiz Alexandre Dutra
AIG Seguros
Marcelo Marçal Soares
Seguradora Líder DPVAT
Marcelo Santos
Pan Seguros
Mauri Lima dos Santos Junior
Tokio Marine Seguradora
Nilton Sales
Itaú-Unibanco
Ralfe Fernandes
SulAmérica Seguros
Sandro da Costa Moreira
Brasilcap Capitalização
Selma Xavier dos Santos
Bradesco Seguros
Caso haja alguma dĂşvida sobre o eSocial, visite
www.cnseg.org.br/eSocial