M599 by Consejo nacional De Áreas Protegidas

39012005 1

Consejo Nacional de Áreas Protegidas - CONAP Administración: Licda. Ana Luisa Noguera Morales Secretaria Ejecutiva

Coordinado: Licda. Vilma Fernández Hernández Licda. Floridalma Larios Morales Sra. Leonor Alicia Villagrán Ordoñez Lic. Rafael Eduardo Porras López Lic. José Eduardo Mendoza Hernández Mark Bertrand Ness Lic. Jaime Gamaliel Carrillo Alonzo Luis Fernando Barrera

Diagramado: Luis Fernando Barrera

Guatemala, Diciembre 2005 ® Fotografías de portada: Fotosdeguatemala.com

Presentación El Presente Manual está dirigido a todo el Personal que labora para el Consejo Nacional de Áreas Protegidas – CONAP- y tiene con el fin de dar a conocer los procedimientos Administrativos y Financieros, que ejecutan las personas involucradas en el ejercicio de sus funciones, así como, coadyuvar a la solución de los problemas frecuentemente encontrados. Con el propósito de hacer eficiente la administración de la Institución, se estudiaron las Áreas de Tesorería, Compras, Almacén, Inventarios, Servicios Generales, Recursos Humanos e Informática. Este Documento pretende ser un material de apoyo y consulta para el desarrollo de las funciones administrativas y financieras, las que deben realizarse con independencia y objetividad. El tema no es nuevo, sigue siendo motivo de estudio, especialmente en cuanto a criterios en su aplicación con las disposiciones y principios presupuestarios, de contabilidad y auditoria, generalmente aceptados. El Manual incluye o cita algunos documentos que se consideró, son de interés para el buen desempeño de las actividades diarias en la Institución. Los aspectos no considerados en el presente manual deberán ser discutidos y aprobados por la Secretaría Ejecutiva de la Institución.

Índice PRESENTACIÓN

NORMAS DE ÉTICA DEL ORGANISMO EJECUTIVO, ACUERDO GUBERNATIVO NÚMERO 197-2004........................................

PÁGINA

DIRECCION FINANCIERA SECCION DE TESORERIA

Normativo para el manejo del Fondo Rotativo Institucional...

Manual de Caja Chica........................................................... 17

Normas para el manejo de Caja Chica...................................

Uso de Vales.......................................................................

Reintegro de los Fondos de Caja Chica.................................

¿Como llenar el formato de Liquidación de Caja Chica? (Detallado)..........................................................................

¿Como llenar el formato de Liquidación de Caja Chica? (Resumen)..........................................................................

Requisitos importantes para las facturas..............................

Caracterización Régimen ISR..............................................

Habilitación y operación de Libro.......................................

Autorización de libros de movimiento diario y conciliaciones bancarias......................................................

Viáticos............................................................................. Procedimiento ¿Qué datos debe llevar la Orden de Comisión?............. ¿Qué datos debe llevar el Viático Constancia?...................... ¿Qué datos debe llevar el Viático Liquidación?..................... ¿Qué datos debe llevar el Viático Anticipo?.......................... Viático al Exterior.............................................................. ¿Qué datos debe llevar el Viático Anticipo al Exterior?.......... ¿Qué datos debe llevar el Viático Constancia al Exterior?..... ¿Qué datos debe llevar el Viático Liquidación al Exterior?..... ¿Qué debe contener el Informe de Comisión?......................

Elaboración del recibo de ingresos varios (Forma 63-A2)......

38 39 40 42 43 46 47 48 49

CAJA FISCAL 14

Elaboración de la Caja Fiscal (Forma 200-A3).......................

SECCIÓN DE INVENTARIOS 15

Procedimiento de un cargo o descargo de bienes..................

Procedimiento para el Registro de Donación.........................

Proceso de compra de Activos Fijos o Bienes Fungibles.........

Lo más importante del Reglamento de Inventarios...............

Tarjetas de Responsabilidad...............................................

SECCIÓN DE ALMACÉN 20

Pasos cronológicos de Ingresos y Egresos.........................

Diagrama del Ingreso y Egreso de Almacén..........................

II.

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SECCIÓN DE COMPRAS

Procedimiento para compras menores de Q.30,000.00 a través de Comprobante Único de Registro (CUR)............................. 78

Procedimiento para compras mayores de Q.30,000.00 y hasta de Q.900,000.00 a través de Comprobante Único de Registro –CUR (Cotización)..............................................

Formularios que integran el expediente de compra................

SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES 4

Manual de Asignación y Uso de Vehículos del CONAP.............

Solicitud de Vehículos........................................................... 94

Reparación de Vehículos....................................................... 97

Control de Combustibles....................................................... 101

Envío de Correspondencia .................................................... 103

Uso de Celulares..................................................................

105

III.

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Lineamientos para uso del Equipo de Cómputo......................

Antivirus ............................................................................. 109

Mantenimiento preventivo de una Estación de Trabajo...........

Intranet............................................................................... 117

IV.

107

115

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Procedimiento de Contrataciones........................................... 122

Elaboración de Planillas y Nóminas.......................................

127

Obligaciones del Servidor Público..........................................

135

Prestaciones Laborales.........................................................

137

Beneficios Laborales............................................................. 145

Evaluación del Desempeño...................................................

149

Pacto Colectivo de Trabajo...................................................

159

Renuncias, Rescisiones, Sanciones y Despidos.......................

160

Datos importantes para las facturas del Renglón 029.............

162

Fichas de Registro de Personal Conap y externo....................

163

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

Unidad de Auditoria Interna.................................................. 165

Registros complementarios de alimentos...............................

VI.

166

ANEXOS

Organigrama Institucional....................................................

169

Mapa de Ubicación Geográfica de las Direcciones Regionales..

170

BIBLIOGRAFÍA REFERENCIAL...............................................

173

NORMAS DE ÉTICA DEL ORGANISMO EJECUTIVO, ACUERDO GUBERNATIVO NÚMERO 197-2004: Guatemala, 13 de julio de 2004. EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de la República de Guatemala establece que los funcionarios son depositarios de la autoridad, responsables legalmente por su conducta oficial, sujetos a la Ley y jamás superiores a ella, que los funcionarios y empleados públicos están al servicio del Estado y no de partido político alguno. CONSIDERANDO:

Que la Convención Interamericana contra la Corrupción, aprobada y ratificada por el Estado de Guatemala, es sin lugar a dudas el más importante paso dado a nivel hemisférico en la lucha contra este fenómeno y que establece que los Estados Partes convienen en considerar la aplicabilidad de medidas, dentro de sus propios sistemas institucionales, destinadas a crear, mantener y fortalecer Normas de Conducta para el correcto, honorable y adecuado cumplimiento de las funciones públicas mismas que deberán estar orientadas a prevenir conflictos de intereses y asegurar la preservación y el uso adecuado de los recursos asignados a los funcionarios públicos en el desempeño de sus funciones. CONSIDERANDO: Que la Ley del Organismo Ejecutivo establece dentro de los principios que rigen la función administrativa que el fin supremo del Estado es el bien común y que las funciones del Organismo Ejecutivo han de ejercitarse en orden con su consecución y con arreglo a los principios de solidaridad, subsidiariedad, transparencia, probidad, eficacia, eficiencia, descentralización y participación ciudadana. CONSIDERANDO: Que como resultado de los Acuerdos de Paz sobre Aspectos Socioeconómicos y Situación Agraria y de Fortalecimiento del Poder Civil y Función del Ejército en una Sociedad Democrática, el Estado de Guatemala asumió el compromiso de reformar, fortalecer y modernizar la gestión pública, en aras de procurar un manejo transparente absolutamente honrada en el uso de los recursos públicos como condición para lograr que las funciones de la administración pública tengan la capacidad de cumplir con el fin supremo del Estado de Guatemala.

CONSIDERANDO: Que los funcionarios y empleados del Organismo Ejecutivo son el eje de la Administración Pública y que su función debe atender a principios de probidad, responsabilidad, honestidad, lealtad, solidaridad, trasparencia, integridad, discreción, rectitud, imparcialidad, veracidad, austeridad, accesibilidad, disponibilidad, descentralización, celeridad, diligencia, disciplina, eficiencia, eficacia, calidad, respeto, prudencia, decoro, y honradez, por lo que, no solamente son necesarias las reformas legales pertinentes, sino que también la formulación y cumplimiento de normas mínimas éticas que rijan su conducta en el ejercicio de sus cargos públicos, así como la implementación de mecanismos para hacer efectivo el cumplimiento de las mismas. En ejercicio de las atribuciones que le confieren los artículos 183, literales a) y e), de la Constitución Política de la República de Guatemala y 7 de la Ley del Organismo Ejecutivo. EN CONSEJO DE MINISTROS ACUERDA: Las siguientes: NORMAS DE ÉTICA DEL ORGANISMO EJECUTIVO Artículo 1º. Ámbito de aplicación. Las presentes normas éticas deberán ser observadas por todos los funcionarios, empleados y asesores del Organismo Ejecutivo, sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas. Artículo 2º. Obligatoriedad. Las normas contenidas en este Acuerdo son de cumplimiento obligatorio para todos los funcionarios, empleados y asesores del organismo Ejecutivo en lo que les fuere aplicable. En consecuencia, las autoridades del organismo Ejecutivo, dentro sus respectivas competencias y funciones deberán velar por la debida observancia de las mismas. Artículo 3º. Definiciones. Para los efectos de las presentes normas, se entenderá por: A) Servidor Público: Funcionarios, empleados públicos y asesores en general que trabajan en y para el Organismo Ejecutivo, el cual se integra de conformidad con lo estipulado en la Constitución Política de la República de Guatemala y la Ley del Organismo Ejecutivo.

B) Funcionario Público: Quien por disposición de la ley, por elección popular o legítimo nombramiento ejerce cargo o autoridad, calidad, jurisdicción o representación, de carácter oficial en el Organismo Ejecutivo. C) Empleado Público: Quien sin facultades legales de propia determinación, realiza o ejecuta lo que se le ordena o manda o, de acuerdo a dicha subordinación, desempeña labores o funciones públicas en el Organismo Ejecutivo. D) Asesor: Quien por virtud de contrato, presta determinado servicio acorde a su conocimiento y experiencia en determinada rama técnica o profesional en el Organismo Ejecutivo. Artículo 4º. Valores que deben inspirar la función pública en el Organismo Ejecutivo. La Administración Pública, como función estatal, deberá ser realizada por los funcionarios y empleados públicos del Organismo Ejecutivo, atendiendo en todo momento a los valores expresados en el quinto considerando del presente acuerdo, así como con absoluto y total apego a la ley, respetando y haciendo que se respeten los derechos humanos, tales como la dignidad, la libertad, la igualdad y la seguridad de las personas, sin incurrir en discriminación de ningún tipo, sea por razón de género, cultura, ideología, raza, religión, idioma, nacionalidad, condición económica, social o personal y fortaleciendo el Estado de derecho, el pluralismo y la participación ciudadana. Artículo 5º. Integridad y Transparencia. En el desempeño de sus funciones, los funcionarios, empleados públicos y asesores del Organismo Ejecutivo deberán actuar integra y transparentemente, debiendo velar porque todas sus actuaciones y las de sus subalternos respondan a los principios y valores que inspiran las presentes normas, debiendo documentar todos los actos de su gestión, permitiendo la publicidad de los mismos, salvo las excepciones establecidas en la Constitución Política de la República de Guatemala, en aras de honrar el cargo que ocupan y de fortalecer el respeto y la credibilidad en el Organismo Ejecutivo. Artículo 6º. Secretividad. Los funcionarios, empleados públicos y asesores del Organismo Ejecutivo no podrán revelar o facilitar la revelación de hechos actuaciones o documentos de los que tengan conocimiento por razón del cargo que ocupen y que, por disposición de la ley, deban permanecer en secreto. Asimismo, les queda prohibida la utilización, con o sin fines de lucro, para sí o para un tercero de informaciones reservadas a las cuales haya tenido acceso por razón de su cargo, sin perjuicio de las sanciones que para el efecto les corresponda, según la ley respectiva.

Artículo 7º. Relaciones Interpersonales. Los funcionarios, empleados públicos y asesores del Organismo Ejecutivo, sin importar el cargo que ocupen, deberán guardar un espíritu de colaboración y sentido social en el desempeño de su gestión, debiéndose prestar el apoyo, cooperación y respeto debidos en aras de la eficiencia, la eficacia y el profesionalismo. Para efecto, los superiores jerárquicos deberán guardar las reglas del correcto trato con sus subalternos y los servidores públicos dependientes deberán guardar respeto a sus superiores jerárquicos. Artículo 8º. Denuncia de actos impropios. Los funcionarios, empleados Públicos y asesores del Organismo Ejecutivo que, por razón de su cargo, tengan conocimiento de un acto impropio o deshonroso de un colega, colaborador o subordinado, deberán promover los procedimientos legales ante los diferentes órganos competentes. Artículo 9º. Deberes básicos de los funcionarios, empleados públicos y asesores del Organismo Ejecutivo. Además de los deberes y obligaciones referidos en los artículos precedentes, los funcionarios, empleados, públicos y asesores del Organismo Ejecutivo tendrán los siguientes: A) Cumplir con la mayor diligencia el ejercicio de sus cargos, así como con la puntualidad y oportunidad debidas y abstenerse de actos u omisiones que causen mal funcionamiento retardo en el servicio que prestan. B) Custodiar la documentación e información que tengan a su cargo, evitando el mal uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización de las mismas, conforme lo dispuesto en el artículo 6 del presente acuerdo. C) Observar buena conducta en el ejercicio de sus cargos, tratando con rectitud, imparcialidad, respeto a las personas con las que tengan relación, se trate del público en general o de otros servidores públicos. D) No deberán incurrir en agravio, desviación o prepotencia en el ejercicio de sus cargos. E) Abstenerse de solicitar, aceptar o recibir, por si o por persona intermedia, dádiva, favor, presente, ventaja o cualquier recompensa, compensación o retribución, en dinero o en especie, o aceptar ofrecimiento o promesa para realizar u omitir un acto relativo al ejercicio de su cargo o empleo. Así mismo, no deberán aceptar, en el ejercicio de su cargo donación, empleo, cargo o comisión para sí, su cónyuge, convivientes o parientes dentro de los grados de ley, que procedan de cualquier persona individual o jurídica cuyas actividades, de cualesquiera índole que sean, se encuentren directamente vinculadas, reguladas o supervisadas por el funcionario o empleado público de que se trate.

F) Abstenerse de intervenir, directa o indirectamente, en la selección, nombramiento, designación, contratación, promoción, suspensión, remoción, traslado, ascenso, cese o sanción de cualquier funcionario o empleado público, cuando tengan algún interés personal, familiar o de negocios con ellos, o cuando dichas acciones puedan traer algún tipo de ventaja o beneficio para ellos, su cónyuge, conviviente o parientes dentro de los grados de ley. En consecuencia si fuere el caso, deberán velar porque los nombramientos, designaciones y contrataciones referidas recaigan en personas competentes y honorables. G) Desempeñar su puesto sin pretender beneficios adicionales a la remuneración salarial y demás prestaciones, reconocimientos u honores que, según sea el cargo, el Organismo Ejecutivo les otorgue por el desempeño de sus funciones. H) Deberán rechazar cualquier tipo de presión, indicación o solicitud dirigida a influir indebidamente en el tiempo y forma del desempeño de sus funciones, siempre con apego a la ley. En tal virtud, en sus actuaciones deberán abstenerse de incurrir en actos o actitudes que den la impresión de que sus relaciones sociales, de negocios o familiares influyen en sus decisiones. I) Deberán presentar la declaración jurada patrimonial ante la autoridad respectiva, si por razón de su cargo estuvieren obligados legalmente a ello. Artículo 10º. Independencia del Organismo Ejecutivo. En atención a lo que establece el artículo 141 de la Constitución Política de la República de Guatemala, los funcionarios, empleados públicos y asesores del Organismo Ejecutivo deberán proteger y promover la independencia del Organismo Ejecutivo con respecto a los otros órganos del estado, como factor de equilibrio dentro de la estructura del poder público del país. Artículo 11º. Actividades Políticas. Los funcionarios, empleados públicos y asesores del Organismo Ejecutivo deberán abstenerse de participar en el proceso electoral, cuando este haya sido convocado por el órgano competente, sin menoscabo de su derecho al sufragio a efecto de no empañar con su conducta y actuación la imagen de imparcialidad y neutralidad del Organismo Ejecutivo. Por consiguiente, no podrán favorecer a un determinado partido político o candidato durante el proceso electoral. Artículo 12º. Conflicto de intereses y abuso de autoridad. Los funcionarios, empleados públicos y asesores del Organismo Ejecutivo, además de los deberes y obligaciones contemplados en el artículo 9 del presente acuerdo, no deberán utilizar su cargo para fomentar el éxito de sus negocios privados o para su beneficio personal, de sus familiares y/o amigos.

Asimismo, deberán evitar toda conducta o actuación por la que, en provecho propio o de terceros, ejerzan influencia indebida sobre otro servidor público del Organismo Ejecutivo y/o de cualesquiera otros órganos, entidades, dependencias y empresas del Estado. Artículo 13º. Decoro y comportamiento público. Los funcionarios, empleados públicos y asesores del Organismo Ejecutivo deberán actuar con decoro, evitando actuaciones que razonablemente puedan dar la impresión de que sus relaciones de tipo social, familiar o de negocios influyen en alguna forma en el desempeño de sus funciones públicas. Articulo 14º. Observancia de otras normas. La observancia de las normas consignadas en el presente Acuerdo no excluye el cumplimiento de otras disposiciones éticas, morales, de urbanidad y disciplinarias, para lograr el buen desenvolvimiento de la función pública, así como de las contenidas en las leyes y reglamentos respectivos por parte de los funcionarios, empleados públicos y asesores del Organismo Ejecutivo. Artículo 15º. Vigencia: El presente Acuerdo entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario de Centroamérica, órgano oficial del Estado. COMUNÍQUESE: OSCAR BERGER

El Acuerdo Gubernativo 197-2004, fue publicado en el Diario de Centro América el jueves 15 de julio de 2004.

DEPARTAMENTO FINANCIERO Secciòn de Tesorerìa

NORMATIVO PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL: I.

CONSIDERACIONES GENERALES

El presente Manual establece los procedimientos básicos, formularios e instructivos para el funcionamiento de fondos rotativos con imputación y sin imputación de las Instituciones del Estado, dependientes del Organismo Ejecutivo. Con la finalidad de precisar conceptos, seguidamente se señalan algunas características particulares de este mecanismo de ejecución de gastos: A. Los fondos rotativos a constituirse de acuerdo a lo establecido en este Manual, tendrán las siguientes denominaciones: 1. Por Resolución, de la Tesorería Nacional, se constituirá un fondo rotativo con imputación o sin imputación presupuestaria, el cual se denominará “Fondo Rotativo Institucional”. a)

Entiéndase por fondo rotativo con imputación presupuestaria aquel cuyo destino del gasto ha sido predeterminado y la ejecución del renglón de gasto es invariable.

Entiéndase por fondo rotativo sin imputación presupuestaria, aquel cuyo destino del gasto no ha sido predeterminado y la ejecución del renglón de gasto es variable.

2. Por Resolución de la Autoridad Jerárquica Superior de cada Institución, se constituirán con cargo a cada fondo rotativo institucional, fondos rotativos denominados “Fondo Rotativo Interno”. a)

Entiéndase por fondo rotativo interno presupuestaria aquel cuyo destino del predeterminado y su ejecución es invariable.

con imputación gasto ha sido

Entiéndase por fondo rotativo interno sin imputación presupuestaria aquel cuyo destino del gasto no ha sido predeterminado y su ejecución es variable.

B. Su operatoria se rige por las siguientes disposiciones: 1. Acuerdo del Ministerio de Finanzas Públicas N° 06-98 y Acuerdo Nº 19-98, modificatorio del Artículo 9º del Acuerdo Ministerial Nº 06-98, por los cuales se aprueban las normas para la Administración de Fondos Rotativos para las instituciones del Estado, dependientes del Organismo Ejecutivo y se aprueba el presente Manual. 2. Las normas específicas que se establezcan en las resoluciones de constitución de cada fondo rotativo. C. La provisión de fondos para la constitución, incremento o reposición de fondos rotativos se hará mediante el siguiente mecanismo administrativo: 1. Fondo Rotativo Institucional: a) El formulario a tramitar ante el Ministerio de Finanzas Públicas para la constitución, incremento o reposición de un Fondo Rotativo Institucional será el documento “Comprobante Único de Registro”. b) El documento “Comprobante Único de Registro”, a tramitar ante el Ministerio de Finanzas Públicas para la reposición del Fondo Rotativo Institucional, a los fines de su firma por las autoridades señaladas en el Instructivo de dicho documento, deberá estar respaldado por: i. Formulario FR-02 “Resumen de Gastos del Fondo Rotativo Institucional”, el cual contiene el estado de situación del fondo, un resumen con la imputación presupuestaria de los gastos y pagos efectuados por los fondos rotativos internos que solicitan la reposición, así como de sus respectivos montos. ii. Formularios FR-03 “Relación de Gastos del Fondo Rotativo Interno”, los cuales contienen las relaciones de comprobantes debidamente imputados de los gastos realizados, números de comprobantes, beneficiarios, monto, así como los estados de situación de cada fondo rotativo interno constituido con cargo al fondo rotativo institucional.

Una vez firmado el “Comprobante Único de Registro” por las autoridades correspondientes del Ministerio, cuando se trate de instituciones pilotos, la documentación señalada deberá quedar archivada en el Área de Contabilidad de la Unidad de Administración Financiera (UDAF). Para el caso de las instituciones que no son pilotos, el Formulario FR-02 debe venir como anexo al comprobante único de registro (CUR), en su ingreso a Mesa de Entrada de la Dirección de Contabilidad del Estado. 2. Fondos Rotativos Internos a) El formulario a tramitar por el responsable del Fondo Rotativo Institucional para la constitución, incremento o reposición del fondo rotativo interno, con cargo a dicho fondo, será el documento “Fondo Rotativo Interno” (Formulario FR-01). b) El documento, “Fondo Rotativo Interno” (Formulario FR-01) a tramitar por el responsable del fondo rotativo institucional para la reposición del fondo rotativo interno, deberá estar respaldado por el Formulario FR-03 “Relación de Gastos del Fondo Rotativo Interno”, el cual contendrá una relación de comprobantes debidamente imputados, número de comprobante, beneficiario, monto, así como el estado de situación del fondo rotativo interno constituido con cargo al fondo rotativo institucional. Una vez firmado el Formulario FR-03 por los funcionarios responsables del fondo rotativo interno, la documentación de soporte, constituida por las facturas conformadas y constancia de recepción conforme de los bienes y servicios recibidos, deberá quedar archivada en la Oficina de Contabilidad de la Unidad Ejecutora de Presupuesto Correspondiente.

MANUAL DE CAJA CHICA: Con el propósito de atender una serie de pagos menores por medio de los fondos asignados y de conformidad con lo que estipula el Acuerdo A-15-98 de la Contraloría General de Cuentas por medio del cual se aprueban las Normas Generales de Control Interno y específicamente el contenido del numeral 4.10 de las Normas de Control Interno de Tesorería, en lo relativo a la creación y manejo de fondos fijos de Caja Chica, se emite el presente Manual para regular los procedimientos a seguir en el manejo de las mismas, con el objetivo de fortalecer la estructura de control interno y como herramienta de apoyo para los responsables. Definición de Caja Chica La Caja Chica constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo por gastos menores, exclusivamente para fines de la Entidad. Este fondo no podrá utilizarse para pagos fraccionados de compras mayores que exceden los límites establecidos en el presente Manual.

NORMAS PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA: 1. Se autorizan compras y/o pagos en efectivo hasta un máximo de UN MIL QUETZALES (Q1, 000.00) en una sola compra y/o pago de servicio. El Jefe de la Unidad Ejecutora podrá autorizar desembolsos mayores por medio de cheque. 2. Únicamente podrán efectuarse compras y/o pagos que estén comprendidos en los renglones presupuestarios autorizados para el ejercicio fiscal vigente, de los grupos 1, 2 Y 3 del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, conforme a la descripción siguiente:

GRUPO 1: SERVICIOS NO PERSONALES 111 112 113 114 122 142 151 162 165

Energía eléctrica Agua Telefonía Correos y telégrafos Impresión, encuadernación y reproducción Fletes Arrendamiento de edificios y locales Mantenimiento y reparación de equipo de oficina Mantenimiento y reparación de medios de transporte

GRUPO 2: MATERIALES Y SUMINISTROS 211 212 241 253 267 291 292 298

Alimentos para personas Alimentos para animales Papel de escritorio Llantas y neumáticos Tintes, pinturas y colorantes Útiles de oficina Útiles de limpieza y productos sanitarios Accesorios y repuestos en general

NOTA IMPORTANTE: PARA EJECUTAR EN RENGLONES DEL GRUPO 1 Y 2 QUE NO FIGUREN EN EL LISTADO ARRIBA IDENTIFICADO, DEBERÁ SOLICITAR AUTORIZACIÓN A LA DIRECCIÓN FINANCIERA A TRAVÉS DEL ANALISTA DE PRESUPUESTO.

GRUPO 3: PROPIEDAD, PLANTA, EQUIPO E INTANGIBLES Para realizar una compra en este grupo de gasto es necesario consultar por escrito al Director Financiero y Analista para verificar la disponibilidad en los renglones a afectar, quienes aprobarán dejando constancia mediante firma y Visto Bueno.

FISCALIZACIÓN Y REGISTRO La fiscalización del fondo de caja chica está a cargo de la Contraloría General de Cuentas y de la Auditoria Interna del Consejo Nacional de Áreas Protegidas. Los Encargados de Caja Chica deberán llevar un libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas para el registro del fondo inicial, el registro de todos los documentos que integran cada liquidación que presenten y para la liquidación final de la misma. SANCIONES El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Manual, por parte de los encargados de caja chica y/o quién hace uso de los fondos, dará lugar a las sanciones disciplinarias que las autoridades Superiores establezcan, así como otras sanciones legales aplicables. DISPOSICIONES GENERALES La creación del Fondo de Caja Chica deberá ser autorizada por la Autoridad Superior de la Dependencia, mediante Acuerdo o Resolución interna, indicando el monto que se estime necesario para la creación del mismo. Para el manejo del fondo de Caja Chica, se nombrará a la persona responsable del mismo por medio escrito, quién deberá caucionar la respectiva fianza de fidelidad y presentar ante la Contraloría General de Cuentas su Declaración Jurada Patrimonial conforme al Decreto 89-2002 (Ley de Probidad).

USO

DE VALES

Imagen: Solicitud de vale, documento que será emitido por la Sección de Tesorería al momento de solicitar efectivo.

Para llenar un vale, debe tomarse en cuenta las siguientes recomendaciones: 1. Únicamente el personal comprendido en los renglones 011, 029 y 031 pagados por CONAP, podrá solicitar vale a la Sección de Tesorería, en los casos que la Sección de Almacén, no cuente con los materiales, alimentos para reuniones y otros; el vale debe llenarlo con letra clara, el concepto de gasto que sea el mismo de la Solicitud de Materiales, Firma del Solicitante, Encargado de Tesorería y Visto Bueno del Director Financiero. 2. En casos de compras de materiales, suministros, bienes, y accesorios debe tener la Factura Sello de Ingreso a Almacén. 3. No es permitido que el Encargado de Caja Chica emita vales para préstamos personales y cambio de cheques con el fondo, así como anticipos de viáticos y proveedores. 4. La persona que solicita el vale tiene la obligación de tramitar el número de la Solicitud de Compra de Materiales y Suministros en la Sección de Compras, así como sus respectivas visas.

LIQUIDACIÓN DE VALES Los empleados que soliciten dinero de caja chica, están obligados a liquidar el mismo dentro de los cinco días hábiles siguientes al recibo del efectivo, adjuntando los documentos contables con la visa de Presupuesto y Auditoria Interna, y observando los siguientes aspectos: 1. A todo vale deberá acompañarse la Solicitud para Compra de Materiales y Suministros. 2. El Monto del vale deberá liquidarse en un término de (5) cinco días hábiles y no se autorizará un segundo vale sin antes haberse liquidado el primero. 3. Al liquidarse el vale, deberá acompañarse de factura (s) a nombre de CONAP y el Número de Identificación Tributaria NIT 663258-0 de la Institución, que compruebe los gastos efectuados; el valor de gasto en números y letras. 4. Las facturas que se presenten en dicha liquidación deberá tener sello de Ingreso a Almacén si se trata de materiales, útiles o bienes. 5. Cuando sea compra de alimentos para reuniones oficiales, adjuntar listado de participantes con firmas incluidas.

Deberá realizarse como mínimo una vez por semana, la integración del Fondo asignado, en la que incluirá el saldo bancario del libro autorizado, vales pendientes de liquidar y los documentos de legítimo abono.

Numeración correlativa Departamento Financiero – Secciòn de Tesorerìa

Lugar y fecha

Cantidad en números

Cantidad en letras Concepto de gasto, que sea el mismo de la Solicitud Firma del Solicitante

Vo. Bo. del Jefe Financiero Jefe

Firma de Tesorería

Recomendaciones sencillas y claras que se solicitan, para la respectiva liquidación del vale.

A cada vale es necesario adjuntar Solicitud para Compra de Materiales y Suministros, llenado a máquina cumpliendo con sus requisitos como se describe a continuación :

La fecha nunca puede ser posterior a la de la factura.

Número Correlativo lo colocará la Sección de Compras.

Cantidad en números de los productos.

Visa de presupuesto

Descripción del bien o Servicio a adquirir en detalle.

Firmas y Sellos de Jefe Financiero Director Administrativo Auditoria Interna Firma y Sello del Jefe del Departamento.

Firma del solicitante

¿Dónde quedan las respectivas copias de Solicitud de compra de Materiales y Suministros? Original: Copia Amarilla: Copia Rosada: Copia Verde: Copia Celeste:

Expediente Original Sección de Presupuesto Sección de Compras Sección de Almacén Solicitante

NOTA : OBSERVAR QUE NO DEBE SER LA MISMA FIRMA DEL SOLICITANTE CON LA DEL JEFE DE DEPARTAMENTO.

REINTEGRO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA: El encargado de caja chica solicitará el reintegro del fondo cuando se haya utilizado el 50% como mínimo y máximo 80%. El Jefe Financiero designará a la persona que revisará en forma previa la documentación de soporte, posteriormente se trasladará a Auditoria Interna para su visa. El Ministerio de Finanzas Públicas aprobará el desembolso para posteriormente emitir cheque a nombre de la Cuenta Bancaria. El reintegro de liquidaciones parciales se solicitará en formulario previamente elaborado, conteniendo como mínimo la siguiente información: 1. Deberá existir un control correlativo interno de liquidaciones, por lo que cada formulario tendrá un número de orden secuencial, el cual se colocará en la parte superior derecha. 2. El Período, se completará con las fechas inicial y final de la liquidación, así mismo las fechas de los documentos que se liquidan deben corresponder al periodo indicado, para delimitar la liquidación. 3. Los comprobantes deben foliarse o numerarse del No. 1 en adelante en forma independiente, para cada liquidación o solicitud de reintegro. 4. Anotar correlativamente del número uno (1) hasta el último comprobante de la liquidación en el Cuadro de detalle FR-02. 5. Se anotará la fecha del documento que ampara el gasto FR-02. 6. Se registrará el número de factura que ampara el gasto, nombre de la empresa, tipo de gasto y el valor total de la factura FR-02. 7. Fondo asignado: se anotará el monto total asignado. 8. Reposición de fondos en trámite: se anotará el número de las liquidaciones que se encuentran en trámite y su valor total. 9. Valor de la reposición: se completará con el número de la presente liquidación y su valor. 10. Firma de quien elaboró la liquidación de Caja Chica y Vo.Bo. del Director Regional.

LIQUIDACIÓN FINAL Las cajas chicas deberán ser liquidadas totalmente y entregadas al Departamento Financiero, antes del 30 de noviembre de cada año o la fecha que se les comunique, de conformidad a las políticas de la Institución. Formatos a utilizarse:

Cuadro de Liquidación por Detalle: Se detalla factura por factura, con su valor y Renglón de Gasto. (Utilizamos el mismo formato del Fondo Rotativo Institucional.

Cuadro de Liquidación por Resumen: El objetivo primordial es de consolidar por Renglón de Gasto.

驴Como llenar el Formato de Liquidaci贸n Caja Chica? (DETALLADO):

1 2 3

Cuadro Superior Derecho -Colocar el número de la liquidación seguido del año. -Fecha de elaboración de la liquidación. -Periodo de liquidación, conforme a la primera y última factura. -Monto total del Fondo, conforme a la Asignación.

Información de Valores a Liquidar -Saldo Anterior, (Indique el saldo por rendir pendiente según el Resumen de Gastos presentado con anterioridad). -Fondos Recibidos (Anote el monto recibido con posterioridad al último resumen presentado, monto de la última reposición). -Monto de la Rendición (Refleje el monto total de la rendición del presente Resumen de Gastos). -Saldo por Rendir( Indique los fondos sin rendir que quedan en poder de los Responsables de la Caja Chica). -Fondos Reintegrados (Anote en los casos de rendición final el monto sobrante que deberá depositar en la cuenta bancaria a favor de la Tesorería Nacional, Anexe el comprobante de Depósito Bancario al Resumen de Gastos).

Información General de Detalle -Fuente de Financiamiento se colocará 11000 en la mayoría de casos. -Proyecto es 00. -Sub proyecto es 000. -Actividad /Obra esta columna quedará vacía. -Número de Renglón, conforme al Manual de Clasificaciones Presupuestarias. -Ubicación Geográfica, esta columna quedará vacía, solo en el caso de REGION VIII –Petén- siempre será 17000. -Número de Identificación Tributaria. -Número de Comprobante, Serie y número de la Factura. -Nombre del Beneficiario o Proveedor. -Monto de la Factura.

Cuadro Inferior para firmas - Firma, nombre y puesto de la persona que elabora la liquidación de los fondos. - Firma y nombre del Director Regional. - Firma y sello de visa por la Auditoria Interna o Contabilidad

驴Como llenar el Formato de Liquidaci贸n Caja Chica? (RESUMEN):

Cuadro Superior Derecho

Cuadro Superior Derecho -Colocar el número correlativo de la liquidación. -Fecha de elaboración. -Periodo, conforme a la primera y última factura. -Monto total del Fondo.

Información de Valores a Liquidar -Saldo Anterior, (Indique el saldo por rendir pendiente según el Resumen de Gastos con anterioridad). -Fondos Recibidos (Anote el monto recibido con posterioridad al último resumen presentado, monto de la última reposición). -Monto de la Rendición (Refleje el monto total de la rendición del presente Resumen de Gastos). -Saldo por Rendir( Indique los fondos sin rendir que quedan en poder de los Responsables de la Caja Chica). -Fondos Reintegrados (Anote en los casos de rendición final el monto sobrante que deberá depositar en la cuenta bancaria a favor de la Tesorería Nacional. Anexe el comprobante de Depósito Bancario al Resumen de Gastos).

Información Detallada del Resumen -Fuente de Financiamiento (Se colocará 11000 en la mayoría de casos). -Proyecto es 00. -Sub proyecto es 000. -Actividad /Obra (Esta casilla quedará vacía). -Número de Renglón (Conforme al Manual de Clasificaciones Presupuestarias). -Ubicación Geográfica (Esta casilla quedará vacía solo en el caso de Petén siempre será 17000). -Otras (Columna vacía). -Descripción ( Se refiere al nombre del objeto del gasto, según Clasificador Presupuestario de Gastos vigente). Monto (En esta columna se consignará las cantidades en quetzales imputadas a cada objeto del gasto).

Cuadro Inferior para firmas -

Las firmas que debe llevar el cuadro en su siguiente orden son: Firma y nombre del Responsable que administra los fondos. Firma y nombre del Director Regional. Firma y sello de visa por la Auditoria Interna o Contabilidad.

REQUISITOS IMPORTANTES PARA LAS FACTURAS :

Al hacer efectivo el pago por bienes y/o servicios, debe exigirse factura legalmente autorizada a nombre de la Institución. Artículo 36. (Reformado por el artículo 4 del Acuerdo Gubernativo 500-2001 del 27 – 12-2001). Ley del Impuesto al Valor Agregado. Las facturas emitidas por máquinas o cajas registradoras autorizadas de forma mecánica o computarizada, deberán contener, como mínimo y en forma claramente legible, la información siguiente: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

La denominación “factura”. Nombre y apellidos completos y nombre comercial del contribuyente emisor, si es persona individual; razón o denominación social y nombre comercial, si es persona jurídica. Número de Identificación Tributaria del contribuyente emisor. Número de resolución por la Administración Tributaria donde autorizó la emisión de las facturas y rango autorizado. Número de la factura Factura a nombre de la Institución en forma completa CONSEJO NACIONAL DE AREAS PROTEGIDAS ó abreviado CONAP. Número de Identificación Tributaria de la Institución es 663258-0. Descripción de la venta o del servicio prestado y de sus respectivos valores. El precio total de la operación, con inclusión del impuesto, así como la indicación de descuentos si los hubiere. Lugar y Fecha de la emisión. (Colocar después del número)

Toda factura debe ir identificada en que r茅gimen se encuentra, como se define a continuaci贸n:

Nota importante: TODA LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA DEBERÁ CONTENER LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE, FACTURAS, LAS CUALES DEBERÁN ESTAR RAZONADAS Y FIRMADAS POR: LA PERSONA QUE REALIZÓ EL GASTO Y VISTO BUENO DEL DIRECTOR REGIONAL. ADJUNTAR

DISKETTE

cajaconap@conap.gob.gt

ENVIAR

VIA

INFORMACIÓN DE LOS CUADROS, EN CADA LIQUIDACIÓN PARA QUE LA SECCIÓN DE TESORERÍA COMPLETE LA INFORMACIÓN PARA REALIZAR EL REINTEGRO. LAS FACTURAS NO DEBEN CONTENER BORRONES, ENMIENDAS O TACHADURAS Y LAS QUE SE PRESENTEN DE ESTA FORMA SERÁN DEVUELTAS Y SE SANCIONARÁ AL RESPONSABLE.

HABILITACIÒN Y OPERACIÓN DE LIBRO PARA MANEJO DE CAJA CHICA:

Los movimientos diarios de la Caja Chica (Ingresos y Egresos) deben ser procesados oportunamente, con la finalidad que en cualquier momento se muestre el saldo correcto y con ello realizar las programaciones correspondientes. Este libro debe ser habilitado y autorizado por la Contraloría General de Cuentas, el cual no debe contener borrones, enmiendas o tachaduras debido a que representa un control oficial. Los datos que debe contener el libro son los siguientes: Fecha Número y serie de Factura Nombre del Proveedor Descripción del gasto Ingresos Egresos Saldo

AUTORIZACIÓN DE LIBROS DE MOVIMIENTO DIARIO Y CONCILIACIONES BANCARIAS.

Concepto de Conciliación: Demostración analítica mediante la cual quedan justificados los elementos contrapuestos que generan diferencia, que pueda existir entre dos cuentas o importes relacionados intrínsecamente; la conciliación entre el saldo de la cuenta corriente que mantiene con un banco y el saldo que arroja el estado periódico remitido por éste. Conciliación de Cuentas Bancarias: Para verificar el movimiento de las cuentas representativas de los depósitos bancarios hay que conciliar los resúmenes o estados de cuenta que envían los bancos. Con ese objeto se debe considerar lo siguiente: 1. Los depósitos aún no acreditados por los bancos. 2. Los cheques emitidos pero no presentados al cobro por sus beneficiarios. 3. Los cargos que pudieran practicar los bancos en concepto de intereses, comisiones, sellados u otros gastos semejantes. Computados estos importes debe coincidir el saldo de cada banco con el saldo que acuse el respectivo resumen de cuenta. Por razones de control, la conciliación de las cuentas bancarias no debe ser realizada por los empleados que intervienen en el movimiento de fondos, sino por otra persona ajena a las tareas que originan los ingresos y egresos de caja. Cuando las Direcciones Regionales no cuenten con personal específico, el responsable será el ejecutor del fondo. El manejo de fondos requiere que los Directores Regionales y Asistentes Administrativos ( en algunos casos Secretarias) lleven un control diario y mensual de las operaciones de cada una de las cuentas de cheques (Sueldos /Salarios y Caja Chica), por lo que deben habilitar libros de bancos u hojas móviles autorizadas y habilitadas por la Contraloría General de Cuentas, en los que tienen que registrar cronológica y correlativamente las operaciones (Ingresos y Egresos, es decir, Depósitos y Retiros), realizadas en cada una de las cuentas, anotando el día, el número de documento(cheque o boletas de depósito), nombre del librado (persona o empresa a la que se le extiende el cheque), número correlativo de la operación, monto de las operaciones de ingresos, intereses y depósitos, como de egresos, pagos, anulación de cheques, cobros por manejos de cuenta.

Objetivos de la Conciliación: Comprobar que el saldo determinado a una fecha dada (fin de mes) es correcto, el responsable debe igualar el saldo determinado en el libro de bancos con el saldo reportado en el Estado de Cuenta Bancario Es responsabilidad de los DIRECTORES REGIONALES que los registros se encuentren actualizados, por lo que deberán instruir a la persona idónea para que oportunamente requiera al Banco los Estados de Cuenta, con el afán de conciliar los saldos dentro de los primeros diez (10) días siguientes a la finalización de cada mes.

Movimiento Diario: De esta forma se registrarán los movimientos que se realicen.

El Estado de Cuenta: emitido por la Agencia Bancaria, es base fundamental para partir en la elaboración de una Conciliación.

Conciliaci贸n Bancaria: Este es el formato recomendado para realizar la Conciliaci贸n Bancaria la cual debe ir seguido del Movimiento Diario al finalizar el mes.

VIÁTICOS PROCEDIMIENTO PARA VIÁTICOS: INICIA: FINALIZA:

Interesado. Tesorería.

1. Jefe Inmediato Superior proporciona Orden de Comisión; 2. Comisionado, solicita a Tesorería en Oficinas Centrales y en Direcciones Regionales a los Asistentes Administrativos: LOS FORMULARIOS DE ANTICIPO, CONSTANCIA Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS (ORIGINAL Y COPIA); 3. Al retornar de la Comisión elaborará el Informe correspondiente el cual deberá llevar firma de aprobación de la autoridad que lo nombra; 4. Presentar a la Dirección Financiera, los documentos siguientes: o Nombramiento firmado, o Formularios debidamente llenados a máquina, sin borrones , ni tachones. o Informe circunstanciado de comisión realizada con Vo.Bo. de jefe inmediato. o Director Financiero revisa documentación completa, firma de revisado en Viático Liquidación y traslada a la Unidad de Auditoria Interna. 5. La UDAI, verifica información, cálculos y sellos y traslada a la sección de tesorería para pago; 6. La Sección de Tesorería emite cheque para el interesado. NOTA: Para el Anticipo de Viáticos se utilizará el mismo procedimiento, con la diferencia que no deben presentarse: El Informe, Viático Constancia y Viático Liquidación. La persona nombrada es la responsable de los cálculos de sus viáticos.

Horarios contemplados para cobros de viáticos: Procede desayuno si la comisión inicia antes de las 7:00 a.m. Procede almuerzo si la comisión inicia antes de las 12:00 y finaliza después de las 15:00 horas. Procede cena si la comisión finaliza después de las 20:00 horas.

Viáticos al Exterior

El Reglamento General de Gastos de Viático emitido mediante Acuerdo Gubernativo No. 397-98 del 23 de junio de 1998 establece las normas relacionadas con los gastos de viático y otros gastos conexos, derivados del cumplimiento de comisiones oficiales que se llevan a cabo en el exterior de la República, las cuales se establecen conforme a los artículos: Artículo 19. CATEGORÍAS, GRUPOS GEOGRÁFICOS Y CUOTAS DIARIAS. Los gastos de viático en el exterior del país para el Presidente y Vicepresidente de la República y Ministro de Relaciones Exteriores, los determinarán cada uno de ellos, según la naturaleza de la comisión de que se trate. Los gastos de viático para el demás personal nombrado específicamente para el desarrollo de cargos y comisiones oficiales en el exterior del país, se regulará conforme a las categorías, grupos geográficos y cuotas que se indican a continuación: Las categorías del personal son las siguientes: CATEGORÍA I. Ministros de Estado, Secretarios de la Presidencia y Vicepresidencia de la República y Contralor General de Cuentas. CATEGORÍA II. Viceministros de Estado, Subsecretarios de la Presidencia y Vicepresidencia de la República, Jefes de Misión Diplomática y personas con rango de Embajador Extraordinario y Plenipotenciario, Enviado Extraordinario, Ministro Plenipotenciario y Asesores de Despachos Ministeriales. CATEGORÍA III. Directores, Subdirectores y Asesores de Dependencia Administrativa y Tesorero Nacional. En el ramo de Relaciones Exteriores: Personas con rango de Ministro Consejero, Primeros Secretarios, Cónsules, Vice cónsules y Agregados. CATEGORÍA IV. Jefes y Subjefes de Departamento, Segundos y Terceros Secretarios de Misiones y Sedes Diplomáticas. CATEGORÍA V. Otro personal no especificado en las categorías

anteriores.

Los Grupos Geográficos son: GRUPO GRUPO GRUPO GRUPO

1: 2: 3: 5:

Países de Europa, Asia, África, Oceanía, Argentina, Brasil y Chile. Estados Unidos de América, Canadá, Venezuela, Panamá, Perú y Ecuador. México, Islas del Caribe y demás países de América del Sur. Países de Centroamérica y Belice.

Las cuotas diarias por Categoría y Grupo Geográfico, asignadas en Dólares de los Estados Unidos de América (US.$), son las siguientes: CATEGORÍA I II III IV V

GRUPO 1

GRUPO 2

GRUPO 3

GRUPO 4

400.00 350.00 300.00 250.00 200.00

350.00 300.00 250.00 200.00 150.00

300.00 250.00 200.00 150.00 100.00

250.00 200.00 150.00 100.00 75.00

Artículo 22. COMPROBACIÓN DE TIEMPO. Las personas a quienes se les autorice gastos de viático para el desempeño de comisiones oficiales en el exterior de la República, deberán presentar a su regreso el Formulario V-E “Viático Exterior”. Las Oficinas de Migración quedan obligadas a anotar en dicho formulario la hora y fecha, tanto de salida como entrada del personal, con el objeto de que pueda verificarse el número de días empleados en el desempeño de la comisión encomendada. En casos especiales podrá utilizarse ser utilizado el pasaporte, su fotocopia legalizada o los comprobantes que extienden las líneas aéreas, para la comprobación de entrada y salida del país. Artículo 23. CÓMPUTO DE GASTOS DE VIÁTICO. Los gastos de los servidores públicos y de otro personal que desempeñen cargos o comisiones oficiales al exterior del país, se determinarán en la forma siguiente: a) Por los primeros treinta días calendario, tendrán derecho al cien por ciento (100%) de la cuota que les corresponda de conformidad con los artículos 19 y 20 del presente Reglamento, para los quince (15) días calendario después de los primeros treinta (30) se reconocerá el setenta y cinco (75%) de dicha cuota, por cada día adicional a los cuarenta y cinco (45) anteriores, se reconocerá el cincuenta por ciento (50%) de la cuota que corresponda. En el casos de comisiones del Ramo de Relaciones Exteriores plenamente

justificadas, el Presidente de la República, mediante marginado, podrá autorizar que se aumenten los porcentajes indicados hasta el cien por ciento (100%) de las cuotas que correspondan. b) El día de salida del país se pagará completo y el día de regreso se pagará el cincuenta por ciento (50%) de la cuota diaria que corresponda. Artículo 24. MISIONES FUERA DE LA SEDE. Cuando un funcionario o servidor público en el exterior, se le designe para una misión en país distinto al de su sede, así como cuando sea llamado a Guatemala por motivos del servicio, se le reconocerán los gastos de viático conforme a lo dispuesto en este Reglamento. Artículo 25. VÍAS, ITINERARIO Y EXCESOS DE EQUIPAJE. Los viajes deberán hacerse por la vía más directa y en clase económica. No se reconocerán gastos ocasionados por escalas o rutas innecesarias, ni gastos por exceso de equipaje. Se exceptúa de esta disposición al Presidente y Vicepresidente de la República y al Ministro de Relaciones Exteriores. Artículo 26. COMPLEMENTO DE GASTOS DE VIÁTICO. El personal que sea autorizado para asistir a eventos fuera del país, patrocinados o impartidos por instituciones internacionales o extranjeras, tendrá derecho a que se le complementen los gastos de viático que otorguen tales entidades hasta el porcentaje de las cuotas diarias establecidas en el artículo 23 de este Reglamento. Artículo 28. FRACCIONAMIENTO DE LA COMISIÓN. Queda prohibido el fraccionamiento de una comisión con el propósito de cobrar la cuota diaria completa. Quien autorice la comisión en esa forma será responsable y quedará obligado al reintegro correspondiente. NOTA IMPORTANTE: SE DEBE ADJUNTAR LA INVITACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN QUE REALIZAR EL EVENTO, ASÍ COMO LAS FECHAS DE REALIZACIÓN Y QUE GASTOS CUBRIRÁ LA MISMA.

¿Qué datos debe llevar el Viático Anticipo al Exterior? DATOS IMPORTANTES:

► Valor en números en quetzales después de realizar conversión. ► Recibí de: Consejo Nacional de Áreas Protegidas ó CONAP. ► Cantidad en letras

► Tipo de Comisión (Descripción); Se debe describir las actividades a desarrollarse. ► Lugares en que se realizará la comisión, ejemplo San José, Costa Rica. ► Cantidad de días a realizarse la comisión, por cantidad diaria en $ y posteriormente se realiza la conversión a quetzales según tasa de cambio del día. ► Número de nombramiento y fecha de emisión. ► Nombre del Jefe Inmediato que emite el nombramiento. ► Nombres y Apellidos completos de la persona nombrada y su respectivo cargo. ► Lugar y fecha de solicitud de anticipo.

► Firmas de la persona nombra y Vo.Bo. ► Nombre de persona nombrada y Autoridad que emitió nombramiento.

¿Qué datos debe llevar el Viático Constancia al Exterior?

DATOS IMPORTANTES:

► Nombres y Apellidos completos de la persona nombrada. ► Hora y fecha de la salida del país. ► Lugar de Destino; ciudad y país. ► Si es por vía terrestre describir que empresa está prestando el servicio. ► Nombre de la empresa que prestará el servicio aéreo y el número de vuelo. ► En está área Migración deberá firmarle y sellarle la salida. ► Lugar y fecha de salida.

► Nombre y apellidos completos de la persona nombrada. ► Hora y fecha de ingreso al país. ► Lugar de procedencia. ► Si es por vía terrestre describir que empresa presto el servicio. ► Nombre de la empresa que presto el servicio aéreo así como el número de vuelo. ► Firma y Sello de las autoridades de migración en el momento de ingreso al país. ► Lugar y fecha de ingreso.

¿Qué datos debe llevar el Viático Liquidación al Exterior? DATOS IMPORTANTES: ► Valor en números en quetzales después de realizar conversión. ► Recibí de: Consejo Nacional de Áreas Protegidas ó CONAP. ► Cantidad en letras ► Tipo de Comisión (Descripción); Se debe describir las actividades a desarrollarse. ► Lugares en que se realizará la comisión, ejemplo San José, Costa Rica. ► Cantidad de días a realizarse la comisión. ► Cuota diaria según Reglamento 39798. ► Total, de la multiplicación de No. de días por cuota diaria y se realiza conversión a quetzales según tasa de cambio. ► Sub total de los gastos de viáticos. ► Otros gastos derivados según comprobantes y planilla adjuntos, como impuesto de salida o entrada. ► Total de la suma de las casillas anteriores. ► Sí, recibió Viático Anticipo colocar número de formulario y cantidad en quetzales. ► Reintegro a la dependencia en caso que haya recibido anticipo y no completó la comisión. ► Complemento a mí favor: si no ha recibido anticipo se coloca el total, en caso contrario y por cualquier motivo hubieron gastos extras se cargan a favor. ► Total a liquidar. ► Lugar y fecha de liquidación que no pasen de los 10 días según Reglamento 39798. ► Nombres y apellidos, firma, cargo y sueldo mensual, de la persona nombrada.

► Revisado por el Director Financiero y Aprobado por la Secretaría y Sub secretaría ejecutiva.

¿Qué debe contener el Informe de Comisión?

El Informe de comisión debe ir dirigido al Jefe que nombró la comisión, se detalla de la siguiente manera: Membrete de la Institución. Dirigido a la persona que nombró la comisión. Fecha de la comisión. Lugares comisionados. Motivo de Comisión. Cuerpo principal del texto donde describirá cronológicamente las visitas, actividades y supervisiones realizadas, así como avances, dificultades y secuencia que le dará a la actividad. o Firma de la persona nombrada. o Firma y sello de recibido de la Dirección que nombró la Comisión. o o o o o o

NOTA:

ES IMPORTANTE LIQUIDAR LOS VIÁTICOS DENTRO DE LOS 10 DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A LA FECHA DE HABERSE CUMPLIDO LA COMISIÓN. ADJUNTAR LOS DOCUMENTOS DE SOPORTE CUANDO SE REALICE ALGÚN GASTO CONEXO, FACTURANDO A NOMBRE DE CONAP (CUANDO PROCEDA). POR NINGÚN MOTIVO SE DEBEN DESTRUIR LOS FORMULARIOS, SE ANULAN Y SE DEVUELVEN A LA SECCIÓN DE TESORERIA.

ELABORACIÓN DEL RECIBO DE INGRESOS VARIOS (FORMA 63-A2) Es el documento que respalda los ingresos de las Instituciones del Estado, por lo que es necesario elaborar el Recibo de Ingresos Varios a toda persona que realice un depósito a favor de la Institución. Consejo Nacional de Áreas Protegidas Presidencia de la República Dirección Financiera

Circular DF No.002-2004

DE:

LICENCIADO JOSÉ EDUARDO MENDOZA HERNÁNDEZ. DIRECTOR DEPARTAMENTO FINANCIERO

PARA:

DIRECTORES Y ASISTENTES ADMINISTRATIVOS DEL CONSEJO NACIONAL DE AREAS PROTEGIDAS –CONAP-.

FECHA:

31 DE MAYO DEL 2004.

Por este medio se informa:  Procedimiento para operar la FORMA 63-A2, RECIBO DE INGRESOS VARIOS y sus respectivos depósitos monetarios, se les recuerda deben utilizar este procedimiento a partir del mes de junio 2004, todas las Regionales que perciba FONDOS PRIVATIVOS.

1 El Interesado realiza el pago en BANRURAL a la Cuenta

099-03774-6 2 3 4 5

No. 3-

de Fondos Privativos CONAP. Si el pago se realizó por medio de cheque será necesario esperar las 48 horas de reserva de cobro local, para la emisión del recibo si procede. Contra boleta de depósito (original) Conap emite el Recibo de Ingresos Varios (Forma 63-A2), el usuario firma de recibido y se entrega el original. La Dirección Regional envía a la Sección de Tesorería, la copia rosada del 63-A2 con la boleta original del depósito. El envió de la documentación antes descrita debe efectuarse a la Sección de Tesorería en Oficinas Centrales en forma semanal.



Requisitos para llenar la Forma 63-A2, gráficamente se les describe a continuación, con los datos que debe contener el formulario. Nombre de la Institución que recibe los ingresos.

Fecha de elaboración del 63-A2

Nombre del usuario

Descripción del motivo del Ingreso, números de boletas de depósito y fechas de los mismos. Valor en número y letras

Firma y Sello de la persona responsable del Conap

Firma de recibido del usuario

Las Boletas de Depósito son importantes para evidenciar el pago de trámites realizados en la Institución, las cuales deben ir adjuntas a la Forma 63-A2 , para que posteriormente la Sección de Tesorería cuadre la Cuenta de Fondos Privativos y traslade los fondos disponible al Fondo Común y finalmente a la Caja Fiscal para su registro.

Boletas de depósitos originales, que sean soporte para la Forma 63-A2

NOTA IMPORTANTE: SIN BOLETA DE DEPÓSITO NO SE DEBE ELABORAR, NI ENTREGAR FORMULARIO 63A2, POR LO QUE ES NECESARIO QUE TODO TRÁMITE A REALIZAR EN EL CONAP, DE LICENCIAS, RENOVACIÓN U OTRO SERVICIO, ÚNICAMENTE SE ACEPTARÁ ESTE RECIBO COMO CONSTANCIA DE PAGO Y CUALQUIER PERDIDA DE UN FORMULARIO 63-A2 SE SANCIONARA DE CONFORMIDAD A LA PRESENTE LEY. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas Decreto 31-2002 Artículo 39. Sanciones. La Contraloría General de Cuentas aplicará sanciones pecuniarias que se expresen en quetzales a los funcionarios y empleados públicos y demás personas sujetas a su control, que incurran en alguna infracción de conformidad con el Artículo 38 de la presente Ley, en otras disposiciones legales y reglamentarias: Inciso 15. Pérdida o extravío de formularios oficiales sanción mínima de Q.2,000.00 y máxima de Q.80,000.00.

DEPARTAMENTO FINANCIERO Secciòn de Caja Fiscal

ELABORACIÓN DE CAJA FISCAL (FORMA 200-A3) Constituye los registros contables de las Instituciones Gubernamentales (Individualizados), para el efecto se detallan todos los INGRESOS Y EGRESOS efectuados en un mes calendario. Su manejo es responsabilidad del Área Financiera y de los involucrados en el manejo de recursos financieros. La Dirección Financiera deberá trasladar las copias correspondientes, el día cinco (5) de cada mes a la Contraloría General de Cuentas. Por lo tanto las Direcciones Regionales, deben trasladar oportunamente a oficinas centrales, los documentos de soporte para la operatoria de la Caja Fiscal dentro de los cuales se pueden mencionar: 1. Planillas de personal 031 debidamente firmadas. 2. Recibos 63-A2 para reportar los ingresos reales de la Institución. 3. Facturas e informes de personas que prestan servicios técnicos o profesionales bajo el renglón 029. 4. Cur de Fondos Rotativos con sus respectivas facturas originales. 5. Viáticos completos firmados sellados y revisados. 6. Otros que no se consideren del giro normal de la Institución, siempre y cuando ingresen a las arcas del CONAP.

Imagen: Formato 200-A2 Caja Fiscal, el cual registra los Ingresos y Egresos mensuales del Conap.

DEPARTAMENTO FINANCIERO Secci贸n de Inventarios

SECCIÓN DE INVENTARIOS Toda persona que labora en la Institución debe tener Tarjeta de Responsabilidad, la cual contendrá el detalle de los bienes que utilizará en el desempeño de sus funciones, los cuales deben encontrarse en buen estado de funcionamiento.

Procedimiento de un cargo o descargo de bienes: 1. Previo a su entrega al usuario, todo activo deberá ser identificado y codificado por personal de la Sección de Inventarios. 2. La Sección de Inventarios elaborará la Tarjeta correspondiente, la cual debe ser firmada por el usuario.

Responsabilidad

3. Cuando se realice una transferencia de Mobiliario, Equipo o Bienes Fungibles se deberá notificar a la Sección de Inventarios por escrito, con aprobación del Jefe Inmediato. 4. Las reparaciones o daño definitivo del Mobiliario y/o Equipo es necesario que el usuario notifique a la Sección de inventarios. 5. En el caso de traslado de personal a otra Unidad, Sección o Dirección, Recursos Humanos notificará a la Sección de Inventarios, para realizar el cierre de la Tarjeta de Responsabilidad y habilitación de una nueva. 6. El Departamento de Recursos Humanos deberá informar sobre altas o bajas del personal, por escrito a la Sección de Inventarios, quien otorgará al interesado la correspondiente Solvencia, la cual será condicionante para hacerle efectivo aquellos pagos pendientes al usuario. 7. El responsable debe entregar los bienes conforme lo establece la Tarjeta de Responsabilidad en caso de falta de uno de los bienes, no se podrá retirar solvente de la Institución hasta que reponga el bien por uno de iguales o mejores características.

Imagen: Boleta de Solvencia, la cual extender谩 la Secci贸n de Inventarios en el momento que la persona cumpla con la entrega de bienes de conformidad a la Tarjeta de Responsabilidad..

Procedimiento para el Registro de Donación: 1. Es necesario que nuestro donante levante Acta de entrega, donde nos detalle todas las características del bien y su valor, posteriormente el CONAP levantará Acta de Recepción donde se especificará el estado del bien objeto de la donación. 2. Toda donación deberá notificarse a la Sección de Inventarios para verificar el estado físico y el funcionamiento de los bienes y así determinar la importancia de ingresarlo al Libro de Inventarios. 3. La Sección de Inventarios registrará la Donación temporalmente en el Libro de Control Interno, hasta recibir la Resolución oficial de Ingreso. 4. Inmediatamente se notifica, a través del Acta de Entrega a la Dirección de Bienes del Estado y Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, para el alza al Inventario de la Institución. 5. El Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles de la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, emitirá Resolución de Propiedad de los bienes donados, mediante la cual se opera el ingreso al Libro de Inventarios de la Institución. 6. Al hacer estas operaciones las harán del Conocimiento de la Dirección de Contabilidad del Estado y la Dirección de Bienes del Estado por medio de certificación de registro de inventario, en un plazo no mayor de quince días.

Proceso de compra de Activos Fijos o Bienes Fungibles: 1. Al realizar las compras de Activos Fijos o Bienes Fungibles, la Sección de Almacén, debe notificar a la Sección de Inventarios, proporcionando copia de las facturas, así como el respectivo ingreso. 2. La descripción de los bienes en la factura debe contener todas las características de los mismos, tales como: color, tamaño, valor, número de serie, etc. 3. Es necesario elaborar Constancia de Ingresos y Requisición de Materiales y Suministros, en la cual conste el lugar de ubicación del bien. 4. Realizada la ubicación y la persona responsable, se procede a la elaboración de la Tarjeta de Responsabilidad, la cual el usuario deberá firmar de conformidad.

Se detallara algunos artículos de mayor importancia del Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública, Acuerdo Gubernativo 217-94 Artículo 1º. Las dependencias que tengan bienes muebles no utilizables o en desuso, por encontrarse en mal estado, lo harán del conocimiento de la Autoridad Superior de que dependan, para que ésta por el conducto correspondiente, solicite a la dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, proceda al traslado, destrucción o tramite de baja correspondiente. Artículo 2º. Cuando los bienes se encuentren en buen estado o puedan ser reparados y se necesite darles baja del inventario, por traslado a otra dependencia, deberá suscribirse actas de entrega y recepción y, con certificación de ingreso al inventario, solicitar, por el conducto correspondiente, a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, emita la resolución respectiva.

Bajas por traslado a otras dependencias: Existiendo solicitud de una dependencia interesada y contándose con la anuencia de las autoridades superiores de la dependencia que posee los bienes, se procede así: No. Descripción del paso 1 Se suscribe acta donde se haga constar los activos a entregarse, con características y valores.

Con certificación del acta antes citada las autoridades superiores de la dependencia que posee los bienes, solicita al Departamento de Bienes del Estado el traslado.

Con la resolución del departamento de Bienes del Estado, se suscribe acta donde conste la entrega de los activos y se hace la operatoria contable.

Conforme el Acuerdo 217-94, se da aviso a la Dirección de Contabilidad del Estado, adjuntando certificación de ingreso en registros de la dependencia que recibe y copia de la resolución referida en el numeral 3.

Artículo 3º. Las dependencias que tengan bienes en buen estado o deteriorados, pero que no los utilicen, deben solicitar su traslado a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones, del Ministerio de Finanzas Públicas, para que los ingresos como bienes en tránsito y posteriormente los asigne a otra dependencia estatal que los necesite. Artículo 4º. Para los casos de baja por destrucción de bienes inservibles que no sea posible reparar o utilizar, se deberá suscribir acta describiéndolos, separando aquellos que tengan componentes de metal e indicándose su valor registrado. Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario, se deberá solicitar a la autoridad superior correspondiente, que autorice la continuación del trámite. Obtenida la misma, se enviará lo actuado a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, para que se designe un delegado y solicite la intervención de un auditor de la Contraloría General de Cuentas, para que procedan a la verificación, luego de lo cual, se ordenará la destrucción o incineración de los mismos, suscribiéndose acta y compulsando copias certificadas a la dependencia relacionada.

Bajas por destrucción o incineración: Cuando en las instituciones y dependencias estatales se tenga bienes que por su mal ya no sean de utilidad, se solicitará el retiro de los mismos de la forma siguiente: No. Descripción del paso 1 Con intervención de la autoridad competente Jefe de la dependencia, el encargado del registro auxiliar de activos fijos y Contralor de Cuentas, suscribirá acta donde conste el mal estado, indicando el valor de cada uno de los bienes.

Adjuntando certificación en cuadruplicado del acta antes citada, se pone en conocimiento de la autoridad superior de la misma entidad, para que solicite al Departamento de Bienes y Licitaciones del Ministerio de Finanzas del destino que se debe dar a los bienes obsoletos.

Se procede a dar cumplimiento a lo resuelto por el Departamento de Bienes del Estado y Licitaciones, suscribiendo acta de lo actuado, consignando en la misma características y valores de los bienes.

No. Descripción del paso 4 Cumpliendo lo referido en los incisos anteriores, en oficio dirigido al jefe de la Contraloría General de Cuentas, se solicita la autorización del retiro contable adjuntando: Certificación del acta referida en el numeral 1. Oficio o providencia donde las diligencias se cursaron a las autoridades superiores de la entidad interesada. o Oficio donde las autoridades superiores de la dependencia interesada acuerden el retiro de los bienes. o Resolución que emitió el Departamento de Bienes y Licitaciones. o Certificación del asiento del libro de Inventarios donde conste características y valores de los bienes que se retirarán. La Contraloría de Cuentas, con base a la documentación citada en el numeral anterior, toda vez que se apegue a las Leyes de la materia, autoriza el retiro notificando a la Dirección de Contabilidad del Estado, enviando copia a la dependencia interesada para que hagan las operaciones contables. o o

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Fundamentos Legales: Todas las diligencias se deben fundamentar en los artículos 4º. Al 6º. del Decreto Legislativo No. 647; 20, 21 del decreto 1126 del Congreso de la República 1º. último párrafo del Decreto Legislativo No. 1547, 1º. Del Decreto 83-69 del Congreso de la República.

Artículo 5º. El procedimiento consignado en el artículo precedente, es el que deberá utilizarse cuando los bienes se encuentren en el Departamento de Guatemala; similar procedimiento se seguirá cuando se trate de bienes que se hallen en los demás departamentos de la República, correspondiendo al Gobernador Departamental y al delegado de la Contraloría General de Cuentas realizar tal actividad. Artículo 6º. Cuando se trate de semovientes o de otras especies animales que hayan muerto, bajo la responsabilidad del Jefe en el lugar, deberán incinerarse los restos en forma inmediata, suscribiéndose acta en la que deberá intervenir además del Jefe, el Gobernador Departamental o su representante y un delegado de la Contraloría General de Cuentas. Igual procedimiento se seguirá cuando estando los animales vivos sea imprescindible sacrificarlos por su estado. En ambos casos, posteriormente se compulsará certificación del acta e ingreso al inventario y con el expediente que se forma se remitirá a la Contraloría, para la prosecución del trámite de baja respectivo.

Artículo 7º. En los casos de pérdida, faltante o extravío, el Jefe de la dependencia deberá proceder a suscribir acta, haciendo constar con intervención del servidor que tenga cargados el bien o bienes, lo siguiente: 1) Lo relativo al caso; 2) El requerimiento de pago o reposición del bien, según corresponda; en esta última situación el bien restituido deberá ser de idénticas características y calidad del original.

Bajas por Robo: El Jefe de la dependencia, suscribirá acta donde conste los activos perdidos extraviados o faltantes, con sus características y valores indicando el nombre del empleado responsable o custodio de dichos activos. Con base a lo antes expuesto se procede de la manera siguiente: No. Descripción del paso 1 Cuando ocurre un robo, de inmediato debe darse parte, denuncia o queja a la Policía Nacional o Juez de Parte del lugar, para que proceda a instruir la investigación de conformidad con el Artículo 298 del Código Procesal Penal. Sucesivamente se recurre al siguiente procedimiento.

Se suscribe acta haciendo constar los pormenores del hecho delictivo, describiendo los objetos robados de propiedad de la Institución incluyendo el valor que figura en el libro de Inventarios.

Se solicita la baja a la Contraloría General de Cuentas, adjuntado la siguiente documentación: o Certificación en original y tres copias mencionadas en el inciso anterior o Certificación de la denuncia ante la Policía o Juez de Parte. o Certificación del asiento en el Libro de Inventarios. o Informe de la Policía si hay o no personas consignadas. o Certificación del Tribunal del estado de las actuaciones con relación al robo. Fundamentos Legales: artículos 4º. Al 6º. Del Decreto Legislativo No. 647; 1º. último párrafo del Decreto Legislativo 1547 (Ley de Responsabilidad), 298 del Código Procesal Penal, 5º. Del Decreto no. 168; 10 del Acuerdo Gubernativo 217-94

Artículo 9º. Concluido el trámite especificado en los dos artículos anteriores, deberá compulsarse copia certificada del acta y con certificación de ingreso al inventario, el expediente que se forme se deberá remitir a la Contraloría General de Cuentas, para que si procede, ordene la baja que corresponda. Artículo 10º. En caso de sustracción de bienes muebles, en circunstancias que puedan ser constitutivas de delito o falta, el Jefe de la dependencia, deberá proceder a la suscripción del acta en que se haga constar lo sucedido. Con una copia certificada de la misma, presentará la denuncia ante la autoridad policíaca más cercana o ante Tribunal competente. Igual procedimiento se observará si se tratare de robo o hurto de vehículos, debiéndose cumplir además del procedimiento antes descrito, con obtener certificación de la fase en que se encuentre el proceso judicial, así como certificación de ingreso al inventario y remitir el expediente a la Contraloría General de Cuentas para la continuación y fenecimiento del trámite de baja. Artículo 11º. Cuando con ocasión de un incendio, terremoto, inundación, atentado o cualquier otra acción natural o humana, se registre la destrucción, daño o desaparición de bienes, el jefe de la dependencia deberá suscribir acta en la que se haga constar lo acontecido, detallando pormenorizadamente los bienes afectados. Con certificación de dicha acta, presentará la denuncia ante la autoridad policíaca más cercana o ante tribunal competente. Posteriormente, remitirá las actuaciones a la Contraloría General de Cuentas para la continuación y conclusión del trámite de baja respectivo. Artículo 12º. Cuando una Embajada o Consulado de Guatemala en el exterior, requiera la baja de su inventario o el traslado de algún bien mueble, el jefe de la misión, con la comparecencia de por lo menos dos de sus funcionarios, suscribirá acta haciendo constar los motivos y la descripción del bien, remitiendo copias certificadas del acta y del ingreso a inventario, al Ministerio de Relaciones Exteriores, para que con su anuencia se trasladen las diligencias a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, para que emita la resolución pertinente, en la que deberá indicar la procedencia de la destrucción y posterior soterramiento del bien o bienes de que se trate, observando en todo caso la legislación del país donde tiene su sede la Misión. Artículo 17º. En los casos de depreciación y revaluación de bienes muebles, se deberá aplicar la dispuesto en el Decreto Ley número 2-86, que contiene la Ley Orgánica del Presupuesto y sus reformas y Acuerdo Gubernativo número 7-86 que contiene el Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto y sus modificaciones. Artículo 18º. Cada funcionario que tenga a su cargo cualquiera de las dependencias a que se refiere el presente reglamento, será responsable de que en cualquier transacción de bienes muebles que realice el Estado, ésta no sufra perjuicio en sus intereses. Artículo 19º. Las dependencias a que se refiere el presente reglamento, bajo la responsabilidad directa de su jefe superior están obligadas a remitir a más tardar el treinta y uno de enero de cada año, un informe pormenorizado de los bienes muebles que tengan registrados en su inventario, al treinta y uno de diciembre de cada año, a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado y Licitaciones, ambas del Ministerio de Finanzas Públicas. Dicho informe deberá ser independiente al que se refiere el artículo 70 de la Ley Orgánica del Presupuesto, contenida en el Decreto Ley número 2-86 y 27 del Reglamento contenido en Acuerdo Gubernativo 7-86.

Imagen: En este formulario se elaborarĂĄ el detalle de todos los bienes que se han adquirido en el transcurso del aĂąo por la Instituciones.

Imagen: En este formulario se operan los detallen por cuenta, de c贸mo esta integrado el inventario de la Instituci贸n.

Artículo 20. Los bienes de metal o que contengan partes metálicas y que se encuentren en mal estado, deberán ser entregados a la Sección Recolectora de Chatarra – COVEPIME- del Ministerio de la Defensa Nacional, conforme a lo estipulado por el Decreto número 77-75del Congreso de la República. Previamente deberá verificarse el mas estado de los mismos, a través de una revisión practicada por un delegado de la Contraloría General de Cuentas. Si se establece que bienes están en buen o regular estado, tendrán que entregarse a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, para que los ingrese al inventario de bienes de tránsito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite. Artículo 21. Las dependencias que a la fecha tengan ingresados a su inventario general, bienes fungibles, o sea los que se compren rápido por su uso constante, deberán suscribir acta identificándolos y, con certificación de la misma y del ingreso a dicho inventario, iniciarán el trámite de baja respectivo, ante la Contraloría General de Cuentas, para que ésta ordene su ingreso al inventario de bienes fungibles. Artículo 22º. Los funcionarios o empleados que contravengan lo dispuesto en este reglamento, serán sancionados de conformidad con lo que sobre el particular disponen la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, su Reglamento, Ley de Servicio Civil, Ley de Responsabilidades, Ley de Probidad o cualquiera otra regulación que tengan sanciones administrativas, pecuniarias, civiles o penales.

TARJETA DE RESPONSABILIDAD: A continuación se presenta el modelo de la Tarjeta de Responsabilidad utilizada por la Sección de Inventarios del CONAP.

Imagen:

Tarjeta de Responsabilidad, en la parte frontal donde se detallará todo el Mobiliario y Equipo, como mínimo deberá contener descripción completa del bien, valor, y firmas del responsable.

En la Tarjeta de Bienes Fungibles se registraran todos los bienes que por sus características de durabilidad tienen una vida útil menor de dos años las cuales se convierten en no inventariables, por ejemplo: engrapadoras, tijeras, perforadores, etc. Las personas a quienes se les proporcionen los bienes, deberán firmar en la línea donde se registre el bien.

Imagen:

Tarjeta de Responsabilidad, Bienes Fungibles se operan todos los bienes que no tiene una vida útil mayor de dos (2) años y como datos mínimos deberá contener descripción completa del bien, valor, y firmas del responsable.

DEPARTAMENTO FINANCIERO Secciòn de Almacèn

SECCIÓN DE ALMACÉN Es la Sección encargada de custodiar y registrar los ingresos y egresos de bienes y suministros que adquiere el CONAP, a continuación se muestra el procedimiento a utilizar: No. de Etapa Descripción Paso 1 Proveedor entrega los El Proveedor notifica a la Sección de Compras materiales y suministros. la entrega de los materiales o suministros. 2

Traslado de expediente a la La Sección de compras trasladará el Sección de Almacén expediente, incluyendo la factura original para que Almacén revise los bienes y firme de recibido la factura original, reproduciendo los documentos que a su consideración sirvan de historial en su archivo.

Ingreso de bienes especiales En casos de bienes especiales es necesario que participen personas expertas en cuanto a las características y el manejo adecuado.

Ingreso y Elaboración de la Constancia de materiales y suministros a la Sección de Almacén.

Resguardados los materiales y suministros en bodega, el Encargado de Almacén realiza la Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario (Forma-1H) asimismo elabora el ingreso a las Tarjetas Kardex . NOTA: TODA COMPRA DEBE INGRESAR A LA SECCIÓN DE ALMACÉN Y NO SE ENTREGARA NADA SIN SU RESPECTIVA REQUISICIÓN.

EN LOS CASOS QUE LOS TALLERES INSTALEN REPUESTOS NUEVOS, ES NECESARIO LLEVAR LAS PIEZAS CAMBIADAS A LA SECCIÓN DE ALMACÉN PARA VERIFICAR LA COMPRA, POSTERIORMENTE LOS DESECHARÁ.

No. de Etapa Descripción Paso 5 Devolución de expediente a El expediente ya integrado con todos sus Compras requisitos se traslada a la Sección de Compras para el trámite de pago. 6

Salida de los materiales y Toda persona que necesite materiales y suministros. suministros, deberá presentar Requisición de Almacén debidamente firmada por el solicitante, visto bueno por el Jefe Inmediato y con autorización de la Dirección Financiera.

Bodega y Almacén: El fin de una bodega o almacén es mantener la existencia de bienes (materiales, suministros artículos y útiles) en buen estado para posteriormente atender la demanda de estos; es decir que debe satisfacer en forma inmediata las necesidades planteadas en una solicitud debidamente autorizada. Por lo que se debe registrar y controlar los ingresos, egresos y saldos de los bienes con el objeto de atender las solicitudes que se presenten. Para que la bodega o almacén cumpla eficientemente con sus objetivos debe establecer y aplicar sistemas y/o procedimientos de ingreso, abastecimiento, almacenaje, cuidado, despacho, control y saldo de bienes. ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE LOS MATERIALES Y SUMINISTROS UTILIZADOS EN LA BODEGAS Y/O ALMACENES: 2. Realizar periódicamente conteos físicos de los materiales, suministros o raciones que se encuentren en el almacén y/o bodega regional, lo que permitirá establecer el movimiento y saldo de los mismos. La copia de los inventarios deberá remitirse al Director Regional y Director de la Unidad Financiera.

3. Llevar el registro y movimiento de los materiales, suministros o raciones en las Tarjetas Kardex, lo que permitirá determinar constantemente las existencias de bodega. 4. Recibir, Ingresar y Registrar los materiales, suministros, artículos, útiles o raciones en la bodega y/o almacén; todo debe llevar su documento de adquisición y tenencia la cual debe registrarse y anotarse en las Tarjetas Kardex (una por cada clase de bien). 5. Almacenar, guardar y cuidar los bienes. Los bienes deben clasificarse para agruparlos, ubicarlos y estribarlos en los espacios de la bodega destinados para ese fin y debidamente identificados con rótulos. También debe cuidarse las condiciones ambientales y climáticas de la bodega tales como: temperaturas, humedad, ventilación y otros. Así como las condiciones físicas del inmueble, especialmente pisos, paredes, techos, puertas, chapas, ventanas, balcones, instalaciones eléctricas, drenajes, agua potable y su entorno para tomar las medidas y prevenciones respectivas. 6. En el momento de despachar o entregar los materiales o suministros, debe ser necesario por medio escrito dejando constancia de lo entregado para después realizar la anotación de egreso en la Tarjeta Kardex.

DIAGRAMA DEL INGRESO Y EGRESO DE ALMACÉN:

Ingreso de los bienes a la Sección de Almacén de conformidad a lo descrito en la factura, para proceder a la elaboración de las constancias de ingreso.

Almacenados los bienes se procede al ingreso de los mismos en las Tarjetas Kardex.

Es necesario cumplir con la elaboración de la Forma 1-H, Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, cuando la compra se realice a través de CUR.

Para los casos de las compras por Caja Chica, se colocará en las facturas el sello de Ingreso a Almacén describiendo el número de la Tarjeta Kardex, fecha de ingreso y firma del Encargado del Almacén.

Para la salida de los bienes únicamente por medio de la Requisición de Materiales y Suministros, la cual debe ser llenada a máquina o computadora, describiendo los bienes en forma detallada.

PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS

HASTA POR

Q.30,000.00 :

La Sección de Compras es la encargada de abastecer de insumos y servicios a toda la Institución, en coordinación con la Dirección Administrativa quien aprobará la ejecución del gasto en relación con las disponibilidades presupuestarias y financieras. Para el efecto se observará lo que indica la ley de Contrataciones y el procedimiento a seguir es el siguiente: Paso Actividad 1 Generación de necesidad

Descripción El formulario de solicitud, debe ser llenado por el INTERESADO que solicita el bien o servicio, y debe contener: Aval del Encargado de Almacén con sello: NO EXISTENCIA cuando es un bien. * El formulario de solicitud debe contener características y especificaciones completas del bien o servicio a adquirir.

Consulta de saldo presupuestario

El interesado se encargará de efectuar la consulta a presupuesto previo a trasladar la Solicitud a Compras. Cuando la compra requiera aprobación técnica esta debe adjuntarse a la Solicitud.

Entrega de solicitud a la sección Compras

de La sección de compras procederá a

la cotización con el proveedor que se dedique al giro comercial del bien o servicio requerido. (Cuando la compra es en forma directa). Cuando la compra es por contrato abierto, deberá adjuntarse una fotocopia del contrato donde se

Paso Actividad 4 Autorización de compra

7 8

evidencia el bien a adquirir. Descripción La sección de compras, trasladará la cotización y solicitud al Director Administrativo para la aprobación y adjudicación del gasto.

El Director Financiero autorizará el compromiso del gasto. Confirmación de la compra La Sección de Compras solicita al proveedor la entrega de los bienes y la factura respectiva. Elaboración de la Orden de Compra La Sección de Compras, de conformidad a la factura y a la Solicitud, emite Orden de Compra, que debe contener las siguientes firmas de aprobación: Director Administrativo, Director Financiero y Jefe de Compras. Ingreso del bien a la Sección de Almacén. Con el expediente completo se dará ingreso de los bienes. Visa previa de Auditoria Interna Recibe de Sección de Almacén el expediente para su revisión y correcciones previas. Elaboración de Comprobante Único de Auditoria Interna trasladará el Registro (CUR) o emisión de cheque. expediente a SIAF-SAG para elaboración de Comprobante Único de Registro (CUR) o a la Sección Tesorería para elaboración de cheque. Aprobación de Comprobante Único de SIAF-SAG traslada expediente para Registro (CUR) o Cheque firma en CUR del Director Financiero.

Visa Final Auditoria Interna

Traslado a la Sección de Caja Fiscal.

Cuando se emite cheque la Tesorería traslada el mismo al Director Financiero. Se firma el Cur para su visa final y se traslada a Tesorería. En los casos de cheque se firma y se devuelve a la Tesorería. La papelería de cheque se integra a un Fondo Rotativo y se traslada a Caja Fiscal.

PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS MAYORES DE Q.30,000.00 HASTA Q. 900,000.00

De conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, cuando el precio de los bienes o servicios exceda de treinta mil y no sobrepase de los novecientos mil quetzales el proceso de compra se regirá por el SISTEMA DE COTIZACIÓN. A continuación se presenta en detalle el proceso para las compras: Paso Actividad 1 Generación de necesidad

Visa presupuestaria

Entrega de Solicitud (Inicio de Folio)

El solicitante se encargará de efectuar la consulta de disponibilidad presupuestaria a la Dirección Financiera. Cuando la compra requiera aprobación técnica esta debe adjuntarse La Sección de Compras recibe la solicitud y procede a elaborar las bases de cotización, de acuerdo a las especificaciones técnicas requeridas. (art. 18 y 19 Ley de Contrataciones).

Todos los documentos que se agreguen al expediente deberán ser foliados por la sección o departamento que se

involucre. Paso Actividad 4 Revisión de bases de cotización

Emisión de Dictamen Jurídico

Emisión de Resolución.

Nombramiento de la Junta de Cotización.

Publicación en GUATECOMPRAS.

Entrega de requerimientos a Proveedores.

Recepción de ofertas.

Descripción La Sección de Compras traslada las bases a la Dirección Administrativa Financiera quien revisa y traslada al Departamento Jurídico para el dictamen correspondiente. El Departamento Jurídico elabora dictamen y lo traslada a la Secretaría Ejecutiva. La Secretaría Ejecutiva emite Resolución de aprobación de bases de cotización, formularios y anexos. La Junta de Cotización será nombrada por la Secretaría Ejecutiva o en su caso quien ejerza las funciones de ella, estará integrada por tres (3) miembros que deberán ser servidores públicos de la entidad contratante (Artículo 39 de la Ley de Contrataciones del Estado). La Sección de Compras, con base a fecha de la Resolución publica los anuncios o convocatorias a concursos para las modalidades de compra o enajenación de bienes, suministros, obras y servicios, para lo cual se realizará la Publicación en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Sector Público denominado GUATECOMPRAS. (Acuerdo Gubernativo No. 80-2004) La Sección de Compras, invita a proveedores y les entrega las bases para el evento. Los proveedores interesados, deben presentar su oferta en un sobre cerrado directamente a la Junta de Cotización, en la dirección, lugar fecha y hora que se ha establecido en la invitación electrónica o en las bases.

Recepción de ofertas.

Apertura de plicas.

Calificación de ofertas.

Adjudicación de oferta.

Debe obtenerse un mínimo de tres (3) ofertas firmes cuando el monto no exceda de trescientos mil (Q.300,000.00) y cinco (5) ofertas cuando exceda de dicho monto. Si se presentara una sola oferta se podrá adjudicar la compra, siempre que a juicio de la Junta de Cotización la oferta satisfaga los requisitos exigidos y que la propuesta sea conveniente a los intereses de la Institución. En caso de ausencia de oferentes , la Junta de Cotización levantara el acta respectiva y lo hará del conocimiento de la Secretaría Ejecutiva, para que se prorrogue el plazo para recibir ofertas. Si aún no concurriere algún oferente, la Secretaría Ejecutiva está facultada para realizar la compra directamente según Artículos 32 y 43 párrafo segundo de la Ley de Contrataciones del Estado. La Junta de Cotización en acto público procederá a la apertura de las plicas presentadas. De todo lo actuado se levantará acta correspondiente en forma simultanea, en un libro de actas autorizado por la Contraloría General de Cuentas (Artículo 24 de la Ley de Contrataciones del Estado). La Junta de Cotización, califica las ofertas recibidas, en cuanto a los requisitos fundamentales y no fundamentales solicitados. Dentro del plazo establecido en la Ley, se adjudicará al oferente que se ajuste a los requisitos y condiciones exigidas y haya hecho la propuesta más conveniente a los intereses del Estado. (Artículo 28 y 33 de la Ley de Contrataciones del Estado).

Paso Actividad 14 Notificación a los Proveedores participantes.

Descripción Dentro del plazo de tres (3) días de dictaminada la resolución razonada, deberán hacer la respectiva notificación a cada uno de los oferentes. (Artículo 35 de la Ley de Contrataciones del Estado). Dentro el plazo de dos (2) días siguientes a que quede firme lo resuelto por la Junta, esta cursará el expediente a la Secretaría Ejecutiva para que apruebe o impruebe lo actuado por la Junta (Artículo 36 de la Ley de Contrataciones del Estado). al Se notifica la aprobación de la adjudicación en el sistema electrónico de GUATECOMPRAS y simultáneamente al Proveedor.

Aprobación de Adjudicación.

Notificación Proveedor.

Suscripción del Contrato.

Se deberá suscribir el contrato administrativo o escritura pública, previo a obtener la delegación de firma otorgada por la SECRETARIA GENERAL DE LA PRESIDENCIA. Cuando se elabore escritura pública, deberá contemplarse lo establecido en el Artículo 47 y 49 de la Ley de Contrataciones del Estado.

Recepción de los bienes o servicios.

La Sección de Compras recibe el expediente completo e inicia el proceso para pago. (Véase procedimiento de compra hasta Q.30,000.00).

GUATECOMPRAS

FORMULARIOS QUE INTEGRAN EL EXPEDIENTE DE COMPRA. 1.

Solicitud de Compra de Materiales y Suministros: formulario y solicitar las firmas respectivas.

Se debe llenar el

La Solicitud debe ir llena a máquina sin borrones ni tachones, la fecha no deberá ser posterior a la de la Factura, la descripción deberá ser completa con todos los detalles necesarios.

Fecha debe ser la misma a la de la factura o antes.

Numero de Correlativo lo colocara la Sección de Compras.

Firmas y Sellos de Departamento Financiero Director Administrativo Auditoria Interna

Descripción del bien o Servicio a adquirir bien detallado

Firma y Sello del Jefe

Firma del solicitante

NOTA : EL SOLICITANTE NO PUEDE FIRMAR COMO Vo.Bo. DEL DEPARTAMENTO.

DE JEFE

Constancia de ingresos a almacén: Cuando se compren materiales y suministros, es necesario que el Encargado de Almacén elabore Constancia de Ingreso EL ENCARGADO DE ALMACEN REPRODUCIRA FOTOCOPIA DE FACTURA PARA SU ARCHIVO. Imagen:

Es necesario cumplir con la elaboración de la Forma 1H, Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario.

Sello para factura Imagen:

Para Direcciones Regionales es necesario colocar sello de Ingreso para verificar en que número de Tarjeta Kardex ingreso el producto.

Imagen:

Es necesario elaborar las Tarjetas Kardex , como medida de control interno y establecer existencias de materiales y suministros.

Tarjeta Kardex para ingreso de Materiales y Suministros

Facturas: Al hacer efectivo el pago por bienes y/o servicios, debe exigirse factura legalmente autorizada a nombre de la Institución, consignando el Número de Identificación Tributaria (NIT). 663258-0 Las facturas deben llenar los requisitos siguientes:           

La denominación de Factura Numeración correlativa Nombre completo, denominación o razón social del emisor Nit del emisor Dirección del establecimiento u oficina donde se emite la factura Fecha de la factura Descripción de la venta, prestación del servicio y sus respectivos valores unitarios y total. Las facturas no deben presentar tachones, borrones o enmiendas Si las facturas son cambiarias deben adjuntar recibo de caja En el dorso de la Factura, se debe justificar la compra con firma del Jefe o Director y el registro de Almacén cuando proceda. En el frente de la Factura u otro documento, de preferencia, deberá estamparse el sello de CANCELADO y anotarse el número de Liquidación a que pertenece y el número de cheque cuando corresponda.

4. Visado por Presupuesto: Todas las facturas deben ser visadas por el departamento de presupuesto para determinar si existe asignación presupuestaria. 5. Visado por Contabilidad: Todas las facturas deben ser visadas por el Departamento de Contabilidad para revisar que los documentos cumplan con los requisitos (Analista de gasto). 6. Elaboración de Requisición: Es necesario la elaboración del Formulario de Requisición donde el Guarda Almacén, realiza la entrega del material o suministro (DOCUMENTO DEBE IR LLENADO EN COMPUTADORA O MAQUINA)

Imagen: El formato a realizarse las Requisiciones de Materiales y Suministros, es el abajo identificado, donde se realizara el detalle completo de los bienes a solicitar, el cual debe ir llenado a mรกquina o computadora.

ALM-0000

Imagen: Toda compra que realiza la Institución deberá elaborarse una Orden de Compra, para establecer el gasto y proveedor. Dicha orden la emitirá la Sección de Compras.

¿Dónde quedan las copias de la Orden de Compra? Original: Copia Amarilla: Copia Rosada: Copia Verde:

Expediente Sección de Presupuesto Sección de Compras Sección de Almacén

Imagen: Antes de realizar un pago por medio de Comprobante Ă&#x161;nico de Registro (CUR) es necesario verificar que nuestro proveedor se le han realizado pago por este sistema, sino es necesario llenarle el Formulario de Inventario de Cuentas para presentarlo a la TesorerĂa Nacional, para identificar la Cuenta de Acreditamiento.

Imagen: El Comprobante Único de Registro (CUR) lo emitirá la Sección de SIAF-SAG, en el momento que se realicen compras por medio del sistema, deberá contener toda su papelería de respaldo como solicitud, cotizaciones, facturas etc.

SERVICIOS GENERALES MANUAL PARA EL USO DE LOS VEHÍCULOS DEL CONAP ASPECTOS GENERALES

Artículo 1º. Estarán sujetos al presente normativo, todo medio de transporte ya sea propiedad del CONAP, de los proyectos de este o que se encuentre al servicio temporal de la institución. Artículo 2º. Toda persona, conductor o empleado que haga uso de alguno de los carros o motos, previa autorización por escrito, necesitará como requisito indispensable, acreditar la licencia de conducir vigente correspondiente. Artículo 3º. Por ningún motivo se autoriza el manejo de carros, motos o lanchas a personas ajenas a la institución, salvo con autorización de alguna de las autoridades, por razón de algún proyecto a realizarse para la misma. Siempre y cuando se cumpla con lo requerido en el presente manual. Artículo 4º. Queda estrictamente prohibido transportar personas, animales o materiales ajenos a la institución, salvo con motivo de comisión autorizada. DEL USO Artículo 5º. Todo vehículo deberá permanecer estacionado en los parqueos asignados por la institución, o en las áreas destinadas para ello, tanto en las oficinas centrales, como en las Regionales o Subregionales, siempre y cuando no esté en tránsito o en uso por comisión oficial. Artículo 6º. El horario de circulación de los carros o motos, queda establecido de conformidad a las autorizaciones emitidas por los diferentes directores, tanto para los días hábiles de trabajo como los inhábiles. Por ningún motivo deberán circular en días inhábiles, sin la autorización correspondiente. Artículo 7º. El uso de los vehículos fuera de estos horarios, quedará sujeto a

las sanciones correspondientes.

Artículo 8º. El responsable de un vehículo, queda obligado a velar por el buen funcionamiento y mantenimiento preventivo del mismo, así como, de su limpieza. Artículo 9º. El personal que labora en el interior de la República, que realice comisiones a la ciudad capital, así como, el de las Oficinas Centrales que realice actividades en las oficinas regionales o Subregionales, deberá cumplir con todo lo concerniente al estacionamiento de vehículos en parqueos privados, o áreas asignadas para dicho fin. OBLIGACIONES Artículo 10º. Todo empleado al que se le asigne un vehículo, queda obligado a seguir las siguientes instrucciones: 1. Firmar acta de responsabilidad en la asignación y uso de vehículo. 2. Cumplir con las leyes, normativas y reglamentos del país en lo que se relaciona con el manejo de vehículos. 3. Utilizar en forma racional el vehículo asignado, y llevar control de su mantenimiento preventivo. 4. Llevar el control diario de kilometraje, para lo cual el odómetro debe estar funcionando antes de salir de comisión. 5. En caso de accidente avisar de inmediato a las oficinas de CONAP, y a las autoridades correspondientes. 6. Informar por escrito los detalles de lo acontecido a la Secretaría Ejecutiva, en un plazo no mayor de cuarenta y ocho horas. 7. Llenar las tarjetas de control de entrega del vehículo, la devolución, así como del estado del mismo. SANCIONES Artículo 11º. El incumplimiento al presente normativo, dará lugar a las sanciones laborales establecidas en las leyes correspondientes, sin perjuicio de agotar la responsabilidad en que incurra. Artículo 12º. En adición a estas sanciones, si existiera accidente o robo de los vehículos fuera de los horarios establecidos, el empleado o conductor del vehículo tendrá la obligación de pagar los daños ocasionados, tanto al vehículo de la Institución como a terceros. En caso de que los vehículos estén asegurados, el empleado deberá cancelar el monto de los deducibles de los mismos.

PROHIBICIONES Artículo 13º. Conducir el o los vehículos en estado de ebriedad, bajo efectos de estupefacientes u otra droga. Artículo 14º. Circular los vehículos los fines de semana o días festivos, que no cuenten con la autorización respectiva. Artículo 15º. Prestar los vehículos a personas ajenas a la institución. Artículo 16º. Dejar los vehículos en la vía pública, lugares prohibidos o de alto riesgo. Deberá utilizarse los parqueos públicos, cuyo costo será reembolsable por el CONAP. Artículo 18º. Conducir el vehículo con licencia vencida. Artículo 20º. Utilizar el teléfono celular al conducir. PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN CASO DE ACCIDENTE EN VEHÍCULO 

Conservar la Calma y no moverse del lugar del accidente;



Si no es culpable, procure que intervenga la policía;



Siempre tome el número de placa del otro vehículo, los datos del propietario y del piloto;



NUNCA ADMITA RESPONSABILIDAD;

 

NO FIRME NINGUN DOCUMENTO; (Espere a que llegue su Ajustador quien le asesorará)

 

No lleve a reparación ningún vehículo dañado; (previa autorización de esta Aseguradora o del ajustador)



La licencia debe estar vigente;



No maneje en estado de ebriedad o bajo efecto de alguna droga o medicamento;



En el caso de culpabilidad del accidente deberá cancelar el monto del deducible;



En la guantera del vehículo debe conservar la Tarjeta que contiene todas las especificaciones y el número telefónico de la aseguradora.

La asistencia vehicular que recibirá por el accidente:        

Asistencia desde el kilómetro cero Remolque o transporte del vehículo Auxilio vial básico (cambio de llanta, paso de corriente y envío de combustible), se cobra el valor del combustible Referencia Médica y de Talleres Mecánicos Trasmisión de mensajes urgentes Traslado médico terrestre, hasta el centro hospitalario a causa de accidente Asistencia Legal telefónica Civil / penal Asistencia Legal las 24 horas los 365 días del año

Artículo 21º. Los casos no previstos en la presente normativa, serán resueltos por la Secretaría Ejecutiva del CONAP. Artículo 22º. La presente normativa surte sus efectos a partir de la fecha de su aprobación.

SOLICITUD DE VEHICULOS Para requerir un vehículo es necesario llenar la Solicitud de Vehículo, la cual la proporcionara el Encargado de Transportes. ( SOLICITUD LLENAR A MAQUINA O EN COMPUTADORA).

NOTA IMPORTANTE: El vehículo deberá solicitarse como mínimo con 4 días hábiles de anticipación a la fecha de comisión.

Cuando nos hace entrega del vehículo, nos extenderán dos formularios para la verificación del estado físico en que se encuentra el vehículo, es necesario solicitarlos para garantía del usuario.

Al reverso se encuentra la misma informaci贸n para que el usuario devuelva el veh铆culo.

REPARACIÓN DE VEHICULOS Servicios y reparaciones menores: podrán realizarse en las diferentes Direcciones regionales, cuando los mismos no excedan del fondo fijo asignado en la caja chica. Servicios y reparaciones mayores: deberá coordinarse con la Sección de Servicios Generales, para el traslado del vehículo a oficinas centrales a excepción de las direcciones de Petén e Izabal. Requisitos para proveedores de servicios y reparaciones a vehículos de CONAP: - Presentación escrita del Taller con fotografías de las instalaciones; - Constancia de registro ante el Ministerio de Finanzas Públicas, para pago a través de cuenta bancaria; - Presentar la orden de trabajo que cumpla como mínimo, con los requisitos que se presentan a continuación:

ORDEN DE TRABAJO PARA SERVICIO DE VEHICULOS AL CONSEJO NACIONAL DE AREAS PROTEGIDAS –CONAP-

IDENTIFICACIÓN: ORDEN DE TRABAJO:

La hoja deberá identificar con logotipo o nombre comercial al taller, dirección, teléfonos, correo electrónico y número de fax (todo en original). Deberá identificarse con número de orden de trabajo.

INSTITUCIÓN:

CONAP

VEHICULO:

Tipo de vehículo, color, año y número de placa.

CONCEPTO:

Consignar el concepto (servicio mayor, tune-up, reparación, etc.)

REPUESTOS:

Listar uno a uno los repuestos que se cambiaron, con su precio unitario cuando se describe más de uno, al final total de repuestos.

COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES:

Listar uno a uno los combustibles y lubricantes, con su precio unitario cuando se describe más de uno, al final total de combustibles y lubricantes.

MANO DE OBRA:

Se describe la mano de obra del servicio y todo trabajo efectuado en otros talleres (alineación, balanceo, torno, etc), agregando al final el total de mano de obra

TOTAL A PAGAR: Quetzales).

Es la suma de todas las actividades (todo expresado en

EVIDENCIA:

Adjuntar los repuestos que se cambiaron al vehículo.

PROXIMO SERVICIO:

Anotar el próximo servicio en kilómetros o millas.

GARANTIA:

Anotar tiempo de garantía.

LUGAR Y FECHA:

Describir lugar y fecha de la orden de trabajo.

FIRMA, NOMBRE Y SELLO:

Firma, nombre y sello del responsable del taller.

FIRMA, NOMBRE Y SELLO:

Firma, nombre y sello del Jefe de transporte o personal de transporte que recibe de conformidad en representación de CONAP.

Imagen:

Orden de Trabajo que deber谩 presentar el Taller para toda reparaci贸n o venta de repuestos.

FACTURACIÓN:

El proveedor deberá emitir la factura correspondiente, para el pago del servicio y bienes adquiridos, la cual debe contener:             

La denominación de: Factura; Numeración correlativa; Identificación general del proveedor: Nombre completo, denominación o razón social del emisor, Nit, Dirección del establecimiento u oficina donde se emite la factura; A nombre de CONSEJO NACIONAL DE AREAS PROTEGIDAS o CONAP Fecha de la factura; NIT de CONAP: 663258-0 ; Dirección del CONAP : 5ta. Avenida 6-06 Zona 1 Edif. IPM; Descripción; esta deberá contener los rubros de: Mano de Obra,

Repuestos, Combustibles y Lubricantes; Las facturas no deben presentar tachones, borrones o enmiendas; Si las facturas son cambiarias deben adjuntar recibo de caja; REGIMEN TRIBUTARIO ISR, del proveedor ante la SAT; En el dorso de la Factura, se debe justificar la compra con firma del Jefe o Director y el registro de Almacén cuando proceda (Repuestos y Combustibles y Lubricantes); En el frente de la Factura, el proveedor, de preferencia deberá estampar el sello o la palabra CANCELADO;

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EXPEDIENTES DE VEHÍCULOS: El Encargado de Transportes se encargará de mantener un expediente por vehículo, será un historial de repuestos y reparaciones donde mínimo debe contener la siguiente documentación: 1. Tarjeta de Control de vehículos 2. Copia de solicitudes de combustibles 3. Tarjeta de circulación original (copia autenticada en los vehículos). Tarjeta de control por vehículos: Esta tarjeta consiste en llevar la cronología de compra de repuestos y reparación, es necesario que cada vehículo de la Institución se le habilite una Tarjeta la cual deberá custodiar el Encargado de Transportes o quien tenga a cargo el vehículo.

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CONTROL DE COMBUSTIBLES : El manejo de combustible de la Institución se realiza en base a un cuadro autorizado por la Contraloría General de Cuentas donde se lleva los registros de cupones entregados, cada Dirección Regional debe llevar un control de combustible. Cabe mencionar que el uso del Combustible es restringido exclusivamente para los vehículos propiedad del CONAP. En los casos que sea necesario utilizarlo en vehículos de otras Instituciones debe existir un Convenio suscrito entre la Secretaría Ejecutiva del CONAP y la autoridad de la Institución contraparte.

Firmas de responsabilidad en la parte posterior de las tarjetas:

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ENVIO DE CORRESPODENCIA : PROCEDIMENTO PARA EL ENVIO DE CORRESPONDENCIA AL AREA DEPARTAMENTAL PARA OFICINAS CENTRALES 1. Toda correspondencia deberá llevarse diariamente a la sección de Servicios Generales, de 9:00 a.m. a las 17: 30 horas y estampar original y copia en el reloj para verificar hora de ingreso y quede constancia. 2. Toda correspondencia deberá ir en sobre abierto para ser verificada y luego se cerrara dicho sobre, además debe llevar la dirección exacta y el nombre de la persona a quien se le envía, para evitar atrasos. 3. La correspondencia será recogida por la empresa contratada, diariamente a las 14:30 para ser enviada a su destino, 24 horas después. 4. Toda correspondencia que se reciba en la sección de Servicios Generales después de la hora indicada, quedara para ser entregada 48 horas después. 5. No se autorizará vales departamental.

ni facturas por gasto de envió de correspondencia al área

6. Para cualquier, asunto relacionado con lo indicado anteriormente, comunicarse Servicios Generales.

con

7. Por no generar un gasto extra a la Institución, es necesario consolidar en un solo sobre o paquete, la correspondencia de todas la unidades o secciones. PARA OFICINAS REGIONALES 1. Toda correspondencia que envíen las direcciones regionales, deberá ser dirigida a las Oficinas de Servicios Generales, CONAP. 2. La correspondencia que se reciba en las oficinas de Servicios Generales, se distribuirá a las diferentes direcciones y departamentos de las oficinas centrales de CONAP, por lo que esta deberá traer el nombre exacto de la persona o personas a quien viene dirigida dicha correspondencia.

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3. Si se tiene correspondencia para varios Departamentos de -CONAP Central- Enviarlos en un solo sobre identificándolos bien para que la sección de Servicios Generales se encargue de repartirlos a sus destinatarios, esto conlleva a economizar costos. 4. No se autorizará facturas por gastos de envío de correspondencia a las oficinas centrales de CONAP. 5. Es fundamental utilizar el número de código de envío asignado por la empresa que presta el servicio, para que esta sea cargada a la cuenta Institucional. 6. Las direcciones y números telefónicos de la empresa contratada, para que envíen su correspondencia se les adjunta al presente. 7. Podrá efectuarse el envío de correspondencia inter-regiones, debiendo trasladar a la Sección de Servicios Generales copia de la guía por fax, para llevar el control de pago a la empresa.

PROCEDIMIENTO DE MENSAJERIA ALREDEDORES (CONAP CENTRAL)

PARA

CIUDAD

CAPITAL

SUS

Correspondencia a distribuirse en las zonas de la capital. Por este medio, se hace de su conocimiento que nuestros mensajeros se estarán retirando de la institución con la correspondencia a las 9:30 por las mañanas y 15:30 por las tardes por lo que su correspondencia recibida en dicho horario será entregada a su destinatario durante el día, pero la que se reciba después del horario de la tarde quedará para el siguiente día, no esta de mas indicarles que se verifiquen los nombres y direcciones de los destinatarios para evitar atrasos y devolución de la correspondencia.

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USO DE TELÉFONOS CELULARES : El CONAP solicitará el servicio de telefonía celular conforme a las necesidades de la Institución, es necesario tomar en cuentas las siguientes recomendaciones. 



Aprobación escrita por parte de la Secretaría Ejecutiva. El usuario del teléfono móvil debe: 1) Llenar Solicitud para Compra de Materiales y Suministros en la cual se detallara a que mes corresponde el pago de servicio; el mismo usuario es responsable de solicitar pago, por lo que debe llevar visto bueno del Jefe Inmediato. 2) Factura debidamente razonada con firma de visto bueno del Jefe Inmediato. 3) Trasladar expediente los más pronto posible, para que no ocurra corte del servicio. La Sección de Servicios Generales, velará por el control en el uso de aparatos telefónicos, y de contratar los mejores planes de servicios para optimizar los recursos de la Institución. Cuando el usuario de un teléfono móvil, exceda del número de llamadas salientes a que tiene derecho o bien llamadas internacionales, deberá contar con oficio de autorización de Secretaría Ejecutiva, el cual se acompañara a la solicitud de pago, en caso contrario deberá pagar la diferencia a través de depósito a la Cuenta del Fondo Rotativo y notificar a la Tesorería. Para la compra de Tarjetas Prepagos es exclusivamente para teléfonos móviles de la Institución, para lo cual se deberá contar previamente con autorización por escrito de la Dirección Administrativa Financiera. Por ningún motivo puede realizarse un tipo de negociación entre la persona encargada del teléfono móvil con la empresa que presta el servicio, toda operación se realizará por medio de la Dirección Administrativa-Financiera.

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DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIﾃ誰

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LINEAMIENTOS PARA USO DEL EQUIPO DE COMPUTO.

Las Conexiones de la Estación de trabajo deben de ser las adecuadas, como el uso de UPS.

Conexiones Eléctricas: La Estación de trabajo debe estar conectada a una red eléctrica adecuada. El Voltaje debe de ser regulado y libre de picos eléctricos. El tomacorriente debe contar con una conexión de 3 espigas, Línea (115 VAC a 120 VAC), Neutro y Tierra. Especialmente si su localidad no cuenta con el voltaje regular, este debe ser regulado y respaldado con una batería ó UPS (en el ambiente ideal asistido por una planta eléctrica), protegido por un supresor de picos (A veces hay sobre voltajes de muy corta duración que pueden dañar los equipos, puede ser por causa de una descarga electro atmosférica que llega por el tomacorriente o por las conexiones de red ó telefónicas. Deben de contar con supresores de picos en las conexiones eléctricas y en las líneas de voz y datos), que descarga los sobre voltajes a tierra. Asegúrese que su circuito no este sobrecargado al UPS y su red eléctrica. Cada elemento de su estación de trabajo cuenta con una etiqueta de la cantidad de corriente que utiliza. Normalmente esta dada en VA, ó voltio amperios. Su UPS esta dado en Watts o VA y se puede calcular si no se pasa de esta cantidad. Su UPS es de 500 VA y su voltaje es de 120V entonces su equipo consume aproximadamente 4.2 amperios. No deben de sobrecargar su red eléctrica colocando más de 4 equipos en un flipón de 20 A (veinte amperios). Siempre se deja un margen de protección en este cálculo. No coloque aspiradoras, cafeteras o cualquier equipo que tenga motores o resistencia eléctrica en el UPS ó Regulador de voltaje ya que afectará su rendimiento (factor de potencia), y añade picos innecesarios a su circuito.

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¿Correcta forma de encender el equipo? Encendido : Una vez está seguro que su equipo cuenta con la instalación eléctrica adecuada y cada unos de los componentes de su estación de trabajo están conectados adecuadamente a la electricidad y a sus puertos adecuados, encienda primero su monitor (normalmente se enciende una luz verde o anaranjada cerca del interruptor de encendido), luego los periféricos que utiliza, y por último encienda su computador. Espere que su estación de trabajo termine de cargar los programas y aparezca en el monitor el escritorio de trabajo. Si su estación le requiere ingresar su usuario y contraseña hágalo. (Eventualmente todos los usuarios contarán con una red y usuarios para la misma).

Uso del equipo: Programas Principales: Su estación cuenta con un programa principal con el que funciona su estación de trabajo que se llama sistema operativo. Este funciona desde un disco duro interno a su estación y este se carga en memoria RAM (en estado sólido, Memoria de Acceso Aleatorio), en donde controla las operaciones que realiza, incluso los otros programas que usa como lo es Office, para elaborar todo tipo de documentos y almacena datos. Continuamente su estación guarda distintos datos de regreso al disco, por lo cual es imprescindible el no apagar o retirar ningún disco hasta que el programa haya concluido su operación. Este es caso del sistema operativo, en donde no se debe apagar la estación hasta que la misma se apague a si misma ó indique que ya es seguro apagarla. De lo contrario se corre el riesgo de dañar el disco.

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Anti-Virus: Su equipo contará con el antivirus soportado por el Departamento de Informática y debe estar actualizado. Informática asistirá en verificar su funcionamiento adecuado, pero así como la información en la estación de trabajo también el proteger su integridad es responsabilidad de cada usuario. Todos los archivos descargados así como los Floppy Disk insertados en la lectora de Floppies deben de ser inspeccionados con el antivirus ya actualizado. Cuando su Estación de Trabajo, identifique virus en la memoria, se activara mensaje de alerta.

Si el usuario puede realizar la ejecución del Antivirus, será recomendable que la realice de inmediato.

La Dirección de Informática, realizará chequeo de los problemas de su Estación de Trabajo, si el usuario desconociere el proceso de actualización y reparación.

Es necesario verificar si los utilitarios de Antivirus contienen deficiencias, ya que es necesario ir actualizando, debido a que los cambios mundiales de virus afectan a todo usuario de una PC.

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Usuario: Cada persona debe tener un usuario y contraseña para el dominio y para su correo electrónico, el cual es personal e intransferible. No puede compartir con otra persona su contraseña, será recomendable por seguridad modificarla cada cierto tiempo. Correo Electrónico: Todos los usuarios del sistema informático de CONAP deben contar con un buzón de correo electrónico; de no tenerlo, deben solicitarlo por escrito a la Dirección de Informática con visto bueno del Jefe Inmediato. Este lo puede accesar desde cualquier estación de trabajo a la que tengan asignada o permiso de usar. Internamente se utiliza una aplicación de correo soportada por la Dirección de Informática.

Se utiliza una aplicación de correo electrónico internamente la cual es configurada por el personal de Informática

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WEBMAIL: Cuando un usuario se encuentre de viaje podrá acceder al correo mediante el sitio de correo visible desde el exterior al sitio http://www.conap.gob.gt/webmail

Propiedad de uso de recursos: Cada equipo, sus periféricos, y la información allí guardada es propiedad y uso exclusivo de CONAP. Si existen convenios o proyectos debe quedar establecido el uso de los mismos mediante acta que respalde el uso y que pueda establecer la integridad de los mismos, enviando dicha intención al Departamento de Informática y la Secretaría, para que se tomen medidas adecuadas. Para los equipos en red el usuario se responsabiliza en bloquear todos los accesos a su equipo y si requiera compartir recursos con su grupo de trabajo, debe de compartirlo únicamente a dicho grupo y no a otros evitando así accesos indebidos por otras personas o grupos de trabajo. Uso de Internet y prohibiciones: Para los equipos que necesiten algún tipo de acceso al Internet, deben de tener una autorización por escrito firmada y sellada por el Director de su Departamento indicando el uso y periodo por el cual necesitan tener acceso y enviarla al Departamento de Informática, que llevará bitácoras de los accesos realizados, los cuales pueden ser reportados a sus directores. El uso del Internet es limitado y debe ser utilizado con bastante cuidado ya que beneficia a todos los departamentos. Su uso es exclusivo para actividades que realiza el CONAP el uso personal es prohibido.

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Las descargas de archivos de música, videos y otros archivos que no son parte de las actividades a que se dedica CONAP y cuando las bitácoras detallen direcciones prohibidas, serán reportados a sus directores. Programas como KAZZA son prohibidos no solo porque causan tráfico indeseados en la red, son una fuente de violación de seguridad para la red. Software Aprobado: No se debe instalar programas que no están aprobados por la Dirección de Informática. Juegos, ayudadores de motores de búsqueda, aplicaciones de correo electrónico que no son recomendados por esta Dirección, programas que envían por correo electrónico normalmente son riesgosos o entorpecen el rendimiento de la estación de trabajo.

Respaldo de Archivos : Aunque informática realice backups periódicos de su información de servidores con discos compartidos, ó copias en su estación de trabajo, el usuario es el responsable de asegurarse de la realización de los respaldos de sus archivos mas importantes. Por lo que se recomienda mantener copias de respaldo de sus archivos mas importantes. Recomendamos que, cuando este realizando un documento frecuentemente, sino genere distintas versiones.

no solo actualice

Si va a modificar un archivo existente guarde una copia con otro nombre y trabaje sobre la misma, ya que sucede a menudo que el documento anterior contenía información que sirve y al modificarlo se pierde. Es recomendable que en su grupo de trabajo cuenten con una red y que en una de sus estaciones cuenten con una unidad de backup como puede ser de cinta o CDRW (Quemadora), esta estación o servidor de archivos puede ser utilizado para que los usuarios del grupo de trabajo hagan copias de respaldo al disco del servidor y backups.

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Apagado del Equipo : Se deben asegurar de haber generado sus copias de respaldo de los archivos modificados en el periodo de trabajo al servidor del grupo, o una media extraíble. Cierren apropiadamente las aplicaciones una a una respondiendo a las ventanas que le piden su atención. Esperar la instrucción de apagado, o bien que se apague sola, aunque su ambiente no tenga mucho polvo es recomendable colocar los cobertores de protección de la computadora. En casos de tormentas eléctricas es recomendable cerrar aplicaciones, apagar el equipo y desconectarlo físicamente del tomacorriente, para evitar que una descarga electro atmosférica dañe los equipos.

Mantenimiento y Reparación del Equipo : Es recomendable que el usuario mantenga los lineamientos arriba descritos. Cada estación de trabajo que está cubierta por un Plan de Mantenimiento del Departamento de Sistema de Información (Sección de Soporte Técnico) de CONAP, contará con un identificador de equipo o IDE. Este IDE permite llevar un historial de servicio. Cada estación de trabajo será revisada periódicamente y se realizará mantenimiento preventivo. Estaciones de trabajo que presente desperfectos sus usuarios deben llenar una solicitud de Orden de Servicio (OS#), para que sea realizado un mantenimiento correctivo en su localidad o trasladen su estación a CONAP-Central para su reparación. En una visita técnica de revisión de una estación de trabajo, El Compromiso de Informática es el realizar 5 Pasos obligatorios:

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PASOS OBLIGATORIOS A REALIZAR EN CADA VISITA DE SERVICIO

PASOS A SEGUIR: 1.

Llenar una orden de servicio y obtener autorización por escrito del usuario si se va a realizar cualquier operación en el equipo que realice o modifique su configuración. En esta autorización debe quedar plasmada la responsabilidad que el usuario debe resguardar su información mediante archivos de respaldo en disco extraíble o virtual.

Revisar estado de funcionamiento del equipo, (Qué aplicaciones están en funcionamiento, sus versiones y fecha de actualización, como es la del antivirus), y con el usuario acordar qué archivos o aplicaciones pueden ser cerradas ó si se puede reiniciar el equipo si fuese necesario, antes de iniciar el soporte.

Confirmar el estado del funcionamiento del Antivirus, así como su ambiente para que este se pueda actualizar. Utilizar el método de mayor eficiencia para su actualización aprobado por la Dirección de Sistemas de Información .

Realizar servicio solicitado.

Actualizar Orden de Servicio, indicando su estado (STATUS) y describiendo las acciones tomadas y los resultados del servicio.

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La Sección de Soporte Técnico del CONAP prestará servicios de mantenimiento preventivo el cual constará de por lo menos: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE UNA ESTACION DE TRABAJO

PASOS A SEGUIR: 1. Realizar lo indicado en “PASOS OBLIGATORIOS A REALIZAR EN CADA VISITA DE SERVICIO” 2. Remover todo el polvo que la máquina tenga en el interior de la misma. 3. Revisar los conectores internos de la PC (puntos en donde se conectan cables), para asegurarse que no están flojos. Igual procedimiento es aplicable a las placas y módulos de memoria RAM (los malos contactos pueden producir BLOQUEOS y REINICIALIZACIÓN del la PC). 4. El monitor. Inyectar aire por sus rejillas sin abrirlo, pues la energía residual que conserva después de apagado lo hace peligroso. Este debería destaparse solo en caso de necesitar reparación. 5. El teclado. Voltearlo boca abajo y sopletear aire entre sus teclas para retirar el polvo y cuerpos extraños. No es necesario retirar las tapas de las teclas de la PC para levantarlas, su reposición genera bastantes fallas mecánicas (se pueden limpiar pasando entre ellas un pañuelo humedecido con jabón líquido) 6. El mouse (ratón). Abrir la tapa inferior del mouse y examinar los ejes que entran en contacto con la esfera. Si están sucios limpiarlos con un pañuelo (o tela que no suelte pelusas) humedecido en alcohol o jabón líquido.

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7. La unidad de diskette. Para limpiar los cabezales del FLOPPY utilizar un disquete de limpieza para floppy. Si se sospecha que un cuerpo extraño se ha quedado en su interior (como una etiqueta adhesiva, grapa, clip o resorte de un disquete) hay que abrirlo para extraer el cuerpo extraño. Si se trata de un Floppy que trabaja en un ambiente polvoriento (a ras del piso por ejemplo), hay que abrirlo para limpiarlo y LUBRICARLO. 8. La unidad óptica CD-ROM, CD-RW, DVD. Normalmente no se debe abrir. La bandeja debería limpiarse con un paño humedecido para retirar el polvo y suciedad a fin de disminuir la flotación de partículas cuando lee o escribe en un CD. Si el ambiente de trabajo es polvoriento (o cuando hace mucho tiempo la unidad no ha recibido mantenimiento), será necesario abrirla para LIMPIARLA y LUBRICARLA. La limpieza consiste en: LIMPIAR con cuidado el lente LASER. Se puede limpiar con un palillo con algodón en la punta humedecido con alcohol. 9. La superficie exterior de la PC y periféricos. Limpiar el exterior con una tela humedecida en jabón líquido (ya que los equipos de cómputo usualmente se ensucian por el polvo ambiental y el contacto con las manos de los operadores). 10. Los programas (Software). Considerando la devastadora acción de virus, es necesario revisar periódicamente el disco duro con herramientas antivirus. 11. Chequear si el disco duro necesita ser desfragmentado 12. Escanear el disco duro para detectar si posee sectores defectuosos y si hay archivos dañados. 13. Realizar un chequeo para verificar si el equipo necesita algún tipo de actualización y si todos los componentes funcionan correctamente. 14. Eliminar lo que son los archivos temporales de Internet, los de programas descargados, páginas web sin conexión, la papelera de reciclaje y archivos tmp (temporales). 15. Realizar un chequeo al sistema operativo para determinar si este funciona de forma correcta y eficaz.

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Intranet: El Intranet es un servicio interno de paginas web proporcionado por la Dirección de Informática, donde se ponen aplicaciones internas e información que cada Unidad Organizacional quiera publicar según la autorización de sus directores.

(Imagen 1)

Orden de Servicio:

Los servicios prestados por informática pueden ser solicitados mediante su Escritorio de Ayuda ó “HELP DESK”, también son planificados como proyectos ó mantenimientos preventivos . Pueden ser solicitados mediante un formulario el cual se le asignará un número de orden de servicio (OS#). El formulario Consta de (Ver Imagen 2):

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Requerimientos: Número de Equipo (IDE, Identificación de Equipo: cada equipo es forma parte de una base de datos de los equipos a los cuales se le presta servicio), Servicio deseado (se escoge de una lista predeterminada) Otro servicio deseado (se especifica uno no listado) Requerimientos del servicio (Velocidad de Acceso, Descripción de Equipo, Seguridad , etc.) Contacto : Nombre Título o su cargo Departamento o división (selecciona de una lista) Teléfono de trabajo / extensión Celular FAX E-mail

(Imagen 2)

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Este formulario se envía y presenta una constancia con su número de orden de servicio asignado ó “OS#”( Para este ejemplo OS#764 ), la cual debe ser firmada por el solicitante. Los datos presentados son por ejemplo (Imagen 3): DATOS ENVIADOS ¡Gracias! Esta es la información que recibimos . OS#764 NOTA! Regrese para cambios. Su Nombre Juan Perez Departamento: VIDA SILVESTRE 41 Puesto Técnico Teléfono para que lo contactemos Oficina 222 Celular 5333-7191 Fax 2435-4597 Correo electrónico jperez@conap.gob.gt Mensaje responsable de OS:mbertrand@conap.gob.gt Sus respuestas fueron: 1 IDE:0999 , ,, ,Nivel / oficina ,, ,Servicio deseado Backup y Reproducción de CD (Usted Proporciona CD en Blanco) ,, ,Otro Servicio deseado ,, ,Costo mensual de servicio actual ,, ,¿Ubicación? ,, ,¿Código postal? ,, ,Requisitos de su servicio Realizar un Backup de "Mis documentos" y el directorio c:\backup y quemarlo en un CD ,, ,Descripción del acceso al lugar: ,, ,Operaciones planeadas o existentes ,, El usuario acepta que se realice el servicio solicitado y se compromete a tener al día las copias de respaldo de sus archivos mas importantes. Contáctenos por e-mail o llámenos a los teléfonos 218 NOMBRE FIRMA____________________ Mandenos sus comentarios o correcciones acerca de Intranet CONAP [ contactenos ] FECHA HORA SELLO (click derecho + sel IMPRIMIR ó PRINT para imprimir) por e- marketing de Consejo Nacional de Areas Protegidas

(Imagen 3)

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El técnico o ingeniero encargado del servicio recibe un correo electrónico con los detalles de la solicitud la cual él actualiza con las actividades realizadas y estas son registradas para poder llevar una bitácora de servicios.

Correo contiene formulario de Actualizaciones de orden de servicio donde se puede indicar el estado de la Orden de Servicio

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DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

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PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES DE LOS RENGLONES PRESUPUESTARIOS 011, 029 Y 031.

Los Jefes de Departamento o Direcciones Regionales serán los responsables, de enviar al Departamento de Recursos Humanos las propuestas del personal a contratar, para que con el visto bueno de la Secretaría Ejecutiva se pueda iniciar el trámite de contratación.

El número de empleados a contratar en cada uno de los renglones (011, 029, 031 y otros) dependerá del número de plazas autorizadas de acuerdo a la estructura organizacional de la institución y de la disponibilidad financiera (para la asignación de jornales, salarios y honorarios).

De conformidad con el Artículo 72 de la Ley de Áreas Protegidas, Decreto 489 y sus modificaciones, la representación legal del CONAP la ejerce

Secretaría Ejecutiva, siendo tal representación y sus funciones indelegables. Por tanto la única persona autorizada para suscribir un contrato, aceptar la solicitud de rescisión de contrato o aceptación de renuncia por parte de los empleados es la Secretaría Ejecutiva. 4.

Los requisitos que se deben cumplir para formalizar los contratos laborales son los siguientes:

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Requisitos para Contratación del Renglón 011 Los consignados en la Ley de Servicio Civil, en el artículo No. 42, y los siguientes documentos: 1.

Fotocopia completa de la cédula de vecindad.

Formulario de solicitud de empleo del CONAP.

Constancia de Colegiatura Activa, en el caso de los profesionales.

Fotocopia de Licencia de Conducir vigente, si el puesto lo requiere.

Fotocopia de Título, Diploma Profesional, Técnico o certificación de cursos aprobados u otras certificaciones de estudios.

Constancias de trabajo, con fechas de inicio y finalización de la relación laboral y título del puesto desempeñado (de los últimos tres empleos).

Constancia de antecedentes penales y policíacos vigentes, en original y fotocopia.

Fotocopia del carné de afiliación al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, IGSS. (Si no la Dirección de Recursos Humanos tramitará el mismo).

Cartas de recomendación de personas honorables, que dan referencias de la persona (tres o más).

10.

Dos fotografías recientes, tamaño cédula.

11.

Presentar el número de “Declaración Jurada Patrimonial”, ante la Contraloría General de Cuentas, para dar cumplimiento a la Ley de Probidad, siempre que sus ingresos asciendan a Q.8, 000.00 mensuales o maneje fondos o valores del CONAP.

12.

Aperturar cuenta de depósitos monetarios en el banco que se le indique, para acreditar salario.

13.

Fotocopia del Carné del Número de Identificación Tributaria NIT.

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CONFRONTACIÓN

DOCUMENTOS

CORRESPONDIENTE

CERTIFICACIÓN De todos los documentos antes mencionados, deberán presentar los originales, para que los mismos sean confrontados en el CONAP y certificar las fotocopias presentadas, antes de enviar los expedientes para la correspondiente evaluación en la Oficina Nacional de Servicio Civil, ONSEC. (Oficio NSRH-2004-152, del 05 de mayo de 2004, ONSEC).

Requisitos para Contratación del Renglón 031 1. Curriculum Vitae 2. Fotocopia completa de cédula de vecindad 3. Antecedentes Penales y Policíacos vigentes, en original y fotocopia 4. Propuesta del Director de CONAP Central o Regional 5. Dos fotografías recientes tamaño cédula 6. Apertura cuenta de depósitos monetarios, en el banco que se le indique, para acreditar salario. 7. Boleto de Ornato

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Requisitos para Contratación del Renglón  029 1. Curriculum Vitae 2. Fotocopia completa de Cédula de Vecindad 3. Dos fotografías recientes tamaño cédula 4. Fotocopia del carné del Número de Identificación Tributaria NIT. 5. Constancia de Inscripción Régimen Tributario. Para Servicios Técnicos: 6. Fotocopia de Título de nivel medio o certificación de cursos aprobados o Certificación de Pensum Cerrado. 7. Fianza de Cumplimiento, para garantizar la

ejecución de los servicios

contratados Para Servicios Profesionales: 8. Constancia original de colegiación activa. 9. Fianza de Fidelidad, en caso de manejar fondos, valores o bienes de la Institución 10. Presentar el número de

“Declaración Jurada Patrimonial”, ante la Contraloría

General de Cuentas, para dar cumplimiento a la Ley de Probidad, siempre que sus ingresos asciendan a Q.8,000.00 mensuales o maneje fondos o valores del CONAP 11. Apertura cuenta de depósitos monetarios, en el banco que se le indique, para acreditamiento de pago. 12. Boleto de Ornato.

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o Los

contratos

originales

por

servicios

técnicos

profesionales, estarán bajo el resguardo de la Dirección de Recursos Humanos, en cada expediente personal.

Personal que presta Servicios al CONAP con financiamiento de otros Proyectos El CONAP cuenta con personal que presta sus servicios técnicos o profesionales, en proyectos con financiamiento ajeno al Presupuesto Institucional. Lo anterior a través de Convenios suscritos entre el CONAP y los Proyectos, en los cuales se determina la responsabilidad del CONAP de prestar apoyo o como aporte de contrapartida, el espacio físico para los contratistas involucrados. Es responsabilidad del Director del Departamento de CONAP al que presta servicios, el personal de referencia, velar porque el mismo presente al Departamento de Recursos Humanos lo siguiente: a) Ficha de Registro (ver modelo adjunto) b) Curriculum Vitae c) Dos fotografías recientes tamaño cédula (Una para ficha de registro y otra para gafete de identificación). El Departamento de Recursos Humanos brindará inducción institucional y entregará gafete de identificación. Dicho personal esta sujeto a cumplir con las normas, políticas y procedimientos establecidos por el CONAP.

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ELABORACIÓN DE PLANILLAS Y NÓMINAS Definición de Planilla de jornales: Reporte que se prepara por medios mecánicos o electrónicos para liquidación de los haberes a favor del personal. En ella figuran: datos de cada uno de los jornales, el haber bruto y sus adicionales, los descuentos a deducir (bonificaciones, descuentos de seguro social, descuentos sindicales y cualquier otra deducción) y el liquido a pagar.

Columnas a utilizar en una planilla del 031. -Número de Afiliación al IGSS, es necesario que se incluya, debido a que se utiliza de referencia para acumular el pasivo laboral de cada empleado ante el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. -Nombres y apellidos completos los cuales deben estar de conformidad a la Cédula de Vecindad y Contrato de trabajo. -Número de contrato, referencia que sirve de evidencia de la relación laboral. -Cargo, que desempeña en la Institución para identificar funciones del personal. -Días Laborados, de conformidad a los días laborados, el cual los debe supervisar el Director de Recursos Humanos y Asistentes Administrativos. -Salario diario, este dependerá de la plaza que ocupe el cual esta establecido en el contrato de trabajo. -Salario base, Es el resultado de operar los días laborados por el salario diario, ( De la sumatoria total de los empleados aquí se determina la afectación al renglón 031). -Bono por antigüedad, Según Acuerdo Gubernativo 838-92. Se determina la siguiente escala: De más de cinco (5) años a diez (10) años de servicio Q.35.00; De más de diez (10) años a veinte (20) años de servicio Q.50.00; de más de veinte (20) años de servicio Q.75.00; (El renglón que se afecta aquí es 032 que es Complemento por antigüedad al personal por jornal).

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-Bonificación Acuerdo Gubernativo 66-2000, es la cantidad de Q.250.00 siempre y cuando estén los días completos laborados, sino es proporcional. (El renglón que se afecta es 033 Complementos específicos al personal por jornal). -Total devengado, se realiza de la sumatoria de Salario base más bonos. -Cuota Laboral IGSS, Según Decreto 295 del Congreso de la República (Ley Orgánica del IGSS); establece los porcentajes siguientes: 2.83% en los Departamentos de El progreso, Santa Rosa y Petén, para los 19 (diecinueve) restantes es de 4.83%.(Esto se calcula sobre el salario base más el bono de antigüedad). -Otros descuentos, Aquí se incluye cualquier otra deducción, en casos de préstamos bancarios, cuotas sindicales y otros descuentos especiales. -Liquido a pagar, Es el resultado de salario base + bono por antigüedad (si hubiere) + Bonificación 66-2000 – IGSS u otros descuentos. -Firma conforme, el empleado recibiendo su cheque o acreditamiento debe firmar o colocar su huella en la planilla, la cual debe coincidir con la Cédula de Vecindad.

VER IMAGEN DE LA PLANILLA EN LA SIGUIENTE PAGINA.

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Imagen: Planilla Mensual

del Rengl贸n 031, Jornales.

129

¿Cómo esta compuesta la Partida Presupuestaria del 031? El objeto de la partida presupuestaria es para identificar a que actividad, renglón y fuente de financiamiento estamos afectando en el Presupuesto de la Institución. La partida la proporciona el Analista de gasto de la Dirección Financiera. 2004 –

016 / 217 – 31

Año de Ejecución Presup.

Clasificador Institucional

Progra ma

– 00 Sub Progra ma

–

000

Proyect.

– 02 Act. Según Red Programáti ca

–

031 Renglón Presupue stario

–

0100 Ubicación Geográfica

11000 Fuente de Financiami ento

Datos de la Partida Presupuestaria: Año de ejecución presupuestaria. Clasificación por Institución. Por depender de la Secretaria de la Presidencia es 016 y aparte es el especifico del Consejo Nacional de Áreas Protegidas corresponde el 217 (Secretarías) Programa según nuestra Ejecución Analítica de Presupuesto el nombre del Programa es 31 RESTAURACIÓN /PROTECCIÓN/ CONSERVACIÓN ÁREAS PROTEGIDAS. Sub Programa, según nuestra red programática no tenemos Proyecto, se tiene únicamente FONACON pero no se utiliza en este caso. Actividad u Obra, contamos con seis las cuales son: 001 002 005 007 008 009 010 011 012 013

Fomento y Administración SIGAP Fomento y Administración de la Biodiversidad Administración Reserva de la Biosfera Maya Protección y Restauración Parque Nacional LAGUNA DEL TIGRE Fomento al Fondo Patrimonial Parque Yaxha-NakumNaranjo Manejo de Áreas Protegidas del Sur del Petén Protección y Fomento a la Fauna Silvestre Administración de la Reserva de la Biosfera Sierra de las Minas Administración del Monumento Cultural Semuc Champey Administración y Manejo Área de Usos Múltiples Sarstun

Renglón presupuestario, en una planilla mensual se pueden afectar varios renglones por ejemplo: 031 Es el renglón principal Jornales.

130

032 Complemento por antigüedad al personal por jornal. 033 Complementos específicos al personal por jornal. En casos de pagos especiales como aguinaldo, bono 14 y Vacacional anual solo se afectan los siguientes. renglones: 071 Aguinaldo 072 Bonificación anual (Bono 14) 073 Bono Vacacional (Q.200.00) Para todos los casos se calculara en forma proporcional al tiempo laborado. Fuentes de financiamientos, las más comunes a utilizar son: 11000 Ingresos corrientes 29000 Otros recursos del Tesoro con afectación especifica 31000 Ingresos propios Definición de Nómina: Lista de personas o empleados de una empresa o Institución con indicación de los haberes a su favor.

Columnas a utilizar en una nómina 029 . -Número, para determinar la cantidad de personas que constituyen la Nómina. -Número de contrato, debe coincidir con el asignado y firmado. -Vigencia del Contrato, Fecha de inicio y término del contrato. -Número de identificación Tributaria, número conforme a la Constancia o Carné de Identificación Tributaria. -Nombres y apellidos completos como aparecen en la Cédula de Vecindad. -Lugar de Ubicación, en que Departamento, Unidad o Sección desempeña sus actividades técnicas o profesionales. -Puesto que desempeña, Es el título del puesto. -Total Parcial, cantidad mensual estipulada al contrato para después realizar algún descuento si lo hubiere. -Descuentos, en este caso el único que se esta realizando es el Impuesto sobre la Renta( ISR) a solicitud de la persona que es un 5% mensual. -Liquido a recibir, valor total del pago por los servicios técnicos o profesionales. VER IMAGEN DE LA NÓMINA EN LA SIGUIENTE PÁGINA.

Imagen:

Nómina para el Renglón 029.

131

驴C贸mo esta compuesta la Partida Presupuestaria del 029 ? 132

2004 – Año de Ejecución Presup.

016/217 Clasificador Institucional

–

Progra ma

– 00

Sub Progra ma

–

000

Proyec to

– 05

Act. Según Red Progra mática

–

029

Renglón Presupuest ario

–

1700

Ubicación Geográfica

29000

Fuente de Financiamiento

Datos de la Partida Presupuestaria: Año de ejecución presupuestaria. Clasificación por Institución por depender de la Secretaria de la Presidencia es 016 y aparte es el especifico del Consejo Nacional de Áreas Protegidas y tenemos asignado el 217. Programa según nuestra Ejecución Analítica de Presupuesto el nombre del Programa es 31 RESTAURA /PROTECCIÓN/ CONSERVACIÓN AREAS PROTEGIDAS. Sub Programa, según nuestra red programática no tenemos. Proyecto, tenemos uno es FONACON pero no se utiliza en este caso. Actividad u Obra, contamos con seis las cuales son: 001 002 005 007 008 009 010 011 012 013

133

Renglón presupuestario, a diferencia de la anterior aquí solo se afectaría un solo renglón. 029 Otras remuneraciones de personal temporal. Fuentes de financiamientos, las más comunes a utilizar son: 11000 29000 31000

Ingresos corrientes Otros recursos del Tesoro con afectación especifica Ingresos propios

134

Obligaciones de los Servidores Públicos

Las obligaciones de los servidores públicos están contenidas en el artículo 64 de la Ley de Servicio Civil.

Jurar, acatar y defender la Constitución Política de la República de Guatemala.

Cumplir y velar porque se cumpla la Ley de Servicio Civil y su Reglamento.

Acatar las ordenes e instrucciones que les impartan sus superiores jerárquicos, de conformidad con la Ley, cumpliendo y desempeñando con eficiencia las obligaciones inherentes a sus cargos.

Guardar discreción aún después de haber cesado en el ejercicio de sus cargos, en aquellos asuntos que por su naturaleza se requiera reserva.

Observar dignidad y respeto en el desempeño de sus puestos hacia el público, los jefes compañeros y subalternos.

Cuidar de su apariencia personal y tramitar con prontitud, eficiencia e imparcialidad los asuntos de su competencia.

Evitar fuera y dentro del servicio la comisión de actos reñidos con la ley, la costumbre y la moral, que afecten el prestigio de la Administración Pública.

Asistir con puntualidad a sus labores.

10.

Actuar con lealtad en el desempeño de sus funciones

11.

Aportar su iniciativa e interés en beneficio de la dependencia en que sirva y de la Administración Pública en general.

12.

Atender los requerimientos y presentar los documentos e informes que la Junta o la Oficina Nacional de Servicio Civil les solicite.

135

De acuerdo a lo establecido en el Acuerdo Gubernativo 18-98.

También son

obligaciones de los Servidores Públicos: 1.

Observar la debida compostura y corrección durante el tiempo destinado para el almuerzo o descanso.

No alterar el turno que se les haya asignado durante las horas destinadas para el período de almuerzo o descanso.

Observar las reglas de control, puntualidad y asistencia.

Respetar las reglas de control, puntualidad y asistencia.

Observar las normas relativas a las diversas clases de labores de acuerdo a la edad y sexo, así como observar las normas de conducta, presentación y compostura personal.

Todo servidor debe registrar personalmente el inicio y conclusión de sus labores.

El servidor que no registre su ingreso incurre en falta de asistencia y el que se retire sin la debida autorización antes de la hora establecida se hará acreedor a una sanción.

FUNDAMENTO LEGAL Artículo 64 de la Ley de Servicio Civil; 75,76,77,78 del Acuerdo Gubernativo 18-98

136

Control de Asistencia Al personal a quien se le indique, estará obligado a marcar su ingreso y egreso del CONAP Central, así como el tiempo utilizado en el horario de almuerzo. El Departamento de Recursos Humanos es el responsable de los controles generados.

Prestaciones Laborales del personal 011 y 31  VACACIONES Los servidores o empleados públicos (personal contratado con cargo al renglón 011 y 031), tienen derecho a gozar de un período anual de vacaciones remuneradas de veinte días hábiles después de cada año de servicios continuos. Los servidores públicos que no tengan un año de servicios continuos gozarán de vacaciones proporcionales al tiempo laborado, dentro de los meses señalados. Las vacaciones no son acumulables; deben gozarse en períodos continuos y no son compensables en dinero, salvo que se hubiere adquirido el derecho y no se hubiere disfrutado al cesar la relación laboral, por cualquier causa. El Estado de Guatemala, reconoce el pago de vacaciones hasta dos períodos completos, para los trabajadores que hayan cesado su relación laboral o en forma proporcional por fracción de año laborado. Según el Acuerdo Gubernativo 18-98 Reglamento de la Ley de Servicio Civil en su artículo 51 se establece que las vacaciones se deben disfrutar entre los meses de noviembre, diciembre y enero de cada año. El artículo 52 establece:

Que las vacaciones no son acumulables y que al cesar la

relación de trabajo sólo se reconocerán hasta un máximo de dos años.

137

El artículo 53 establece: Que se podrá programar el disfrute de vacaciones en meses distintos a los establecidos en el artículo 51 del Reglamento a los servidores públicos que presten servicios esenciales, servidores médicos y hospitalarios; centros y puestos de salud; servicios de aeronavegación, servicios de seguridad, correos y telégrafos, recaudación de impuestos, arbitrios y tasas. FUNDAMENTO LEGAL Artículos 61 numeral 2 de la Ley de Servicio Civil, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 58 y 59 del Acuerdo Gubernativo 18-98 Reglamento de la Ley de Servicio Civil. Procedimiento para Disfrutar del Periodo Vacacional: Al momento de solicitar sus vacaciones el empleado deberá presentar la Forma DRH-05-2004, correspondiente a la solicitud de vacaciones del personal, debidamente firmada, a su Jefe Inmediato quien firma de autorización. El Jefe Inmediato traslada dicha forma al Departamento de Recursos Humanos, para su revisión, verificación y autorización, una vez concluido este proceso se le notificará al empleado solicitante, quien firmará de enterado.

Tabla del Período Vacacional, de acuerdo al tiempo laborado TIEMPO LABORADO

DIAS HABILES

De 1 a 3 años

De 4 a 6 años

De 7 a 9 años

De 10 a 12 años

De 13 a 15 años

De 16 años en adelante

FUNDAMENTO LEGAL Artículo 18º, del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del CONAP.

138

AGUINALDO Es el sueldo anual complementario que la institución debe dar a sus (personal con cargo al renglón 011 y 031).

trabajadores

Esta asignación anual consiste en el

equivalente a un sueldo ordinario mensual, que deberá pagarse el 50% en la primera quincena del mes de diciembre de cada año y el 50% restante en el mes de enero del año siguiente. Si el servidor dejara de prestar sus servicios, el aguinaldo se le pagará en forma proporcional al tiempo laborado; pero si el trabajador labora hasta el 30 de noviembre y cesa su relación laboral se reconoce el pago de aguinaldo en forma completa. FUNDAMENTO LEGAL Artículos: 61 numeral 6 de la Ley de Servicio Civil; artículos del 65 al 72 del Acuerdo Gubernativo 18-98 Reglamento de la Ley de Servicio Civil.



BONO VACACIONAL

El empleado (con cargo al renglón 011 y 031), tiene derecho a percibir una asignación anual en concepto de bono vacacional cuando disfrutan de su período anual o proporcional de vacaciones. Su monto actual es de Q. 200.00 FUNDAMENTO LEGAL Acuerdo Gubernativo 642-89.



BONO POR ANTIGÜEDAD

Prestación que se otorga a los trabajadores del Estado (personal con cargo al renglón 011 y 031) en forma mensual para quienes al haber cumplido cinco años de prestar sus servicios puedan solicitarlo en las escalas y cuantías que fija la Ley de Servicio Civil. Su monto puede ser: 5 a 10 años

Q.35.00

10 a 20 años

Q.50.00

más de 20 años

Q.75.00

139

FUNDAMENTO LEGAL Acuerdo Gubernativo 838-92. de fecha 14 de octubre del mil novecientos noventa y dos.



INDEMNIZACIÓN

Todo trabajador con cargo al renglón 011 y 031, tiene derecho a recibir en concepto de indemnización por despido injustificado o en supresión de puesto, equivalente a un mes de salario por cada año de servicios continuos y a la parte proporcional por fracción de año laborado. Este derecho en ningún caso excederá de diez meses de salario y su importe debe calcularse conforme al promedio del salario devengado en los últimos seis meses laborados. FUNDAMENTO LEGAL Artículos 110 de la Constitución Política de la República de Guatemala; 61 numeral 7 de la Ley de Servicio Civil.



DIAS DE ASUETO

Prestación concedida en virtud de ley a los trabajadores para que dejen de asistir a sus labores habituales. 

1º. de enero



Jueves, viernes, y sábados Santos



1º. de mayo



30 de junio



15 de septiembre



20 de octubre



1º. de noviembre



24 de diciembre medio día



25 de diciembre



31 de diciembre medio día



El día de la festividad Local

140



El 10 de mayo gozarán de asueto con goce de salario, las Madres Trabajadoras del Estado.



El 26 de abril gozarán de asueto con goce de salario, las secretarias, por celebrarse el Día Nacional de la Secretaria.

FUNDAMENTO LEGAL Artículo 69, de la Ley de Servicio Civil y su reglamento y para el último Decreto 25-94. CASO ESPECIAL El día del Guardarecurso se concederá licencia con goce de sueldo, estrictamente para que asistan a la celebración de dicha festividad, la misma se celebrará el segundo viernes del mes de septiembre de cada año, y en ningún caso se concederá esta licencia para otros fines. FUNDAMENTO LEGAL Artículo 49 del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del CONAP.

Cálculo de Pagos Para el cálculo de pagos proporcionales, se tomará como base el año natural de 365 días y 366 días cuando este sea bisiesto y los meses se tomarán de 28, 29, 30 ó 31 días, como lo indica el calendario. Para el efecto de pago por concepto de: Aguinaldo, Bono 14 e Indemnización; no se considera parte del salario la Bonificación Incentivo establecida mediante Decreto 66-2000. Aplica para los renglones 011, 029 y 031.

141

Derecho Post - Mortem El personal con cargo al renglón 011 y 031, tal y como lo establece la Ley de Servicio Civil y su Reglamento, en su artículo No. 93, en caso de muerte del servidor público, la familia tiene el derecho al pago de los funerales de éste; y sus hijos menores de edad o con impedimento físico, su cónyuge y los padres que dependían de él, a recibir en total una suma equivalente a un mes de salario por cada año de servicios continuos o discontinuos, que en ningún caso puede exceder de cinco meses de salario que se podrá pagar por mensualidades de conformidad con el reglamento respectivo.

obligación del Estado cesará cuando el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social cubra estas prestaciones por monto igual o superior, en la parte proporcional, si fuere parcial. Además de esta prestación, la familia tiene derecho a que se le reembolse los gastos funerarios, ampliado este derecho en el artículo 73 del Acuerdo Gubernativo 18-98 reformado por el artículo 23 del Acuerdo Gubernativo No. 564-98, pudiendo cobrar cualquier otra prestación que hubiere quedado pendiente de ser cobrada por el servidor fallecido; como vacaciones, aguinaldo, bono vacacional, bonificación anual y días laborados. Para el reclamo de estas prestaciones se tiene tres meses para formalizar la solicitud a partir de la fecha del fallecimiento del servidor ante la Oficina Nacional de Servicio Civil o ante la Dirección de Recursos Humanos, para este efecto la Dirección de Recursos Humanos proporcionará un formulario de solicitud, el cual contiene todos los requisitos que para el efecto se requieren.

142

FUNDAMENTO LEGAL Artículo 93 de la Ley de Servicio Civil y 73 del Acuerdo Gubernativo 18-98 reformado pro el artículo 23 del Acuerdo Gubernativo No. 564-98.

PROCEDIMIENTO DE PAGO DE LOS DERECHOS POST-



MORTEM Para el pago de los derechos post-mortem, por fallecimiento de servidores públicos, debe cumplirse el procedimiento siguiente: 1.

El interesado deberá presentar solicitud en papel simple o bien en los formularios impresos, ante la Oficina Nacional de Servicio Civil o la Dirección de Recursos Humanos, ésta última remitirá el expediente a la Oficina Nacional de Servicio Civil a la brevedad. A la solicitud deberá acompañarse los documentos siguientes:  Certificación o constancia de los servicios prestados por el causante, extendida por la institución, en la que deberá incluirse el record de vacaciones disfrutadas y el año al que correspondieron.  Certificación de la partida de defunción extendida por el Registro Civil correspondiente.  Certificación de la partida de matrimonio o de la unión de hecho legalmente declarada, extendida por el Registro Civil respectivo, con posterioridad al fallecimiento.  Certificaciones de las partidas de nacimiento de los hijos procreados con el causante, extendidas por el Registro Civil correspondiente.  Cuando el solicitante sea un hermano del fallecido, deberá presentar certificación de su partida de nacimiento extendida por el Registro Civil respectivo.  Factura que acredite que el solicitante efectúo los fastos de funeral reclamados.

143

Cuando sean los padres los solicitantes de la Prestación Póstuma, además de los documentos señalados en los incisos a) y b), deberán acompañarse la certificación de partida de nacimiento del servidor fallecido y declaración jurada prestada ante Notario, Gobernador Departamental o Alcalde Municipal, en donde conste que el causante no dejó esposa, hijos menores

incapaces,

así

como

que

los

padres

dependían

económicamente del fallecido. En caso de tutela, se deberá estar a lo preceptuado en los Códigos Civil y Procesal Civil y Mercantil, además presentar certificación de la declaratoria judicial, debidamente inscrita en el Registro Civil. 2.

La Oficina Nacional de Servicio Civil revisará la solicitud y documentación y emitirá

dictamen

correspondiente,

declarando

procedencia

improcedencia de lo requerido. 3.

El expediente será enviado por la Oficina Nacional de Servicio Civil a las oficinas de CONAP, para que continúe con el trámite y se efectúe el pago respectivo.

144

Beneficios Laborales del personal 011 y 31 

DESCANSO PRE Y POST-NATAL

Este consiste en otorgar licencia con goce de sueldo por 30 días antes del parto y 54 días después del mismo. La madre trabajadora que adopte a un menor de edad, tendrá derecho a la licencia post-natal, para que ambos gocen de un período de adaptación.

En este caso la

licencia se iniciará a partir del día siguiente a aquel en que se haga entrega del menor. La trabajadora deberá presentar los documentos correspondientes en que se haga constar el trámite de adopción. FUNDAMENTO LEGAL Artículo 101 inciso k) de la Constitución Política de la República de Guatemala; 61 inciso 12 y 69 de la Ley de Servicio Civil; 12 del Decreto 64-92 del Congreso de la República que reforma el artículo 152 del Código de Trabajo.



LACTANCIA

Toda madre en época de lactancia puede disponer en los lugares en donde trabaja de media hora de descanso dos veces al día durante sus labores, con el objeto de alimentar a su hijo. Podrá acumular las dos medias horas a que tiene derecho y entrar una después del inicio o salir una hora antes de que finalice la jornada, dicha hora será remunerada y el incumplimiento da lugar a una sanción para el empleador. Este período debe computarse a partir del día en que la madre retorne a sus labores, el cual tendrá una duración de diez meses; y se puede prolongar únicamente por prescripción médica, debidamente comprobada.

145

FUNDAMENTO LEGAL Artículo 102 inciso k) de la Constitución Política de la República de Guatemala; 61 inciso 12 y 69 de la Ley de Servicio Civil; Reglamento para el Goce del período de Lactancia Acuerdo Gubernativo S/N de fecha 15 de enero de 1973; 13 del Decreto 64-92 del Congreso de la República que reforma el artículo 153 del Código de Trabajo.



DIA DE ASUETO

El día 10 de mayo las madres trabajadoras gozarán de asueto con goce de salario. El Secretario Ejecutivo bajo su responsabilidad podrán otorgar licencias en los casos siguientes:



Hasta un mes calendario con goce de salario o sueldo dentro de un mismo ejercicio fiscal, siempre que la solicitud se justifique plenamente y que no sea con la finalidad de desempeñar otro puesto o cargo en la Administración Pública o prestar servicios técnicos o profesionales de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado.



Hasta tres meses calendario improrrogables sin goce de salario o sueldo dentro de un mismo ejercicio fiscal, siempre que la solicitud se justifique plenamente y que no sea con la finalidad de desempeñar otro puesto o cargo en la Administración Pública o prestar servicios técnicos o profesionales de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado.



Hasta un año prorrogable con o sin goce de salario o sueldo, por motivo de becas para capacitación y adiestramiento siempre que las mismas tengan relación con las funciones de la institución donde presta sus servicios el solicitante y se justifique plenamente.

146

El Secretario Ejecutivo, Delegados Regionales, Directores de Departamentos, bajo su responsabilidad podrán otorgar licencias con goce de sueldo, se otorgan por el número de días y motivos siguientes:



LICENCIAS DE CARÁCTER FAMILIAR 1. Por fallecimiento del cónyuge, persona unida de hecho declarada legalmente, hijos, padres o hermanos, cinco días hábiles y por fallecimiento de hermanos tres días hábiles. 2. Por fallecimiento de un familiar dos días, salvo en casos especiales, éstos serán conocidos y autorizados por la Comisión Mixta. 3. Cuando se contrae matrimonio civil, cinco días hábiles. 4. Tres días hábiles por nacimiento de un hijo 5. Por citación de autoridades administrativas o judiciales para asistir a diligencias, el tiempo que sea indispensable, previa presentación de la citación respectiva. 6. Para asistir al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, IGSS, el tiempo que sea indispensable. El servidor deberá presentar constancia de la hora de ingreso y egreso a la consulta. 7. El día de cumpleaños del servidor.

FUNDAMENTO LEGAL Artículo 20º, numeral 1) del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo.



LICENCIAS PARA ESTUDIOS

El Secretario Ejecutivo, Delegados Regionales y Director de Recursos Humanos bajo su estricta responsabilidad y dependiendo de la naturaleza y del caso particular, podrán otorgar licencias con o sin goce de salario o sueldo, las que no podrán exceder de ocho horas semanales, a los trabajadores que realicen estudios universitarios para efectuar prácticas

supervisadas,

clínicas,

laboratorios

cualquier

actividad

académica

extraordinaria, que se acreditará a través de las constancias extendidas por los

147

establecimientos educativos correspondientes. El servidor deberá documentar en forma documental, el cumplimiento satisfactorio de tales actividades al concluir las mismas. Las autoridades deberán verificar periódicamente o cuando lo estimen pertinente, solicitando constancia o acreditamiento que justifique la causal de la licencia, pudiendo revocarla si su aprovechamiento no es satisfactorio. FUNDAMENTO LEGAL Artículo 16, numeral 4) de la Ley de Servicio Civil, Artículo 60, 61 y 62 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil y Artículo 20º. del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo

148

Evaluación del Desempeño El objetivo del “Sistema Evaluación del Desempeño”, consiste en estimar los conocimientos, actitudes y rendimiento de los colaboradores del CONAP, en el cumplimiento de las obligaciones inherentes al desempeño de sus funciones, con el fin de que la información obtenida sirva de apoyo, para la toma de decisiones, por parte de las Autoridades del CONAP. La evaluación del desempeño, mide el rendimiento o los resultados obtenidos por los colaboradores de la Institución. Para disminuir la subjetividad, así como los incidentes críticos, en que pueden incurrir los jefes inmediatos; los Directores de las diferentes áreas seleccionaron qué factores se debían de medir, así como la ponderación de cada uno, considerando finalmente doce factores. La frecuencia de la Evaluación del Desempeño, será trimestral, para que permita seleccionar al “Colaborador”, eligiendo uno dentro del personal de CONAP Central y otro dentro del personal de las diferentes regiones, así como el personal que califica en los rangos deficiente y regular, se someterá a cursos de capacitación, motivación y rendimiento; esta selección la realiza el Comité de Selección del Colaborador, la cual está integrada por los Directores Generales, tanto del Área Técnica, como del Área Administrativa y de Recursos Humanos, El control de los resultados, permite establecer datos estadísticos, para conocer el comportamiento del personal, después de conocer sus propios logros, por medio de la retroalimentación proporcionada por cada jefe, después de haber calificado a cada uno de sus subalternos. relacionadas

con

Estos resultados también facilitan la toma de decisiones, oportunidades

capacitación,

otorgar

ascensos,

decidir

reubicaciones del personal actual, etc.

149

El presente Sistema de Evaluación del Desempeño, consta de una escala de calificaciones, que incluye las siguientes: deficiente,

regular, bueno, muy bueno y

excelente, con diferentes rangos de punteos cada una. También incluye tres formas, para facilitar el proceso, siendo los siguientes: Forma No.DRH-02-04 = HOJA DE EVALUACIÓN, contiene los factores a evaluar y los punteos correspondientes. Forma No.DRH-03-04 = RESUMEN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO, sirve para proporcionar la retroalimentación de los resultados obtenidos a cada colaborador evaluado. Forma No.DRH-04-04 = NOTA DE COMPROMISO, esta forma se utiliza únicamente, cuando existen deficiencias, en el colaborador y se hace un compromiso, para superarla, ya sea por medio de capacitación interna o externa, un programa de modificación de conducta, o el programa que en cada caso individual sea necesario. INSTRUCCIONES:



El “Sistema de Evaluación del Desempeño” ha sido diseñado de tal manera que sea de fácil aplicación y calificación para quien la realiza. Es necesario que responda a todos los factores, tomando en cuenta el desempeño, actitudes y resultados del colaborador, durante el periodo a evaluar.



Evite verse influenciado por algún incidente reciente, ya sea favorable o desfavorable y/o por algún defecto o cualidad del colaborador. También califique a los colaboradores en forma individual, tomándose el tiempo para analizar cada uno de los factores a evaluar.

150

PROCEDIMIENTO: Se sugiere que previo a iniciar la evaluación, lea detenidamente el contenido de la misma. Posteriormente proceda a calificar de la siguiente forma: 1. Lea la descripción general del factor a evaluar. 2. Elija sólo una de las descripciones que se le presentan, que sea la que más se aproxima al colaborador evaluado, que aparecen en la casilla “MARQUE PUNTEO”. 3. Marque con una “X” o un círculo, el punteo del lado izquierdo correspondiente a la descripción que seleccionó. 4. Traslade el valor marcado, a la casilla del lado derecho titulada “TRASLADE PUNTEO”.

EJEMPLO: CONOCIMIENTO MARQUE Evalúe la noción que el colaborador posee de las TRASLADE PUNTEO actividades que realiza. 0

PUNTEO

No posee los conocimientos requeridos para realizar sus funciones

Posee pocos de los conocimientos requeridos

Conoce bien su trabajo

Conoce a profundidad y domina todos los aspectos de su trabajo

En este caso el jefe que realizó la evaluación considera que el colaborador, posee pocos de los conocimientos requeridos, para el desempeño del puesto, por este motivo señaló el punteo: 5

151

5. Al finalizar la evaluación, sume los punteos obtenidos individualmente en cada factor y anote el resultado en la casilla de PUNTEO TOTAL, al final de la hoja de evaluación. Este punteo total no puede ser mayor de 100 puntos. 6. Para la interpretación de los resultados compare el punteo obtenido, con los punteos de la siguiente tabla e identifique la calificación de desempeño en la que se encuentra el colaborador. TABLA CALIFICACIÓN

ESCALA

Excelente

De 96 a 100 puntos

Muy bueno

De 86 a 95 puntos

Bueno

De 76 a 85 puntos

Regular

De 61 a 75 puntos

Deficiente

De 25 a 60 puntos

7. Una vez realizado el procedimiento, entreviste al colaborador en forma privada, para discutir los resultados y realizar las observaciones pertinentes; escuche al colaborador y deje anotado en la hoja adjunta, el o los compromisos que han acordado, relacionados con los aspectos que debe mejorar.

Establezcan un

programa de mejoramiento que permita al colaborador superar las deficiencias encontradas y lograr el desempeño esperado. 8. Finalmente firmarán juntos, Jefe y Colaborador, el Resumen de la Evaluación y la Nota de Compromiso.

152

Forma DHR-02-2004 CONSEJO NACIONAL DE ÁREAS PROTEGIDAS – CONAP – DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

HOJA No.1

HOJA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO A continuación encontrará los doce factores seleccionados por los Directores del CONAP, como los más importantes, que servirán de base para realizar la Evaluación del Desempeño de sus Colaboradores. MARQUE PUNTEO 0 11 13 15

1.- CONOCIMIENTO Evalúe la noción que el colaborador tiene de las actividades que realiza. No posee los conocimientos requeridos para realizar sus funciones Posee pocos de los conocimientos requeridos Conoce bien su trabajo Conoce a profundidad y domina todos los aspectos de su trabajo

2.- CALIDAD DEL TRABAJO MARQUE Evalúe la exactitud, frecuencia de errores, presentación, PUNTEO orden y el esmero que caracteriza el trabajo realizado. 0 Comete demasiados errores, mostrando desinterés y descuido 7 Requiere supervisión y orientación, ya que su trabajo a veces deja que desear 9 Siempre hace bien su trabajo 10 Siempre muestra excelente calidad en su trabajo

MARQUE PUNTEO 0 7 9 10

3.- RESPONSABILIDAD Evalúe el interés en su trabajo y servicio, tomando en cuenta la fiscalización que se necesita para conseguir los resultados deseados, en el tiempo estipulado. Necesita constante supervisión; al no tenerla, no continúa sólo A veces es irresponsable, necesita cierta supervisión para cumplir con su trabajo. Se interesa apropiadamente por su trabajo, es suficiente una breve instrucción. Merece la máxima confianza, no requiere supervisión alguna.

TRASLADE PUNTEO

153

Forma DHR-02-2004 CONSEJO NACIONAL DE ÁREAS PROTEGIDAS – CONAP – DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

HOJA No.2

4.- INICIATIVA MARQUE Evalúe la sensatez de las decisiones del colaborador, cuando PUNTEO no ha recibido instrucciones detalladas, o ante situaciones imprevistas. 0 No realiza ninguna actividad, sin que se le indique 7 Raras veces toma iniciativa 9 Resuelve los problemas en forma normal y con sensatez. Piensa rápido y lógicamente en todas las situaciones. Se 10 puede confiar en sus decisiones 5.- TRABAJO EN EQUIPO MARQUE Evalúe la coordinación armónica con sus compañeros y fejes, PUNTEO para el óptimo desempeño y logro de resultados de la unidad de trabajo. 0 Trabaja en forma individual y no hace aportaciones al trabajo en equipo 7 Coordina actividades del equipo de trabajo, sólo cuando se le ordena 9 Algunas veces apoya, cuando se le invita a realizar actividades en equipo 10 Siempre conforma equipo, para el logro de resultados 6.- ESPÍRITU DE SUPERACIÓN MARQUE Evalúe las manifestaciones de superación, para la realización PUNTEO de un mejor trabajo. 0 No manifiesta deseos de superarse 6 A veces manifiesta deseos de superarse, para mejorar sus actividades de trabajo 8 Siempre trata de superarse, para realizar mejor su trabajo. 9 Constantemente se supera, mejorando los resultados de su trabajo 7.- COLABORACIÓN MARQUE Evalúe la integración de capacitaciones del colaborador, para PUNTEO el logro de los objetivos de la Institución. 0 Su actitud es negativa, no tiene disposición de colaborar 6 Su actitud es indiferente, ocasionalmente dispuesto a colaborar si se le solicita 7 Su actitud es positiva, dispuesto a colaborar y brindar ayuda 8 Particularmente entusiasta para colaborar y ayudar en forma espontánea

TRASLADE PUNTEO

154

Forma DHR-02-2004 CONSEJO NACIONAL DE ÁREAS PROTEGIDAS – CONAP – DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

HOJA No.3

8.- DEDICACIÓN MARQUE Evalúe la atención y tiempo que el colaborador le asigna al PUNTEO desarrollo de sus funciones, para lograr los objetivos definidos con anticipación 0 No dedica el tiempo y atención requeridos en el desarrollo de sus funciones 6 Algunas veces dedica tiempo y atención para terminar sus actividades 7 Siempre se dedica a terminar bien los trabajos asignados 8 Dedica la atención y el tiempo necesarios, para superar los objetivos trazados 9.- RENDIMIENTO MARQUE Evalúe la producción (cantidad), de trabajo o servicios PUNTEO realizados. 0 No cumple con el volumen de trabajo requerido 3 Produce apenas el mínimo de trabajo requerido 4 Cumple con el volumen de trabajo requerido 5 Su trabajo siempre está al día y adelanta otras actividades 10.- PUNTUALIDAD Evalúe el cumplimiento del horario de trabajo establecido, de MARQUE entrada. PUNTEO 0 Siempre llega después de la hora establecida 0.5 Con demasiada frecuencia llega tarde 1.5 Siempre llega a tiempo 2 Siempre se presenta, por lo menos 10 minutos antes de la hora establecida MARQUE Evalúe el cumplimiento del horario de trabajo establecido, de PUNTEO

TRASLADE PUNTEO

salida.

0 0.5 1.5 3

Siempre se retira antes de la hora establecida Con demasiada frecuencia se retira antes de la hora establecida Siempre se retira a la hora establecida Siempre se retira por lo menos 30 minutos, después de la hora establecida

155

Forma DHR-02-2004 CONSEJO NACIONAL DE ÁREAS PROTEGIDAS – CONAP – DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS MARQU E PUNTEO 0 3 4 5

HOJA No.4

11.- CUMPLIMIENTO DE NORMAS Y REGLAMENTOS Evalúe el cumplimiento en el respeto a las normas y reglamentos, así como ante las disposiciones generadas por las autoridades Nunca cumple con normas, reglamentos y disposiciones No siempre cumple con normas, reglamentos y disposiciones Siempre cumple con normas, reglamentos y disposiciones Presta especial atención al conocimiento y cumplimiento de normas, reglamentos y disposiciones

12.- RELACIONES INTERPERSONALES MARQU Evalúe las relaciones de trabajo, con sus compañeros, Jefe E inmediato , usuarios y público en general PUNTEO 0 Su actitud es negativa, no se lleva bien con su Jefe y/o compañeros. Al atender público, constantemente se reciben quejas de los servicios que presta. 3 Carece de habilidades para sostener buenas relaciones interpersonales, en el trabajo Mantiene buenas relaciones con sus superiores, compañeros 4 y usuarios, por su educación y respeto, en el desempeño de sus funciones 5 Mantiene excelentes relaciones con sus superiores, compañeros y usuarios

TRASLAD E PUNTEO

PUNTEO TOTAL

Nombre del Jefe que Evaluó

Nombre del Colaborador Evaluado

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FL/MY-2004

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Fecha: ________________________________

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Forma DHR-03-2004 CONSEJO NACIONAL DE ÁREAS PROTEGIDAS - CONAP – DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS RESUMEN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO De manera concreta emita su opinión sobre los siguientes aspectos: 1. ¿En qué áreas está mejor calificado el colaborador? a) b) c) 2. ¿En qué áreas necesita mejorar el colaborador? a) b) c) 3. Resuma palabras sencillas, el desempeño global del colaborador:

4. Agregue algún comentario u observación, que considere necesario o importante saber sobre el colaborador:

Nombre del Jefe Inmediato ______________________________ (f) _____________________________ FL/mayo-2004

Nombre del Colaborador ________________________________ (f)_____________________________ Fecha : _______________________________

NOTA: El presente formulario deberá ser archivado por el Jefe responsable de evaluar.

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Forma DHR-04-2004 CONSEJO NACIONAL DE ÁREAS PROTEGIDAS - CONAP – DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS NOTA DE COMPROMISO Anote en forma conjunta con el Colaborador evaluado, las actividades y actitudes que deben mejorar. Establezca un programa de mejoramiento que permita al colaborador, lograr el desempeño esperado, idealmente las actividades deben ser cuantificables e indicar el término de tiempo necesario, para alcanzar el nivel requerido; este período de tiempo no debe exceder de 6 meses. CONOCIMIENTO, COMPORTAMIENTO O ACTITUD QUE DEBE MEJORAR

ACTIVIDADES QUE DEBE REALIZAR PARA EL PROGRAMA DE MEJORAMIENTO

Nombre del Jefe Inmediato

TIEMPO ESTIMADO EN QUE SE LOGRARÁ EL CAMBIO

Nombre del Colaborador

________________________

_________________________

(f) ______________________

(f) ________________________

FL/mayo-2004

Fecha : _______________________________

NOTA: El presente formulario deberá emitirse cuando el Colaborar este calificado en rango “deficiente” y deberá ser archivado por el Jefe responsable de evaluar.

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Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo El Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo, fue firmado por representantes del Consejo Nacional de Áreas Protegidas –CONAP- y miembros del Sindicato de Trabajadores, el día 20 de marzo del año 2003. (La Dirección de Recursos Humanos tiene a la disposición de cualquier interesado el ejemplar del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo). PROPÓSITO DEL PACTO El propósito del presente Pacto, es el de regir las condiciones de trabajo para fomentar los intereses mutuos de las partes, con el objeto de obtener mayor eficiencia en el trabajo, la seguridad y el bienestar de los trabajadores de la Institución, por lo que ambas partes reconocen que, teniendo intereses comunes, sus relaciones deben regularse sobre principios de amistad y de respeto a la dignidad humana, que permitan una operación segura y económica, así como la resolución de los problemas laborales a base de una bien entendida equidad. LEY PROFESIONAL El presente Pacto tiene de carácter de Ley Profesional entre el CONAP y sus trabajadores, con efectos en todos los lugares de la República en donde el CONAP tenga o en el futuro establezca centros de trabajo. COMISIÓN MIXTA Se crea la Comisión Mixta con la finalidad de tratar de solucionar las discrepancias, interpretaciones de la Ley, controversias de conflictos individuales y colectivos, consecuentes de la prestación de servicios personales, de conformidad con los preceptos contenidos en el Artículo 374 del Código de Trabajo.

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FUNDAMENTO LEGAL Artículos 2º., 3º. y 9º. del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo.

Procedimiento de Renuncias, Rescisiones, Sanciones y Despidos 1. La renuncia del cargo desempeñado deberá ser dirigida a la Secretaría Ejecutiva del CONAP, por ser la Autoridad Nominadora y Representante Legal del CONAP, por lo que nombra al personal contratado bajo el Renglón Presupuestario 011 y suscribe los contratos del personal bajo el Renglón

Presupuestario

031

“Jornales”. 2. Cuando sea contratos por servicios técnicos o profesionales bajo el Renglón Presupuestario 029 “Otras Remuneraciones de Personal Temporal”, y otros que fuere necesario; el contratado deberá presentar ante la Secretaría Ejecutiva, solicitud para rescindir los servicios prestados; esto debido a que son contrataciones del ramo civil y no laboral. 3. Una vez haya sido aceptada la renuncia o solicitud de rescisión de contrato, según sea el caso, la Dirección de Recursos Humanos remitirá a la Sede Regional o al interesado el oficio firmado por la Secretaría Ejecutiva, para ser entregado a la persona que efectúa la solicitud. 4. Los casos de Renuncia de personal 011, deberán ser notificados a la Oficina Nacional de Servicio Civil, ONSEC, por medio del Formulario Único de Movimientos de Personal y en el caso de Rescindir contratos bajo el Renglón Presupuestario 029 y otros renglones, se debe dar aviso a la Secretaría General de la Presidencia.

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Procedimiento de Sanciones y Despido El procedimiento de sanciones y despido de conformidad con lo que estipula el reglamento de la Ley de Servicio Civil en el artículo 80 es así:



Amonestación Verbal:

Es la sanción que le corresponde imponer al encargado o jefe de unidad, sección o departamento, al servidor por haber incurrido en una falta leve, que es considerada de poca trascendencia, cuyo perjuicio es mínimo pero afecta el buen funcionamiento de la organización administrativa de la dependencia. Esta amonestación debe hacerse con privacidad y dejar constancia por escrito de la misma en el expediente del servidor.



Amonestación Escrita:

Es la que le corresponde imponer al encargado o jefe de unidad, sección o departamento, cuando el servidor incurra en una falta considerada de mediana trascendencia que no merezca una suspensión de trabajo sin goce de sueldo o salario o cuando el servidor haya merecido en un mismo mes calendario dos o más amonestaciones verbales.

De esta amonestación se debe dejar constancia en el

expediente del servidor.



Suspensión en el trabajo sin goce de sueldo o salario:

Es la que le corresponde imponer a la Secretaría Ejecutiva del CONAP, cuando el servidor haya incurrido en una falta de cierta gravedad a juicio de la autoridad mencionada y que la misma no sea causal de despido.

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Datos importantes para llenar facturas de personas que prestan servicios bajo el renglón 029. Requisitos para el llenado de facturas:  Llenada a máquina o computadora, sin borrones o tachaduras;( Por situaciones que la letra a mano no es clara y por situaciones de estética es preferible cumplir con este requisito).  La fecha de la factura será el último día de cada mes;  Las facturas por Honorarios Profesionales deben incluir los timbres de colegiación (sobre los mismos deberá estampar el sello del profesional o firma); en los casos de aquellos que no están obligados a timbrar como los abogados y biólogos, es necesario colocar su sello con número de colegiación y firma.  Firma del emisor de la Factura en el reverso del documento;  Sello de cancelado.  Régimen de ISR al que están afectos. La descripción de servicios será: SERVICIOS TÉCNICOS: Por servicios técnicos prestados durante el período del XXX al XXX del mes de XXX, en el área (Departamento, proyecto u obra) según Contrato Administrativo No. XX de fecha XXX.

HONORARIOS PROFESIONALES: Por Honorarios Profesionales prestados durante el período del XXX al XXX del mes de XXX, en el área (Departamento, proyecto u obra) según Contrato Administrativo No. XX de fecha XXX. El personal con cargo al renglón 029, no tiene derecho a ninguna prestación de carácter laboral, tales como: Indemnización por despido, aguinaldo, bonificaciones, pago de tiempo extraordinario, licencias permisos u otros similares. Tampoco se le hará ningún descuento para el Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado, del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social – IGSS-, ni el descuento y no tendrá el carácter de servidor público de conformidad con lo establecido en la Circular Conjunta emitida por el Ministerio de Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas y Oficina Nacional de Servicio Civil, de fecha dos de enero de mil novecientos noventa y siete. Se exceptúa de las presentes disposiciones las retenciones ordenadas por los tribunales de justicia.

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En el Departamento de Recursos Humanos contarĂĄ con una ficha de registro de cada persona contratada por el Conap, en donde se registraran datos de importancia para casos de emergencia; asĂ como la importancia de crear files del personal.

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UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA:

La Unidad de Auditoria Interna – UDAI – es la encargada de evaluar el ambiente y estructura de control interno de la entidad, sus operaciones y resultados de todas las Unidades Administrativas que lo integran; con el afán de salvaguardar el patrimonio, así como los intereses financieros del Consejo Nacional de Áreas Protegidas – CONAP-; a través de velar por la correcta aplicación de las Leyes Financieras, Presupuestarias, Contables, Tributarias, Fiscales y cualquier otra que sea de aplicación en el quehacer institucional, para el logro de una gestión eficaz y oportuna que garantice una ejecución de recursos con transparencia y calidad. Para facilitar tanto las acciones de supervisión, así como la ejecución de las actividades administrativas y financieras, la UDAI se involucró directamente en la elaboración del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS, el cual pretende proporcionar una herramienta básica para el desempeño de las funciones del personal del CONAP. Por lo anterior, la UDAI requiere la observancia del cumplimiento en todos los aspectos abordados en el presente Manual, el cual cobrará vigencia previa aprobación de la Secretaría Ejecutiva, administración de la Licenciada Ana Luisa Noguera Morales de Córdova, la cual se recomienda sea a partir del período 2005. Es oportuno hacer énfasis en la importancia del cumplimiento de las NORMAS DE ÉTICA DEL ORGANISMO EJECUTIVO, contenidas en el ACUERDO GUBERNATIVO NUMERO 197-2004.

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REGISTROS COMPLEMENTARIOS PARA ALIMENTOS :

Con el objeto de obtener actualizadas las evidencias que muestren el buen manejo de los recursos del Estado, es necesario que las Direcciones Regionales implementen los Controles de Registros de Alimentos Preparados y de Raciones por Unidad. (ver imagen

de Cuadros de Entrega)

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Imagen:

Control de Productos Alimenticios por Unidad, para cuando se realice entrega de raciones es necesario que los Guardarecursos firmen de recibido.

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Mapa de Ubicaci贸n de las Direcciones Regionales y Sub regionales:

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Bibliografía Referencial:

Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, Decreto 57-92. Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento, Decreto 101-97 y Acuerdo Gubernativo 240-98. Ley de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002. Ley de Servicio Civil y su Reglamento, Decreto 1748 del Congreso de la Republica y Acuerdo Gubernativo 18-98. Ley de Probidad, Decreto 89-2002. Normas de Auditoria Gubernamental (Nag`s). Normas de Auditoria Interna Gubernamental (Naig`s). Normas Generales de Control Interno Gubernamentales (Ngcig`s). Normas de Ética del Organismo Ejecutivo, Acuerdo Gubernativo No. 1972004. Ley del Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento, Decreto 27-92 del Congreso de la República y Acuerdo Gubernativo 311-97. Ley del Impuesto Sobre la Renta y su Reglamento, Decretos 26-92, 61-94, 36-97, 44-2000, 80-2000 y 18-2004. Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública, Acuerdo Gubernativo No. 217-94.

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Gobierno de la RepĂşblica de Guatemala

Consejo Nacional de Ă reas Protegidas

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