BIMCITOP 2024 Unidad C4 - T2

Curso C4

Producción de la información.

CDE según ISO 19650

Tema T2. ENTORNO COMÚN DE DATOS CDE

Autor: Jorge Torrico Liz

METODOLOGÍA BIM APLICADA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA

Curso C4 – Producción de la información. CDE según ISO 19650

TEMA T2.

ENTORNO COMÚN DE DATOS

De acuerdo con la UNE EN ISO19650, en adelante UNE 19650, un entorno común de datos es una fuente de información acordada para cualquier proyecto (o activo), para recopilar, gestionar y difundir cada contenedor de información a través de un proceso gestionado.

El CDE hace referencia a dos conceptos diferenciados pero muy conectados:

 Flujo CDE: define los procesos

 Solución CDE: se refiere a la plataforma tecnológica que permite soportar los procesos

Habitualmente se hace referencia a CDE únicamente como la solución tecnológica, precisamente lo que diferencia al CDE de un repositorio documental es la existencia de flujos de trabajo definidos y soportados por la herramienta. En general, a lo largo del curso, se emplearán los dos conceptos, tal y como están aquí enunciados.

Se trata de una “fuente de información acordada” porque todas las partes son conocedoras de esta y contribuyen según sus roles a incorporar, gestionar y aprobar información de acuerdo con sus reglas, flujos CDE.

El estándar ISO UNE-EN 19650 tiene una concepción del CDE, tanto de la solución tecnológica, como de los procesos, basado en el proyecto como hilo conductor; sin embargo, esto se debe inscribir en una estrategia multiproyecto que es la que necesita un organismo público.

La ejecución del proyecto como contrato adjudicado en el que intervienen tres partes (adjudicador, adjudicatario principal y su cadena de colaboradores/subcontratistas) recoge sólo una parte del proyecto, ya que, en muchas ocasiones, especialmente cuando nos referimos a actuaciones públicas intervienen otros agentes que, de acuerdo con la definición del estándar están dentro del “adjudicatario” aunque suelen ser otras unidades dentro del mismo organismo u otros organismos independientes. Un ejemplo de esto serían las consultas en cualquier proyecto de infraestructura a diversas entidades relacionadas con el medio ambiente, ya sea a nivel estatal o autonómico.

Los flujos van mucho más allá de la mera relación entre los tres agentes principales del contrato, lo que contribuye a una mayor complejidad.

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1 FLUJO CDE

El flujo dentro del CDE comprende los procesos y flujos de trabajo relacionados con el cambio de estado de la información, estos cambios de estado están relacionados con actividades de coordinación, verificación de calidad y aprobaciones, según la definición de UNE-EN ISO 19650-4

La norma, en su parte 1, define los cuatro estados de la información, aplicables a los contenedores de la misma; y, por tanto, a archivos, carpetas, partes de documentos, etc. Estos estados son:

 Trabajo en curso: aquella información que está en desarrollo por parte del equipo de trabajo de las diversas disciplinas o equipos de trabajo. Por tanto, no serían visibles ni accesibles para el resto de los agentes involucrados en la actuación, incluyendo otros equipos de trabajo.

 Compartido: aquella información que, una vez realizado el proceso de control, revisión y aprobación, puede ser puesta a disposición del resto de los equipos de trabajo, permitiendo el desarrollo colaborativo del modelo BIM o con el adjudicador.

 Publicado: aquella información que, una vez realizado el proceso de revisión y autorización por parte del órgano de contratación, puede ser consultada y utilizada más allá del ámbito de la actuación.

 Archivado: aquella información que se ha compartido y publicado durante el proceso de gestión de la información, manteniendo un registro.

La toma de decisiones acerca de qué información es visible y/o accesible para los distintos agentes participantes debería responder más al propósito, al objetivo que se persigue haciéndola visible y/o accesible, que, a su estado, es decir, la decisión de

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compartir responde al beneficio que se puede conseguir, tal como una mayor coherencia, reducción de tiempos, etc.

La producción de información en el contrato no siempre es totalmente secuencial en cuanto a la participación de equipos de trabajo y los solapes de tareas requieren disponer de forma compartida la información que producen distintos equipos de trabajo para su toma de decisiones y la coordinación del autor o jefe de equipo. Por ejemplo, un modelo de arquitectura inacabado, trabajo en curso, es útil para otros equipos de trabajo, para tener en cuenta distintos condicionantes que impone al trabajo de otras disciplinas, y de forma inversa, los modelos del resto de disciplinas; también condicionan el diseño arquitectónico. Este trabajo de distintos equipos de trabajo en paralelo es muy habitual en fase de proyecto, y podría requerir una mayor flexibilidad.

Desde el punto de vista del responsable del contrato (adjudicador), especialmente si se trata de un contrato público, los nombres de cada uno de los estados pueden llevar a confusión ya que nos los que habitualmente se emplean en los procesos administrativos. Aparentemente “trabajo en curso” y “compartido” hacen referencia a estados propios del adjudicatario en su proceso de producción de la información, “publicado” considerado como estado de información finalizado el proceso de revisión y aprobación, se referiría a la documentación una vez aprobada.

La habitual representación de los cuatro estados sugiere una secuencialidad que está apartada de la complejidad real, ya que un archivo podría tener varios estados al mismo tiempo, por ejemplo, un modelo puede estar en “trabajo en curso” ya que está siendo desarrollado por una disciplina y, a su vez, ser compartido con el resto del equipo para que pueda ser tenido en cuenta en su toma de decisiones.

De forma práctica, el cuarto estado, archivado, queda reservado para el registro de transacciones y pueda ser usado en caso de auditoría; aunque también podría ser usado como fuente de aquella información del modelo de información del proyecto que no se incorpora al modelo de información del activo. Por ejemplo, la información relativa al armado de un elemento de hormigón que no se transfiere al sistema de inventario.

Así mismo, se establecen “transiciones”, es decir procesos para el paso de un estado a otro, esas transiciones son:

 Transición de trabajo en curso a compartido, también denominada “Control/revisión/aprobación” realizado por el autor/responsable del desarrollo de los trabajos (adjudicatario): conjunto de comprobaciones sobre los trabajos en curso que permiten que la información pueda ser compartida con otros. En caso de no superar este chequeo la información volvería a trabajo en curso. Las comprobaciones no necesariamente forman parte de un proceso reglado o de control de calidad formal, pueden ser, simplemente, un visto bueno para que determinada información pueda compartirse con otros equipos. Por ejemplo, el paso de un conjunto de fotografías al estado compartido no requiere de un proceso de calidad

 Transición de compartido a publicado, también denominada “Revisión/Autorización”: se verifica el cumplimiento de los requisitos de información. Es lo que habitualmente conocemos como proceso de entrega, recepción y aprobación de los entregables. Si se supera esta transición en su conjunto el proyecto queda aprobado o la obra recepcionada. En general, esta transición es realizada por el adjudicador, director o responsable del contrato. Si la entrega no recibe la aprobación por parte del responsable BIM del contrato

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del órgano de contratación, la información no avanzará al siguiente estado, produciéndose una iteración en el flujo. En este caso, el adjudicatario realizará las correcciones requeridas y el flujo de trabajo volverá a su inicio hasta alcanzar la validación

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De forma muy simplificada, se establecería el siguiente flujo de trabajo:

La dinámica general de un proyecto y, especialmente de una obra, dan lugar a diagramas mucho más complejos. Especialmente en el caso de la obra, en el que la y, cuando se aprueba el documento proyecto, gran parte de la información pasará al estado interacción entre contrata y dirección de obra, o de su asistencia técnica, es constante, y por lo tanto el paso a compartido o, incluso publicado, se da con una mayor frecuencia. Por ejemplo, la documentación de obra, fotos, planes de puntos de inspección, certificaciones, se llevará a compartido, una vez validados por el responsable de la contrata y tras el proceso de aprobación por parte de la dirección de obra, se lleva a publicado. En cada momento habrá, al mismo tiempo, diversa información en cada uno de los estados, a diferencia del proyecto en el que la ejecución es mucho más secuencial publicado.

Con objeto de fomentar la colaboración y especialmente enfocado al seguimiento continuo de la evolución de los trabajos, el responsable del contrato podría fijar una frecuencia para que el adjudicatario comparta con él la información en el CDE, independientemente de que su revisión no suponga un cambio de estado y además de las entregas parciales y finales establecidas en el contrato. Esto quiere decir que se compartirían documentos de trabajo, sin necesidad de haber pasado un proceso de control o verificación, únicamente como instrumento de trabajo, ya sea para reuniones digitales o avances de los entregables.

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La capacidad de emplear en mayor o menor medida estos flujos de trabajo viene condicionada por las funcionalidades y características de la solución tecnológica empleada. Por ejemplo, la norma menciona que la solución CDE puede incluir una función de administración de base de datos para gestionar los atributos y metadatos de los contenedores de información; sin embargo, gran parte de las herramientas de software no disponen de esta funcionalidad. De igual forma, algunas no disponen de la funcionalidad de lanzar alertas de actualización a todos los miembros del equipo de trabajo.

La norma sugiere que los contenedores de información deberían contener metadatos que incluyan:

 Código de revisión, por ejemplo, versiones

 Código de estado, del inglés status, no confundir con los estados de la información, hace mención a los usos permitidos de la información Los estados de la información en el CDE se pueden materializar, dependiendo de las funcionalidades que permita la solución tecnológica elegido, como metadatos o si no está disponible a través de la creación de carpetas específicas para cada uno de ellos, de acuerdo con alguna forma estandarizada de codificación de carpetas/archivos. Además, algunas soluciones tecnológicas permiten la creación del flujo de trabajo por los diferentes estados por los que debe pasar la información hasta su aprobación, permitiendo autorizar o rechazar el cambio de su estado, así como la reubicación automática de la información de una carpeta a otra del CDE, todo esto de manera predeterminada en base a unas reglas prestablecidas. Esto permite una mayor trazabilidad y control del estado de la información y de los responsables de revisar, aprobar y autorizar la información.

El objetivo es realizar la gestión de la información empleando el flujo CDE dentro de una o varias soluciones tecnológicas. En la medida de lo posible, la información generada dentro de la solución tecnológica CDE no debería extraerse de éste para enviarla a los distintos agentes participantes en un contrato, sino que son éstos los que acceden al CDE para su modificación, revisión o aprobación. Para ello, se pueden configuran diferentes niveles de acceso a la información en función del rol que los diferentes agentes desempeñen en el contrato.

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2 ROLES Y RESPONSABILIDADES

En este apartado se describen los diferentes roles en función de las actividades que llevan a cabo dentro del entorno común de datos.

El término rol BIM es una o conjunto de funciones que se ejercen en alguna fase del ciclo de vida del activo e implica responsabilidades sobre determinadas acciones relacionadas con la gestión de la información. En general, el empleo de BIM requiere incorporar nuevas capacidades en las entidades públicas para abordar la gestión de la información en el ciclo de vida. Estas capacidades pueden ser adquiridas a través de formación específica o bien dotándose de ayuda externa a través de una asistencia técnica. Esta última solución es, en general, más adecuada en el corto plazo mientras se van adquiriendo estas capacidades a nivel interno.

Es muy importante destacar que, el término roles se refiere a funciones y, no necesariamente, a personas diferentes. Por tanto, y en función de la dimensión del proyecto, una única persona podría asumir diferentes roles, y en el extremo opuesto un mismo rol podría ser desempeñado por diferentes personas. Los roles se definen para cada proyecto garantizando que se cubren todas las responsabilidades. Su asignación estará muy condicionada a los medios humanos de que dispone la entidad pública, así como su organización y, por tanto, no sigue reglas fijas.

De forma genérica, estos roles son:

 Responsable BIM

 Gestor CDE o gestor de la información

 Productor de información

 Revisor de la información, también validador, supervisor, aprobador, etc. Estos actúan en las transiciones que entre estados de la información

Estos roles se reparten entre adjudicador y adjudicatario. Diversas entidades públicas realizan proyecto con medios propios no respondiendo al esquema clásico de la contratación pública, especialmente en fase de diseño (anteproyectos, proyectos básicos o proyectos de construcción). En estos casos la distribución de roles es diferente, pudiendo concentrarse todos los roles en la propia unidad o entidad pública.

2.1 Roles del adjudicador del contrato

Responsable BIM del contrato

Entre los roles, anteriormente indicados, serían de aplicación para el adjudicador los siguientes:

Este rol suele ser asumido por el responsable del contrato, director de proyecto, dirección facultativa o de obra, o por el responsable del activo durante su operación. Es el responsable de la ejecución del proceso de gestión de la información de acuerdo con lo definido en el apartado 5 de la norma UNE-EN ISO 19650-2.

Tendría las siguientes funciones:

 Designar al responsable de gestión de la información o contratar este servicio, ya sea de forma parcial o total, en cuyo caso debería establecer su alcance.

Define tareas a realizar por la parte contratada o terceros, la autoridad que se delegará y las competencias (conocimientos y habilidades) que se necesitan para el desempeño de la función de gestión de la información.

 Establecer los requisitos de información del proyecto relacionados con los siguientes aspectos:

 Alcance del proyecto

 Propósito para el cual la información será utilizada, lo que se suele denominar objetivos y usos BIM

 Plan de trabajo del proyecto que se incluirá dentro del Plan de Ejecución BIM del contrato

 Definir la vía de contratación

 Establecer la estrategia de entrega de información: se establecen los hitos de entrega de acuerdo con el plan de trabajo, teniendo en cuenta las fases del proyecto, las obligaciones de entrega de información a terceros (necesidades de información a otros organismos), naturaleza y contenido de la información a facilitar, así como las fechas en entrega.

 Establecer el estándar de información a emplear en los pliegos de contratación, ya sea un estándar propio, de carácter nacional o internacional, teniendo en cuenta lo siguiente:

 Las entregas de información, entregas del proyecto y su transmisión entre agentes, dentro de la organización propia y terceras partes interesadas

 La forma de estructurar y clasificar la información

 La asignación del nivel de información necesaria

 El uso de la información en fases posteriores

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 Promover el uso de formatos interoperables basados en estándares abiertos que permitan mantener la neutralidad tecnológica

 Establecer los métodos de producción de la información por parte del adjudicatario relativos a:

 La captura de la información existente de los activos: nubes de puntos, modelos digitales del terreno, modelo BIM de estado actual, etc.

 La producción de la información

 La revisión o aprobación de la información entregada por el adjudicatario

 La entrega de la información

 Establecer la información de referencia y los recursos compartidos del contrato en cuestión: en general, la información que pone a disposición del adjudicatario durante el proceso de licitación. Ejemplos de recursos compartidos que se pueden poner a disposición de los licitantes o el adjudicatario serían:

 Plantillas para el Plan de Ejecución BIM, MIDP,etc

 Biblioteca de objetos 3D

 Manuales de estilo, enfocados para la delineación de planos La norma recomienda el empleo de estándares abiertos para evitar problemas de interoperabilidad y que la información puesta a disposición del adjudicatario pueda ser usable independientemente del software que tengan disponible. Un ejemplo sería la entrega de los modelos BIM del proyecto a los licitantes para su empleo en la preparación de las ofertas.

 Establecer el Entorno Común de Datos del proyecto para satisfacer sus requisitos generales y facilitar la producción colaborativa de la información. Establecerá los flujos y las funcionalidades de la herramienta a emplear, en muchos casos su herramienta corporativa.

 Establecer los procesos de control y aseguramiento de la calidad para su aplicación durante la producción, intercambio y entrega de la información

 Establecer los requisitos BIM de presentación de ofertas y los criterios de evaluación, así como evaluar y valorar las ofertas.

 Ser el interlocutor de temas BIM con el adjudicatario

 Dirigir las reuniones digitales con el adjudicatario

 Gestionar riesgos asociados al uso de BIM durante el contrato

 Realizar las aprobaciones de los principales entregables:

 Plan de Ejecución BIM del contrato aportado por el adjudicatario

 Entregables BIM proporcionados por el adjudicatario (calidad, alcance y fecha)

 Garantizar la evolución del modelo de información a través de todas las fases del ciclo de vida Validador de la información

También conocido como supervisor BIM, sus tareas principales están asociadas a la verificación del cumplimiento de los requisitos de información, en general sus funciones se desarrollan en la transición entre los estados compartido y publicad o, siguiendo los criterios de supervisión y validación establecidos por el responsable BIM bien en fase de oferta o al inicio del contrato.

Entre sus funciones en lo relacionado con BIM están las siguientes:

 Asegurar el cumplimiento por parte del adjudicatario de los propósitos, objetivos y usos BIM, establecidos

 Revisar el Plan de Ejecución BIM aportado por el adjudicatario

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 Asegurar el cumplimiento de los requisitos de información del modelo de información entregado, documentos y modelos BIM, según los controles de calidad y criterios establecidos

 Extraer datos de los modelos de información para su validación por terceras partes

 Coordinar las reuniones digitales internas, preparando los modelos para su visualización

 Preparar los entregables BIM aprobados para su archivo Gestor de la información

El gestor CDE o gestor de la información, es el perfil encargado de la administración de la solución CDE. Entre sus funciones destacan:

 Apertura del proyecto en el CDE a emplear en el proyecto, de acuerdo con la estrategia definida por el responsable BIM del contrato

 Gestionar el Entorno Común de Datos en base a la estrategia para el establecimiento del Entorno Común de Datos establecida, implementando flujos de trabajo para automatizar y controlar el proceso de revisión y aprobación por parte de la organización adjudicadora

 Gestionar la información y los entregables BIM recibidos durante la ejecución del contrato dentro del Entorno Común de Datos en base a la estrategia de entrega de información al órgano de contratación establecida y el programa general de desarrollo de entrega de la información (MIDP) recibido

2.2 Roles del adjudicatario del contrato

Responsable BIM

Entre los roles, anteriormente indicados, serían de aplicación para el adjudicatario los siguientes:

Responsable de la producción, intercambio y entrega de la información al adjudicatario, incluyendo la desarrollada por posibles colaboradores o subcontratas. Este rol podría ser desempeñado por el responsable del contrato, jefe de proyecto, jefe de obra, jefe de unidad, etc en aquellos contratos de menor dimensión, o bien ser la cabeza de un equipo de gestión BIM asociado al contrato. Entre sus funciones están las siguientes:

 Colaborar en la redacción de la oferta con requisitos BIM

 Entender y garantizar el cumplimiento de los requisitos de información del proyecto relacionados con los siguientes aspectos:

 Alcance del proyecto

 Propósito para el cual la información será utilizada, objetivos y usos BIM

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 Plan de trabajo del proyecto a incluir dentro del Plan de Ejecución BIM del contrato

 Proponer la estrategia y los procesos para el cumplimiento de los propósitos, objetivos y usos BIM, establecidos

 Establecer la estrategia de producción colaborativa e intercambio de la información

 Entender la estrategia de entrega de información establecida por el adjudicador.

 Definir el entorno tecnológico (software) para el desarrollo de los modelos BIM, garantizando la interoperabilidad entre diferente software basándose en estándares abiertos

 Asegurar los procesos de control y aseguramiento de la calidad de la información establecidos por el adjudicador y definir sus propios procesos de control de calidad internos

 Usar el Entorno Común de Datos según la estrategia establecida por el adjudicador

 Desarrollar el Plan de Ejecución BIM para su inclusión en la oferta y su uso durante el proyecto

 Verificar la información de referencia y los recursos compartidos del órgano de contratación, completando aquella información y recursos que no estén disponibles en el momento de la adjudicación

 Programar el desarrollo de los modelos de información, incluidos modelos BIM, en el que se incluyan hitos relevantes (intercambio de información, controles de calidad, etc.)

 Planificar, desarrollar y gestionar el equipo BIM del adjudicatario, dirigiendo y guiando el proceso de implementación de nuevos flujos de trabajo

 Monitorizar del desarrollo de los modelos de información, anticipándose a posibles problemas en la realización de éste.

 Asegurar que los posibles colaboradores o subcontratistas cumplen con lo establecido en el Plan de Ejecución BIM

 Actuar de interlocutor BIM con el responsable BIM del contrato del adjudicatario

 Coordinar las reuniones digitales con el órgano de contratación

 Garantizar la integridad de la información del modelo de información para su uso en otras fases del ciclo de vida

 Validar los entregables BIM previamente a su entrega al adjudicador Técnicos de coordinación BIM y producción de información

En general roles dentro del equipo de proyecto encargados de la producción y coordinación de la información. Entre sus responsabilidades están las siguientes:

 Entender los objetivos y usos BIM establecidos por el adjudicador en los pliegos de contratación.

 Entender los requisitos del modelo de información y entregables BIM definidos en los pliegos de contratación, así como el posible uso de la información BIM en otros sistemas de gestión o información

 Garantizar la estrategia de producción colaborativa e intercambio de la información establecida

 Garantizar el buen uso del entorno tecnológico establecido y la interoperabilidad entre diferente software basándose en estándares abiertos

 Garantizar el cumplimiento del Plan de ejecución BIM

 Garantizar el correcto uso de la información de referencia y los recursos compartidos

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 Usar el Entorno Común de Datos según la estrategia establecida por el adjudicador

 Generar, mantener y gestionar el modelo de información

 Realizar los procesos de control y aseguramiento de la calidad de la información establecidos.

 Garantizar la integridad de la información de los modelos BIM para su uso en otras fases del ciclo de vida.

 Garantizar la estrategia de entrega de información establecida por el adjudicador

Gestor de la información

Entre sus responsabilidades están las siguientes:

 Garantizar los requisitos del Entorno Común de Datos establecidos en el Plan de Ejecución BIM

 Gestionar el Entorno Común de Datos en base a la estrategia para el establecimiento del Entorno Común de Datos establecida por el adjudicador, implementando flujos de trabajo en el Entorno Común de Datos para automatizar y controlar el proceso de revisión y aprobación por parte del adjudicatario

 Gestionar la información y los entregables BIM dentro del Entorno Común de Datos del adjudicatario

 Gestionar el programa general de desarrollo de entrega de la información (MIDP)

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3 ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN

La información contenida en el CDE puede ser gestionada, según el tipo de la solución tecnológica de CDE elegido, bien con la utilización de metadatos que aplican a los diferentes contenedores de información o bien a través del uso de carpetas como agrupadores de contenedores de información con características comunes (estado, disciplina, etc), siendo este último el caso más común actualmente.

La información dentro del CDE se organiza a partir de una estructura jerárquica de carpetas dividida en niveles. Esta estructura responderá a criterios de gestión del contrato.

Se introduce, a continuación, una posible estructura simplificada de carpetas en el entorno común de datos del adjudicador:

 El primer nivel se referiría al activo objeto del contrato: este aspecto es muy relevante para aquellas organizaciones que gestionen un parque de activos y permite su estructuración por cada uno de ellos, o bien conjunto de los mismos, en función de la gestión de activos que realiza. En el caso de organizaciones que únicamente gestionan un activo podría eliminarse este nivel. La identificación de los activos se realizaría de la forma que tenga establecida la organización, que suele responder a criterios de localización y tipología.

 En el segundo nivel se incorporarían carpetas relacionadas con los diferentes estados de la información, descritos en apartados anteriores. Si la solución tecnológica de CDE elegida lo permite, el estado de la información se podría gestionar a través de la creación de un metadato asociado a los diferentes documentos o archivos, en lugar de crear un nivel de carpeta.

 En el tercer nivel haría referencia a la tipología de gestión de la información distinguiéndose entre gestión administrativa para el desarrollo del contrato y carpetas para información correspondiente a la gestión técnica del contrato. A partir de este nivel la estructura sería diferente en función de si se refiere a gestión administrativa o técnica.

 El cuarto nivel se incluyen los hitos durante la ejecución del contrato en la gestión técnica. Por ejemplo, inicio de los trabajos, primer avance, entrega final de proyecto básico, entrega final proyecto constructivo, etc. No se incluye en este curso la estructura de carpetas para la gestión administrativa, entendiendo que esta dependerá en buena medida del tipo de gestión en diferentes organizaciones públicas

 El quinto nivel se centra en una agrupación general de la información, pudiendo contener la información de referencia y los recursos compartidos, documentación técnica desarrollada durante la ejecución del contrato, planos, el modelo BIM y sus derivados, así como controles de calidad.

 El sexto nivel se divide según el tipo de archivo que podría contener lo definido en el nivel anterior. Por ejemplo, en documentación se incluirían carpetas específicas para el Plan de Ejecución BIM y sus anejos, plan de obra, actas, informes, memorias y anejos, presupuesto o el pliego de prescripciones técnicas. La correspondiente al modelo BIM y sus derivados, se podría subdividir en carpeta para el modelo federado, otra para los modelos de producción, nubes de puntos, simulación constructiva, etc.

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El esquema quedaría de la siguiente forma:

Un ejemplo concreto de aplicación de este esquema sería:

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La descripción de la estructura jerárquica anterior es únicamente una forma de abordar se planteamiento, serán las distintas organizaciones las que crearán la estructura que mejor se adapte a su gestión o sistemas de gestión preexistentes; aunque sería muy beneficioso para el conjunto del sector el empleo masivo de esquemas estandarizados.

Adjudicadores o adjudicatarios podrían crear más niveles para así adaptar la estructura a su esquema habitual si así fuera necesario. Se recomienda que en todos sus contratos se utilice siempre la misma estructura de carpetas que establezca o similar según tipología de contrato.

Adicionalmente a la estructura de carpetas, se debe establecer una codificación o nomenclatura que siga unas reglas uniformes y que también permita la gestión automatizada de búsquedas. BuildingSmart Spain tiene publicado un manual de nomenclatura con las reglas estandarizadas para la generación de los códigos de documentos o carpetas

La nomenclatura para aplicar en las carpetas del CDE se basa en las siguientes pautas generales:

 Cada campo está representado por un conjunto de caracteres alfanuméricos en base al formato UpperCamelCase (A-Z, a-z, 0-9), de modo que el primer carácter de cada palabra sea siempre una letra mayúscula.

 Los campos se separan mediante guiones medio.

 No se utilizarán espacios, signos de puntuación, acentos, etc.

 Los números de subcarpetas dentro de una misma carpeta serán únicos.

 Se utilizarán abreviaturas para evitar la autogeneración de rutas largas.

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El ejemplo anterior quedaría de la siguiente forma:

De igual forma, para una correcta gestión de la información se establecen unas pautas estandarizadas en lo relativo al nombrado de los archivos y sus posibles metadatos asociados.

El uso de una estructura fija de codificación y de metadatos para la identificación de los archivos generados en el desarrollo de una determinada actuación aporta una serie de beneficios:

 Transparencia del proceso.

 Disponer de un identificador único para cada archivo.

 Búsquedas de información más eficientes.

 Mejora el intercambio de información entre agentes a lo largo de todo el ciclo de vida del activo construido.

Se debe aplicar un sistema de codificación de archivos que incorpore diversos campos que hacen referencia a diferente información referente al archivo. De nuevo se hace referencia al manual creado por BuildinSmart Spain, en este se indican los campos a considerar estableciendo campos que se consideran como requeridos y que deberían estar siempre presentes y otros denominados opcionales. Así mismo, también se indica una longitud de cada campo.

Se definen los siguientes campos: Requeridos;

 Proyecto: identificador del expediente o contrato. Longitud entre 2 y 12 caracteres

 Creador: organización creadora del documento. Longitud entre 3 y 6 caracteres

 Sistema: agrupaciones, áreas o tramos representativos en los que se fragmenta la actuación. Longitud entre 2 y 3 caracteres

 Nivel o localización: localización dentro del sistema. Longitud 3 caracteres

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 Tipo de documento: Tipología de documento, entregable o auxiliar. Longitud 3 caracteres

 Disciplina: ámbito al que corresponde el archivo. Longitud 3 caracteres

 Número: enumerador de partes del archivo. Longitud 3 caracteres Opcionales:

 Descripción: texto que describe el archivo y su contenido. Texto libre sin límite

 Estado del archivo: situación temporal o definitiva, no confundir con los estados de la información dentro del CDE

 Revisión: versión del archivo o documento.

Un ejemplo de aplicación sería:

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4 SOLUCIÓN TECNOLÓGICA CDE

Es frecuente que se defina el CDE como un repositorio centralizado en el que se almacena toda la información de un proyecto. Esta definición se quedaría bastante corta para tratar todo lo que un CDE requiere. Las herramientas CDE (solución tecnológica) incorporan diversas funcionalidades que las diferencian de otras soluciones tipo DMS, herramientas de gestión de documentos, o como los conocemos habitualmente, gestores documentales. En muchas ocasiones se confunden ambos tipos de solución tecnológica.

En general una solución CDE suele ofrecer más funcionalidades que una solución DMS y, éstas están más orientadas hacia la colaboración en tiempo real entre distintos agentes, mientras que las soluciones DMS están más orientadas hacia el ciclo de vida de los documentos; aunque diversas funcionalidades son comunes, como el acceso múltiple a la documentación actualizada por parte de diversos agentes. En ambos casos se persigue que la documentación esté centralizada. Precisamente, la dispersión o fuga de la documentación o, de forma más general, de la documentación debe estar muy limitada. Por ello el empleo de la expresión plataforma de colaboración podría ser una definición más certera.

El objetivo de la solución tecnológica es poder gestionar toda la información del proyecto durante su ciclo de vida, es decir crear, recopilar, intercambiar, validar y almacenar en un entorno centralizado. La herramienta debería habilitar el trabajo colaborativo y permitir un mayor control, trazabilidad y transparencia en la gestión de la información. Este objetivo marca las funcionalidades necesarias. Un aspecto no

menor a tener en cuenta es la seguridad de la información en cuanto al acceso y el control de la manipulación (modificación y eliminación).

De cara a la elección de una solución conviene tener en cuenta las funcionalidades que incorpora. Esta cuestión puede ser compleja por lo que, de forma didáctica, se han diferenciado funcionalidades básicas, aquellas que cualquier solución CDE debería incorporar, de otras adicionales que, sería interesante que estuvieran incorporadas; aunque podrían soslayarse especialmente en etapas tempranas de madurez.

Las funcionalidades se podrían estructurar bajo las siguientes categorías:

 Roles y control de acceso: comprende todo lo relacionado con el establecimiento de roles y los permisos asociados a los mismos en cuanto al acceso a la información: edición y creación, consulta, revisión o descarga.

 Visualización: no sólo modelos BIM, si no de la documentación en general

 Organización: estructura de la información y sus contenedores, codificación de archivos y carpetas, estructura de carpetas, metadatos

 Gestión de modelos:

 Gestión de datos: creación, importación, modificación, extracción, eliminación

 Flujo CDE: no sólo referido al cambio de estado si no la implementación del flujo completo incluidas las actividades comprendidas en las “transiciones”

 Importación/exportación: capacidad de la herramienta para importar y/o exportar a diversos formatos

 Reporting: generación de informes

 Notificaciones: avisos a los agentes participantes

 Transmisión

 Integraciones con otros sistemas o software

4.1 Funcionalidades mínimas (básicas)

A continuación, se incluyen las funcionalidades definidas como básicas:

Roles y control de acceso

 Gestión de usuarios: creación y gestión de perfiles de usuarios según su rol dentro del sistema

 Asignación de roles y permisos: permite definir diferentes roles y asignar permisos específicos a cada rol

 Control de acceso basado en roles: permite establecer ciertas restricciones en el acceso a documentos y modelos

 Autenticación de usuarios: requiere la autenticación con credenciales válidas antes de acceder al sistema

Visualización

 Visualización de modelos BIM: Permite cargar, visualizar y navegar por modelos BIM en 3D,

 Importación de modelos en formato ifc para su visualización, es importante identificar el esquema que soporta la herramienta, en general suele ser ifc 2x3 o ifc 4.

 Visualización de documentos: Permite visualizar y navegar por documentos relacionados con el proyecto, como planos, especificaciones, informes y registros, para revisar y comprender la información de manera más efectiva.

Organización

 Organización y clasificación: permite organizar y clasificar los documentos en carpetas y subcarpetas según la estructura del proyecto y las necesidades específicas de la organización.

 Clasificación y etiquetado: Permite clasificar y etiquetar los documentos según categorías predefinidas, temas, disciplinas, fases del proyecto, etc., lo que facilita la navegación y la búsqueda de documentos relacionados.

Gestión de modelos

 Control de versiones: que permite mantener un historial de versiones, lo que facilita el seguimiento de los cambios realizados a lo largo del tiempo y la restauración a versiones anteriores si es necesario.

 Interacción con modelos: Permite a los usuarios interactuar con los modelos BIM, explorar diferentes vistas, ocultar o resaltar elementos específicos, medir distancias y áreas, y realizar análisis de colisiones para identificar conflictos y problemas potenciales.

 Coordinación y detección de conflictos: incluye herramientas para la coordinación y la detección de conflictos entre los diferentes modelos de información, lo que ayuda a identificar problemas potenciales y a garantizar la coherencia y la integridad del modelo.

Gestión de datos

 Almacenamiento centralizado: repositorio centralizado y seguro para almacenar toda la información relacionada con el proyecto.

 Búsqueda y recuperación: Facilita la búsqueda y recuperación de documentos y modelos utilizando criterios de búsqueda.

 Permitir la estructura de datos a través del empleo de un sistema de carpetas que permita su organización y el establecimiento de un sistema de codificación de archivos y carpetas.

 Capacidad no limitada de agregar archivos o carpetas de archivos

Flujo

CDE

 Colaboración y revisión: Facilita la colaboración entre los diferentes agentes del proyecto al permitir la revisión y edición colaborativa de la información, así como la gestión de flujos de trabajo para la aprobación y revisión de documentos.

Importación/exportación

 Carga y almacenamiento de modelos: permite la carga y almacenamiento modelos de información en el CDE, incluidos los modelos BIM y otros modelos relacionados con el proyecto.

Notificaciones

 Notificaciones de cambios: Permite a los usuarios recibir notificaciones automáticas sobre cambios realizados en documentos, modelos, tareas u otros elementos dentro del CDE. Estas notificaciones pueden incluir detalles sobre qué cambió, quién realizó el cambio y cuándo ocurrió.

Transmisión

 Interoperabilidad: Facilita la comunicación entre diferentes aplicaciones y plataformas mediante el uso de estándares y protocolos de interoperabilidad, lo

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que garantiza que los datos puedan ser compartidos y utilizados de manera efectiva por todas las partes interesadas.

 Transferencia de archivos: Permite la transferencia segura de archivos grandes, como modelos BIM, planos, especificaciones, informes, etc., entre los diferentes usuarios y sistemas involucrados en el proyecto.

Integraciones con otros sistemas o software

 Capacidad de integración con un software de auditoria de

modelos

4.2 Funcionalidades adicionales

Roles y control de acceso

 Autenticación de doble factor: requiere la autenticación de doble factor para garantizar la seguridad en el acceso. Podría ser una funcionalidad interesante en organizaciones que gestionen información sensible.

 Control de accesos granular: permite la configuración detallada a nivel de documentos o modelos. Es un grado mayor en cuanto al control de accesos a la información.

 Registro de actividad: registra toda la actividad de los usuarios dentro de la herramienta, garantiza la trazabilidad en cuanto al acceso y manipulación de la información.

Visualización

 Capas y filtros: Permite aplicar capas y filtros a los modelos y documentos para ocultar o resaltar información específica y facilitar el análisis y la toma de decisiones.

 Visualización en tiempo real: Proporciona visualización en tiempo real de los datos y cambios realizados en el CDE, lo que permite a los usuarios mantenerse al tanto del progreso del proyecto y responder de manera proactiva a los cambios y actualizaciones.

 Visualización de nubes de puntos: visualización de forma nativa los formatos de escaneo láser e57

 Visualización de la navegación en 3D a partir de la selección de espacios en 2D: vinculación entre planos y modelos Organización

 Capacidad de gestión de atributos de las carpetas. Configuración del acceso a las carpetas.

 Búsqueda avanzada: Proporciona capacidades de búsqueda avanzada que permiten a los usuarios buscar documentos utilizando criterios múltiples y complejos, incluyendo palabras clave, metadatos, fechas, tipos de archivo, etc.

Gestión de modelos

 Anotaciones y comentarios: Permite agregar anotaciones y comentarios a los modelos y documentos para comunicar información importante, realizar revisiones y colaborar con otros miembros del equipo.

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 Capacidad de configurar los campos de metadatos específicos de la categoría de documento

 Edición de los metadatos de los archivos durante o después de la carga

 Capacidad de actualización por lotes de la información geométrica de los modelos en formatos abiertos

Gestión de datos

 Integración de datos: Facilita la integración de datos de múltiples fuentes y formatos, de todo el ciclo de vida de los activos.

 Vincular la información de los activos existentes a los objetos 3D

 Añadir nuevos campos de datos

 Seguridad de datos: medidas de seguridad para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos almacenados en el sistema, incluyendo cifrado de datos y autenticación de usuarios.

 Permitir la estructura de datos a través del empleo de un sistema de carpetas que permita su organización y el establecimiento de un sistema de codificación de archivos y carpetas

Flujo CDE

 Capacidad de realizar las transiciones y cambios de estado dentro de la herramienta

Importación/exportación

 Capacidad de importación de notificaciones en formatos abiertos: capacidad de incorporar notificaciones generadas en formatos abiertos, como bcf, y visualización en los modelos.

 Capacidad de exportación a diversos formatos: exportación a formatos como dwg u otros

 Posibilidad de descargas múltiples: capacidad de descarga masiva de documentos a carpeta local

Reporting

 Personalización de informes: permite a los usuarios crear informes personalizados según las necesidades específicas del proyecto, seleccionando los datos y la información relevante que se incluirán en el informe.

 Plantillas de informes: capacidad de ofrecer plantillas predefinidas para diferentes tipos de informes, como informes de progreso, informes de coordinación de modelos, informes de calidad, informes de seguridad, etc., que pueden ser utilizadas como punto de partida para la creación de informes personalizados.

 Generación automatizada: Permite generar informes de manera automatizada, utilizando datos en tiempo real del CDE y actualizando automáticamente la información en los informes cuando hay cambios en el proyecto.

 Análisis de datos: Proporciona herramientas para analizar datos y generar informes basados en métricas y KPIs (Key Performance Indicators) específicos del proyecto, lo que permite evaluar el progreso, identificar tendencias y tomar decisiones informadas.

 Gráficos y visualizaciones: Permite incluir gráficos, tablas y visualizaciones en los informes para presentar la información de manera visualmente atractiva y comprensible.

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TEMA T2.

 Exportación de informes: Facilita la exportación de informes en diferentes formatos, como PDF, Excel, Word, etc., para su distribución y uso compartido con las partes interesadas pertinentes.

 Programación de informes: Permite programar la generación automática de informes en intervalos regulares o en momentos específicos, lo que garantiza que la información esté siempre actualizada y disponible cuando sea necesaria. Notificaciones

 Notificaciones y alertas: permite configurar notificaciones y alertas para informar a los diferentes agentes sobre cambios en la información, vencimientos de plazos y otras acciones importantes relacionadas con la gestión de la información.

 Notificaciones de eventos: Informa a los usuarios sobre eventos importantes relacionados con el proyecto, como fechas límite de entregas, reuniones programadas, revisiones de diseño programadas, etc.

 Configuración de preferencias: Permite a los usuarios personalizar sus preferencias de notificación según sus necesidades y preferencias individuales. Esto puede incluir la frecuencia de las notificaciones, el tipo de eventos sobre los que desean ser notificados, los métodos de entrega de las notificaciones (correo electrónico, mensaje interno, notificaciones push, etc.).

 Notificaciones de seguridad: Informa a los usuarios sobre posibles problemas de seguridad, como intentos de acceso no autorizado, cambios de permisos en documentos sensibles, etc.

 Notificaciones de recordatorio: Envía recordatorios automáticos sobre tareas pendientes, fechas límite próximas, reuniones programadas, etc.

 Seguimiento de historial: Registra un historial de informes generados previamente, lo que permite a los usuarios acceder a versiones anteriores de los informes y realizar comparaciones a lo largo del tiempo.

Transmisión

 Sincronización de datos: Facilita la sincronización automática de datos entre diferentes ubicaciones y dispositivos, lo que garantiza que la información esté siempre actualizada y disponible para todos los usuarios autorizados.

 Compatibilidad multiplataforma: Ofrece compatibilidad con diferentes dispositivos y plataformas, incluyendo computadoras de escritorio, tabletas y dispositivos móviles, para permitir el acceso y la visualización de datos desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Integraciones con otros sistemas o software

 Capacidad de integración con sistemas GIS

 Capacidad de integración con software de planificación

 Capacidad de integración con software de presupuestos

 Integración con sistemas de gestión del mantenimiento CMMS/GMAO

 Vinculación de objetos del Visor 3D a datos en tiempo real y a datos históricos de los sistemas BMS/BAS/SCADA

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