MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS (MPA)
CENTRO INTEGRAL DE MEJORAMIENTO ACADÉMICO SAC
CIMA SAC
Elaborado por Administrador General
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Fecha de Aprobación: 27/12/2023
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (MPA)
2023
CENTRO INTEGRAL DE MEJORAMIENTO ACADÉMICO SAC
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
Elaborado por Administrador General
Mechato Tello Nancy Josefa ADMINISTRADOR GENERAL Herrera Jara Segundo Helidoro GERENTE GENERALFecha
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INTRODUCCIÓN
El área de administración de la empresa CENTRO INTEGRAL DE MEJORAMIENTO ACADÉMICO SAC (en adelante CIMA SAC) considera importante los manuales de procesos y procedimientos, para un adecuado Sistema de calidad Institucional, garantizando la organización y el desarrollo eficiente de la gestión de los distintos procesos que se realizan dentro del ámbito institucional
Se detalla la ejecución de procesos administrativos para el cumplimiento de los distintos procesos y procedimientos que se realizan en la empresa CIMA SAC. Este manual será complementado con el Manual de Organizaciones y Funciones de CIMA SAC y está basado en la política de mejoramiento continuo, ya que contiene la descripción de los procedimientos, determinando en cada caso las acciones principales y secuenciales que deben realizarse para su desarrollo, las áreas que intervienen, los cargos de los responsables de su ejecución y un desarrollo secuencial de acciones. El manual es un documento dinámico que puede ir actualizándose y/o modificándose en base a la aplicación de nuevos dispositivos legales o implementación de nuevos procedimientos.
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I. ORGANIGRAMA
II. SIMBOLOGÍA
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SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN
Inicio o término
Actividad
Decisión
Conector
III. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. ADMINISTRACIÓN
1.1. PAGO A PROVEEDORES
A) OBJETIVO:
Flujo
Señala donde inicia o termina un procedimiento.
Representa la ejecución de una o más tareas de un procedimiento.
Indica las opciones que se pueden seguir en caso sea necesario tomar caminos alternativos.
Mediante el símbolo se pueden unir, dentro de la misma hoja, dos o más tareas separadas físicamente en el diagrama de flujo, utilizando para su conexión el número arábigo; indicando la tarea con la que se debe continuar.
Conecta símbolos, señalando la secuencia en que deben realizarse las tareas.
- Establecer el procedimiento para el pago a proveedores de la empresa CIMA SAC
B) ALCANCE:
- Jefe de área
- Gerente general
- Administrador
- Contabilidad
- Proveedores
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Los jefes de área solicitan productos, servicios, suministros y repuestos, al gerente general, el mismo que aprueba dicha solicitud.
- Los jefes de área cotizan con los proveedores de los productos y/o servicios solicitados e informan al gerente.
- El gerente general después de evaluar las cotizaciones, autoriza la compra.
- Los jefes de área realizan la compra al proveedor elegido por el gerente general
- Los jefes de área coordinan con la administradora para la realización del pago, a través de transferencia bancaria o en efectivo.
- El administrador efectúa el pago al proveedor, previa autorización del gerente.
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- El administrador entrega el comprobante pago al área de contabilidad.
D) PROCEDIMIENTO:
PASO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01
02
03
04
05
06
07
08
09
Requerimiento de productos, servicios, suministros y repuestos al gerente general. Jefe de área 1 hora
Aprobación del requerimiento del jefe de área Gerente general 30 minutos
Cotiza con los proveedores e informa al gerente. Jefe de área ½ día
Evalúa las cotizaciones y autoriza la compra Gerente general 1 hora
Realiza la compra al proveedor elegido por el gerente Jefe de área 2 horas
Autoriza el pago al proveedor Gerente general 30 minutos
Entrega el bien o brinda el servicio, además de su respectivo comprobante de pago. Proveedor ½ día
Efectúa el pago al proveedor Administrador 1 hora
Entrega el comprobante de pago al área de contabilidad Administrador 15 minutos
TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN 1 día y 7 horas
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E) DIAGRAMA DE FLUJO
JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL ADMINISTRADOR PROVEEDORES
INICIO Requerimiento de productos o servicios al gerente general.
Cotiza con los proveedores.
Realiza la compra
FIN
Notifica la improcedencia del pedido al jefe de área.
Aprueba la solicitud
NO SI
Evalúa las cotizaciones y autoriza la compra.
Autoriza el pago al proveedor.
Brinda el servicio o entrega el producto
Entrega el comprobante de pago.
Realiza el pago al proveedor.
Entrega el comprobante de pago al área de contabilidad.
FIN
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1.2. PAGO DE REMUNERACIONES AL PERSONAL:
A) OBJETIVO:
- Definir los pasos o acciones correspondientes para realizar el pago de remuneraciones a los docentes y personal administrativo.
B) ALCANCE:
- Contador
- Administrador
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- La elaboración de la planilla de remuneraciones mensual, el cálculo de beneficios sociales (cts., gratificaciones, utilidades, etc.) Así como la realización de descuentos por concepto de tardanzas, faltas, adelantos y préstamos está a cargo del área de contabilidad.
- El proceso de transferencia para realizar los pagos correspondientes a los trabajadores, es responsabilidad del administrador, con el reporte de pagos a realizar generado por el área de contabilidad.
D) PROCEDIMIENTO:
PASO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01
02
03
Elabora la planilla mensual, realiza el cálculo de beneficios sociales y descuentos a los trabajadores.
Envía reporte de los pagos a realizar a los trabajadores.
Realiza el pago a los trabajadores a través de transferencia a cuenta sueldo.
TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN
E) DIAGRAMA DE FLUJO:
Contabilidad 1 día
Contabilidad 1 hora
Administración 1 día
2 días 1 hora
CONTABILIDAD ADMINISTRACIÓN
INICIO
Realiza el cálculo del importe a pagar a los trabajadores.
Envía el reporte de los pagos a realizar a los trabajadores.
Transferencia a la cuenta sueldo de los trabajadores
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2. COORDINACIÓN ACADÉMICA
2.1. SUPERVISIÓN Y MONITOREO PEDAGÓGICO
A) OBJETIVO:
- Determinar los procedimientos para la planificación, ejecución y evaluación de las acciones de monitoreo al personal docente y auxiliar de la institución educativa, para mejorar los aprendizajes en los estudiantes de colegio y academias.
B) ALCANCE:
- Coordinadores académicos. (colegio y/o academia)
- Director académico
- Gerente general
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- La supervisión y monitoreo pedagógico a los docentes y auxiliares de la institución educativa CIMA SAC.
- Verifica la gestión de los procesos pedagógicos de los docentes y auxiliares en el aula; y los procesos de gestión en la institución educativa.
- Evalúa el desempeño de los alumnos y profesores durante el año académico
- Determinar que profesores serán contratados el año siguiente de acuerdo a su desempeño y nivel pedagógico.
D) PROCEDIMIENTO:
y modificación del Plan Anual Académico
03 Aprobación del Plan Anual Académico Gerente General 15 días
04
Ejecución de monitoreo: Visita a aulas del colegio y academias.
05 Evaluación del desempeño de alumnos y profesores durante el año académico.
06
Al culminar el año escolar determinar que docentes seguirán laborando según su desempeño y nivel pedagógico; y determinar cuántos nuevos docentes serán contratados según el número de vacantes disponibles
Coordinadores Académicos Año escolar (9 meses)
Coordinadores Académicos y Director General 1 día
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E) DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINACIÓN ACADÉMICA DIRECTOR ACADÉMICO GERENTE GENERAL
INICIO
Elaboración del Plan
Anual Académico
Revisión y modificación del Plan Anual Académico
Aprobación del Plan Anual Académico
Ejecución de monitoreo:
Evaluación del desempeño de alumnos y profesores
Visita a aulas del colegio y academias. Reunión al culminar el año escolar con el coordinador académico para determinar que docentes seguirán laborando el año siguiente y cuantos nuevos serán contratados.
3. ÁREA DE ATENCIÓN AL CLIENTE
3.1. ASIGNACIÓN DE PASAJES:
A) OBJETIVO:
- Definir los pasos o acciones correspondientes al procedimiento de otorgamiento de pasajes y otros gastos de movilidad, como trasladarse de una sede a otra, movilidad para hacer la compra de materiales, así como también visitas a instituciones públicas y privadas.
B) ALCANCE:
- Este procedimiento es de aplicación para todos los trabajadores de la empresa CIMA SAC
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Se inicia cuando el trabajador realizará una actividad fuera del centro de trabajo, previa autorización de su jefe inmediato, de ser el caso.
- El trabajador solicita la entrega de dinero al área de Atención al cliente, la misma que realiza dicho desembolso.
- Al regresar el trabajador a su centro de trabajo rinde cuenta de los gastos por pasajes y procede a firmar la planilla de movilidad.
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D) PROCEDIMIENTO:
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PASO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01
02
03
04
05
El trabajador se dirige al área de atención al cliente y solicita pasajes.
Atiende el motivo de los pasajes y entrega el dinero.
Al regreso, rinde cuenta de los gastos.
Registra el gasto en la planilla de movilidad.
Firma la planilla movilidad
Trabajador de todas las áreas
15 minutos
Asistente administrativo 15 minutos
Trabajador de todas las áreas
2 horas
Asistente administrativo 15 minutos
Trabajador de todas las áreas 15 minutos
TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN
E) DIAGRAMA DE FLUJO
TODO EL PERSONAL ATENCIÓN AL CLIENTE
INICIO
Solicita pasajes al área de atención al cliente
Al regreso, rinde cuenta de los gastos.
Firma la planilla de movilidad.
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Entrega el dinero.
Registra el gasto en la planilla de movilidad.
3 horas
3.2. INFORMACIÓN:
A) OBJETIVO:
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- Definir los pasos o acciones correspondientes para informar al público en general sobre los servicios que ofrece CIMA SAC, así como el procedimiento de matrículas de alumnos al colegio y academia, con el fin de captar nuevos clientes y fidelizar a los usuarios.
B) ALCANCE:
- Este procedimiento es de aplicación para todo el público el general que acude por información a la empresa CIMA SAC
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Brindar información al público en general acerca de los servicios que ofrece CIMA SAC y la disponibilidad de vacantes para colegio, academia pre universitaria y pre cadete, así como también el precio de la cuota de ingreso, matrícula y pensiones.
D) PROCEDIMIENTO
PASO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01
02
03
Usuario o cliente se dirige al área de atención al cliente y solicita información.
Brinda información solicitada por el cliente.
Reserva o realización de matrícula de alumno(a), para colegio y/o academia.
Usuario o cliente
Atención al cliente
Atención al cliente
15 minutos
15 minutos
15 minutos
minutos
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E) DIAGRAMA DE FLUJO
USUARIO
INICIO
Solicita información académica.
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ATENCIÓN AL CLIENTE
Brinda información solicitada por el cliente.
Acepta la propuesta
SI NO
FIN
Reserva o realización de matrícula del alumno(a), para colegio y/o academia.
FIN
3.3. CAJA:
A) OBJETIVO:
- Establecer los criterios y procedimientos para efectuar el proceso de rendición de cuentas de los ingresos y egresos. Con el objetivo de tener un adecuado control de la liquidez de la empresa CIMA SAC
B) ALCANCE:
- Atención al cliente
- Administrador
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- En el proceso de rendición de cuentas al administrador, se informa el ingreso percibido del colegio, academia pre universitario y pre cadete (cuota de ingreso, matrícula y pensión); así como de los egresos (pago a proveedores, planillas de movilidad, etc.)
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D) PROCEDIMIENTO:
PASO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01
02
Informa al administrador general los ingresos y gastos realizados durante el día.
Verifica y compara los recibos de ingresos y gastos con el importe final de caja.
Atención al cliente 30 minutos
Administrador 2 horas
TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN 2 horas 30 minutos
E) DIAGRAMA DE FLUJO:
ATENCIÓN AL CLIENTE ADMINISTRADOR
INICIO
Informa los ingresos y egresos realizados durante el día.
Verifica y compara la información.
4. ÁREA DE CONTABILIDAD
4.1. ELABORACIÓN DE CONTRATOS:
A) OBJETIVO:
- Elaboración del contrato de trabajo al personal docente y administrativo que ingrese a trabajar a la empresa CIMA SAC.
B) ALCANCE:
- Jefe de área / coordinador académico y director académico.
- Gerente general
- Marketing - Contador
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- El proceso de contratación de personal docente y administrativo es responsabilidad del coordinador académico y los jefes de área respectivamente
- Es responsabilidad de cada jefe de área comunicar al gerente general la necesidad de convocar a nuevo personal administrativo
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- El coordinador académico informa al director académico la necesidad de contratar a nuevo personal docente, el mismo que informa al gerente general.
- Este procedimiento comprende el proceso de: publicación de vacantes, convocatoria, presentación de expedientes, evaluación de expedientes, entrevista y publicación de resultados finales.
D) PROCEDIMIENTO:
PASO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01
02
03
04
05
06
07
08
09
Informar al gerente general la necesidad de cubrir vacantes para docentes y personal administrativo
Coordinador académico y Director académico / jefe de área 1 hora
Aprobar la convocatoria para la contratación de nuevos docentes. Gerente general 2 horas
Coordinar con el área de Marketing la publicación de la convocatoria a través de redes sociales.
Coordinador académico / jefe de área 1 día
Publicación de la convocatoria Marketing ½ día
Presentación de expedientes Postulante 7 días
Recepción y revisión de expedientes
Entrevista personal
Autoriza la contratación de nuevos docentes
Coordinación académica / jefe de área 1 día
Coordinador académico y/o Director académico / jefe de área 1 día
Gerente general 1 hora
Elaboración y firma del contrato, así como recepción de los requisitos solicitados. Contabilidad 1 día
TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN 12 días
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E) DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINACIÓN ACADÉMICA / JEFE DE ÁREA DIRECTOR ACADÉMICO GERENTE GENERAL MARKETING POSTULANTES CONTABILIDAD
INICIO
Informa la necesidad de cubrir vacantes.
Personal administrativo
Recepción y Revisión de expedientes
Determina los requisitos para los puestos de trabajo para los docentes
Aprueba la convocatoria
SI
Cumple los requisitos
Coordina con el área de Marketing la publicación de la convocatoria FIN
Publicación de la convocatoria
Entrega de expedientes
Entrevista personal con el coordinador académico y/o director académico
NO
Aprueba la entrevista
NO
SI
Autoriza el contrato
Elaboración y firma de contrato.
Recepción de requisitos solicitados al nuevo trabajador
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4.2. REGISTRO DE INFORMACÓN AL SOFTWARE – PLANILLA:
A) OBJETIVO:
- Establecer el procedimiento para la elaboración de la planilla mensual, cálculo de gratificaciones, cts., utilidades y demás beneficios laborales, así como generar boletas de pago y entrega de la copia al trabajador En caso que el trabajador deje de laborar, adicionalmente se entregará el certificado de trabajo, retiro de cts. y liquidación de beneficios sociales
B) ALCANCE:
- Personal docente, auxiliares de educación, administrativos.
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- La elaboración de la planilla mensual y el cálculo de beneficios laborales, así como generar boletas de pago, certificado de trabajo, constancias y otros documentos laborales, de ser el caso, es responsabilidad del Área de contabilidad.
- El envío de información al área de contabilidad de los adelantos y préstamos realizados a los trabajadores, está a cargo del administrador.
- El área de contabilidad está a cargo del sello y envío del original y copia de las boletas de pago y de otros documentos laborales (certificado de trabajo, carta de retiro de cts., liquidaciones de beneficios sociales, etc.) al área de atención al cliente de cada una de las sucursales de la empresa CIMA SAC.
- El área de atención al cliente se encarga de hacer firmar el original y copia de las boletas de pago y otros documentos laborales, además de entregar la copia a cada uno de los trabajadores y el documento original al área de contabilidad.
D) PROCEDIMIENTO:
PASO Nº
01
02
03
04
05
06
07
ACTIVIDAD
Ingreso de información al software de planillas
Envío de información al área de contabilidad de los adelantos y prestamos realizados a los trabajadores.
Elaboración de boletas de pago y otros documentos laborales.
Envía al área de atención al cliente el original y copia de las boletas de pago y otros documentos laborales, así como también el reporte de adelantos, prestamos, tardanzas y faltas
Hace firmar el original y copia de las boletas de pago y demás documentos laborales, además entrega la copia y el resumen de los adelantos, prestamos, tardanzas y faltas a cada trabajador.
Recepcionar el original de las boletas de pago y otros documentos laborales firmados por cada trabajador.
Archiva la documentación laboral de cada trabajador en su legajo personal.
TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN
Elaborado por Administrador General
RESPONSABLE TIEMPO
Contabilidad 3 días
Administrador 1 día.
Contabilidad 1 día
Contabilidad ½ día
Atención al cliente 7 días
Contabilidad 1 hora
Contabilidad 2 horas
13 días
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E) DIAGRAMA DE FLUJO
CONTABILIDAD ADMINISTRACIÓN ATENCIÓN AL CLIENTE INICIO
Ingreso de información al software de planillas.
Elaboración de boletas de pago y otros documentos laborales.
Envía las boletas de pago y otros documentos laborales.
Envía el reporte de adelantos y prestamos realizados a cada trabajador.
Hace firmar el original y copia de las boletas de pago y otros documentos laborales.
Entrega la copia a cada trabajador.
Recepciona el original de las boletas de pago y otros documentos laborales firmados por el trabajador.
Archiva la documentación laboral de cada trabajador en su legajo personal.
4.3. REGISTRO DE EGRESOS EN EL SOFTWARE CONTABLE
A) OBJETIVO: - Establecer el procedimiento para el registro de los egresos en el software contable
B) ALCANCE: - Contabilidad - Administración
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C) DESCRIPCIÓN
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Fecha de Actualización: 20/12/2023
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GENERAL DEL PROCESO:
- El contador registra la planilla mensual de remuneraciones, planilla de movilidad, depreciación de los activos fijos y otros registros varios.
- El administrador entrega los comprobantes de pago del mes al área de contabilidad.
- El asistente contable recepciona, verifica y registra los comprobantes de pago del mes en el software contable
D) PROCEDIMIENTO:
PASO Nº
01
02
03
ACTIVIDAD RESPONSABLE MEDIO
Registro de planilla mensual de remuneraciones, planilla de movilidad, depreciación de activos fijos y otros registros varios.
Entrega de los comprobantes de pago y estados de cuenta del mes al área de contabilidad.
Recepción, verificación y registro de los comprobantes de pago en el software contable.
Contabilidad 3 días
Administrador 30 minutos
Contabilidad 3 días
TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN 6 días
E) DIAGRAMA DE FLUJO
CONTABILIDAD ADMINISTRACION
INICIO
Registro de operaciones contables
Entrega los comprobantes de pago del mes.
Recepción de los comprobantes de pago.
Verificación y registro de los comprobantes de pago.
4.4. REGISTRO DE INGRESOS EN EL SOFTWARE CONTABLE
A) OBJETIVO:
- Establecer el procedimiento para el registro de ingresos en el software contable
B) ALCANCE:
- Contabilidad
- Asesoría jurídica, laboral, contable y tributaria. (asesor externo).
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Fecha de Aprobación: 27/12/2023
Fecha de Actualización: 20/12/2023
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C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- El contador genera el reporte de los ingresos mensuales percibidos por concepto de cuotas de ingreso, matrículas y pensiones.
- El contador envía a través de un archivo Excel, la información de los ingresos mensuales al asesor externo para procesar la información
- El asesor externo procesa la información del archivo Excel recibido y la envía en un nuevo formato al área de contabilidad.
- La contadora verifica la conformidad de la información registrada y realiza la importación al software contable.
D) PROCEDIMIENTO:
PASO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01
02
03
04
Genera el reporte de los ingresos mensuales percibidos por concepto de cuota de ingreso, matrículas y pensiones
Envía un archivo Excel con la información de los ingresos al asesor externo
Procesa y envía el archivo Excel al área de contabilidad
Verifica la conformidad de la información para su posterior importación al software contable.
Contador 1 día
Contador 1 hora
Asesor externo 1 día
Contador 1 hora
TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN 2 días 2 horas
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Fecha de Actualización: 20/12/2023
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E) DIAGRAMA DE FLUJO
CONTADOR ASESOR EXTERNO
INICIO
Genera el reporte de los ingresos mensuales
Envía un archivo Excel con la información de los ingresos
Verifica la conformidad de la información
Importa el archivo Excel procesado al software contable
FIN
Procesa el archivo Excel recibido
Envía el archivo Excel procesado
4.5. ENVÍO DE INFORMACIÓN AL OPERADOR DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS (OSE)
A) OBJETIVO:
- Establecer el procedimiento para el envío de boletas de venta electrónicas y facturas al operador de servicios electrónicos (OSE).
B) ALCANCE:
- Contabilidad
- Tecnologías de la información.
- Operador de servicios electrónicos (OSE)
C) DESCRIPCIÓN
GENERAL DEL PROCESO:
- El contador genera el reporte de los ingresos mensuales percibidos por concepto de cuota de ingreso, matrículas y pensiones para la elaboración de las boletas de venta electrónicas.
- El contador envía a través de un archivo Excel, la información de las boletas de venta electrónicas al área de tecnologías de la información para procesar la información
- El área de tecnologías de la información procesa y envía el archivo Excel recibido al operador de servicios electrónicos (OSE).
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- El operador de servicios electrónicos (OSE) recepcionar y acepta las boletas de venta electrónica.
- El contador verifica la conformidad de las boletas de venta electrónica en la página web del OSE
D) PROCEDIMIENTO:
PASO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01
02
Genera reporte de los ingresos mensuales percibidos por concepto de cuota de ingreso, matrículas y pensiones
Envía un archivo Excel con la información de las boletas de venta electrónicas al área de tecnologías de la información.
03
04
05
Procesa y envía el archivo Excel al operador de servicios electrónicos.
Recepciona y acepta las boletas de venta electrónica.
Verifica la conformidad de las boletas de venta generadas.
TIEMPO
Contador 1 día
Contador 1 hora
Área de tecnologías de la información. 1 día
OSE 1 día
Contador 1 día
4 días 1 hora
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E) DIAGRAMA DE FLUJO
CONTADOR
INICIO
Genera reporte de los ingresos mensuales
Envía un archivo Excel con las boletas de venta electrónica
Verifica la conformidad de la información registrada.
FIN
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Fecha de Actualización: 20/12/2023 Versión: 04
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TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN OSE
Solicita corregir la información enviada.
Procesa el archivo Excel recibido.
NO
Envía las boletas de venta electrónicas
Cumple los requisitos SI
Almacena las boletas de venta electrónica
4.6. REGISTRO DE ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS EN EL SOFTWARE CONTABLE
A) OBJETIVO:
- Establecer el procedimiento para el registro de los estados de cuenta bancarios en el software contable.
B) ALCANCE:
- Administración
- Contabilidad
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- El administrador envía los estados de cuenta del mes al área de contabilidad.
- El asistente contable recepciona, verifica y registra los movimientos de ingresos y egresos del estado de cuenta de cada entidad financiera en el software contable.
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Fecha de Aprobación: 27/12/2023
Fecha de Actualización: 20/12/2023 Versión: 04
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D) PROCEDIMIENTO:
PASO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01
02
Envía los estados de cuenta del mes al área de contabilidad.
Recepción, verificación y registro de la información en el software contable.
Administrador 30 minutos
Asistente contable 1 día
TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN 1 día
E) DIAGRAMA DE FLUJO:
ADMINISTRADOR CONTABILIDAD INICIO
Envía los estados de cuenta del mes. Recepción de los estados de cuenta.
Verificación y registro de la información en el software contable.
4.7. DECLARACIÓN JUARADA DE LOS INGRESOS Y EGRESOS A LA SUNAT.
A) OBJETIVO:
- Establecer el procedimiento para la declaración jurada de ingresos y egresos ante la administración tributaria (SUNAT) con el fin de cumplir la obligación como contribuyente y así evitar multas por el incumplimiento de la misma.
B) ALCANCE:
- Asesoría jurídica, laboral, contable y tributaria. (asesor externo).
- Contabilidad
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- El asesor externo se encarga de verificar y supervisar la conformidad de la información registrada en el software contable.
- El contador declara los ingresos y egresos a la SUNAT, dentro del cronograma de vencimiento establecido por este último.
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D) PROCEDIMIENTO:
Fecha de Aprobación: 27/12/2023
Fecha de Actualización: 20/12/2023 Versión: 04
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PASO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01
02
Verifica la conformidad de la información registrada Asesor externo 1 día
Declara los ingresos y egresos a la SUNAT contador ½ día
TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN 1 ½ días
E) DIAGRAMA DE FLUJO:
ASESOR EXTERNO CONTABILIDAD INICIO
Verifica la conformidad de la información registrada.
SI
Es correcta la información registrada
Declaración jurada de ingresos y egresos a SUNAT
NO
Corrige la información registrada.
FIN
5. ÁREA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
5.1. MANTENIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y DESARROLLO DE INFORMACIÓN EN EL SOFTWARE DEL SISTEMA INTERNO ADMINISTRATIVO.
A) OBJETIVO
- Establece el procedimiento para el desarrollo de información económica (rendición de cuentas, flujo de ingresos, registro de inventarios, etc.) y académica (puntaje de los exámenes, porcentaje de alumnos aprobados, etc.), así como también la elaboración de propuestas para facilitar, optimizar y tener mayor control de las actividades que se realizan en la empresa CIMA SAC.
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Fecha de Aprobación: 27/12/2023
Fecha de Actualización: 20/12/2023
Versión: 04
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B) ALCANCE:
- Tecnologías de la información
- Gerente general
- Todas las áreas
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- El área de tecnologías de la información propicia el desarrollo de información económica y académica a través del uso del software del sistema interno de la empresa CIMA SAC
- Propone opciones para facilitar y optimizar las actividades realizadas en las distintas áreas.
D) PROCEDIMIENTO:
PASO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01
02
03
04
05
Genera reportes económicos y académicos.
Propone opciones para facilitar y optimizar el control de las actividades operacionales.
Coordina con el jefe del área correspondiente la viabilidad de la propuesta
Informa la propuesta al gerente general
Ejecuta la propuesta
Tecnologías de la información Mensual
Tecnologías de la información -
Tecnologías de la información -
Tecnologías de la información -
Tecnologías de la información -
TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN -
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E) DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha de Aprobación: 27/12/2023
Fecha de Actualización: 20/12/2023
Versión: 04
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TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN JEFE DE ÁREA
INICIO
Genera reportes económicos y académicos
Propone opciones para facilitar y optimizar el control de las actividades operacionales.
Ejecuta la propuesta
GERENTE GENERAL
La propuesta es viable
NO SI
Informa la propuesta a gerencia
Acepta la propuesta
NO SI
5.2. MANTENIMIENTO, MONITOREO Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN LOS EQUIPOS INFORMATICOS
A) OBJETIVO
- Establece el procedimiento para el monitoreo, mantenimiento y solución de problemas técnicos en los equipos informáticos, de manera oportuna y eficiente para la adecuada realización de las actividades en la empresa CIMA SAC
B) ALCANCE:
- Tecnologías de la información
- Todas las áreas
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Fecha de Aprobación: 27/12/2023
Fecha de Actualización: 20/12/2023
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C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO
- Mantenimiento y monitoreo periódico de los equipos informáticos.
- Resuelve los problemas técnicos de los equipos informáticos a solicitud de los trabajadores
D) PROCEDIMIENTO:
PASO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01
02
03
Solicita apoyo al área de tecnologías de la información, para que atienda la necesidad o problema presentado.
Atiende la solicitud del trabajador
Mantenimiento y monitoreo periódico de los equipos informáticos
Trabajador de todas las áreas 15 minutos
Tecnologías de la información 2 horas
Tecnologías de la información -
TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN 2 horas
E) DIAGRAMA DE FLUJO
TODO EL PERSONAL TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
INICIO
Solicita apoyo al área de tecnologías de la información.
Atiende la solicitud del trabajador.
Mantenimiento y monitoreo de los equipos informáticos
FIN
5.3. MONITOREO A TRAVÉS DE CÁMARAS DE VIGILANCIA.
A) OBJETIVO
- Vigilar mediante cámaras de seguridad, que todas las actividades se realicen de manera adecuada, garantizando el bienestar y tranquilidad de las personas dentro de la institución.
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B) ALCANCE:
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- Este procedimiento es de aplicación para todos los trabajadores de la empresa CIMA SAC
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- La vigilancia a través de cámaras de seguridad está a cargo del área de tecnologías de la información.
- En caso de presentarse cualquier anomalía se debe informar inmediatamente al jefe de área.
- El jefe de área informa del hecho ocurrido al gerente general.
D) PROCEDIMIENTO:
PASO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01
Vigilar a través de cámaras la realización de actividades.
Asistente de tecnologías de la información Todos los días
02 Informar al jefe de área cualquier anomalía ocurrida. Jefe de tecnologías de la información 15 minutos
03
Toma las medidas necesarias respectivas. Gerente general Depende de la situación
TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN
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E) DIAGRAMA DE FLUJO
ASISTENTE DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
INICIO
Vigilar a través de cámaras Ocurre un incidente no deseado
NO SI
Informa el hecho ocurrido
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JEFE DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN GERENTE GENERAL
Informa el hecho ocurrido
Toma las medidas correctivas necesarias
FIN
6. ÁREA DE MARKETING
6.1. ELABORACIÓN DE MATERIAL PUBLICITARIO.
A) OBJETIVO:
- Establecer el procedimiento para la elaboración de videos, volantes, banners, trípticos, etc. para la realización publicitaria de la empresa CIMA SAC
B) ALCANCE:
- Jefe de Marketing
- Gerente general
- Atención al cliente
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Diseñar material publicitario (videos, volantes, banners, trípticos, etc.) previa autorización del gerente general para la difusión, identificación y promoción de actividades y eventos institucionales.
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D) PROCEDIMIENTO:
Fecha de Aprobación: 27/12/2023
Fecha de Actualización: 20/12/2023 Versión: 04 Página 34 de 45
PASO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01
02
03
Propone diseños de material publicitario Marketing ½ día
Autoriza la elaboración del diseño publicitario. Gerente general 1 hora
Elabora el material publicitario Marketing 3 días
04 Impresión del material publicitario Imprenta externa 1 día
05 Distribuye el material publicitario Atención al cliente ½ día
TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN 5 días
E) DIAGRAMA DE FLUJO:
MARKETING GERENTE GENERAL IMPRENTA ATENCIÓN AL CLIENTE
INICIO
Propone diseños de material publicitario.
Elabora el material publicitario
Autoriza la elaboración de material publicitario
Impresión del material publicitario
Distribución del material publicitario.
FIN
6.2. COBERTURA DE ACTIVIDADES ACADÉMICAS.
A) OBJETIVO:
- Establecer el procedimiento para la cobertura de las actividades escolares y de academia pre universitario y pre cadete de la empresa CIMA SAC.
B) ALCANCE:
- Jefe de Marketing - Coordinador Académico
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C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Según la programación anual de actividad escolar y de academia pre universitaria y pre cadete., el gerente general solicita al área de marketing la cobertura de las actividades a realizarse.
- Grabar videos, transmitir en vivo y tomar fotografías de las actividades escolares y corporativas como ceremonias, conferencias, festividades y entre otras que requieran cobertura.
D) PROCEDIMIENTO
PASO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01
Informa la programación anual de actividades escolares. Coordinador académico 1 hora
02 Cubre las actividades desarrolladas. Marketing 1 día
03 Publica las fotos y grabaciones en las redes sociales Marketing 1 día
TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN 2 días 1 hora
E) DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINADOR ACADÉMICO MARKETING
INICIO
Informa la programación de las actividades escolares
7. ÁREA DE LOGÍSTICA
Cubre las actividades desarrolladas.
Publica las fotos y grabaciones.
7.1. COMPRA DE PRODUCTOS Y SUMINISTROS
A) OBJETIVO:
- Establecer el procedimiento para la cotización, compra, distribución y pago de suministros.
B) ALCANCE:
- Jefe de Logística
- Gerente general
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Fecha de Actualización: 20/12/2023
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- Administrador
- Proveedores
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- El jefe de logística solicita suministros y repuestos, al gerente general, el mismo que aprueba dicha solicitud.
- El jefe de Logística cotiza con los proveedores de los productos solicitados e informa al gerente
- El gerente general después de evaluar las cotizaciones, autoriza la compra.
- El jefe de logística realiza la compra al proveedor elegido por el gerente general.
- El área de logística se encarga de distribuir los productos y suministros a las áreas solicitantes.
- El jefe de logística coordina con el administrador para la realización del pago, a través de transferencia bancaria o en efectivo.
- El administrador efectúa el pago al proveedor, previa autorización del gerente.
- El administrador entrega el comprobante de pago al área de contabilidad.
D) PROCEDIMIENTO:
Nº
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
Requerimiento de suministros y repuestos al gerente general.
Jefe de logística 1 hora
Aprobación del requerimiento del jefe de logística Gerente general 1 hora
Cotiza con los proveedores e informa al gerente. Jefe de logística 1 día
Evalúa las cotizaciones y autoriza la compra. Gerente general 2 horas
Realiza la compra al proveedor elegido por el gerente.
Autoriza el pago al proveedor
Entrega el bien, además de su respectivo comprobante de pago.
Recepciona y entrega los productos y suministros al área solicitante
Efectúa el pago al proveedor
Jefe de logística ½ día
Gerente general 1 hora
Proveedor ½ día
Área de logística 1 hora
Administrador 1 hora
Entrega el comprobante de pago al área de contabilidad Administrador 15 minutos
TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN 3 días
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E) DIAGRAMA DE FLUJO
JEFE DE LOGÍSTICA
Fecha de Aprobación: 27/12/2023
Fecha de Actualización: 20/12/2023 Versión: 04
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GERENTE GENERAL ADMINISTRADOR PROVEEDORES
FIN
INICIO
Cotiza con los proveedores.
Notifica la improcedencia del pedido al jefe de logística.
Requerimiento de productos al gerente general. FIN
Realiza la compra
Aprueba la solicitud
NO SI
Evalúa las cotizaciones y autoriza la compra.
Autoriza el pago al proveedor.
Entrega el producto
Entrega el comprobante de pago pago. Distribuye los bienes al área solicitante
Realiza el pago al proveedor.
Entrega el comprobante de pago al área de contabilidad.
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Fecha de Aprobación: 27/12/2023
Fecha de Actualización: 20/12/2023 Versión: 04
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7.2. EDICIÓN, IMPRESIÓN, COMPAGINADO, GRAPADO Y ENTREGA DE MODULOS DE ESTUDIO.
A) OBJETIVO:
- Establecer el procedimiento para la edición, impresión, compaginado, grapado y entrega de los módulos de estudio para el colegio y academia pre universitaria y pre cadete
B) ALCANCE:
- Área de Logística
- Digitador
- Docentes
- Auxiliares
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Los docentes y auxiliares envían a través de correo electrónico el material académico de estudio al área de logística.
- El digitador se encarga de editar el material académico enviado por los docentes y auxiliares a los formatos establecidos por la institución
- El material académico será impreso, grapado y entregado a los docentes para que lo distribuya a los alumnos.
D) PROCEDIMIENTO:
03 Impresión, compaginado y grapado de los módulos de estudio.
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E) DIAGRAMA DE FLUJO
DOCENTES
INICIO
Envío de material académico a través de correo electrónico
Recibe los módulos de estudio.
Fecha de Aprobación: 27/12/2023
Fecha de Actualización: 20/12/2023
Versión: 04
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DIGITADOR ASISTENTE DE LOGÍSTICA ALUMNOS
Ordena y edita el material académico
Impresión, compaginado y grapado de los módulos de estudio.
Recibe los módulos de estudio
FIN
8. ÁREA DE MANTENIMIENTO, SEGURIDAD Y LIMPIEZA
8.1. COMPRA DE HERRAMIENTAS, ACCESORIOS Y REPUESTOS.
A) OBJETIVO:
- Establecer el procedimiento para la cotización, compra y pagos de herramientas, accesorios, repuestos y suministros en general, para conservar, reparar y revisar la maquinaria y equipo, ejercer la vigilancia y protección de los bienes y mantener limpio las áreas internas y aledañas de la institución.
B) ALCANCE:
- Jefe del área de mantenimiento, seguridad y limpieza
- Gerente general
- Administrador
- Contabilidad
- Proveedores
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Los operarios de mantenimiento, seguridad y limpieza solicitan al jefe de área las compras de herramientas, accesorios, repuestos y suministros en general.
- El jefe de mantenimiento, seguridad y limpieza solicita herramientas, accesorios y repuestos al gerente general, el mismo que aprueba dicha solicitud.
- El jefe de mantenimiento, seguridad y limpieza cotiza con los proveedores de los productos solicitados e informa al gerente.
- El gerente general después de evaluar las cotizaciones, autoriza la compra.
- El jefe de mantenimiento, seguridad y limpieza realiza la compra al proveedor elegido por el gerente general.
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Fecha de Aprobación: 27/12/2023
Fecha de Actualización: 20/12/2023 Versión: 04
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- El jefe de mantenimiento, seguridad y limpieza coordina con el administrador para la realización del pago, a través de transferencia bancaria o en efectivo.
- El administrador efectúa el pago al proveedor, previa autorización del gerente.
- El administrador entrega el comprobante de pago al área de contabilidad.
D) PROCEDIMIENTO:
PASO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
Requerimiento de materiales a su jefe inmediato
Operarios de mantenimiento, seguridad y limpieza 30 minutos
Requerimiento de herramientas, accesorio y repuesto al gerente general. Jefe de área 1 hora
Aprobación del requerimiento del jefe de área Gerente general 1 hora
Cotiza con los proveedores e informa al gerente. Jefe de área 1 día
Evalúa las cotizaciones y autoriza la compra. Gerente general 2 horas
Realiza la compra al proveedor elegido por el gerente. Jefe de área ½ día
Autoriza el pago al proveedor Gerente general 1 hora
Entrega el bien, además de su respectivo comprobante de pago. Proveedor ½ día
Efectúa el pago al proveedor Administrador 1 hora
Entrega el comprobante de pago al área de contabilidad Administrador 15 minutos TIEMPO
3 días
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E) DIAGRAMA DE FLUJO
OPERARIOS DE MANTENIMIENTO, SEGURIDAD Y LIMPIEZA
INICIO
Fecha de Aprobación: 27/12/2023
Fecha de Actualización: 20/12/2023 Versión: 04
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JEFE DE ÁREA GERENTE GENERAL ADMINISTRADOR PROVEEDORES
FIN
Solicitan herramientas, accesorios y repuestos.
Recepciona la solicitud e informa al gerente general
Cotiza con los proveedores.
Notifica la improcedencia del pedido al jefe de área.
Realiza la compra
Aprueba la solicitud
NO SI
Evalúa las cotizaciones y autoriza la compra.
Autoriza el pago al proveedor.
Elaborado por Administrador General
Realiza el pago al proveedor.
Entrega el comprobante de pago al área de contabilidad.
Entrega el producto
Entrega el comprobante de pago.
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Fecha de Aprobación: 27/12/2023
Fecha de Actualización: 20/12/2023
Versión: 04
Página 42 de 45
9. ÁREA DE PSICOLOGÍA
9.1. EVALUACIÓN PSICOLÓGICA AL PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO
A) OBJETIVO
- Establecer el procedimiento para la evaluación psicológica e informe de resultados de los postulantes a puestos de trabajo (docentes y administrativos) en la empresa CIMA SAC.
B) ALCANCE:
- Jefe de área / coordinador académico (colegio y/o academia).
- Psicología
- Gerente general
- Contabilidad
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Realizar evaluación psicológica a los postulantes a puestos de trabajo disponibles en la empresa CIMA SAC e informar al jefe de área o coordinador académico, según corresponda.
D) PROCEDIMIENTO:
PASO
01
02
03
04
Envío de relación de postulantes a puestos de trabajo disponibles.
Jefe de área/ coordinador 1 hora
Realización de evaluación psicológica. Psicología 1 hora ( por persona)
Resultados de la evaluación psicológica. Psicología 1 hora (por persona)
Recepción de resultados y entrevista a los postulantes Jefe de área/Coordinador 1 día
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E) DIAGRAMA DE FLUJO
Fecha de Aprobación: 27/12/2023
Fecha de Actualización: 20/12/2023 Versión: 04 Página 43 de 45
JEFE DE AREA /COORDINADOR PSICOLOGÍA
INICIO
Envío de relación de postulantes.
Recepción de resultados y entrevista a los postulantes.
Realiza la evaluación psicológica.
Envío de resultados de la evaluación psicológica.
9.2. EVALUACIÓN PSICOLÓGICA A LOS ALUMNOS DEL COLEGIO Y ACADEMIA.
A) OBJETIVO
- Establecer el procedimiento para la evaluación psicológica a los alumnos del colegio y academia CIMA SAC e informar los resultados para que se tomen las medidas correspondientes, con el propósito de instruir al alumno en su toma de decisiones.
B) ALCANCE:
- Coordinador académico (colegio y/o academia).
- Psicología
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Realizar evaluación psicológica a los alumnos del colegio y academia CIMA SAC e informar al coordinador académico
D) PROCEDIMIENTO:
PASO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01
Envío de relación de alumnos para una evaluación psicológica o test vocacional. Coordinador académico 1 hora
02 Realización de evaluación psicológica. Psicología 1 hora (por persona)
03 Resultados de la evaluación psicológica. Psicología 1 hora (por persona)
04
Recepción de resultados y toma de medidas necesarias. Coordinador académico 1 hora
TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN
Elaborado por Administrador General
4 horas
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E) DIAGRAMA DE FLUJO:
Fecha de Aprobación: 27/12/2023
Fecha de Actualización: 20/12/2023 Versión: 04
Página 44 de 45
COORDINADOR PSICOLOGÍA
Relación de alumnos para evaluación psicológica o test vocacional
Realización de evaluación psicológica o test vocacional.
Envío de resultados de evaluación psicológica o test vocacional.
Recepción de resultados y toma de medidas necesarias.
INICIO FIN
10. ÁREA DE TÓPICO
10.1.BRINDAR PRIMEROS AUXILIOS.
A) OBJETIVO:
- Establecer el procedimiento para el apoyo de primeros auxilios a los alumnos, personal docente y administrativo y como prevenir sobre aspectos de salud, inmunización, control de crecimiento y desarrollo.
B) ALCANCE:
- Jefe de área/Coordinador académico (colegio o academia).
- Tópico
- Atención al cliente
C) DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Prevenir al personal y alumnado, mediante charlas educativas de orientación e información sobre aspectos de salud, inmunización, control de crecimiento y desarrollo.
- Brindar primeros auxilios a los alumnos y al personal de la institución en casos de emergencia, preservando el cuidado de sus signos vitales (pulso, respiración, temperatura y presión arterial).
- Comunicar al padre de familia o apoderado del hecho ocurrido, disponiendo el traslado al domicilio, clínica u hospital del afectado, de ser el caso.
Elaborado por Administrador General
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
D) PROCEDIMIENTO:
Fecha de Aprobación: 27/12/2023
Fecha de Actualización: 20/12/2023 Versión: 04
Página 45 de 45
PASO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
01
02
03
Lleva al alumno y/o trabajador al área de tópico.
Jefe de área/ Coordinador 15 minutos
Brinda los primeros auxilios a los alumnos y al personal de la institución. Tópico 30 minutos
Comunicar al padre de familia, apoderado o familiar directo. Atención al cliente 15 minutos
TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN 1 hora
E) DIAGRAMA DE FLUJO:
JEFE DE ÁREA /COORDINADOR TÓPICO ATENCIÓN AL CLIENTE
INICIO
Lleva al alumno y/o trabajador al área de tópico.
Brindar los primeros auxilios al alumno y/o trabajador de la institución.
Elaborado por Administrador General
Comunicar al padre de familia o familiar directo
FIN