Manual procedimientos congresos cideu by CIDEU Barcelona

Manual de Organización Congresos CIDEU XXI Congreso “Ciudades para la Vida”

www.cideu.org/congresomedellin2014

Índice Contenido Punto I………………………………………………………………………………………………………………………..……………3 Punto II……………………………………………………………………………………………………………………………..……3 Punto III……………………………………………………………………………………………………………………………………3 Punto IV……………………………………………………………………………………………………………………………………4 Punto V…………………………………………………………………………………………………………………………………….5 Punto VI……………………………………………………………………………………………………………………………………5 ANEXOS Anexo 1: Imagen del Congreso…………………………………………………………………………………….7 Anexo 2: Web del Congreso…………………………………………………………………………………………9 Anexo 3: Modelo Mail Inicial Inscripción…………………………………………………………………..11 Anexo 4: Mails Plazas “4.1” “4.2”, “4.3” ……………………………………………………………………13 Anexo 5: Modelo Carta de Invitación…………………………………………………………………………17 Anexo 6: Modelo Carta de Invitación No Oficial………………………………………………………..19 Anexo 7: Mail Logística Llegada “7.1”, “7.2”.…………………………………………………………….21 Anexo 8: Carta Personalizada “Subredes” ………………………………………………………………..24 Anexo 9: Modelo Mail Para “Proyectos” …………………………………………….…………………….26 Anexo 10: Carta Personalizada “Proyectos” ……………………………………….…………………….28

Fases Preparación y Coordinación Congresos CIDEU

Punto I Preparativos del Congreso     

Concretar Fecha con Ciudad Organizadora. Enviar Compromisos a Ciudad Anfitriona Fijar Tema del Congreso Elaborar cronograma Logístico Elaborar Propuesta de Programa

Punto II Diseño Web e Imagen del Congreso: A realiza por CIDEU    

Logo del Congreso (Ver Anexo “1”) Crear Formulario de Inscripción Crear Formulario de Vuelos Web del Congreso (Ver Anexo “2”)

Punto III Logística: A realizar por Ciudad Anfitriona      

Definir y reservar Espacios del Congreso Definir y reservar Hoteles. Definir Visitas Técnicas Gestionar desplazamientos Aeropuerto-Hotel-Aeropuerto Gestionar Imagen Externa (Roll-ups, rótulos) y Equipamiento técnico. Gestionar almuerzos, cafés, cenas oficiales.

Punto IV Comunicación – Reserva Agenda 

Una vez realizada la inscripción al Congreso, a través del formulario de inscripción, desde CIDEU se le envía un email (Mail confirmación de Inscripción Ver Anexo “3”), informándole que nos pondremos en contacto próximamente.



Desde la secretaría de CIDEU, se crea un Excel con inscripciones y clasificando a los participantes en alguna de las 4 categorías: A. B. C. D.

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Invitados y Expertos CIDEU Participantes Oficiales Ciudades CIDEU Participantes Adicionales Ciudades CIDEU Otros Participantes

Desde Medellín se les enviará un mail personalizado según la clasificación de cada participante: (Ver Anexo “4”). Mail Modelo “4.1”, mail personalizado dirigido a Invitados/Expertos CIDEU y Participantes Oficiales confirmando la inscripción y asignación de plaza de hotel. Mail Modelo “4.2”, mail personalizado de confirmación de inscripción pero sin derecho a hotel, dirigido a Participantes Adicionales. Mail Modelo “4.3”, mail personalizado de confirmación de inscripción pero sin derecho a hotel, dirigido a Otros Participantes. *En estos mails, se les adjunta un enlace con acceso a un formulario de vuelos, dicha información se recogerá en un Excel desde CIDEU y se enviará al contacto en Medellín.



Desde Medellín, se envía por mail en PDF y de manera personalizada la Carta de Invitación Oficial para posibles gestiones que necesiten los participantes (visados, etc.). Hay dos modelos de Cartas Oficiales: Carta Modelo Invitación derecho a hotel.

Oficial (Ver Anexo “5”),

para participantes con

Carta Modelo Invitación No oficial (Ver Anexo “6”), para participantes que no tienen derecho a hotel. 

Cuando las personas envían los datos de sus vuelos a través del formulario, desde Medellín se les envía inmediatamente Mail Logística de Llegada, en el que se

informa sobre la recogida en el aeropuerto, sobre el hotel y personas de contacto: (Ver Anexo “7”). Modelo Mail Logística “7.1”, dirigido a participantes con derecho a hotel, hay información de contacto de su hotel. Modelo Mail Logística “7.2”, dirigido a todos los demás participantes (adicionales y otros participantes), hay información en general pero no del hotel. 

Conforme se acerca la fecha del Congreso, Medellín debe enviar a la Secretaría de CIDEU, un Excel con los participantes y sus hoteles donde están hospedados.

Punto V Invitaciones - Postulación Proyectos  



Desde la Secretaría CIDEU se enviará una carta personalizada a los Líderes de las Subredes, invitándoles a difundir el Congreso a toda la Subred. (Ver Anexo “8”) Tanto CIDEU como la Ciudad Anfitriona invitarán a las ciudades y miembros activos a postular proyectos para ser seleccionados para la Monografía y para ser presentados durante el congreso. (Ver Anexo “9”) Envió carta personalizada a las ciudades que han sido identificadas para presentar proyectos, como recordatorio y animando a postular el proyecto. (Ver Anexo “10”)

Punto VI Monografía y Material del Congreso  

Diseño y elaboración de la Monografía (Secretaría CIDEU) Impresión de la Monografía, Certificados Asistencia, Material para Asistentes (Ciudad Anfitriona)

ANEXOS

Anexo 1: Imagen Congreso Logo del Congreso SecretarĂa CIDEU

Anexo 2: Web del Congreso www.cideu.org/congresomedellin2014 SecretarĂa CIDEU

Anexo 3: Modelo Mail Inicial Inscripci贸n Confirmaci贸n Inscripci贸n Secretar铆a CIDEU

Mail Confirmación Inscripción Personas que Rellenan Formulario

Estimado/a (Nombre),

Soy Alvaro Echaiz del área de proyectos de CIDEU y coordinador del XXI Congreso que se celebrará en Medellín, Colombia del 3 al 5 de abril del 2014, bajo el lema "Ciudades para la Vida".



Le confirmo que hemos recibido su solicitud de inscripción para asistir al XXI Congreso, más adelante volveremos a contactarla para informarle sobre los aspectos logísticos.

Puede encontrar toda la información actualizada sobre el Congreso en el siguiente enlace Web XXI Congreso Medellín y a través de nuestro Blog Vamos a Medellín para hacer “Ciudades con Alma” Cualquier aclaración que necesite, no dude en contactarme a proyectos@cideu.org

Un cordial saludo,

Anexo 4: Mails Plazas“4.1”, “4.2”, “4.3” Asignación Plaza Participantes MEDELLÍN

Mail Asignación Plaza Modelo “4.1” Invitados Especiales/Expertos CIDEU y Participantes Oficiales

Estimado/a (Nombre): Nos ponemos en contacto contigo para CONFIRMAR TU PLAZA como representante oficial de la ciudad de XXXXXXXXXXX en el próximo XXI Congreso CIDEU ”Ciudades para la Vida”, que tendrá lugar en Medellín, Colombia los días 3, 4 y 5 de abril del 2014.

Te rogamos tener en cuenta lo siguiente:  Para los fines que sean necesarios (visado, permisos laborales, etc.), desde la Alcaldía de Medellín te haremos llegar por mail CARTA DE INVITACIÓN como participante de este Congreso. 

Por favor confirma la fecha de vigencia de tu pasaporte y consulta en la oficina del Consulado Colombiano en tu país, los requisitos para tu viaje.



A partir de este momento deberás tramitar tu traslado/vuelos a la ciudad de Medellín y enviarnos toda la información antes del XX de marzo a través del siguiente formulario: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx



Como representante oficial de tu ciudad tendrás cubierto el HOSPEDAJE con entrada al hotel desde el día miércoles 2 de abril por la tarde, hasta sábado 5 de abril a medio día (3 noches), así como la manutención.



Está previsto el transporte aeropuerto-hotel-aeropuerto, para quienes llegan el miércoles 2 de abril y para quienes se van el sábado 5 de abril.



Quienes planifiquen su viaje para llegar a la ciudad de Medellín antes del 2 de abril, o para irse después del 5 de abril, deberán hacerse cargo de las noches adicionales y deberán gestionar los traslados por su cuenta al hotel.

Agradecemos nos hagas llegar confirmación de recepción de este mail sobre tu participación al XXI Congreso de CIDEU. Quedamos a su disposición para cualquier duda a través de proyectos@cideu.org ó XXXXXXXX Un cordial saludo,

Mail Asignación Plaza Modelo “4.2” Participantes Adicionales Estimado/a (Nombre): Nos ponemos en contacto contigo para CONFIRMAR TU PLAZA en el próximo Congreso CIDEU ”Ciudades para la Vida”, que tendrá lugar en Medellín, Colombia los días 3, 4 y 5 de abril del 2014. Recuerda que al no ser representante oficial de tu ciudad (las 2 plazas oficiales ya han sido cubiertas), deberás asumir los gastos de hospedaje durante este congreso. Te facilitamos un listado de Hoteles y precios, para que gestiones tu reserva directamente con el Hotel: Tarifa $ Single

Double

Contacto

Teléfono

XXXXXXXXXX www...... XXXXXXXXXX www......

Toda la información sobre hoteles y costes, está disponible en el apartado logística de la web http://www.cideu.org/congresomedellin2014 Te rogamos tener en cuenta lo siguiente: 

Para los fines que sean necesarios (visado, permisos laborales, etc.), desde la Alcaldía de Medellín te haremos llegar por mail CARTA DE INVITACIÓN como participante de este Congreso.



Por favor confirma la fecha de vigencia de tu pasaporte y consulta en la oficina del Consulado Colombiano en tu país, los requisitos para tu viaje.



Aunque no seas participante oficial de tu ciudad, recuerda que tienes cubierta la manutención durante los días del Congreso.



Se garantiza el transporte aeropuerto-hotel-aeropuerto, para quienes llegan el miércoles 2 de abril y para quienes se van el sábado 5 de abril.

Agradecemos nos hagas llegar confirmación de recepción de este mail sobre tu participación en el Congreso. Quedamos a tu disposición para cualquier duda a través de proyectos@cideu.org ó XXXXXXXX

Mail Asignación Plaza Modelo “4.3” Otros Participantes

Estimado/a (Nombre): Nos ponemos en contacto contigo para CONFIRMAR TU PLAZA en el próximo Encuentro de CIDEU ”Ciudad inteligente, lo informal en la ciudad formal”, que tendrá lugar en Cuenca (Ecuador) los días 8, 9 y 10 de mayo del 2013. Recuerda que al no pertenecer a una ciudad miembro de la red CIDEU, deberás asumir los gatos de hospedaje durante este evento. Te facilitamos un listado de Hoteles y precios en los que debes gestionar tu reserva directamente con el Hotel: Tarifa $ Single

Double

Contacto

Teléfono

XXXXXXXXXX www...... XXXXXXXXXX www......

Toda la información sobre hoteles y costes, está disponible en el apartado logística de la web http://www.cideu.org/congresomedellin2014 Te rogamos tener en cuenta lo siguiente:  Para los fines que sean necesarios (visado, permisos laborales, etc.), desde la Alcaldía de Medellín te haremos llegar por mail CARTA DE INVITACIÓN como participante del Congreso. 

Por favor confirma la fecha de vigencia de tu pasaporte y consulta en la oficina del Consulado Colombiano en tu país, los requisitos para tu viaje.



A partir de este momento deberás tramitar tu traslado/vuelos a la ciudad de Medellín y enviarnos toda la información antes del 25 de abril a través del siguiente formulario: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx



Aunque no pertenezcas a una ciudad miembro de la red CIDEU, recuerda que tienes cubierta la manutención durante los días del Encuentro.



Se garantiza el transporte aeropuerto-hotel-aeropuerto, para quienes llegan el miércoles 2 de abril y para quienes se van el sábado 5 de abril.

Agradecemos nos hagas llegar confirmación de recepción de este mail sobre tu participación en el Congreso. Quedamos a tu disposición para cualquier duda a través de proyectos@cideu.org

Anexo 5: Modelo Carta de Invitación Participantes Oficiales MEDELLÍN

LOGO DE MEDELLÍN Medellín- Colombia Alcaldía de Medellín Del 3 al 5 de abril de 2014

Medellín, xx de xxxx de 2014

NOMBRE Y APELLDOS Ciudad País Por medio de la presente tenemos el gusto de invitarle formalmente a participar del XXI Congreso de CIDEU “Ciudades para la Vida”, que tendrá lugar en la ciudad de Medellín, Colombia, del 3 al 5 de abril de 2014. La organización cubre los gastos de alojamiento y manutención durante tres noches (del 2 al 5 de abril de 2014). El mismo está previsto en: Hotel Dirección Teléfono: Web: Esperamos contar con su participación.

Atentamente, Anibal Gaviria Alcalde de Medellín Vice-Presidente de CIDEU

Alcaldía de Medellín Dirección Teléfono: +xxxxxxx www.cideu.org/congresomedellin2014

Anexo 6: Modelo Carta Invitación No Oficial Otros Participantes MEDELLÍN

LOGO DE MEDELLÍN Medellín- Colombia Alcaldía de Medellín Del 3 al 5 de abril de 2014

Medellín, xx de xxxx de 2014

Atentamente, Anibal Gaviria Alcalde de Medellín Vice-Presidente de CIDEU

Alcaldía de Medellín Dirección Teléfono: +xxxxxxx www.cideu.org/congresomedellin2014

Anexo 7: Mail Logística Llegada “7.1”, “7.2”, Información Logística Asistentes MEDELLÍN

Mail Personalizado Logística MODELO “7.1” Participantes con Derecho a Hotel Estimado (Nombre): Estamos ya a pocos días de la realización del Congreso CIDEU que tendrá lugar en Medellín, Colombia los días 3, 4 y 5 de abril de 2014. Es importante que tomes en cuenta la siguiente información logística relacionada con tu participación (viaje y estadía): 

Si viajas por avión y llegas el miércoles 2 de abril, al momento de tu llegada al aeropuerto de Medellín y de acuerdo a tu itinerario de vuelos enviado, habrá una persona esperándote, en el aeropuerto, identificada con el logo de Alcaldía de Medellín/Congreso/CIDEU que te trasladará hasta el hotel.



Si llegas a Medellín en otra fecha (No miércoles 2 de abril), o tienes tu vuelta en otra fecha (No sábado 5 de abril), queda por tu cuenta el traslado al y desde el hotel. Ten en cuenta que el Check-in en el hotel es a las 12:00 y el Check-out es a las 12:00.



A continuación te facilitamos una lista de contactos para que te comuniques en caso de cualquier inconveniente (te recomendamos llevar esta información impresa). (NOMBRE DEL HOTEL ASIGNADO) Dirección: Telf.: Web: Mail:

Contacto (Alcaldía de Medellín) Nombre: Mail: Telf. Oficina: Telf. Celular:

Contacto Secretaria CIDEU Nombre: Alvaro Echaiz Mail: proyectos@cideu.org Telf. Oficina: 0034 93 3427640 

Durante los días del evento, los puntos de encuentro/salida hacia las diversas actividades serán desde los hoteles oficiales XXXXXXXXXX. Para más información contactar con proyectos@cideu.org o xxxxx

Te adjuntamos el Programa Preliminar del Congreso. Estamos a tu disposición para cualquier consulta. Deseamos que tengas un seguro y feliz viaje. Nos vemos muy pronto en Medellín!

Mail Logística MODELO “7.2” Todos los Demás Participantes Estimado participante del Congreso CIDEU “Ciudades para la Vida”: Estamos ya a pocos días de la realización del Congreso CIDEU que tendrá lugar en Medellín, Colombia los días 3, 4 y 5 de abril de 2014. Es importante que tomes en cuenta la siguiente información logística relacionada con tu participación (viaje y estadía): 



A continuación te facilitamos una lista de contactos para que te comuniques en caso de cualquier inconveniente (te recomendamos llevar esta información impresa). Contacto (Alcaldía de Medellín) Nombre: Mail: Telf. Oficina: Telf. Celular:

Contacto Secretaria CIDEU Nombre: Alvaro Echaiz Mail: proyectos@cideu.org Telf. Oficina: 0034 93 3427640 

Te adjuntamos el Programa Preliminar del Congreso. Estamos a tu disposición para cualquier consulta. Deseamos que tengas un seguro y feliz viaje. Nos vemos muy pronto en Medellín!

Anexo 8: Carta Personalizada “Subredes” Postulación Proyectos Secretaría CIDEU

xxxxxxxxxx ciudad sub red territorial Barcelona, x de diciembre de 2013

Estimado xxxxx, Me es muy grato reanudar el contacto contigo con motivo de la preparación del XXI Congreso de CIDEU que celebraremos el próximo mes de abril en la ciudad de Medellín, porque este es un momento muy significativo para avanzar en el proceso de construcción colectiva de nuestra red de ciudades, que necesita y depende tanto del buen hacer de las subredes, y en consecuencia de la implicación e interés de los líderes de cada Subred. En CIDEU somos todos conscientes del buen hacer de xxxxxx como ciudad coordinadora y animadora de la Subred xxxxx, por lo que queremos agradecer por adelantado y reiterar la importancia de vuestra participación, para lograr los objetivos que como red de ciudades compartimos. Las ciudades de CIDEU estamos citadas en Medellín (Colombia) los días 3 al 5 de abril del 2014, para reflexionar juntos y compartir proyectos y propuestas que nos permitan avanzar en la construcción de “Ciudades para la vida” Se trata de ir más allá de las infraestructuras físicas y de los equipamientos, para entender la importancia de fomentar valores, aprendizajes y desarrollos que hagan de la ciudad un lugar de oportunidades, equidad, valores e inclusión, para que la ciudadanía sea la protagonista de su futuro. Será un Congreso muy especial porque junto a la importancia estratégica del tema que abordaremos CIDEU contará con la oportunidad única de participar del VII Foro Urbano Mundial, que ONU-HABITAT organizará en Medellín del 5 al 11 de abril. Este espacio global de diálogo sobre la agenda urbana y el futuro de las ciudades le permitirá a nuestra red compartir con la comunidad internacional las propuestas y recomendaciones de futuro que surjan de nuestro Congreso. Para ello, estamos preparando un Evento Paralelo de CIDEU, durante el Foro Urbano Mundial, para el que ya contamos con la participación del Sr. Joan Clos, Subsecretario General y Director ejecutivo de ONU-HABITAT. La experiencia nos confirma que el Congreso será más eficaz y exitoso cuanto más amplia y profunda sea la reflexión previa que realicen las Subredes en sus reuniones preparatorias. Por ello, os pedimos de nuevo y muy especialmente, que contactéis con todas las ciudades de vuestra Subred, y que les animéis a participar en el debate, a presentar proyectos y a asistir al Congreso. Ya sabéis que contamos con los grupos de trabajo de las Subredes en Facebook, donde podéis compartir las reflexiones y proyectos a aportar para la monografía y para el Congreso. También os recuerdo que toda la información relativa al Congreso, así como el documento de referencia sobre los “cajones” para presentar los proyectos y el formulario de inscripción para que cuanto antes vayáis concretando vosotros y el resto de ciudades, las personas que asistirán, facilitando la organización y logística del evento. Sabemos que sabéis que sois la clave de bóveda de nuestra red. Os animamos a seguir ejerciendo como tal, participando y sugiriendo, organizando y construyendo juntos. A la espera de vuestras noticias recibid un saludo muy afectuoso,

Maravillas Rojo Secretaria General 25

Anexo 9: Modelo Mail Para “Proyectos” Postulación Proyectos CIDEU MEDELLÍN

Mail Postulación Proyectos “8” Ciudades Activas Estimado (Nombre): Como ya sabes hemos abierto la convocatoria para la postulación de proyectos del XXI

Congreso CIDEU que se celebrará del 3 al 5 de abril del 2014 en Medellín, Colombia, Los proyectos a postular deben enmarcarse dentro de uno de los 4 ámbitos de “Ciudades para la Vida”. Accede al documento explicativo de los 4 ámbitos 1) Proyectos para promover y compartir Valores 2) Proyectos para crear y repartir las Oportunidades 3) Proyectos para la Ciudad Inclusiva

4) Proyectos para el Desarrollo en Equidad En este mail te adjunto la Ficha para la postulación de proyectos, el documento explicativo de los 4 ámbitos para postular proyectos. De entre los proyectos que se postulen se seleccionarán los que se editarán en la monografía y aquellos que serán presentados durante el congreso. Te comento que ya puedes inscribirte en el congreso a través de la pestaña inscripciones de la web del congreso, o a través del siguiente enlace: Ínscribete al XXI Congreso Encontrarás toda la información actualizada sobre el XXI Congreso en: www.cideu.org/congresomedellin2014

Si necesitas más información no dudes en contactarme. Un cordial saludo,

Anexo 10: Carta Personalizada “Proyectos” Proyectos Ciudades Identificadas CIDEU

(Nombre) (Cargo) (Entidad) (Ciudad) (País)

Barcelona, (día) de (mes) de 2014

Estimado amigo, Como bien sabes, del 3 al 5 de abril del 2014 tendrá lugar en la ciudad de Medellín (Colombia), el XXI Congreso de CIDEU que bajo el lema “Ciudades para la Vida” que nos permitirá ir más allá de las infraestructuras físicas y de los equipamientos, para entender la importancia de fomentar valores, aprendizajes y desarrollos que hagan de la ciudad un lugar de oportunidades, equidad, valores e inclusión, para que la ciudadanía sea la protagonista de su futuro. Será un Congreso muy especial porque junto a la importancia estratégica del tema que abordaremos CIDEU contará con la oportunidad única de participar del VII Foro Urbano Mundial, que ONU-HABITAT organizará en Medellín del 5 al 11 de abril. La participación de las ciudades de la red que comparten sus proyectos estratégicos en el ámbito del tema de trabajo del congreso, es siempre una de las claves de su éxito. Por ello y conociendo el buen trabajo que desde tu ciudad estáis realizando, quiero invitarte muy especialmente a que participes en este congreso presentando un proyecto estratégico que estéis desarrollando en la ciudad y que sea un buen ejemplo de referencia para las demás ciudades. En el siguiente enlace, que te sugiero que visites, encontrarás el documento explicativo sobre los 4 ámbitos de “Ciudades para la Vida”. Dada la premura de las fechas, te ruego me confirmes cuanto antes la participación de tu ciudad, así como el proyecto concreto que proponéis presentar y la persona que lo presentará. En caso de que tu alcalde, al que de manera muy especial le reiteramos la invitación, asista al congreso, le ofrecemos la presidencia de la mesa. Desde la secretaría general del CIDEU estamos a tu disposición para lo que requieras (Alvaro Echaiz proyectos@cideu.org es el técnico responsable del seguimiento). Te recuerdo que para formalizar vuestra participación es preciso cumplimentar el formulario de inscripción, lo antes posible. Recibe un saludo muy afectuoso esperando verte en Medellín,

Maravillas Rojo Secretaria General