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E D
S O T N E M A T R A P A
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Gestion de Apartamentos
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Introducción La aplicación informatica para la gestión de Apartamentos, ha sido desarrollada para apoyar la gestión diaria de un negocio de alquiler de apartamentos turisticos, proporcionando un conjunto de herramientas agrupadas, que mejoren la eficiencia y el control de las instalaciones. Aborda la problemática de este tipo de instalaciones de forma global , dando solucion a cada uno de los procesos que se desarrollan en el dia a dia, de hecho la aplicación se ha desarrollado por un conjunto de profesionales de la programación informatica implicados directamente en la explotacion de Apartamentos Turisticos. Es por ello que la aplicación presenta una serie de caracteristicas especificas para este tipo de alojamientos, que la hacen diferente del resto de aplicativos desarrollados para el sector hotelero. Así el núcleo de la aplicación se ha desarrollado para dar soporte a los apartamentos desde la optica de los clientes en lugar de los Apartamentos. Se proporciona un completo soporte grafico, por medio de diferentes planning, de tal forma que la utilización sea lo mas intuitiva y se reduzca al mínimo los procesos de aprendizaje, para ello se han tenido en cuenta las ultimas tecnologías de los modernos sistemas operativos basados en Microsoft Windows, en especial en su versión 7, con menús contextuales lanzados desde el ratón y que hacen referencia a los objetos visuales que se referencian con el. De esta forma se puede realizar toda la gestión de forma grafica, mas eficaz y rápida, sin necesidad de complicados menús, que exigen largos procesos de aprendizaje. Todas las opciones son accesibles desde los objetos gráficos, evitando los procesos de búsquedas. Así mismo se han simplificado los procesos mas pesados y tediosos, como la gestión de cajas, la emisión de partes de policía, los informes de INE, la exportación de datos a la contabilidad, la descarga de la reservas y el mantenimiento de disponibilidades desde la centrales de reservas, el soporte para OTA (Open Travel Alliance), la gestión de accesos electrónicos, y un largo etc. de pequeñas utilidades de conectividad y gestión. La aplicación resultante proporciona una gran robustez y agilidad a la gestión diaria de los apartamentos, eliminando y simplificando los cuellos de botella de la operatoria diaria, permitiendo una mejor atención a los clientes y a su gestión comercial. Enodux Calle Predicadores, 59 Zaragoza Telefono +34 976 436 407 www.enodux.com
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Principales Características: Reservas: Por reserva se entiende a la ocupación de un apartamento y su asignación a un cliente para un periodo de tiempo. Es el elemento central de toda la aplicación y tiene una numeración propia, en formato numero/año, registrando también la codificación dada por centrales de reservas o agencias de viaje. Dispone de un potente gestor que recoge las reservas de las propias centrales de reservas de forma automática, y las asigna a un agrupación a la espera de ser ubicadas manualmente por el gestor del sistema, o a un espacio directamente. En determinadas centrales realiza el proceso de mantenimiento del cupo de forma también automática. Las principales características de estas reservas son: • Determinación de la fecha y hora de entrada y salida • Cobro automático de entradas y salidas fuera de hora. • Asignación de hora de entrada/salida en función del día de la semana. • Número de personas, Hombres y mujeres • Número de camas supletorias y facturación automática • Número de plazas de Garaje y facturación automática • Numero de Cunas y facturación automática • • • • • • • • • • • • • • • •
Descuentos por reserva. Calculo rápido de la fecha de salida Gestión de Agentes de Ventas Indicación de Titular de reserva, con gestión inteligente de otras reservas, e indicación de clientes VIP, Clientes No aptos, observaciones. Diferenciación entre titular de la Reserva y Cliente alojado. Indicación del responsable de cada reserva Indicación del Origen de la Reserva Acceso y modificación de importe unitario de cada día de reserva. Gestión de Ofertas Personalizadas. Descuento Genérico de la Reserva Calculo automatice del Adelanto. Observaciones de la Reserva Públicas y privadas Control personalizado de pertenencia a grupos. Comprobación de Validez de la tarjetas de Crédito. Envió automatice de los resguardos de la reservas. Personalización de los envió de resguardos.
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Descarga e inserción de las reservas desde las centrales Mantenimiento automatice de disponibilidad en las centrales Gestión de suplementos Reserva de Espacios Reserva de Actividades Captura de Boucher Gestión de descuentos Especiales, Carnet Joven, Fidelización, etc.…
Tarifas
El sistema tiene un potente motor de tarifas, permitiendo tres modalidades: A)
Tarifas Fijas, permite establecer tarifas fijas para periodos de tiempo, en función de temporadas, y con suplementos por tipo de apartamento, o fechas. Cuando se produce una modificación de la reserva para una reserva, se calcula un descuento y se avisa a Dirección. Pueden coexistir diferentes tarifas para diferentes operadores.
B)
Tarifas móviles, permite establecer una tarifa puntual para cada reserva en función de cada operador, que se asigna a la reserva y que puede modificarse individualmente sin que afecte a las demás. Se asigna por días.
C)
Tarifas por Cupos, permite gestionar tarifas móviles en función de los cupos pactados previamente.
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Estructura
El sistema para la mejor visualización de la información, y sobre todo para una mas fácil comprensión de la misma, dispone de un gestor de estructura grafico con la siguiente operatoria: • Gestiona diferentes apartamentos en diferentes direcciones y los agrupa para una mejor gestión. • Segunda Agrupación en función de sus características, con independencia de su ubicación física. • visualización Grafica de la estructura • Gestión de Salas y Espacios • Gestión de Mobiliario • Gestión de Tareas Periódicas con avisos emergentes
Apartamentos
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El elemento central de toda la gestión es el Apartamento y tiene las siguientes características: • • • • • • • • • • • • •
Numero de Plazas Numero de Camas Numero de Camas Supletorias Distinción entra habitaciones con camas y habitaciones con Literas Asignación de habitaciones a Operadores Asignación a Parcelas graficas Gestión de Llaves magnéticas Descripción de la Instalación Gestión de Planos de Accesos Gestión de Fotografías Gestión de Bloqueos y Cierres de Apartamentos Gestión de los Inventarios de Apartamentos Gestión de los chequeos de los Apartamentos
Planning
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Toda la gestión del programa se realiza a través de los planning con el fin de realizarla de forma grafica. Los planning se manejan con el Botón de la Derecha, que nos permite acceder a la totalidad de la operatoria de la operatoria de gestión, como la facturación, los cobros, los recordatorios, la grabación de llaves, el Check-in y el Check-out. Toda la Operatoria es accesible sin necesidad de búsquedas, gráficamente todo es sensible y podemos gestionar sin necesidad de aprendizaje. • • • • • • •
Planning Diario Fotografía de un DIA Planning Semanal Planning Mensual Planning de Salas (Reserva y planificación de las mismas) Planning de Ocupaciones Planning de Garajes Planning de Cunas
Entradas (Check-in)
La gestión de las entradas se puede realizar de dos formas, por medio de listas, con indicación del apartamento, la hora de entrada, el importe, la procedencia y la estado del pago, o por medio de los planning situándonos sobre el apartamento a ocupar y pulsando el botón de la Derecha. Permite entradas parciales
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Las dos operatorias nos conducen al mismo sitio, a un proceso autoguiado que nos permite hacer la entrada en el apartamento de forma ordenada y completa. El sistema nos va a hacer pasar por cada uno de los pasos, desde la entrada del cliente, hasta el cobro y la emisión de un Ticket, pasando por los registros policiales, la grabación de Llaves magnéticas y la venta de suplementos. Gestiona también en su caso la captura de los Voucher.
Salidas (Check-Out)
La gestión de las Salidas se puede realizar de dos formas, por medio de listas, con indicación del Apartamento, la hora de Salida, el importe total, y el estado del pago, o por medio de los planning situándonos sobre el apartamento a ocupar y pulsando el botón de la Derecha. Las dos operatorias nos conducen al mismo sitio, a un proceso autoguiado que nos permite hacer la Salida del apartamento de forma ordenada y completa. El sistema nos va a hacer pasar por cada uno de los pasos, desde la comprobación del pago, la devolución de recursos prestados o alquilados, hasta el formulario de satisfacción.
Caja
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Hay un completo y potente gestor de caja, que nos permite llevar la caja de la instalación de forma sencilla e intuitiva, sin necesidad de utilizar la operatoria propia, ya que la mayoría de los movimientos se generan automáticamente desde los procesos de entradas/salidas o los planning en el caso de las ventas de servicios o productos. Dispone de un completo y ágil sistema de cerrado de caja, que nos informa de los descuadres de forma automática, solo necesitamos contar los billetes y monedas del resto se ocupa el propio sistema. Permite uno o varios cierres por día, axial como el cierre descuadrado, para agilizar el cambio de turno. Emite un informe de cierre que puede ser enviado por email, a los diferentes departamentos de gestión o dirección, con todas y cada una de las incidencias.
Facturación Se ha dotado el programa de un completo motor de facturación, que realiza esta de forma automática conforme se va modificando la reserva, añadiendo servicios, modificando el importe en función de la salida, indicando el coste del garaje, de tal forma que no sea necesaria la manipulación de la factura manualmente. Pero aun axial dispone de un potente gestor de facturas, que nos permite utilizar varios tipos de IVA, diferenciar entre líneas generadas por el programa y las añadidas manualmente. Permite la adición de conceptos de forma rápida mediante asistentes. Enodux Calle Predicadores, 59 Zaragoza Telefono +34 976 436 407 www.enodux.com
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Gestiona el cobro de la facturas, axial como su emisión en papel, en PDF y su envió por Email.
Notas Dentro de este apartado se agrupan a un conjunto de utilidades que facilitan enormemente la gestión diaria y permitir un mayor control del mismo y que son las siguiente: Incidencias: Registro diario de los diferentes aconteceres de la instalación, de tal forma que puedan ser revisados y conocidos por la dirección de la instalación y los gestores. Se envía diariamente con el cierre de Caja. Notas y Comentarios: Bloc de notas para registrar recordatorios y asuntos varios que sea fácilmente accesible y clasificable. Observaciones Reservas: Gestión rápida de las observaciones de las reservas, de tal forma que se puedan tratar para una mejor atención al cliente. Información General: Clasificador grafico de la información del entorno de la instalación, que funcione como una agenda de la misma, con la que poder ofertar una mejor atención al cliente. Gestión de Tareas: asistente para la planificación de las tareas de mantenimiento y control de las diferentes tareas diarias en la instalación. Recordatorios: Registro de los diferentes recordatorios asociados a las reservas, que permiten evitar las perdidas de utensilios prestados a los clientes. Observaciones Apartamentos: Registro de las diferentes incidencias que acontecen a un apartamento, referidas a limpieza, reparaciones,. Etc. Convocatorias: registros de eventos que se desarrollan en el entorno de la instalación para tareas de marketing. Enodux Calle Predicadores, 59 Zaragoza Telefono +34 976 436 407 www.enodux.com
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Recursos: Gestión de prestamos y alquileres de materiales a los clientes. Registro de Emails: Potente gestor de envíos por email para tareas de marketing o fidelización.
Cuadrantes de Personal: Gestor de Horarios y cuadrantes de personal de la instalación ,para el control de los turnos de trabajo y el calculo de horas de trabajo. Pases Periódicos: sistema para el control de acceso a comedores, gimnasios y en general cualquier tipo de instalación aneja. Gestión de Vouchers: Recordatorio de los Bonos pendientes de recoger y enviar a las centrales de reservas.
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Encuestas de satisfacción: Gestor de las encuestas de calidad de los clientes con asignación de puntuación. Perdidos/encontrados: Sistema para la gestión de los objetos perdidos y encontrados en la instalación. Inscripción en Actos: Sistema para controlar la asistencia a cenas y actos reservables y cobrables ajenos a las propias reservas. Gestión de Lavandería: Control de los flujos de envíos y recepción de los materiales de lavanderías externas.
Utilidades El sistema esta dotado de un conjunto de utilidades propias de una explotación de apartamentos, que facilitan enormemente la gestión Diana de la instalación. Parte Policía: Confección y envió de los partes de entradas de viajeros a los diferentes estamentos policiales, Guardia Civil, Policía Nacional, Policías Autonómicas. Contabilidad: Exportación de los datos de facturas y cobros a los sistemas contables, con la confección de libros de IVA y registros electrónicos de Facturas en formato PDF. Confecciona y exporta los asientos de la contabilidad. Fiscalidad: Emisión de los informes fiscales periódicos, operaciones de mas de 3.000 euros, libros de IVA. Estadística: potente gestor estadísticos para analizar el funcionamiento de la instalación, con exportación a Execl y confección automática de los informes del INE y otros estamentos.
Resumen Es un sistema global de gestión de apartamentos, que incorpora las mas modernas tecnologías informáticas y de gestión, y que enlaza directamente con otros sistemas de gestión: Lectura de DNI/Pasaportes por medio electrónicos. gestión de Cerraduras magnéticas SALTO, BTV, ONITY. Open Travel Alliance. XML del INE Conectividad con Centrales de Reservas (Chanel Manager)
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