ДОСВІД СПЕЦІАЛІСТІВ
Планування робочого дня кадрового менеджера Людмила Богуш-Данд, засновник тренінгової компанії BogushTime
к все встигнути й не відкладати на потім? Давайте відразу домовимося: встигнути все неможливо. Адже ми не можемо розтягнути час, у нас з вами його обмежена кількість, і це означає, що доведеться навчитися встигати зробити те, що потрібно, сьогодні. Нижче наведемо кілька правил, виконання яких допоможе вам робити те, що ви хочете, а ввечері відчувати себе задоволеними і щасливими, а не виснаженими й нещасними.
Я
Правило 1. Для того щоб обрати важливе завдання, а не те, що «горить», його потрібно обрати ще до приходу на роботу. Інакше у вас просто вмикається режим «рятувальника» замість того, щоб послідовно виконувати те, що сприяє реалізації поставлених цілей. Тому список завдань на день слід складати вдома, бажано відразу як прокинулися. Я розумію, що одразу ж виникає запитання: як це зробити, адже потрібно бачити всі завдання, потрібно бачити зв’язок між ними? Так, ви маєте рацію, і завдання необхідно бачити, і зв’язок між ними, не-
№ 9 (128) вересень 2017
04_KU09-2017.indd 113
погано ще й мати розклад на місяць наперед. Тому ви маєте обрати одне з двох рішень: або користуватися правильним паперовим планувальником і носити його з собою, або починати свій день з комп’ютера, щоб все переглянути та узгодити онлайн. Чи можна планувати день з вечора? Ні, не вийде, адже ваш розум занадто схвильований минулим днем, тому ввечері потрібно підбити підсумки, а новий план створювати із самого ранку. Правило 2. Коли ви формуєте список завдань на день, не намагайтеся їх сортувати відразу — зробіть це пізніше. Для початку вам потрібно все виписати, щоб побачити обсяг робіт повністю. Перегляньте кілька минулих днів (ось навіщо необхідні записи), зазирніть у план на місяць і запишіть на сьогодні все те, що здається вам важливим. А потім занотуйте ваші рутинні справи: те, що робите регулярно без нагадування. Зазвичай про ці справи не думають, тому що вони виконуються автоматично, але все одно потребують витрат часу!
113
21.08.2017 16:45:36
ДОСВІД СПЕЦІАЛІСТІВ
Нещодавно я працювала з одним керівником, ліжко на робочому місці, і вам не потрібно витрачати яка на початку тижня хвалилася мені, що склала час на дорогу та їжу. Головна ідея, яку я хотіла б до вас донести, — детальний план на тиждень і тепер дотримується його. Але після завершення робочого тижня вона єдиним способом спланувати ефективний день є виглядала дуже нещасною й пригніченою. Розпи- тайм-калькуляція! Не оцінили тривалість завдань, тавши її я зрозуміла, що вона не виконала частину які підсумували, а отже, обов’язково візьметесь за плану й через це погано себе почуває. Вона навіть виконання того, що виконати свідомо неможливо. сказала: «Знаєте, я думаю, що планування — це І обов’язково потрібно заздалегідь резервувати не моє...». Переглянувши її план я зауважила, що час на форс-мажори, а це близько 20 % загальновін не містив ані роботи з поштою, ані регулярних го часу. нарад, ані роботи з документами. І запитала: «Хіба ви не працюєте з поштою?». «Працюю, — відповіла Правило 4. Тепер вам доведеться зробити найвона, — кожного дня працюю». Тоді я попросила її неприємніше та найскладніше — викинути зі списку порахувати, скільки часу в тиждень витрачається на те, що все одно не буде зроблено! Вірю, це здається рутинні справи, і виявилося, що саме стільки й не неможливим. Але якщо ви цього не виконуєте, хіба вистачило для виконання всього плану. ви не викидаєте завдання? Викидаєте! Ще й з почутТаким чином, я напотям поразки й провалу. Не лягаю, щоб до плану були доводьте себе до цього — внесені всі завдання. Адже викидайте завдання самі, потім вам потрібно буде визаздалегідь, керуючись Єдиним способом спланувати конати наступне правило. розумністю й доцільністю. ефективний день є таймКраще відразу запишіть ці калькуляція Правило 3. Оцініть всі завдання на інший день, завдання за критерієм часу: ніж увечері засмучуватитобто скільки годин потрібся через те, чого знову не но на кожне або скільки часу зробили. ви готові йому присвятити. Потім підрахуйте заЩоб правильно розставити пріоритети, перегальну цифру. Відразу зауважу: якщо ви складаєте глядайте завдання на місяць, рік і далі. Привчайте план на весь день, тобто на добу, то загальна цифра, себе хоч щось робити кожного дня зі стратегічного разом зі сном, їжею тощо, має становити не більше списку, як би важко це не було і як би вас не розри20 годин — потрібно обов’язково залишити час на вали на частини. А щоб вас не розривали, доведеться форс-мажор. стати формальним бюрократом і скласти графік Якщо ж ви складаєте тільки робочий розклад, прийомів: у які дні, в який час та з яких питань до то, як правило, сума часу не повинна перевищувати вас потрібно приходити, попередньо записавшись. 6,5 годин за 8-годинного робочого дня. Але якщо ви Будуть обурюватися? Так, будуть, потім звикнуть патріот своєї роботи й працюєте 10 годин — сума і почнуть цінувати. Трохи жорсткості й мужності не повинна перевищувати 8 годин, ну а якщо ви су- кадровику ніколи не завадить! перпатріот й працюєте 12 годин — сума не повинна Ваша робота важлива, адже на ній грунтується перевищувати 10 годин і т. д. Більше 12 годин на день робота всієї компанії. Тому ви маєте бути прикладом працювати складно, ви не встигнете, якщо, звичайно, точності, дисциплінованості, ефективності, культури, не працюєте в Google і у вас не стоять холодильник і самоповаги. Успіхів вам!
114
04_KU09-2017.indd 114
Кадровик України
21.08.2017 16:45:36