ВРЕМЯ
ЮЛИЯ БОЙКО,
бизнес-тренер компании BogushTime.
СОВЕТ ПЕРВЫЙ.
Считайте свое время и время подчиненных – введите тайм-калькуляцию. Когда вы тратите деньги, вы точно знаете, на какую сумму можете рассчитывать, и если превысили лимит – осознанно отказываетесь от того, что прямо сейчас покупать не обязательно. Почему же тогда, составляя план на день, люди пытаются вместить в него гораздо больше, чем могут успеть? Составляя списки задач, указывайте время, к которому ту или иную задачу нужно выполнить, или время, необходимое для выполнения каждой задачи. А потом суммируйте полученный результат и отсеивайте то, что может подождать.
ДЕЛУ – ВРЕМЯ! 5 советов, как все успеть 62
Фото предоставлены компанией BogushTime
СОВЕТ ВТОРОЙ.
Расставляйте приоритеты. Если задач больше, чем времени и рук, которые могли бы эти задачи выполнить, вы всего не успеете, как бы ни хотели. Поэтому разделите список задач по принципу А-В-С. Где А – то, что нужно выполнить сегодня и именно вам, В – то, что нужно выполнить сегодня, но сделать это может кто-нибудь другой, то есть это делегируемые задачи, и С – то, что делать не обязательно или обязательно, но это может подождать.
Жизнь руководителя часто напоминает забег наперегонки. Только мало кто задумывается о том, что обогнать руководитель пытается время. А это бесперспективное занятие. Гораздо разумнее это самое время использовать для достижения своих целей, чтобы «выжать» из него максимально возможный результат. Юлия Бойко, специалист по управлению временем, бизнес-тренер компании BogushTime, дает 5 блиц-советов не просто о том, как все успеть, а о том, как успеть все, что ведет к цели и дает нужные вам результаты.
СОВЕТ ТРЕТИЙ.
Закладывайте время на форс-мажоры. Вы же понимаете, что встреча может затянуться, выполнение задачи нужно проверить, а отчет вычитать. И это все тоже требует времени. А еще обязательно кто-то позвонит, придет не вовремя или напишет, и вам придется отвлечься. Другими словами, форс-мажор был, есть и будет. Просто вместо того, чтобы доводить себя до стресса, возьмите ситуацию под контроль и выделите время на незапланированные отвлечения. По статистике, форс-мажорные задачи занимают приблизительно 20-25% рабочего времени. Поэтому каждый день отводите на них 1,5-2 часа.
заведите бумажный планировщик BogushBook, где записывайте свои планы и списки задач. Обязательно рисуйте – графики, диаграммы, таблицы и схемы. К примеру, очень удобно планировать время на форс-мажорные задачи с помощью графика Ганта. Это обоюдоострые стрелочки, которые на почасовой шкале времени (такие есть во многих ежедневниках) показывают время выполнения задачи. А между задачами-стрелочками я рекомендую оставлять временные зазоры на форс-мажор. Так вы сможете «увидеть» время и понять, сколько его в действительности.
СОВЕТ ЧЕТВЕРТЫЙ.
Ставьте цели. Вы точно должны знать, куда идете и что вам нужно сделать, чтобы «дойти». Имея цели, вы не будете распыляться по мелочам и, наконец, сможете успевать все, что задумали, все, что для вас по-настоящему важно, все, что ведет вас к цели и нужным результатам. Существует еще немало принципов управления временем. Но если вы воспользуетесь хотя бы этими пятью советами, то вы точно сможете успевать больше. Успехов вам!
Думайте на бумаге. Наш разум имеет особенность – он должен «видеть» ситуацию, чтобы ее контролировать и направлять. Важный момент: когда мы пишем от руки, наш мозг запускает процесс творчества, и тогда человек может найти решение даже самой сложной задачи. Именно поэтому не всегда оправдано использование электронных устройств для записи и анализа информации. Лучше
63
СОВЕТ ПЯТЫЙ.