ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
ПЛАНИРОВАНИЕ
РАБОЧЕГО ДНЯ
Как успевать больше
Оксана ДОЛГОВА, бизнес-тренер компании BogushTime
Бывало у вас такое, что напланировали себе кучу всего, вроде бы все это необходимо сделать – ведь каждая задача важна, а к вечеру оказалось, что вы и 30% запланированного не выполнили? Приходите домой уставшим, ощущение, что как белочка в колесе целый день крутились, а на следующий день остались те же дела... Или по-другому – вроде бы все четко распланировали, а в итоге сплошные накладки. По каким-то нелепым причинам вам даже не удалось приступить к выполнению некоторых задач. Кстати, это касается не только рабочих проблем, но и личных. Здесь, как правило, еще
• №7 (63)
12
больше пробелов. Труднее всего приходится руководителям, поскольку их задачи более глобальны и их невыполнение приводит к более ощутимым последствиям, потому что они стратегические. Как же понять, откуда берутся завалы? Есть хорошо известное крылатое выражение: время – деньги. Только вот незадача – деньги многие считать умеют, а вот время большинство людей даже не удосуживается просчитать. К примеру, вы идете в супермаркет за продуктами, и у вас в кармане 1 000 тенге. У меня вопрос: вы же не накладываете в корзинку на 2 000 тенге продуктов, правда? Вы точно знаете, что если возьмете
продуктов на большую сумму, то на кассе часть вам придется оставить; другими словами – приходится выбирать, что для вас важнее. Так почему же многие люди так небрежно относятся к своему времени и планированию? Ведь если вы не получили все что хотели, то вы получаете • плохое настроение, • стресс, • усталость, • депрессию, • заниженную самооценку, • заболевания (и даже хронические). А потом спрашиваете себя: зачем мне все это? Я не хочу так жить! Это не мое! К тому же такой настрой влияет на ваше окружение. И потом куда только деваются хорошие отношения с близкими, друзьями, да что уж тут говорить – с супругами и детьми. Поэтому давайте разберемся, как же из всего этого можно выпутаться и что нужно для того, чтобы все ваши планы осуществлялись.
1
РЕАЛЬНО СМОТРИТЕ НА ВРЕМЯ – планируйте не в голове, а запишите. Кому как удобно: на бумагу или в электронные планировщики – неважно, куда. Важно выгрузить планы из головы и посмотреть на них со стороны. И, как правило, когда вы выгружаете все задачи из памяти, то оказывается, что их гораздо меньше, чем вы предполагали. А еще какие-то из них окажутся ненужными, потому что, если вы проанализируете каждую задачу и зададитесь вопросом, к какой цели она вас приведет, у вас будет возможность убедиться, что некоторые задачи вообще не имеют никакого отношения к вашим целям, и вы просто делаете ненужную работу.
2
ОПРЕДЕЛИТЕ, СКОЛЬКО НА КАЖДУЮ ЗАДАЧУ УЙДЕТ ВРЕМЕНИ. Это важно, потому что позволяет оценить вашу загрузку.
3
ПОДСЧИТАЙТЕ ОБЩЕЕ КОЛИЧЕСТВО ВРЕМЕНИ. Часто оказывается, что на выполнение всех задач вам не хватит и нескольких суток. И это при том, что очень важно учитывать физические потребности вашего тела: сон, еду, спорт, это ведь тоже задачи, и, как это ни странно, их также необходимо планировать. Поэтому включите их в список, если вы этого еще не сделали, и посчитайте, сколько времени вы расходуете на эти направления вашей жизни.
4
ЗАПЛАНИРУЙТЕ ВРЕМЯ НА ФОРС-МАЖОРЫ. Закладывайте 20% времени на отвлекающие моменты – пробки на дорогах, случайно зашедшего в гости партнера или клиента. Планировать форс-мажоры можно и нужно!
5
ПЛАНИРУЙТЕ НЕ БОЛЕЕ 3–5 ПЕРВООЧЕРЕДНЫХ ЗАДАЧ В ДЕНЬ. Это такие задачи, которые сложно перенести, когда они согласованы с кем-либо или привязаны к событию (например, перелет или конференция). При этом запланируйте временные паузы между этими задачами. Не планируйте все впритык. 30 минут между выполнением подобных задач вполне достаточно. Если все идет по плану, тогда у вас есть время на подготовку к следующей задаче. Более того, это время вы можете по своему усмотрению использовать на другие дела. А если достижение предыдущей цели затянулось, вы избегаете стресса, потому что это учли, и обстоятельства не повлияют на выполнение следующей задачи.
вечером во время анализа прошедшего дня.
8
СПЛАНИРУЙТЕ ЗАВТРАШНИЙ ДЕНЬ С ВЕЧЕРА. Планировать – это громко сказано. Точнее, сделайте наброски о том, что точно произойдет и о чем нельзя забыть, а утром, на свежую голову, распишете все подробно. Если вам удастся последовать этим рекомендациям хотя бы на 70-80%, скоро вы заметите значительные улучшения в ритме вашей жизни и работы, а со временем научитесь планировать свои дела качественно с учетом всех областей вашей жизни. Ну а если вы хотите попрактиковать эти и многие другие техники планирования и внедрить их в свою жизнь, тогда мы приглашаем вас на тренинг «Управление временем и делегирование». Успехов вам!
6
ВЫПИСЫВАЙТЕ СВОИ УСПЕШНЫЕ ДЕЙСТВИЯ – это будет формулой для правильного планирования в будущем.
7
ДЕЛАЙТЕ РАБОТУ НАД ОШИБКАМИ. Как правило, эту задачу выполнять необходимо
13
№7 (63) •