SISTEMA DE ENSINO PRESENCIAL CONECTADO ADMINISTRAÇÃO BACHARELADO
HELEN LUCY SOUSA MACIEL CARDOSO
DIAGNÓSTICO DE CONTROLE DE ESTOQUE DE EMPRESA DO RAMO DE SERVIÇOS AUTOMOTIVO
Vitória da Conquista 2010
HELEN LUCY SOUSA MACIEL CARDOSO
DIAGNÓSTICO DE CONTROLE DE ESTOQUE DE EMPRESA DO RAMO DE SERVIÇOS AUTOMOTIVO
Trabalho de Conclusão de Curso aprese U Norte do Paraná - UNOPAR, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Administração. Orientador: Profª. Juliana Campero
Vitória da Conquista 2010
HELEN LUCY SOUSA MACIEL CARDOSO
DIAGNÓSTICO DE CONTROLE DE ESTOQUE DE EMPRESA NO RAMO DE SERVIÇOS AUTOMOTIVO
Trabalho de Conclusão de Curso aprovado, apresentado à UNOPAR – Universidade Norte do Paraná, no Sistema de Ensino Presencial Conectado, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Administração, com o conceito final igual a ________, conferida pela Banca Examinadora formada pelo tutor orientador e pelo professor supervisor.
_________________________________________ Tutor Orientador: Juliana Campero Universidade Norte do Parará
___________________________________________ Professor Supervisor: Ulisses Januzzi Universidade Norte do Paraná
VITÓRIA DA CONQUISTA, ____ DE ______________ 2010.
Dedico este trabalho a todos da minha famĂlia e aos que contribuĂram direta e indiretamente para a conclusĂŁo do mesmo.
AGRADECIMENTOS
Agradeço a Deus pela força a mim concebida e coragem nos momentos de desafios, por ter mim dado saúde física e psicológica para concluir este curso. Ao meu marido Vanderlei, pela compreensão, por aceitar minhas ausências. A minha família que sempre me deu forças para que eu pudesse finalizar um sonho. Aos meus colegas que acompanharam essa trajetória comigo. Ao proprietário da empresa pesquisada no setor de serviços automobilísticos, João e colegas de trabalho, por terem me entendido nesse processo de TCC. Àqueles aqui não citados que de forma direta ou indireta contribuíram para o meu sucesso.
“A verdadeira felicidade de um homem consiste apenas na sabedoria e no conhecimento da verdade, jamais no fato de que ele é mais sábio do que os outros ou de que os outros não possuem conhecimento: essas considerações não aumentam a sabedoria ou a verdadeira felicidade.” BARUCH SPINOZA
CARDOSO, Helen Lucy Sousa Maciel. Diagnóstico de Controle de Estoque da empresa no Setor de Serviços Automotivo. 36 p. Trabalho de Conclusão de Curso Administração Bacharelado – Centro de Ciências Empresariais e Sociais Aplicadas, Universidade Norte do Paraná, Vitória da Conquista, 2010.
RESUMO
O objetivo deste trabalho foi analisar o estoque e sua forma de gerenciamento e conseqüentemente a redução de possíveis prejuízos e danos. Realizou-se um estudo de caso numa empresa no setor de serviços automotivo, por ser uma empresa do ramo de serviços automotivo que apresenta rotatividade e diversidade de serviços neste segmento e também pela grande variedade de peças, o que torna a administração de estoque cada vez mais complexa, além de clientes mais exigentes quanto a qualidade dos materiais e agilidade na execução dos serviços, sendo assim faz-se necessário um bom sistema de controle de estoque mínimo para melhor desempenho das atividades fins da empresa. Através desde estudo buscouse analisar a necessidade da empresa referida, determinar de forma mais precisa quais os níveis mínimo e máximo de estoque necessário, bem como identificar alguns modelos na administração de estoques que poderão ser utilizados pela mesma. Concluiu-se que a empresa não tem conseguido determinar os níveis de estoque, pela falta de um sistema de controle automatizado eficaz, assim sendo, é necessário que a empresa busque um sistema que melhor se enquadre nas suas necessidades para que a mesma determine que estoque será mais viável, o estoque máximo ou o mínimo e o ponto de pedido, levando em consideração as variações na demanda e no tempo de reposição.
Palavras-chave: Sistema de Controle de Estoque; Administração de Materiais; Estoque Máximo; Estoque Mínimo; Demanda.
CARDOSO, Helen Lucy Sousa Maciel. Stock Control Diagnostic in Automotive Company: 2010. 36 p. Trabalho de Conclusão de Curso Administração Bacharelado – Centro de Ciências Empresariais e Sociais Aplicadas, Universidade Norte do Paraná, Vitória da Conquista, 2010.
ABSTRACT The goal of this work was to analyze the stock and its way of administration and consequently reduction of possible loss. A study was accomplished in a company which works with the section of automotive parts and services , this make the stock administration harder, and customers more demanding in relation to quality of materials and agility in service performance , so it is necessary a good system of minim stock control to increase the company activities. In this study was observed the necessity of this enterprise determining the most precise levels of minimum and maximum stock as well as identify some models of stock administration that can be used. It was concluded that the company did not determine the levels of stock due to the lack of an effective system of control, just like, it is necessary search for a better system that attend to the needs of the company determining the minimum and maximum stock levels , the variation of demand and replacement time.
Key words: System of stock control; Materials administration; Maximum stock; Minimum stock; Demand.
LISTA DE ABREVIATURAS AE –
Administração dos Estoques
AM –
Administração de Materiais
EMax –
Estoque Máximo
EMn –
Estoque Mínimo
GE –
Gestão dos Estoques
LEC –
Lote Econômico de Compras
NS –
Nível de Serviço
PP –
Ponto de Pedido
RE –
Ruptura de Serviço
TR –
Tempo de Reposição
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ..................................................................................... 11 2 JUSTIFICATIVA .................................................................................... 12 3 OBJETIVO ............................................................................................. 13 3.1 OBJETIVOS GERAL ........................................................................... 13 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................... 13 4 METODOLOGIA ................................................................................... 14 5 HISTÓRICO DA EMPRESA .................................................................. 16 5.1 ORGANOGRAMA .............................................................................. 16 6 REFERENCIAL TEÓRICO .................................................................... 17 6.1 Custos de estoque............................................................................... 17 6.2 Compras .............................................................................................. 18 6.3 Classificações de materiais ................................................................. 19 6.4 Gestões de estoques........................................................................... 22 6.4.1Níveis de estoque .............................................................................. 23 6.4.2 Estoque máximo ............................................................................... 24 6.4.3 Estoque Mínimo................................................................................ 24 6.4.4 Demanda .......................................................................................... 26 6.4.5 Tempo de reposição ......................................................................... 28 6.4.6 Ponto de Pedido ............................................................................... 28 7 DESENVOLVIMENTO ........................................................................... 29 CONCLUSÃO ........................................................................................... 30 REFERENCIAS ......................................................................................... 31 APÊNDICES ............................................................................................. 32
11 1 INTRODUÇÃO
O objetivo deste trabalho foi analisar o estoque e sua forma de gerenciamento e conseqüentemente a redução de possíveis prejuízos e danos, com a finalidade de entender como funciona o GE da empresa pesquisada. A administração de materiais (AM) nas empresas durante muito tempo ficou em segundo plano, isso se justificou devido a vários fatores, onde podemos destacar a alta inflação que predominava o País na época e quase não havia competidores no mercado, neste período ter estoques altos era garantia de dinheiro investido, por conta disso as empresas trabalham sempre com estoques altos. Nos últimos anos, os administradores passaram a dar maior atenção aos estoques, um dos principais fatores é a redução das taxas de inflação ao surgimento da tecnologia da informação onde as empresas têm acesso a todas as informações com muita velocidade, competição pela preferência do consumidor que cada dia está mais exigente, esses fatores fizeram com que as empresas observassem a necessidade de estipular os diversos níveis de materiais e produtos que a organização deve manter, dentro de parâmetros econômicos. Hoje o ramo de atividade que exige esse acompanhamento de estoques é o comércio de peças de automóveis, com os diversos modelos de veículos importados e nacionais no mercado e facilidade de entrega dos distribuidores, não se faz necessário ter um estoque de peças automotivas em grande escala, mesmo porque existem no mercado automobilístico peças de um determinado veículo compatível com outro, isto sendo do mesmo fabricante e em poucos modelos. Buscando identificar como uma empresa que atua nesse tipo de atividade gerencia seu estoque, foi realizado na empresa numa empresa do ramo de serviço
automotivo,
foram colhidas informações através de
aplicação
de
questionário, entrevista e método de observação. Também foi realizado um estudo para identificar modelos que poderão ser utilizados por esta empresa de forma a aperfeiçoar os investimentos nos estoques.
12 2 JUSTIFICATIVA
Sendo o estoque um elemento regulador do fluxo de matérias nas empresas, e segundo Martins (2009). “O estudo do papel dos estoques nas empresas é tão antigo quanto o estudo da própria administração”. Como elemento regulador, quer do fluxo de produção, no caso do processo manufatureiro, quer do fluxo de vendas, no processo comercial, os estoques sempre foram alvo da atenção dos gerentes. E uma boa gestão de estoque pode levar a empresa a conhecer melhor as necessidades dos clientes, criando barreiras naturais à entrada da concorrência, e consequentemente ampliando o seu mercado consumidor. Devido à rapidez com que tem sido lançados veículos no mercado, boa parte das peças automotivas, está ficando obsoleta. Como este ramo de atividade é caracterizado pela grande variedade de produtos e que requer grande investimento, as empresas que nela atuam buscam gerenciar de forma adequada seus estoques, otimizando investimentos. A determinação dos níveis ideais dos materiais em estoque passa a ser relevante para a empresa em questão, uma vez que ela terá condição de atender às necessidades dos consumidores no tempo oportuno, sem comprometer o seu capital de giro. Tornar o controle de estoques automatizado é uma demanda para promover o desenvolvimento da empresa assim como permitir uma prestação de serviços com um nível de qualidade e segurança maior.
13 3 OBJETIVOS
3.1 Geral
Compreender o que leva uma empresa do setor de serviço automotivo a apresentar no seu estoque a diferença entre estoque físico e no sistema operacional, diagnosticando sua real necessidade em apresentar com mais precisão o inventário anual.
3.2 Específicos Identificar a eficácia do estoque da empresa no que se refere ao atendimento das necessidades dos consumidores; Identificar como a empresa determina o nível dos materiais em estoque; Descrever quais fatores deve ser levado em consideração para determinar o nível ideal para cada produto em estoque; Identificar alguns métodos na AM que poderão ser utilizados pela referida empresa, de forma a melhorar o nível dos materiais em estoque.
14 4 METODOLOGIA
O comércio de peças automotivas apresenta algumas características próprias, podendo se destacar a necessidade de alto investimento financeiro e a possibilidade de obsolescências de alguns materiais. Esses fatores exigem das empresas uma atuação que aperfeiçoem os investimentos no estoque, de forma a atender às necessidades dos consumidores e não comprometer o seu capital de giro. Atualmente, o uso de SI, está sendo uma ferramenta importante na Gestão do Estoque, porém existem empresas que controlam ainda de forma manual seus estoques, tornando um trabalho mais demorado e com pouco confiável. O comércio automotivo vem se atualizando para tornar esse setor o mais preciso possível, atualizando os softwares e treinado colaboradores para esse setor. “Estudo de caso é uma investigação empírica que investiga um fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto da vida real, especialmente quando os limites entre o fenômeno e contexto não estão claramente definidos” (YIN:2001, p.32). O estudo de caso se justifica, uma vez que o trabalho tem também com objetivo determinar com e porque a empresa determina o nível dos materiais em estoque. Em geral, os estudos de caso representam a estratégia preferida quando se colocam questões do tipo “como” e “porque”, quando o pesquisador tem pouco controle sobre eventos e quando o foco se encontra em fenômenos contemporâneos inseridos em algum contexto da vida real. (YIN:2001 p.19).
Estudo de caso são expressões sinônimas que designam um método da abordagem de investigação em ciências sociais simples ou aplicada. Consiste na utilização de um ou mais métodos quantitativos de recolha de informação e não segue uma linha rígida de investigação. Caracteriza-se por descrever um evento ou caso de uma forma longitudinal, tal como: uma pessoa, um grupo de pessoas, uma instituição etc. Quanto ao tipo de casos estudo, estes podem ser descritivo ou exploratório. (Yin, 1993). Segundo Yin (2001), o projeto de caso único é eminentemente justificável sob certas condições nas quais o caso representa um teste crucial da teoria existente, caso este seja um evento raro ou exclusivo ou quando serve a um
15 propósito revelador. Ainda segundo o autor, há outras situações em que o estudo de caso pode ser conduzido como introdução a um estudo mais apurado, como o uso de estudo de caso como mecanismos exploratórios ou a condução de um casopiloto que é o primeiro de um estudo de casos múltiplos. Para colher as informações necessárias e tornar claro o problema em questão, foram coletados dados primários e secundários. A coleta de dados primários se deu através de pesquisa exploratória, por se a mais indicada para o estudo de caso, sendo aplicada junta à empresa. Segundo Gil (1994). “A maior utilidade do estudo de caso é verificada nas pesquisas exploratórias que tem com finalidade desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e ideais, com vista na formulação de problemas mais precisos ou hipóteses pesquisáveis para estudos posteriores”. A coleta de dados secundários se deu através de pesquisa bibliográfica e pesquisa documental.
16 5 HISTÓRICO DA EMPRESA
A empresa tema como ramo de atividade venda de peças e prestação de serviços automotivo. O seu quadro funcional conta com 11 colaboradores. Os funcionários recebem treinamentos e cursos motivacionais a cada seis meses. A empresa disponibiliza condição de horário para realização de obrigações particulares. A sua categoria profissional conta com: um gestor administrativo/financeiro, um colaborador no processamento de dados de veículos que entram na oficina mecânica, sete na execução dos serviços mecânicos, um no setor de marketing, um responsável pelo estoque de peças e um responsável por compras. Oferece peças e serviços em automóveis. De acordo ao Organograma abaixo:
5.1 Organograma “Organograma é um gráfico que procura representar a situação formal da hierarquia e a disposição dos órgãos da empresa” (SIMCSIK: 1992)
17 6 REFERENCIAL TEÓRICO Segundo Chiavenato (1991), “Estoque é a composição de materiais que não é utilizada em determinado momento na empresa, contudo precisa existir em função de futuras necessidades e se classificam em: matérias-primas, materiais em processamento, semi-acabados e produtos acabados”. Martins e Alt (2001) classificam os estoques da seguinte maneira: estoque de matérias-primas, de produtos em processo, de produtos acabados e de produtos em trânsito e consignação. Para Viana (2000), existem diversos fatores que explicam a necessidade de manutenção de estoques permanentes por parte das empresas, tais como: incerteza de demanda futura ou de sua variação ao longo do período de planejamento; impossibilidade de se ter os materiais em mãos na ocasião em que as demandas ocorrem; benefício obtido em função das variações dos custos unitários e segurança contra os riscos de produção do mercado fornecedor. O ramo de peças automotivas exige um constante controle dos materiais evitando excesso ou falta de mercadoria, atendendo assim às necessidades dos consumidores sem comprometer as finanças da empresa. “O planejamento e controle de estoques podem ser definidos como as políticas e os procedimentos que determinam e regulam sistematicamente que itens e quantidades são mantidos em estoque”. (BAILY: 2000, p.143)
6.1 Custo de Estoques
Na definição da quantidade ideal dos estoques para determinado produto, o administrador de materiais deve levar em consideração os custos agregados a esses produtos. Segundo Martins (2000), a manutenção de estoques traz vantagens e desvantagens para as empresas, vantagens quando se refere ao atendimento ao cliente e desvantagens aos decorrentes aos custos decorrentes de sua manutenção. Martins classifica os custos de manter estoques da seguinte maneira:
custos
diretamente
proporcionais
aos
estoques;
inversamente
proporcionais e independentes da quantidade estocada. Os custos diretamente proporcionais aos estoques aumentam à
18 medida que cresce a quantidade estocada, sendo esses decorrentes de despesas com armazenamento, manuseio, perdas, obsolescência, furtos e roubos. Com os custos inversamente proporcionais são os diminuem com o aumento do estoque médio. Os custos independentes são aqueles que variam independentemente do estoque médio mantido pela empresa, como por exemplo, o custo do aluguel de um galpão (MARTINS, 2000). Os custos relacionados por Arnold (1999) são mais amplos do que determinados por Martins (2000). Isso pelo fato de Arnold (1999) considerar os custos decorrentes da falta de estoque. A soma dos custos relacionados por cada autor corresponde ao custo total decorrente da necessidade de manter o estoque. Arnold (1999) relaciona os seguintes custos que são utilizados nas decisões sobre administração de estoques: custo por item, custo de manutenção, custos de pedidos, custos de esvaziamento de estoque e custos relacionados à capacidade. O custo por item corresponde ao preço pago pelo item somado a outros custos diretamente associados ao produto, como por exemplo, despesa com transporte. O custo de manutenção é representado pelo valor decorrente da imobilização do capital, das despesas como armazenamento e do risco em ter o produto
em
estoque,
devido
a
danos,
pequenos
furtos,
deterioração
e
obsolescência. O custo de pedidos corresponde àqueles associados à emissão de um pedido, independente da quantidade pedida. O custo de por falta de estoque é bastante prejudicial à empresa, pois ela pode perder vendas e consumidores. Já os custos associados à capacidade correspondem aos custos decorrentes de alteração da produção, tais como os custos devido às horas-extras, contratações, treinamentos e demissões (ARNOLD, 1999).
6.2 Compras
A função compras ganha ainda mais importância para as empresas automotivas em virtude desse ramo de atividade exigir um alto investimento financeiro. “A função compras é importante sempre que a organização gastar parte significativa de seu faturamento na aquisição dos bens e serviços necessários para o negócio” (BAILY: 2000 p.85). A aquisição de materiais passa a exercer função determinante para a
19 obtenção dos objetivos da empresa, uma vez que compras mal efetuadas comprometem o capital da empresa através da elevação dos custos associados ao estoque. Para que as empresas mantenham os estoques no nível ideal, tornase necessário que elas utilizem o Lote Econômico de Compras - LEC, porém em virtude desse método não ser indicado para todas as situações, as empresas devem levar em consideração todos os fatores envolvidos, juntamente com a definição de sua política. Segundo Martins (2000), no contrato de fornecimento o próprio sistema emite e envia uma ordem de compra via EDI (Eletronic Data Interchange/Tecnologia para Transmissão de Dados Eletronicamente), logo que for detectada a falta do material. O computador do cliente é ligado diretamente ao computador do fornecedor e os pedidos de compra, como também outros documentos são enviados sem a utilização de papel, sendo criptografados para uma maior segurança.
6.3 Classificações dos Materiais
Um fator importante para a administração dos estoques é a classificação dos materiais. Uma correta classificação apresenta contribuições relevantes para o gerenciamento e controle dos produtos, uma vez que pode determinar quais itens receberão maior prioridade, determinando de forma mais precisa o nível dos estoques. Segundo Viana (2000), a classificação de materiais é um processo de agrupamento dos materiais por características semelhantes. O autor classifica os materiais as seguintes formas: quanto ao tipo de demanda; quanto à perecibilidade; quanto à possibilidade de fazer ou comprar; quanto ao tipo de estocagem; quanto à dificuldade de aquisição e quanto ao mercado fornecedor. A classificação quanto ao tipo de demanda se subdivide em materiais de estoque e materiais não de estoque. Os materiais não de estoque são os de demanda imprevisível para os quais não são definidos parâmetros para o ressuprimento automático. Já para os materiais de estoque devem ser determinados critérios e parâmetros de ressuprimento automático, tendo como base a demanda prevista e a importância do produto para a empresa. Os materiais de estoque classificam-se em: quanto à aplicação; quanto ao valor de consumo anual; quanto à importância operacional e em materiais
20 críticos (VIANA, 2000). Quanto à aplicação não é utilizada pelo comércio, sendo bastante difundido pela indústria. Segundo Viana (2000), esses materiais se subdividem em materiais produtivos e improdutivos. Os materiais produtivos compreendem todo material ligado ao processo de fabricação, podendo-se destacar a matéria-prima, os produtos em fabricação, produtos acabados e materiais de manutenção. Ainda segundo o autor, são classificados como improdutivo todo material que não é incorporado às características do produto fabricado. Esses materiais são os de consumo geral. Como por exemplo, os materiais para limpeza. Para evitar a imobilização de material o comércio varejista de autopeças deve manter um controle de estoque necessário. Para isso deve classificar de forma correta os seus produtos, de acordo com a importância do material para a empresa. Na classificação quanto ao valor do consumo anual, os produtos são agrupados em ABC. Na curva ABC ou Curva de Pareto se determina a importância dos materiais em função do valor expresso pelo próprio consumo em determinado período. Não é recomendado analisar a Curva ABC isoladamente, devendose estabelecer uma interface com a importância operacional (VIANA: 2000 p.54).
Essa classificação tem sido bastante utilizada pelas empresas e se mostra relevante para a AE, uma vez que determina, entre outros aspectos, qual o tipo de atenção a serem dadas peças empresa para cada produto e a política de venda. Para Viana (2000), os itens da classe A requerem atenção especial por parte da empresa; os itens da classe B correspondem aos produtos intermediários entre as classes A e C; os itens da classe C são os materiais de baixo valar de consumo, justificando pouca atenção. Materiais críticos sãos o aqueles se reposição específica de um equipamento ou de um grupo de equipamentos iguais, cuja demanda não é previsível e cuja decisão de estocar é tomada com base na análise de risco que a empresa corre, caso esses materiais não estejam disponíveis quanto necessário (VIANA: 2000 p56).
Materiais perecíveis são aqueles adquiridos para serem utilizados em determinado período de tempo e que caso não sejam utilizados no período determinado não poderão ser mais utilizados. Os materiais de estocagem permanente são aqueles para os quais foram aprovados níveis de estoque com parâmetros de ressuprimento estabelecidos para renovação automática do estoque, enquanto que os materiais de estocagem temporária são aqueles que não devem
21 existir em estoque. A classificação quanto à dificuldade de aquisição do produto tem como finalidade, entre outros aspectos, determinar os níveis de estoque, levando em consideração o grau de dificuldade na aquisição do produto, que pode provir de fabricação especial, escassez no mercado, sazonalidade, monopólio, logística sofisticada e importações (VIANA, 2000). A classificação dada por Viana (2000) é ampla, porém outros autores classificam de outra forma os materiais. Arnold (1999) classifica os materiais de acordo com as funções que desempenham, podendo ser estoques de antecipação, estoque de flutuação (estoque de segurança), estoque de tamanho do lote e estoque de transporte. Estoque de antecipação corresponde aos itens adquiridos tendo com base a previsão de demanda. O estoque de segurança tem como criar flutuações aleatórias e imprevisíveis do suprimento, da demanda ou do lead time. O estoque de tamanho do lote se deve ao fato de a empresa adquirir uma quantidade maior do que a prevista em virtude de possíveis vantagens nessa aquisição, conseguindo uma redução dos custos. Já o estoque de transporte existe devido ao tempo necessário para transportar as mercadorias de um lugar para outro (Arnold, 1999) . Para Marins (2000), os materiais são classificados de acordo sua demanda, em dependente e independente, dos pedidos dos clientes externos. Já os materiais de demanda dependente são aqueles cuja quantidade a ser utilizada depende da demanda de um item independente. Entre os modelos sugeridos por Viana (2000), as peças automotivas devem ser classificadas seguindo o critério da classificação ABC. Porém, os produtos não devem ser analisados apenas pelo seu valor, mas também pela importância operacional. O ideal é que sejam classificados com item A aqueles produtos de maior venda. Esses produtos devem ser controlados de forma contínua, para evitar faltas ou excesso de mercadoria, devendo ser mantidos apenas o necessário em estoque. Os itens pertencentes às classes B e C, também devem ser controlados. Os itens da C devem receber menor controle, porém não devem ser esquecidos, não apenas para evitar falta, como também, para evitar excesso de mercadorias, podendo, assim, transformarem-se em peças obsoletas. A competitividade no mercado e exigência dos consumidores são alguns dos fatores que tem contribuído para que as empresas tenham passado a dar maior atenção aos estoques. No ramo de peças automotivas essa necessidade fica
22 mais evidente devido ao volume de investimento necessário, bem como a possibilidade de obsolescência dos produtos. A atenção nos estoques tem como objetivo aperfeiçoar o investimento nesse setor, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa e diminuindo o volume de capital investido nos materiais. Para que esse objetivo seja atingido, torna-se necessário que as empresas gerenciem de forma adequada os estoques.
6.4 Gestões de Estoques
O gerenciamento de estoques é um conjunto de atividades que visa, por meio das respectivas políticas de estoque, ao pleno atendimento das necessidades da empresa, com a máxima eficiência e ao menor custo, através do maior giro possível para capital em materiais (BARROS: 2003 p.2). A GE tem como objetivo encontrar o equilíbrio entre estoque e consumo, de maneira a atender as necessidades dos consumidores com mínimo custo e com menor risco de falta. Segundo Viana (2000), para que isso seja possível é necessário tomar algumas medidas, tais como: impedir a entrada de material desnecessário, determinar nível de estoque para cada produto, acompanhar a evolução dos estoques e retirar das prateleiras os materiais obsoletos. Ainda segundo o autor, o estoque será otimizado através do gerenciamento da análise da variação e tendência de consumo; uso do modelo de demanda adequada; otimização das quantidades de reposição e emissão de compras econômicas. O gerenciamento dos estoques pode ser de duas formas: manual ou mecanizado.
Para Viana (2000), o gerenciamento manual se dá através da
utilização de fichas de prateleira e/ou de controle de estoque. Já o mecanizado é aquele que utiliza o controle por meio de informática. O gerenciamento manual tem perdido um pouco o espaço para o mecanizado por conta da praticidade e por ser mais rápido o resultado. Existem diversos softwares no mercado para atender todas as empresas em suas diversas atividades. Nos últimos anos, as empresas têm investido em programas que determinam os níveis a serem mantidos em estoques de forma precisa como, por exemplo, o MRP (Materials Requeriment Planning/Planejamento das Necessidades de Materiais). Esse programa é de grande utilidade para as empresas, uma vez que
23 ele busca através do investimento correto em estoques atender às necessidades dos consumidores. “O MRP é um sistema de apoio às decisões de comprar e produzir apenas o necessário e no momento certo, visando eliminar estoques e ao atendimento certo ao cliente” (POZO: 2002 p.134). Quando o plano-mestre de produção é desenvolvido para um produto, podem ser gerados relatórios que protejam a quantidade de resíduos esperada e quando isso ocorrerá. Embora esse método exija modificação substancial das listas de materiais de uma empresa, os benefícios também são substanciais. As empresas podem
identificar
seus
problemas
de
resíduos
com
antecipação
e,
consequentemente, planejar o tratamento adequado a ser dado a esses materiais. Geralmente, as empresas de grande porte contam com o auxílio de softwares mais precisos, pois os programas de alta precisão são caros. No ramo automotivo é percebido que as concessionárias têm programas que dão do fluxo dos materiais, relatórios, classificação de materiais, determina nível de estoque até quantidade mínima de pedido. Ao contrário da Indicar Peças e Serviços, que mesmo com programas, o controle do estoque muitas vezes se faz manual isto se deve a deficiência dos softwares utilizando na empresa ou mesmo do colaborador que não é suficiente treinado.
6.4.1 Níveis de Estoque
È de fundamental importância o sistema de planejamento de material para as empresas, pois permite cálculos de quantos materiais de determinado tipo são necessários e em que momento, tornando o cumprimento de entregas de produtos sempre com o mínimo de estoque necessário. Para que seja determinado o nível de estoque ideal é necessário que seja estabelecido o estoque mínimo, o máximo e o ponto de pedido. Segundo Dias (1993), isso não seria preciso se, entre outros fatores, não existisse alteração de consumo durante um determinado período, o fornecedor de peças nunca atrasasse a entrega e todos os seus produtos fossem aceitos. A determinação adequada dos níveis de estoque irá evitar a imobilização do capital investido em compras indevidas. Esses níveis devem ser revistos e atualizados, evitando problemas surgidos por diversos fatores, tais como
24 variação do consumo e alterações de tempo para reposição.
6.4.2 Estoque Máximo
Para evitar excesso de mercadorias, as empresas devem determinar o estoque máximo para cada produto. “Estoque máximo é a quantidade de estoque permitida para o material” (VIANA: 2000 p.149). As condições normais de equilíbrio entre a compra e o consumo, o estoque oscilará entre os valores máximos e mínimos. O EMax sofrerá limitações de ordem física, como espaço para armazenamento. É possível diminuir, tanto o tamanho do lote como o de estoque mínimo, quando falta capital torna-se maior. 6.4.3 Estoque Mínimo
A determinação do EMn tem como finalidade evitar excesso ou falta de mercadoria e o seu cálculo deve levar em consideração vários fatores. Segundo Viana (2000), a quantidade do EMn é calculada em função do nível de atendimento fixado pela empresa, em função da importância operacional e do valor do material, além dos desvios entre os consumos estimados e os realizados e o prazo médio de reposição. Essa determinação é muito importante para a empresa, uma vez que a mercadoria tem como objetivo cobrir eventuais atrasos no suprimento e/ou variação na demanda, evitando, assim, ruptura no estoque, como também, excesso de mercadoria. Estoque de mínimo, também denominado estoque de segurança, é a quantidade mínima possível capaz de suportar um tempo de ressuprimento superior ao programado ou um consumo desproporcional. Ao ser atingido pelo estoque em declínio, indica a condição do material, desencadeando providências, como, por exemplo, a ativação das encomendas em andamento, objetivando evitar a ruptura do estoque (VIANA: 2000 p.150).
De acordo com Dias (1993), existem duas formas o EMn: através de proteção estimada do consumo e de cálculos matemáticos, cabe ao administrador de materiais determinar a previsão de consumo de uma forma que ela se aproxime o máximo da realidade. Isso irá contribuir para que os níveis do estoque sejam projetados de forma correta, otimizando Investimentos nesse setor.
25 O autor ainda determina os seguintes modelos como forma de cálculos para EMn: fórmula simples; método da raiz quadrada; método da porcentagem de consumo; cálculo do EMn considerado alteração de consumo; tempo de reposição e EMn com grau de atendimento definido. A fórmula simples corresponde ao resultado do produto do consumo médio mensal com o fator de segurança arbitrado como qual se deseja garantia contra risco de ruptura.(DIAS, 1993). O fator segurança é arbitral, quando ele varia de produto para produto, sendo determinado com base na expectativa da cobertura do material que a empresa deseja atingir. O método raiz quadrada só deve ser utilizado se o consumo durante o TR (tempo de reposição) for pequeno, menor que 20 unidades, se o consumo do material for irregular e a quantidade requisitada ao almoxarifado for igual a 1. Esse modelo corresponde à raiz quadrada do produto do consumo médio mensal pelo TR (DIAS,1993). O cálculo do estique mínimo considerado alteração de consumo e tempo de reposição, a exemplo dos demais modelos apresentados, determina o estoque mínimo de forma que não ocorra RE, sendo assim, suficiente para atender a demanda mesmo que ocorra de forma irregular, o que não ocorre com o modelo de EMn com grau de atendimento definido. Esse modelo admite o estoque zero e o não-atendimento do material solicitado. Para isso, é necessário determinar a probabilidade de ruptura ou definir o grau de atendimento desejado. (DIAS, 1993). Alguns outros autores determinam o EMn de forma diferente da sugerida por Dias (1993), como
por exemplo, Martins e Pozo (2002). Martins
Determina que o EMn deva ser levado em consideração três situações diferentes: demanda variável e TR constante; demanda constante e TR variável, constante é determinado para atender a um aumento na demanda. O EMn com demanda constante e TR variável considera o TR com variação no TR, com variação discreta, com as probabilidades associadas conhecidas. Nesse caso depende da variação TR, quando a mercadoria solicitada chega a empresa poderá haver uma quantidade maior que o EMn, ou até mesmo não ter mercadoria em estoque. A determinação do EMn com demanda e a TR variável exige cálculos matemáticos. Pozo (2002), aponta três modelos matemáticos para cálculo do EMn: método do grau de risco (MGR); método com variação de consumo e/ou tempo de reposição (MVC) e o método com grua de atendimento definido (MGAD).
26 No método do MGR, o administrador determina em porcentagem um fator de risco, para isso levam-se em consideração a sensibilidade do mercado e as informações colhidas junto a vendas e suprimento. O MVC só deve ser utilizado quando houver atraso na entrega do pedido e/ou aumento nas vendas. Na determinação do EMn esse modelo leva em consideração o consumo normal do produto, o consumo maior previsto do produto e a porcentagem de atraso no TR. Já o MGAD tem como objetivo determinar um estoque de segurança baseado em um consumo médio do produto durante certo período e um atendimento da demanda em determinado grau de atendimento. Segundo esse modelo o cálculo do EMn leva em consideração o consumo médio e o desvio padrão (POZO 2002). No ramo de peças automotivas ocorre tanto a variação na demanda, quanto no TR das mercadorias, porém o TR é mais estável, mesmo assim essas duas variáveis devem ser levadas em consideração quando da determinação dp estoque mínimo. É fundamental que a empresa avalie a importância e freqüência desses atrasos a fim de parametrizar o sistema GE.
6.4.4 Demanda Demanda corresponde á intenção de consumo e seu objetivo é fazer previsões. Segundo OLIVEIRA (2000 p.33), previsão corresponde ao esforço para verificar quais serão os eventos que poderão ocorrer, com base no registro de uma série de probabilidades. É importante a análise do consumo em um determinado período, pois é a quantidade de material requerido para atendimento das necessidades de comercialização, produção etc., com relação a um determinado tempo. As informações fundamentais que permitem a decisão das dimensões e distribuição no tempo da demanda de cada produto classificam-se em: quantitativas e qualitativas. As quantitativas são a evolução das vendas no passado e variáveis que estão ligadas diretamente a venda, como por exemplo, a criação e vendas de produtos infantis e a influência da propaganda, entre outras. Já as qualitativas
correspondem
às
opiniões
dos
gerentes,
dos
vendedores
e
compradores, como também a pesquisa de mercado (DIAS, 1993). Pozo (2002),lembra os seguintes métodos para determinar a previsão de demanda: o método do último período; método da média aritmética; método da
27 média ponderada; método da média com ponderação exponencial e o método dos mínimos quadrados. O método do último período consta em utilizar como previsão para o próximo período o consumo do período anterior. O método da média aritmética a previsão é alcançada por meio do cálculo da média aritmética do consumo dos períodos anteriores. Com o método da média ponderada atribui-se o peso para os períodos de consumo, o período mais próximo recebe um peso maior que o período anterior. A demanda na média com ponderação exponencial considera-se a previsão do último período, devendo ser atribuído peso para esse período. Já no modelo da média dos mínimos quadrados corresponde a um processo de ajuste, determinando a previsão de consumo. (POZO, 2002). Na determinação da previsão de demanda a Indicar Peças e Serviços utiliza a técnica de predileção. Isto pode representar um problema para a empresa, em virtude da necessidade de identificar as variáveis que influenciaram o consumo, como também, da necessidade da utilização de cálculos matemáticos para que essa previsão seja determinada de forma real. O consumo pode ser regular, irregular e sazonal. Segundo Viana (2000), ocorre o consumo regulara quando se verifica pequena variação na quantidade utilizada do material em determinado período de tempo. O consumo irregular é caracterizado por grande variação entre sucessivos intervalos de tempo. Segundo o autor, o consumo sazonal é determinado por padrão repetitivo de demanda, onde em determinado período constata-se uma elevação ou queda na utilização do produto. A variação no consumo dificulta a demanda. Para examinar com atenção a evolução do consumo é necessário levar em consideração todos os fatores que exerce influência sobre ele. Os seguintes fatores podem influenciar o comportamento do consumo:
influências
políticas,
conjunturais
e
sazonais;
alterações
no
comportamento dos clientes; inovações técnicas; produtos retirados da linha de produção; alteração da produção e preços competitivos dos concorrentes. (DIAS: 1993, p.35). Existem três grupos de técnica de previsão de consumo: projeção, explicação e predileção. A projeção admite que as vendas futuras sejam uma projeção do passado ou as vendas evoluirão no tempo. A explicação busca
28 determinar a previsão da demanda levando em consideração asa vendas do passado, porém considerando a influência de algumas variáveis, enquanto que, a predileção sua característica é o fato da previsão de demanda ser determinada por funcionários experientes e conhecedores dos fatores que influenciam as vendas e o mercado (DIAS, 1993)
6.4.5 Tempo de reposição
Para calcular o estoque mínimo é necessário conhecer o tempo de reposição da mercadoria, devendo esse tempo ser levado em consideração quando da determinação do estoque de segurança. De acordo com (DIAS: 1993 p.58), tempo de reposição é o tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa. É importante para a formação dos estoques que o TR seja determinado o mais real possível, uma vez que ocorrendo variações nesse tempo deve também ocorrer variação no nível dos estoques.
6.4.6 Ponto de pedido
Como o EMn é considerado estoque morto, esse investimento pode ser desnecessário, o que poderia aumentar os custos da empresa. Quando o PP é realizado uma nova aquisição de material e na maioria das vezes, o produto chega à empresa quando o material atinge EMn. Desta maneira, EMn determinado se justifica somente para atender à solicitação dos clientes em um determinado período, existe grande variação da demanda.” Ponto de pedido é a quantidade média exigida durante o lead time (tempo de espera) mais o estoque de segurança”. (BAILY: 20002 p.149). Em períodos que ocorram uma grande oscilação na demanda e que o estoque determinado para o PP não conseguir atender a procura o EMn atende à solicitação, evitando RE e custos gerados com a falta de atendimento as necessidades dos consumidores.
29 7 DESENVOLVIMENTO Tentando criar condições favoráveis no departamento de peças, a pesquisa se deu junto aos clientes, funcionários e administradores da Indicar Peças e
Serviços,
objetivando
identificar
necessidades
e
oportunidades
desse
departamento. A Indicar conta hoje com uma carteira de mais de 800 clientes entre eles, empresas, locadoras e órgãos públicos. Na empresa existem quatorzes colaboradores, sendo que oito são profissionais na área mecânica, dois no escritório de atendimento na oficina, um no setor administrativo e financeiro, dois supridores de peças e um no setor de compra. A pesquisa foi aplicada a uma amostra da população total dos clientes que mensalmente freqüentam a empresa para fazer reparo nos veículos. A amostra corresponde a 20% dos clientes e foi de forma probabilística. Com os colaboradores, a pesquisa foi realizada no departamento de peças e todos os mecânicos e a outra com o administrador e setor administrativo da empresa. Os dados foram coletados direto pelo pesquisador, e realizado através de pesquisa de caráter qualitativo e quantitativo. A pesquisa qualitativa foi realizada através de entrevista e do método observação e a quantitativa com questionário. A pesquisa com os funcionários teve o objetivo de identificar a eficácia do estoque no que se refere ao atendimento das necessidades dos clientes, mesmo estando ciente que o estoque não é destinado exclusivamente ao cliente no balcão e sim ao suprimento de peças usadas nos serviços executado nos veículos que chegam à oficina, enquanto que a entrevista aplicada aos administradores teve a finalidade de identificar como a empresa determina o nível dos materiais em estoque. Todo questionário foi aplicado numa linguagem simples e adequado aos respondentes, sendo dicotômica e de múltipla escolha. Após a elaboração do questionário foi realizado um estudo para identificar o layout adequado e determinar a melhor sequência para as perguntas de forma a atender o objetivo do trabalho sem obter desgaste por parte dos respondentes. A pesquisa bibliográfica teve como objetivo identificar fatores que devem ser levados em consideração quanto a determinação do nível ideal para cada produto em estoque e tentar adequar o melhor modelo para a empresa Indicar Peças e Serviços, de forma a melhorar o nível dos materiais em estoque e também aperfeiçoar o desempenho da organização.
30 CONCLUSÃO
Espera-se que este trabalho possa contribuir no controle de estoques de pequenas e médias empresas, administradores de estoque, estudantes de administração e profissionais liberais interessados no assunto. No estudo realizado foi observado que apesar da empresa ser informatizada, ela não apresentava um controle de estoque satisfatório, na pesquisa foram detectadas algumas falhas tanto na sua demanda quanto na prestação de alguns serviços, tendo como conseqüência, atrasos nos relatórios mensais, causando ainda insatisfação gerencial e contábil. Os procedimentos adotados pela empresa para sanar esse problema ainda não chegaram a um denominador comum, o sóciogerente disse que o software usado atualmente não trás resultados suficientes para a contabilidade interna. Conclui-se que a forma como a empresa tem determinado a previsão de demanda pode está contribuindo na manutenção de níveis inadequados dos materiais em estoque. A empresa vem dando os primeiros passos para mudar esse quadro, para continuar competitiva em um mercado que exige agilidade na prestação de serviços. Nesse sentido, melhorar a otimização de gerenciamento de estoques pode aprimorar a qualidade de serviço prestado.
31 REFERÊNCIAS ARNOLD, J.R.Tony. Administração de materiais. São Paulo: Atlas, 1999. BAILY, Peter et.al. Compras – princípios e administração. São Paulo: Atlas, 2000. BARROS, Richard Freire. Gestão de http://www.itebe.com.br.Acesso 25/09/2010.
estoques,
2003.
Disponível
em:
BRASIL. Consolidação das Leis do Trabalho. Texto do Decreto-Lei n.º 5.452, de 1 de maio de 1943, atualizado até a Lei n.º 9.756, de 17 de dezembro de 1998. 25 ed. atual. e aum. São Paulo: Saraiva, 1999. CRUZ, Vilma Aparecida Gimenes. Metodologia da Pesquisa Científica. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2009. DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais: uma abordagem logística. 4 ed São Paulo. Atlas, 1993. LAUDON, Kenneth C ET. AL. Gerenciamento de sistemas de informação. 3 ed. Rio de Janeiro: LTC, 2001. MARTINS, Petrônio Garcia e CAMPOS, Paulo Renato. Administração de materiais e recursos patrimoniais. 3 ed. São Paulo: Saraiva, 2009. POZO, Hamilton. Administração de recursos patrimoniais – uma abordagem logística. 2 ed. São Paulo; Atlas, 2002. RITZMAN, Larry P.,LEE J. Krajewski, MALHOTA e Manoj K. Administração de Produção. Tradução Roberto Galman: São Paulo; Pearson Prentice Hall, 2010 UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ. Biblioteca Central. Normas para apresentação de trabalhos. 2. Ed. Curitiba: UFPR, 1992. V. 2. VIANA, João Jose. Administração de materiais – um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2000. YIN, Robert K. Estudo de caso: planejamento e métodos. 2. Ed. Porto Alegre: Bookman, 2001.
32 ROTEIRO DE ENTREVISTAS
APÊNDICE A Entrevista I ROTEIRO DE ENTREVISTA REALIZADA COM O ESTOQUISTA DA EMPRESA 1- Gênero ( ) Feminino ( x ) Masculino Idade: 25 anos 2- Tempo de empresa: 2 anos 3- Carga horária semanal: 48 horas 4- Faixa salarial: 1 – 3 mínimos ( x ) 3 – 5 mínimos ( ) acima de 5 mínimos ( ) 5- Qual reclamação é mais freqüente com relação aos materiais vendidos na empresa? - Algumas vezes o preço 6- Em quais ocasiões é sugerida a compra de um produto? - Sempre que o produto está com duas unidades. 7- A empresa faz promoção dos materiais? - Nos materiais tem desconto, promoção só nos serviços. 8- Ocorre ruptura no estoque? - Poucas vezes. 9- Quando ocorre falta do produto qual o comportamento da empresa? - Os fornecedores têm entrega com 24 horas, por isso a empresa fica pouco tempo sem o produto. 10- Existem peças obsoletas no estoque? - Poucas, pois o estoque mínimo.
33 APÊNDICE B Entrevista II
ROTEIRO DE ENTREVISTA REALIZADA COM O MECÂNICO CHEFE DA EMPRESA 1- Gênero ( ) Feminino ( x ) Masculino Idade: 28 anos 2- Tempo de empresa: 5 anos 3- Carga horária semanal: 48 horas 4- Faixa salarial: 1 – 3 mínimos ( x ) 3 – 5 mínimos ( ) acima de 5 mínimos ( ) 5- Que tipo de serviço mecânico é realizado na oficina? - Todos os serviços em linha leve,ou seja, carro de passeio. 6- Em que momento o departamento de peças deixou de atender uma requisição de materiais solicitada pela oficina? - Apenas quando o carro é da linha importada. 7- Qual a consequência gerada para os serviços mecânicos devido a falta de materiais no departamento de peças? - Ocorre atraso no tempo de entrega.
34 APÊNDICE C Entrevista III
ROTEIRO DE ENTREVISTA REALIZADA COM O SÓCIO - GERENTE DA EMPRESA 1- Gênero ( ) Feminino ( x ) Masculino Idade: 45 anos 2- Tempo de empresa: 19 anos 3- Carga horária semanal: 48 horas 4- Faixa salarial: 1 – 3 mínimos ( ) 3 – 5 mínimos ( ) acima de 5 mínimos ( X ) 5- Em que espaço de tempo se dá a revisão dos materiais de forma a determinar a necessidade de pedir o produto? - Sempre que o material, de muita rotatividade, está com duas unidades no estoque. 6- Qual a frequência de pedido? - Uma vez por semana, por não ter estoque alto. 7- O que determina a quantidade de materiais a ser pedido pela empresa? - A rotatividade. 8- Como a empresa controla os itens de maior valor? - Pela demanda. 9- Qual o critério utilizado para controlar a saída dos itens? - Existe um software, no qual todas as vendas são lançados no sistema. 10- Qual a quantidade de itens que a empresa mantém no estoque? -Sempre a quantidade mínima, para não comprometer muito o capital. 11- A empresa conta com o software, um programa para auxiliar as atividades diárias da empresa? - Sim 12- O programa atende as necessidades da empresa? - Existem momentos de falha. 13- O programa classifica os materiais? - Sim, faz a classificação ABC.
35 14- O programa controla entradas e saídas de mercadorias? - Sim, no momento da compra e venda. 15- Na determinação do nível dos materiais em estoque a empresa leva em consideração a previsão de demanda e tempo de reposição de mercadoria? - Sim.
36 APÊNDICE D QUESTIONÁRIO REALIZADO COM O CLIENTE X
PERGUNTAS RESPOSTAS 1 – Alguma vez colocou o veículo na Sim (x) Indicar Peças e Serviços e faltou a
Não ( )
peças para reposição no estoque? a) Próximo de casa ( ) b) Garantia no serviço ( x ) c) Qualidade no atendimento ( )
2 - Porque freqüenta a Oficina Indicar?
d) Preço ( ) e) Outros ( ) 3 – Como você classifica o tempo que a
a) Bom (x )
empresa leva para repor a peça no
b) Médio ( )
veículo.
c) Ruim (
4 - Qual a freqüência que leva o veículo para revisão?
)
a) 1 vez por mês (
)
b) A cada 30.000Km ( x ) c) Quando viaja (
)
a) Qualidade nos serviços ( 5 - Quais os pontos insatisfatórios em relação
à
oficina?
(marcar
até
alternativas)
3
b) Qualidade dos materiais ( ) c) Preço (
)
d) Pontualidade na entrega ( e) Localização ( x ) f) Outros (
)
a) Localização ( ) 6 – Quais os pontos mais favoráveis? (marcar até 3 alternativas)
)
b) Espaço físico ( ) c) Preço ( ) d) Atendimento ( x ) e) Outros (
)
)