Retaining Students in School Together
Handboek Voor het organiseren van succesvolle evenementen om de relatie tussen het MBO en het bedrijfsleven te verbeteren en samen voortijdig schoolverlaten tegen te gaan.
Unternehmen für Bildung.
GOBIERNO DE EXTREMADURA Consejería de Educación y Cultura
Legenda Student
Actiepunt
Docent
Toolbox
Ondernemer
FinanciĂŤn
1
2 Introductie Het RESIST project brengt docenten en begeleiders van MBO instellingen in contact met ondernemers, managers en voormalige studenten. We stimuleren beide groepen om samen praktische oplossingen te ontwikkelen en te implementeren om het aantal vroegtijdig schoolverlaters op MBO instellingen te verkleinen. RESIST biedt dit handboek aan als een praktische manier om vroegtijdig schoolverlaten te voorkomen door goede contacten te bewerkstelligen met het bedrijfsleven. Het handboek is getest in 5 Europese landen en is op basis van deze resultaten verder verbeterd.
We moedigen iedere MBO instelling in Europa aan om dit handboek te gebruiken om vroegtijdig schoolverlaten te verminderen. Dit handboek geeft stap voor stap aan hoe je een serie van evenementen organiseert waar MBO onderwijsinstellingen echt in contact komen met het bedrijfsleven. De evenementen kunnen op allerlei manieren georganiseerd worden en in dit handboek geven we hier een aantal concrete stappen voor aan. Naast dit handboek is extra informatie en een aantal zeer handige templates beschikbaar op de RESIST website:
www.resist-project.eu
3
4 Doelstellingen en motivatie Het doel van het organiseren van een evenement is om het bedrijfsleven en het MBO beter met elkaar in contact te brengen. Dit om een betere aansluiting op elkaar te garanderen ten behoeve van de MBO studenten en om te voorkomen dat studenten vroegtijdig en zonder diploma hun opleiding verlaten.
Motivatie voor deelname MBO studenten
MBO docenten
Werkgevers/ondernemers
Beter beeld over toekomstige banen
Meer kennis over de praktijk
Mogelijk toekomstige klanten ontmoeten
Goede voorbereiding voor stage
Beter in staat studenten te motiveren
Betere motivatie, minder kans op teleurstellingen Gemotiveerd worden door ondernemers, zien van ondernemerschap als optie
Feedback krijgen van bedrijfsleven op onderwijs Betere verbinding kunnen maken tussen onderwijs en bedrijfsleven
Ontmoeten van andere ondernemers: netwerken Kans krijgen om input te geven op curriculum Toezien op kwaliteit van opleiding en dus van toekomstige werknemers Relevante workshops
5
6 Het idee in de praktijk MBO docenten organiseren één of twee keer per jaar een evenement waarbij het bedrijfsleven echt in contact komt met het onderwijs. Om voldoende ondernemers en MKB werknemers te trekken is een interessant programma belangrijk. Om er zeker van te zijn dat er genoeg ondernemers en MKB werknemers deelnemen is het een goed idee om hen vanaf de start te betrekken bij het idee. Zo kunnen zij input leveren voor het programma.
Betrokkenheid van zowel ondernemers als docenten in het organisatieproces en tijdens het evenement is essentieel. Alleen dan kunnen zij inzicht krijgen in hoe ze samen kunnen werken, zodat meer MBO studenten hun opleiding afmaken en een geschikte baan vinden die past bij hun opleiding.
“Hoe interesseer je de juiste mensen en bedrijven voor het evenement? Dit kan door een thema te verbinden aan het evenement zoals ‘innovatie’ of door een interessante spreker te laten vertellen over onderwerpen als bedrijfsgroei of internationalisatie. Een nieuwe, originele en verrassende locatie kan hier ook aan bijdragen.”
FASE 1 VOORBEREIDING
9
10 Aan de slag! Het organiseren van een groot evenement kan veel tijd in beslag nemen. Het is daarom aan te raden dat er binnen de school een team verantwoordelijk wordt voor het evenement in plaats van slechts 1 persoon. Het is een goed idee om subgroepjes te vormen binnen dit team die zich specifiek bezighouden met communicatie, catering, presentaties etc. De teams komen geregeld bij elkaar om de voortgang te bespreken en om elkaar te helpen met problemen die ontstaan. Betrek ondernemers al in deze fasen omdat zij waardevolle inzichten kunnen bieden over wat de doelgroep aantrekkelijk vindt.
Je doel voor de bijeenkomst is ondernemers en bedrijven te verbinden aan je school. Hoewel dit het hogere doel is, is het wel belangrijk om je te realiseren dat de doelgroep van het evenement wellicht breder geïnteresseerd moet worden om te komen. Het is daarom belangrijk dat je een interessant programma biedt naast goede mogelijkheden tot netwerken. In onze ervaring is gebleken dat een combinatie van verschillende activiteiten bedrijven interesseert om bij zo’n evenement aanwezig te zijn. Zo zal een seminar met workshops en een informatiemarkt veel mensen interesseren. Onafhankelijk van de vorm die je kiest geven we je op de volgende pagina’s een aantal stappen die je altijd moet doorlopen voor het organiseren.
Vorm een team binnen je school dat het evenement gaat organiseren
11
12 Belangrijke beslissingen 1.
Waarom wil je dit evenement organiseren?
2.
Wie wil je dat er deelnemen aan het evenement?
3.
Welke vorm moet het evenement hebben? (Seminar, workshop etc.)
4.
Waar moet het evenement plaatsvinden?
5.
Welk budget heb je voor het organiseren?
6.
Wanneer is de beste tijd om het evenement plaats te laten vinden?
13
14 1. Waarom wil je dit evenement organiseren? Zorg ervoor dat het vanaf de start duidelijk is waarom je dit evenement wilt organiseren. Dit helpt je gedurende het proces om de juiste mensen uit te nodigen en om je doelgroep goed te bereiken. • Is je doel vroegtijdig schoolverlaten te verminderen? Is er misschien een specifieke opleiding waar je je op wilt richten? • Waarom draagt dit evenement hier aan bij? • Wat moet je sowieso in je programma opnemen om ervoor te zorgen dat ondernemers ook aanwezig willen zijn?
Het is belangrijk om duidelijk in je uitnodiging te vermelden waarom je het evenement organiseert zodat de juiste doelgroep aanwezig is. Let er wel op dat genodigden geprikkeld moeten worden. Bied daarom een informatief en interessant programma aan. Dit programma moet rond zijn voordat je de definitieve uitnodigingen verstuurt. Wanneer je doel duidelijk is kun je dit gebruiken om sponsoren voor het evenement te vinden (zie ook 5 Budget) Op www.resist-project.eu kun je formats vinden van bijvoorbeeld de uitnodiging.
Bepaal het doel van het evenement
15
16 2. Wie wil je dat er deelnemen aan het evenement? Je doel voor het organiseren van de bijeenkomst moet nu duidelijk zijn. Het is nu tijd om ervoor te zorgen dat de juiste mensen uitgenodigd worden. Hieronder volgen een aantal suggesties van mensen om uit te nodigen: • Docenten en loopbaan begeleiders • Ondernemers die de studenten kunnen inspireren • Voormalige studenten die nu in de regio werken • Voormalige studenten die nu zelfstandig ondernemer zijn De lijst kan uitgebreid worden naar gelang je doel voor het evenement.
Het is zeker interessant om jonge ondernemers en werknemers uit te nodigen omdat zij waardevolle inzichten kunnen bieden op het gebied van onderwijs en wat er volgens hen ontbrak tijdens hun opleiding. Docenten kunnen deze informatie gebruiken om een beter begrip te krijgen voor de studenten en over hoe zij naar de toekomst kijken. Verzamel de contactgegevens van mensen die je uit wilt nodigen
17
18 3. Welke vorm moet het evenement hebben? Wanneer je een evenement organiseert is het succes ervan deels afhankelijk van de methodologie die je hiervoor gebruikt. In dit geval ben je op zoek naar een evenement met interactie, inspiratie, netwerken, praktijkgericht leren, etc. De methodologie die je kiest moet daarom passen bij je doel voor het evenement.
Het is belangrijk te onthouden dat om je doelen te bereiken je ook studenten moet betrekken bij het evenement. Dit kun je doen door een aantal taken aan te wijzen die studenten kunnen uitvoeren onder begeleiding van de docenten. We geven nu een aantal voorbeelden van methodologieĂŤn die je kunt gebruiken en combineren voor je evenement.
De locatie en de ruimte waar je het evenement organiseert zijn uiteraard ook erg bepalend!
Kies de vorm van je evenement
Kijk ook eens op www.resist-project.eu voor meer voorbeelden van de vorm.
19
20 Voorbeeld 1: Trends conferentie Concept
Structuur
Logistiek
Op een trends conferentie ligt de nadruk op innovatie en trends.
Een trends conferentie duurt ongeveer 4 uur.
Het eerste deel van de conferentie kun je het beste houden in een conferentie ruimte.
Het doel is om te informeren en om netwerken onder de deelnemers te stimuleren.
Je kunt het beste 3 experts uitnodigen die bekend staan als innovatie experts in hun gebied. Het eerste uur bestaat uit presentaties van deze experts en vervolgens kunnen mensen deelnemen aan 1 van de 3 workshops.
Voor het tweede gedeelte raden we 1 grote ruimte aan waarbinnen mensen groepjes kunnen vormen voor hun workshop. Mensen kunnen tussendoor koffie/thee pakken zonder hier pauzes voor in te lassen.
21
22 Voorbeeld 2: Speed daten Deze methode lijkt erg op het speed daten zoals het vaak wordt toegepast bij zakelijk netwerken. Je kunt deze methode gebruiken om kennis uit te wisselen op specifieke gebieden in een korte tijd. De gebieden worden bepaald naar aanleiding van de context en het profiel van de deelnemers. Je zou ondernemers, docenten en
studenten gemengd aan verschillende kanten van de bar plaats kunnen laten nemen. Na 5 of 10 minuten moet iedereen één plaats opschuiven zodat ze met een nieuw iemand in gesprek komen. We raden aan om hiervoor één lange bar te nemen met barkrukken en de deelnemers gemengd hieraan te laten plaatsnemen.
Andere suggesties voor de vorm - - - - -
Symposium Workshops Tentoonstelling B2B evenement Speed daten
- - - - -
Werk conferentie Expert panel Brainstorm bijeenkomst Cursus bijeenkomst Discussie panel
Ongeacht de vorm die je kiest is het belangrijk dat je evenement ruimte biedt voor verschillende activiteiten. Zorg ervoor dat er minstens plaats is voor luisteren, discussiëren en netwerken. Wees je er ook van bewust dan het aantrekkelijker is voor mensen om 2 sessies van 20 minuten en een korte pauze bij te wonen dan 1 lange sessie van 40 minuten.
23
24 4. Waar moet het evenement plaatsvinden? Het succes van een evenement is afhankelijk van de plaats waar het georganiseerd wordt. Het budget dat je hiervoor beschikbaar hebt is uiteraard van belang. Bij voorkeur is de ruimte comfortabel en rustig met genoeg ruimte voor eventuele apparatuur en aankleding. Je moet altijd goed kijken of de gekozen ruimte passend is voor het soort evenement dat je organiseert. Naast de algehele indruk en sfeer van een ruimte zijn ook de logis-
tieke en financiĂŤle aspecten belangrijk om mee te laten wegen in je keuze. Op de volgende pagina zijn een aantal suggesties gedaan van verschillende locatiemogelijkheden. Ook zijn bij de verschillende locaties de voor- en nadelen opgesomd om je helpen bij het maken van de juiste keuze.
Bezoek de locatie voordat je een definitieve keuze maakt. Wees ook zeker van de prijs van de locatie voordat je de keuze maakt.
Bezoek potentiĂŤle locaties voordat je een keuze maakt
25
26 Voor- en nadelen van de verschillende locaties Locatie
Positief
Negatief
Op school
Lage kosten, ondernemers bezoeken de school, lage drempel voor studenten en docenten
Weinig uitstraling, geen spannende locatie (voor studenten en docenten)
Bij een bedrijf
Leraren en studenten krijgen goed inzicht in de dagelijkse praktijk, niet alledaagse omgeving
Geen eigen cateringmogelijkheden, wellicht minder geschikte ruimte(s)
Bij een brancheorganisatie
Zij kunnen invulling geven aan (een deel van) het programma, originele locatie voor je doelgroepen
Wellicht zijn er kosten aan verbonden, niet alle bedrijven komen uit deze sector
Kamer van Koophandel
Ervaren met organiseren van bijeenkomsten, kunnen samenwerkingspartner worden van het evenement
Ondernemers kunnen de locatie met verkeerde onderwerpen associĂŤren, bijv. bedrijfsstart
In een hotel
Professionele, luxe uitstraling
Waarschijnlijk de duurste optie
27
28 5. Wat is je budget voor het evenement? Het totaalbudget dien je vooraf te berekenen. Een deel van de inkomsten kun je werven via sponsoren en samenwerking met publieke en private partijen, die relateren aan onderwijs of de bedrijfssector. Bijdragen in natura zullen gemakkelijker los te krijgen zijn dan harde financiĂŤle bijdragen. Voorbeelden hiervan zijn een aangeboden ruimte om het evenement te organiseren of een spreker die zijn tijd graag kosteloos ter beschikking stelt. De kosten van het evenement variĂŤren afhankelijk van de vorm en locatie van het evenement. Op de volgende bladzijde geven we een inschatting van de kosten voor een evenement voor ongeveer 50 gasten op een externe locatie.
Je kunt de kosten drukken door het evenement op school te organiseren en studenten in te schakelen om te helpen met catering. Dit geeft echter misschien een wat minder professionele uitstraling, het is dan ook belangrijk te bepalen of dit bij je doelen past. Aan de andere kant krijg je op deze manier wel een keer ondernemers bij je over de vloer. Door het gehele evenement inclusief de catering zelf te organiseren kun je de kosten beperken tot grofweg de kosten voor een interessante spreker.
Zie www.resist-project.eu voor een sjabloon van een budgetopstelling.
Stel een budget op voor je evenement en informeer hoeveel middelen er op school hiervoor beschikbaar zijn
29
30 Harde kosten van het evenement Huur van een locatie voor een middag Spreker (inclusief voorbereidingstijd) Communicatie (o.a. printen uitnodigingen) Catering (50 deelnemers á €€10 p.p.)
€200-500 €500 €200 €500
Wellicht heb je ook nodig: Huur van een geluids- en lichtsysteem Huur beamer, flip-over etc.
€100 €100
De totale harde kosten zullen variëren tussen ongeveer €1000,- en €2000,- als je het evenement op een externe locatie organiseert. Je kunt overwegen aan bezoekers een toegangsprijs te vragen om de kosten te dekken. Dit heeft als voordeel dat mensen eerder geneigd zijn daadwerkelijk te komen als er voor betaald is, maar ook een nadeel: je werpt een drempel op voor mensen, dit kan ze weerhouden om in te schrijven. Houd in gedachten dat je eigen tijd besteed in uren ook een bepaalde waarde en kosten met zich meebrengen. Houd hier intern rekening mee.
31
32 6. Wanneer wil je het evenement organiseren? Als je begint met het organiseren van het evenement is het zaak snel een datum te prikken. Geef jezelf minstens 4 maanden tussen de start van voorbereiding en de datum van het evenement. Houd bij het vastleggen van de datum rekening met feestdagen en met andere grote (sport)evenementen. Voorkom dat je evenement vlak voor of na vakantieperiodes valt. Inbreuk op vrije tijd van mogelijke bezoekers kan ervoor zorgen dat velen van hen zullen afhaken. Een goede manier om er voor te zorgen dat de agenda’s van de meeste potentiële bezoekers nog vrij zijn is een zogenaamd ‘save the date’ bericht versturen tenminste 8 weken voor het evenement. Hierna heb je dan nog voldoende tijd om het exacte programma vast te stellen en de definitieve uitnodigingen te versturen. Een goed moment om de uitno-
digingen met het definitieve programma te versturen is tenminste 3 á 4 weken voor het evenement. Het beste moment voor het evenement zelf is tijdens de werkweek. In het weekend zijn studenten en leraren minder snel geneigd te komen. Om te bepalen welk moment van de dag passend is, vraag je je af: is de ochtend, de middag of de avond het meest geschikt voor mijn evenement? Wij adviseren om te beginnen aan het eind van de middag. Dan kunnen ondernemers, leraren en studenten bijna hun volledige (werk)dag benutten. Een eindtijd rond 18.30u is gepast, heb je meer tijd nodig, regel dan een buffet zodat mensen langer blijven.
Zie www.resist-project.eu voor een sjabloon van een ‘save the date’ bericht.
Bepaal een datum en moment voor je evenement, communiceer dit op tijd intern en extern via een ‘save the date’ bericht
FASE 2 TUSSENBALANS Phase 2 – Interlude
35
36 Planning: belangrijke beslissingen en actiepunten 12 tot 3 weken voor het evenement
1 tot 2 weken voor het evenement
De dag van het evenement
1. Je doel is duidelijk 2. Je locatie is bekend 3. Je budget is in kaart 4. De opzet van het evenement is bepaald en past bij je doelen 5. Boek een spreker 6. Verstuur uitnodigingen aan gasten en volg dit op 7. Ontwerp flyers voor studenten
1. Bestel of regel de catering 2. Regel een geluidssysteem 3. Bevestig de datum en inschrijving aan allen 4. Verzamel, bekijk en test de presentaties 5. Instrueer de spreker(s) 6. Verzamel banners en promotiemateriaal van sponsors 7. Print badges voor bezoekers
1. Deel de ruimtes in 2. Cadeau voor spreker 3. Check de hardware 4. Zorg ervoor dat de cateringpersoneel klaar is en goede instructies heeft 5. Ontvang de gasten 6. Neem foto’s 7. Registreer bezoekers
Zie www.resist-project.eu voor sjablonen voor badges en verschillende handige formulieren. Na het evenement is het verstanding de organisatie hiervan te evalueren. Wij komen hier verderop op terug.
Volg deze stappen in de voorbereidende weken
37
38 Vier organisatorische valkuilen Het is onrealistisch om alle mogelijke fouten te voorkomen. Toch kunnen we bepaalde cruciale fouten uitsluiten. Hierbij een lijst van 4 veelgemaakte fouten: 1. Niet bevestigen van de datum Zorg ervoor dat de datum van het evenement vroegtijdig wordt vastgelegd en herhaaldelijk gecommuniceerd. 2. Een locatie boeken zonder vooraf een bezoek te brengen Breng altijd persoonlijk een bezoek aan de locatie. Alleen dan kun je zeker stellen dat het voldoet aan je eisen.
3. Geen promotie maken Begin vroegtijdig met promotie. Het is je bedoeling dat het een geslaagd evenement wordt met veel bezoekers. Marketing en communicatie zijn belangrijk bij het organiseren van een succesvol evenement. 4. Belangrijke details op het laatste moment moeten regelen Zorg ervoor dat de belangrijkste onderdelen van je checklist tijdig zijn ingevuld. Dit helpt haast of panieksituaties te voorkomen met alle mogelijke negatieve gevolgen van dien. Houd de fases van voorbereiding goed in de gaten en houd je aan deadlines.
39
40 Tot nu toe... Checklist! Tot nu toe heb je de datum bepaald, de locatie geboekt en je hebt een spreker geregeld. Je weet je budget, de bijdrage van de school en eventuele bijdrages van sponsors. Voordat je verder gaat, moet je alle onderdelen van deze checklist kunnen afvinken: Je hebt intern een groep gevormd voor de organisatie van het evenement Je hebt een groep studenten erbij betrokken om samen het evenement op te zetten Het doel van het evenement is duidelijk Je hebt de opzet en vorm van het evenement bepaald Je budget is duidelijk De datum en het dagdeel zijn vastgesteld en gecommuniceerd (save the date) Je hebt een geschikte locatie bezocht en geboekt Je hebt tenminste ĂŠĂŠn interessante spreker geregeld Je uitnodigingen met het definitieve programma zijn de deur uit Op dit moment is het tijd om ook deze punten af gaan te ronden: Je studenten hebben posters/flyers gemaakt om het evenement bekend te maken onder leraren en studenten. Denk alvast na over wat je op de dag het evenement nodig hebt. Bijvoorbeeld intekenlijsten, fotocamera en een cadeau voor de spreker. Zie www.resist-project.eu voor handige sjablonen.
FASE 3 KLAAR VOOR DE START? AF! Phase 3 – On your marks, get set, go!
43
44 Almost showtime! De datum komt nu dichtbij en je hebt alle onderdelen van de checklist afgevinkt. Ben je klaar voor het evenement?
• Hoeveel aanmeldingen heb je binnen? Is dat genoeg voor een succesvol evenement? Geef mensen een paar weken om zich in te schrijven en begin twee weken voor het evenement met nabellen als je niet genoeg aanmeldingen hebt. Ongeveer 50 gasten zou heel mooi zijn.
• Verstuur een extra interne herinnering aan alle leraren en werknemers van de school om aan te geven dat het evenement binnenkort plaatsvindt en dat je van hen verwacht dat ze in grote getale deelnemen. Zorg ervoor dat ook zij zich aanmelden zodat je precies weet hoeveel mensen er komen.
• Instrueer de cateraar op het moment dat je weet hoeveel gasten je ongeveer verwacht. Houd er rekening mee dat er altijd mensen niet komen opdagen maar ook onaangekondigd wel verschijnen. Zorg er altijd voor dat je niet tekort komt, neem een marge van 10.
• Maak het hogere doel van de bijeenkomst duidelijk aan alle leraren: inhoudelijk is het programma interessant voor hen maar het is tevens de ideale gelegenheid langdurige relaties te ontwikkelen met ondernemers en werknemers in het bedrijfsleven in de regio.
• Klopt je financiële plaatje nog steeds met je budgetraming? Zo niet, zoek contact met je directeur om te kijken wat de mogelijkheden zijn.
Bekijk de beschikbare sjablonen en voorbeelden op www.resist-project.eu om er zeker van te zijn dat je alles hebt wat je nodig hebt.
45
46 Het is zover! Samen met je team op school heb je hard gewerkt om dit evenement te organiseren. We geven je wat tips mee om er voor te zorgen dat al je inspanningen leiden tot het beste resultaat. Concrete tips voor de dag vóór het evenement en de dag zelf: • Arriveer op locatie tenminste enkele uren voor het evenement begint • Zorg dat de indeling van de ruimte klopt met het programma (tafels, stoelen, stands, podium, spreekgestoelte etc.) • Controleer of je alle presentaties hebt en dat deze ter plekke werken in combinatie met de laptop en beamer • Als je de spreker(s) wil bedanken met een cadeau, zorg dat deze voor het grijpen ligt.
• Instrueer de studenten hoe de gasten te verwelkomen en te begeleiden bij de ingang (ophangen jassen, doorverwijzen naar juiste ruimte etc.) • Zorg dat je een aanwezigheidslijst hebt die de gasten aftekenen. Zo weet je precies wie aanwezig zijn geweest (handig voor evaluatie en opvolging). Maak 2 studenten er verantwoordelijk voor dat iedereen zijn handtekening zet. • Zet water klaar bij de microfoon voor de spreker(s) • Heb de fotocamera opgeladen en klaar voor gebruik
De genoemde formulieren kunnen worden gedownload van onze website www.resist-project.eu.
47
48 Het is zover! Je hebt lang uitgekeken naar deze dag en nu is het zover! Zorg ervoor dat je zelf ook geniet van deze dag en gebruik het evenement om je eigen netwerk uit te breiden. Je hogere doel vandaag is het bedrijfsleven en onderwijs met elkaar te verbinden, samen tot oplossingen komen en voortijdig schoolverlaten terugdringen. Dit betekent veel gesprekken en netwerken vandaag. Houd je ogen en oren open voor kansen zoals: • Zijn er ondernemers aanwezig die een keer een gastcollege of een les kunnen verzorgen op school? • Zijn er bedrijven die een trainingsdag of kijkdag voor studenten bij hun bedrijf kunnen organiseren? • Zijn er nieuwe mogelijkheden voor langdurige samenwerkingsverbanden met bedrijven voor stageplaatsen voor studenten? Let bovendien hierop: • Zijn de ondernemers, werknemers, leraren en studenten goed met elkaar in gesprek of moet je wat helpen en ze aan elkaar introduceren? • Vult iedere deelnemer een evaluatieformulier in?
FASE 4 LEREN DOOR TE DOEN Phase 4 – Learning-by-doing
Evaluatie Het is raadzaam om een methodiek te hanteren die het mogelijk maakt de verschillende onderdelen van je evenement te evalueren, zoals: • de deelnemers • het programma • de organisatorische processen • resultaten en kansen • verbeterpunten Een goede evaluatie stelt je in staat om een overzicht te krijgen van hoe alle activiteiten zijn verlopen en hoe de verschillende onderdelen samenhangen.
Uiteindelijk kun je hiermee vaststellen in hoeverre de kritische succesfactoren voor het organiseren van evenementen goed zijn ingevuld. Met deze conclusies kun je je voorbereiding op je volgende evenement verbeteren en eventueel anders inrichten.
53
54 Belangrijkste factoren voor evaluatie Na afloop van het evenement zijn dit zaken om jezelf af te vragen: • Heb je je hoofddoel bereikt? • Heb je je strategie goed gepland en hoe heeft het gewerkt? • Wat was het kwaliteitsniveau van de verschillende programmaonderdelen? • In hoeverre zijn de resultaten zoals verwacht? Deze concrete indicatoren helpen je om het evenement te evalueren: • Beoogd aantal gasten t.o.v. daadwerkelijk aantal gasten; • Beoogd aantal standhouders t.o.v. daadwerkelijk aantal standhouders;
• Gebudgetteerde inkomsten t.o.v. daadwerkelijke inkomsten; • Gebudgetteerde kosten t.o.v. daadwerkelijke kosten; • Tevredenheid gasten, standhouders, organisatoren. Een goede manier om je evenement te evalueren is een korte vragenlijst opstellen en deze in te laten vullen door de deelnemers. Zo krijg je een goed beeld hoe zij het beleefd hebben en op welke vlakken er verbeterpunten zijn. Er is op www.resist-project.eu een sjabloon van een vragenlijst beschikbaar.
RESIST Het RESIST project speelt in op de problematiek rondom voortijdig schoolverlaten bij MBO instellingen. Het project heeft een innovatieve praktische benadering om voortijdig schoolverlaten in het MBO tegen te gaan. De aanpak is gebaseerd op onderwijsmethoden uit Duitsland, Finland, Spanje, Polen en de ondernemende manier van lesgeven en training van projectleider Business Development Friesland. Het project heeft een directe aanpak ontwikkelt voor het gebrek aan samenwerking tussen MBO instellingen en het MKB met als gevolg een afname van het aantal voortijdig schoolverlaters. Dit handboek helpt bij het organiseren van evenementen waar studenten, docenten, ondernemers en werknemers samenkomen en belangrijke relaties voor de toekomst opbouwen. Deze evenementen stimuleren interactie tussen deze groepen en brengen hen dichter bij elkaar. Een beter inzicht in hoe het er aan toe gaat op school ĂŠn op de werkvloer draagt bij aan een beter onderling begrip tussen mensen uit het onderwijs en bedrijfsleven en levert een helder toekomstbeeld voor de student: de toekomstige werknemer of ondernemer!
Unternehmen für Bildung.
GOBIERNO DE EXTREMADURA Consejería de Educación y Cultura
www.nordwincollege.nl