Pragmatyka i etykieta komunikacji cyfrowej

Pragmatyka i etykieta komunikacji cyfrowej

Z tej broszury dowiesz się: Jak efektywnie i kulturalnie porozumiewać się w sieci Jak zadbać o swój dobry wizerunek w

KRÓTKI PORADNIK

komunikacji internetowej Jak skutecznie docierać do odbiorcy z informacją

INTERNET MOŻE BYĆ LEPSZY

opracował Bartosz Gołąbek

KLUCZOWE TEZY Teza 1 Internet jest najprawdopodobniej wieczny.

Serwery dysponują już taką ilością informacji o nas że, wkrótce dzięki tym zasobom osiągniemy nieśmiertelność. Nasze życie online jest rodzajem permanentnego tatuażu.

Teza 2 Traktuj każdą interakcję online tak, jakby to było miejsce publiczne. Postrzegaj cyfrową komunikację jak bezpośrednią rozmowę, odbywaną w czasie rzeczywistym. Chociaż nie jest tak w każdym przypadku, to jednak najlepiej jest założyć, że wszystko, co piszesz za pośrednictwem lub do Internetu, jest publiczne. Ustawienia prywatności mogą tylko częściowo zapewnić, że Twoje treści znać będą tylko ci, którzy powinni.

Ustawienia prywatności są zmienne. To, co kiedyś było chronione,w pewnym momencie może się stać dostępne dla całego Internetu...

DLA KOGO JEST TA BROSZURA? dla studentów

Dobry styl polega głównie na tym, że ma się coś do powiedzenia.

Arthur Schopenhauer

aby wiedzieli jak kulturalnie, bezpiecznie i skutecznie komunikować się w Internecie i innych elektronicznych narzędziach

dla wykładowców aby doskonalili swój warsztat, stawali się lepszymi użytkownikami Internetu, a przede wszystkim komunikacyjnym wzorcem dla otoczenia i swych podopiecznych

dla wszystkich pracujących w sieci aby świadomie rozwijali potencjał nowoczesnych technologii opierając się na poszanowaniu rozmówców i ich cennego czasu

ABC komunikacji w sieci Załóżmy, że Internet jest wieczny.

Każdą interakcję online traktuj tak, jakbyś był w miejscu publicznym.

Prywatność w Internecie niestety nie istnieje. Treści z e-maili, czy rozmów na czatach i w komunikatorach mogą zostać przekazane do innych osób także bez zgody i wiedzy nadawcy.

Podejdź do swojego cyfrowego życia świadomie. Zasada ta dotyczy korzystania z aplikacji takich jak Facebook czy Twitter, ale również częstotliwości sprawdzania służbowej lub prywatnej poczty e-mail.

Ton i subtelności naszych emocji są trudne do rozpoznania poprzez słowo pisane. Język ciała stanowi w naszym życiu podstawę zrozumienia przekazu rozmówcy w akcie komunikacji.

Porywająca dyskusja może się oczywiście udać także w Internecie. Warto jednak pamiętać, że bez wskazówek płynących z mowy ciała, takie elementy jak żart czy ironia, mogą być trudno dostrzegalne dla dyskutujących w sieci. Wówczas nawet prosty i niewinny komentarz może zostać źle odebrany. Łatwo wtedy o nieporozumienie.

Jeśli chcesz, aby cyfrowa komunikacja miała jak najwyższe standardy, zawsze używaj swojego prawdziwego imienia i nazwiska. Pozwoli to stworzyć trwałe interakcje, których nie trzeba się będzie wstydzić.

Nie publikuj niczego o swojej pracy (szkole, uczelni), z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to wiadomość pozytywna, na przykład gdy chcesz pogratulować awansu, dobrej oceny, wysokiej pozycji w rankingu.

Publikowanie negatywnych komentarzy może skłonić Twojego pracodawcę do zwolnienia Cię, ale co istotne, może również zniechęcić do Ciebie przyszłych pracodawców.

Pisząc w sieci nie wykluczaj, nie poniżaj, nie zawstydzaj, nie wprowadzaj w zażenowanie, ani nie wyszydzaj innych.

Nie rozpoczynaj trudnej rozmowy drogą elektroniczną. Poważne i ciężkie emocjonalnie rozmowy najlepiej odbywać twarzą w twarz.

Nie publikuj zdjęć innych osób bez ich uprzedniej zgody. Nawet jeśli dziś się na to zgadzają, to w przyszłości te publikacje mogą zepsuć waszą znajomość.

Z osobistymi wiadomościami najlepiej zadzwoń. Nie publikuj informacji o śmierci w rodzinie lub innych tego typu wiadomości na swojej “ścianie” na Facebooku lub Twitterze.

Ta kwestia wymaga ciągłego powtarzania: podobnie jak w świecie rzeczywistym dążenie do doskonalenia środowiska cyfrowego i Internetu to stały proces. Etykieta podpowiada, aby wszędzie pozostawiać przemyślane i rzeczowe komentarze.

Spraw, aby Twoja cyfrowa nieśmiertelność była szlachetna i pozytywnie zapadająca w pamięć.

Fora internetowe Przed opublikowaniem pytania lub wpisu przeczytaj regulamin forum i wytyczne często na forach pewnych rzeczy nie należy robić, czasem konkretne działania są wręcz zakazane.

Skorzystaj z funkcji wyszukiwania – ktoś mógł wcześniej odpowiedzieć na Twoje pytania.

Jeśli nie znajdziesz podobnego zagadnienia, staraj się opublikować swoje pytanie w odpowiednim wątku lub dziale forum.

Użyj tytułu, który nawiązuję do twojego tematu lub zapytania (np. Tytuł Pomocy! wcale nie jest precyzyjny; ale - Pomocy! Moja strona Wordpress rozsypała się - jest informacyjnie lepszy).

Nie “rozsadzaj” konwersacji na forum wstawiając komentarze lub pytania niedotyczące tematu dyskusji.

Nie publikuj dwukrotnie tej samej wiadomości w jednym wątku, ani nie publikuj tej samej wiadomości na kilku forach. Nie używaj kapitalików (wielkich liter). Wielkie litery to elektroniczny odpowiednik krzyku.

Nie publikuj ogromnych plików GIF lub JPEG, których pobieranie będzie trwać wieczność. Jeśli to możliwe, podaj link do pliku GIF lub obrazu jpeg.

Odpowiadając na komentarz w wątku na forum, zacytuj tylko tyle, ile jest konieczne. Marnujesz czas innych, cytując cały komentarz. Już to czytali i wiedzą o co chodzi. Nie muszą tego czytać ponownie.

Uważaj zarówno na żarty, jak i ton wypowiedzi. Ironia i sarkazm, mogą być trudne do zrozumienia.

Użyj funkcji wiadomości bezpośredniej lub prywatnej, aby prowadzić rozmowy indywidualnie.

Nie promuj otwarcie swojej firmy, chyba że na forum znajduje się konkretne miejsce, w którym jest to dopuszczalne.

Tam, gdzie możesz zaoferuj swoje pomocne komentarze lub informacje.

Jeśli to możliwe staraj się łagodzić spory między komentującymi.

Prywatne wiadomości e-mail lub wiadomości błyskawiczne mogą być najlepszym sposobem komunikacji w celu rozwiązania problemów. Nie należy prać brudów publicznie.

Zawsze staraj się być rozjemcą w internetowych sporach.

E-mail Poczta e-mail jest wszechobecna.

Korzystając z niej pamiętaj, aby szanować czas swoich korespondentów.

Poczta e-mail służy do informowania i uzyskiwania informacji od innych. Warto to uwzględnić podczas konstruowania wiadomości.

Polecenia "Do" i "CC (Carbon Copy)/DW (Do Wiadomości)" nie oznaczają tego samego.

Aby uzyskać odpowiedź od odbiorcy wprowadź właściwy adres maila w polu "Do".

"DW" powinno być wykorzystywane wówczas, gdy od wpisanego do tej linii odbiorcy nie oczekujesz odpowiedzi, ale chcesz zachować tego adresata lub adresatów w tzw. pętli komunikacji (aby wiedzieli o sprawie).

Pole "BCC - Blind Carbon Copy/UDW - Ukryte Do Wiadomości" może być wykorzystywane, gdy chcesz poinformować kogoś o komunikacji, ale nie chcesz, aby osoby otrzymujące komunikat (te ujęte w polu “Do”) wiedziały, że poinformowano inną osobę (UDW). Zaleca się również skorzystać z pola UDW, gdy wysyła się wiadomość e-mail do wielu osób tak, aby nie widziały w liście wysyłkowej swoich adresów e-mail. Obok zachowania prywatności adresatów, unika się w ten sposób lawiny komunikacyjnej, która może powstać przy odpowiadaniu na taką korespondencję (patrz niżej).

Udostępnianie adresów e-mail osób, z którymi korespondujesz, bez uprzedniego uzyskania ich zgody, nie jest właściwe. Z opcji UDW można też skorzystać w osobistej korespondencji.

Warto rozróżniać polecenia "Odpowiedz" i "Odpowiedz wszystkim". Jeśli nie masz 100% pewności, że wszyscy na liście e-mail chcą, czy też powinny przeczytać odpowiedź, wybierz opcję "Odpowiedz". W przeciwnym razie korzystając z polecenia “Odpowiedz wszystkim” - przyczynisz się do wywołania lawiny komunikacyjnej, która zapełni skrzynki wielu osób zbędnymi w ich pracy komunikatami i treściami.

E-mail nie jest narzędziem do prowadzenia komunikacji za pomocą długich form. W miarę możliwości należy praktykować tworzenie korespondencji elektronicznej opartej o strukturę pięciu zdań. Spraw, aby najważniejsze punkty Twojej informacji znalazły się w zdaniach od pierwszego do trzeciego.

Zdania czwartego i piątego można wykorzystać do postawienia pytań uzupełniających lub złożenia prośby, propozycji, czy wniosku. (Np. Proszę odpowiedzieć na moją propozycję do południa we wtorek).

Zachowaj czytelną strukturę komunikatu, w przeciwnym razie adresaci nie odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania zawarte w treści.

Jeśli stwierdzisz, że tematyka odpowiedzi na maila różni się od pierwotnego tematu korespondencji, zmień zapis w wierszu “Temat" na zgodny z treścią korespondencji. W razie wątpliwości najlepiej, wyślij całkiem nowy e-mail, o przejrzystej formie, składający się z pięciu zdań. Pozwoli to zachować funkcjonalną strukturę drzewka komunikacji.

Czas reakcji na maile. To, jak szybko odpowiadasz na służbowy e-mail, może być podyktowane oczekiwaniami pracodawcy oraz kulturą organizacyjną Twojej firmy. Jeśli to możliwe, odpowiadaj na e-maile nie częściej niż raz lub dwa razy dziennie. Resztę dnia pracy należy poświęcić na rzeczywistą pracę. Jeśli pracujesz w sprzedaży będzie to wykonywanie rozmów telefonicznych i odwiedzanie starych i nowych klientów; jeśli pracujesz w dziale analitycznym, skoncentruj się na badaniach, tworzeniu i prowadzeniu eksperymentów, i tak dalej.

E-mail Ogranicz czas poświęcony na e-maile do nie więcej niż 30-45 minut dziennie. Ten cel można osiągnąć za pomocą konstruowania 5-zdaniowych e-maili. W przypadku osobistych wiadomości e-mail, poświęć im czas nie częściej niż raz lub dwa razy w tygodniu. Dzięki temu będziesz pielęgnować ożywczą w relacjach aurę tajemnicy wokół siebie (zwłaszcza jeśli wyciszysz aktywność na swoich kontach na Facebooku i Twitterze), nie będąc łatwo dostępnym o każdej porze.

Podobnie jak na forach internetowych, zwróć uwagę na dowcip i ton wypowiedzi. Te kategorie nie przekładają się łatwo na słowo pisane. E-mail nie daje możliwości oceny mowy ciała, tembru głosu i innych niewerbalnych wskazówek, na których polegamy w komunikowaniu się.

Gniewne lub agresywne wobec adresata treści powinny być przekazane osobiście.

Nigdy nie wysyłaj ich e-mailem. E-mail pozostaje na zawsze i jak wiadomo może być przekazany dalej. Trzeba założyć, że wszystko, co wysyłasz pocztą e-mail, może być widoczne dla każdego. Najlepiej zawsze trzymać się faktów i zachować profesjonalny styl.

Pochwały i gratulacje mogą być wysyłane przez e-mail bez ograniczeń.

Jeśli używasz oznaczenia maila o wysokim priorytecie (flaga) lub słów takich jak "Pilne" w temacie i czynisz to często, oznacza to w rzeczywistości, że wiadomości te nie są ani priorytetowe, ani pilne. Częścią dobrego funkcjonowania w środowisku pracy jest uczenie się, aby odróżniać treści wymagające pilnego działania od kwestii zwyczajnie istotnych. Jeśli wszystko jest pilne, to w faktycznie pilne nie jest nic.

E-maile pełne niewybrednych żartów, które wysyła Twój szwagier czy sąsiad, które mogą bawić Ciebie, dla innych mogą być jednak obraźliwe. Nie przekazuj ich nikomu w pracy.

Dotyczy to również oszczerczych lub agresywnych wiadomości e-mail.

Warto pamiętać, że firmowa poczta e-mail nie jest prywatna. Trzeba przyjąć, że zatrudniająca Cię firma monitoruje Twoją aktywność w zakresie poczty e-mail i przeglądania Internetu.

Do prywatnych celów załóż osobną, bezpłatną skrzynkę mailową (Gmail, Yahoo, WP, itp.).

Nigdy nie wysyłaj korespondencji e-mail bez tematu wiadomości. Wiadomość wysłana bez tematu jest, po pierwsze, niegrzeczna, a po drugie - niepraktyczna, bo łatwo może trafić do folderu SPAM. W podpisie maila podaj najbardziej przydatne informacje dla odbiorców.

Bezpośredni telefon do Ciebie, numer faksu i adres strony internetowej firmy to dobre rozwiązanie. Nie przesadzaj jednak z ilością danych w podpisie, bo wówczas adresaci nie znajdą tego co będzie dla nich pożyteczne.

E-maile są odzwierciedleniem Twojego charakteru i profesjonalizmu. Sprawdź pisownię i zawsze czytaj je przed wysłaniem. Nierzadko jest tak, że piszemy znacznie szybciej niż myślimy, co prowadzić może do zakończenia zdania dwiema wykluczającymi się tezami.

Poświęć dodatkową minutę lub dwie, aby upewnić się, że wszystko w treści maila jest w porządku (reguła 5 zdań).

Język E-maili

rozpoczynajmy oficjalne wiadomości przyjętymi w naszym językowym obyczaju bezpiecznymi, uniwersalnymi i kulturalnymi formami

Szanowna Pani, Szanowny Panie, kończmy nasze wiadomości grzecznym

Z poważaniem,

Komunikatory internetowe Technicznie rzecz ujmując, komunikator i czat to dwa różne narzędzia porozumiewania. Mają jednak pewne podobieństwa, dlatego warto je tu ze sobą połączyć.

Komunikator służy do komunikacji online w czasie rzeczywistym między ludźmi, którzy się znają. Na przykład komunikator Google jest aktualnie powszechnie stosowany w Stanach Zjednoczonych i jest często używany w środowiskach korporacyjnych. Są też inne narzędzia jak np. Messenger.

Czat jest z kolei formą komunikacji online w czasie rzeczywistym między wieloma użytkownikami komputerów, którzy mogą się nie znać. Warto pamiętać, że poczta e-mail oraz fora internetowe nie służą do komunikacji w czasie rzeczywistym. Oba te narzędzia są asynchroniczne (nie wiadomo kiedy wpis czy wiadomość . zostanie odczytana.

Komunikator w pracy: sprawdzaj status rozmówców. Jeśli osoba wskazuje, że nie jest dostępna online, nie wysyłaj jej wiadomości błyskawicznej. To niewłaściwe i nieprofesjonalne. Jeśli Twój korespondent jest dostępny na czacie, zapytaj go, czy może rozmawiać. Czasem gdy jesteśmy bardzo zajęci pracą zapominamy zmienić nasz status na “Zajęty”.

Potraktuj tę formę komunikacji jako publiczną. Twój pracodawca jest właścicielem tego kanału komunikacji. Jeśli wysłanie linku do filmów z dokazującymi szczeniakami będzie prawdopodobnie jeszcze w miarę w porządku, to fotorelacja z Twojej wizyty na plaży nudystów już raczej nie.

Jeśli musisz na chwilę opuścić rozmowę jeszcze przed jej zakończeniem, to należy to zasygnalizować organizatorowi spotkania, rozmówcy lub rozmówcom np. wpisując frazę “zaraz wracam”, albo “muszę kończyć” - jeśli znikniesz bez informacji nie będą wiedzieli co się stało. To nieprofesjonalne.

Podziękuj za rozmowę gdy skończysz.

Videokonferencje i spotkania online Złote zasady spotkań video online Zasada #1 - sprawdź poprawność działania swojego sprzętu i połącz się punktualnie.

Spotkanie zdalne to takie samo spotkanie jak każde inne w przestrzeni rzeczywistej.

Zasada #2 - przed zabraniem głosu przedstaw się wyraźnie albo podpisz pełnym imieniem i nazwiskiem podczas logowania się do spotkania.

Zasada #3 - nie mów równocześnie z innymi uczestnikami spotkania, słuchaj innych w skupieniu, zabieraj głos po wskazaniu przez prowadzącego spotkanie, albo też po zgłoszeniu poprzez wykorzystanie odpowiedniego symbolu w aplikacji telekonferencyjnej.

Zasada #4 - włączaj mikrofon tylko kiedy zabierasz głos. Nie krzycz do mikrofonu, mów spokojnym głosem, wyraźnie i nieco wolniej niż zwykle. Zadbaj o właściwe ustawienia dźwięku w swoim urządzeniu, pomocne w słuchaniu dyskusji będą też wygodne izolowane słuchawki.

Zasada #5 - mów wyraźnie ze świadomością ulokowania mikrofonu w Twoim sprzęcie. Unikaj zdań złożonych i zawiłości w formowaniu myśli, które zabierają cenny czas.

Zasada #6 - pamiętaj o właściwym stroju.

Spotkanie online nie zwalania nas z profesjonalnego zachowania, w tym także stosownego do treści i kontekstu spotkania ubioru, nawet jeśli łączymy się z prywatnej przestrzeni. Pamiętaj, że niektóre spotkania mogą być nagrywane.

Zasada #7 - zadbaj o właściwe kadrowanie sylwetki i twarzy w ustawieniach kamery Twojego urządzenia. Staraj się ustawić kamerę tak, aby możliwe było patrzenie wprost do niej. Twoja twarz powinna być widoczna w całości. W miarę możliwości doświetl swoją sylwetkę i pozbądź się z otoczenia elementów rozpraszających lub zaburzających obraz. Unikaj siadania na tle ostrego światła lub rozświetlonego okna.

Zasada #8 - wiele aplikacji i platform umożliwia rozmycie tła lub ustawienie wirtualnego tła. Warto skorzystać z tej funkcji, jeśli nie chcemy aby wnętrze, z którego się łączymy było widoczne dla wszystkich uczestników spotkania.

W czasie pandemii COVID-19 w wielu krajach zdalne połączenia wideokonferencyjne stały się na tyle powszechne, że korzysta się z nich także w najbardziej prestiżowych programach telewizyjnych.

Specjaliści z branży medialnej wskazują w związku z tym na istotne elementy atrakcyjnego dla widzów kadru: 1. Oświetlenie - odpowiednie doświetlenie pierwszego planu kadru i jego tła (włączenie wszystkich lamp w pomieszczeniu) czyni go profesjonalnym.

2. Głębia obrazu - zorganizowanie ujęcia w taki sposób, aby można było dostrzec głębię pomieszczenia.

3. Roślinność - ujęcie w kadrze roślin lub owoców dodaje mu naturalności i ociepla go.

4. Dzieła sztuki, instrumenty muzyczne - dodają statycznemu obrazowi dynamiki.

Czat Podczas dołączania do czatu przedstaw się. Szczególnie jeśli pojawiamy się na czacie po raz pierwszy, należy się przedstawić. Można także dać znać, że jesteśmy na czacie bez konkretnej potrzeby lub planu, a chcemy spokojnie śledzić dyskusję, ponieważ Cię interesuje.

Nadmiernie stosowana interpunkcja, pisanie kapitalikami CAPS LOCK, czy wulgarny język to nie jest doba strategia czatowania.

Akronimy (skróty) są oczywiście do przyjęcia, ale należy trzymać się tych powszechnie znanych i stosowanych.

Gdy zadajesz pytanie, daj moderatorowi kilka minut na przekazanie go lub udzielenie odpowiedzi.

Zadbaj o to co piszesz. Zarówno wiadomości błyskawiczne, jak i rozmowy na czacie mogą być zapisywane przez każdego, kto bierze udział w czacie.

Facebook, Twitter, Instagram i inne Nie dodawaj do znajomych nieznanych sobie osób.

Jeśli chcesz porozmawiać prywatnie skorzystaj z funkcji wiadomości bezpośredniej.

Nie upubliczniaj nachalnie zbyt wielu informacji ze swojego życia prywatnego, a tym bardziej z życia innych osób.

Absolutnie nie publikuj niczego po spożyciu alkoholu, czy pod wpływem innych środków odurzających.

Znajdź dla siebie wygodną częstotliwość publikowania treści i trzymaj się jej.

Jeśli pragniesz aby Internet był przyjaznym dla użytkowników miejscem, zrezygnuj z angażowania się w gorące konflikty toczone w sieciach społecznościowych, forach internetowych czy na czatach.

Znaki funkcyjne @ - popularna małpka w komunikatorach i serwisach społecznościowych pomaga "wywołać" właściwą osobę. Po znaku @ wpisujemy wówczas dane osoby, którą chcemy wspomnieć lub wskazać, tak aby i ona o tym wiedziała np. "odbierze to od Was @MariaNowak." # - hashtag - to oznaczenie pomagające grupować, oznaczać i wyszukiwać tematy, treści, wątki w dużych i małych zasobach i dyskusjach np. #covid-19, #ptakipolski

Etykieta cyfrowa jest odpowiednikiem etykiety obowiązującej w codziennym życiu społecznym zatem: Bądź miły, uprzejmy i okazuj zainteresowanie rozmówcom.

Działaj pozytywnie i pomocnie.

Pracuj nad tym, aby świat cyfrowy był lepszy.

Jeśli Twoje wysiłki zostaną docenione, to być może staniesz się cyfrową osobowością, a inni – w tym potencjalni pracodawcy – zauważą to i wynagrodzą.

O Autorze: Bartosz Gołąbek jest adiunktem w Instytucie Filologii Wschodniosłowiańskiej Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz dyrektorem Instytutu Humanistycznego w Karpackiej Państwowej Uczelni w Krośnie. Istotną część swojego życia zawodowego poświęca cyfrowemu komunikowaniu. bartosz.golabek

Kraków 2021