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Diez claves para que una empresa haga su factura electrónica B. LÓP EZ
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CÓR DOBA
Día 03/02/2015 - 08.08h
Un experto explica los pasos y aclara las dudas sobre la nueva vía obligatoria de girar albaranes a la Administración
A BC
B ar t o lo m é B o r r e g o [a la de r e c h a], e n la jo r n ad a s o b r e f a c t u r a e le c t r ó n ic a e n la q u e p a r tic ip ó e n C ó r d o b a
La Ley 25/201 3 d e impulso a la facturación electrónica ha hecho que d esd e el 1 5 d e ener o las empresas deban guardar para siempre sus tradicionales albaranes a la hora de girarle servicios o bienes a las Administraciones. Salvo algunas excepciones, los negocios tend r á n que u tiliz a r la factura electrónica con el Gobierno, Junta , Diputación y Ayuntamientos, a la que sí están habituadas las grandes firmas, pero no tanto las pymes. Por ello, ABC Córdoba ha consultado a Bartolomé Borrego , un ex p er to en la m a ter ia , para que desgrane los pasos a dar a la hora de elaborar el albarán electrónico y aclare dudas. No en vano, el Voca l r esp onsa b le d e la Div isión d e N u ev a s T ecnología s en la Delegación d e la Agencia Tributaria en And a lu cía , Ceuta y Melilla estuvo en la Cámara de Comercio de Córdoba la pasada semana para participar en una charla divulgativa sobre la factura electrónica. Éstas son las diez claves que aporta para enfrentarse a su elaboración.
1. Obligatoria salvo para personas físicas De acuerdo a la Ley 25/2013, explica este experto de la Agencia Tributaria, sólo q u ed a n ex clu id os de la ob liga ción de presentar la factura electrónica la s p er sona s física s ( autónomos y profesionales) . Es decir, sociedades anónimas o de responsabilidad limitada; uniones temporales de empresas o agrupaciones de interés http://sevilla.abc.es/andalucia/cordoba/20150203/sevi-factura-electronica-cordoba-201502022237.html
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2. La exención de los 5.000 euros Desde el 15 de enero, las Administraciones de forma general obligan a presentar las facturas en formato electrócina. Ahora bien, las instituciones pública s pueden excluir reglamentariamente de la citada ob liga ción aquellos casos en los que el importe sea inferior o igua l a 5.000 eu r os. Eso sí, Borrego recuerda que esta posibilidad de eximir solo la pueden aplicar el Estado, las Comunidades Autónomas y los municipios de Madrid y Barcelona.
3. ¿Qué se necesita? Este experto de la Agencia Tributaria indica que el for m a to en que debe r ea liz a r se la factu r a electrónica se denomina «Fa ctu r a e». Y , admite, puede parecer «complicado p a r a u su a r ios no a v a nz a d os», ya que se basa en el lengu a je d e programación X ML (Extensible Markup Language) y su a sp ecto v isu a l se aleja b a sta nte d el a lb a r á n tr adiciona l. Además, prosigue, dicho fichero contenedor de la factura ha d e esta r fir m a d o con u n certificado electr ónico expedido por alguno de los prestadores de servicios de certificación, como Camerfirma, FirmaProfesional o Ancert. Con el fin de facilitar su elaboración, recuerda, el Ministerio d e Industria , Ener gía y T u r ism o ofrece de forma gratuita en la página oficial (www.facturae.gob.es ) un software de facturación cuya principal utilidad es la de generar este formato de factura obligatoria y firmarla electrónicamente.
4. Nada de escanear un pdf de la factura Aunque el salto a la factura electrónica pueda sonar difícil, no se pued en tomar atajos. Borrego advierte de que a efectos de contratación pública, como recoge la Ley 25/2013, únicamente existe un formato de factura electrónica admitido: el «Facturae», con el citado formato estructurado basado en el lenguaje XML. Por tanto, el escaneo de un documento PDF o la generación directa en dicho formato carecen de valor en este régimen obligatorio con las instituciones. En las relaciones entre empresas privadas sí es válido, siempre que se cumplan los criterios fijados por la normativa.
5. Treinta días para formalizarla
no emplearla a la hora de relacionarse con la Administración son claras. «Con las excepciones comentadas, la vía electrónica es la ú nica forma p osib le de hacer llegar la fa ctu r a a la Administración y por tanto para poder cobrar el importe», avisa.
8. No todo son obligaciones Uno de los servicios que ofrece FACe a los proveedores que presenten sus facturas electrónicas es la p osib ilid ad de realizar un seguimiento de éstas en su proceso interno y conocer así el estado d e tramitación de las mismas.
9. Un sistema con ventajas Además, de la ventaja reseñada, este funcionario de la Agencia Tributaria se detiene en otras. Algu na s, a su juicio, son «muy evidentes e im p or ta ntes» como el a hor r o relacionado con la impresión del papel (tóner o cartuchos de tinta) o la supresión del posterior ensobrado y su envío a C or r eos. Otras «pueden parecer menos evidentes», pero «no por ello son menos interesantes». Este mecanismo, destaca, contribuye a «la automatización, eficacia, rapidez, confidencialidad, ahorro de tiempo, simplificación o ahorro de espacio destinado al almacenamiento». En el ámbito de la contratación pública, se encuentran, además, nuevas ventajas que coinciden a su vez con los objetivos que persigue la citada Ley 25/2013 como «la reducción de la morosidad pública ». «Se busca en última instancia mejorar la competitividad de los negocios a través de la protección al proveedor», resume.
10. Obligatoria en parte del sector privado Borrego concluye sus consejos recordando que, aunque el foco se pone en el sector público, desd e el 1 5 d e ener o las firmas privadas que prestan «ser v icios d e esp ecia l tr a scend encia » deben expedir y remitir «fa ctu r a s electr ónica s en sus relaciones con empresas y particulares que acepten recibirlas o que la s hayan solicitado expresamente». Dentro de la categoría de «Servicios de Especial Trascendencia», cita los financieros destinados a consumidores (servicios bancarios, operaciones de seguros privados o planes de pensiones); los de suministro de agua a consumidores; los de distribución de gas al por menor; los de suministro eléctrico a consumidores; los de transporte d e via jeros o los de comercio minorista .
El Vocal responsable de la División de Nuevas Tecnologías en la Delegación de la Agencia Tribituaria en Andalucía, Ceuta y Melilla recuerda que hay «ob liga ción» de presentar la factura electrónica ante un registro administrativo en el plazo de treinta d ía s desde la fecha d e entrega efectiva d e la s mercancías o la prestación d e servicios.
6. La ventanilla de la factura electrónica Para la r ecep ción de las facturas electrónicas dirigidas a cualquier órgano de la Administración, explica Borrego, se ha creado la platafor m a FACe (http://face.gob.es). Se constituye como el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas a través del cual los proveedores pueden presentarlas y llegar así a la oficina contable competente, desde donde se remitirá al órgano al que corresponda su tramitación. Igualmente, la Ley prevé que a lgu na s Ad m inistr a ciones p u ed a n usar su p r op io P u nto Gener a l d e Entr a d a d e Fa ctu r a s. «Recomendaría a los proveedores que se informen de si la Administración destinataria del albarán dispone de plataforma propia o se ha adherido a FACe», aconseja.
7. Sin sanción, pero también sin cobrar L a L ey 25/201 3 no fija ninguna sanción por no utilizar la factura electrónica, explica Borrego. Ahora bien, las consecuencias prácticas de http://sevilla.abc.es/andalucia/cordoba/20150203/sevi-factura-electronica-cordoba-201502022237.html
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