Process Mining: tecnologia a serviço do Gerenciamento de Processos
Por Orlando Reis, Gerente de Soluções/Process Mining da CIENCI Soluções Inteligentes
As empresas são entidades complexas, compostas por partes altamente especializadas. Essa complexidade é inevitável e vantajosa, mas também um obstáculo quando se trata de responder rapidamente às mudanças que ocorrem à nossa volta. Quanto maior e mais complexo o organismo, mais lenta será sua resposta a estímulos externos – essa é uma lei da biologia que vale plenamente para as empresas em que trabalhamos.
A complexidade cobra seu custo na forma de ineficiência, gerada pela segmentação e isolamento das áreas, pela falta de visão do todo e engessamento dos processos de negócio. São vários os sintomas da ineficiência. Eles podem aparecer na forma de clientes insatisfeitos, custos excessivos e sem controle e até como riscos gerados pela falta de compliance.
Para superar esse obstáculo, é preciso entender que para TRANSFORMAR é preciso CONHECER. Só podemos melhorar aquilo que conhecemos, seja um processo de negócio ou a nós mesmos.
Muitas empresas não têm um conhecimento abrangente e profundo dos seus processos de negócio, sejam eles relativamente simples ou complexos. Processos não são documentados ou têm documentação defasada em relação à prática; colaboradores executam suas funções porque foram instruídos para fazer daquela forma, sem muita ideia do que
ocorre antes ou depois.
O ganho de eficiência de uma empresa passa, necessariamente, pela transformação e melhoria dos seus processos de negócio. Para melhorá-los, ganhar eficiência e, com isso, melhorar os resultados, é preciso CONHECER OS PROCESSOS e depois ATUAR SOBRE ELES.
Mas o que significa conhecer um processo? Quando podemos afirmar que sabemos como um processo é executado, quais fatores que atuam sobre ele, para, então, poder agir e melhorá-lo?
As formas mais tradicionais de mapeamento de processos, como o BPM, utilizam técnicas de entrevistas estruturadas com os colaboradores responsáveis pela execução de um dado processo para ir registrando, atividade por atividade, o que é feito. Desse modo, obtemos, após algum tempo, um mapa, na forma de fluxo, do que o processo é.
Essa abordagem tem sérias limitações. A primeira delas é a subjetividade e visão parcial sobre o processo. Como o mapeamento depende do que as pessoas conhecem sobre ele, é muito comum elas omitirem atividades que não estão sob a sua responsabilidade ou que são executadas eventualmente, na ocorrência de alguma exceção. Dessa forma, a falta de precisão do mapa resultante pode comprometer a etapa seguinte e melhoria do processo em si.
Além disso, a abordagem tradicional de mapeamento é demorada, envolve várias pessoas – na verdade todas as pessoas direta ou indiretamente responsáveis pela execução – e por isso um trabalho custoso. Por fim, mas não
menos importante, o mapeamento tradicional proporciona uma visão do momento – inexata que seja. Mas ocorre que os processos se modificam por diversos motivos e isso não fica registrado.
PROCESS MINING é uma tecnologia de análise de Processos de Negócio baseada nos registros de eventos gerados pelos sistemas de gestão que executam esses processos. Ela cria o modelo do processo de forma objetiva e completa, pois está baseada no que EFETIVAMENTE OCORRE, tal como registrado no log de eventos. O modelo assim gerado incorpora as mudanças e o aperfeiçoamento contínuo do processo, na medida que atividades são incluídas ou retiradas.
O SAP Signavio é uma plataforma de Process Mining baseada na nuvem, que oferece às empresas a capacidade de entender, melhorar e transformar todos os seus processos de negócio, de maneira rápida e escalável.
Por meio de funcionalidades como Process Insights e Process Intelligence, o SAP Signavio oferece total visibilidade do processo em análise, evidenciando ineficiências, enquanto, simultaneamente, dimensiona os impactos no resultado operacional. O Mapa do Processo, aliado aos indicadores de performance gerados a partir de dados reais permite a análise de causa-raiz de cada problema encontrado.
Os módulos de Process Manager e Journey Modeler são usados para a modelagem e simulação de processos, que permitem antecipar o efeito de mudanças, antes que sejam implementadas. Por meio do Collaboration Hub os usuários podem compartilhar análises e perspectivas sobre todos os aspectos do processo, acelerando a definição e implementação de melhorias.
Nas fases iniciais de um projeto de transformação digital, tal como a migração para S/4HANA, é comum haver dúvidas sobre a distância que separa os processos em uso (As Is) daqueles que serão implantados pela nova plataforma (To Be). Com o SAP SIGNAVIO é possível fazer uma análise de conformidade e identificar os gaps, facilitando e agilizando a implementação.
