SÅ DU TÄNKER BYGGA EN ARENA? – Tips och insikter från en erfaren aktör
SÅ DU TÄNKER BYGGA EN ARENA?
Förberedelsefas
Konceptutveckling
program- och systemhandlingar
A
tt delta i ett arenaprojekt är få förunnat. Men det medför också många frågor och stort ansvar. Därför finns den här trycksaken. Den består av tips och insikter från en aktör med 40 arenaprojekt i bagaget. Det finns en utbredd uppfattning om att det råder arenafeber i Norden. Och nog byggs det – av olika anledningar: uttjänta anläggningar från 60- och 70-tal behöver ersättas för att klara dagens verksamheter; det ställs ökade krav från förbundshåll och besökarna förväntar sig en högre komfort. Det är många som ska bli nöjda. Alla tjänar på att Nordens framtida arenabyggen blir så framgångsrika som möjligt. Och att redan när arenan blott finns som tanke kunna ställa rätt frågor är ett sätt att säkerställa kvalitet. Det är bara så du får rätt tidplan och rätt sorts kalkyl direkt, utan omskrivningar och modifikationer. I slutändan handlar det om att ha kontroll, att veta vad man gör, oavsett storlek på arena, stadion eller idrottsanläggning. För det är ju så, att som man frågar får man svar.
förfrågningsunderlag
anbud
byggfas
1
förstå vad du beställer
Det är skillnad på en multiarena och en sporthall: Restaurangen ska fungera med korvkiosken som ska synka med handbollen som ska kunna byggas om inför ett konsertarrangemang… Arenan kräver således flexibilitet. Det innebär att det arkitektoniska är en del av förstudien, men att det finns många andra faktorer som måste vägas in i beslutsunderlaget.
Ingen kan allt. Engagera sakkunnig expertis till respektive planeringsmoment. Det kommer, hur paradoxalt det än må låta, att bespara projektet från att hamna i långbänk. Användarna består av fler än publiken. Komfort och logistik måste fungera för alla, inklusive artistproduktioner som anländer med långtradare. Annars blir det bara ett besök. Bygg det nödvändiga, evenemangsanpassa resten. Ska det hållas konserter? Konferenser? Genom att evenemangsanpassa blir arenan kapabel att ta emot en stor produktion utan att man behöver göra stora justeringar efter att arenan är byggd.
börja från början
2
Passion och drömmar är arenaprojektets hjärta. Men de måste flankeras av sunt förnuft, korrekta verktyg och rätt faktaunderlag. Börja med att utreda kring faktiska baskrav, även om det är lätt att fokusera på det visuella utformandet: vad är det vi behöver? Och vad har vi råd med? Respektera att projektets initiala fas kommer att kosta. Det räcker inte att åka på studiebesök; inget arenaprojekt är det andra likt och det enskilda projektets behov måste beaktas ur ett regionalt och lokalt perspektiv.
Bygg för rätt personer. Arenor med gott rykte har alltid byggt för kunderna, det vill säga de som ska spendera pengar på mat, biljetter och upplevelser. Se till att alla är med på banan, inklusive lokalt näringsoch föreningsliv, för att få in de aspekter och önskemål som kommer att vara relevanta.
3
var ekonomisk, men snåla inte
Priset vid en upphandling är utomordentligt viktigt. Men vad är egentligen rätt pris? Det ligger stora värden i att vikta upphandlingskriterierna till att omfatta parametrar som organisation, hållbara lösningar, referensprojekt och förståelse för driftkostnader. Billigast är inte alltid bäst.
Arenabygget är mer än ett hus. Ta höjd för vad logistik, infrastruktur och kompletterande verksamhet runt arenan faktiskt innebär. Ha tydliga upphandlingskriterier. På så vis undviks diskussion om eventuella tilläggsarbeten, risktagande och olika parters ansvar. Respektera marginalerna. Den som tror att säkerhet är dyrt har inte varit med om en olycka. Är marginalen för maximal snölast tio procent, så tumma inte på det, även om snözonen bara kräver fem procent.
Lägg energi på energin
4
Finns det en energipolicy? Bra. Ha som ambition att följa – eller till och med överträffa – den, även om det initialt upplevs som en merkostnad. Det kommer att löna sig i längden. Det är nämligen lätt att underskatta volymen på en multiarena.
Tänk i kubik, inte bara kvadrat. Se detaljerna: Olika ytskikt har olika effekt på driften. Öronmärk ansvar för att dessa frågor tas på allvar och följs upp. Det kommer att ge pengar i slutändan.
5
Våga ta kostnader
Filosofin bakom ett arenabygge skiljer sig avsevärt från andra stora bygginvesteringar. Ta höjd för några förlustår och analysera vad som gynnar den långsiktiga ekonomin bäst. Detta utifrån avskrivning och amortering baserat på livscykel för både hus och verksamhet. Räkna med att innehållet och ”arenakonceptet” håller ca 10-12 år och att byggnaden klarar 25 år innan den måste moderniseras avsevärt för att klara konkurrensen. De ekonomiska förutsättningarna är unika för varje projekt – det finns inget svart eller vitt. Med perspektiv är det en kort period som kommer att ge stora effekter på den totala kostnadsmassan. Försök även beakta de samhällsekonomiska effekterna, trots att dessa kan vara svåra att applicera på bokslutet.
Tillsätt en professionell organisation som driver arenan, med uttalad uppgift att maximera antal evenemang. Ha tålamod och se samhällsnyttan. Högre inflyttning, större attraktionskraft som kommun, hotellnätter etc. Effekterna kommer att spänna över lång tid.
Var överens om kommunens roll
6
Få eller inga arenaprojekt kan genomföras utan kommunalt stöd. För att kunna lämna en tydlig uppdragsbeskrivning inför förstudien (och därmed spara både tid och pengar) är det viktigt att samtliga inblandade är överens. Några exempel att stämma av:
Vilka infrastrukturella delar står kommunen för? (El, tillfartsvägar, parkering etc.) Är de idrottslag som ska använda arenan införstådda med förutsättningarna? Dvs. finns väsentliga ytor och funktioner – och i tillräcklig utsträckning? Finns det förståelse för att ekonomiskt svaga evenemang kan komma att väljas bort? Kan byggrätter användas för att på så vis minska investeringskostnaderna? Kontrollera processen, även internt. Alla får önskelistor – ändå frågar man sig hur det kan bli så dyrt.
7
Stäm i bäcken
Ett byggprojekt kräver att samtliga aktörer samverkar och strävar mot ett gemensamt mål. Vilket kan vara komplicerat, även med de bästa av viljor. En arena som projekteras och genomförs i en BIM-modell undviker informationsförluster och koordineringsmissar. BIM-modellering kostar initialt något mer än en vanlig 2Dritning, men möjliggör både tids- och kostnadsbesparingar – den senare med upp till 15 % av den totala kostnaden.
BIM står för Building Information Model. Aktörer och andra intressenter har tillgång till en centralt lagrad modell, som formas och utvecklas parallellt med arenabygget. BIM-modellering gör det möjligt att knyta nyttjad tid och ekonomiska data till projektet. Med dessa två extra dimensioner brukar man tala om 4D- och 5D-effekt.
Fokusera rätt
8
Upphandlingsunderlaget får inte bli för detaljerat. En ingående projektering har sina fördelar, men ett för detaljerat arbete riskerar att cementeras i vaggan. Det blir svårt att korrigera och dra nytta av entreprenörens kunskaper. Alternativet är att lätta lite på ramarna och styra projektet kontinuerligt genom tydliga riktlinjer framför fastställda ramar. Det lämnar utrymme för ställningstaganden under vägen och gör det möjligt att nyttja entreprenörsexpertis i varje moment.
Var ödmjuk. Ett arenabygge är i regel något man upplever en enda gång i sitt yrkesliv. Med rätt kompetens runt projektledaren så kan denne fatta rätt beslut i projektet, även om det saknas adekvat erfarenhet från liknande projekt.
DOCKSIDE.SE 2013
ArenaProjekt, grundat 2004, är specialister på att skapa och konceptutveckla arenor. Verksamheten leds av Sven-Åke Wikers, ledande auktoritet inom nordisk arenautveckling och erfaren projektutvecklare från entreprenadbranschen. Till dags dato har ArenaProjekt varit involverade i cirka 50 olika uppdrag. Läs mer på arenaprojekt.se.
© 2013 ArenaProjekt, Sven-Åke Wikers