Pontificia Universidad Cat贸lica del Per煤 Archivo General Curso de capacitaci贸n Gesti贸n documental 10 de octubre de 2012
Sistema de archivo
Sistema de archivo Definición Conjunto estructurado de agentes, medios y procesos de cualquier naturaleza cuya finalidad es garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y comprensión de los documentos de archivo. Una definición basada en las características del documento de archivo según la norma ISO 15489-1. ISO 15489-1: 2001. Information and documentation -- Records management -Part 1: General. Norma española equivalente: UNE-ISO 15489-1:2006. Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades.
El sistema debe ser cumplir estos requisitos; fiabilidad, integridad, conformidad, exhaustividad y carácter sistemático.
Sistema de archivo Procesos de los sistemas de archivo
Formación Formacióndel del archivo archivo
Valoración Valoración documental documental
Tratamiento Tratamiento archivístico archivístico
Servicios Servicios documentales documentales
Conservación Conservacióndel del archivo archivo
Documento de archivo
Comprensi贸n del documento de archivo Una versi贸n del modelo conceptual AGRkMS: National Archives of Australia (2010). Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Implementation Guidelines: Exposure Draft.
Un Undocumento documentode de archivo siempre forma archivo siempre forma parte partede deun unsistema sistema de relaciones de relaciones
Relaciones del documento de archivo Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística. Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones - Parte 1: Tipos de entidad - Parte 2: Relaciones (18-06-2012). http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDA_MCDA_P1_P2_20120618.pdf
Relaciones del documento de archivo
Registro de Registro de entrada entrada Serie de registros Serie de registros de entrada de entrada
Expediente de Expediente de licencia de obras licencia de obras Solicitud de licencia Solicitud de licencia de obras de obras
Serie de expedientes de Serie de expedientes de licencia de obras licencia de obras
Oficina de Oficina de Disciplina Disciplina Urbanística Urbanística
Inventario del archivo Inventario del archivo
Informe técnico Informe técnico
Serie de informes Serie de informes técnicos técnicos
Oficina de Oficina de Registro Registro
Resolución Resolución
Serie de resoluciones Serie de resoluciones de Alcaldía de Alcaldía
Serie de registros Serie de registros de salida de salida
Licencia de obras Licencia de obras
Series de registros de Series de registros de licencias de obra licencias de obra
Registro de Registro de salida salida
Notificación Notificación
Series de liquidaciones Series de liquidaciones de la tasa de licencias de la tasa de licencias de obra de obra
Alcaldía Alcaldía
Identificaci贸n y valoraci贸n de series
Identificación de series
Una Unaserie seriedocumental documentalse sedefine definesiempre siemprepor poruna una combinación de criterios: combinación de criterios: ––Ayuntamiento Ayuntamientode deArrecife Arrecife ––Expedientes Expedientes ––Autorización Autorización ––Obras Obrasmayores mayores
Todas Todaslas lasunidades unidadesdocumentales documentalesde deuna unamisma misma serie tienen una misma valoración. serie tienen una misma valoración.
Identificación de series Las unidades documentales de una misma serie comparten: - La referencia orgánica - La forma básica de archivo - La actividad específica documentada por la serie - La composición documental - La norma de valoración En consecuencia: - Archivo por separado de cada serie - Asignación de un método estable de ordenación: una ordenación numérica con preferencia.
Valoración de series Orientaciones básicas - La valoración debe ser global: de todas las series en conjunto y de los agentes, funciones y actividades relacionados con las series. - Deben identificarse las relaciones entre los documentos que componen las unidades documentales de una serie y los que componen otras series. - El proceso de valoración debe localizar en primer lugar, para cada función y sub-función, las series de carácter sumarial o registral, que permiten la eliminación de otras series sin perdida de información esencial. - En consecuencia, es preciso crear en las unidades de gestión registros administrativos de documentos, actividades y servicios que puedan servir de resplado a las decisiones de valoración.